Invoering

Hoofdstuk I. Grondbeginselen van de organisatie van informatietechnologie

1.1 Concept en classificatie van managementinformatietechnologieën

1.2 Kenmerken van moderne informatietechnologieën en strategieën voor het gebruik ervan

Hoofdstuk II. Nieuwe informatietechnologieën bij de JSC Model-onderneming in Khanty-Mansiysk

2.1 Kenmerken van de onderneming OJSC "Model"

2.2 Gebruik van informatietechnologie op de boekhoudafdeling van Model OJSC

Conclusie

Lijst met gebruikte bronnen en literatuur

Toepassingen

Invoering

Een enorme toename van de hoeveelheid informatie en grote veranderingen in de vraag naar informatie begonnen nieuwe eisen te stellen aan de organisatie van informatie- en documentatiediensten in de organisatie.

De vereisten voor diensten die betrokken zijn bij informatie- en documentatieondersteuning begonnen te veranderen. In het buitenland werden ze de dienst van het beheer (of beheer) van informatie- en documentatiebronnen genoemd, in ons land - de dienst van documentatieondersteuning voor management (DOU).

De belangrijkste richting voor het verbeteren van de voorschoolse onderwijsinstelling en het aanpassen ervan aan de moderne omstandigheden was het gebruik van de nieuwste computer- en telecommunicatietechnologie en de vorming op basis daarvan van zeer effectieve informatie- en managementtechnologieën bij het werken met documenten.

Tegenwoordig kan de staat van de informatietechnologie in instellingen voor voorschools onderwijs worden gekenmerkt door:

De aanwezigheid van een groot aantal databases met informatie over de activiteiten van de organisatie;

Creatie van technologieën die interactieve gebruikerstoegang tot informatiebronnen bieden;

Het uitbreiden van de functionaliteit van informatiesystemen en technologieën die informatieverwerking mogelijk maken, het creëren van lokale multifunctionele probleemgerichte informatiesystemen voor verschillende doeleinden;

Een van de belangrijkste factoren die de wetenschappelijke en technologische vooruitgang op alle gebieden van menselijke activiteit beïnvloeden, is het wijdverbreide gebruik van nieuwe informatietechnologieën. Een van de belangrijkste en meest wijdverspreide gebieden waarin informatietechnologie een beslissende rol speelt, neemt het gebied van management een speciale plaats in. Onder invloed van nieuwe informatietechnologieën vinden fundamentele veranderingen plaats in de managementtechnologie (de processen van rechtvaardiging en besluitvorming zijn geautomatiseerd, de organisatie van de implementatie ervan), en de kwalificaties en professionaliteit van specialisten die zich bezighouden met managementactiviteiten nemen toe.

Het toepassingsgebied van nieuwe informatietechnologieën op basis van personal computers en ontwikkelde communicatiemiddelen is zeer uitgebreid. Het omvat verschillende aspecten - van het bieden van de eenvoudigste functies van officiële correspondentie tot systeemanalyse en ondersteuning voor complexe besluitvormingstaken. Personal computers, laser- en optische technologie, de media en verschillende soorten communicatie (inclusief satellietcommunicatie) stellen instellingen, ondernemingen, bedrijven, organisaties, werkteams en individuele specialisten in staat om op het juiste moment en volledig de noodzakelijke informatie te ontvangen voor de implementatie van professionele, educatieve, culturele en soortgelijke doeleinden.

Het doel van het onderzoek is informatietechnologie in de onderneming.

Het onderwerp van het onderzoek is de introductie van informatietechnologieën.

Het doel van de cursus is om de belangrijkste informatietechnologieën in de onderneming te beschouwen.

Om dit doel te bereiken, is het noodzakelijk om de volgende taken op te lossen:

1. de basisconcepten van informatietechnologieën en hun classificatie aangeven;

2. karakteriseren van moderne informatietechnologieën;

3. strategieën aangeven voor het gebruik van moderne informatietechnologieën bij managementactiviteiten

4. karakteriseren van de onderneming OJSC “Model” in de stad Khanty-Mansiysk;

5. een analyse maken van de informatieondersteuning van Model OJSC in de stad Khanty-Mansiysk.

De referentielijst kan in twee delen worden verdeeld: studieboeken en artikelen in tijdschriften. De leerboeken bevatten werken over informatieondersteuning voor management, waarin informatietechnologie wordt onderzocht als een van de integrale componenten van effectieve informatieondersteuning voor management. Afzonderlijk kunnen we de auteur A.D. Khomonenko (21), de modernste tot nu toe op dit gebied en informatie over informatietechnologie. Dit onderwerp kreeg zijn belangrijkste ontwikkeling in tijdschriften (13;14). Dit zijn artikelen gewijd aan algemene kwesties van automatisering van informatieondersteuning voor management, evenals de basisprincipes van het verbeteren van documentatieondersteuning voor management

Het cursuswerk bestaat uit een inleiding, twee hoofdstukken, een conclusie, een lijst met gebruikte bronnen en literatuur.

Het eerste hoofdstuk, ‘Fundamentals of Information Technology Organization’, bespreekt de basisconcepten en classificatie van informatietechnologieën.

Het tweede hoofdstuk, “Nieuwe informatietechnologieën bij de Model OJSC-onderneming in de stad Khanty-Mansiysk”, is gewijd aan de uitvoering en implementatie van informatietechnologieanalyses bij de Model OJSC-onderneming.

Concluderend worden de belangrijkste conclusies over het onderzoeksonderwerp gegeven; 22 bronnen worden gepresenteerd in de lijst met gebruikte bronnen en literatuur.

Hoofdstuk I. Grondbeginselen van de organisatie van informatietechnologie

1.1 Concept en classificatie van informatietechnologieën

De term ‘informatietechnologie’ zelf is gebaseerd op het concept ‘technologie’, dat vrij stabiel is en in wetenschappelijke en technische circulatie verscheen in verband met de problemen van het organiseren van de productie.

Een van de moderne encyclopedieën geeft de volgende definitie van dit concept:

“Technologie (van het Griekse techne - kunst, vaardigheid, vaardigheid) is een reeks methoden voor verwerking, productie, verandering van de staat, eigenschappen, vorm van grondstoffen, materialen of halffabrikaten die tijdens het productieproces worden uitgevoerd; een wetenschappelijke discipline die fysische, chemische, mechanische en andere wetten bestudeert die werkzaam zijn in technologische processen. Technologie verwijst ook naar de extractie-, verwerkings-, transport-, opslag- en controleactiviteiten zelf, die deel uitmaken van het totale productieproces.”

Van de drie mogelijke opties ligt de eerste optie het dichtst bij de informatietechnologie.

Het concept van ‘informatietechnologie’ moet drie hoofdcomponenten omvatten:

Het object van invloed (in de gegeven definitie is het een grondstof, materiaal, halffabrikaat, d.w.z. een materiële hulpbron);

Het resultaat van de impact (verandering in de staat, eigenschappen, vorm van het getroffen object);

Methoden van beïnvloeding (verwerking, productie, modificatie - processen die leiden tot het gewenste resultaat van beïnvloeding) (11, 322).

Door de lijst van hulpbronnen die als voorwerp van invloed worden beschouwd uit te breiden, verkrijgen we een overeenkomstige uitbreiding van de samenstelling van technologieën: als het voorwerp van invloed energie is, dan krijgen we energietechnologieën (energieoverdracht, energieconversie, enz.); financiële middelen als voorwerp van beïnvloeding worden bepaald door financiële technologieën (transacties op de effectenmarkt, valutatransacties, kredietverlening, enz.); human resources (human resources als object van invloed geven aanleiding tot technologieën voor training, samenwerking binnen afzonderlijke teams, enz.

In dit opzicht bepaalt informatie, beschouwd als een hulpbron, de opkomst van informatietechnologie. Hiermee rekening houdend kunnen we de volgende definitie van informatietechnologie formuleren:

Informatietechnologie is een geheel van methoden, productieprocessen en software- en hardwaretools gecombineerd in een technologische keten die zorgt voor het verzamelen, verwerken, opslaan, distribueren en weergeven van informatie om de arbeidsintensiteit van de processen van het gebruik van een informatiebron te verminderen. en verhogen hun betrouwbaarheid en efficiëntie (21 C. 11-12).

Informatietechnologieën worden gekenmerkt door de volgende basiseigenschappen:

Het onderwerp (object) van de verwerking (proces) zijn gegevens;

Het doel van het proces is het verkrijgen van informatie;

De middelen voor het uitvoeren van het proces zijn software, hardware en software-hardware computersystemen;

Gegevensverwerkingsprocessen zijn onderverdeeld in bewerkingen in overeenstemming met het vakgebied;

De keuze van controleacties op processen moet worden uitgevoerd door besluitvormers;

De criteria voor het optimaliseren van het proces zijn de tijdige levering van informatie aan de gebruiker, de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid ervan.

Van alle soorten technologieën stelt informatietechnologie op het gebied van management de hoogste eisen aan de ‘menselijke factor’, wat een fundamentele impact heeft op de kwalificaties van de werknemer, de inhoud van zijn werk, de fysieke mentale belasting, professionele vooruitzichten en het niveau van zijn werk. van sociale relaties.

Aan de andere kant is informatietechnologie het belangrijkste onderdeel van het gebruik van informatiebronnen. Tot op heden heeft het verschillende evolutionaire stadia doorlopen, die voornamelijk werden bepaald door de ontwikkeling van wetenschappelijke en technologische vooruitgang. Als gevolg hiervan zijn er enkele wijzigingen in de naam opgetreden door de toevoeging van een van de synoniemen: nieuw, computer of modern (21 P.11-12).

Om de samenleving en het bedrijfsleven te informeren is een breed scala aan software en hardware nodig, waaronder computertechnologie en communicatieapparatuur. Verschillende technische middelen zorgen voor de ontvangst en overdracht van drie hoofdtypen informatie (spraak, gedrukte tekst, grafische afbeeldingen) in statica en dynamiek met maximaal gebruik van de drie menselijke waarnemingszintuigen (horen, aanraken, zien). Rechtstreeks verbonden met een persoon zijn relatief omvangrijke apparaten die zorgen voor de coördinatie van verschillende invoer- en uitvoerstromen van informatie tussen mens en machine (beeldschermen, toetsenborden, muizen, joysticks en andere manipulatoren, en nog veel meer, waaronder elektronische tablets en scoreborden). Technische communicatiemiddelen zorgen voor de overdracht van informatie in de externe zakelijke omgeving. Tegelijkertijd maakt het communicatiesysteem niet alleen gebruik van ‘pure’ communicatieapparatuur, maar ook van informatie- en communicatiecomputers. In een zakelijke onderneming kunnen, afhankelijk van de schaal en kenmerken van het bedrijf, één tot enkele duizenden computers worden gebruikt voor het opslaan en verwerken van informatie (22 pp. 26-27).

Boek: Collegenota's Documentaire

DEEL 1. INFORMATIE- EN DOCUMENTATIEONDERSTEUNING VAN HET MANAGEMENT AFDELING 1. INFORMATIE- EN DOCUMENTATIEONDERSTEUNING VAN HET MANAGEMENT 1.1. Het belang van managementdocumentatie

Het document vervult vele functies. Staatsnorm 16.487-83 definieert een document als een materieel object met informatie die op een door de mens gemaakte manier is vastgelegd voor verzending in tijd en ruimte, en definieert de algemene functie van het document als informatiedrager. Deze functie van het document is vooral van belang bij de bedrijfsvoering. Nadat het document in huidig ​​werk is gebruikt, vervult het nog een belangrijke functie: het fungeert als historische bron. Deze kenmerken trokken de aandacht van managementmedewerkers en archivarissen. Bestuursorganen en overheidsinstellingen moeten in hun werk met elkaar interacteren.

Tijdens de periode van herstructurering van het managementsysteem vervult het document een aantal theoretische functies die worden gebruikt binnen de wetenschappelijke disciplines documentbeheer en archivering.

Managementtechnologie, teruggebracht tot een eenvoudig diagram, kan worden gepresenteerd in de vorm van het nemen van een beslissing, het organiseren van de implementatie ervan en het monitoren van de implementatie ervan. Dit schema kan zowel worden gebruikt bij het uitvoeren van de eenvoudigste eenmalige gebeurtenis als bij het organiseren van complexe landelijke industriële systemen. Deze systemen zullen verschillen in de mate van voorbereiding op het nemen van een besluit, de organisatie van de uitvoering ervan (personeel, financiën, aanbod, uitvoering, etc.) en de organisatie van de controle op de uitvoering. In alle gevallen moeten de gespecificeerde onderdelen worden geïnstalleerd.

Een besluit komt niet uit het niets; het kan alleen worden genomen op basis van informatie over dit onderwerp. In dit geval moeten twee belangrijke voorwaarden in acht worden genomen: ten eerste moet de informatie tijdig zijn en ten tweede moet deze voldoende zijn om de noodzakelijke beslissing te nemen. Als de informatie te laat wordt ontvangen, verliest u de mogelijkheid om deel te nemen aan eventuele acties of evenementen. Dat wil zeggen dat de kans of kans verloren gaat. Aan de andere kant, als de informatie onvoldoende is of als je iets maar halverwege weet,

uw beslissing is misschien niet alleen niet de beste, maar zelfs onjuist, omdat u niet met alle factoren rekening hebt gehouden.

Momenteel verdubbelt de hoeveelheid informatie elke drie jaar. Dit heeft te maken met de ontwikkeling van de samenleving. Elk subject of elk individu kan alleen bestaan ​​als er informatie wordt uitgewisseld. In de omstandigheden van de marktverhoudingen verandert de economische situatie snel; commerciële ondernemingen ‘overleven’ alleen als ze tijdig weten wat, wanneer, hoe en hoeveel het kost. Informatie is al lang een commodity geworden. Degene die de informatie bezit, heeft controle over de situatie, en omgekeerd.

Dit duidt op significante veranderingen in de organisatie van informatiebronnen in de samenleving, laat zien dat informatie en documenten als drager alle aspecten van het management beïnvloeden, evenals het functioneren van verschillende structuren die het eindresultaat op economisch gebied beïnvloeden.

Informatie- en documentatiediensten vormen de belangrijkste (belangrijkste) ondersteunende (service)managementfunctie, waarvan de implementatie bijzondere vakkennis vereist. De efficiëntie en duidelijkheid in de activiteiten van elke entiteit hangt af van de manier waarop dit werk wordt geleverd.

Informatie- en documentatieondersteuning wordt uitgevoerd door speciale structurele eenheden: bedrijfskunde, algemene afdeling, kantoor, secretariaat (of adjunct-secretaris). Deze eenheden moeten bemand zijn met specialisten. Bovendien moet de adjunct-secretaris een speciale opleiding hebben gevolgd, afhankelijk van het niveau van de manager en zijn opleidingsniveau.

Het werk van elk administratief apparaat moet, net als elk werk in het algemeen in onze tijd, worden uitgevoerd met inachtneming van de eisen van de wetenschappelijke organisatie van de arbeid. Dat wil zeggen, dit betekent dat er geen werk is dat niet goed georganiseerd hoeft te worden, en de persoon die dit werk uitvoert, moet bekend zijn met de eigenaardigheden van de implementatie ervan. Om dit te doen, moet het werk in bepaalde componenten worden verdeeld - van de meest complexe tot de eenvoudigste bewerkingen. Elk onderdeel moet worden uitgewerkt, dat wil zeggen, op de best mogelijke manier worden georganiseerd, aangezien er in elk werk geen kleinigheden zijn, alles moet worden doordacht. De wetenschappelijke organisatie van de arbeid bestaat uit zulke goed doordachte, goed georganiseerde operaties. Hoe dit of dat werk correct kan worden uitgevoerd, wordt bepaald door regelgevende en methodologische documenten.

Op managementgebied werken ze vooral met informatie en documenten die als dragers fungeren. Documentobject en resultaat van werk op het gebied van management.

Het werken met informatie- en documentatieondersteuning bestaat uit identieke handelingen. Slechts sommige proefpersonen voeren het uit met behulp van traditionele methoden (handmatig), terwijl anderen mechanisatie en automatisering gebruiken. Maar alle fasen van het werken met documenten blijven bestaan. Daarom moet elke elementair competente medewerker van het administratieve apparaat niet alleen documenten correct opstellen en uitvoeren, maar ook weten welke soorten werk ermee worden uitgevoerd.

Elk werk van vandaag wordt verbeterd door de introductie van nieuwe machines en processen. Op het gebied van management is het alleen mogelijk om het werken met documenten te mechaniseren en de verwerking van informatie in documenten te automatiseren.

Maar machinale documentverwerking stelt zijn eigen eisen. Met betrekking tot documenten, vereisten voor hun formaat, volgorde van uitvoering, presentatie van tekst.

Het document kan ook worden onderverdeeld in de eenvoudigste componenten (details) en in elk deel zijn er regels voor het meest correcte schrijven en ontwerpen. Deze regels zijn vastgelegd in DSTU 4163-2003. De vereisten voor het opstellen van documenten worden ook voldoende gedetailleerd beschreven in het ondersteuningssysteem voor managementdocumentatie, omdat het in alle documenten mogelijk is om dezelfde componenten (details) te identificeren, na bestudering van de procedure voor het verzamelen en verwerken van deze details (het schrijven van het adres , data, keuringsmerken, goedkeuring, sluitingsprocedure, enz.). Deze eisen zijn vastgelegd in DSTU 4163-2003.

Eén document wordt gebruikt om slechts een eenmalige actie te documenteren. Documenten werken nauw met elkaar samen en vormen een documentatiesysteem. De staatsnorm definieert een documentatiesysteem als een reeks onderling verbonden documenten op een bepaald werkterrein.

Er zijn systemen voor financiële, primaire en boekhoudkundige documentatie van budgettaire objecten en entiteiten, boekhoudkundige en monetaire documentatie, organisatorische en administratieve documentatie, enz. Elke manager moet dus het documentatiesysteem waarmee hij werkt kunnen terugtrekken en kennen. Zo moet een medewerker van de afdeling HR alle personeelsdocumenten kennen en kunnen opstellen en uitvoeren,

en contracten en arbeidsovereenkomsten. Maar de meest voorkomende zijn organisatorische en administratieve documenten waar elke manager mee te maken krijgt. Dit omvat organisatorische documenten zoals charter, regelgeving, instructies, administratieve documenten, bevelen, bevelen, instructies, resoluties, besluiten; informatie- en referentieakten, certificaten, rapporten en toelichtingen, evenals de meest voorkomende soorten officiële documenten: brieven, telegrammen, telefoonberichten. Elk genoemd type document heeft zijn eigen kenmerken in de vormgeving en presentatie van de tekst, die gemakkelijk te bestuderen zijn.

De procedure voor het werken met documenten is ook verdeeld in bepaalde fasen. Elke fase heeft zijn eigen technieken om deze het beste uit te voeren. Dit werk begint met de ontvangst en eerste verwerking van documenten. Deze fase is ongeacht de methode voor het verzenden van informatie: per post, persoonlijk, per telegraaf, per fax. Deze werkzaamheden worden in de regel centraal uitgevoerd en bestaan ​​uit puur technische handelingen, gedetailleerd beschreven in regels en instructies.

Registratie van documenten is een belangrijke stap. Tijdens het registratieproces worden de ontvangen documenten bijgehouden, maar het belangrijkste is om indicatoren over het document vast te leggen, waardoor de controle over de implementatie en informatie en naslagwerk met documenten kan worden georganiseerd, d.w.z. Tijdens het registratieproces wordt een databank aangelegd over documenten die in het object of onderwerp circuleren.

De volgende fase, het monitoren van de uitvoering, hangt nauw samen met de registratie van documenten. Met een goed georganiseerde urgentiecontrole weet u op elk moment wat er moet gebeuren en kan de betrokkene zijn werkdag effectief plannen.

De organisatie van informatie- en naslagwerk is mede afhankelijk van de registratie van documenten. De informatie- en documentatiedienst of de secretaris moeten binnen enkele minuten een certificaat afgeven: waar, van wie, in welke fase van het werk een document zich bevindt, en ook de vraag beantwoorden: welke documenten bevatten informatie over een bepaald probleem dat interesseert je. Registratie kan handmatig worden gedaan - op kaarten of geautomatiseerd - op een computer. De technologie voor het registreren van documenten is goed beschreven in normatieve en methodologische handleidingen.

Na de eerste verwerking en registratie wordt het document ter uitvoering verzonden. Deze fase houdt verband met het probleem van directe beweging van het document. Verplaatsing van het document naar de executeur, als afspiegeling van het managementorganisatiesysteem. Met een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en delegatie van bevoegdheden gaat het document onmiddellijk in uitvoering. Met een gecentraliseerd beheersysteem, wanneer de manager de beslissing over alle, zelfs kleine kwesties, op zich neemt, komt elk document naar hem toe voor oplossing en wordt vervolgens ter uitvoering verzonden. Het voorbereide document gaat dus van onder naar boven: van de executeur, met talrijke goedkeuringen, tot de manager ter ondertekening. De beweging van het document wordt duidelijk weerspiegeld door het operagram en stelt u in staat alle herhaalde en onnodige bewerkingen te zien.

De volgende fase is de huidige opslag van documenten. Elk document vervult, nadat de daarin vastgelegde informatie is gebruikt in het beheerproces, de functie van het opslaan en verzamelen van informatie, zodat deze informatie opnieuw kan worden gebruikt wanneer dat nodig is. Hiervoor moeten documenten zo worden geplaatst dat het gewenste document binnen enkele minuten kan worden gevonden. Omdat er veel documenten zijn die tijdens het werk van het onderwerp opzij worden gezet, vereist hun organisatie in de huidige opslag een voorlopige classificatie, dat wil zeggen distributie in groepen (gevallen) voor een snelle zoekactie. Om documenten onder de zaken te verdelen, wordt een eenvoudige classificator ontwikkeld: een nomenclatuur van zaken. Dit is een systematische lijst met titels van zaken die in de regio's worden gevoerd.

De nomenclatuur is het belangrijkste document. Dankzij een goed ontworpen bestandsnomenclatuur kan de huidige opslag van documenten duidelijk worden georganiseerd. Het samenstellen van de nomenclatuur vereist echter speciale kennis. Dankzij onze jarenlange ervaring met het samenstellen van nomenclatuur kunnen we stellen dat alleen een specialist op het gebied van archiefbeheer of een archivaris de nomenclatuur kan samenstellen. Als het onderwerp de nomenclatuur zelf niet vakkundig kan samenstellen, moet u contact opnemen. naar de archiefdienst. Case covers worden gemaakt volgens de nomenclatuur. Ook bij het ontwerpen van omslagen en het verspreiden van documenten binnen de koffers moeten speciale regels in acht worden genomen.

Het opstellen van een nomenclatuur van zaken, het vormen van zaken en het bewaren ervan met betrekking tot het onderzoek naar de waarde van documenten. Onder deskundigheid wordt verstaan ​​het vaststellen van de praktische en wetenschappelijke betekenis van documenten en het vaststellen van de bewaartermijnen ervan. Afhankelijk van de waarde van de documenten kunnen ze verschillende bewaartermijnen hebben: korte termijn (tot 10 jaar), langdurige opslag (voornamelijk zijn dit documenten over personeel die 25-75 jaar worden bewaard) en permanent. De bewaartermijnen voor documenten kunnen worden bepaald in speciale naslagwerken genaamd “Lijsten met documenten op bewaartermijnen.” Ze zijn standaard en afdelingsgebonden. Er bestaat een standaardlijst voor managementdocumenten, wetenschappelijke en technische documentatie, film- en fotodocumenten; departementale lijsten voor bijna alle activiteitengebieden (cultuur, gezondheidszorg, cinematografie, landbouw, enz.). De afdelingslijst omvat meer gedetailleerd documenten die zijn gemaakt tijdens het activiteitenproces op een bepaald gebied. De bewaartermijnen voor documenten worden bepaald bij het aanmaken van bestanden, aangezien het niet is toegestaan ​​om documenten met permanente en tijdelijke bewaartermijnen in één bestand aan te maken. Anders moeten de documenten opnieuw worden gegroepeerd. De procedure voor het uitvoeren van een onderzoek en het vastleggen van de resultaten ervan is goed uiteengezet in regelgevende en methodologische documenten.

1 Ten slotte is de laatste fase van het werken met documenten het voorbereiden van bestanden voor langdurige opslag of voor indiening ervan in het archief. Bij operationeel werk worden cases in de regel twee jaar gebruikt: het huidige jaar en het vorige. Zaken uit voorgaande jaren moeten worden verwerkt en overgebracht naar het archief van de proefpersoon (indien aanwezig) of voor opslag naar een andere kast worden overgebracht. Zaken worden volgens vastgestelde regels afgehandeld. Als dit werk regelmatig wordt uitgevoerd, zullen de zaken van het onderwerp elk jaar perfect op orde zijn en zal het vinden van de benodigde bestanden en documenten niet moeilijk zijn.

De procedure voor het opstellen en verwerken van documenten en de organisatie van alle stadia van het werken ermee worden voldoende gedetailleerd beschreven in regelgevende en methodologische documenten. Elk onderwerp of object moet een pakket documenten hebben, en als ze groot zijn, moet elke structurele eenheid deze hebben.

Archivarissen die de activiteiten van objecten of subjecten monitoren, moeten allereerst advies verlenen, bepalen welke normatieve en methodologische documenten het subject of object zou moeten hebben, met behulp waarvan men het antwoord kan vinden op veel vragen met betrekking tot de compilatie, verwerking, en organisatie van documenten.

Het pakket normatieve en methodologische documenten bestaat uit twee delen. Het eerste deel zou nationale normatieve en methodologische documenten moeten bevatten, waarvan een complete set niet alleen in het centrum, maar ook lokaal in archiefinstellingen zou moeten worden verkocht. Deze documenten omvatten:

Ondersteuningssysteem voor staatsdocumentatie

beheer. Basisvoorzieningen. Algemene vereisten voor documenten en

ondersteunende diensten voor documentatie.

Standaardinstructies voor juridische kennis van objecten en onderwerpen.

Uniforme documentatiesystemen. Systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Documentatievereisten.

Basisregels voor de werking van afdelingsarchieven.

Lijst met standaarddocumenten die tijdens het proces worden gemaakt

activiteiten van staatscommissies, objecten, onderwerpen met de definitie van deadlines

hun opslag.

Voor entiteiten die eventuele verzoeken van burgers behandelen, is het nuttig om te beschikken over een “Standaardregeling voor de uitvoering van kantoorwerkzaamheden met betrekking tot beroepen, aanvragen en klachten van burgers bij overheidsinstanties en bedrijven”, waarin de procedure en methodologie voor het werken met deze categorie worden gedefinieerd. van documenten.

Het tweede deel van het pakket wordt gevormd door de organisatorische, regelgevende en methodologische documenten van het onderwerp zelf. Dit omvat:

Handvest of reglement over een object of onderwerp.

Regelgeving over de structurele indeling (als het onderwerp een vertakte structuur heeft).

Functiebeschrijvingen voor medewerkers van structurele eenheden.

Instructies voor het beheren van de zaken van deze entiteit.

Nomenclatuur van gevallen.

Blad met documentvormen van structurele eenheden of

het onderwerp als geheel.

Wat de laatste drie documenten betreft, moeten de instructies voor kantoorwerk voor een bepaald onderwerp worden gespecificeerd met de bijbehorende voorbeelden, de nomenclatuur van de gevallen en een blad met documentformulieren met voorbeelddocumenten die op zelfstandige basis kunnen worden ontwikkeld of kunnen bestaan ​​uit medewerkers van de plaatselijke archiefdienst.

12. 2.8. Documenttekstvereisten
13. 2.9. Opstellen van organisatorische en administratieve documenten

Het management van elke organisatie is een informatieproces waarin informatie wordt ontvangen, verwerkt, een beslissing wordt ontwikkeld en de beslissing wordt gecommuniceerd naar de artiesten, wier acties worden gecontroleerd. De managementactiviteiten van de organisatie met betrekking tot de uitvoering van haar taken en functies in overeenstemming met de wettelijke documenten en andere regelgevende rechtshandelingen zijn onderworpen aan documentatie.

Documentatie van managementactiviteiten van organisaties wordt uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van regelgevende rechtshandelingen en staatsnormen voor documentatieondersteuning van managementactiviteiten.

Het regelgevende en methodologische raamwerk voor documentbeheer in Rusland, in het bijzonder vertegenwoordigd door zo'n belangrijk document als het "Staatsdocumentatiebeheersysteem", in 1988 in werking gesteld door het Hoofdarchief van de USSR, is grotendeels verouderd en moet worden bijgewerkt.

Om de betrekkingen op het gebied van het organiseren van documentaire ondersteuning voor managementactiviteiten van staatsautoriteiten, lokale overheden en alle organisaties (ongeacht hun eigendomsvorm en organisatorische en juridische vorm) te reguleren, is een ontwerp van federale wet “Betreffende documentaire ondersteuning voor Managementactiviteiten” werd ontwikkeld, waarbij onder meer het concept van een elektronisch document werd geïntroduceerd – dit is een document waarin informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd en een elektronische documentdrager – dit is een tastbaar medium bedoeld voor het vastleggen en het opslaan van informatie met behulp van technologieën die worden ondersteund door elektronische computers.

Onder de belangrijkste gebieden van regulering van documentatieondersteuning voor managementactiviteiten in een organisatie wordt de deelname aan de ontwikkeling en implementatie van geautomatiseerde systemen voor documentatieondersteuning voor managementactiviteiten benadrukt.

Theoretische onderzoeken naar de automatisering van de verwerking van ongestructureerde informatie (begonnen in de jaren vijftig) hebben nog niet geleid tot de creatie van standaardtalen voor het ophalen van informatie (zoals SQL) die kunnen worden gebruikt voor een geformaliseerde beschrijving en inhoud van documenten en de constructie van zoekopdrachten * .

De hoofdtaak van documentaire informatiesystemen is het opslaan en ter beschikking stellen van documenten aan de gebruiker, waarvan de inhoud overeenkomt met zijn informatiebehoeften. Het documentaire informatiesysteem is dus een uniforme opslagplaats van documenten met hulpmiddelen voor het zoeken en verstrekken van de gegevens die nodig zijn voor de gebruiker. Het zoekkarakter van documentaire informatiesystemen bepaalde een andere naam voor hen: systemen voor het ophalen van informatie. Softwareproducten worden voornamelijk op de Russische markt gepresenteerd om aan de behoefte aan juridische informatie te voldoen: "ConsultantPlus", "Garant" en "Kodeks".

Tegelijkertijd moeten informatietechnologieën voor documentatieondersteuning van managementactiviteiten functioneel de beheersbaarheid en transparantie van de activiteiten van de onderneming garanderen, en kennis accumuleren en beheren. In de moderne wereld worden deze twee taken steeds belangrijker. Van de kosten van een Mercedes-auto bestaat bijvoorbeeld slechts 30% uit directe productiekosten, en de rest is een compensatie voor de ontwikkelingskosten van de auto, d.w.z. de kosten van de activiteiten van ingenieurs en managers, daarom ligt de belangrijkste bron voor het verlagen van de kosten in het optimaliseren van hun activiteiten.

Laten we het volgende voorbeeld geven: een organisatie is bezig met het gezamenlijk opstellen van een bepaald contract, bestaande uit: het bespreken van de hoofdlijnen van het contract met de tegenpartij, het aanbrengen van wijzigingen in de tekst van het contract, het opslaan van meerdere bestanden met verschillende mogelijkheden voor het contract. En als alles klaar is, kan na een tijdje blijken dat het in feite niet de laatste versie van het contract was die werd ondertekend (de verkeerde "vis" werd genomen en de advocaat heeft het contract niet gelezen, en de partner is het met sommige punten niet eens). De uitweg uit dergelijke situaties is het gebruik van elektronische documenten en elektronische technologieën bij de documentatieondersteuning van managementactiviteiten van organisaties - elektronische documentbeheersystemen (EDMS).

Op het eerste gezicht lijken EDMS tamelijk autonome programma's die de beweging van bedrijfsdocumenten weerspiegelen en daarmee werk bieden. Ondertussen is de creatie en implementatie van een EDMS een integraal onderdeel van de veranderende bedrijfstechnologieën en het bedrijfsinformatiesysteem.

Het documentstroomsysteem zelf (zoals elk ander bedrijfsautomatiseringssysteem) zal niet het verwachte effect opleveren als de implementatie ervan niet wordt voorafgegaan door onderzoek, beschrijving en optimalisatie van bedrijfsprocessen. Elk bedrijfsproces bestaat uit fasen: elementaire acties die door bepaalde medewerkers worden uitgevoerd. Een document (op papier of elektronisch) fungeert als een mechanisme dat in de eerste plaats de relaties tussen mensen en organisaties reguleert.

Denk bijvoorbeeld eens aan het vereenvoudigde bedrijfsproces ‘Goederen retourneren aan de koper’ (Fig. 2.21). Om de goederen aan de koper te retourneren, maakt de manager een retourfactuur aan (fase 1), waarna de magazijnmedewerker, na ontvangst van de factuur, de goederen retourneert (fase 2) en na verwerking van de factuur (verzending van de goederen) , wordt het document naar het archief verzonden. In dit geval reist het document “Factuur voor terugzending van goederen” van werknemer naar werknemer, van fase naar fase. Op hun beurt worden de manager en de magazijnmedewerker geconfronteerd met overeenkomstige taken, die ook van medewerker naar medewerker, van fase naar fase gaan.

Op een vergelijkbare manier kunt u alle andere bedrijfsprocessen van de onderneming beschrijven: "Assemblage", "Uitgifte van geld", "Aankoop van goederen", enz. Daarom kunt u bij het automatiseren van bedrijfsprocessen functionaliteit implementeren waarmee u de documentstroom kunt visualiseren.

Rijst. 2.21. Bedrijfsproces “Retourzending van goederen naar de koper”

Door het automatiseren van planning, forecasting, operationeel beheer, boekhouding en data-analysefuncties vertrouwen ERP-systemen opnieuw op documenten die door bedrijfsprocessen ‘gaan’ (Fig. 2.22).

Rijst. 2.22. Interactie van sommige componenten van de onderneming

Dus boven het diagram uit Fig. 2.21 Er wordt een bovenbouw gevormd om veranderingen in de informatie in het document te ondersteunen als resultaat van de verplaatsing van fase naar fase. Dit geeft aanleiding om te beweren dat de mechanismen van bedrijfsbeheer, planning en analyse gebaseerd zijn op documentstroomtechnologie.

Laten we eens kijken naar de elektronische documentbeheersystemen op de markt, die grofweg in drie groepen kunnen worden verdeeld.

Onafhankelijke EDMS. Ze worden geleverd als een apart programma waarmee u samen met documenten kunt werken en waarmee u kunt communiceren met toepassingen als MS Excel en Outlook. Dergelijke EDMS bieden middelen voor het registreren, opslaan, bekijken en ophalen van documenten. Met onafhankelijke EDMS kunt u eenvoudige controle uitvoeren door informatie over de status van het document te bekijken: uitvoerder, deadlines, resoluties, documenten van de onderneming waarmee het verbonden is, ontvangers aan wie het per e-mail moet worden verzonden, enz. Aan de ene kant hebben kleine ondernemingen vaak niets meer nodig van een elektronisch documentbeheersysteem. Aan de andere kant werkt EDMS parallel met boekhoud-, management- en andere bedrijfssystemen; gegevens worden met vertraging naar het EDMS overgedragen, wat verschillende soorten fouten en inconsistenties kan veroorzaken, het risico op gegevensverlies kan vergroten en de mogelijkheid van het gebruik van onafhankelijke EDMS kan beperken.

EDMS in de vorm van aanvullende modules voor ERP- of CAD-systemen. Integratie vermindert het risico op gegevensverlies, zorgt voor een strakkere toegangscontrole en wijzigingen in documenten, en biedt de mogelijkheid om toegang te krijgen tot documentatie zonder het gebruik van gespecialiseerde interfaces van ERP of CAD. Het is echter de moeite waard om te bedenken dat systeemintegratie een complex proces is en niet altijd haalbaar.

EDMS als onderdeel van de architectuur van een geïntegreerd bedrijfsautomatiseringssysteem. Hier zijn de EDMS-functies ‘hardwired’ in het besturingssysteem zelf. Het gezamenlijke gebruik van technologieën voor complexe automatisering van beheer en documentstroom combineert hun voor- en nadelen.

Laten we eens kijken naar het concept van een EDMS-apparaat in de algehele informatie-infrastructuur van een organisatie.

De belangrijkste informatie-eenheid en het hele bestaan ​​van het documentbeheersysteem zijn gewijd aan de opslag van een document, zijn eigenschappen en de geschiedenis van zijn leven, evenals het daadwerkelijke onderhoud van zijn leven.

De methode voor het opslaan van een document hangt af van hoe het handiger is om ermee te werken. Het document kan bestaan ​​uit tekst, tekeningen, afbeeldingen en tabellen. In de meeste EDMS kan een afzonderlijk document fysiek uit een reeks bestanden bestaan ​​- dit is eenvoudiger en praktischer, omdat elk ervan door een eigen programma wordt bewerkt.

De levenscyclus van een document in een EDMS doorloopt een opeenvolgende reeks fasen, weergegeven in figuur 2.23.

Rijst. 2.23. Levenscyclus van een document in een EDMS

Bijna alle moderne elektronische documentbeheersystemen ondersteunen alle fasen van de documentlevenscyclus. De vraag is alleen hoe compleet deze ondersteuning is. Sommige systemen ondersteunen geen mechanisme voor het blokkeren van bewerkte documenten, waardoor collectief werken met documenten onmogelijk wordt. Er zijn systemen gericht op kantoorwerk en deze implementeren geen effectieve documentopslag, maar het is belangrijk om alle procedures uit te voeren voor het werken met documenten die door bestaande normen worden gereguleerd. En de documenten zelf kunnen in mappen in de kast liggen. Sommige systemen zijn gericht op het effectief ondersteunen van de beweging van elektronische documenten binnen de structuur, maar beschikken niet over een eigen elektronisch archief - de opslag die in deze systemen wordt geïmplementeerd is alleen bedoeld voor de operationele opslag van documenten tijdens hun levenscyclus. Na publicatie worden de documenten uitgelogd uit het systeem en teruggestuurd naar hun typische opslagomgeving, zoals het bestandssysteem. Aan zo’n systeem kan een elektronisch archief worden ‘gekoppeld’, waar het document samen met de historie en bijbehorende kaart wordt opgeslagen. Het bedrijf Electronic Office Systems biedt bijvoorbeeld aan om zijn Delo-product te koppelen aan een elektronisch archief dat door het bedrijf is aangemaakt op basis van de Kodeks-intranet/internetserver. Dezelfde server van het bedrijf Kodeks wordt ook door het bedrijf Granit Center gebruikt als elektronisch archief voor zijn GrandDoc-systeem. Eerdere versies van beide systemen werden geleverd zonder elektronisch archief.

De documentattribuutopslag is ontworpen om een ​​“kaart” op te slaan: een reeks velden die een document karakteriseren. Normaal gesproken heeft het EDMS een concept van documenttype (bijvoorbeeld contract, specificatie, brief, enz.) en elk type heeft zijn eigen kaart. Kaarten van verschillende typen hebben verplichte velden die voor alle documenten gelden, en speciale velden die verband houden met documenten van dit type. Gemeenschappelijke velden kunnen bijvoorbeeld een uniek documentnummer, de titel, auteur en aanmaakdatum zijn. In dit geval kunnen documenten van het type “contract” velden bevatten zoals de datum van ondertekening, de geldigheidsduur en het bedrag van het contract. Documenttypen kunnen op hun beurt subtypen hebben met een gemeenschappelijke set velden die ze overnemen van het hoofdtype, en aanvullende velden die uniek zijn voor het subtype. Het meest geavanceerde documentbeheersysteem kan een grotere nesting van dergelijke subtypen ondersteunen. Het typen van documenten, het opbouwen van hun hiërarchie en het ontwerpen van kaarten ervoor is een van de belangrijkste fasen in het implementatieproces van een EDMS.

Naast het concept van documenttype is het mogelijk om categorieën aan documenten toe te kennen, en één document kan tegelijkertijd tot meerdere categorieën behoren. Categorieën kunnen worden gerangschikt in een categorieboom. U kunt bijvoorbeeld een categorie 'Juridische documenten' hebben met de subcategorieën 'Wetten', 'Overeenkomsten', 'Bevelen', enz. In dit geval kunt u een parallelle structuur per afdeling hebben, bijvoorbeeld de categorie "Verkoopafdelingsdocumenten", en daarin de subcategorieën "Verkoopovereenkomsten", "Facturen", enz. Een verkoopcontract kan tegelijkertijd worden ingedeeld in de subcategorieën “Overeenkomsten” en “Overeenkomsten voor verkoop”, die tot verschillende takken in de hiërarchie van categorieën behoren. Het wordt dus mogelijk om naar een document in een dergelijke boom te zoeken op basis van de classificatie ervan, en hetzelfde fysieke document kan een willekeurig aantal keren voorkomen in verschillende knooppunten van deze hiërarchie.

Om een ​​kaartopslag te organiseren zijn er drie mogelijke oplossingen: gebruik maken van uw eigen opslag, een standaard DBMS, of de tools van de omgeving waarop het DBMS is gebouwd.

Door uw eigen opslag van documentkenmerken kunt u deze optimaliseren voor het opslaan van kaarten, flexibel functies implementeren voor het maken van complexe kaarten (met bijvoorbeeld een grote nesting van typen) en ook effectieve algoritmen gebruiken voor het zoeken naar informatie in kaarten. Systemen die over een eigen opslag beschikken zijn bijvoorbeeld Documentum, Euphrates van Cognitive Technologies en Garant-Office van Garant International. Het voor de hand liggende nadeel van deze aanpak is het onvermogen om standaardbronnen van de bestaande informatieomgeving te gebruiken, evenals de afhankelijkheid van kritische informatie van de EDMS-provider.

Het gebruik van standaard DBMS voor het opslaan van documenten lost het probleem op van de afhankelijkheid van kritische informatie van de EDMS-provider. Dergelijke systemen zijn bijvoorbeeld de Delo-systemen van EOS, 1C:Archive en DocsFusion van Hummingbird. De zwakke punten van deze aanpak zijn dat het relationele model dat in de meeste DBMS'en wordt geïmplementeerd, niet geschikt is voor het datamodel dat in het EDMS wordt gebruikt. Het is vrij moeilijk om de nodige flexibiliteit te bieden bij het maken van documentkaarten, vooral als u een complexe structuur nodig heeft. Het tweede probleem is dat er bij het gebruik van een extern DBMS enkele problemen optreden, zowel bij het migreren van de ene versie van het EDMS naar een andere, als bij het overstappen van de ene versie van het DBMS naar een andere.

Als het EDMS is gebouwd op basis van een informatieomgeving, bijvoorbeeld gebaseerd op Lotus Notes/Domino, dan maakt dit het gebruik mogelijk van alle mechanismen die in deze omgeving zijn ingebouwd, inclusief back-uptools, replicatie, zoeken, enz. - een zonde om geen misbruik te maken van zijn hulpbronnen. De problemen met deze aanpak liggen in de behoefte aan een specifieke omgeving voor de werking van een documentbeheersysteem, maar ook in de beperkingen die een specifieke omgeving oplegt aan de structuur van zijn databases.

Er zijn twee benaderingen voor het implementeren van documentopslag: opslag in een bestandssysteem of in een gespecialiseerde EDMS-opslag.

Opslaan in een bestandssysteem vermindert de mate van beveiliging bij het beperken van de toegang, omdat het bestandssysteem mogelijk niet het beveiligingsmodel ondersteunt dat in het EDMS zelf is geïmplementeerd. Daarom moet u het EDMS uw eigen toegangsrechten geven, zodat de daarin opgeslagen bestanden voor geen enkele gebruiker rechtstreeks toegankelijk zijn. En het EDMS onderhoudt zijn eigen systeem met een lijst van gebruikers met toegangsrechten, en organiseert de toegang tot bestanden via deze rechten. Tegelijkertijd wordt het toegangssysteem lastig te onderhouden en is het vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging niet geheel feilloos. Om extra veiligheid te bieden, wordt vaak gebruik gemaakt van bestandsversleuteling tijdens opslag. Bovendien gebruiken bijna alle EDMS willekeurige bestandsnamen, wat het zoeken naar het gewenste bestand aanzienlijk bemoeilijkt wanneer u probeert er toegang toe te krijgen zonder het systeem te omzeilen. Tegelijkertijd slaan de meeste EDMS bestanden op in het bestandssysteem.

Bij het werken met een bestandssysteem vereisen de meeste EDMS het verplaatsen van bestanden naar speciaal georganiseerde mappen. Maar er zijn ook uitzonderingen. Met de Eufraat- en Microsoft SharePoint-systemen kunnen bijvoorbeeld bestanden in het systeem worden geregistreerd zonder dat ze fysiek naar de opslag hoeven te worden verplaatst. Het is duidelijk dat deze aanpak gevaarlijk is vanuit het oogpunt van data-integriteit, maar het is erg handig tijdens de “overgangsperiode” van de EDMS-implementatie.

Systemen die over een eigen bestandsopslag beschikken of gebruik maken van de opslag van de omgeving waarop ze zijn gebouwd (bijvoorbeeld Lotus Notes/Domino of Microsoft Exchange) kunnen een efficiëntere controle van de toegang tot documenten bieden en een betrouwbaardere oplossing bieden voor het toegangsprobleem. controle. Zo zijn bijvoorbeeld Documentum en op Lotus Notes gebaseerde systemen gestructureerd (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Maar dit roept vragen op met betrekking tot de gegevensintegriteit, de beschikbaarheid van effectieve back-uptools en de integratie met archiefopslagtools op langzame media.

Op het niveau van de bedrijfslogica worden er significante verschillen gevonden tussen de verschillende EDMS. Eigenlijk zijn alle beschreven componenten, hoewel ze anders kunnen worden gerangschikt en verschillen in de mate van complexiteit, functioneel vergelijkbaar. De bedrijfslogica van verschillende systemen kan radicaal verschillen, en dit is precies wat van het grootste belang zou moeten zijn als u vertrouwd raakt met een elektronisch documentbeheersysteem.

De fundamentele componenten waaruit de functionaliteit van elk EDMS bestaat:

Documenten beheren in de repository . Omvat procedures voor het toevoegen en verwijderen van documenten, het opslaan van versies, het overbrengen naar een archief, het onderhouden van een archief, enz.

Documenten zoeken . Het bestaat uit zoeken op attributen, visueel zoeken op verschillende bomen waarin documenten zijn opgeslagen, zoeken op volledige tekst, semantisch zoeken, enz.

Routing- en uitvoeringscontrole . Zorgt voor de levering van documenten als onderdeel van de zakelijke procedures in de organisatie. Eigenlijk komt de term “elektronisch documentbeheer” van deze functionaliteit. Documentroutes kunnen flexibel of rigide zijn. Bij flexibele routing wordt de volgende ontvanger van het document bepaald door de medewerker bij wie het document zich op dat moment bevindt. Bij harde routering wordt het pad van documenten vooraf bepaald op basis van een bepaalde logica. De routeringsfunctie is niet in alle EDMS aanwezig. Systemen zonder routeringsfaciliteiten worden elektronische archieven genoemd. Uitvoeringscontrole is een integraal onderdeel van routing. Het is belangrijk dat een document bepaalt waar het naartoe gaat en waar het nu is. In feite wordt de route gedefinieerd in termen van het passagepad en de tijdsintervallen voor de uitvoering van het document door elk van de deelnemers aan het passageproces. Onder uitvoering van een document wordt verstaan ​​de uitvoering van een actie die verband houdt met het document door elk van de deelnemers binnen het kader van zijn officiële bevoegdheden.

Rapporten . Ze dienen als een analoog van kantoordocumentlogboeken. Aan de hand van diverse rapportages kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel tijd medewerkers aan een bepaald document hebben besteed, de snelheid van de documentverwerking per afdeling, etc. Rapporten zijn uitstekend materiaal voor het nemen van managementbeslissingen.

Administratie . Ondersteuning voor de werking van het systeem zelf, het instellen van de parameters, enz.

Vanuit technologisch oogpunt verschillen elektronische documentbeheersystemen weinig van andere gedistribueerde informatiesystemen. Vanuit het principe van de bouwarchitectuur proberen ze zoveel mogelijk moderne trends en markteisen te volgen. Het meest populaire concept is nu een open omgeving, maximaal aanpasbaar aan specifieke behoeften, maar tegelijkertijd eenvoudig te installeren en te onderhouden, met een “thin” client en een speciale applicatieserver, indien mogelijk multi-platform. Alle bestaande systemen komen in meer of mindere mate dichter bij dit ideaal. Systemen die zijn gebaseerd op een volledig uitgeruste client die aan een specifiek platform is gekoppeld, zijn echter nog steeds vrij gebruikelijk. Soms wordt in deze gevallen een aparte webclient met beperkte functionaliteit aangeboden voor toegang op afstand. In het GranDoc-systeem van het bedrijf Granit Center is de volledige functionaliteit bijvoorbeeld alleen beschikbaar bij gebruik van de clientapplicatie, maar de gebruiker kan met een gewone browser documenten in het archief zoeken en bekijken.

De mate van effectiviteit van het gebruik van een EDMS wordt bepaald door de mate waarin documenten (ongestructureerde informatie) de informatie-inhoud van de activiteiten van de onderneming bepalen. Het is bijvoorbeeld duidelijk dat voor een puur handelsorganisatie de belangrijkste informatie-inhoud bestaat uit gestructureerde gegevens in databases. Wellicht moet zo’n organisatie contracten opslaan, maar het is onwaarschijnlijk dat het tot de implementatie van een EDMS zal komen. Maar als een handelsorganisatie uitgroeit tot een handelsmonster met een netwerk van winkels in tientallen steden, een complexe logistiek en een eigen productie van halffabrikaten, dan zul je vroeg of laat moeten nadenken over de implementatie van een ERP-systeem. In de volgende fase kan het aantal groothandelsafnemers en grote klanten zo groot worden dat u zult moeten nadenken over de introductie van CRM. En alleen als het managementapparaat uitgroeit tot honderden mensen, zullen er parallelle niet-kernprojecten verschijnen, zullen er diversificatieproblemen ontstaan ​​en zal de taak ontstaan ​​om een ​​elektronisch controlesysteem te introduceren. Tegelijkertijd moeten sommige systemen mogelijk worden geïntegreerd, zodat het CRM-systeem koppelingen heeft naar brieven, contracten en kopieën van binnenkomende bestellingen die in het EDMS zijn opgeslagen.

In sommige gevallen is de integratie van deze systemen zelfs nog nauwer: het EDMS kan dienen als een integrerend transportmiddel voor het verzenden van documenten tussen de systemen die ze genereren en de systemen die ze verbruiken, in gevallen waarin directe communicatie op het niveau van gestructureerde gegevens tussen deze systemen plaatsvindt. systemen zijn niet nodig. Stel dat een onderneming CRM- en ERP-systemen heeft, en het is vereist dat de CRM kwartaalrapportages vanuit de ERP registreert over de levering van goederen aan een specifieke klant, eventueel aangevuld met commentaar van experts. Het is duidelijk dat het het handigst is om dergelijke rapporten in een EDMS op te slaan. Dankzij de integratie van ERP en EDMS wordt het document automatisch aangemaakt en opgeslagen. Dankzij de integratie van EDMS en CRM is het mogelijk om automatisch een document aan de kaart van een specifieke klant te koppelen. En al deze bewerkingen kunnen automatisch plaatsvinden.

Het is duidelijk dat de functionaliteit van documentbeheersystemen in termen van het oplossen van managementproblemen vrijwel volledig voldoet aan de behoeften van vandaag, en er zal hier de komende jaren niet veel ontwikkeling plaatsvinden. De belangrijkste ontwikkelingsrichting van documentbeheersystemen is het vergroten van de efficiëntie van het ophalen van informatie, de integratie met middelen voor het publiceren van informatie op netwerken, het automatisch sorteren en categoriseren van documenten.

De ontwikkeling van documentbeheersystemen zal een tweede wind krijgen met de komst van tools die semantisch zoeken naar informatie en het intelligent automatisch abstraheren van teksten op basis van betekenis mogelijk maken.

Beschrijving van de presentatie door individuele dia's:

1 dia

Diabeschrijving:

2 dia

Diabeschrijving:

Organisatie van kantoorwerk en documentstroom met behulp van elektronische communicatie. Basistermen en concepten Documentatieondersteuning voor management (DMS) omvat vraagstukken op het gebied van documentatie, organisatie van het werk met documenten in het beheerproces en systematisering van hun archiefopslag. Documentatie is het creëren van documenten, dat wil zeggen de voorbereiding, uitvoering, coördinatie en productie ervan. Registratie: een reeks maatregelen om de voorschoolse educatie van een onderneming of organisatie te garanderen. Er wordt wel eens gezegd dat de voorschoolse onderwijsinstelling de belangrijkste functie van kantoorwerk is. Organisatie van het werk met documenten - zorgen voor het verplaatsen, zoeken, opslaan en gebruiken van documenten. Systematisering van archiefopslag van documenten - bepaling van regels voor het opslaan van informatie die in de organisatie is gecreëerd, het ophalen en gebruiken ervan ter ondersteuning van de besluitvorming van het management. Documentstroom is de verplaatsing van documenten binnen de voorschoolse onderwijsinstelling. Een bedrijfsprocedure is een opeenvolging van bepaalde handelingen die door werknemers van organisaties worden uitgevoerd om een ​​taak of doel binnen het raamwerk van de activiteiten van een onderneming of organisatie op te lossen. Het elektronische archief lost het probleem op van het systematiseren van de archiefopslag van elektronische documenten binnen de voorschoolse onderwijsinstelling.

3 dia

Diabeschrijving:

Elektronisch kantoorbeheer en documentstroom in een onderneming Elektronisch kantoorbeheer en documentstroom in een onderneming is een geautomatiseerd systeem voor meerdere gebruikers dat het proces van het beheren van het werk van een hiërarchische organisatie begeleidt. Basisconcepten van elektronisch kantoorbeheer en documentstroom Elektronisch documentbeheer ( EDF) is een uniform mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm worden gepresenteerd, met de implementatie van het concept "papierloos kantoorwerk". Een elektronisch document (ED) is een document dat is gemaakt met behulp vanpmiddelen, dat kan worden ondertekend met een elektronische digitale handtekening (EDS) en kan worden opgeslagen op computermedia in de vorm van een bestand met het juiste formaat. Elektronische digitale handtekening (EDS) is een analoog van een handgeschreven handtekening, een middel om informatie te beschermen en de mogelijkheid te bieden de integriteit te controleren en de authenticiteit van elektronische documenten te bevestigen. Elektronisch documentbeheer. De belangrijkste voordelen van implementatie: reductie van financiële en tijdskosten voor het maken en verwerken van documenten; een effectieve organisatie van de documentstroom verhoogt de efficiëntie van de afdelingen en diensten van het bedrijf; integratie van informatie met gegevens in verschillende documenten zodat het management snelle en geïnformeerde managementbeslissingen kan nemen; het creëren van voorwaarden voor de transitie van routinematig beheer van papieren documenten naar veelbelovende papierloze (elektronische) technologie; optimalisatie van bedrijfsprocessen met betrekking tot kantoorwerk en documentstroom in de onderneming;

4 dia

Diabeschrijving:

Documenten maken op basis van sjablonen Methoden voor het maken van sjablonen: Vanaf nul Gebaseerd op een voltooid document Een sjabloon is een blanco of blanco formulier waarin de gebruiker, in overeenstemming met zijn taken, de nodige kolommen invult met zijn eigen informatie. Fasen bij het maken van sjablonen: 1. Bestand - aanmaken (selecteer documenttype - sjabloon) 2. De sjabloon bewerken als een gewoon document 3. Macro's en informatievelden invoegen (menu opdrachtveld invoegen) 4. Bestand - Opslaan als - selecteer documenttypesjabloon en voer een naam in.

5 dia

Diabeschrijving:

Documentsjablonen maken op basis van formulieren Formulierelementen: Tekstveld Selectievakje Keuzelijst met invoervak ​​Tabelframe Velden dimmen Elk formulierelement heeft zijn eigen parameters Menu Beeld - Werkbalk - Formulieren Na het aanmaken van het sjabloon en het ordenen van de formuliervelden wordt de wijzigingsbeveiliging ingesteld VOORBEELD van een sjabloon met vormen

6 dia

Diabeschrijving:

Elektronische digitale handtekening. Doel en toepassing Elektronische digitale handtekening (EDS) is een vereiste voor een elektronisch document dat bedoeld is om dit elektronische document te beschermen tegen vervalsing. Met het gebruik van een digitale handtekening kunt u: De integriteit van het verzonden document controleren: als er sprake is van een toevallige of opzettelijke wijziging in het document wordt de handtekening ongeldig. Bescherming tegen wijzigingen (vervalsing) document: de garantie op detectie van vervalsing tijdens integriteitscontrole maakt vervalsing onpraktisch. Onmogelijkheid om het auteurschap op te geven. Omdat een correcte handtekening alleen kan worden gemaakt als de privésleutel bekend is, kan de eigenaar zijn handtekening niet weigeren. Bewijs van het auteurschap van het document: Omdat u alleen een correcte handtekening kunt maken als u de privésleutel kent, kan de eigenaar van het sleutelpaar zijn auteurschap van de handtekening onder het document bewijzen. Al deze eigenschappen van de digitale handtekening maken dit mogelijk gebruikt voor de volgende doeleinden: Aangifte van goederen en diensten (douaneaangiften) Registratie van transacties op objecten onroerend goed Gebruik in banksystemen Elektronische handel en overheidsopdrachten Toezicht op de uitvoering van de staatsbegroting In systemen van beroep bij autoriteiten Voor verplichte rapportage aan overheidsinstanties Organisatie van juridisch belangrijke elektronische documentenstromen in afwikkelings- en handelssystemen

7 dia

Diabeschrijving:

Elektronische digitale handtekening. Middelen en toepassing Schema's voor het construeren van een digitale handtekening Er zijn verschillende schema's voor het construeren van een digitale handtekening: Gebaseerd op symmetrische encryptie-algoritmen. Deze regeling voorziet in de aanwezigheid in het systeem van een derde partij: een arbiter die het vertrouwen van beide partijen geniet. Autorisatie van een document is het feit dat het wordt gecodeerd met een geheime sleutel en wordt overgedragen aan een arbiter. Gebaseerd op asymmetrische versleutelingsalgoritmen. Op dit moment zijn dergelijke digitale handtekeningsystemen het meest gebruikelijk en worden ze op grote schaal gebruikt. Het algemeen aanvaarde schema voor digitale handtekeningen omvat drie processen: Het genereren van sleutelparen. Met behulp van een algoritme voor het genereren van sleutels wordt op een even waarschijnlijke manier een privésleutel geselecteerd uit een reeks mogelijke privésleutels, en wordt de overeenkomstige openbare sleutel berekend. Vorming van een handtekening. Voor een bepaald elektronisch document wordt een handtekening berekend met behulp van de privésleutel. Controle (verificatie) van de handtekening. Voor document- en handtekeninggegevens wordt de geldigheid van de handtekening bepaald met behulp van de publieke sleutel. Voorwaarden voor het gebruik van de digitale handtekening: Verificatie van de handtekening moet worden uitgevoerd met een publieke sleutel die overeenkomt met de exacte private sleutel die bij het ondertekenen is gebruikt. Zonder het bezit van de privésleutel moet het computationeel moeilijk zijn om een ​​legitieme digitale handtekening te creëren.

8 dia

Diabeschrijving:

Microsoft Outlook - Microsoft Outlook-tool voor werkplekautomatisering biedt de mogelijkheid om e-mailberichten uit te wisselen, uw agenda, taken en contactenlijst te beheren Microsoft Outlook-interface

Tegen de achtergrond van de wijdverbreide introductie van informatie- en telecommunicatietechnologieën in Russische organisaties, zowel bij de overheid als bij bedrijven, bestaat er serieuze belangstelling voor het automatiseren van de voorbereiding van en het werken met documenten en de introductie van computertechnologieën in voorschoolse onderwijsinstellingen. Een bewijs hiervan is de snelle groei van de Russische markt voor dergelijke technologieën en documentbeheersystemen (DMS). Dit wordt bevestigd door de reikwijdte van de werkzaamheden in het kader van het federale programma ‘Elektronisch Rusland’ en soortgelijke regionale programma’s. De introductie van elektronisch documentbeheer vereist echter niet zozeer een oplossing van technologische als wel organisatorische en juridische problemen, en vooral op een evolutionaire manier.
Het is duidelijk dat papieren en elektronische documenten nog geruime tijd onder gelijke voorwaarden naast elkaar zullen bestaan. Daarom moet het CMS dat in organisaties wordt gebruikt ondersteuning bieden voor zowel de elektronische als de traditionele (papieren, foto, film, enz.) documentstroom en het proces van rationele overgang van het één naar het ander.
De organisatie van het openbaar bestuur in Rusland is altijd een probleem geweest: een enorm land, de hoge kosten van managementbeslissingen en een omslachtig managementapparaat vereisten de creatie van een bepaald systeem dat de gevolgen van ineffectieve en irrationele beslissingen zou minimaliseren. Het was gebaseerd op de scheiding van de functies van de inhoudelijke uitvoering van documenten en de controle op de uitvoering. De controle over de verplaatsing en uitvoering van documenten werd toevertrouwd aan speciale mensen - griffiers, die informatie vastlegden over inkomende, uitgaande en interne documenten, resoluties (instructies) over documenten en hun implementatie, evenals de verplaatsing (overdracht) en archivering van documenten binnen de organisatie. De basis van de technologie van een dergelijk systeem is:

• instructies voor kantoorwerk;
• nomenclatuur van gevallen;

• registratiekaart (RC) van het document;
• kaartindexen die sets van RK combineren;
• logboeken voor documentoverdracht;
• controlekaarten.

Wanneer een officieel document bij de organisatie arriveert, de aanvaarding en controle ervan, registratie (in een tijdschrift of Republiek Kazachstan) en het opleggen van een resolutie, het invullen van een controlekaart (indien nodig) en overdracht aan een ambtenaar (of personen) voor uitvoering zijn verzekerd. Daarom kan een ambtenaar informatie verkrijgen over welke documenten hij heeft voor uitvoering, welke termijnen geschikt zijn voor uitvoering, enz. Wanneer een document wordt uitgevoerd (wanneer alle instructies erop zijn voltooid), wordt het naar het dossier gestuurd en vervolgens naar de RC ervan. en het document zelf worden in het archief geplaatst. De regulering van een dergelijk systeem door middel van instructies en standaarden maakte de automatisering ervan mogelijk en relatief ongecompliceerd. overgang naar geschikte computertechnologieën en databases.
Het is waar dat hier juridische en organisatorische conflicten ontstonden vanwege de noodzaak om de toegangsrechten tot informatie over documenten te beheren, wat het directe gebruik van westerse rechtssystemen problematisch maakte (zelfs als we geen rekening houden met de fantastische kosten ervan). Als gevolg hiervan verschenen er in de jaren negentig van de vorige eeuw nogal wat Russische systemen van verschillende mate van complexiteit, die de hierboven beschreven functionaliteit boden - van de eenvoudigste archiefkasten tot redelijk ontwikkelde producten die bijna in dozen lagen (Assepoester, Delo-96 , enz.), evenals een heel complex van add-ons boven Lotus Notes.
Ze boden allemaal, in verschillende mate van volledigheid, processen voor het registreren van documenten, het vastleggen van resoluties, het controleren van de uitvoering, het zoeken naar documenten met behulp van verschillende details, het genereren van allerlei soorten rapporten, enz. De meest geavanceerde systemen maakten het ook mogelijk om de boekhouding van de verplaatsing van papieren documenten. Kantoorautomatiseringssystemen waren dus bedoeld om de activiteiten van kantoorpersoneel te ondersteunen, en niet van ambtenaren, en zorgden ervoor dat er met het documentbeheersysteem kon worden gewerkt, en niet met de documenten zelf. Merk op dat dergelijke systemen vandaag de dag nog steeds relevant zijn. Tegelijkertijd moeten computertechnologieën van voorschoolse onderwijsinstellingen zorgen voor:

• het ondersteunen van het werk van niet alleen kleuterschoolpersoneel, maar ook van ambtenaren;
• de mogelijkheid om documentbestanden aan de WG toe te voegen;
• de mogelijkheid om de samenstelling van attributen in de Republiek Kazachstan uit te breiden voor speciale soorten documenten;
• ondersteuning voor collectief werk aan documenten en de voorafgaande overweging ervan tijdens de goedkeuring;
• de mogelijkheid om door documentteksten te zoeken;
• de mogelijkheid om documentsjablonen te gebruiken, teksten samen te stellen uit gevestigde zinnen, toegang te krijgen tot regelgevingsdocumenten (regelgevende rechtshandelingen en technische regelgevende rechtshandelingen).

De volgende benaderingen voor het genereren van documentbestanden zijn van toepassing:

• documenten kunnen rechtstreeks van artiesten en auteurs in de vorm van bestanden worden ontvangen;
• documenten kunnen bij de ingang worden gescand en vervolgens met hun elektronische afbeeldingen werken;
• documenten kunnen worden verkregen uit relevante informatiefondsen (informatiesystemen, databases, websites, portalen).

De eerste aanpak kan worden gebruikt als er sprake is van een intensieve documentenstroom tussen organisaties en als er passende contractuele relaties zijn opgebouwd. Deze aanpak is toepasbaar voor de documentstroom tussen de moederorganisatie en haar externe structuren of ondergeschikte organisaties. In dit geval worden, volgens een afgesproken protocol (meestal per e-mail), zowel de RC van het document (om de registratie te vereenvoudigen) als het documentbestand zelf verzonden. Voor de betrouwbaarheid worden het document en de RC vaak gecodeerd en (of) ondertekend met een elektronische digitale handtekening. Het papieren origineel wordt per gewone post verzonden.
Er is dus een klasse van technologieën gevormd die papier-elektronisch kan worden genoemd, wanneer bijna al het werk binnen een organisatie wordt uitgevoerd met documentbestanden binnen het raamwerk van een geautomatiseerd systeem. Bij deze technologie worden papieren documenten vaak onmiddellijk na registratie gescand en werken ze vervolgens met de elektronische versie (in de vorm van een afbeeldingsbestand - het is in de regel niet nodig om deze vóór de tekst te herkennen). Het origineel zelf wordt in het bestand geplaatst en wordt niet langer gebruikt.
De introductie van dergelijke technologie maakt dit mogelijk

• de verplaatsing van documenten door de hele organisatie versnellen;
• zorgen voor een tijdige beoordeling van documenten;
• zorgen voor effectieve controle over de uitvoering van documenten;
• de efficiëntie van zowel individuele functionarissen als de organisatie als geheel vergroten;
• de kosten voor reproductie, overdracht en opslag van kopieën van papieren documenten verlagen;
• Geef documentuitvoerders de mogelijkheid om de meest complete documentatiebasis te gebruiken.

Maar in deze technologie blijven papieren originelen bestaan: ze worden nog steeds gedrukt, ondertekend, verzonden, nemen ruimte in beslag en verbruiken hulpbronnen.
Wanneer de werkplekken van alle medewerkers worden geautomatiseerd en papier-elektronische technologie wordt geïntroduceerd, is er behoefte aan verdere verbetering en het achterwege laten van papieren originelen, tenminste voor die documenten waarvan de levenscyclus zich in de organisatie afspeelt (interne documenten). Maar zelfs hier doen zich een aantal technologische (beschikbaarheid en gebruik van digitale handtekeningen, hun aantal, beschikbaarheid en gebruik van certificeringscentra, informatiebeveiliging en informatiebescherming) en juridische problemen voor (juridische kracht en bewijs van elektronische documenten, hun officiële status, indiening van elektronische documenten aan inspectie-autoriteiten). Hiermee rekening houdend moet het elektronische documentbeheersysteem het volgende bieden:

• opslag in het systeem en overdracht van documentbestanden ondertekend met digitale handtekening;
• ambtenaren hebben een elektronische handtekening;
• voorbereiding van elektronische documenten, inclusief de noodzakelijke procedures voor “elektronische” goedkeuring en ondertekening;
• elektronische documenten de status van officiële documenten geven.