IN Microsoft Outlook 2010 ja nieuwe functie – Schema (SchemaWeergave) , waardoor het proces van het plannen van vergaderingen met uw collega's en ondergeschikten visueler en sneller wordt.

In feite is de Planningsweergave een horizontale weergave van meerdere agenda's op één pagina (voorheen was er alleen een verticale weergave). Om naar de modus Schemaweergave over te schakelen, moet u op de overeenkomstige knop in de kalender klikken (1):

Afb.1: Bekijk de personeelsroosters

U kunt via het veld handmatig gebruikers aan de planning toevoegen (3) of selecteer een van de beschikbare agendagroepen. Agendagroep (Teamkalender) kan worden aangemaakt met behulp van de knop Groepsagenda's -> Maken nieuwe groep kalenders (2). Agendagroepen zijn ook handig voor snel bekijken tewerkstelling van hun ondergeschikten of collega's in de gebruikelijke verticale vorm.

Vergaderingen plannen en vergaderruimtes boeken

Bij Microsoft Kantoorvooruitzichten 2007 of ouder eerdere versies Voor het vinden van een beschikbare vergaderruimte tijdens het opzetten van een vergadering moest u alle mogelijke vergaderruimten toevoegen aan de uitnodiging voor de vergadering en vervolgens de Planningsassistent gebruiken om de beschikbare vergaderruimten te bekijken.

IN Microsoft Exchange Server 2010-lijst met alle vergaderruimten kan worden toegevoegd aan een distributiegroep en Outlook-gebruikers In 2010 zal het mogelijk zijn informatie over de beschikbaarheid van kamers te ontvangen zonder dat u alle kamers handmatig hoeft toe te voegen.

Laten we eens kijken naar het proces van het plannen van een vergadering met behulp van de eerder aangekondigde functie Planningsweergave:

Afb.2: Vergaderingen plannen

1. Selecteer een weergave Dag;

2. Druk op de knop Schema;

3. Selecteer een groep agenda's Mijn medewerkers en de tewerkstelling van afdelingsmedewerkers evalueren;

4. Selecteer met de muis het bereik van de vrije tijd;

5. Klik klik met de rechtermuisknop muis en selecteer het item Creëer een ontmoeting met iedereen.

· selecteer het gebouw waarin de bijeenkomst plaatsvindt;

· selecteer een vergaderruimte/conferentieruimte;

· kies de vrije tijd voorgesteld door de meester.

Afb.3: Planning vergaderzalen.

Met MS Outlook 2010 en Exchange 2010 is het dus veel eenvoudiger geworden om gebouwen en middelen van de organisatie te boeken. Nu weet u precies waar uw vergadering precies zal plaatsvinden en hoeft u zich geen zorgen te maken over de bezetting van de ruimte.

Hoe het technisch gezien werkt.

De functionaliteit voor het boeken van panden en middelen is gebaseerd op distributiegroepen (VerdelingGroepen), waaraan een speciale parameter is toegewezen – KamerLijst en de distributiegroep wordt lijst met panden (KamerLijst) . U kunt onmiddellijk een lijst met gebouwen maken met het commando:

New-DistributionGroup -Naam "Hoofdkantoor" -OrganizaitonalUnit "test-mail.local/rooms" -RoomList

of converteer een bestaande distributiegroep:

Set-DistributionGroup -Identiteit "Hoofdkantoor" –RoomList

Afb.4: Een voorbeeld van het converteren van een distributiegroep naar een kamerlijst.

Opmerking : Het zou correct zijn om een ​​aparte te creërenOUVADVERTENTIEbijvoorbeeld met de naamKamers .

Nadat u een lijst met gebouwen heeft gemaakt, moet u deze invullen. Om dit te doen, gebruiken we de wizard Nieuw maken postbus in Exchange 2010 en selecteer het mailboxtype KamerPostbus. Dit type is speciaal gemaakt voor lijsten met panden en wanneer het wordt aangemaakt, wordt er een account in AD aangemaakt gehandicapt. Ook dit type Het heeft een eigen pictogram in het adresboek, wat erg handig is.

Afb.5: Een kamermailbox maken.

Vergeet tijdens het maken van de Room Maibox niet deze te plaatsen rekening in de overeenkomstige OU (Kamers).

Nadat u alle vergaderzalen in het gebouw heeft aangemaakt, moet u ze toevoegen aan de lijst met panden, hier komen we op terug OntvangerConfiguratie -> VerdelingGroep en open het eigenschappen de gewenste lijst lokalen, in bladwijzer Leden je moet de nodige vergaderzalen toevoegen.

Afb.6: Vergaderruimtes toevoegen aan de lijst met panden.

Door het benodigde aantal gebouwen/filialen in de vorm van kamerlijsten (Room List) aan te maken en deze te vullen met vergaderruimtes in de vorm van kamerbrievenbussen, kunt u het leven voor uzelf en andere medewerkers van het bedrijf aanzienlijk gemakkelijker maken.

Alexey Bogomolov

Onderhandelen is een van de belangrijkste aspecten van elk bedrijf. Tegelijkertijd is het aantal gebouwen (vergaderruimtes) in vrijwel elk bedrijf zeer beperkt en de efficiëntie van het gebruik van deze hulpbron het bedrijf is afhankelijk van de effectiviteit van zijn activiteiten. Desondanks gebeurt het boeken van vergaderruimtes in de meeste bedrijven met behulp van papieren notities, een secretaresse of via beste scenario, V zakelijke portalen, en soms op basis van het principe ‘wie het eerst heeft genomen’. Volgens statistieken is de gemiddelde belasting van vergaderruimtes zonder gebruik geautomatiseerde systemen de boeking bedraagt ​​niet meer dan 50%, en door de implementatie van dergelijke systemen kunt u deze met minimaal 20% verhogen.

Ondanks het onbetwiste belang en de vraag naar een tool voor het boeken van vergaderruimtes, zijn er niet veel boekingssystemen op de markt. Bedrijf Navigator is klaar om haar klanten verschillende opties aan te bieden voor het reserveringssysteem voor vergaderruimtes:

• Zwitsers bedrijf EVOKO
• Tsjechisch CUE-systemen ( raak EEN aan)
• Engels ONELAN (Reserva)
• Eigen ontwikkeling bedrijven Navigator op het perron "Bitrix24" - “Navigator reserveringssysteem voor vergaderruimtes”.

Elk systeem heeft zijn eigen kenmerken en voordelen; laten we ze in meer detail bekijken.

Bedrijf Evoko was de eerste die een complete oplossing voor het boeken van vergaderruimtes op de markt bracht, bestaande uit één software- en hardwarecomplex Evoko Kamermanager ruim 8 jaar geleden. Eind 2017 is de oplossing gemoderniseerd, is het design aangepast en is er nieuwe functionaliteit toegevoegd.

Boekingsoplossing voor vergaderruimtes Evoko Liso

Belangrijkste kenmerken Evoko Liso:

Uitgebracht eind 2018 nieuwe versie software, ging met haar mee naar buiten mobiele applicatie met ondersteuning voor grote mobiele besturingssystemen. Met de applicatie kunt u met behulp van standaardfilters een geschikte vergaderruimte selecteren en deze vanaf uw mobiele apparaat boeken. Helaas wordt de oplossing slechts in één diagonaal gepresenteerd: 8 inch.

Evoko-oplossingen zijn zeer eenvoudig te licentiëren. Door minimaal één apparaat aan te schaffen, ontvangt u al alle functionaliteit van de oplossing, toegang tot vervolgupdates, ondersteuning en 2 jaar garantie. Voor de implementatie van deze systemen is geen hooggekwalificeerd personeel nodig; de installatie van de oplossing is zelfs op transparant mogelijk glazen oppervlakken en deuren met behulp van het meegeleverde montagemateriaal. Tot op heden oplossingen van het bedrijf Evoko zijn de meest voorkomende boekingssystemen voor vergaderruimtes in Rusland het grootste aantal(al ongeveer 100) implementaties.

Een aanvulling op het vergaderruimteboekingssysteem zou een oplossing kunnen zijn Evoko Pusco – groot scherm, gemaakt uniforme stijl met reserveringssystemen in vloer (Pusco Floor) of wand (Pusco-muur) prestatie. Evoko Pusco is een contentmanagementsysteem dat tevens kan dienen als bezetstatusmonitor grote hoeveelheid vergaderzalen.

Evoko Liso (artikel ERM2001)– 1.450 euro. Projectprijzen kunnen vanaf 3 apparaten worden opgevraagd. Kosten van systeemimplementatie door bedrijfsspecialisten Navigator vanaf 5000 roebel. voor één apparaat. Evoko Liso reserveringssystemen voor vergaderruimtes altijd op voorraad en in het DEMO-fonds van het bedrijf Navigator , en we zijn klaar om de implementatie zo snel mogelijk te garanderen.

Boekingsoplossing voor vergaderruimtes CUE Systems

Tsjechisch CUE-systemen is allereerst fabrikant van diverse IP-besturingssystemen met handige touchpanels met een zeer breed toepassingsgebied. CUE Systems-oplossingen worden gebruikt voor het aansturen van audiovisuele apparatuur, verlichting, verwarming en ventilatie, enz. Onze oplossingen voor het boeken van vergaderruimtes op Russische markt CUE-systemen gelanceerd in 2016. De oplossingen van de touch ONE-lijn zijn gemaakt in een brutaal, industrieel ontwerp met wijdverbreid gebruik aluminium

Direct booking devices kunnen worden geleverd met een diagonaal van 4,3, 7 of 12,1 inch, zowel in desktopversie (M-serie) als op insteekbasis touchpad(serie B). De oplossing kan ook worden aangevuld met bekabelde desktopaanraakpanelen met een vergelijkbaar schermformaat.

Paneelgebaseerde oplossingsfunctionaliteit raak EEN aan is in veel opzichten vergelijkbaar met oplossingen van Evoko, maar ondersteunt sommige functionaliteiten die de concurrent wel heeft niet, touch ONE heeft bijvoorbeeld geen ingebouwde WiFi-module, evenals een NFC-lezer. Oplossingen ondersteunen het werken met minder systemen. Er is bijvoorbeeld geen ondersteuning voor IBM/Lotus Domino. Maar het moet worden opgemerkt dat de fabrikant de marktleiders probeert in te halen, flexibeler is en goed luistert naar de mening van integratoren en eindklanten.

Er zijn nog niet veel implementaties van touch ONE in Rusland, de bekendste daarvan bevindt zich in de kantoren van QIWI. De grootste implementatie in Europa is een systeem voor het boeken van vergaderruimtes Microsoft-kantoor in Tsjechië, waar meer dan 30 apparaten zijn geïnstalleerd.

Aanbevolen verkoopprijs touchONE-7-M(vergaderruimteboekingssysteem op basis van een aan de muur gemonteerd 7" touchpanel) – 1.700 euro. Projectkortingen kunnen worden gegeven bij registratie van een project voor de eindklant vanaf 1 stuk. Helaas ondersteunt de distributeur geen magazijn voorraden in voldoende hoeveelheden waardoor de oplossing in de meeste gevallen maatwerk is, met een levertijd van circa 8 weken. Het apparaat wordt ook gepresenteerd in het DEMO-fonds van het bedrijf Navigator.

Boekingsoplossing voor vergaderruimtes ONELAN

Engels bedrijf ONELAN vooral bekend als fabrikant van contentmanagementsystemen en digital signage-spelers voor commerciële en publieke sectoren. Reserveringssysteem voor vergaderruimtes Reserveren– de oplossing is vrij nieuw en kan tegelijkertijd zowel een boekingssysteem zelf als een inhoudweergavesysteem zijn. Systeem Bewegwijzering van de reserveringsruimte kan worden geïntegreerd als aparte oplossing en als onderdeel van uw netwerk ONELAN digitale signage. De eindtoestellen zijn verkrijgbaar in diagonalen van 7 tot en met 21 inch. De Reserva Wayfinder/Meeting Summary-oplossing kan worden weergegeven met verschillende soorten andere inhoud zoals interne communicatie, veiligheidsinformatie, advertenties enzovoort kunnen worden geconfigureerd volledig scherm, of binnen modus met meerdere vensters. De inhoud kan verticaal of horizontaal worden geplaatst.

De nadelen van de oplossing omvatten in de eerste plaats ondersteuning voor een klein aantal bedrijfssystemen, alleen de meest voorkomende, en ook vrij bescheiden, volgens ten minste voorlopig functionaliteit voor boekingsbeheer en analyses van de efficiëntie van het gebruik van vergaderruimtes.

Aanbevolen verkoopprijs KAMER-7T v2(7" 1024 x 600 capacitief touchscreen, ARM quad-core, draadloos b/g/n, RJ45 en wandmontage) – 1.325 euro. Het is mogelijk om projectprijzen op te vragen. Scanner NFC-kaarten voor Reserva-panelen (ondersteund: NFS Workspace, Exchange en Office 365) is optioneel.

Ook wordt de oplossing in de meeste gevallen op bestelling gemaakt, met een levertijd van 6-8 weken. Het DEMO-fonds van het bedrijf omvat Navigator niet, maar u kunt met een korte wachttijd wel gebruik maken van het DEMO-fonds van de distributeur.

Navigator-oplossing voor het boeken van vergaderruimtes

Het bedrijf Navigator is een van de toonaangevende ontwikkelaars en we hebben een extra module ontwikkeld voor het Bitrix24-product: “Navigator Meeting Room Booking System”. De oplossing werkt op elke tablet met besturingssysteem Android-systemen maakt ons kantoor gebruik van een gespecialiseerd multi-touch PoE LCD 10" Philips 10BDL3051T/00-display

Tot nu toe is de functionaliteit van het systeem vrij bescheiden:
• kleurweergave van de bezetting van de vergaderruimte op het scherm
• snelle reservering van een vergaderruimte rechtstreeks vanuit het panel en vanuit Bitrix24;
• bezettingsschema voor een specifieke vergaderruimte voor de komende week.
• Wij zijn de directe ontwikkelaar van het systeem en staan ​​klaar om de functionaliteit van het systeem zo snel mogelijk toe te voegen aan de wensen van de klant. In de nabije toekomst zijn we van plan de volgende functionaliteit te implementeren:
• gebruikersautorisatie op het reserveringspaneel met behulp van NFC-kaarten en via gezichtsherkenning van de Bitrix24-gebruiker;
• verplichte bevestiging van de vergadering binnen een bepaald tijdsinterval vóór aanvang ervan, met automatische annulering boeking bij daadwerkelijke afwezigheid;
• reserveringskalender voor een kalendermaand;
• mogelijkheid om reserves in andere vergaderruimtes te bekijken
• informeren over het einde van de boekingstijd voor deelnemers aan de vergadering in de vergaderruimte.

Vergadering voor internationaal bedrijf Het kan nodig zijn om meerdere vergaderzalen tegelijk te boeken op verschillende geografische locaties. Elke locatie kan zijn eigen vereisten hebben voor andere bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld voedseldiensten en apparatuur voor individuele kamers). In Microsoft Outlook geautoriseerde gebruikers kan beschikbare bronnen zoeken en boeken op basis van gespecificeerde criteria met behulp van het IBM® TRIRIGA-boekingsformulier. Gebruikers zijn doorgaans niet bekend met de beschikbare kamers en moeten kamers vergelijken om specifieke kamers te selecteren.

Omstandigheden

Anita is een Microsoft Outlook-gebruiker die twee kamers wil boeken, samen met eten en apparatuur. Ze wil volgende week een bijeenkomst van vier uur organiseren. Bij de bijeenkomst zijn 10 mensen betrokken in het kantoor in Dallas en 5 mensen in het kantoor in Londen. Projectie vereist voor vergadering computerapparatuur en catering met bediening op beide posities plus een nummer om mee te verbinden telefoonlijn en videoconferentie-URL. Administratieve rechten, die ik heb benadrukt systeembeheerder voor Anita zodat Anita per afdelingsmedewerker reserveringen kan bekijken en aanmaken.

Stap 1: Maak een evenement aan

Anita opent Microsoft Outlook om de planningen te bekijken van de mensen die aan de vergadering deelnemen. Ze creëert een evenement voor de bijeenkomst en investeert in het evenement Microsoft-bestand Woord met agenda.

Stap 2: Zoek naar een pand

Anita kiest een optie IBM TRIRIGA-boek om het IBM TRIRIGA-boekingsformulier te openen in een Microsoft Outlook-bestemming.

• Ze kiest de belangrijkste bedrijfscampus in Dallas. Ze begint een zoekopdracht die de criteria bevat die zijn opgegeven voor kamers en diensten:
• Vergaderdatum, die wordt ingevuld op basis van een Microsoft Outlook-afspraak
• Duur van de bijeenkomst
• Aantal deelnemers: 10
• Indeling van de ruimte: Ronde tafel
• Beschikbaarheid van catering: Ja
• Netwerkverbinding: Ja
• Conferentiegesprek: Ja
• Videoconferentie: Ja

Elektronisch bord: Ja

Nadat Anita haar criteria voor het kantoor in Dallas heeft ingesteld, worden bij de zoekopdracht drie ruimtes in de lijstweergave weergegeven. Anita kent de vergaderruimte Orange Room, maar ze bekijkt nog twee andere kamers om er zeker van te zijn dat deze geschikt voor haar zijn. Ze selecteren de vergaderruimte Green Room en bekijken foto's van de kamer. Ze ziet het grafische weergave Green Room pand in plattegrond.

Stap 4: Vergelijk de resultaten per kamer

Anita gaat ervan uit dat de Groene Kamer te klein is voor een vergadering, dus besluit ze ook naar de Blauwe Kamer te kijken. Om haar beslissing gemakkelijker te maken, selecteert ze de optie Vergelijkende weergave om de kenmerken van alle drie de kamers in één keer te bekijken.

Stap 5: Een kamer selecteren voor de eerste locatie

Anita besluit de vergaderruimte Orange Room te boeken, omdat deze kamer haar bekend voorkomt. Wanneer ze de Orange Room-vergaderruimte boekt, boekt ze de kamer vooraf terwijl ze de rest van het vergaderplanningsproces voltooit. Door vooraf te reserveren voorkomt u dat andere medewerkers dezelfde kamer voor dezelfde tijd kunnen boeken. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager voegt ook de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergave van Microsoft Outlook.

Stap 6: Selecteer een kamer voor de tweede locatie

Anita zoekt, onderzoekt, vergelijkt en selecteert kantoorruimte in Londen. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager voegt de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergave van Microsoft Outlook.

Stap 7: Bronnen toevoegen aan de eerste kamer

Anita let op wat zij nodig heeft extra uitrusting voor de Orange Room der Rohe, aangezien een computerprojector in deze kamer niet tot de standaarduitrusting behoort. Ze opent de weergave van de uitrustingsbestellingen in de Orange Room-boeking en selecteert betaalbare projector. Anita heeft ook catering nodig in de vorm van lunch en snacks in de Oranjekamer. Het opent de weergave voor etenbestellingen, die wordt weergegeven beschikbare opties voeding. Ze selecteert de juiste foodserviceprovider en menu-items en controleert de uiteindelijke tijd en kosten.

Stap 8: Bronnen toevoegen voor de tweede kamer

Anita voegt een computergebaseerde projector en cateringdiensten toe aan haar boeking voor een ruimte in haar kantoor in Londen. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager beheert tijdzoneverschillen.

Stap 9: Dien uw evenement in

Anita stuurt een uitnodiging voor een Microsoft Outlook-evenement. Het onderzoekt de kosten van het gebruik van gebouwen, uitrusting, voedsel en andere kosten van alternatieve gebouwen. Zij geeft de rekeningcode op voor de betaling van de kosten. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager verzorgt de Microsoft Outlook opdracht:

• De resourcestatus verandert van Vooraf geboekt in Permanent geaccepteerd.
• Er worden werktaken gemaakt om het pand te organiseren en af ​​te breken
• Er worden werktaken aangemaakt voor het afleveren en laden van apparatuur.
• Er worden inkooporders aangemaakt voor foodservices.

Stap 10: Boekingsbevestiging

Van tevoren opgegeven tijd Anita ontvangt een melding vóór de vergadering e-mail, waarin haar wordt gevraagd te bevestigen of haar evenement geldig is of niet. De e-mail bevat acties waarmee ze rechtstreeks kan reageren e-mail. Acties omvatten knoppen om een ​​reservering te bevestigen of te annuleren. Anita bevestigt de boeking.

Stap 11: Ontruim het pand als de vergadering vroegtijdig eindigt

De vergadering eindigt minder dan vier uur nadat deze is begonnen, dus Anita opent de Microsoft Outlook-boeking en klikt op de knop in de optie IBM TRIRIGA-reserveringen om uw boeking voortijdig te beëindigen. Als u een kamer vroegtijdig vrijmaakt, komt er ruimte vrij zodat andere medewerkers deze kunnen boeken.

Stap 12: Ontvang de enquête

Nadat het doel van de bijeenkomst is bereikt, ontvangt Anita een enquêteformulier waarin haar wordt gevraagd wat zij vindt van het boekingsproces en haar prestaties in het proces.

Voor een vergadering voor een internationaal bedrijf kan het nodig zijn om meerdere vergaderzalen op verschillende geografische locaties te boeken. Elke locatie kan zijn eigen vereisten hebben voor andere bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld voedseldiensten en apparatuur voor individuele kamers). In Microsoft Outlook kunnen geautoriseerde gebruikers beschikbare bronnen zoeken en boeken op basis van opgegeven criteria met behulp van het IBM® TRIRIGA-boekingsformulier. Gebruikers zijn doorgaans niet bekend met de beschikbare kamers en moeten kamers vergelijken om specifieke kamers te selecteren.

Omstandigheden

Anita is een Microsoft Outlook-gebruiker die twee kamers wil boeken, samen met eten en apparatuur. Ze wil volgende week een bijeenkomst van vier uur organiseren. Bij de bijeenkomst zijn 10 mensen betrokken in het kantoor in Dallas en 5 mensen in het kantoor in Londen. Voor de bijeenkomst zijn projectiecomputerapparatuur en catering op beide locaties vereist, plus een telefoonnummer en een videoconferentie-URL. Administratieve rechten die de systeembeheerder aan Anita heeft toegekend zodat Anita voor iedere medewerker op de afdeling reserveringen kon bekijken en aanmaken.

Stap 1: Maak een evenement aan

Anita opent Microsoft Outlook om de planningen te bekijken van de mensen die aan de vergadering deelnemen. Ze maakt een gebeurtenis voor de vergadering en voegt een bestand aan de gebeurtenis toe Microsoft Word met de agenda.

Stap 2: Zoek naar een pand

Anita kiest een optie IBM TRIRIGA-boek om het IBM TRIRIGA-boekingsformulier te openen in een Microsoft Outlook-bestemming.

• Ze kiest de belangrijkste bedrijfscampus in Dallas. Ze begint een zoekopdracht die de criteria bevat die zijn opgegeven voor kamers en diensten:
• Vergaderdatum, die wordt ingevuld op basis van een Microsoft Outlook-afspraak
• Duur van de bijeenkomst
• Aantal deelnemers: 10
• Indeling van de ruimte: Ronde tafel
• Beschikbaarheid van catering: Ja
• Netwerkverbinding: Ja
• Conferentiegesprek: Ja
• Videoconferentie: Ja

Elektronisch bord: Ja

Nadat Anita haar criteria voor het kantoor in Dallas heeft ingesteld, worden bij de zoekopdracht drie ruimtes in de lijstweergave weergegeven. Anita kent de vergaderruimte Orange Room, maar ze bekijkt nog twee andere kamers om er zeker van te zijn dat deze geschikt voor haar zijn. Ze selecteren de vergaderruimte Green Room en bekijken foto's van de kamer. Ze ziet een grafische weergave van de Groene Kamer in een plattegrond.

Stap 4: Vergelijk de resultaten per kamer

Anita gaat ervan uit dat de Groene Kamer te klein is voor een vergadering, dus besluit ze ook naar de Blauwe Kamer te kijken. Om haar beslissing gemakkelijker te maken, selecteert ze de optie Vergelijkende weergave om de kenmerken van alle drie de kamers in één keer te bekijken.

Stap 5: Een kamer selecteren voor de eerste locatie

Anita besluit de vergaderruimte Orange Room te boeken, omdat deze kamer haar bekend voorkomt. Wanneer ze de Orange Room-vergaderruimte boekt, boekt ze de kamer vooraf terwijl ze de rest van het vergaderplanningsproces voltooit. Door vooraf te reserveren voorkomt u dat andere medewerkers dezelfde kamer voor dezelfde tijd kunnen boeken. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager voegt ook de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergave van Microsoft Outlook.

Stap 6: Selecteer een kamer voor de tweede locatie

Anita zoekt, onderzoekt, vergelijkt en selecteert kantoorruimte in Londen. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager voegt de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergave van Microsoft Outlook.

Stap 7: Bronnen toevoegen aan de eerste kamer

Anita wijst erop dat ze extra apparatuur nodig heeft voor de Orange Room der Rohe, aangezien een computerprojector in deze kamer niet tot de standaarduitrusting behoort. Ze opent de weergave van de apparatuurbestellingen in de Orange Room-reservering en selecteert een beschikbare projector. Anita heeft ook catering nodig in de vorm van lunch en snacks in de Oranjekamer. Het opent de weergave voor etenbestellingen, waarin de beschikbare voedselopties worden weergegeven. Ze selecteert de juiste foodserviceprovider en menu-items en controleert de uiteindelijke tijd en kosten.

Stap 8: Bronnen toevoegen voor de tweede kamer

Anita voegt een computergebaseerde projector en cateringdiensten toe aan haar boeking voor een ruimte in haar kantoor in Londen. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager beheert tijdzoneverschillen.

Stap 9: Dien uw evenement in

Anita stuurt een uitnodiging voor een Microsoft Outlook-evenement. Het onderzoekt de kosten van het gebruik van gebouwen, uitrusting, voedsel en andere kosten van alternatieve gebouwen. Zij geeft de rekeningcode op voor de betaling van de kosten. TRIRIGA Werkplekreserveringsmanager verzorgt de Microsoft Outlook opdracht:

• De resourcestatus verandert van Vooraf geboekt in Permanent geaccepteerd.
• Er worden werktaken gemaakt om het pand te organiseren en af ​​te breken
• Er worden werktaken aangemaakt voor het afleveren en laden van apparatuur.
• Er worden inkooporders aangemaakt voor foodservices.

Stap 10: Boekingsbevestiging

Op een vooraf bepaald tijdstip vóór de vergadering ontvangt Anita een e-mailmelding waarin haar wordt gevraagd te bevestigen of haar evenement live is of niet. De e-mail bevat acties waarmee ze rechtstreeks vanuit de e-mail kan reageren. Acties omvatten knoppen om een ​​reservering te bevestigen of te annuleren. Anita bevestigt de boeking.

Stap 11: Ontruim het pand als de vergadering vroegtijdig eindigt

De vergadering eindigt minder dan vier uur nadat deze is begonnen, dus Anita opent de Microsoft Outlook-boeking en klikt op de knop in de optie IBM TRIRIGA-reserveringen om uw boeking voortijdig te beëindigen. Als u een kamer vroegtijdig vrijmaakt, komt er ruimte vrij zodat andere medewerkers deze kunnen boeken.

Stap 12: Ontvang de enquête

Nadat het doel van de bijeenkomst is bereikt, ontvangt Anita een enquêteformulier waarin haar wordt gevraagd wat zij vindt van het boekingsproces en haar prestaties in het proces.