Wie had een paar decennia geleden gedacht dat de tijd zou komen dat het mogelijk zou zijn om met iedereen contact op te nemen, waar dan ook? Bol binnen een paar seconden? Zo’n tijd is aangebroken en biedt burgers tegelijkertijd nieuwe kansen om hun rechten te verdedigen. Er worden nu immers door een notaris gecertificeerde sms-berichten en correspondentie gebruikt WhatsApp-diensten en Viber kan als sterk bewijs fungeren. Maar waar is dit voor?

De situaties kunnen heel verschillend zijn: van familieproblemen tot ernstige schendingen van verschillende verplichtingen. In dergelijke gevallen kan elektronische correspondentie een goede bewijsbasis worden die de zaak kan helpen winnen.

Op welke gronden? e-mailcorrespondentie zou het bewijs kunnen zijn?

Volgens artikel 55 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie wordt bewijs beschouwd als informatie die legaal is verkregen en die wordt gebruikt om een ​​zaak te beoordelen en hierover een beslissing te nemen. Maar kunnen sms-correspondentie of WhatsApp-chat bewijs worden?

Dat kan, artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie bepaalt dit rechtstreeks. Volgens het kan informatie voor de behandeling van de zaak omvatten digitale opnames ontvangen via elektronische communicatie.

Hoe documenteer je correspondentie via SMS, WhatsApp en Viber?

Hoewel volgens de wet elektronische correspondentie bewijsmateriaal kan worden, is het niet erg duidelijk hoe dit wordt gedocumenteerd? In feite is alles veel eenvoudiger dan het lijkt.

Allereerst wordt de correspondentie overgebracht naar een materiële bron en vervolgens afgedrukt goede kwaliteit op papier. Correspondentie aan de rechtbank kan alleen in deze gedrukte vorm worden verstrekt. Daarnaast moet de aanvrager aangeven: wanneer, door wie en onder welke omstandigheden de betreffende boekingen zijn gedaan.

Maar alleen het vastleggen van de correspondentie is niet voldoende; de ​​rechtbank moet de authenticiteit ervan bevestigen. Dit kan op een van de vier manieren:

• Neem de correspondentie op, print deze uit, stel een protocol op met de verplichte aanwezigheid van getuigen, met vermelding van hun persoonlijke gegevens.
• Bij het documenteren van correspondentie vóór aanvang van het proces is de procedure hetzelfde, alleen is in plaats van getuigen de aanwezigheid van een notaris vereist. De notaris bekrachtigt officieel de correspondentie, die vervolgens naar de rechtbank kan worden gestuurd.
• Als de behandeling van de zaak al is begonnen, moet de correspondentie worden gedocumenteerd in overeenstemming met artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie. In dit geval kunnen bij rechterlijke uitspraak materialen worden opgevraagd, ook bij telecomoperatoren.
• Een andere methode vereist een onderzoek, het vervolgens vastleggen van de correspondentie en het afdrukken ervan op papier, evenals een schriftelijk deskundigenoordeel over de inhoud van de correspondentie.

Waar kan ik telefooncorrespondentie waarmerken?

SMS-berichten, maar ook correspondentie op WhatsApp en Viber kunnen bij een notariskantoor worden beëdigd. Bel hiervoor +7 495 767-12-77 en maak een afspraak met een notaris.

Stel dat u te maken heeft met een rechtspersoon die geregistreerd is in de Russische Federatie. Maar je kent alleen de naam en je hebt geen geld om het te gebruiken betaalde diensten of het bestellen van professionele concurrentie-informatie.

Wat kunt u gratis, direct en legaal over een bedrijf op internet te weten komen?

1. Algemene informatie uit het Unified State Register of Legal Enities

Wat je kunt vinden: datum van oprichting van het bedrijf, registratieadres, volledige namen van de oprichters en algemeen directeur, naar welke tak van de federale belastingdienst en Pensioenfonds het bedrijf, de soorten activiteiten, de geschiedenis van wijzigingen in het Unified State Register of Legal Entities (wijzigingen in het charter, benoeming van algemeen directeuren, enz.) zijn bijgevoegd.

U kunt zowel op OGRN/TIN als op naam/volledige naam zoeken naar bedrijven en individuele ondernemers. Houd er rekening mee dat u, om alle gegevens te verkrijgen, de PDF via de link moet downloaden. Zorg ervoor dat u naast de eerste paragraaf van het artikel de tweede toepast.

2. Zijn er documenten om informatie te wijzigen ingediend bij het Unified State Register of Legal Enities?

Wat je kunt vinden: informatie over juridische entiteiten die bezig zijn met het registreren/aanbrengen van wijzigingen in het Unified State Register of Legal Enities.
Kortom: we kijken of er in de nabije toekomst informatie uit de in paragraaf `1 genoemde database verandert.

Gebruiksopmerkingen: vergelijkbaar met de vorige paragraaf.

3. Is het wettelijke adres betrouwbaar?

Wat u kunt controleren: Wordt het bedrijfsadres gebruikt voor massaregistratie van rechtspersonen?

4. Rechtszaken waarin de bedrijfsnaam wordt genoemd

Wat je kunt vinden: een zee van interessante details: belastingontduiking, achterstallige salarissen, schendingen van de industriële veiligheid, enz. Dit item moet vóór het interview worden ingevuld.

Gebruiksopmerkingen: Om te voorkomen dat u tijd verspilt aan het doorzoeken van vergelijkbare gevallen en snel iets heel interessants te vinden, gaat u naar het tabblad ‘Categorieën’.

Analogen:

5. Schulden aan deurwaarders

Wat je kunt vinden: of de onderneming achterstallige betalingen aan het Pensioenfonds heeft, onbetaalde belastingen of schulden aan medewerkers/partners die al met behulp van deurwaarders worden geïnd.

Gebruiksopmerkingen: bij het zoeken is het beter om niet de naam te gebruiken, maar de OGRN, die te vinden is in paragraaf 1. Ook is het zinvol om contact op te nemen met de algemeen directeur over zijn schulden als individu.

6. Is het bedrijf failliet?

Wat je kunt vinden: berichten over de verschillende fasen van de faillissementsprocedure van een bepaalde onderneming (als die er waren): resultaten van crediteurenvergaderingen, resultaten van veilingen, enz.

Gebruiksopmerkingen: Om te zoeken kun je beter de OGRN gebruiken, die je in de eerste paragraaf kunt vinden.

7. Hypotheekeigendom van de vennootschap

Wat je kunt vinden: Geboortedata, paspoortnummers, TIN, e-mailadressen, VIN-nummers van auto's.

Gebruiksopmerkingen: open meldingsteksten met behulp van links. Het zijn de meest interessante dingen.

P.S. Ivan Sidorovitsj Sidorov leeft blijkbaar in een enigszins vertekende werkelijkheid, waar hij zaken doet met Ivan Petrovich Petrov van Romashka LLC :-)

8. Neemt het bedrijf deel aan overheidsopdrachten?

Wat je kunt vinden: wat en in welke hoeveelheid het bedrijf aan overheidsinstanties heeft geleverd.

9. Voldoet het bedrijf aan zijn verplichtingen jegens partners?

Wat u kunt controleren: is deze ingevoerd? rechtspersoon naar het register van gewetenloze leveranciers.

10. Zijn de licenties van het bedrijf geldig?

Wat u kunt controleren: Zijn de licenties vermeld op de website van het bedrijf geldig?

Gebruiksopmerkingen: Er worden bijvoorbeeld drie registers gegeven, maar er zijn er meer.

11. Contacten uit de “gele pagina”

Wat je kunt vinden: website, telefoonnummer, feitelijk adres.

12. Hoeveel zijn de aandelen van het bedrijf waard?

Wat je kunt vinden: dynamiek van de aandelenkoers van het bedrijf in de afgelopen jaren.

Gebruiksopmerkingen: inbellen Google-naam bedrijven + “gedeelde prijs”.

13. Heeft het bedrijf patenten?

Wat je kunt vinden: informatie over uitvindingen die door het bedrijf zijn gedaan of gekocht.

Gebruiksopmerkingen: Als patenten niet in de database staan, is dit geenszins een garantie voor de afwezigheid ervan.

14. Informatie over de website van het bedrijf

Een apart onderwerp is het verzamelen van informatie over bedrijfswebsites. Zowel momenteel bestaand als verlaten/verwijderd. Mijn bescheiden ervaring verzameling van informatie suggereert dat over vergeten en verborgen pagina's Meestal worden de meest interessante dingen geschreven. Dit proces wordt in drie materialen gedetailleerd beschreven.

De meeste bedrijven begrijpen het belang van het maken van back-ups. Maar het probleem is dat niet veel bedrijven een idee hebben van wat een databack-upstrategie zou moeten zijn. Als gevolg hiervan verliezen ze informatie, klanten en dus geld. In 2014 rapporteerden experts dat bedrijven jaarlijks ongeveer 1,7 biljoen dollar verliezen als gevolg van onherstelbare verliezen van waardevolle gegevens waarvan om de een of andere reden geen back-up werd gemaakt. Nu is dit cijfer gestegen, aangezien een uur gedwongen stilstand van een datacenter de exploitant $50.000 - $80.000 kost. Twee jaar geleden bracht een uur downtime verliezen van $40.000 - $60.000 met zich mee.

Elk jaar groeit dit bedrag naarmate de waarde van de gegevens geleidelijk toeneemt. En het gaat niet alleen om informatie; uitval van gewone apparatuur als gevolg van verschillende soorten problemen schaadt immers de portemonnee van zowel het bedrijf dat eigenaar is van de infrastructuur als zijn klanten.

Alleen al in de eerste helft van 2016 gingen 554 miljoen records verloren of gestolen als gevolg van cyberaanvallen. Het meest voorkomende doel van hacken is het stelen van persoonlijke gegevens van gebruikers. In de Verenigde Staten was de gezondheidszorg het meest getroffen gebied. Tegelijkertijd overheidsinstanties verloor in de eerste helft van 2016 maximale hoeveelheid gegevens ( waar we het over hebben over verloren of gestolen gegevens).

Bovendien zijn in heel 2015 707,5 miljoen gegevens verloren gegaan of gestolen als gevolg van cyberaanvallen. Dit is echter minder dan in 2014, toen hetzelfde cijfer 1,02 miljard records bedroeg.

Een van de redenen voor gegevensverlies is de onvoorbereidheid van bedrijven op kritieke gebeurtenissen (stroomstoringen, fysieke schade aan apparatuur, hacking en gegevensdiefstal, natuurrampen). Als je niet van tevoren voor back-ups zorgt, zal het later tergend pijnlijk zijn, velen hebben hiervan gehoord. Maar zoals ze zeggen: “de muizen huilden, injecteerden zichzelf, maar bleven de cactus eten.” Laten we eens kijken welke onverwachte gevallen zich voordoen die plotseling leiden tot een gedeeltelijke of volledige stopzetting van het werk van telecommunicatiebedrijven en hun divisies. Dit gaat niet alleen over gegevensverlies en back-ups, maar deze situaties doen je nadenken over hoe snel een goedlopend proces/bedrijfsoperatie in chaos kan veranderen. Ondanks planning kunnen en zullen onverwachte situaties zich vroeg of laat zeker voordoen.

Een droevig speelgoedverhaal

Een van de meest sensationele verhalen uit het verleden is het verlies van Pixar-werknemers grote reeks gegevens op ToyStory 2. Vervolgens verwijderde een van de medewerkers per ongeluk een database met honderden belangrijke elementen karakteranimaties, bronnen van de personages zelf, enz. Nadat het bedrijf had besloten de gegevens uit de back-up te herstellen, bleek dat de back-up al ruim een ​​maand niet meer werkte.

Er bestond een dreiging dat een hele maand werk (of zelfs meer) verloren zou gaan. Maar toen bleek dat een van de projectmanagers regelmatig alle gegevens naar zijn thuis-pc stuurde om thuis aan het project te kunnen werken. Alleen dankzij dit (en het moet worden opgemerkt, dit was een overtreding van de bedrijfsregels) werden de gegevens hersteld.

Als de gegevens niet beschikbaar waren op thuisserver, dan zou de timing van het project kunnen worden uitgesteld en zou het bedrijf in een zeer onaangename situatie terechtkomen.

Ongeval met een datacenter

Als we het hebben over plotselinge gebeurtenissen die tot gegevensverlies en -schade hebben geleid, kunnen we niet anders dan de zaak uit 2007 in herinnering brengen. Toen kwam Rackspace (dat nog niet zo ingeburgerd was als jaren later) voor een verrassing te staan. Een SUV crashte in haar datacenter. De bestuurder van deze auto leed aan suikerziekte. Tijdens de reis verloor hij het bewustzijn, drukte zijn voet op het gaspedaal en de auto, die van de rijbaan vloog, botste op volle snelheid tegen een object waarin het centrum van de energie-infrastructuur van het datacenter van het bedrijf zich bevond.

Het hulpvoedingssysteem begon onmiddellijk te werken, maar er deed zich een probleem voor: het hoofdkoelsysteem startte niet. Hierdoor raakte de apparatuur snel oververhit, dus besloten de medewerkers van het bedrijf alles uit te zetten zodat de servers en andere apparatuur niet uitvielen.

Het gevolg was dat het datacenter ongeveer vijf uur lang stilstond, terwijl niets werkte. Deze vijf uur hebben het bedrijf 3,5 miljoen dollar gekost.

... en nog een paar trieste IT-verhalen

Een storing in het systeem is moeilijk te voorspellen, wat logisch is. Storingen komen zelfs voor in de meest betrouwbare systemen krachtige infrastructuur. Maar de frequentie van storingen kan aanzienlijk worden verminderd door gebruik te maken van systeemredundantie. In een betrouwbare infrastructuur kan (en moet, in theorie) elk onderdeel ervan redundant zijn, inclusief stroom, koeling, enz. Hoogwaardige datacenters maken gebruik van N+1- en N+2-schema's om te voorzien hoog systeem betrouwbaarheid. De eisen aan de betrouwbaarheid van de datacenterinfrastructuur worden steeds groter, omdat de kosten van gedwongen downtime stijgen. Er doen zich echter nog steeds problemen voor.

In hetzelfde jaar 2013 stopte bijvoorbeeld een van de grootste hostingproviders ter wereld met werken. Het datacenter van het bedrijf, gevestigd in Utah, VS, ondervond problemen als gevolg van een hardwarestoring tijdens preventief werk op de server. En dit resulteerde in een aantal apparatuurstoringen in het hele datacenter. Als gevolg hiervan functioneerde een groot aantal webservices en sites een tijdje niet meer. Deze mislukking kostte de hostingprovider een aanzienlijk bedrag.

En meteen nadat de gamingmarkt zijn intrede doet Xbox-consoles Eén daarvan heeft de belasting op de servers van het bedrijf verhoogd (en zeer aanzienlijk). Hierdoor begon ook de clouddienst te falen. Windows-service Azuur. De hele dag waren er problemen met de werking van Xbox Live - gegevens werden soms niet opgeslagen, soms niet geladen, multiplayer in games werkte niet.

In 2015 leed het beroemd bedrijf Vtech, dat speelgoed produceert en elektronische apparaten voor kinderen. Toen hackte iemand de servers van het bedrijf en werden 4,8 miljoen records uit de klantendatabase gestolen. Daarnaast werden ook gegevens van 200.000 kinderen (hun namen werden bij de registratie door hun ouders opgegeven) gestolen.

Het bleek dat het bedrijf de principes niet erg zorgvuldig volgde informatiebeveiliging. Zwakke wachtwoorden, zwakke codering, een klein aantal back-ups - dit alles leidde tot grote problemen. Vtech heeft voor een deel het vertrouwen verloren van klanten en investeerders die ontevreden zijn over de nalatigheid van medewerkers.

Dit jaar werd al een ander geval van onverantwoord werk bekend. Het hoofd van een klein hostingbedrijf dat ongeveer 1.500 klanten bediende, bleek verantwoordelijk te zijn voor het gegevensverlies. Op een drukke avond voerde Marco Marsala het commando rm -rf (foo)/(bar) uit op alle servers, en de variabelen (foo)/(bar) waren (per ongeluk) niet ingesteld. Als gevolg hiervan werden alle gegevens van alle servers verwijderd.

Door een ongelukkig toeval werden schijven met back-ups op de servers gemonteerd. Al deze gegevens zijn ook gewist. De getroffen bedrijfseigenaar vroeg andere gebruikers of het mogelijk was om informatie te herstellen na het uitvoeren van de opdracht rm -rf (foo)/(bar). Het is duidelijk dat andere gebruikers hem niets goeds hebben verteld. Als gevolg hiervan leidde onoplettendheid ertoe dat het bedrijf moest worden gesloten (dit werd gemeld door dezelfde Marsala). Het is dus niet voldoende om back-ups te maken; deze moeten ook op een veilige plaats worden bewaard. In de commentaren gaven gebruikers aan: “Als je maar één back-up hebt, heb je geen back-up”, wat in de meeste gevallen ook waar is.

En het zijn niet alleen mensen die problemen hebben. kleine bedrijven. Een van de grootste banken ter wereld, Barclays, kreeg bijvoorbeeld een paar jaar geleden een boete van enkele miljoenen dollars. Reden: gedeeltelijk verlies zakelijke correspondentie over 10 (!) jaar. Het bedrijf verloor gegevens als gevolg van onvolmaakte gegevensopslagsystemen. Door een technische storing zijn de letters verloren gegaan.

En het zou prima zijn als alleen de banken brieven kwijt zouden raken. Financiële bedrijven, hoewel ze over een perfecte telecommunicatie-infrastructuur moeten beschikken, zijn immers niet de makers van e-maildiensten, zoals bijvoorbeeld Google. Ja, ja, dit bedrijf is ook verre van ideaal als het gaat om het opslaan van gebruikersinformatie. In 2011, Gmail postdienst van Google, waar duizenden gebruikers zich zorgen over maakten.

Sommigen van hen hebben, nadat ze op hun account waren ingelogd, geen brieven of contacten gezien. Het werd toen beïnvloed door volgens Google, “slechts 0,08%” van het totale aantal dienstgebruikers. Maar in die tijd gebruikten 193 miljoen mensen Gmail, en zelfs een honderdste procent van dit aantal bestond uit de bevolking van een kleine stad. Een van de klanten van de dienst klaagde vervolgens over het verlies van 17.000 brieven - dit was al die tijd al zijn activiteit.

De meeste gegevens van het bedrijf zijn teruggestuurd omdat Google gegevensback-up voorop stelt bij al het werk van het bedrijf. Maar sommige gebruikers bleven achter met problematische accounts, en de reputatie van Gmail had eronder te lijden.

Redenen voor dataverlies en back-ups in bedrijven

Een van de meesten veelvoorkomende redenen die leiden tot gegevensverlies en reservekopieën gegevens belichten we vijf hoofdpunten. Dit is een mislukking van een vervoerder, een menselijke factor, softwarefout, hardwarefout en problemen met netwerkapparatuur.

Mediafout

Dit is een van de meest voorkomende redenen voor gegevensverlies. Meestal treedt dit probleem op als de media niet worden gecontroleerd en de staat van dergelijke apparatuur niet regelmatig wordt gecontroleerd. Het niet opvolgen van de instructies van de fabrikant of het onzorgvuldig omgaan met media kunnen allemaal een storing veroorzaken.

Menselijke factor

Dit is de op een na meest voorkomende reden voor het falen van gegevensback-upsystemen, waardoor informatie helemaal niet wordt geback-upt of de back-ups zelf worden gewist. Om te vermijden soortgelijke problemen Het personeel moet gekwalificeerd zijn, er zijn duidelijke instructies en plannen nodig die moeten worden gevolgd.

Softwareprobleem

Dit is ook een van de meest voorkomende problemen. Software-update, het ene programma vervangen door een ander, toevoegen softwaremodule in het back-upsysteem - er zijn veel redenen voor de mislukking. En hoe complexer zo’n systeem is, hoe groter de kans op falen.

Hardwarefout

Insgelijks vorig probleem, kan de apparatuur defect raken bij het vervangen van sommige hardwaremodule, als gevolg van fysieke veroudering van hardwaresystemen of zonder duidelijke reden.

Netwerkstoring

Misvormd script, fout netwerkapparatuur, kunnen sommige pof tientallen andere redenen de voortgang beïnvloeden back-up gegevens.

Particulieren doen niets betere bedrijven(of misschien nog erger) in termen van het maken van back-ups van uw gegevens. In 2015 voerde Backblaze een gebruikersonderzoek uit, waaruit bleek dat slechts 39% van de gebruikers elk jaar zelfs een volledige back-up van hun gegevens maakt. Slechts 8% van de respondenten doet dit dagelijks.

Als conclusie

De eigen telecommunicatie-infrastructuur van een bedrijf is complex, duur en tijdrovend. Natuurlijk zijn er momenten waarop u simpelweg niet zonder een eigen datacenter kunt. Maar in de overgrote meerderheid van de gevallen is het voor een bedrijf gemakkelijker om gebruik te maken van kant-en-klare infrastructuur, inclusief back-upsystemen, dan om eigen systeem.

In ieder geval, voor welk doel dan ook, je hebt aanzienlijk nodig rekenkracht, we hebben een dienst"

Wat is e-mail? In de moderne zakenwereld is dit:

• Jouw gezicht. Met behulp van e-mail kunt u een positief beeld creëren in de ogen van de tegenpartij of de eerste indruk bederven.
• Jouw werkinstrument. Veel communicatie met de buitenwereld vindt plaats via e-mail. Als u dit instrument goed beheerst, kunt u uw leven een stuk eenvoudiger maken.
• Een krachtige afleiding. Buitenwereld proberen u lastig te vallen, af te leiden en op een dwaalspoor te brengen via e-mail.

Laten we vanuit dit perspectief eens kijken naar het werken met e-mail. Laten we beginnen met iets eenvoudigs.

Een brief opmaken

Ik gebruik post Mozilla-client Thunderbird, dus ik zal het als voorbeeld gebruiken. Laten we een nieuwe brief maken en van boven naar beneden door de lijst met velden gaan.

Aan wie. Kopiëren. Bcc

Sommigen weten het misschien niet, maar "Aan" in Mozilla kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".

• Aan wie: we schrijven de hoofdontvanger of meerdere ontvangers gescheiden door een puntkomma.
• Kopiëren: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
• Bcc: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar onbekend moet blijven voor de andere ontvangers van de brief. Het is vooral geschikt om te gebruiken voor massale verzending van zakelijke brieven, zoals kennisgevingen.

Fout V massale mailing specificeer ontvangers met behulp van de velden "Kopiëren" of "Aan". Meerdere keren per jaar ontvang ik brieven waarin in het veld ‘Cc’ 50 tot 90 ontvangers worden vermeld. Er is sprake van schending van de privacy. Niet al uw ontvangers hoeven te weten met wie u nog meer aan een soortgelijk onderwerp werkt. Het is goed als dit mensen zijn die elkaar kennen. Wat als er concurrerende bedrijven op de lijst staan ​​die niets van elkaar weten? U moet in ieder geval voorbereid zijn op onnodige uitleg en maximaal op het beëindigen van de samenwerking met een van hen. Doe dat niet.

Onderwerp van de brief

Het belang van de onderwerpregel van een brief wordt vaak (soms verstandig) in hun brief geschreven zakelijke blogs professionele diensten nieuwsbrieven. Maar meestal hebben we het over verkoopbrieven, waarbij de onderwerpregel van de brief het probleem ‘de e-mail moet worden geopend’ oplost.

We bespreken de dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier lost het thema het probleem op: “de brief en de auteur moeten gemakkelijk worden geïdentificeerd en vervolgens gevonden.” Bovendien zal je toewijding naar je terugkeren in de vorm van karma van talloze antwoordbrieven, alleen met voorvoegsels Met betrekking tot: of Vooruit, waaronder je zult moeten zoeken de juiste brief over het onderwerp.

Twintig brieven is de hoeveelheid correspondentie van een dag voor een middenmanager. Ik heb het helemaal niet over ondernemers en bedrijfseigenaren; hun aantal brieven daalt soms met 200 of meer per dag. Daarom nogmaals: stuur geen e-mails met een leeg onderwerp.

Dus, hoe formuleer je de onderwerpregel van een e-mail correct?

Fout #1 : Alleen de bedrijfsnaam in het onderwerp. Bijvoorbeeld 'Sky' en dat is alles. Ten eerste bent u waarschijnlijk niet de enige die vanuit uw bedrijf communiceert met deze tegenpartij. Ten tweede heeft zo'n onderwerp geen enkele betekenis, omdat de naam van uw bedrijf al zichtbaar is vanaf het adres. Ten derde, raad eens hoe de jouwe eruit zal zien eigen doos met deze benadering van correspondentie? Zoiets als dit.

Is het handig om op dergelijke onderwerpen te zoeken?

Fout #2 : flitsende, verkopende kop. Het is geweldig als je weet hoe je zulke koppen moet schrijven. Maar is het gepast om deze vaardigheden te gebruiken in zakelijke correspondentie? Onthoud het doel van de onderwerpregel van een zakelijke e-mail: niet om te verkopen, maar om identificatie en zoeken te bieden.

Brief tekst

Er zijn veel handleidingen voor het schrijven van teksten verschillende gevallen leven. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin en andere woordmeesters hebben bijvoorbeeld veel nuttige informatie. Ik raad je aan om hun artikelen te lezen, in ieder geval om de algemene geletterdheid te verbeteren en de algemene stijl van geschreven spraak te verbeteren.

Tijdens het schrijven van een brief moeten we verschillende beslissingen achter elkaar nemen.

Een kwestie van beleefdheid . Aan het begin van de brief kun je vervagen tot beleefdheden of zelfs tederheid in de geest van 'Mijn beste Rodya, het is meer dan twee maanden geleden dat ik je schriftelijk heb gesproken, waar ik zelf last van heb gehad en zelfs niet heb geslapen nachten, nadenken.” Zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel wat betreft de tijd om zo’n inleiding te schrijven, als wat betreft de tijd van de gesprekspartner om deze te lezen. Correspondentie is zaken, weet je nog? Geen essay in het brievengenre voor een wedstrijd of een brief aan Raskolnikovs moeder, maar zakelijke correspondentie.

Wij respecteren onze tijd en die van de ontvanger!

Het heeft alleen zin om uzelf voor te stellen en de omstandigheden van uw kennis in herinnering te brengen in de eerste brief die u stuurt na een vluchtige ontmoeting op een tentoonstelling. Als dit een voortzetting is van de samenwerking of lopende correspondentie, schrijven we in de eerste brief van de dag: "Hallo, Ivan", in de tweede en volgende: "Ivan, ...".

Hoger beroep . Ik heb me altijd zorgen gemaakt over de vraag aan wie ik een brief moet richten als er meerdere ontvangers zijn. Onlangs schreef ik een brief gericht aan drie meisjes genaamd Anna. Zonder enige twijfel schreef ik “Hallo, Anna” en maakte me geen zorgen. Maar dat geluk is niet altijd het geval.

Wat als er drie of zelfs zeven ontvangers zijn en ze niet dezelfde naam hebben? Je kunt ze bij naam noemen: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pyotr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. Je kunt schrijven: "Hallo collega's!"

Voor mezelf gebruik ik de regel om de persoon in het veld 'Aan' met de naam aan te spreken. En neem helemaal geen contact op met degenen in de kopie. Met deze regel kunt u ook nauwkeuriger bepalen (één!) van de geadresseerde van de brief en het doel van deze brief.

Citaat . Vaak is correspondentie een reeks brieven met vragen en antwoorden - in één woord een dialoog. Het wordt als een goede gewoonte beschouwd om de correspondentiegeschiedenis niet te verwijderen en uw antwoord bovenaan de geciteerde tekst te schrijven, zodat u, wanneer u een week later terugkeert naar deze correspondentie, de dialoog gemakkelijk van boven naar beneden kunt lezen, aflopend op datum.

Om de een of andere reden is de standaardinstelling in Mozilla ‘Plaats de cursor na aanhalingstekens’. Ik raad aan dit te wijzigen in het menu “Extra” → “Opties”. rekening» → “Opstellen en adresseren”. Het moet zo zijn.

Doel van de brief . Zakelijke brieven er zijn twee soorten:

• wanneer we de gesprekspartner eenvoudig informeren (bijvoorbeeld een rapport over het verrichte werk voor de maand);
• en wanneer we iets van de gesprekspartner willen. Bijvoorbeeld zodat hij de bijgevoegde factuur goedkeurt voor betaling.

In de regel zijn er vele malen meer bemoedigende brieven dan rapportagebrieven. Als we iets van de gesprekspartner willen bereiken, is het van groot belang om dit in een brief in platte tekst te zeggen. De call-to-action moet vergezeld gaan van een naam en moet de laatste zin van de brief zijn.

Fout : "Porfiry Petrovich, ik weet wie de oude vrouw heeft doodgehakt."

Rechts : "Porfiry Petrovich, ik was het die de oude vrouw doodhakte, neem alsjeblieft maatregelen om mij te arresteren, ik ben het lijden beu!"

Waarom zou de correspondent voor u moeten nadenken wat u met deze brief moet doen? Hij kan immers de verkeerde beslissing nemen.

Handtekening in de tekst . Dat moet zij zijn. Bovendien kunt u met alle e-mailclients automatische vervanging van handtekeningen configureren, bijvoorbeeld de klassieker “Met vriendelijke groet, …”. In Mozilla gebeurt dit in het menu “Extra” → “Accountopties”.

Het al dan niet schrijven van contacten in de handtekening is voor iedereen een persoonlijke kwestie. Maar als u op de een of andere manier met verkoop te maken hebt, schrijf dan zeker. Ook als de deal door communicatie niet tot stand komt, bent u in de toekomst goed vindbaar via de contacten uit de ondertekening.

Tenslotte nog een kenmerk van de brieftekst voor die gesprekspartners die het niet leuk vinden (geen zin hebben, geen tijd hebben) om uw brieven te beantwoorden. Geef de standaard aan in de hoofdtekst van de brief. Bijvoorbeeld: "Porfiry Petrovich, als je me niet vóór vrijdag 12.00 uur komt arresteren, beschouw ik mezelf als amnestie." Uiteraard moet de deadline realistisch zijn (je moet de tekst uit het voorbeeld niet op vrijdag om 11.50 uur versturen). De ontvanger moet fysiek in staat zijn om uw brief te lezen en ernaar te handelen. Een dergelijke ‘stilte’ ontheft u van de verantwoordelijkheid voor het uitblijven van een reactie van de gesprekspartner. Zoals altijd moet u het gebruik van deze functie verstandig benaderen. Als iemand op tijd en regelmatig op uw brieven reageert, kan zo'n ultimatum hem, zo niet beledigend, een beetje stress bezorgen of ertoe leiden dat hij besluit de brief niet meteen te beantwoorden, maar u tot vrijdag te laten wachten.

Bijlagen

Brieven worden vaak geleverd met bijlagen: cv's, commerciële voorstellen, schattingen, schema's, scans van documenten - heel erg handig hulpmiddel en tegelijkertijd een bron van volksfouten.

Fout : enorme investeringsomvang. Ik ontvang vaak e-mails met bijlagen van maximaal 20 MB groot. In de regel zijn dit scans van enkele documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. Mailprogramma de correspondent zal vrijwel zeker enkele minuten vastzitten in een vergeefse poging om een ​​voorbeeld van deze bijlage te laden. En God verhoede dat de ontvanger deze brief op een smartphone probeert te lezen...

Persoonlijk verwijder ik dergelijke brieven onmiddellijk. Wilt u niet dat uw e-mail in de prullenbak belandt voordat deze wordt gelezen? Controleer de omvang van de investering. Het wordt aanbevolen dat deze niet groter is dan 3 MB.

Wat te doen als deze overschreden wordt?

• Probeer uw scanner opnieuw te configureren naar een ander formaat en een andere resolutie. PDF en 300 dpi produceren bijvoorbeeld goed leesbare scans.
• Denk aan programma's als WinRar-archiveringsprogramma of 7zip. Sommige bestanden zijn perfect te comprimeren.
• Wat moet u doen als de bijlage groot is en u deze niet kunt comprimeren? Een bijna lege boekhouddatabase weegt bijvoorbeeld 900 MB. Diensten voor cloudinformatieopslag komen te hulp: Dropbox, Google Drive en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, zetten grote bijlagen automatisch om in koppelingen cloud-opslag. Maar ik beheer mijn informatie die in de cloud is opgeslagen liever zelf, dus ik ben niet blij met de automatisering van Mail.ru.

En nog een niet geheel voor de hand liggende aanbeveling over investeringen - hun Naam . Het moet begrijpelijk en acceptabel zijn voor de ontvanger. Er was eens dat we in gezelschap kookten commercieel aanbod in de naam... laat het Fjodor Michajlovitsj Dostojevski zijn. Ik ontving een brief van de manager met een concept-CP ter goedkeuring, en in de bijlage zat een bestand met de naam “ForFedi.docx”. De manager die mij dit stuurde, had een dialoog die ongeveer zo ging:

Beste manager, bent u persoonlijk bereid deze gerespecteerde man te benaderen en hem in zijn gezicht Fedya te noemen?

Op de een of andere manier, nee, hij is een gerespecteerd man, iedereen noemt hem bij zijn voornaam en patroniem.

Waarom noemde u de bijlage ‘Voor Fedi’? Als ik het hem nu meteen stuur, denk je dan dat hij bijlen van ons zal kopen met behulp van deze CP?

Ik wilde het later hernoemen...

Waarom een ​​tijdbom voorbereiden - weigering potentiële klant- of extra werk voor uzelf creëren door het bestand een andere naam te geven? Waarom geeft u de bijlage niet meteen de juiste naam: "For Fyodor Mikhailovich.docx" of nog beter - "KP_Sky_Axes.docx".

We hebben dus min of meer e-mail als een “gezicht” uitgezocht. Laten we verder kijken naar e-mail als hulpmiddel. efficiënt werk en laten we het hebben over de afleidende component ervan.

Werken met letters

E-mail is een krachtige afleiding. Zoals met elke afleiding moet met e-mail worden omgegaan door de regels aan te scherpen en werkschema's in te voeren.

U moet op zijn minst ALLE meldingen over binnenkomende e-mail uitschakelen. Als de e-mailclient standaard is geconfigureerd, ontvangt u een melding en geluidssignaal, en ze laten het pictogram naast de klok knipperen en tonen een voorbeeld van de brief. Kortom, ze zullen er alles aan doen om je eerst weg te rukken van het moeizame werk, en je vervolgens in de afgrond van ongelezen brieven en ongeziene mailings te storten - minus een uur of twee van je leven.

Sommige mensen hebben een sterke wilskracht waardoor ze zich niet laten afleiden door meldingen, maar gewone mensen Het is beter om het lot niet te verleiden en ze uit te schakelen. In Mozilla Thunderbird gebeurt dit via het menu "Extra" → "Instellingen" → "Algemeen" → "Als er nieuwe berichten verschijnen."

Als er geen meldingen zijn, hoe kun je dan begrijpen dat er een brief is aangekomen?

Heel eenvoudig. U maakt zelf bewust tijd vrij om uw e-mail te analyseren, uw e-mailclient te openen en alles te bekijken ongelezen berichten. Dit kan twee keer per dag, bijvoorbeeld tijdens de lunch en 's avonds, of tijdens gedwongen stilstand, bijvoorbeeld in de file.

Mensen vragen vaak: hoe zit het met reactietijden en spoedbrieven? Ik antwoord: er zitten geen dringende brieven in uw post. Tenzij je op een afdeling werkt klantenondersteuning(deze afdeling heeft een eigen reglement voor het werken met post).

Als er dringende brieven zijn, zal de afzender u hierover informeren via andere kanalen: telefoon, sms, Skype. Dan ga je bewust je e-mailclient in en verwerkt je dringende post. Alle tijdmanagementgoeroes (bijvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met zijn 'Time Drive') verklaren een standaardantwoord op e-mail binnen 24 uur. Dit is een normale regel van goede manieren: verwacht geen onmiddellijke antwoorden via e-mail van uw gesprekspartner. Als er een dringende brief is, geef dan meer tijd snelle kanalen communicatie.

We hebben dus de meldingen uitgeschakeld en zetten nu de e-mailclient aan volgens ons schema.

Wat moeten we doen als we naar de mail gaan en deelnemen aan een activiteit die ‘parsing’ wordt genoemd e-mail"? Waar is het begin en het einde van dit werk?

Ik heb veel gehoord over het Zero Inbox-systeem, maar helaas heb ik nog geen enkele persoon ontmoet die het gebruikt. Ik moest mijn wiel opnieuw uitvinden. Er zijn artikelen over dit onderwerp op Lifehacker. Bijvoorbeeld, " ". Hieronder zal ik het hebben over het nul-inbox-systeem in mijn interpretatie. Ik zou het op prijs stellen als GTD-goeroes commentaar zouden geven en het beschreven systeem zouden toevoegen of verbeteren.

Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat e-mail geen taakplanner of archief voor uw activiteiten is. Daarom moet de map Inbox altijd leeg zijn. Zodra u begint met het doorzoeken van uw inbox, stop dan niet en laat u nergens door afleiden totdat u deze map heeft geleegd.

Wat te doen met e-mails in uw inbox? U moet elke letter opeenvolgend doorlopen en verwijderen. Ja, markeer gewoon en druk op Delete op uw toetsenbord. Als u er niet toe kunt komen de brief te verwijderen, moet u beslissen wat u ermee gaat doen.

1. Kunt u deze in drie minuten beantwoorden? Moet ik het beantwoorden? Ja, het is noodzakelijk, en het antwoord duurt niet langer dan drie minuten. Geef dan onmiddellijk antwoord.
2. U moet antwoorden, maar het voorbereiden van een antwoord duurt meer dan drie minuten. Als u een taakplanner gebruikt waarmee u een e-mail in een taak kunt omzetten, verander de e-mail dan in een taak en vergeet deze voor een tijdje. Ik gebruik bijvoorbeeld de absoluut geweldige service Doit.im. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres genereren: u stuurt de brief ernaar door en het wordt een taak. Maar als u geen taakplanner heeft, verplaatst u de brief naar de submap "0_Run".
3. Nadat u een brief snel heeft beantwoord, er een taak van heeft gemaakt of deze eenvoudigweg heeft gelezen, moet u beslissen wat u vervolgens met dit bericht gaat doen: verwijder het of stuur het naar een van de mappen voor langdurige opslag.

Dit zijn de mappen voor langetermijnopslag die ik heb.

• 0_Uitvoeren. Ik heb niet zo'n map, maar als je geen planner hebt, herhaal ik, kun je hier brieven plaatsen die gedetailleerd werk vereisen. Ook deze map moet regelmatig worden schoongemaakt, maar met een doordachte aanpak op een speciaal daarvoor gereserveerd tijdstip.
• 1_Ref. Hier heb ik brieven vandaan gehaald achtergrondinformatie: welkomstbrieven met logins van verschillende webservices, tickets voor aankomende vluchten, enzovoort.
• 2_Projecten. Hier wordt een archief bewaard met correspondentie over partners en projecten waarmee lopende relaties bestaan. Uiteraard is er voor ieder project of partner een aparte map. In de map van de partner heb ik niet alleen brieven van zijn medewerkers gestopt, maar ook brieven van medewerkers van Neba die betrekking hadden op deze partner. Heel handig: indien nodig is alle correspondentie over het project met een paar muisklikken bij de hand.
• 3_Museum. Dit is waar ik de brieven neerzet waarvan het zonde zou zijn om ze te verwijderen, en het voordeel ervan is niet duidelijk. Mappen met gesloten projecten uit "2_Projecten". Kortom, het “Museum” bewaart de eerste kandidaten voor verwijdering.
• 4_Documenten. Hier zijn brieven met elektronische voorbeelden van documenten die in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de boekhouding, bijvoorbeeld afstemmingsrapporten van klanten, kaartjes voor gemaakte reizen. De map heeft veel overeenkomsten met de mappen “2_Projects” en “1_Reference”, alleen slaat deze op boekhoudkundige informatie en in de map “2_Projects” - beheer. In “4_Documents” is er dode informatie, en in “2_Projects” is er live informatie.
• 5_Kennis. Hier plaats ik alleen echt nuttige nieuwsbrieven waar ik na een tijdje op terug wil komen voor inspiratie of om oplossingen te vinden.

Er zijn andere instellingen e-mailclient, belangrijk voor de werking van dit systeem. Ten eerste is er in Thunderbird standaard een selectievakje “Berichten markeren als gelezen”. Het liefst doe ik dit bewust, dus weg met de vlag! Ga hiervoor naar het menu “Extra” → “Instellingen” → “Geavanceerd” → “Lezen en weergeven”.

Ten tweede gebruiken we filters . Voorheen maakte ik actief gebruik van filters die brieven automatisch doorstuurden naar de juiste mappen op basis van het adres van de afzender. Brieven van een advocaat zijn bijvoorbeeld verplaatst naar de map ‘Advocaat’. Om verschillende redenen heb ik deze aanpak verlaten. Ten eerste: brieven van een advocaat hebben in 99% van de gevallen betrekking op een project of partner, wat betekent dat ze naar de map van deze partner of project moeten worden verplaatst. Ten tweede: ik besloot om bewustzijn toe te voegen. U moet zelf beslissen waar een specifieke brief moet worden opgeslagen, en het is handiger om onverwerkte berichten maar op één plek te zoeken: in de inbox. Nu gebruik ik filters alleen voor het automatisch distribueren van reguliere brieven diverse systemen, dat wil zeggen brieven waarvoor ik geen beslissingen hoef te nemen. Filtert erin Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu “Extra” → “Berichtfilters”.

Dus, wanneer de juiste aanpak E-mail duurt 10 tot 60 minuten per dag, afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie.

Ja, en nog iets. Heeft u meldingen over de aankomst van nieuwe brieven al uitgeschakeld? ;)

Tamara Vorotyntseva – ontwikkelingsdirecteur van het trainingsbedrijf “BUSINESS PARTNER” (Moskou). Praktiserend business coach, auteur van het boek “Building a Personnel Training System” en publicaties in zakelijke publicaties in Rusland, Kazachstan en Oekraïne. Maker van de online nieuwsbrief: “ E-mailcorrespondentie in business" op de abonneer.ru-server! Het boek is praktische gids voor zakenmensen die actief corresponderen met klanten en partners. Het bevat hulpmiddelen die u hierbij kunnen helpen elektronische communicatie effectief, optimaal in tijd en resultaat, maximaal consistent met de normen en regels van het moderne bedrijfsleven. De auteur geeft praktisch advies, illustreert zijn observaties met praktijkgevallen en geeft beredeneerde conclusies. De tekst van het boek is rijk aan herkenbare voorbeelden van echte zakelijke correspondentie. De auteur deelt zijn observaties, technieken en ‘trucs’ die de efficiëntie en effectiviteit van het bedrijfsleven aanzienlijk kunnen beïnvloeden e-mail. Als u een zakenman bent en het belangrijk voor u is om snel, beknopt en vakkundig te schrijven, in overeenstemming met de regels van goede zakelijke omgangsvormen, zal dit boek uw betrouwbare assistent worden.

Boek:

Wanneer u met de velden Aan, Cc en Bcc werkt, moet u er rekening mee houden dat dit een belangrijk onderdeel van de e-mail is dat van invloed is verdere acties deelnemers aan de correspondentie.

‘Aan wie’ (‘Dat’). Dit veld bevat het adres van de ontvanger aan wie de brief en de daarin opgenomen informatie rechtstreeks is geadresseerd. De auteur van de brief wacht op een reactie van de hoofdontvanger. Als er twee ontvangers in dit veld zijn geplaatst, wacht de auteur van de brief op een antwoord van elk of enkele van hen (houd hier rekening mee als uw naam op de lijst met ontvangers staat). Houd er tegelijkertijd (als u de afzender bent) rekening mee dat het niet erg raadzaam is om meer dan één geadresseerde op te nemen in het veld “Aan” (“Aan”). Een brief die naar meerdere ontvangers wordt gestuurd, krijgt mogelijk geen enkel antwoord, omdat de een denkt dat de ander zal antwoorden.

Als de brief aan u is geadresseerd, maar kopieën van andere ontvangers bevat, zorg er dan voor dat u de knop “Allen beantwoorden” gebruikt wanneer u antwoordt! Hiermee kunt u de kring van ontvangers behouden die de initiatiefnemer van de correspondentie heeft aangewezen.

“Kopiëren” (“Cs”). IN In dit veld plaatst u de adressen van ontvangers die naar uw mening op de hoogte moeten zijn van correspondentie via deze kwestie. Deze ontvangers ontvangen informatie alleen ‘ter informatie’. De cc-ontvanger hoeft doorgaans niet op de brief te reageren, maar kan dit indien nodig wel doen.

LET OP. DIT IS BELANGRIJK!

Als uw naam in het veld "Cc" ("CC") staat, onthoud dan bij het aangaan van correspondentie dat er situaties zijn waarin het uiterst belangrijk is om beleefd te zijn. Gebruik de zinsneden: ‘Laat mij deelnemen aan de discussie’ of ‘Laat mij deelnemen aan uw dialoog’ of ‘Laat mij mijn mening uiten.’

"Blinde carbonkopie" ("Bcc"). Dit veld is in sommige bedrijven verboden voor gebruik, omdat het een hulpmiddel is dat in strijd is met de ethische communicatienormen. Het doel van dit veld is om de ontvanger uit te nodigen om een ​​‘geheime getuige’ te worden.

Als het uw bedrijfspraktijk is om dit veld in uw werk te gebruiken, overweeg dan het volgende. De ontvanger bevindt zich in " bcc", blijft onzichtbaar voor de primaire ontvanger en de ontvangers in de kopie. Soms is het nuttig dat de afzender en de “geheime ontvanger” vooraf overeenstemming hebben bereikt (of zich er later van bewust zijn) over de reden en het doel van deze informatiemethode.

LET OP. DIT IS BELANGRIJK!

De “verborgen” ontvanger mag absoluut niet vanuit dit veld corresponderen.