3.1. Om de productie-, beheer- en ondersteunende activiteiten in de Organisatie te automatiseren, is het gebruik van een beperkte lijst commerciële software (volgens het Register) en vrije software (noodzakelijk om productietaken uit te voeren en gespecificeerd in het PC-paspoort) toegestaan.

3.2. Elk werkstation bevat een set software voor het uitvoeren van een specifiek type activiteit. De initiële configuratie van de werkplek wordt bepaald door het hoofd van de structurele eenheid samen met het hoofd van de IT-afdeling. Software die geen onderdeel uitmaakt van de geautomatiseerde werkplek mag niet zonder goedkeuringsprocedure door medewerkers van de Organisatie worden geïnstalleerd en gebruikt.

3.3. Een beschrijving van de pc-configuratie en een lijst met geïnstalleerde software worden vastgelegd in het pc-paspoort en ondertekend door de IS-beheerder, het hoofd van de structurele eenheid, het hoofd van de IT-afdeling en de IS-gebruiker. Dit bevestigt de overeenkomst tussen de partijen:

3.3.1. Met de volledige set werkstationapparatuur gespecificeerd in het PC-paspoort en de lijst met geïnstalleerde software;

3.3.2. Met het feit van de overdracht van de verantwoordelijkheid van de Organisatie naar de medewerker (IS-gebruiker) voor het gebruik van software zonder licentie, ongeoorloofde wijzigingen in de configuratie van het werkstation en ongeoorloofde installatie van software op het werkstation die aan deze Gebruiker is toevertrouwd.

3.4. Alle handelingen voor installatie, onderhoud en ondersteuning, en verwijdering van geautomatiseerde werkpleksoftware worden rechtstreeks (met medewerking) uitgevoerd door IS-beheerders.

3.5. De procedure voor het bedienen van software in de organisatie bestaat uit de volgende fasen:

3.5.1. Het bepalen van softwarebehoeften

Een verzoek om aanvullende software te installeren kan worden ingediend door: A) het hoofd van een structurele eenheid, B) de IS-beheerder.

A) Het verzoek van het hoofd van een structurele eenheid om de software te installeren wordt gedaan in de volgende gevallen:

de noodzaak om een ​​geautomatiseerde werkplek voor een nieuwe medewerker te organiseren;

de noodzaak voor medewerkers om nieuwe (aanvullende) taken uit te voeren, waarvoor aanvullende software of een volledige vervanging van de werkplek nodig is;

de opkomst van kwalitatief nieuwe (alternatieve) software ter vervanging van de software die op de werkplek wordt gebruikt.

Het hoofd van de structurele eenheid bereidt een aanvraag voor software-installatie voor in het goedgekeurde formulier, gericht aan het hoofd van de IT-afdeling.

Indien de gevraagde software beschikbaar is in de Organisatie, voert een specialist van de ICT-afdeling installatiewerkzaamheden uit en wordt een licentie toegewezen aan de werkplek van de gebruiker.

Als er geen vacante licenties zijn voor commerciële software in de organisatie (uit de lijst in het register), bereidt het hoofd van de structurele eenheid op de voorgeschreven wijze een aanvraag voor de aanschaf van software voor.

Als het nodig is om commerciële software aan te schaffen die buiten de registerlijst staat:

Het hoofd van de IT-afdeling bepaalt de mogelijkheid om deze commerciële software in de IS van de organisatie te gebruiken;

Het hoofd van een structurele eenheid bereidt een aanvraag voor de aankoop van commerciële software voor;

Na de aanschaf voert het hoofd van de IT-afdeling informatie over de nieuwe commerciële software in het logboek van toevoegingen aan het Register in. Aan het einde van het jaar wordt informatie uit het tijdschrift overgedragen aan het Register ter goedkeuring voor de volgende periode.

B) Het verzoek van de IS-beheerder om de software te installeren wordt gedaan in de volgende gevallen:

het elimineren van kwetsbaarheden in de informatiebeveiligingssystemen van de organisatie;

geplande vervanging van door gebruikers gebruikte software;

introductie van nieuwe informatietechnologieën.

Procedure voor het goedkeuren van software-installatie:

Het hoofd van de IT-afdeling stelt de beschikbaarheid van vrije licenties vast en wijst de benodigde licenties toe (wijst deze toe aan het werkstation of de server), zorgt ervoor dat de benodigde software wordt geïnstalleerd.

Als het nodig is om extra software aan te schaffen, bepaalt het hoofd van de IT-afdeling de mogelijkheid van gebruik ervan in de IS van de organisatie en bereidt hij een aankoopaanvraag voor.

3.5.2. Software kopen

3.5.2.1. De aanschaf van software wordt uitgevoerd in overeenstemming met de huidige inkoopregels van de organisatie.

3.5.2.2. Het hoofd van de IT-afdeling neemt als deskundige deel aan de werkzaamheden van de wedstrijdcommissie.

3.5.2.3. De aangeschafte software wordt geaccepteerd voor de boekhouding op de boekhoudafdeling en overgedragen aan de IT-afdeling voor inbedrijfstelling.

3.5.3. Software-installatie (implementatie)

3.5.3.1. Het hoofd van de IT-afdeling zorgt voor de operationele boekhouding van de licenties van de software die in gebruik wordt genomen, organiseert de werkzaamheden voor het installeren van de software op de pc's van IS-gebruikers.

3.5.3.2. De IS-beheerder genereert een PC-paspoort in het elektronische boekhoudsysteem, maakt 2 exemplaren van het PC-paspoort op papier, ondertekent het zelf en legt het ter ondertekening voor aan het hoofd van de structurele eenheid, het hoofd van de IT-afdeling en de IS-gebruiker . Eén exemplaar van het paspoort blijft bij het hoofd van de structurele eenheid, de andere wordt opgeslagen in het documentenarchief van de IT-afdeling.

3.5.3.3. Als u commerciële software installeert (implementeert):

3.5.3.3.1. Het hoofd van de IT-afdeling stelt een certificaat op over de levensduur van commerciële boekhoudsoftware, een inbedrijfstellingscertificaat (indien nodig);

3.5.3.3.2. Hardwaresleutels (inclusief sleutelmedia), echtheidscertificaten (stickers op de behuizing van de systeemeenheid van het werkstation) worden overgedragen aan de gebruiker van de IS als onderdeel van het werkstation.

3.5.4. Softwareondersteuning en -onderhoud

3.5.4.1. Softwareondersteuning en -onderhoud wordt uitgevoerd door technische specialisten - IS-beheerders of programmeurs.

3.5.4.2. Softwareondersteuning en -onderhoud bestaat uit het uitvoeren van de volgende soorten werkzaamheden:

configuratie en aanpassing van geïnstalleerde software;

installatie van software-updates;

gereguleerde creatie van back-upkopieën (archivering) van software en gebruikersgegevens (elektronische documenten, databases);

problemen oplossen die verband houden met het gebruik van geïnstalleerde software;

het raadplegen van IP-gebruikers.

3.5.4.3. Softwareonderhoudswerkzaamheden kunnen worden geïnitieerd door de IS-gebruiker (hoofd van een structurele eenheid) of rechtstreeks door de IS-beheerder of programmeur.

3.5.4.4. Elke wijziging in de lijst met geïnstalleerde software die tijdens de werkzaamheden is ontstaan, moet in het PC-paspoort worden weergegeven.

3.5.5. Verwijderen (buiten gebruik stellen) van software

3.5.5.1. In de volgende gevallen wordt de software buiten gebruik gesteld:

het verstrijken van de licentieperiode voor het gebruik van de software;

het vervangen van de gebruikte software door een alternatief;

stopzetting van softwaregebruik wegens gebrek aan behoefte, veroudering.

3.5.5.2. De ontmanteling wordt uitgevoerd door technische specialisten:

3.5.5.2.1. Er wordt een buitengewone audit van de software van de organisatie uitgevoerd;

3.5.5.2.2. De buiten gebruik gestelde software wordt verwijderd van alle pc's van de organisatie;

3.5.5.2.3. Indien nodig wordt een buitengebruikstellingsakte van commerciële software opgesteld en ingediend bij de boekhoudafdeling;

3.5.5.2.4. De nodige updates voor pc-paspoorten worden uitgevoerd;

3.5.5.2.5. Bij het verwijderen (buiten gebruik stellen) van commerciële software wordt het volgende overgedragen aan de IT-afdeling voor verdere opslag (indien nodig worden retourcertificaten afgegeven): hardwaresleutels (key media) die in het bezit waren van de IP-gebruiker, originele media bij de software distributiekit, documentatie voor de software, licentieovereenkomsten (overeenkomsten), kopieën van leveringscontracten, evenals documenten die het feit van aan- en verkoop bevestigen.

3.6. Wanneer u de software gebruikt, moet u:

3.6.1. Voldoe aan de vereisten van dit Reglement.

3.6.2. Gebruik de beschikbare software uitsluitend voor het uitvoeren van uw officiële taken.

3.6.3. Maak uzelf vertrouwd met het PC Passport nadat u nieuwe software hebt geïnstalleerd of verwijderd, en als u akkoord gaat met de daarin opgenomen gegevens, plaats dan uw handgeschreven handtekening in twee exemplaren van het PC Passport.

3.6.4. Garandeer de veiligheid van media met belangrijke informatie die wordt overgedragen als onderdeel van het werkstation, en authenticiteitscertificaten van commerciële software die op de behuizing van de systeemeenheid van het werkstation zijn geplakt.

3.6.5. Assisteer de IS-beheerder bij het uitvoeren van de installatie, configuratie, probleemoplossing en auditing van geïnstalleerde software.

3.6.3. Informeer IP-beheerders over eventuele feiten van overtreding van de vereisten van deze Regelgeving.

3.7. Bij gebruik van de software is het verboden:

3.7.1. Gebruik de werkplek voor andere doeleinden dan waarvoor deze is bedoeld.

3.7.2. Zelfstandig wijzigingen aanbrengen in het ontwerp, de configuratie, plaatsing van IS-werkstations en andere IS-apparatuur.

3.7.3. Wijzig de samenstelling van de op de werkplek geïnstalleerde software (nieuwe software installeren, de samenstelling van de componenten van softwarepakketten wijzigen en software verwijderen).

3.7.4. Gebruik externe media en start ongeoorloofd op uw eigen of een ander werkstation een systeem of toepassingsprogramma dat niet is gespecificeerd in het PC-paspoort.

Meestal worden exclusieve rechten voor boekhoudkundige doeleinden in aanmerking genomen als onderdeel van immateriële activa (IMA). Om dit te doen, moet tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden worden voldaan (clausule 3 van PBU 14/2007):

• de organisatie beschikt over documenten die haar rechten op het gebruik van het immateriële actief bevestigen;
• een immaterieel actief kan worden gescheiden van andere objecten;
• het immateriële object heeft geen materiële vorm;
• de organisatie is niet van plan de rechten op het computerprogramma gedurende minimaal een jaar te verkopen;
• een computerprogramma wordt gebruikt bij de productie van producten (werken, diensten) of voor managementbehoeften;
• de gebruiksduur van het computerprogramma langer duurt dan twaalf maanden;
• de initiële kosten van immateriële activa kunnen op betrouwbare wijze worden bepaald.

Om een ​​programma in de fiscale boekhouding als immaterieel actief te kunnen classificeren, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan (clausule 3 van artikel 257 van de Belastingwet van de Russische Federatie):

• de organisatie beschikt over documenten die haar rechten op het gebruik van het immateriële actief bevestigen;
• het object kan economische voordelen (inkomen) opleveren;
• de gebruiksduur van het computerprogramma bedraagt ​​meer dan 12 maanden.

Het blijkt dat als een object in de boekhouding als immaterieel actief wordt aangemerkt, dit object in de fiscale boekhouding ook als immaterieel actief wordt aangemerkt.

Bij de boekhouding moet een computerprogramma tegen historische kosten worden verantwoord. Deze kosten zijn gelijk aan de som van alle kosten voor de aanschaf ervan. Clausule 8 van PBU 14/2007 bepaalt dat de initiële kosten van immateriële activa stijgen met het bedrag aan kosten dat verband houdt met de verwerving van het actief (installatie, in bruikbare staat brengen, enz.).

Afschrijving en gebruiksduur

Immateriële activa ter waarde van maximaal 40.000 (vanaf 2016 tot 100.000) roebel kunnen op het moment van ingebruikname volledig worden afgeschreven in de belastingboekhouding. Aangezien onroerend goed tot 40.000 roebel niet kan worden afgeschreven (clausule 1 van artikel 256 van de Belastingwet van de Russische Federatie), kunnen de kosten van immateriële activa worden opgenomen in de materiële kosten (clausule 3 van clausule 1 van artikel 254 van de Belastingwet van de Russische Federatie). de Russische Federatie).

De kwestie van de belastingafschrijving op immateriële activa met een waarde van minder dan 40.000 roebel is controversieel. Eerder namen regelgevende instanties het standpunt in dat alle immateriële activa moeten worden afgeschreven, ongeacht hun waarde (brief van de Federale Belastingdienst van Rusland van 25 februari 2011 nr. KE-4-3/3006). Tegenwoordig bevestigen steeds meer brieven van het Ministerie van Financiën de mogelijkheid om immateriële activa met een lage waarde af te schrijven bij ingebruikname (brieven van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie gedateerd 31-08-2012 N 03-03-06/ 1/450, gedateerd 09/09/2011 N 03-03-10/86, gedateerd 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

Voor belastingdoeleinden wordt de gebruiksduur van een immaterieel actief bepaald volgens de regels vastgelegd in clausule 2 van Art. 258 Belastingwetboek van de Russische Federatie. Als algemene regel kan de gebruiksperiode van immateriële activa worden gespecificeerd in een contract of patent. Als de periode niet kan worden bepaald op basis van de documenten, worden de afschrijvingspercentages vastgesteld op basis van een gebruiksduur gelijk aan 10 jaar (maar niet langer dan de activiteitsperiode van de belastingbetaler).

Voor exclusieve rechten op computerprogramma's heeft de belastingbetaler het recht om zelfstandig de gebruiksduur te bepalen, die niet korter mag zijn dan twee jaar.

In de boekhouding bestaat er geen kostencriterium voor het bepalen van afschrijfbare eigendommen. Daarom moet de afschrijving worden berekend voor alle immateriële activa waarvan de gebruiksduur bekend is. Voor immateriële activa met een onbepaalde gebruiksduur vindt geen afschrijving plaats (clausule 23 van PBU 14/2007). Maar organisaties moeten de gebruiksperiode van immateriële activa elk jaar herzien, waarbij ze de eerder vastgestelde periode bevestigen of om objectieve redenen wijzigingen aanbrengen (clausule 27 van PBU 14/2007).

Het exclusieve recht op een computerprogramma heeft geen beperkte geldigheidsduur. Daarom wordt voor boekhoudkundige doeleinden de gebruiksperiode van een computerprogramma bepaald op basis van de periode waarin de organisatie het zal gebruiken (artikelen 26, 27 van PBU 14/2007). Als de periode niet bekend is, kan deze gelijk worden gesteld aan 5 jaar (clausule 4 van artikel 1235 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie).

De nuttige levensduur van een computerprogramma moet worden vastgelegd in de bestelling (deel 1, artikel 9 van wet nr. 402-FZ van 6 december 2011).

Om discrepanties in de boekhouding en de belastingadministratie te voorkomen, is het raadzaam om dezelfde gebruiksduur van het programma in te stellen (voor immateriële activa ter waarde van meer dan 40.000 roebel).

Berichten bij aankoop van exclusieve rechten :

Debet 20 (26, 44) Credit 05 - de maandelijkse afschrijving wordt berekend met behulp van een computerprogramma (de afschrijving wordt berekend vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de immateriële activa voor de boekhouding zijn aanvaard (clausule 31 van PBU 14/2007).

Als een organisatie een programma ter waarde van maximaal 40.000 roebel per keer afschrijft, zijn de berichten als volgt:

Debet 08-5 Credit 60 - er wordt rekening gehouden met de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma;

Debet 04 Credit 08-5 - het computerprogramma is in werking gesteld;

Debet 20 (23, 25, 26, 44) Credit 04 - de kosten van immateriële activa worden tegelijkertijd in aanmerking genomen als onderdeel van de materiële uitgaven (alleen bij de belastingadministratie);

Debet 20 (23, 25, 26, 44) Credit 05 - maandelijkse afschrijving werd berekend met behulp van een computerprogramma (alleen in de boekhouding).

Niet-exclusieve rechten

De meeste aangeschafte programma's en systemen hebben niet-exclusieve rechten en worden aangeschaft onder een licentie- of sublicentieovereenkomst. Dit type recht kan niet worden geclassificeerd als immateriële activa (clausule 3 van artikel 257 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Daarom worden niet-exclusieve rechten op onkostenrekeningen afgeschreven als onderdeel van andere uitgaven (clausule 26, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Belastingboekhouding

Bij belastingboekhouding moet een licentienemer die gebruik maakt van de toerekeningsmethode de kosten van het computerprogramma verdelen over de looptijd van de overeenkomst (brief van het Russische Ministerie van Financiën van 31 augustus 2012 nr. 03-03-06/2/95) . Als het contract geen periode specificeert, is het noodzakelijk om zelfstandig de periode voor het afschrijven van kosten vast te stellen, op basis van het uniformiteitsbeginsel (paragraaf 2, paragraaf 1, artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie, brief van de Russische Federatie). Ministerie van Financiën van de Russische Federatie d.d. 18 maart 2014 nr. 03-03-06/1/11743 en d.d. 18 maart 2013 nr. 03-03-06/1/8161). Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat als de gebruiksperiode niet wordt bepaald, de overeenkomst wordt beschouwd als gesloten voor 5 jaar (artikel 1235, artikel 4). Het Ministerie van Financiën volgt hetzelfde oordeel bij brieven d.d. 23-04-2013 nr. 03-03-06/1/14039, 16-12-2011 nr. 03-03-06/1/829.

Er bestaat ook een tegengestelde juridische praktijk als het gaat om het afschrijven van niet-exclusieve rechten. Bijvoorbeeld door resoluties van de Federale Antimonopoliedienst van het district Moskou van 18 maart 2014 nr. F05-1208/2014, gedateerd 28 december 2010 nr. KA-A40/15824-10, gedateerd 15 februari 2010 nr. KA -A40/190-10 is besloten dat de kosten voor het verkrijgen van het recht op gebruik van een computerprogramma in één keer kunnen worden afgeschreven.

Zoals vaak gebeurt, komt het oordeel van de Belastingdienst niet overeen met het oordeel van de rechter. Als u geen tijd wilt verspillen aan juridische procedures, is het veiliger om de kosten voor de aanschaf van computerprogramma's gelijkmatig over de gebruiksperiode af te schrijven. Houd er rekening mee dat de rechtbanken rekening houden met de procedure voor het afschrijven van uitgaven, die is vastgelegd in het boekhoudbeleid van de organisatie. Als u besluit de kosten voor het verwerven van niet-exclusieve rechten in één keer af te schrijven, vergeet dan niet om deze post op te nemen in uw waarderingsgrondslag.

Bij de contante methode omvatten de uitgaven de daadwerkelijk betaalde bedragen (clausule 3 van artikel 273 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Betalers van vereenvoudigde belastingen (inkomsten - uitgaven) kunnen de belastinggrondslag verlagen met het bedrag aan kosten voor het verwerven van het recht om computerprogramma's te gebruiken (subclausule 19, clausule 1, artikel 346.16 van de Belastingwet van de Russische Federatie, brief van het Ministerie van Financiën van Rusland gedateerd 21 maart 2013 nr. 03-11-06/2/8830 en gedateerd 05.28.12 nr. 03-11-06/2/70).

Boekhouding

In de boekhouding wordt rekening gehouden met het niet-exclusieve recht om het programma te gebruiken als onderdeel van de uitgestelde kosten in rekening 97 (clausule 39 van PBU 14/2007). Dergelijke kosten moeten over de looptijd van het contract worden afgeschreven. De wijze van afschrijving van de kosten voor de verwerving van niet-exclusieve rechten moet in de grondslagen voor financiële verslaggeving worden vastgelegd. Om tijdelijke verschillen te voorkomen, stelt u een enkele periode in voor het gebruik van het programma in de boekhouding en belastingadministratie.

Als de deadline niet in het contract is gespecificeerd, kan de organisatie deze zelfstandig in de juiste volgorde vaststellen. Maar in dit geval is het veiliger om u te laten leiden door de normen van het Burgerlijk Wetboek (artikel 1235) en de periode voor het gebruik van het programma op 5 jaar te stellen.

Aangezien het niet-exclusieve recht op softwareproducten van de houder van het auteursrecht een immaterieel goed is, moet de licentienemer (ontvanger) dit object op een rekening buiten de balans bijhouden (clausule 39 van PBU 14/2007). Het rekeningschema voorziet niet in een speciale rekening voor deze doeleinden. U kunt dus een speciale buitenbalansrekening openen, bijvoorbeeld 012.

Berichten bij aankoop van niet-exclusieve rechten:

Debet 97 Credit 60 — het recht om het programma te gebruiken is verworven (eenmalige betaling);

Debet 012 - de licentie (recht) voor het programma wordt geregistreerd op een buitenbalansrekening;

Debet 20 (23, 25, 26, 44) Credit 97 - een deel van de uitgestelde kosten wordt afgeschreven (maandelijks).

Bij het verlengen van uw licentie Ook de programmakosten worden gelijkmatig in aanmerking genomen (rekening 97).

Belangrijk! Het gebruik van illegale programma's is strafbaar (artikel 1252 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, artikel 146 van het Wetboek van Strafrecht van de Russische Federatie).

Software-updates, abonnementsdiensten

Kosten voor het updaten en maandelijks onderhouden van programma's worden beschouwd als lopende kosten en kunnen worden afgeschreven op het moment dat de dienst wordt verleend (clausule 26, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie, brief van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie d.d. 27 november 2007 nr. 03-03-06/1/826).

Debet 20 (23, 25, 26, 44) Credit 60 - de kosten voor het updaten (onderhoud) van het programma zijn afgeschreven.

Meestal hebben computerprogramma's niet-exclusieve gebruiksrechten. De boekhouding voor dergelijke softwareproducten moet worden gevoerd op rekening 97 “Overlopende kosten” en gelijkmatig over de looptijd van het contract worden afgeschreven. Je moet updateprogramma's niet verwarren met hun extensie, omdat er op een andere manier rekening moet worden gehouden met deze kosten.

Als u een vraag heeft over boekhouding of belastingadministratie, staan ​​onze experts altijd klaar om u te helpen deze op te lossen.

Service-expertstandaard

Rogacheva EA

De organisatie heeft een licentie verkregen voor het gebruiksrecht van de CryptoPro CIPF met een onbeperkte geldigheidsduur. Hoe kosten weerspiegelen in de boekhouding en belastingadministratie?

1) Fiscale boekhouding: als de licentieovereenkomst de geldigheidsduur ervan niet specificeert, zullen de kosten voor fiscale boekhoudkundige doeleinden over vijf jaar moeten worden afgeschreven. Om dit verschil te vermijden is het voor boekhoudkundige doeleinden noodzakelijk om in opdracht van de beheerder de gebruiksduur van de vergunning eveneens op vijf jaar vast te stellen. 2) Boekhouding: als een organisatie op grond van een licentieovereenkomst een niet-exclusief recht heeft verworven om een ​​computerprogramma te gebruiken, worden deze kosten gelijkmatig over de gebruiksduur ervan afgeschreven. Voor boekhoudkundige doeleinden wordt de gebruiksduur van het programma goedgekeurd in opdracht van de beheerder. Het zou juister zijn om in het boekhoudbeleid voor boekhoudkundige doeleinden dezelfde procedure vast te leggen voor het afschrijven van uitgaven die betrekking hebben op verschillende rapportageperioden, zoals bij de belastingboekhouding. In dit geval zullen er geen tijdelijke verschillen ontstaan ​​in de boekhouding van de organisatie. De gedetailleerde procedure voor het weergeven van deze transacties in de boekhoudkundige rekeningen wordt hieronder gegeven, in aanbeveling nr. 2.

De grondgedachte voor dit standpunt wordt hieronder gegeven in de materialen van het Glavbukh-systeem

Inkomstenbelasting

Houd bij het berekenen van uw inkomstenbelasting rekening met de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma, in onderstaande volgorde.

Als een organisatie samen met een computer een computerprogramma aanschaft, hoeven de kosten van het programma niet gescheiden te worden van de kosten van de computer. Als een computer zonder minimale software wordt aangeschaft, moet u de kosten voor de aanschaf en installatie van dergelijke programma's in de initiële kosten van de computer opnemen als de kosten om deze in een voor gebruik geschikte staat te brengen (paragraaf 2, clausule 1, artikel 257 van de Belastingwet). van de Russische Federatie). Dergelijke verduidelijkingen zijn opgenomen in brieven van de Federale Belastingdienst van Rusland van 13 mei 2011 nr. KE-4-3/7756, gedateerd 29 november 2010 nr. ShS-17-3/1835.

Beschouw in andere gevallen een computerprogramma als een immaterieel actief als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden wordt voldaan*:

De organisatie heeft het exclusieve recht op het computerprogramma;
het exclusieve recht en het bestaan ​​van het computerprogramma zelf zijn gedocumenteerd;
een computerprogramma wordt gebruikt bij de productie van producten (bij het uitvoeren van werkzaamheden, het verlenen van diensten) of voor managementbehoeften*;
het gebruik van een computerprogramma kan economische voordelen (inkomen)* opleveren;
De gebruiksduur van het computerprogramma bedraagt ​​ruim 12 maanden*.

Dergelijke vereisten zijn opgesomd in paragraaf 3 van artikel 257 van de Belastingwet van de Russische Federatie.

Kosten voor het verwerven van exclusieve rechten op een computerprogramma ter waarde van meer dan RUB 40.000. afschrijven door middel van afschrijving (lid 2, clausule 3, artikel 257, lid 26, clausule 1, artikel 264, clausule 1, artikel 256 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Begin met het berekenen van de afschrijving vanaf de volgende maand nadat het computerprogramma in gebruik is genomen (clausule 4 van artikel 259 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Kosten voor het verwerven van exclusieve rechten op een computerprogramma ter waarde van 40.000 roebel. of minder, evenals voor programma's die niet in aanmerking kunnen worden genomen als onderdeel van immateriële activa (bijvoorbeeld bij het verkrijgen van het recht om ze te gebruiken onder licentie- en sublicentieovereenkomsten), geef deze weer als onderdeel van andere uitgaven (subclausule 26, clausule 1 , artikel 264 van de belastingwet van de Russische Federatie). Tegelijkertijd heeft de organisatie het recht om bij de berekening van de inkomstenbelasting rekening te houden met de kosten die verband houden met het gebruik van het programma onder een licentieovereenkomst, ongeacht of het programma bij Rospatent is geregistreerd of niet (brief van het Ministerie van Financiën van Rusland d.d. 17 maart 2008 nr. 03-03-06/1/185).

Als een organisatie de opbouwmethode gebruikt, houd dan rekening met periodieke betalingen voor het gebruik van een computerprogramma naarmate deze toenemen (clausule 1 van artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Situatie: Is het bij de berekening van de inkomstenbelasting nodig om een ​​eenmalige eenmalige vergoeding uit te keren voor het gebruik van niet-exclusieve rechten op een computerprogramma? De organisatie hanteert de opbouwmethode.

Ja nodig.

Dit wordt verklaard door het feit dat bij de toerekeningsmethode de kosten worden verantwoord in de periode waarop zij betrekking hebben. Als uitgaven betrekking hebben op meerdere rapportageperioden, moeten deze worden verdeeld.

Kosten worden gelijkmatig (volgens verslagperiodes) afgeschreven. De periode voor het afschrijven van kosten wordt bepaald door een overeenkomst of een ander document (bijvoorbeeld een licentieformulier dat de geldigheidsduur ervan aangeeft)*.

Als de periode waarop de kosten betrekking hebben niet nauwkeurig kan worden bepaald (de licentieovereenkomst specificeert bijvoorbeeld niet de geldigheidsduur ervan), zullen de kosten over vijf jaar moeten worden afgeschreven (artikel 1 en 4 van artikel 1235 van het Burgerlijk Wetboek). van de Russische Federatie)*.

Deze procedure is vastgelegd in paragraaf 1 van artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie. Soortgelijke verduidelijkingen zijn opgenomen in brieven van het Ministerie van Financiën van Rusland van 23 april 2013 nr. 03-03-06/1/14039, gedateerd 7 juni 2011 nr. 03-03-06/1/331 en gedateerd 30 december. , 2010 nr. 03-03-06/2/225.

De hoofdaccountant adviseert: er zijn argumenten die het mogelijk maken om een ​​eenmalige eenmalige vergoeding voor het gebruik van een computerprogramma via de opbouwmethode niet uit te keren, maar te erkennen als een forfaitair bedrag. Ze zijn als volgt.

Bij de opbouwmethode mogen uitgaven alleen worden verdeeld als de voorwaarden van het contract voorzien in de ontvangst van inkomsten gedurende meer dan één rapportageperiode (paragraaf 3, paragraaf 1, artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Als de ontvangst van inkomsten (levering van software) en het maken van uitgaven (betaling voor software) in dezelfde periode plaatsvinden, is het dus niet nodig om deze uitgaven te verdelen. Ze kunnen per keer worden afgeschreven (in de periode waarop ze betrekking hebben) (paragraaf 1, paragraaf 1, alinea 3, paragraaf 7, artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Gezien het standpunt van het Russische Ministerie van Financiën zal dit recht echter hoogstwaarschijnlijk voor de rechtbank verdedigd moeten worden. In de arbitragepraktijk zijn er voorbeelden van rechterlijke beslissingen in het voordeel van organisaties (kopers van computerprogramma's) (zie bijvoorbeeld beslissingen van de Federale Antimonopoliedienst van het Noordwestelijke District van 9 augustus 2011 nr. A56-52065/ 2010, district Moskou d.d. 8 december 2008 nr. KA-A40/10120-08, d.d. 7 oktober 2008, nr. KA-A40/8215-08, district Volga, d.d. 16 februari 2009, nr. A55-9496/ 2008).

Een voorbeeld van hoe uitgaven voor de verwerving van niet-exclusieve rechten op een computerprogramma worden weerspiegeld in boekhoudkundige en fiscale doeleinden. De organisatie hanteert een algemeen belastingstelsel.

In april van dit jaar kocht Alfa CJSC een exemplaar van een computerprogramma voor boekhouding voor een prijs van 24.000 roebel. (onder licentieovereenkomst). De organisatie bezit geen exclusieve rechten op het computerprogramma. In mei is het programma op de computer van de accountant geïnstalleerd.

Alpha hanteert de opbouwmethode en betaalt maandelijks inkomstenbelasting.

De kosten voor de aanschaf van een computerprogramma hebben betrekking op meerdere rapportageperioden. Volgens het boekhoudbeleid op het gebied van boekhouding en belastingadministratie worden dergelijke uitgaven gelijkmatig afgeschreven over de periode die is goedgekeurd in opdracht van het hoofd van de organisatie. De termijn voor het afschrijven van kosten voor de aanschaf van een computerprogramma in opdracht van het hoofd van de organisatie wordt vastgesteld op 12 maanden (de geldigheidsduur van de licentieovereenkomst).

In april heeft de accountant van Alpha de volgende aantekeningen gemaakt:

Debet 97 Credit 60
– 24.000 wrijven. – er wordt rekening gehouden met de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma.

Van mei van het lopende jaar tot april van het volgende jaar weerspiegelde de accountant de afschrijving van de kosten van het computerprogramma door het volgende te posten:

Debet 26 Credit 97
– 2000 wrijven. (RUB 24.000: 12 maanden) – de kosten van het computerprogramma zijn afgeschreven.

Van mei van dit jaar tot april volgend jaar hield de Alpha-accountant bij het berekenen van de inkomstenbelasting rekening met de kosten van een computerprogramma ter waarde van 2.000 roebel als onderdeel van andere uitgaven.

Overweeg updates van een gekocht exemplaar van een computerprogramma als onderdeel van de andere uitgaven van de organisatie op basis van subparagraaf 26 van paragraaf 1 van artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie (brief van het Ministerie van Financiën van Rusland van 19 juli 2012 nr. 03-03-06/1/346).

Een organisatie kan niet alleen zelf een computerprogramma maken, maar het ook kopen.

Door een computerprogramma aan te schaffen, kan een organisatie het volgende aanschaffen:*

Exclusieve rechten daarop krachtens de vervreemdingsovereenkomst;
rechten om het te gebruiken (niet-exclusief recht, licentie) onder een licentieovereenkomst.*

Deze procedure is vastgelegd in artikel 1233, lid 1, artikel 1235, lid 1, en artikel 1236 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie.

Gebruiksrechten

Als een organisatie op grond van een licentieovereenkomst het recht heeft verworven om een ​​computerprogramma te gebruiken (niet-exclusief recht, licentie), dan kan dit recht exclusief of niet-exclusief zijn.*

Als aan een organisatie een exclusieve licentie is verleend, is zij de enige die het computerprogramma gebruikt binnen de reikwijdte van de daaraan verleende rechten. Er is bijvoorbeeld een management accounting-programma ontwikkeld in opdracht van een organisatie.* Volgens het contract heeft de organisatie de exclusieve rechten om het programma te gebruiken in haar bedrijfsactiviteiten, en heeft de ontwikkelaar de exclusieve rechten daarop. In een dergelijke situatie heeft de ontwikkelaar niet het recht het computerprogramma ter beschikking te stellen voor gebruik door andere personen, en heeft de organisatie niet het recht om op een andere wijze over het computerprogramma te beschikken dan het in het kader van haar activiteiten te gebruiken.

Het programma kan echter ook onder een eenvoudige (niet-exclusieve) licentie worden gebruikt. Dan behoudt de oorspronkelijke eigenaar van het programma het recht om licentieovereenkomsten aan te gaan met andere organisaties.*

Deze procedure volgt uit de artikelen 1235 en 1236 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie.

Boekhouding van programma's die niet zijn opgenomen in de immateriële vaste activa

Als niet is voldaan aan de voorwaarden voor de erkenning van een computerprogramma als onderdeel van immateriële activa, en ook als het is ontvangen voor gebruik op grond van een licentieovereenkomst, weerspiegel dan de kosten van de aanschaf ervan als onderdeel van:*

Uitgestelde kosten, indien voor het gebruik van een computerprogramma een vast bedrag wordt vastgesteld, dat per keer wordt overgemaakt;
lopende kosten, indien periodieke betalingen worden gedaan voor het gebruik van een computerprogramma. Het maandelijkse betalingsbedrag is bijvoorbeeld afhankelijk van het aantal verkochte exemplaren van een computerprogramma.

Deze procedure volgt uit paragraaf 39 van PBU 14/2007, paragraaf 18 van PBU 10/99.

Vermeld in uw boekhouding de volgende gegevens:

Debet 97 Credit 60 (76)
– er wordt rekening gehouden met een vaste eenmalige vergoeding voor het gebruik van een computerprogramma;

Debet (20, 23, 25, 26, 44...) Credit 60 (76)
– Er wordt rekening gehouden met periodieke betalingen voor het gebruik van een computerprogramma.

Nadat het computerprogramma in gebruik is genomen, worden de aanschafkosten, geboekt als uitgestelde kosten, afgeschreven. De organisatie stelt zelfstandig de procedure vast voor het afschrijven van onkosten die betrekking hebben op meerdere rapportageperioden. Een organisatie kan bijvoorbeeld een eenmalige eenmalige betaling voor het gebruik van een computerprogramma gelijkmatig afschrijven over de in opdracht van de leidinggevende goedgekeurde periode.* Leg de toegepaste optie voor het afschrijven van uitgestelde kosten vast in het boekhoudbeleid voor de boekhouding doeleinden (clausules 7 en 8 van PBU 1/2008). Schrijf de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma, verantwoord als overlopende uitgaven, af met de volgende posten:

Debet 20 (23, 25, 26, 44...) Credit 97
– uitgaven voor de aanschaf van een computerprogramma worden afgeschreven.

De hoofdaccountant adviseert: leg in uw boekhoudbeleid voor boekhoudkundige doeleinden dezelfde procedure vast voor het afschrijven van uitgaven die betrekking hebben op meerdere rapportageperioden als bij de belastingboekhouding. In dit geval zullen er geen tijdelijke verschillen ontstaan ​​in de boekhouding van de organisatie.*

Als aan een organisatie de rechten op het gebruik van een computerprogramma zijn overgedragen (onder een licentieovereenkomst), wordt dit bovendien opgenomen als een voor gebruik ontvangen immaterieel actief. Beschouw zo'n computerprogramma op een buitenbalansrekening. Dit staat vermeld in paragraaf 39 van PBU 14/2007. Het rekeningschema voorziet niet in een aparte buitenbalansrekening voor de boekhouding van immateriële activa die voor gebruik zijn ontvangen. Daarom moet de organisatie zelfstandig een rekening buiten de balans openen en deze voor boekhoudkundige doeleinden consolideren in haar grondslagen voor financiële verslaggeving. Dit kan bijvoorbeeld rekening 012 “Immateriële vaste activa ontvangen voor gebruik” zijn:

Debet 012 “Immateriële vaste activa ontvangen voor gebruik”
– Er wordt rekening gehouden met de kosten van rechten op een computerprogramma dat voor gebruik wordt verkregen (op basis van een licentieovereenkomst).

S.V. Razgulin Adjunct-directeur van de afdeling Belastingen en Douanetarieven van het Ministerie van Financiën van Rusland

De organisatie verwierf niet-exclusieve rechten op het gebruik van het computerprogramma. De gebruiksperiode van het computerprogramma is niet gespecificeerd in de licentieovereenkomst. De organisatie stelde onafhankelijk de gebruiksperiode van het programma vast op 12 maanden. Heeft de organisatie het recht om de gebruiksperiode van het programma op 12 maanden vast te stellen, of moet men zich beroepen op artikel 4 van Art. 1235 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie?

Nadat we het probleem hadden overwogen, kwamen we tot de volgende conclusie:

In overeenstemming met de verduidelijkingen van het Ministerie van Financiën van Rusland zou de periode voor het erkennen van kosten die verband houden met de verwerving van het recht om een ​​computerprogramma te gebruiken, in het onderhavige geval vijf jaar moeten bedragen.

Het is naar onze mening echter mogelijk om een ​​andere afschrijvingsperiode vast te stellen, waaronder 12 maanden. Maar in dit geval moet de organisatie bereid zijn haar beslissing voor de rechtbank te verdedigen.

Reden voor de conclusie:

Auteursrechten voor alle soorten computerprogramma's (inclusief besturingssystemen en softwarepakketten), die in elke taal en in elke vorm kunnen worden uitgedrukt, inclusief brontekst en objectcode, worden op dezelfde manier beschermd als auteursrechten voor literaire werken (art. 1261 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie).

En de geldigheidsduur van het exclusieve recht op een werk wordt vastgelegd in Art. 1281 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, dat wil zeggen beperkt.

De rechten om een ​​programma op een computer te gebruiken kunnen door de houder van het auteursrecht (licentiegever) aan een andere persoon (licentiehouder) worden verleend op basis van een licentieovereenkomst (artikel 1235, artikel 1, 1286 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie). Het sluiten van een licentieovereenkomst brengt niet de overdracht van het exclusieve recht aan de licentienemer met zich mee (clausule 1 van artikel 1233 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie).

In de onderzochte situatie verwierf de organisatie een niet-exclusief recht om het resultaat van intellectuele activiteit (computerprogramma) te gebruiken. Daarom kan een computerprogramma niet worden opgenomen in immateriële activa, omdat in overeenstemming met clausule 3 van PBU 14/2007 “Boekhouding voor immateriële activa” alleen objecten waarop de organisatie exclusieve rechten heeft verworven, worden opgenomen in immateriële activa.

Bijgevolg kunnen de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma niet worden beschouwd als kapitaalkosten die de initiële kosten van immateriële activa vormen. De kosten voor het verwerven van rechten om een ​​computerprogramma te gebruiken moeten in aanmerking worden genomen als onderdeel van de uitgaven voor gewone activiteiten (clausule 5, clausule 7 van PBU 10/99 "Kosten van de organisatie" (hierna PBU 10/99 genoemd)) .

Volgens paragraaf 19 van PBU 10/99 worden uitgaven in de winst- en verliesrekening opgenomen op basis van hun redelijke verdeling over de rapporteringsperioden, als de uitgaven bepalend zijn voor de ontvangst van inkomsten over meerdere rapporteringsperioden, en als de relatie tussen inkomsten en uitgaven niet duidelijk kan worden aangetoond. gedefinieerd of indirect wordt bepaald. Bovendien worden uitgaven opgenomen in de verslagperiode waarin zij zich hebben voorgedaan, ongeacht het tijdstip van daadwerkelijke betaling van de middelen (clausule 18 van PBU 10/99).

In overeenstemming met clausule 65 van de Regeling inzake het bijhouden van boekhoudkundige en financiële rapportage in de Russische Federatie, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 29 juli 1998 N 34n, worden de kosten die de organisatie in de verslagperiode heeft gemaakt, maar die betrekking hebben op de volgende verslagperiodes, worden als een aparte post in de balans weergegeven als uitgestelde kosten en kunnen worden afgeschreven op de door de organisatie vastgestelde wijze (uniform, in verhouding tot het productievolume, enz.) gedurende de periode waarin waarop zij betrekking hebben.

In dit geval wordt de periode waarin de kosten voor de aanschaf van een computerprogramma worden afgeschreven door de organisatie zelfstandig vastgesteld op basis van de verwachte gebruiksduur door de organisatie van dit programma.

Merk op dat er in de boekhouding geen beperkingen zijn voor het vaststellen van de gebruiksperiode.

In de belastingboekhouding, volgens paragrafen. 26 lid 1 art. 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie, kosten in verband met de verwerving van het recht om computerprogramma's te gebruiken zijn inbegrepen in andere uitgaven in verband met productie en verkoop (clausule 26, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie) .

Artikel 1 van art. 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie bepaalt dat kosten worden opgenomen in de rapportageperiode (belastingperiode) waarin deze kosten ontstaan, op basis van de voorwaarden van de transacties. Als de transactie dergelijke voorwaarden niet bevat en het verband tussen inkomsten en uitgaven niet duidelijk kan worden gedefinieerd of indirect wordt bepaald, worden de uitgaven zelfstandig door de belastingbetaler verdeeld.

Als de licentieovereenkomst dus niet de periode voor het gebruik van het programma vastlegt, moet de organisatie deze bij de belastingboekhouding op dezelfde manier vaststellen als bij de boekhouding - onafhankelijk.

Het Ministerie van Financiën van Rusland heeft echter in zijn brieven van 23/10/2009 N 03-03-06/1/681, 20/04/2009 N 03-03-06/2/88, gedateerd 17/03/2009 N 03-03-06/2/48, gedateerd 02/19/2009 N 03-03-06/2/25 herinnert eraan dat volgens de tweede paragraaf van clausule 4 van Art. 1235 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, in het geval dat de geldigheidsduur niet is gespecificeerd in de licentieovereenkomst, wordt de overeenkomst geacht te zijn gesloten voor vijf jaar.

Houd er rekening mee dat de aanduiding van de eerste paragraaf van clausule 4 van Art. 1235 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, met dien verstande dat de periode waarvoor het wordt gesloten de geldigheidsduur van het exclusieve recht dat is vastgesteld voor de houder van het auteursrecht (licentiegever) niet kan overschrijden. Dit herinnert eraan dat het recht van de licentiegever om over het exclusieve recht op het resultaat van intellectuele activiteit te beschikken, wordt beperkt door de duur van dit exclusieve recht. En dit laatste is, hoewel significant, eindig.

Als we dus de uitleg van het Russische Ministerie van Financiën volgen, zou de periode voor het erkennen van uitgaven in het onderhavige geval vijf jaar moeten zijn.
Tegelijkertijd blijkt uit een analyse van de arbitragepraktijk dat rechtbanken vaak de kant kiezen van belastingbetalers die besloten om de kosten voor het verwerven van niet-exclusieve rechten op een programma in één keer af te schrijven, aangezien het contract niet de geldigheidsduur van dergelijke rechten vermeldde. Bij het nemen van een beslissing gaan de rechters uit van het feit dat, aangezien het contract geen termijn voor het gebruik van het computerprogramma bepaalt, in overeenstemming met de paragrafen. 26 lid 1 art. 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie en de tweede paragraaf van clausule 1 van Art. 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie kunnen uitgaven voor de aankoop van niet-exclusieve rechten op het gebruik van computerprogramma's en databases in aanmerking worden genomen als onderdeel van andere uitgaven in verband met productie en verkoop, op een bepaald moment op het moment dat ze zich voordoen (zie bijvoorbeeld de resoluties van de Federale Antimonopoliedienst van de Wolga-regio van 16 februari 2009 N A55 -9496/2008, FAS North-Western District van 15/10/2007 N A05-810/2007).

Zowel in de boekhouding als in de belastingadministratie heeft een organisatie dus het recht om zelfstandig de periode vast te stellen voor het erkennen van uitgaven voor de verwerving van het recht om een ​​computerprogramma te gebruiken, als het contract geen voorwaarde bevat over de gebruiksperiode. Dit kan naar onze mening elke door de organisatie gerechtvaardigde periode zijn, tot een eenmalige periode.

In ieder geval moet de procedure voor het vaststellen van deadlines voor het afschrijven van uitgaven voor de aanschaf van programma's worden bepaald in het boekhoudbeleid van de organisatie, zowel voor de boekhouding als voor de belastingadministratie.

Rekening houdend met het standpunt van het Russische ministerie van Financiën bestaat er echter een risico op een belastinggeschil als in het onderhavige geval de periode voor het afschrijven van uitgaven korter is dan vijf jaar.

Als dit gebeurt, zal de organisatie haar standpunt voor de rechter moeten verdedigen.

Voorbereid antwoord:
Expert van de Juridische Adviesdienst GARANT
Zhuravlev Vyacheslav

Kwaliteitscontrole van de respons:
Reviewer van de Juridische Adviesdienst GARANT
professioneel Rodyushkin Sergej

Het materiaal werd opgesteld op basis van individueel schriftelijk advies in het kader van de juridische adviesdienst. Voor gedetailleerde informatie over de service kunt u contact opnemen met uw servicemanager.