Als het onderwerp is gewijzigd als gevolg van correspondentie, wijzigt u dit in dit veld.
2. Schakel CapsLock uit
Schrijf de hoofdtekst van de brief en het onderwerp niet in hoofdletters. Veel mensen beschouwen dit als een slechte smaak, omdat het een schreeuwerige toon overbrengt. Evenals groot aantal uitroeptekens aan het einde van zinnen.
3. Beknoptheid is de zus van talent
Probeer geen lange brieven te schrijven, formuleer informatie duidelijk en beknopt, dit bespaart de geadresseerde tijd.
4. Bijgevoegde bestanden
Als u alleen een bestand hoeft te verzenden, moet u nog steeds in de hoofdtekst van de brief schrijven korte informatie. Bijvoorbeeld: 'Ik stuur instructies over het gebruik van e-mail.' Laat dergelijke brieven niet leeg; uit de bijgevoegde brief blijkt niet altijd wat er wordt gezegd.
Als je ontvangen hebt lege brief met een bijgevoegd bestand van een onbekend adres, wordt het niet aanbevolen om dit te openen. De kans is groot dat daar een virus aanwezig is.
5. Beantwoorden of Allen beantwoorden
 |
6. Letterketen
Wanneer u een brief beantwoordt, wis dan niet de originele brief. Ik heb uw antwoord ontvangen zonder brontekst, herinnert de ontvanger zich mogelijk niet meer wat de vraag was en wordt hij gedwongen zijn verzonden brief op te zoeken.
7. Onderteken brieven
Het zijn niet alleen goede manieren om te schrijven: ‘Met respect,…’. Het is gebruikelijk om de volledige naam, functie, naam van de organisatie en telefoonnummer voor contact. Zo kunt u zich uniek identificeren en kunt u indien nodig snel gecontacteerd worden.
In de e-mailinstellingen kunt u instellen automatische handtekening, worden deze woorden automatisch toegevoegd aan alle nieuwe e-mails.
7. Het woord is geen mus; als het wegvliegt, zul je het niet vangen.
Lees de brief opnieuw voordat u hem verzendt, probeer niet onmiddellijk op emotionele brieven te reageren, om er later geen spijt van te krijgen.
Houd er rekening mee dat uw brief per ongeluk of met opzet kan worden doorgestuurd vertrouwelijke informatie mogen niet per e-mail worden verzonden.
8. Controleer uw e-mailinstellingen
Door tijd te besteden aan het bestuderen van uw e-mailinstellingen, kunt u deze in de toekomst bewaren. Via de instellingen kunt u een persoonlijke handtekening instellen, e-mailverzameling vanuit andere mailboxen instellen, een mappenhiërarchie maken, filters toevoegen en nog veel meer.
9. Besteed aandacht aan e-mailbeveiliging
- Uitvinden complex wachtwoord Schrijf het niet op een vel papier naast de computer, maar verander het regelmatig.
- Wanneer u uw e-mail opent vanaf de computer van iemand anders, klik dan niet op wachtwoord onthouden.
- Vergeet niet om uit te loggen bij e-mail wanneer u op het apparaat van iemand anders werkt.
- Open geen bestanden die u via onbekende e-mails hebt ontvangen.
- Controleer bijgevoegde bestanden op virussen.
- Stuur ongewenste e-mails naar de spam.
IN officiële brieven Het is niet gebruikelijk om emoticons te gebruiken, maar in correspondentie met vrienden kun je ze toevoegen om emotie aan de brief toe te voegen.
Hieronder staan de meest populaire:
| Aanduiding | Wat betekent het? | Grafische weergave |
| :-) | glimlach, vreugde, geluk | |
| :-( | verdriet, melancholie, ontevredenheid |  |
Miljoenen mensen gebruiken e-mail: het is handig, snel en toegankelijk.
Om e-mail te verzenden heeft u een computer, internet en een elektronische mailbox nodig. Om een mailbox te registreren, moet u naar een e-mailservice (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com, enz.) gaan en het verstrekte formulier invullen.
1:1085 1:1095U heeft dus een e-mailaccount ingesteld en nu moet u iemand schrijven. Hoe een brief per e-mail versturen?
Laten we als voorbeeld eens kijken naar het proces van het verzenden van een e-mail met de dienst Mail.ru. Nadat u uw mailbox heeft geregistreerd, wordt u naar een pagina geleid waar u de mappen “Inbox”, “Outbox”, enz. aangeboden krijgt.
Zoek de knop "Schrijven" en klik erop.
U ziet een briefformulier en de velden 'Aan' en 'Onderwerp'.
Voer in het veld 'Aan' het e-mailadres van de ontvanger in. Als u bijvoorbeeld een brief naar meerdere ontvangers wilt sturen, voert u de adressen van de ontvangers in, gescheiden door komma's. Om te voorkomen dat adressen handmatig moeten worden ingevuld, kunt u de optie " Adresboek', die zich in de regel 'Aan' bevindt. Klik op het onderstreepte woord "Aan" en er wordt een lijst met ontvangers geopend (als u ze eerder in de map "Aan" hebt opgeslagen). notitieboekje uw brievenbus). Wij hebben er een vinkje bij gezet de juiste naam of namen en klik op “Geselecteerde toevoegen”.
In het grootste veld schrijven we de tekst van de brief. U kunt de tekstkleur en lettergrootte wijzigen, links of emoticons invoegen. Om dit te doen, selecteert u de tekst en klikt u op een van de knoppen boven het berichtinvoerveld.
Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u op de knop “Verzenden”.
Per e-mail kunt u niet alleen brieven versturen, maar ook tekstdocumenten, geluids- en videobestanden, afbeeldingen en foto's.
3:747 3:757Hoe stuur ik een foto per e-mail?
3:846We voeren de e-mail in, klikken op het tabblad "Schrijven", vullen de regels "Aan" en "Onderwerp" in.
In het geopende venster selecteert u de map met de foto die u wilt verzenden. Uw foto's bevinden zich bijvoorbeeld in de map "Foto's" op station D. Klik op het tabblad "Deze computer", dubbelklik op het tabblad "(D:)" Lokale schijf", en vervolgens 2 keer in de map "Foto".
Selecteer de gewenste foto en klik er één keer op.
Onderaan het venster wordt in de regel “Bestandsnaam” de naam van het geselecteerde bestand weergegeven.
Klik eenmaal op de knop "Opslaan" en de foto wordt op de e-mailpagina geladen.
Na het downloaden van het bestand (een groen vinkje onder het bestand geeft aan dat de download voltooid is), klikt u op de knop “Verzenden”.
Om een foto per e-mail te verzenden, moet u de capaciteit van de mailbox van de ontvanger kennen. Als het volume beperkt is, pas het dan aan, d.w.z. Verklein het fotoformaat. Onderaan het fotovenster ziet u de inscriptie 'Foto wordt niet aangepast voor internetbewerking'. Klik op de knop “Wijzigen”. In het geopende venster selecteert u de functie “Grote foto's comprimeren” en klikt u op “Toepassen”.
4:1201 4:1211Hoe u een document per e-mail verzendt
4:1307Met e-mail kunt u documenten verzenden verschillende formaten: document openen Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, Open Office-tabellen, MicrosoftExcel, PowerPoint-presentaties. Als u een document per e-mail wilt verzenden, volgt u dezelfde regels voor het verzenden van foto's.
Vul de regels 'Aan' en 'Onderwerp' in.
Klik op de knop “Bestand bijvoegen”.
Selecteer in het geopende venster vereiste document en klik op “Opslaan”.
Klik op de knop “Verzenden”.
Als u een bijgevoegd document wilt verwijderen, klikt u op het rode kruis aan de rechterkant bovenste hoek bestand.
5:732 5:742E-mailethiek - Hoe u e-mail correct verzendt
5:895Etiquetteregels e-mailcorrespondentie of ‘etiquette’ zijn net zo belangrijk als regels telefoongesprek of persoonlijke ontmoeting. Het versturen van de juiste e-mail is eenvoudig als u een paar dingen weet eenvoudige regels.
Stuur uw e-mail altijd met een ingevulde onderwerpregel. De aanwezigheid van deze kolom helpt de ontvanger de betekenis van het bericht te bepalen en maakt het gemakkelijker om met elektronische correspondentie te werken.
Wees beleefd. Denk aan de woorden van begroeting en dankbaarheid.
Volg de regels van grammatica en interpunctie. Een overvloed aan fouten kan worden aangezien voor uw incompetentie en gebrek aan respect voor de ontvanger.
Gebruik alleen hoofdletters als dat nodig is. In de elektronische etiquette wordt tekst die in hoofdletters is gedrukt, gezien als geschreeuw.
Schrijven kleine berichten logisch van structuur. Verdeel uw tekst in alinea’s en gebruik korte zinnen. Als de informatie niet kan worden gereduceerd, formatteer deze dan als bijlagen.
Wanneer u een brief beantwoordt, citeer dan delen van het oorspronkelijke bericht. Dit maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om te onthouden wat er is besproken.
Stuur geen vertrouwelijke informatie of creditcardnummers per e-mail. Informatiebeveiliging staat voorop.
IN zakelijke brieven Gebruik geen emoticons, felle achtergronden of gekleurde lettertypen.
Zet aan het einde van de brief uw handtekening (4-7 regels). Het zal de ontvanger helpen de afzender van de brief te identificeren en te geven aanvullende informatie(telefoon, fax).
Nadat u een brief heeft geschreven, leest u deze en verplaatst u zich in de schoenen van de ontvanger.
Hoe u een foto per e-mail verzendt
5:1035:111 5:121
Hoe u een bijgevoegd bestand uit een e-mail kunt extraheren
5:241
Wanneer u inlogt op de mailservice, wordt er direct een pagina met inkomende brieven geopend. Hoogstwaarschijnlijk zullen er welkomst- en bedankbrieven van het sitebeheer zijn. Om een brief te openen, klikt u erop met de linkermuisknop. Alle ongelezen berichten worden gemarkeerd met een blauwe cirkel, gelezen berichten worden gemarkeerd met een lichtgrijze cirkel.
Het aantal ongelezen e-mails wordt aangegeven naast het woord ‘inbox’, bovenaan het paginalabel en in alle berichten die zijn gekoppeld aan postdienst(aangegeven bovenaan de pagina), bijvoorbeeld “mijn wereld”, “klasgenoten”, enz.
Door op deze cirkels te klikken, kunt u ongelezen berichten als gelezen markeren en omgekeerd.
Aan de linkerkant van de brieven kunt u een vakje aanvinken, zodat één actie op meerdere brieven tegelijk kan worden toegepast, bijvoorbeeld verwijderen, naar spam verzenden, enz.
Het kleurpictogram wordt meestal door de dienst zelf ingesteld, de kleur wordt willekeurig gekozen en de eerste letter van de naam of het e-mailadres wordt gebruikt. De afzender staat naast het pictogram geschreven - dit is de voornaam en de achternaam, en als deze niet worden aangegeven, dan alleen e-mailadres. Vervolgens komt de bladwijzer, als u erop klikt, verandert de kleur van grijs in rood, om deze niet te vergeten belangrijke berichten. Rechts van de bladwijzer staat de tekst van de kop van de brief; als er geen kop is, wordt aangegeven dat de brief geen onderwerp heeft. En helemaal aan de rechterkant staat de tijd of datum waarop de brief is ontvangen.
Verzonden of uitgaande e-mails. Verschijning brieven die lijken op die in inkomende brieven.
Concepten zijn brieven die zijn geschreven maar niet zijn verzonden.
Spam zijn ongewenste e-mails, meestal van reclame-achtige aard. Als u een brief naar spam verzendt, worden alle volgende brieven van deze auteur ook naar spam verzonden, waarbij de pagina met ongelezen brieven wordt omzeild.
Prullenbak – pagina met verwijderde e-mails.
Bij verder gebruik worden uw inkomende e-mails aangevuld. Een pagina kan maximaal 25 letters bevatten; als er meer letters zijn, verschijnt er een overgang naar andere pagina's. Om naar een oud bericht op een andere pagina te gaan, moet je onder de berichten een link zoeken die naar andere pagina's gaat en degene selecteren die je nodig hebt.
U kunt meteen naar pagina 5 gaan; als er veel letters zijn, moet u elke twee pagina's springen totdat de gewenste verschijnt. Wanneer u op de pijl klikt, wordt de volgende of vorige pagina geladen, afhankelijk van in welke richting u scrolt.
Schrijf in dit veld korte en duidelijke informatie die de essentie van de brief weerspiegelt. Voeg het woord dringend toe als u het onmiddellijk wilt lezen. Dit zal de gesprekspartner helpen begrijpen waar de brief over gaat, en zal in de toekomst ook helpen om de interessante brief snel in het archief te vinden.
Als het onderwerp is gewijzigd als gevolg van correspondentie, wijzigt u dit in dit veld.
2. Schakel CapsLock uit
Schrijf de hoofdtekst van de brief en het onderwerp niet in hoofdletters. Veel mensen beschouwen dit als een slechte smaak, omdat het een schreeuwerige toon overbrengt. Evenals een groot aantal uitroeptekens aan het einde van de zin.
3. Beknoptheid is de zus van talent
Probeer geen lange brieven te schrijven, formuleer informatie duidelijk en beknopt, dit bespaart de geadresseerde tijd.
4. Bijgevoegde bestanden
Als u alleen een bestand hoeft te verzenden, moet u nog steeds korte informatie in de hoofdtekst van de brief schrijven. Bijvoorbeeld: 'Ik stuur instructies over het gebruik van e-mail.' Laat dergelijke brieven niet leeg; uit de bijgevoegde brief blijkt niet altijd wat er wordt gezegd.
Als u een lege brief met een bijgevoegd bestand ontvangt van een onbekend adres, is het niet aan te raden deze te openen. De kans is groot dat daar een virus aanwezig is.
5. Beantwoorden of Allen beantwoorden
6. Letterketen
Wanneer u een brief beantwoordt, wis dan niet de originele brief. Nadat u uw antwoord zonder de originele tekst heeft ontvangen, herinnert de ontvanger zich mogelijk niet meer wat de vraag was en wordt hij gedwongen op zoek te gaan naar zijn verzonden brief.
7. Onderteken brieven
Het zijn niet alleen goede manieren om te schrijven: ‘Met respect,…’. Het is gebruikelijk om in de handtekening de volledige naam, functie, naam van de organisatie en telefoonnummer te vermelden. Zo kunt u zich uniek identificeren en kunt u indien nodig snel gecontacteerd worden.
U kunt een automatische handtekening instellen in uw e-mailinstellingen; deze woorden worden automatisch aan alle nieuwe e-mails toegevoegd.
7. Het woord is geen mus; als het wegvliegt, zul je het niet vangen.
Lees de brief opnieuw voordat u hem verzendt, probeer niet onmiddellijk op emotionele brieven te reageren, om er later geen spijt van te krijgen.
Houd er rekening mee dat uw brief per ongeluk of met opzet kan worden doorgestuurd. Vertrouwelijke informatie mag daarom niet per e-mail worden verzonden.
8. Controleer uw e-mailinstellingen
Door tijd te besteden aan het bestuderen van uw e-mailinstellingen, kunt u deze in de toekomst bewaren. Via de instellingen kunt u een persoonlijke handtekening instellen, e-mailverzameling vanuit andere mailboxen instellen, een mappenhiërarchie maken, filters toevoegen en nog veel meer.
9. Besteed aandacht aan e-mailbeveiliging
- Bedenk een complex wachtwoord, schrijf het niet op een vel papier naast de computer, maar verander het regelmatig.
- Wanneer u uw e-mail opent vanaf de computer van iemand anders, klik dan niet op wachtwoord onthouden.
- Vergeet niet om uit te loggen bij e-mail wanneer u op het apparaat van iemand anders werkt.
- Open geen bestanden die u via onbekende e-mails hebt ontvangen.
- Controleer bijgevoegde bestanden op virussen.
- Stuur ongewenste e-mails naar de spam.
Het is niet gebruikelijk om emoticons te gebruiken in officiële brieven, maar in correspondentie met vrienden kun je ze toevoegen om emotie aan de brief toe te voegen.
Hieronder staan de meest populaire:
De afgelopen jaren zijn een van mijn meest geweest effectieve hulpmiddelen is e-mail. Ik merk op dat dit hulpmiddel alleen effectief zal zijn als je leert het onder controle te houden, en de zaken niet op hun beloop laat. Ik schreef iets eerder.
Ten eerste moeten we duidelijk begrijpen waarom we e-mail nodig hebben. Wikipedia suggereert: voor ontvangen, verzenden en doorsturen mailberichten. Het doel van e-mail is om het leven en het werk van mensen efficiënter te maken. Maar in werkelijkheid blijkt niet alles zo eenvoudig.
Volgens statistieken is het aantal berichten dat iemand ontvangt gemiddeld meer dan 100 brieven per dag. Dit is een enorm aantal. En het blijft groeien, wat ertoe leidt dat een persoon de ontvangen informatie niet langer efficiënt kan verwerken vanwege tijdgebrek.
Het is de vraag hoe je op de juiste manier met e-mail kunt werken die veel mensen zorgen baart. Een overvloed aan ongecontroleerde post leidt tot stress en vermindert de productiviteit.
Heeft u zich ook in een soortgelijke situatie bevonden? Dan is dit artikel iets voor jou.
De meest effectieve en georganiseerde mensen bouwen zelfstandig hun e-mailsysteem op eigen ervaring, vallen en opstaan.
Als er min of meer gemeenschappelijke regels zijn voor zakelijke correspondentie in e-mail, dan is het iets ingewikkelder als het gaat om het beheren van uw e-mailwerk. Dit hangt van veel factoren af, zoals het werkterrein, de mate van bedrijfsactiviteit en organisatie van een persoon, levensstijl en bedrijf, enzovoort.
Werken met e-mail
Dus laten we beginnen. Mijn effectieve regels Ik moet met e-mail werken om:
- Verhoog uw efficiëntie
- Wees altijd een verplicht en correct persoon voor uw correspondenten.
- Weet altijd hoe ik de postcorrespondentie heb verwerkt.
- Verlies nooit uw inkomende e-mails.
Er zijn verschillende principes voor het werken met e-mail:
1. Gebruik je inbox als checklist en laat daarin onverwerkte berichten achter.
2. Maak voor elk project en elke categorie aparte mappen. Dit zal u helpen snel te vinden noodzakelijke informatie.
3. Maak actief gebruik van labels en kleurmarkeringen. Hierdoor wordt het sorteren van letters visueel merkbaar.
4. Bestudeer het instellingensysteem grondig en ken het mailaccount. Dit zal u helpen het effectief te beheren.
5. Bepaal hoeveel tijd u bereid bent te besteden aan het werken met post. Bijvoorbeeld 30 minuten in de ochtend en 30 minuten in de avond. En geen minuut meer.
6. Als de werkomstandigheden het toelaten, schakel dan de functie van pop-upmeldingen over nieuwe e-mails uit. Zo word je minder afgeleid.
7. Afmelden voor irrelevante mailings.
8. binnen 24 uur.
9. Bewaar alle verzonden e-mails. Er is altijd wel iets dat van pas kan komen. Vandaag vond ik op deze manier een scan van mijn paspoort.
10. In staat zijn de tekens te identificeren waarmee u de post gaat verwerken en sorteren.
Technieken voor het werken met e-mail
Als u zich de eerste regel goed herinnert, is het ons doel bij het parseren van e-mail om zo min mogelijk brieven in de inbox achter te laten.
Tegelijkertijd is de tweede, niet minder belangrijke taak, het sorteren van alle brieven op categorie, specificiteit en belang. U kunt brieven in uw inbox achterlaten die een onmiddellijke of snelle reactie van u vereisen. Ze kunnen ook onmiddellijk worden gemarkeerd met gekleurde markeringen of labels. Laat ik hieraan toevoegen dat ik voornamelijk post gebruik G-mailprogramma, met nog een aantal accounts in andere e-mailprogramma's.
Hoe anderen e-mail gebruiken
Ik heb ooit een video bekeken over het werken met een brievenbus, waarin de auteur liet zien hoe hij op beroemde wijze in een paar minuten tweehonderd brieven afhandelde. Uiteraard dwong de verleidelijke titel mij om te kijken hoe dit gedaan kon worden, aangezien ik geen effectief antwoord op deze vraag wist. Het bleek dat het werkingsprincipe gebaseerd is op het verwijderen van brieven en het achterlaten van belangrijke en noodzakelijke brieven in de Inbox. Verrast! Iedereen kan dit doen. Ik kwam al snel tot de conclusie: deze techniek past niet bij mij.
We hebben het levend gesneden
Ben het ermee eens dat het leeuwendeel van de brieven bestaat uit nieuwsbrieven die we nodig hebben en een schat aan informatie. En als ons wordt geadviseerd om ons bij veel van hen af te melden, geef het dan eerlijk toe: wie heeft zijn hand opgestoken om zich af te melden voor hun keuze? Omdat we ervoor hebben gekozen, betekent dit dat we het nodig hebben en dat het belangrijk is. Ik zou u echter ook aanraden om u af te melden voor de mailings die vandaag minder relevant voor u zijn. Het is alsof je je kledingkast uitruimt: het is zonde om hem weg te gooien, en ik heb hem al een hele tijd niet meer gedragen...
Overtuig uzelf daarvan als laatste redmiddel je weet waar deze nieuwsbrief staat, en indien nodig kun je daar altijd de informatie bekijken of je opnieuw abonneren.
Neem uw keuze voor mapnamen serieus. Hier is het onmogelijk om voor iedereen tegelijk advies te geven - veel hangt af van de individuele persoon. Ik weet dat veel mensen mailings of brieven met betrekking tot verkooponderwerpen liever in een map met de naam Verkoop plaatsen. Deze optie werkt ook. Mijn mappen kunnen de voor- en achternaam bevatten van de persoon van wie de brieven afkomstig zijn, inclusief die over het onderwerp verkoop en de naam van de mailings. Dat wil zeggen dat het onderwerp Verkoop in mijn e-mail niet overeenkomt met één map, maar met meerdere. Ik ben er goed in thuis. Het persoonlijke merk van een auteur is voor mij belangrijk.
Structureer uw uitgaande e-mails
Het is ook gemakkelijk om uitgaande e-mails te structureren. Wijs er labels of tags aan toe, zodat ze sneller op het juiste moment gevonden kunnen worden. Maak mappen voor de belangrijkste en gebruik verplaatsen. Terwijl ik bijvoorbeeld aan meerdere projecten tegelijkertijd werkte, moest ik soortgelijke brieven en correspondentie naar klanten sturen. Nadat ik een map met de naam van het project had gemaakt, heb ik na het verzenden van de brief de benodigde brieven erin verplaatst.
Bij het aanvankelijk parseren van e-mail probeer ik snel door de brieven te bladeren en te bepalen naar welke categorie ze moeten worden verplaatst. Ik verdeel ze ook volgens de mate van belangrijkheid en urgentie: urgent - onbelangrijk; urgent - belangrijk; niet-dringend - onbelangrijk: niet-dringend - belangrijk. Belangrijke e-mails waarvoor ik moet reageren of bepaald werk Vandaag laat ik het in mijn Inbox staan en nadat het werk klaar is, verplaats ik het naar de juiste map.
Als ik begrijp dat het onderwerp van de brief in de nabije toekomst relevant voor mij zal zijn, sta ik mezelf toe het bericht naar de ongelezen map te verplaatsen. IN juiste tijd Handen zullen hem zeker bereiken.
Houd er rekening mee dat alle hierboven genoemde methoden niet op één of zelfs twee dagen zijn ontstaan. Tegenwoordig denken veel bedrijven na over het ontwikkelen en implementeren van regels voor het werken met e-mail. Effectief beheer en tijdmanagement zal voor alle bedrijven noodzakelijke werkkwaliteiten worden.
Als u uw e-mail niet beheert, zal deze u binnenkort beheren, wat tot onnodige stress leidt. Ontwikkel je eigen regels voor het werken met e-mail.
Met het gebruik en de toepassing van deze regels wordt u effectief in uw zakenleven. Vrienden, succes bij uw inspanningen! Wees effectief en vergeet het niet. En zoals altijd waardeer ik uw opmerkingen, retweets en uw persoonlijke advies.
Mensen binnen moderne wereld Ze brengen steeds meer tijd door op internet: het zoeken en vinden van werk, het lezen van nieuws, chatten, het weerbericht bekijken, kopen, verkopen, geld verdienen, sparen, vrienden maken, films kijken, naar muziek luisteren en vaak gewoon wat rommelen. Tegenwoordig is het moeilijk om iemand te vinden die niet weet wat het is zoekmachine, onlinemodus, ICQ, blogs, e-mail gebruiken. Maar er zijn er nog steeds, en deze tekst is voor hen bedoeld.
In de gebruikelijke zin is post de uitwisseling van brieven en pakketten. Tot nu toe heeft de kracht van het menselijk denken nog niet het niveau bereikt van het versturen van pakketjes via e-mail, maar misschien zal dit in de nabije toekomst wel gebeuren. Desondanks heeft e-mail veel voordelen.
1. In een e-mail kunt u niet alleen berichten in de vorm van tekst verzenden, maar ook bestanden aan de brief toevoegen: tabellen, foto's, tekeningen, video's, presentaties, enzovoort. Berichten kunnen worden verwijderd, doorgestuurd naar andere mensen, opgeslagen en gefilterd.
2. Met e-mail kunt u correspondentie (informatie) direct bezorgen, waardoor u veel tijd en moeite bespaart.
3. Je hoeft niet naar te gaan Postkantoor, aangezien u e-mail kunt gebruiken zonder uw huis te verlaten als u over internet en een computer beschikt.
4. Kosteneffectiviteit - u hoeft niet voor elke brief te betalen, ongeacht de hoeveelheid informatie die erin staat. Het is voldoende dat de internetdienst op tijd aan de provider wordt betaald.
5. Efficiëntie - u kunt uw e-mail controleren en een brief beantwoorden, zelfs vanaf een mobiele telefoon met internettoegang.
Laten we dus de vraag beantwoorden: “Hoe e-mail gebruiken”?
Eerst moet u naar de site van een specifieke zoekmachine gaan of postsysteem, bijvoorbeeld "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru", enz.
Laten we een voorbeeld proberen te gebruiken om een e-mailaccount op Google te maken. Zoek en klik bovenaan de site op “Mail”. Er verschijnt een nieuw venster waarin u kunt inloggen op uw e-mail en uw account. Omdat u nog geen Google Mail heeft, klikt u op de rode knop in de rechterbovenhoek - 'Een account aanmaken'. Vul vervolgens uw persoonlijke gegevens in: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, wachtwoord, geslacht, geboortedatum, mobiele telefoon, e-mailadres voor noodgevallen. u maakt het zelf aan, het moet uniek zijn (als er al een gebruiker is met deze login, zal het systeem u waarschuwen en u vragen een andere naam in te voeren), uit Latijnse letters bestaan, de naamlengte is van 6 tot 30 tekens. Houd er rekening mee dat als u zakelijke correspondentie via e-mail gaat voeren, u discretere logins moet bedenken en kiezen.
Vervolgens moet u uw e-mailwachtwoord invoeren. Het moet voldoende betrouwbaar zijn, bij voorkeur hoofdletters, symbolen en cijfers bevatten en minimaal 8 tekens lang zijn. Voer het wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen.
U moet uw geboortedatum op deze site invoeren om toegang te krijgen tot materiaal dat geschikt is voor uw leeftijd. Feit is dat je met een Google-account toegang hebt tot diensten als Gmail (mail), YouTube (videoportaal) en Google+ (sociaal netwerk). U kunt uw account zo instellen dat niemand uw leeftijd kan zien.
Geslacht en ook nummer mobiele telefoon naar keuze van de gebruiker ingevuld.
Om uw e-mailadres te registreren, hoeft u alleen maar te bewijzen dat u een echt persoon bent (en geen robot) en de opgegeven informatie op het toetsenbord in te voeren Latijnse letters. Als de tekens moeilijk te lezen zijn, kunt u op het teken "Audio" klikken, het systeem zal ze aan u dicteren. Als u dit niet wilt, geef dan uw mobiele telefoonnummer op. Er wordt via sms een bevestigingscode naar uw telefoon verzonden; u moet deze invoeren in het veld 'Bevestig uw account'.
U heeft dus uw eigen e-mailaccount, u kunt brieven verzenden en ontvangen. Hoe schrijf je een brief? Zoek de knop 'Een brief schrijven' en schrijf in het veld 'Aan' dat verschijnt het adres van de ontvanger in het veld 'Aan'. Als u wilt dat iemand anders een kopie van de brief ontvangt, geeft u in het veld ‘Kopiëren’ een ander e-mailadres op. Het veld 'Onderwerp' kan leeg worden gelaten, maar als u het onderwerp en de essentie van de brief aangeeft, is dit handiger voor de ontvanger. U kunt tekst in de brief schrijven, deze opmaken, de knop 'Bijvoegen' of het pictogram 'Paperclip' gebruiken om bestanden bij te voegen, koppelingen, foto's en tekeningen in te voegen en een conceptbrief op te slaan. U kunt uw spelling controleren voordat u op de knop "Verzenden" drukt. Als je zeker wilt weten of de ontvanger het heeft ontvangen en gelezen, vink dan het vakje ‘Melden bij lezen’ aan.
Het is gemakkelijker om ontvangen brieven te lezen - u hoeft alleen maar op een nieuwe brief te klikken (deze is meestal gemarkeerd). vetgedrukt). Als u van geen enkele auteur meer e-mails meer wilt ontvangen, kunt u een van deze als spam markeren. Vanaf nu worden alle e-mails vanaf dit adres automatisch naar de map Spam gestuurd. Dus nu u een idee heeft van hoe u e-mail kunt gebruiken, kunt u corresponderen met zakenpartners en vrienden, en u registreren sociale netwerken, online aankopen doen en nog veel, veel meer.
De fout die de meeste mensen maken is dat ze het belang van het creëren van een e-mailbeheersysteem onderschatten. Eén manier is om e-mail te beschouwen als een reeks stappen.
1 - E-mailtoegang
2 - Brievenbatch
3 - Controleren van binnenkomende correspondentie
4 - Verwijderen
5 - Uitvoering
6 - Opslag
1. TOEGANG TOT E-MAIL
De eerste stap is het maken van een schema voor hoe laat u uw e-mail elke dag controleert. Normaal gesproken moeten de meeste mensen hun e-mail vier keer per dag controleren:
1. Als eerste in de ochtend. De meeste mensen beginnen hun werkdag met het controleren van hun e-mail om er zeker van te zijn dat ze niets dringends hebben gemist.
2. Vóór de lunchpauze. Lunchtijd is een volkomen natuurlijke pauze in uw zakelijke activiteit; Om deze tijd productiever te maken, kunt u uw e-mail controleren.
3. Halverwege de middag. Dit is weer een natuurlijke pauze wanneer u een pauze moet nemen of op het punt staat te vertrekken voor een zakelijke bijeenkomst.
4. Einde van de werkdag. Als u uw inbox zoveel mogelijk leegmaakt voordat u vertrekt werkplek, dan ga je de volgende ochtend meteen nieuwe berichten bekijken. Door ervoor te zorgen dat er geen last-minute noodgevallen zijn die u onbeheerd achterlaat, bent u verzekerd van een ontspannende avond voor u en uw collega's.
Voor de meeste mensen beste optie Het minst verstorend voor hun workflow is om vier keer per dag hun e-mail te controleren en niet meer dan 15 minuten aan elke e-mailsessie te besteden.
2. BATCH BRIEVEN
Het is belangrijk om te begrijpen dat u vier keer per dag e-mailcorrespondentie verwerkt. Dit betekent niet dat u onmiddellijk moet reageren op alle berichten die een reactie vereisen, of alles binnen 15 minuten moet schrijven. e-mails die gepland waren om verzonden te worden. Je moet accepteren dat je inbox niets meer is dan een reeks e-mails die wachten om te worden gesorteerd.
3. CONTROLEREN VAN INKOMENDE CORRESPONDENTIE
De volgende stap is het controleren van alle berichten, wat niet betekent dat je ze allemaal moet lezen. U kunt vaak een beslissing nemen over een e-mail op basis van de onderwerpregel of de eerste paar regels. Een belangrijk deel van onze correspondentie bestaat uit mailings en nieuwsbrieven. Als u een sectoranalist bent, is de nieuwsbrief dat misschien wel
het belangrijkste document voor jou en je bestudeert het elke dag aandachtig. Voor de rest van ons is dit echter niet het geval en kunnen we snel bepalen of deze nieuwsbrief belangrijk of nuttig voor ons is. Niet alle e-mails vereisen een antwoord, zoals die waarbij u een CC-bericht heeft of waarbij de onderwerpregel eenvoudigweg vereist dat u de informatie doorneemt.
4. VERWIJDEREN
Als het je belangrijkste doel is om je inbox vrij te maken, is een van de gemakkelijkste manieren om dit te bereiken het verwijderen van berichten. Mocht u na het lezen van de nieuwsbrief tot de conclusie komen dat deze informatie voor u nutteloos is, meld u dan af voor deze nieuwsbrief. U zult er geen spijt van krijgen en u hoeft geen tijd meer te verspillen aan het verwerken ervan. Verwijder alle berichten die geen verdere actie van u vereisen.
Als u plotseling merkt dat u alle berichten verwijdert die afkomstig zijn van specifiek adres, bedenk waarom dit gebeurt.
5. UITVOERING
Net als bij het werken met papieren documentatie is het raadzaam niet meer terug te komen om brieven te lezen.
Als u slechts een paar minuten nodig heeft om een bericht te beantwoorden of door te sturen, doe dat dan meteen. Indien mogelijk dient u onmiddellijk te reageren op berichten waarin een vergadertijd wordt bevestigd of vastgelegd, informatie over uw contactpersonen wordt opgevraagd of vragen of verzoeken zijn opgenomen, tenzij dit u uiteraard niet veel tijd kost.
Als je begrijpt dat je meer informatie nodig hebt, de betrokkenheid van anderen of tijd om na te denken, dan kun je niet meteen op zo’n e-mail reageren. U zult later actie moeten ondernemen: misschien beslissen of u echt op deze brief moet reageren en er iets aan moet doen. Zo niet, dan kunt u direct een brief sturen naar de juiste persoon. Voordat u een taak delegeert, kan het enige tijd duren om te bepalen wie
moet de verantwoordelijke persoon zijn. Als de brief actie van u vereist, bewaar dan alleen het significante deel van de informatie en verwijder de brief zelf. Bevrijd uw inbox van soortgelijke berichten en sla de informatie die u nodig heeft op in bijvoorbeeld een systeem om uw projecten bij te houden, een kalender of een planningssysteem om ervoor te zorgen dat u het gedaan krijgt. Dit is precies wat vervulling is: het vertrouwen dat alles wat gedaan moet worden, ook gedaan zal worden.
6. OPSLAG
Als een e-mail niet kan worden verwijderd (of niet kan worden beantwoord en vervolgens verwijderd), is het nodig om deze op te slaan.
De voornaamste reden dat u dit zou willen doen, is dat u dit document in de toekomst zult moeten raadplegen (het is bijvoorbeeld informatie over iets beslissing genomen, instructies, voortgangsrapport, etc.). Als u ineens geen document meer heeft waar u naar kunt verwijzen, heeft dat nadelige gevolgen voor u.
Nee alleen de juiste manier opslag e-mails. U moet een systeem bedenken dat voor u persoonlijk effectief is.
Eén optie is een systeem van submappen in uw inbox. U kunt submappen sorteren op onderwerp, categorie, klant of project, afhankelijk van het type berichten dat u doorgaans ontvangt. Veel mensen maken een aparte map met de naam “Verwerkte e-mails”, waarin ze alle gecontroleerde berichten en berichten plaatsen die verdere actie vereisen.
Welk opbergsysteem dan ook elektronische correspondentie Wat u ook kiest, onthoud dat de enige plaats waar u het niet mag bewaren, uw inbox is. Bedenk ook dat het werken met e-mail u niet 24 uur per dag, zeven dagen per week hoeft bezig te houden. Door uw e-mailinbox op een vooraf bepaald tijdstip georganiseerd te houden, bespaart u enkele uren per week, vermindert u de stress die u voelt als u dingen mist, en verhoogt u uw efficiëntie wanneer u werkt aan wat er echt toe doet. Dit eenvoudige principes die gemakkelijk te onthouden zijn.
Het internet biedt tegenwoordig zoveel interessante dingen, en we proberen geen informatie te verliezen - we abonneren ons op verschillende mailinglijsten, corresponderen met vrienden en maken nieuwe kennissen, gebruiken e-mail in zakelijke correspondentie.
Hoe organiseer je je e-mail goed? Deze vraag baart velen zorgen.
Er zijn regels in zakelijke correspondentie via e-mail. Tijdens het gebruik ervan verschenen er enkele ontwikkelingen op het gebied van de regels voor het werken met e-mail. Dit is noodzakelijk geworden om op de hoogte te blijven van gebeurtenissen, binnenkomende informatie niet kwijt te raken en er snel op te reageren. Ik denk dat kennis over hoe je met je e-mail moet werken voor velen nuttig zal zijn.
Hoe organiseer je je e-mail goed?
♦ Controleer uw e-mail op het aangegeven tijdstip
E-mail is doorgaans niet bedoeld voor het verzenden van urgente informatie; het wordt gebruikt voor niet-dringende zaken.
Voor dringende informatie zijn er telefoons en op kantoor Ze kunnen het ook persoonlijk afleveren. Als vooraf niet is afgesproken dat u nu een belangrijke brief per post ontvangt, controleer dan niet voortdurend uw post. Sluit gewoon het programma op uw computer voor de duur van uw hoofdwerk, zodat u het niet voortdurend in een browsertabblad of pop-upvenster ziet binnenkomende brieven. Hierdoor wordt u niet afgeleid van belangrijke zaken.
En vreemd genoeg wordt de post in een kortere tijd gesorteerd, omdat we er doelbewust mee omgaan, waarbij we 's morgens en' s avonds speciale tijd vrijmaken, en misschien maar één keer per dag. Het hangt af van de omstandigheden en het soort activiteit dat u doet.
Niets van dit alles is uiteraard van toepassing op degenen wier taak het is om op e-mails te reageren, zoals de klantenservice.
♦ Ruim elke avond uw inbox op
De map "Inbox" is een plaats waar alle binnenkomende informatie wordt verzameld, die u snel moet leren sorteren.
Om brieven op onderwerp te sorteren, hebben we bovendien nodig maak verschillende belangrijke mappen. Bijvoorbeeld 'Antwoord', 'Persoonlijk', 'Werk', 'Interessant', 'Belangrijk' en 'Persoonlijkheden'.
Maak submappen binnen elke map. De map “Persoonlijkheden” kan correspondentie bevatten met mensen die belangrijk voor u zijn. In deze map maken we bijvoorbeeld een submap “Ivanov I.I.” en we stellen een regel (filter) in de brievenbus dat alle brieven van Ivanov I.I. zijn. wordt onmiddellijk naar deze map verzonden. Je hoeft niet bang te zijn dat je deze brief mist, want in het menu verschijnt naast de mapnaam een icoontje dat aangeeft dat er een ongelezen brief in deze map staat.
Dit doen wij met alle brieven die voor ons belangrijk zijn.
♦ E-mail verwijderen van spam
Bij het sorteren van brieven moet u er zeker van zijn dat u ongewenste berichten en berichten waarvoor u zich niet heeft geabonneerd, als spam markeert.
U mailprogramma Er is een spamfilterfunctie. Ze kan dergelijke brieven onthouden en als ze opnieuw door deze auteur wordt verzonden, komt de brief rechtstreeks in de spammap terecht.
Als u deze map niet zelf heeft leeggemaakt, worden na 30 dagen alle e-mails uit de spammap automatisch verwijderd en hoeft u zich daar geen zorgen over te maken.
Reageer nooit op ongevraagde e-mails, omdat uw e-mailadres mogelijk door oplichters wordt gebruikt.
Door e-mailregels te volgen, wordt uw werkdag efficiënter: u besteedt minder tijd aan het sorteren, beantwoorden en schrijven van e-mails. Hier zijn enkele specifieke tips:
Regels voor het werken met e-mail
- Stel specifieke tijden in voor het werken met e-mail. Wanneer u klaar bent met dit werk, schakelt u uw mailbox uit.
- Ontdek de functies en instellingen van uw mailbox. Dit zal u helpen snel te navigeren wanneer u met letters werkt.
- Gebruik uw inbox als een plek om informatie te verzamelen die moet worden gesorteerd. Gebruik tegelijkertijd labels om letters te markeren. Deze map moet elke avond leeg zijn.
- Stel inboxfilters in voor uw lay-out belangrijke brieven rechtstreeks in thematische mappen
- Verwijder regelmatig de nieuwsbrief (afmelden) van de nieuwsbrieven die niet interessant of relevant zijn. Om dit te doen, stelt u een schema in uw agenda in. Bijvoorbeeld één keer per kwartaal. Hoe vaker u dit doet, hoe minder tijd deze schoonmaakbeurt zal kosten.
- Sorteer elke dag e-mails in uw inbox en beantwoord e-mails zo snel mogelijk.
- Maak vooraf kant-en-klare sjablonen voor het reageren op brieven. Voeg een sjabloonbegroeting en handtekening toe aan uw antwoorden. Dit bespaart aanzienlijk tijd bij het schrijven van antwoorden op brieven.
- Probeer zo kort mogelijk te schrijven. Voeg aanvullende informatie als afzonderlijk bestand toe aan uw brief.
- Scan bestanden die bij e-mails zijn gevoegd altijd met een antivirusprogramma.
- Volg de regel: “één letter – één onderwerp.” Dit maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om met letters te werken.
- Als je afkomstig bent uit verschillende mensen Wanneer dezelfde vraag opkomt, is het zinvol om publiekelijk op uw blog of website te antwoorden en in een brief een link naar dit artikel te plaatsen. Op deze manier bespaart u tijd bij het schrijven van een antwoord en het geven ervan volledige informatie geïnteresseerde partijen.
- Onthoud de regel: hoe minder je schrijft, hoe minder brieven je ontvangt.
- Bewaar een archief van verzonden e-mails.
- Geef het wachtwoord van het account waar uw mail zich bevindt niet aan derden.
- Gebruik de functie E-maileigenschappen voor meer informatie over de e-mail. Om dit te doen, klikt u op rechter knop muis in letterleesmodus.
Het is aan jou om deze regels te gebruiken of niet. Maar bij het organiseren van werk met per brievenbus we moeten niet vergeten dat wij de correspondentie moeten beheren, en niet zij. E-mail moet ons leven gemakkelijker maken, niet drukker.
