DBMS ACCESS 2000. RAPPORTEN, HUN DOEL EN GEBRUIK. SOORTEN RAPPORTEN. RAPPORTSTRUCTUUR.

CREATIETECHNOLOGIE Rapport

is een databaseobject dat is ontworpen om informatie uit databases uit te voeren, voornamelijk naar een printer. Met rapporten kunt u de informatie die de gebruiker nodig heeft uit databases selecteren, deze in de vorm van een document rangschikken en op het scherm bekijken voordat u deze afdrukt. De gegevensbron voor het rapport kan een tabel of een query zijn. Naast gegevens uit tabellen kan het rapport ook berekende velden weergeven, zoals totalen.

• Hieronder vindt u de soorten rapporten. Eénkolomsrapport (per kolom)
• - een lange tekstkolom met veldlabels en hun waarden uit alle records van een tabel of query. Rapport met meerdere kolommen
• - komt uit het rapport in één kolom en stelt u in staat rapportgegevens in meerdere kolommen weer te geven. Rapport in tabelvorm
• - een rapport in tabelvorm. Rapport met gegevensgroepering en samenvatting
• - gemaakt op basis van een rapport in tabelvorm door gegevens in groepen te combineren en totalen te berekenen. Kruisrapport
• - is opgebouwd op basis van kruisaanvragen en bevat samenvattende gegevens. Samengesteld rapport
• - een rapport met een complexe structuur, inclusief een of meer rapporten. Rapport verkregen door documenten samen te voegen met Word
• (meerdere documenten). Postetiketten
• - een speciaal type rapport met meerdere kolommen, ontworpen om namen en adressen van groepen af ​​te drukken. Gekoppeld tabellenrapport

- een rapport waarmee u gegevens uit verschillende tabellen kunt weergeven die een één-op-veel-relatie hebben. Rapportstructuur.

• Het rapport kan uit de volgende onderdelen bestaan.
• Rapportkop: wordt alleen op de eerste pagina weergegeven en bepaalt de hoogte van het rapportkopgebied, dat tekst, afbeeldingen en andere besturingselementen kan bevatten.
• Koptekst - verschijnt bovenaan elke pagina; bevat doorgaans kolomkoppen.
• Groepskoptekst - afgedrukt vóór het eerste item in de groep; bevat meestal samenvattende gegevens voor de records die in de groep zijn opgenomen.
• Gegevensgebied - ontworpen om records uit de rapportgegevensbron weer te geven.
• Groepsnotitiesgebied - Wordt weergegeven nadat de laatste groepsinvoer is verwerkt; bevat meestal samenvattende gegevens voor de records die in de groep zijn opgenomen.
• Opmerkingensectie - alleen weergegeven onderaan de laatste pagina; Hier worden velden geplaatst met totaalwaarden voor alle records die in het rapport zijn opgenomen. Het rapport kan worden gemaakt met behulp van de Rapportwizard of in de Ontwerpmodus. Meestal worden beide methoden gebruikt. Met de Rapportwizard kunt u het proces van het maken van een rapport versnellen; de werkzaamheden daarin worden stap voor stap uitgevoerd in dialoog met de gebruiker.

U kunt het rapport dat door de wizard is gemaakt, wijzigen in de Ontwerpmodus.

De sectie Gegevensregio kan berekende velden bevatten die worden gebruikt om de waarden van expressies op basis van brongegevens in rapporten weer te geven.

CREATIETECHNOLOGIE In de ontwerpmodus zijn rapporteigenschappen zoals gegevens sorteren en groeperen beschikbaar, die zich op de werkbalk van de rapport- en formulierontwerper bevinden. In het dialoogvenster Sorteren en groeperen kunt u het veld of de expressie definiëren waarmee de gegevens worden gegroepeerd, en kunt u de gegroepeerde gegevens in oplopende of aflopende volgorde sorteren. Met Access 2000 kunt u gegevens op twee manieren groeperen: op categorie en. door een reeks waarden, die numeriek of alfabetisch kunnen zijn.

(rapport) is een databaseobject dat wordt gebruikt om gestructureerde informatie op het scherm, in een afdruk of in een bestand weer te geven. Met rapporten kunt u de benodigde informatie uit tabellen of databasequery's halen en deze in een gemakkelijk te begrijpen vorm presenteren. Het rapport bevat een koptekst, een gegevensgebied, een koptekst, een voettekst, een notitie en is gepagineerd. Bij Microsoft Toegang tot 2007 creëren rapporten

U kunt verschillende middelen gebruiken (Fig. 9.1):

Rapportwizard

Rapportontwerper

Rapporteerhulpmiddel

Leeg rapport

Het is raadzaam om rapporten uit te voeren met behulp van de Wizard of andere gespecificeerde tools en deze te wijzigen, d.w.z. U kunt de nodige wijzigingen aanbrengen in de lay-out of ontwerpmodus. Microsoft Access 2007 biedt twee modi voor het aanbrengen van wijzigingen en toevoegingen aan rapporten: de lay-outmodus en de ontwerpmodus. Lay-outmodus

- dit is een meer visuele modus voor het bewerken en opmaken van (veranderende) rapporten dan de ontwerpmodus. In gevallen waarin het onmogelijk is om wijzigingen aan te brengen in het rapport in de lay-outmodus, is het raadzaam om de ontwerpmodus te gebruiken. Rapportwizard

. Om een ​​rapport te maken met behulp van de Rapportwizard, moet u de volgende stappen uitvoeren: Klik in het Access-databasevenster op het tabblad Creatie en klik vervolgens op de knop Rapportwizard in de groep Rapporten

Klik in het veld Tabellen en rapporten op de pijl en selecteer de tabel Studenten als gegevensbron.

Klik op de knop OK (Afb. 9.2).

Rijst. 9.2.

We zullen alle “Beschikbare velden” overbrengen naar “Geselecteerde velden” door ze te selecteren en op de knop >> te klikken.

In de volgende stap (Groeperingsniveaus toevoegen?) klikt u op Volgende.

Bij de stap "Selecteer sorteervolgorde voor records". Selecteer 'Achternaam' in de vervolgkeuzelijst om in oplopende volgorde te sorteren.

Bij de stap "Selecteer een lay-outtype voor het rapport".

Selecteer: Layout - blok, oriëntatie - staand. Klik op de knop Volgende.

Bij de stap "Selecteer de gewenste stijl".

Wij kiezen - Sierlijk.

De volgende stap is “Stel de rapportnaam in”. Vul de naam in - Studenten van master_reports. Volgende stappen: Rapport bekijken; Wijzig de rapportindeling. Selecteer Bekijken en klik op de knop Voltooien. Het rapport wordt geopend in de voorbeeldmodus, waarin u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt.

Rijst. 9.3.

1. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Om van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus te schakelen, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatiegebied en selecteert u de ontwerpmodus in het contextmenu. Het rapport verschijnt op het scherm in de ontwerpmodus.

2. In MS Access 2007 is het rapport onderverdeeld in secties. Rapportsecties zijn alleen zichtbaar in de ontwerpweergave. Doel van elke sectie: Titel van rapport

3. . Eenmaal afgedrukt aan het begin van het rapport. De koptekst bevat informatie die doorgaans op de omslag staat: de titel van het rapport en de datum. De rapporttitel wordt vóór de koptekst afgedrukt. Koptekst

4. . Gedrukt bovenaan elke pagina. Er wordt een koptekst gebruikt als u wilt dat de rapporttitel op elke pagina wordt herhaald. Groepskop

5. . Geplaatst vóór elke nieuwe groep records. Wordt gebruikt om de groepsnaam af te drukken. Als het rapport bijvoorbeeld is gegroepeerd op gebouwen, kunt u hun adres opgeven in de groepskoppen. Gegevensgebied

6. . Deze sectie wordt afgedrukt voor elke rij met gegevens uit de recordbron. Het bevat de bedieningselementen die de hoofdinhoud van het rapport vormen. Groepsnotitie

7. . Gedrukt aan het einde van elke groep vermeldingen. Een groepsnotitie kan worden gebruikt om samenvattingsinformatie voor een groep af te drukken. . Eenmaal afgedrukt aan het einde van het rapport. U kunt een rapportnotitie gebruiken om totalen en andere samenvattende informatie voor het gehele rapport af te drukken.

Rijst. 9.4.

Bewerken:

1) verwijder de velden Studentcode in het kop- en gegevensgebied;

2) verwijder de GroupCode-velden in het kop- en gegevensgebied;

3) Verplaats in plaats van het veld Groepscode het veld “Naam” uit de lijst “Studentengroepen”;

4) Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.

5) Wijzig de inscriptie in de paginatitel, voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.

6) Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de koptekst onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.

Opmaak:

1) Selecteer het kopje Studenten van NTU “KhPI”

2) Wijzig het lettertype, de tekenstijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond. Het rapport in de ontwerpmodus heeft de vorm die wordt weergegeven in figuur 9.5.

Rijst. 9.5.

3) Ga naar de voorbeeldmodus. Om naar de voorbeeldmodus te schakelen, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatiegebied en selecteert u de modus “Voorbeeld” in het contextmenu (Figuur 9.6).

Rijst. 9.6.

Rapporteerhulpmiddel. Om snel een rapport te maken, b.v. creëer met één klik met behulp van de Rapporttool. In dit geval wordt het rapport gegenereerd op basis van een bestaande tabel of query. In het aangemaakte rapport worden alle records weergegeven van de tabel of query op basis waarvan het rapport is gemaakt. Maar het gemaakte rapport kan qua lay-out of ontwerpmodus worden gewijzigd.

Om een ​​rapport te maken, moet u het volgende doen: In het navigatiegebied moet u een tabel selecteren (bijvoorbeeld Studenten) op basis waarvan u een rapport wilt maken. Ga vervolgens naar het tabblad Maken en klik op het pictogram Rapport. Er wordt een eenvoudig rapport op basis van de huidige studententabel op het scherm weergegeven.

Leeg rapporthulpmiddel. Met de tool Leeg rapport kunt u geheel nieuwe rapporten maken in de lay-outmodus. Om dit te doen, klikt u op Leeg rapport in de groep Rapporten op het tabblad Maken. In het bewerkingsvenster van Access 2007 verschijnt Rapport1 met een leeg gegevensgebied en wordt het gebied "Veldlijst" van bestaande tabellen aan de rechterkant van het venster weergegeven. Als u op het "+" teken van een tabel (bijvoorbeeld Studenten) klikt, wordt een lijst met verplichte velden geopend.

Sleep de vereiste velden uit deze lijst naar het rapport door de linkermuisknop ingedrukt te houden. Met behulp van de hulpmiddelen uit de groep "Besturingselementen" op het tabblad Opmaak kunt u het rapport wijzigen door een titel, paginanummers, datum en tijd toe te voegen. Indien nodig kan dit in de ontwerpmodus worden gewijzigd. Sla het rapport op.

Formulier- of rapportelementen maken

In zowel formulieren als rapporten kunt u naast de hoofdinformatie aanvullende informatie weergeven. Een formuliervenster kan de volgende elementen bevatten: labels, velden, keuzelijsten, keuzelijsten, keuzerondjes, keuzerondjes, selectievakjes en knoppen. Daarnaast kan het formulier (rapport) worden aangevuld met illustraties (tekening of diagram), tekst en lijnen van verschillende typen. Om formulieren (rapporten) te maken, kunt u ook gebruik maken van de mogelijkheid om de stijl, stijl en uitlijning van de gegevens die in de velden worden weergegeven, te wijzigen, evenals de kleur van de tekens, de achtergrond en de rand.

Raamelementen worden gemaakt in de ontwerpmodus (Fig. 9.7).

Elk pictogram in dit paneel is ontworpen om een ​​element van een specifiek type te creëren. Het doel van elk pictogram wordt duidelijk bepaald door hun naam.

Er zijn drie hoofdtypen controles: bijgevoegd, gratis, berekend .

Bijgevoegde bedieningselementen – elementen die aan een tabelveld zijn gekoppeld. Wanneer u een waarde invoert in het bijgevoegde besturingselement, wordt het tabelveld in de huidige record automatisch bijgewerkt. De meeste besturingselementen, inclusief OLE-objecten, kunnen aan een veld worden gekoppeld. Meestal bevatten bijgevoegde besturingselementen tekstgegevens, maar ook datums, getallen, Booleaanse gegevens (ja/nee), afbeeldingen en MEMO-velden.

sla de ingevoerde waarde op zonder de tabelvelden bij te werken. Ze kunnen worden gebruikt voor het weergeven van: tekst; waarden die aan macro's moeten worden doorgegeven; lijnen en rechthoeken. Bovendien kunnen ze worden gebruikt om OLE-objecten (zoals afbeeldingen) op te slaan die zich niet in de tabel bevinden, maar in het formulier zelf.

Gratis controles ook wel variabelen of geheugenvariabelen genoemd.

Berekende controles gemaakt op basis van expressies, zoals functies of formules. Omdat ze niet aan tabelvelden zijn gekoppeld, werken ze de inhoud van tabelvelden niet bij. Met dit besturingselement kunt u de nodige berekeningen uitvoeren met behulp van tabelveldgegevens, gevolgd door weergave in het formulier.

Door objecten te selecteren kunt u de cursor naar het objectselectiegereedschap verplaatsen.

Met de Controlewizard kunt u de Controlewizard in- of uitschakelen.

Een bijschrift is ontworpen om tekst weer te geven die niet verandert, zoals koppen, bijschriften of uitleg. De inscriptie verwijst naar vrije controles waarbij gegevens niet kunnen worden ingevoerd.

Met een veld kunt u een gebied creëren voor het weergeven, invoeren of wijzigen van gegevens. Je kunt elk type gegevens in het veld gebruiken: tekst, cijfers, datum/tijd, logische waarden en MEMO. Velden kunnen gekoppeld of vrij zijn. Ze kunnen velden uit tabellen of query's gebruiken, maar ook berekende expressies. Daarom worden deze besturingselementen gebonden velden genoemd. Wanneer u een gekoppeld veld aanmaakt, wordt er tegelijkertijd een ander besturingselement mee aangemaakt: een bijgevoegd label.

Met een optiegroep kunt u een gebied met een aangepast formaat maken waarin u een reeks selectievakjes, keuzerondjes of keuzerondjes kunt plaatsen die een reeks alternatieve waarden vertegenwoordigen.

Met een schakelaar kunt u een knop maken die aan een Booleaans veld is gekoppeld. Een element kan zich in twee toestanden bevinden: TRUE – de knop is ingedrukt, FALSE – de knop wordt losgelaten.

Een keuzerondje is ontworpen om een ​​knop te maken (een keuzerondje genoemd). De functies zijn vergelijkbaar met die van een schakelaar. Het element heeft twee statussen: TRUE - een cirkel met een punt, FALSE - een lege cirkel. U kunt opdrachten aan een knop koppelen, bijvoorbeeld opdrachten die filteren uitvoeren.

Checkbox is ontworpen om een ​​selectievakje te maken dat aan een Booleaans veld is gekoppeld. Het werkt op dezelfde manier als keuzerondjes, maar in tegenstelling tot deze maakt het meerdere selecties mogelijk. Een element kan zich in twee toestanden bevinden: TRUE - een vierkant met een vinkje, FALSE - een leeg vierkant.

Met een keuzelijst met invoervak ​​kunt u een samengesteld besturingselement maken dat een veld en een vervolgkeuzelijst met waarden combineert. Om een ​​waarde in te voeren, kunt u een waarde in een veld invoeren of een waarde uit een lijst selecteren.

Met Lijst kunt u een schuifbare lijst maken voor het selecteren van een waarde. Hiermee kunt u een lijst met waarden weergeven in een formulier of rapport. U kunt ook kolomkoppen in lijsten weergeven.

Met Button kunt u een knop maken die wordt gebruikt om een ​​reeks Access-macro's of VBA-procedures uit te voeren.

Met een afbeelding kunt u een kader maken waarin een permanente afbeelding in een formulier of rapport wordt weergegeven. Omdat een afbeelding geen OLE-object is, kan de afbeelding, zodra deze op een formulier of rapport is geplaatst, niet meer worden gewijzigd vanuit Microsoft Access.

Met een vrij objectframe kunt u een frame maken voor de weergave van OLE-objecten in een formulier of rapport, meestal een reeks illustraties. Het frame is aan geen enkel veld in de databasetabellen gekoppeld.

Bijgevoegd objectframe om in vorm en vorm weer te geven. rapporteer OLE-objecten, zoals een reeks illustraties. Eén van de tabelvelden is gekoppeld aan het bijgevoegde frame. Wanneer u in een formulier of rapport naar een record navigeert, worden verschillende objecten weergegeven:

Met Pagina-einde kunt u een besturingselement maken dat de printer vertelt een nieuwe pagina op een afgedrukt formulier of een nieuwe pagina in een rapport te starten. Dit besturingselement verschijnt niet op een formulier of query in de formulierweergave.

Met een tabset kunt u een Tab-besturingselement invoegen om geneste formulieren te maken. Tabbladbesturingspagina's kunnen andere besturingselementen bevatten.

Tabblad invoegen wordt gebruikt om een ​​tabblad aan een set tabbladen toe te voegen.

Het subformulier/rapport is voor aanvullingen! hoofdformulier of hoofdrapport van respectievelijk een subformulier of subrapport. Het subformulier of subrapport dat u toevoegt, moet bestaan.

Met Lijn kunt u een rechte lijn maken die u kunt verplaatsen en waarvan u de grootte kunt wijzigen. De lijnkleur en -dikte kunnen worden gewijzigd met behulp van de knoppen op de werkbalk Opmaakbalk of in het eigenschappenvenster. Wordt gebruikt om elementen van een formulier of rapport te scheiden.

Met Rechthoek kunt u een rechthoek maken die u kunt verplaatsen en waarvan u de grootte kunt wijzigen. Wordt gebruikt om formulierelementen te markeren.

Een bijlage wordt gebruikt om te koppelen aan een tabelveld van het type Bijlage.

Gebruik de wizard om knoppen, lijsten, subformulieren, keuzelijsten met invoervak ​​en keuzerondjesgroepen te maken.

Kies ervoor om de weergave van de aanwijzer te wijzigen in een selectieaanwijzer, waarmee u stukken handgeschreven tekst en andere objecten in het document kunt selecteren en verplaatsen.

Een diagram toont MS Access-gegevens in een formulier of rapport als een diagram.

Een knop om een ​​afbeelding in een formulier of rapport in te voegen en als logo te gebruiken.

Knop om een ​​titel in te voegen voor een formulier of rapport in de sectie Titel.

Knop om paginanummers in het document in te voegen.

Met de knop wordt de huidige datum of tijd in het huidige document geplaatst.

Om een ​​bedieningselement aan te maken: tekst, veld, lijn, rechthoek (frame), knop, etc.:

1. Klik op het juiste pictogram.

2. Gebruik de muiscursor (een kruis met een verkleinde afbeelding van het element dat wordt gemaakt) om de locatie aan te geven voor het element dat wordt gemaakt.

Wanneer u de muisknop loslaat, wordt in Access een wizard weergegeven waarmee u bepaalde elementen kunt maken (zoals een keuzelijst met invoervak ​​of een knop). Dus nadat u een knop hebt gemaakt, verschijnt er een wizard waarin u wordt gevraagd het type actie te selecteren dat aan deze knop wordt gekoppeld (overgangen tussen records, werken met een formulier of andere typen, bijvoorbeeld werken met verzoeken in de sectie "Diversen". item).

Onderwerp 2.3. Basisprincipes van presentatiesoftware en kantoorprogrammering

Onderwerp 2.4. Databasebeheersystemen en expertsystemen

2.4.11. Trainingsdatabase met de hoofdknop "Training_students" - Downloaden

DBMS en expertsystemen

2.4. Databasebeheersystemen en expertsystemen

2.4.6. Een rapport maken als databaseobject

CREATIETECHNOLOGIE is een opgemaakte weergave van gegevens die op het scherm, in gedrukte vorm of in een bestand wordt weergegeven.

Ze stellen u in staat de benodigde informatie uit de database te halen en deze in een vorm te presenteren die gemakkelijk te begrijpen is, en bieden ook voldoende mogelijkheden voor het samenvatten en analyseren van gegevens.

Bij het afdrukken van tabellen en queries wordt informatie praktisch weergegeven in de vorm waarin deze is opgeslagen. Er is vaak behoefte om gegevens te presenteren in de vorm van rapporten die een traditionele uitstraling hebben en gemakkelijk te lezen zijn. Een gedetailleerd rapport bevat alle informatie uit een tabel of query, maar bevat kopteksten en is opgesplitst in pagina's met kop- en voetteksten.

2.4.6.1. Rapportstructuur in ontwerpmodus

Microsoft Access geeft gegevens uit een query of tabel weer in een rapport en voegt tekstelementen toe om het leesbaarder te maken.

Deze elementen omvatten:

1. Titel. Dit gedeelte wordt alleen bovenaan de eerste pagina van het rapport afgedrukt. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals de tekst van de rapporttitel, een datum of een verklaring van documenttekst, die één keer aan het begin van het rapport moeten worden afgedrukt. Als u een rapporttitelgebied wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld.
2. Koptekst. Wordt gebruikt om gegevens weer te geven, zoals kolomkoppen, datums of paginanummers, afgedrukt bovenaan elke rapportpagina. Om een ​​koptekst toe te voegen of te verwijderen, selecteert u Koptekst en voettekst in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd een kop- en voettekst toe. Om een ​​van de kop- en voetteksten te verbergen, moet u de eigenschap Height ervan instellen op 0.
3. Het gegevensgebied dat zich tussen de kop- en voettekst van een pagina bevindt. Bevat de hoofdtekst van het rapport. In deze sectie worden de gegevens weergegeven die zijn afgedrukt voor elk van de records in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Om besturingselementen in het gegevensgebied te plaatsen, gebruikt u een lijst met velden en een werkbalk. Om het gegevensgebied te verbergen, moet u de eigenschap Height van de sectie instellen op 0.
4. Voettekst. Dit gedeelte verschijnt onderaan elke pagina. Wordt gebruikt om gegevens zoals totalen, datums of paginanummers weer te geven die onderaan elke rapportpagina worden afgedrukt.
5. Opmerking. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals conclusietekst, eindtotalen of een bijschrift, die één keer aan het einde van het rapport moeten worden afgedrukt. Hoewel de notitiesectie van het rapport zich in de ontwerpweergave onderaan het rapport bevindt, wordt deze boven de paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport afgedrukt. Om een ​​gebied met rapportnotities toe te voegen of te verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd de titel- en commentaargebieden van een rapport toe en verwijdert deze.

2.4.6.2. Methoden voor het maken van een rapport

U kunt op verschillende manieren rapporten maken in Microsoft Access:

1. Constructeur.
2. Rapportwizard.
3. Automatisch rapport: naar kolom.
4. Automatisch rapport: tape.
5. Grafiekwizard.
6. Postetiketten.

Rijst. 1.

Met de wizard kunt u rapporten maken door records te groeperen. Dit is de eenvoudigste manier om rapporten te maken. Het plaatst de geselecteerde velden in het rapport en biedt zes rapportstijlen. Na voltooiing van de wizard kan het resulterende rapport worden gewijzigd in de ontwerpmodus. Door de functie Automatisch rapporteren te gebruiken, kunt u snel rapporten maken en er vervolgens enkele wijzigingen in aanbrengen.

Om een ​​automatisch rapport aan te maken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

1. Klik in het databasevenster op het tabblad Rapporten en klik vervolgens op de knop Maken. Het dialoogvenster Nieuw rapport verschijnt.
2. Selecteer het item Autorapport: kolom of Autorapport: strip in de lijst.
3. Klik in het gegevensbronveld op de pijl en selecteer Tabel of Query als gegevensbron.
4. Klik op de OK-knop.
5. De wizard Automatisch rapport maakt een automatisch rapport in een kolom of strook (naar keuze van de gebruiker) en opent dit in de voorbeeldmodus, zodat u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt.
6. Klik in het menu Bestand op de opdracht Opslaan. Geef in het venster Opslaan in het veld Rapportnaam de naam van het rapport op en klik op de knop OK.

De weergaveschaal van het rapport wijzigen

Om de weergaveschaal te wijzigen, gebruikt u de aanwijzer - een vergrootglas. Om de hele pagina te zien, moet u ergens in het rapport klikken. De rapportpagina wordt op verkleinde schaal weergegeven.

Klik nogmaals op het rapport om terug te keren naar een grotere weergave. In de vergrote rapportweergave bevindt het punt waarop u hebt geklikt zich in het midden van het scherm. Gebruik de navigatieknoppen onder aan het venster om door rapportpagina's te bladeren.

Druk een rapport af

Ga als volgt te werk om een ​​rapport af te drukken:

1. Klik in het menu Bestand op de opdracht Afdrukken.
2. Klik in het gebied Afdrukken op de optie Pagina's.
3. Als u alleen de eerste pagina van het rapport wilt afdrukken, voert u 1 in het veld Van en 1 in het veld Naar in.
4. Klik op de OK-knop.

Voordat u een rapport afdrukt, is het raadzaam om het in de voorbeeldmodus te bekijken, die u kunt openen door Voorbeeld te selecteren in het menu Beeld.

Als u aan het eind van uw rapport een blanco pagina afdrukt, zorg er dan voor dat de Hoogte voor rapportnotities op 0 staat.

Als de tussenliggende rapportpagina's leeg zijn wanneer u afdrukt, zorg er dan voor dat de som van de formulier- of rapportbreedte en de linker- en rechtermarges niet groter is dan de papierbreedte die is opgegeven in het dialoogvenster Pagina-instelling (menu Bestand).

Gebruik bij het ontwerpen van rapportlay-outs de volgende formule: rapportbreedte + linkermarge + rechtermarge<= ширина бумаги.

Om de grootte van het rapport aan te passen, moet u de volgende technieken gebruiken:

• wijzig de rapportbreedtewaarde;
• Verklein de margebreedte of wijzig de paginarichting.

2.4.6.3. Maak een rapport

1. Start Microsoft Access. Open de database (bijvoorbeeld de onderwijsdatabase “Decanaat”).

2. Maak een AutoReport: Tape, gebruik een tabel als gegevensbron (bijvoorbeeld Studenten). Het rapport wordt geopend in de voorbeeldmodus, waarin u kunt zien hoe het rapport er na afdrukken uit zal zien

Rijst. 2.

3. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Als u van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus wilt overschakelen, klikt u op Sluiten op de werkbalk van het Access-programmavenster. Het rapport verschijnt op het scherm in de ontwerpmodus.

Rijst. 3.

Een rapport bewerken

Om een ​​rapport te bewerken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

1. Verwijder de velden Studentcode in het kop- en gegevensgebied.
2. Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.
3. Wijzig de tekst in de paginatitel:
   • markeer in de sectie Rapporttitel de inscriptie Studenten;
   • plaats de muisaanwijzer rechts van het woord Studenten, zodat de aanwijzer de vorm heeft van een verticale balk (invoercursor), en klik op deze positie;
   • voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.
4. Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de rapportkop onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.
5. Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een ​​voorbeeld van het rapport te bekijken

Een rapport opmaken

Algoritme voor rapportopmaak:

1. Selecteer het kopje Studenten van NTU "KhPI".
2. Wijzig het lettertype, de lettertypestijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond.
3. Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een ​​voorbeeld van het rapport te bekijken.

Rijst. 4.

Het veranderen van de stijl

Ga als volgt te werk om de stijl te wijzigen:

1. Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop AutoOpmaak om het dialoogvenster AutoOpmaak te openen.
2. Klik in de lijst Rapport - AutoOpmaak-objectstijlen op Strikt en klik vervolgens op OK. Het rapport wordt opgemaakt in de strikte stijl.
3. Schakelt over naar de voorbeeldmodus. Het rapport wordt weergegeven in de door u geselecteerde stijl. Vanaf nu hebben alle rapporten die met de AutoReport-functie zijn gemaakt de stijl Strict totdat u een andere stijl opgeeft in het AutoOpmaak-venster.
4. Bewaar en sluit het rapport.

Een rapport is het beste middel om informatie uit een database in de vorm van een gedrukt document te presenteren. Vergeleken met andere methoden voor het afdrukken van gegevens biedt het ruime mogelijkheden voor het groeperen van gegevens en het berekenen van subtotalen en eindtotalen:

definitie voor hiërarchische presentatie van gegevens tot tien groeperingsniveaus;

het genereren van kopjes en notities voor elke gegevensgroep en voor het gehele rapport;

gebruik van gegevens uit verschillende groepen in berekeningen.

U kunt afbeeldingen en diagrammen in elke sectie van het rapport invoegen en subrapporten en subformulieren insluiten. Hiermee kunt u facturen, inkooporders, postetiketten, presentatiematerialen en andere documenten prachtig vormgeven.

Om te beginnen met het ontwikkelen van een rapport, wordt het tabblad in het databasevenster geactiveerd CREATIETECHNOLOGIE en de knop wordt ingedrukt Creëren Nieuw rapport

36 manieren om rapporten te maken in MS Access 2007.

Om te beginnen met het ontwikkelen van een rapport, wordt het tabblad in het databasevenster geactiveerd CREATIETECHNOLOGIE en de knop wordt ingedrukt Creëren. Nieuw rapport Er wordt een dialoogvenster geopend

. Het biedt de volgende werkmogelijkheden: Constructeur

en klik vervolgens op de knop Start de hoofdrapportontwerpwizard, waarmee u velden voor het rapport kunt selecteren, formaten kunt instellen, voorwaarden kunt groeperen en samenvattingsfuncties kunt gebruiken

Automatisch rapport: naar kolom Maak een rapport waarin elke record van de onderliggende query of tabel wordt weergegeven als een eenvoudige lijst met veldnamen en waarden. Het gebruik van deze wizard is vergelijkbaar met selecteren Automatisch rapport in de vervolgkeuzelijst met knoppen Nieuw voorwerp op de werkbalk

Automatisch rapport: tape Het genereren van een rapport waarin de records van de onderliggende query of tabel in één rij worden weergegeven. Als de tabellen van de basisquery gerelateerd zijn door de relatie " één-op-veel", dan maakt de master een groep aan voor gegevens afkomstig uit de relatie " een", maar berekent geen totalen. Bij het maken van een rapport wordt de laatste stijl gebruikt die in de Rapportwizard is geselecteerd of met de opdracht is toegepast Automatisch formatteren in de rapportontwerper

Postetiketten Maak een rapport dat is opgemaakt voor het afdrukken van adresetiketten

37 Rapportontwerper in MS Access 2007

Gebruik de ontwerpmodus om wijzigingen in de rapportstructuur aan te brengen. Om toegang te krijgen, selecteert u het tabblad in de groep, het object is opgegeven en de knop wordt ingedrukt . Het biedt de volgende werkmogelijkheden:.

Deze modus wordt, zoals eerder vermeld, ook gebruikt voor het onafhankelijk genereren van rapporten.

Het maken van een rapport in de ontwerpweergave lijkt sterk op het ontwerpen van een formulier. Veel van de technieken die gebruikt worden bij het werken met formulieren worden ook hier toegepast. Er zijn echter ook enkele specifieke kenmerken. Het dialoogvenster Rapportontwerpermodus bevat bijvoorbeeld extra gebieden (zie afbeelding 10). Hieronder vindt u een korte beschrijving van alle onderdelen die erin voorkomen. Titel van rapport.

Verschijnt alleen op de eerste pagina van het rapport, aan het begin, vóór de koptekst Koptekst

. Meestal bevat het kolomkoppen als het rapport in tabelvorm wordt gepresenteerd.

Groepskop.

Verschijnt aan het begin van een nieuwe groep. Gegevensgebied

. Bevat het grootste deel van de rapportgegevens.

De elementen van dit gebied worden herhaald voor elk record dat uit de tabel is geselecteerd. Groepsnotitie

Wanneer u een rapport maakt met de ontwerper, bestaat het formulier standaard uit drie gebieden: Koptekst, gegevensgebied, voettekst. Gebruik de overeenkomstige menuopdrachten om alle andere gebieden te installeren of te verwijderen Weergave: Kop- en voetteksten, Titel/Opmerking rapport.

Theoretische achtergrond

Tabellen, formulieren, rapporten en queries zijn de belangrijkste objecten in moderne databases.

Om het bekijken, invoeren en wijzigen van gegevens in een specifieke tabel te vereenvoudigen, worden één of meerdere formulieren aangemaakt. Formulieren zijn sjablonen die de weergave van informatie regelen bij het invoeren, bekijken en aanpassen van gegevens. Formulieren vergemakkelijken het invoeren van informatie in de database, waarbij gegevens uit tabellen en query's worden weergegeven in een formaat dat handig is om te lezen en te analyseren.

CREATIETECHNOLOGIE is een hulpmiddel voor het organiseren van het bekijken en afdrukken van samenvattende informatie in een gebruiksvriendelijke vorm. Het rapport kan de resultaten van complexe berekeningen en statistische vergelijkingen weergeven, maar ook afbeeldingen en diagrammen bevatten.

Verzoeken zijn een manier om gegevens te verwerken die zijn opgeslagen in tabellen. Query's verzamelen de gevraagde gegevens uit een of meer tabellen volgens gespecificeerde criteria, en zijn een hulpmiddel voor het zoeken en structureren van gegevens. Wanneer u client-servertechnologie gebruikt, waarbij de hoofddatabases op de databaseserver zijn opgeslagen, kunt u met het querysysteem de hoeveelheid informatie die via het netwerk wordt verzonden, verminderen. Een query is een vraag over gegevens, dat wil zeggen een reeks voorwaarden waarmee informatie uit tabellen wordt opgehaald. Het uitvoeren van een query genereert een nieuwe gegevenstabel, die, wanneer de query wordt herhaald, kan worden bijgewerkt in overeenstemming met wijzigingen in de informatie in de brontabellen. Er zijn verschillende soorten verzoeken: selectie, query met parameters, kruisquery's, query om een ​​tabel te wijzigen.

Zoekopdrachten met parameter – Dit is een selectie van records in de basistabel op basis van de ingevoerde parameters.

Monsteraanvragen – dit is om een ​​resulterende tabel te verkrijgen die records uit de basistabellen weergeeft die aan de zoekvoorwaarden voldoen. Gebruik bij het construeren van expressies in query's:

vergelijkingstekens:< меньше, <=меньше или равно, >groter dan, >= groter dan of gelijk aan, = gelijk aan,<>niet gelijk;

· logische bewerkingen: And (En), Not (Nee), Of (Of);

· SQL-instructies: In (om te bepalen of een data-element in een lijst met waarden voorkomt) en Between...And (om waarden uit een specifiek interval te selecteren).

· functies: Avg() – rekenkundige gemiddelde waarde; Count() – aantal records; Sum() – de som van alle records, enz.

Bijvoorbeeld:

a) waarden kleiner dan 50, maar groter dan 60, worden gespecificeerd in de voorwaarde als<=50 Or >=60;

b) de waarden uit het segment worden in de voorwaarde gespecificeerd als >=50 En<=60 или; Between 50 and 60;

c) alle gegevens voor 2008 in de voorwaarde zijn gespecificeerd als Tussen #01.01.2008#en#31.12.2008#;

d) waarden uit de lijst met vermelde waarden worden in de voorwaarde gespecificeerd als In(50; 55; 57; 60).

Methodologie en procedure voor het uitvoeren van werkzaamheden

Laten we formulieren, rapporten en query's maken voor databasetabellen Olievelden.

1. Download het Access DBMS en open de database Achternaam_Velden.

2. Maak een formulier voor gerelateerde tabellen. Open hiervoor het tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad, zoek de sectie Formulieren. Formulieren kunnen als regulier formulier worden aangemaakt met behulp van de Formulierwizard.

2.1 U kunt de Formuliertool gebruiken om snel een formulier met één enkel element te maken. Dit type formulier geeft informatie over slechts één record tegelijk weer. Om een ​​formulier met één element te maken:

– selecteer in het navigatiegebied de tabel (bijvoorbeeld Wells) met de gegevens die u aan het formulier wilt toevoegen;

– op het tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad in de groep Formulieren selecteert u de opdracht Formulier. Access maakt het formulier en geeft het weer in de lay-outweergave. In deze modus kunnen wijzigingen in het formulier worden aangebracht, maar het blijft gegevens weergeven. U kunt bijvoorbeeld het formaat van tekstvelden aanpassen zodat ze in alle gegevens passen. Om aan de slag te gaan met uw formulier, schakelt u over naar de formulierweergave op het tabblad Thuis in de groep Inzendingen selecteer artikel Weergave, en dan - Vormmodus. . Als Access een tabel tegenkomt met een één-op-veel-relatie met de tabel of query die is gebruikt om het formulier te maken, wordt er een subtabel voor het formulier gemaakt op basis van de gerelateerde tabel of query. Indien nodig kunt u de subtabel uit het formulier verwijderen. Om dit te doen, moet u overschakelen naar de lay-outmodus, een subtabel selecteren en op de DELETE-toets drukken.

2.2 Creëren formulieren met behulp van de wizard op het tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad in de groep Formulieren klik op de knop Andere vormen en selecteer vervolgens de opdracht Formulierwizard .. Volg vervolgens de instructies van de wizard. Bij de eerste stap van de dialoog met de meester Formulieren maken de samenstelling van de gegevenstabelvelden bepalen. Om dit te doen, selecteert u de basistabel Brigades, op de lijst Beschikbare velden U kunt de velden selecteren die in het formulier worden weergegeven. Klikken op de knop >> , in de lijst opnemen Geselecteerde velden alle tabelvelden Brigades. Selecteer vervolgens de tabel Wells, voeg twee willekeurige tabelvelden toe Wells door op de knop te klikken >, behalve het veld Stortingen(dit veld dupliceert het veld Stortingen tafels Brigades) aan de lijst Geselecteerde velden. Klik op de knop Volgende.

Bij de volgende stap van de dialoog met de wizard selecteert u het type gegevenspresentatie, waarbij u dit opgeeft als de hoofdtabel Brigades en het inschakelen van de optie Subformulieren. Klikken op de knop Volgende, selecteer het uiterlijk van het subformulier tabelvormig(of enkele kolom, lint), selecteer een ontwerpstijl (standaard, elegant , zaken, enz.), bijvoorbeeld Internationale.

In de volgende fasen van de dialoog met de meester Formulieren maken Geef elk van de gekoppelde formulieren een naam. Beëindig het maken van formulieren door op de knop te klikken Klaar.

Om te beginnen klikt u op de snelkoppeling voor de hoofdtabel Brigades. Hierna wordt een formuliervenster op het scherm geopend. Brigades met een subformulier Wells. Gebruik de navigatietoetsen (◄, enz.) onder aan het venster om door alle vermeldingen te bladeren, naar de eerste en de laatste te gaan.

Voer gegevens in (neem willekeurig) over twee nieuwe putten in een willekeurig veld. Als blijkt dat de grootte van het veld in het formulier te klein is om de gegevens te presenteren, sluit dan het formuliervenster en specificeer het hoofdformulier Brigades en klik op de knop . Het biedt de volgende werkmogelijkheden: op de werkbalk. Als u de grootte van formulierbesturingselementen wilt wijzigen, plaatst u de aanwijzer op de rand van het geselecteerde besturingselement. Wanneer de aanwijzer in de vorm van een hand verandert, verplaatst u de besturingselementen. Sluit de ontwerpweergave en sla uw wijzigingen in de formulierindeling op.

3. Sluit het formuliervenster en open de tabellen Brigades en Wells, controleer de gegevens die u hebt ingevoerd en zorg ervoor dat beide tabellen gerelateerde gegevens bevatten.

4. Een rapport maken. U kunt alle velden van een of meer tabellen in het rapport opnemen, of alleen de vereiste velden selecteren. U kunt het Eenvoudig Rapport of de Rapportwizard gebruiken. Op het tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad in de groep Ander klik Querywizard.

4.1 Eenvoudig rapport - Dit is de snelste manier om een ​​rapport te maken, omdat het rapport meteen wordt gegenereerd, zonder dat om aanvullende informatie wordt gevraagd. Het rapport toont alle records van de onderliggende tabel of query. Het rapport kan vervolgens worden opgeslagen en aangepast in de lay-out- of ontwerpweergave om aan uw behoeften te voldoen. Maak bijvoorbeeld een rapport over een van de tabellen Wells. Om dit te doen, selecteert u het. Op het tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad in de groep in de groep klik CREATIETECHNOLOGIE. . Access maakt het rapport en geeft het weer in de lay-outweergave. Geef een naam op voor het rapport, bekijk het en sla het op

4.2 Overweeg het gebruik Rapportwizards. Om dit te doen, selecteert u in de lijst met objecten in de groep, klik op de knop Maak een rapport met behulp van de wizard. Bij de eerste stap van de wizard Rapporten genereren, selecteer tafel Brigades, neem velden op in het rapport Mijn en telefoon. Selecteer tafel Wells, neem velden op in het rapport Nou nee., onderkant van de put, hoogte. Klikken op de knop Volgende, selecteer tafel als hoofdtabel Brigades. Bij de volgende stap van de dialoog met de meester Rapporten genereren voeg een groeperingsniveau toe door een veld te selecteren Veld. Klik op de knop Volgende, selecteer oplopend sorteren op veld Boorgat bodem. Klikken op de knop Volgende, selecteer het lay-outtype naar kolom (in tabelvorm of uitgelijnd) en het inschakelen van de optie de breedte van velden aanpassen zodat ze op één pagina passen. Selecteer de ontwerpstijl van het rapport dat u wilt maken – Bedrijf(Bekijk andere stijlen). Klik op de knop Volgende. In de laatste fase Maak een rapport voer uw naam in Rapport voorbeeld 1, klik op de knop Klaar om het maken van rapporten te voltooien. Het gemaakte rapport verschijnt in het hoofddatabasevenster (Afbeelding 1), in de sectie Rapporten. Bekijk het resulterende rapport door op de naam ervan te klikken. Nadat u het rapport heeft bekeken, sluit u het door op de knop te klikken Dichtbij op de werkbalk.

5. Query's maken.

Laten we een eenvoudige maken monster aanvraag, die gegevens selecteert over putten met een lichte oliedichtheid, een diepte van 3200 m tot 3500 m en het aantal arbeiders minder dan 60. Hiervoor zullen de velden Oliedichtheid, Brondiepte en Aantal arbeiders worden gebruikt. Om query's te maken die u kunt gebruiken Querywizard of Ontwerpmodus. Laten we beide mogelijkheden overwegen.

5.1 Selecteer een tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad hoofdstuk Ander knop Querywizard. Vergelijkbaar met de procedure voor het maken van een formulier: selecteer een tabel Brigade sleutel aanvragen en gebruiken > verplaats de velden Veld, oliedichtheid, putdiepte naar het venster Aanvraag. Dan van de tafel Brigade voeg een veld toe Aantal medewerkers. Klik Klaar. Geef in de volgende stap de query een naam, zoals Density- en Depth Query. Selecteer Bekijk het rapport. Klik Klaar en bekijk het selectieresultaat voor de opgegeven velden. Sluit de gemaakte query; de naam ervan verschijnt in het hoofddatabasevenster.

Open het opnieuw door op de naam te klikken en ga naar de querystructuur (Bekijken in Toolbar). Houd rekening met de structuur van het verzoek. In de rij Sorteren velden Oliedichtheid sortering selecteren Oplopend. Bekijk het resultaat van de zoekopdracht: klik op het werkbalkpictogram ! (Launch). Ga terug naar de querystructuur en stel de sortering in op aflopend. Bekijk het resultaat van de aanvraag. Wijzig de query door de regel toe te voegen Selectie voorwaarde velden Boorgat bodem voorwaarde Tussen 3200 en 3500. Voer het verzoek uit met wijzigingen voor uitvoering. Ga terug naar de querystructuur en voeg een voorwaarde toe <60 in het veld Aantal medewerkers. Bekijk het resultaat van de zoekopdracht. Sluit het en sla het op.

5.2 Laten we een verzoek van hetzelfde type maken, maar dan met behulp van de Constructor. Selecteer een tabblad Klik in het Access-databasevenster op het tabblad hoofdstuk Ander, klik op de knop Nieuw verzoek - creatie in ontwerpmodus.

Vanuit het raam Alle tafels, sleep tabellen Brigades, en dan - Wells.

Door velden (putnummer, oliedichtheid, putbodem, aantal werknemers) uit tabellen te slepen Wells en Brigades bepaal in het aanvraagformulier de tabelvelden voor het verzoek en de volgorde van plaatsing. In de rij Uitvoer naar scherm schakel de weergavevlag voor velden in. In de rij Selectie voorwaarde voer in de kolom Oliedichtheid de selectievoorwaarde "licht" in de kolom in Boorgat bodem voer de selectievoorwaarde in Tussen 3200 en 3500, in kolom Aantal medewerkers voorwaarde <60 .