Agensi Persekutuan untuk Pendidikan Persekutuan Rusia

NOU SPO Kolej Ekonomi dan Pelancongan Irkutsk

Disiplin: Sains Komputer

Topik: Laporan Akses Microsoft Office

Saya telah melakukan kerja:

Pelajar kumpulan T-09-2

Shchegolev Alexander

Disemak oleh guru:

Bolokhoeva Elena Nikolaevna

Irkutsk 2010

pengenalan

Bab 1: Mencipta Laporan sebagai Objek Pangkalan Data

1.2 Kaedah untuk membuat laporan

1.3 Membuat laporan

Bab 2. Pangkalan Data “Pekerja Restoran WasabiKo”

2.1.1 Cari orang yang tinggal di Irkutsk

1.1.2 Cari orang yang tidak tinggal di Irkutsk

1.1.3 Cari melalui ketersediaan telefon

1.1.4 Cari mereka yang lahir pada tahun 19**

1.1.5 Mencari pekerja yang mempunyai pangkat. buku

1.1.6 Cari pelayan sahaja

1.1.8 Cari mengikut nama keluarga pelanggan

1.1.9 Cari mengikut ketersediaan telefon pelanggan

1.1.10 Cari kakitangan mengikut nama keluarga

pengenalan

Sejak awal perkembangan teknologi komputer, dua arah utama penggunaannya muncul.

Arah pertama ialah penggunaan teknologi komputer untuk melakukan pengiraan berangka yang mengambil masa terlalu lama atau mustahil dilakukan secara manual.

Arah kedua ialah penggunaan teknologi komputer dalam sistem maklumat automatik atau automatik.

Access DBMS (Microsoft) mempunyai ciri kelajuan yang agak tinggi dan merupakan sebahagian daripada pakej Microsoft Office, yang sangat popular di negara kita dan di luar negara. Set arahan dan fungsi yang ditawarkan kepada pembangun perisian Access memenuhi sebarang keperluan moden untuk pembentangan dan pemprosesan data dari segi kuasa dan fleksibiliti. Alat pembangunan laporan akses direka bentuk untuk mencipta susun atur laporan yang boleh digunakan untuk memaparkan data daripada jadual dalam bentuk dokumen output bercetak. Alat ini membolehkan anda mereka bentuk laporan dengan struktur kompleks yang menyediakan output data yang saling berkaitan daripada banyak jadual. Dalam kes ini, keperluan tertinggi untuk pelaksanaan dokumen boleh dipenuhi.

Bab 1 . Mencipta laporan sebagai objek pangkalan data

Laporan ialah perwakilan data berformat yang dipaparkan pada skrin, dicetak atau dalam fail. Mereka membenarkan anda mengekstrak maklumat yang diperlukan daripada pangkalan data dan membentangkannya dalam bentuk yang mudah difahami, dan juga menyediakan peluang yang mencukupi untuk meringkaskan dan menganalisis data.

Apabila mencetak jadual dan pertanyaan, maklumat dipaparkan secara praktikal dalam bentuk di mana ia disimpan. Selalunya terdapat keperluan untuk membentangkan data dalam bentuk laporan yang mempunyai rupa tradisional dan mudah dibaca. Laporan terperinci merangkumi semua maklumat daripada jadual atau pertanyaan, tetapi mengandungi pengepala dan dipecahkan kepada halaman dengan pengepala dan pengaki.

1.1 Struktur laporan dalam mod Reka bentuk

Microsoft Access memaparkan data daripada pertanyaan atau jadual dalam laporan, menambah elemen teks untuk menjadikannya lebih mudah dibaca.

Elemen ini termasuk:

Tajuk. Bahagian ini dicetak hanya di bahagian atas halaman pertama laporan. Digunakan untuk mengeluarkan data, seperti teks tajuk laporan, tarikh atau pernyataan teks dokumen, yang perlu dicetak sekali pada permulaan laporan. Untuk menambah atau mengalih keluar kawasan tajuk laporan, pilih perintah Tajuk/Nota Laporan daripada menu Lihat.

Pengepala halaman. Digunakan untuk memaparkan data seperti tajuk lajur, tarikh atau nombor halaman yang dicetak di bahagian atas setiap halaman laporan. Untuk menambah atau mengalih keluar pengepala, pilih Pengepala dan Pengaki daripada menu Paparan. Microsoft Access menambah pengepala dan pengaki pada masa yang sama. Untuk menyembunyikan salah satu pengepala dan pengaki, anda perlu menetapkan sifat Ketinggiannya kepada 0.

Kawasan data yang terletak di antara pengepala dan pengaki halaman. Mengandungi teks utama laporan. Bahagian ini memaparkan data yang dicetak untuk setiap rekod dalam jadual atau pertanyaan yang menjadi asas laporan. Untuk meletakkan kawalan dalam kawasan data, gunakan senarai medan dan bar alat. Untuk menyembunyikan kawasan data, anda perlu menetapkan sifat Ketinggian bahagian kepada 0.

Pengaki. Bahagian ini muncul di bahagian bawah setiap halaman. Digunakan untuk memaparkan data seperti jumlah, tarikh atau nombor halaman yang dicetak di bahagian bawah setiap halaman laporan.

Catatan. Digunakan untuk mengeluarkan data, seperti teks kesimpulan, jumlah besar atau kapsyen, yang perlu dicetak sekali pada penghujung laporan. Walaupun bahagian Nota laporan berada di bahagian bawah laporan dalam paparan Reka bentuk, ia dicetak di atas pengaki halaman pada halaman terakhir laporan. Untuk menambah atau mengalih keluar kawasan nota laporan, pilih perintah Tajuk Laporan/Nota Laporan daripada menu Lihat. Microsoft Access menambah dan mengalih keluar tajuk dan kawasan ulasan laporan secara serentak.

1.2 Kaedah untuk membuat laporan

Anda boleh membuat laporan dalam Microsoft Access dalam pelbagai cara:

Pembina

Laporan Wizard

Laporan automatik: ke lajur

Laporan automatik: pita

Wizard Carta

Label pos

Wizard membenarkan anda membuat laporan dengan mengumpulkan rekod dan merupakan cara paling mudah untuk membuat laporan. Ia meletakkan medan yang dipilih ke dalam laporan dan menawarkan enam gaya laporan. Selepas melengkapkan Wizard, laporan yang terhasil boleh diubah suai dalam mod Reka bentuk. Menggunakan ciri Laporan Auto, anda boleh membuat laporan dengan cepat dan kemudian membuat beberapa perubahan padanya.

Untuk membuat Laporan Auto, anda mesti melakukan langkah berikut:

Dalam tetingkap pangkalan data, klik tab Laporan dan kemudian klik butang Cipta. Kotak dialog Laporan Baharu muncul.

Pilih lajur Autoreport: atau Autoreport: item jalur dalam senarai.

Dalam medan sumber data, klik anak panah dan pilih Jadual atau Pertanyaan sebagai sumber data.

Klik pada butang OK.

Auto Report Wizard mencipta laporan automatik dalam lajur atau jalur (pilihan pengguna) dan membukanya dalam mod Pratonton, yang membolehkan anda melihat rupa laporan itu apabila dicetak. Pada menu Fail, klik pada arahan Simpan. Dalam tetingkap Simpan, dalam medan Nama laporan, nyatakan nama laporan dan klik butang OK.

Menukar skala paparan laporan

Untuk menukar skala paparan, gunakan penuding - kaca pembesar. Untuk melihat keseluruhan halaman, anda mesti mengklik mana-mana sahaja pada laporan. Halaman laporan akan dipaparkan pada skala yang dikurangkan. Klik pada laporan sekali lagi untuk kembali ke paparan yang lebih besar. Dalam paparan laporan yang diperbesarkan, titik yang anda klik akan berada di tengah-tengah skrin. Untuk menatal melalui halaman laporan, gunakan butang navigasi di bahagian bawah tetingkap.

Cetak laporan

Untuk mencetak laporan, lakukan perkara berikut:

Pada menu Fail, klik pada arahan Cetak.

Dalam kawasan Cetak, klik pilihan Halaman.

Untuk mencetak hanya halaman pertama laporan, masukkan 1 dalam medan Daripada dan 1 dalam medan Kepada.

Klik pada butang OK.

Sebelum mencetak laporan, adalah dinasihatkan untuk melihatnya dalam mod Pratonton, untuk mengakses yang anda perlukan untuk memilih Pratonton daripada menu Lihat. Jika anda mencetak dengan halaman kosong di penghujung laporan anda, pastikan tetapan Ketinggian untuk nota laporan ditetapkan kepada 0. Jika anda mencetak dengan halaman kosong di antaranya, pastikan jumlah borang atau lebar laporan dan lebar jidar kiri dan kanan tidak melebihi lebar helaian kertas yang dinyatakan dalam kotak dialog Page Setup (menu Fail).

Apabila mereka bentuk reka letak laporan, gunakan formula berikut: lebar laporan + jidar kiri + jidar kanan<= ширина бумаги.

Untuk melaraskan saiz laporan, anda mesti menggunakan teknik berikut: tukar nilai lebar laporan; Kurangkan lebar jidar atau tukar orientasi halaman.

1.3 Membuat laporan

1. Lancarkan Microsoft Access. Buka pangkalan data (contohnya, pangkalan data pendidikan "Pejabat Dekan").

2. Buat pita AutoReport: menggunakan jadual sebagai sumber data (contohnya, Pelajar). Laporan dibuka dalam mod Pratonton, yang membolehkan anda melihat rupa laporan apabila dicetak.

3. Tukar kepada mod Reka bentuk dan edit serta format laporan. Untuk bertukar daripada mod Pratonton kepada mod Reka bentuk, anda mesti mengklik Tutup pada bar alat tetingkap aplikasi Akses. Laporan akan muncul pada skrin dalam mod Reka bentuk.

Suntingan:

1) alih keluar medan kod pelajar dalam pengepala dan kawasan data;

2) alihkan semua medan dalam pengepala dan kawasan data ke kiri.

3) Tukar teks dalam tajuk halaman

Dalam bahagian Tajuk Laporan, pilih Pelajar.

Letakkan penuding tetikus di sebelah kanan perkataan Pelajar supaya penuding bertukar kepada bar menegak (kursor input) dan klik pada kedudukan itu.

Masukkan NTU "KhPI" dan tekan Enter.

4) Alihkan Kapsyen. Dalam Pengaki, pilih medan =Sekarang() dan seret ke Pengepala Laporan di bawah nama Pelajar. Tarikh akan dipaparkan di bawah tajuk.

5) Pada bar alat Report Designer, klik butang Pratonton untuk melihat laporan

Pemformatan:

1) Pilih tajuk Pelajar NTU “KhPI”

2) Tukar muka taip, gaya fon dan warna, serta warna isian latar belakang.

3) Pada bar alat Report Designer, klik butang Pratonton untuk pratonton laporan.

Satu lagi cara mudah dan pantas untuk membuat laporan ialah menggunakan Wizard Laporan. Dengan itu, anda boleh membuat laporan (daripada sangat mudah kepada memasukkan sublaporan) yang mengandungi medan daripada satu atau lebih jadual atau pertanyaan. Menggunakan Wizard Laporan membolehkan anda membiasakan diri dengan cepat dengan banyak alat pengarangan laporan asas yang disediakan oleh Access 2002. Proses untuk mencipta laporan yang lebih kompleks daripada yang dibenarkan oleh wizard diterangkan dalam ch. 10.

Untuk mempersembahkan dengan lebih jelas proses mencipta laporan menggunakan wizard, kami akan menerangkan prosedur untuk mencipta laporan berdasarkan beberapa jadual sekaligus: "Produk", "Pembekal" dan "Kategori" pangkalan data Northwind. Laporan itu akan menunjukkan kuantiti semasa barangan dalam stok mengikut kategori.

Untuk membuat laporan ringkas:

1. Pada panel objek tetingkap pangkalan data, klik pada pintasan (Laporan) dan klik butang Buat(Baru). Kotak dialog akan muncul Laporan baharu(Laporan Baharu) (lihat Rajah 6.1).
2. Dalam senarai kotak dialog Laporan baharu(Laporan Baharu) pilih elemen Laporan Wizard(Wizard Laporan). Dalam kotak kombo di bahagian bawah kotak dialog Laporan baharu(Laporan Baru), mengandungi nama semua jadual dan pertanyaan pangkalan data yang boleh digunakan sebagai sumber data untuk laporan. Kembangkan senarai ini dan pilih jadual "Produk" di dalamnya. Klik butang OKEY. Kotak dialog Report Wizard pertama akan muncul (Gamb. 6.3).

nasi. 6.3.

1. Langkah pertama ialah menentukan medan yang hendak disertakan dalam laporan anda. Daripada jadual "Produk", laporan akan menggunakan medan berikut: "ID Produk", "Jenama" (Nama Produk), "Harga" (UnitPrice), "InStock" (UnitInStock). Menggunakan butang ">" (atau mengklik dua kali pada item senarai), alihkan medan ini satu demi satu daripada senarai Medan yang tersedia(Medan Tersedia) ke senarai Medan yang dipilih(Medan Terpilih). Dalam laporan, medan muncul dari kiri ke kanan, mengikut urutan lokasinya dalam senarai Medan yang dipilih.

Komen

Jika pada mana-mana langkah membuat laporan menggunakan Wizard Laporan ralat telah dibuat atau terdapat keperluan untuk menukar sebarang parameter, kemudian klik butang Kembali untuk kembali ke langkah sebelumnya. Di samping itu, anda boleh menekan butang pada bila-bila masa Batal(Batal) untuk membatalkan pembuatan laporan dan kembali ke tetingkap pangkalan data.

1. Di samping itu, untuk melihat pembekal barangan dan kategori, anda perlu menambah medan "Nama" (Nama Syarikat) daripada jadual "Pembekal" dan "Nama Kategori" daripada jadual "Jenis" (Kategori) kepada laporan yang dijana. Untuk menambah medan pertama yang hilang, kembangkan senarai Jadual dan Pertanyaan(Jadual/Pertanyaan) dan pilih elemen Jadual: Pembekal(Jadual: Pembekal). Nama vendor tidak sepatutnya muncul pada penghujung laporan. Supaya lajur "Nama" dipaparkan serta-merta selepas lajur "Jenama" dalam senarai Medan yang dipilih(Medan Terpilih) pilih medan "Jenama", kemudian dalam senarai Medan yang tersedia(Medan Tersedia) serlahkan medan "Nama" dan klik butang ">". Access akan mengalihkan medan Tajuk daripada senarai Medan yang tersedia(Medan Tersedia) dan masukkannya ke dalam senarai Medan yang dipilih(Medan Terpilih) selepas medan "Jenama", sebelum medan "Harga".
2. Begitu juga, tambah medan "Kategori" daripada jadual "Jenis" ke penghujung senarai. Untuk pergi ke kotak dialog kedua Wizard Laporan, ditunjukkan dalam Rajah. 6.4, klik butang Selanjutnya.

Komen

Dengan cara ini, anda boleh menambah medan daripada jadual berbeza yang berkaitan antara satu sama lain dalam skema data kepada laporan yang dijana.

nasi. 6.4.

1. Dalam kotak dialog kedua, anda mesti menentukan cara data dalam laporan akan distrukturkan. Wizard menyemak hubungan antara jadual dan, bergantung pada paparan yang dipilih, menawarkan beberapa pilihan untuk mengumpulkan rekod dalam laporan. Untuk mengumpulkan mengikut produk, pilih item dalam senarai barang(oleh Produk).
2. Klik pada butang Paparkan maklumat tambahan(Tunjukkan Saya Maklumat Lanjut) di sebelah kiri kotak dialog untuk memaparkan salah satu kotak dialog sokongan Wizard Laporan. Jika anda klik butang dalam kotak dialog ini Tunjukkan contoh(Tunjukkan Saya Contoh), Access memaparkan kotak dialog pembantu tambahan yang menggunakan "contoh daripada jadual Wakil Jualan, Pelanggan dan Pesanan untuk menunjukkan kaedah pengumpulan berbeza yang Wizard Laporan boleh digunakan secara automatik pada laporan yang anda buat. Tutup semua sokongan kotak dialog dan kembali ke kotak dialog Report Wizard yang ditunjukkan dalam Rajah 6.4. Klik Next untuk beralih ke kotak dialog Report Wizard yang ketiga.

nasi. 6.5.

1. Dalam kotak dialog ketiga Wizard Laporan, anda perlu menentukan tahap pengelompokan tambahan dalam laporan. Pilih medan "Kategori" dalam senarai dan klik butang ">" (atau hanya klik dua kali pada medan ini dalam senarai) untuk menetapkan pengelompokan mengikut kategori produk (Gamb. 6.6).

Komen

Jika anda perlu membatalkan penambahan medan kumpulan, klik butang "<" или дважды щелкните по названию этого поля (выделенному жирным шрифтом) в области диалогового окна с эскизом отчета.

1. Wizard Laporan membenarkan anda untuk menentukan selang nilai yang mana data dikumpulkan. Untuk menukarnya dalam kotak dialog Wizard Laporan (ketiga) yang sama, klik butang Pengelompokan(Pilihan Pengumpulan). Kotak dialog akan muncul pada skrin Selang pengelompokan(Selang Pengelompokan), ditunjukkan dalam Rajah. 6.7. Dengan menukar selang kumpulan, anda boleh mempengaruhi cara data dikumpulkan dalam laporan. Untuk medan berangka, anda boleh menetapkan pengumpulan mengikut puluhan, ratusan dan nilai lain. Untuk medan teks, adalah mungkin untuk mengumpulkan mengikut huruf pertama, tiga huruf pertama, dsb.

nasi. 6.6.

nasi. 6.7. Tetingkap dialog Selang pengelompokan

1. Untuk laporan dibuat, pilih daripada senarai Selang pengelompokan(Selang Kumpulan) pilihan Biasa(Normal) dan klik OK. Untuk pergi ke kotak dialog keempat Wizard Laporan, klik butang Selanjutnya(Seterusnya).
2. Access 2002 membolehkan anda mengisih rekod dalam kumpulan mengikut nilai medan tersuai, dan pengisihan dijalankan oleh tidak lebih daripada empat medan (Gamb. 6.8). Pilih medan ProductID daripada senarai lungsur pertama. Susunan isihan lalai adalah menaik; jika anda ingin memilih susunan isihan menurun, kemudian klik pada butang di sebelah kanan senarai juntai bawah. Untuk kembali ke pengisihan menaik, klik butang ini sekali lagi.
3. Untuk menentukan maklumat ringkasan bagi lajur laporan, klik butang Keputusan(Pilihan Ringkasan). Dalam kotak dialog yang muncul Keputusan(Pilihan Ringkasan), ditunjukkan dalam Rajah. 6.9, anda boleh menetapkan parameter untuk lajur yang dipilih. Anda boleh memilih daripada semua medan angka bukan pembilang laporan, yang akan disenaraikan oleh Wizard Laporan dalam kotak dialog ini dan membolehkan anda memilih kotak semak Jumlah, Purata, Min dan Maks untuk mana-mana daripadanya. Bergantung pada kotak pilihan yang dipilih, Wizard Laporan akan menambah jumlah medan yang sesuai pada penghujung laporan, mengira jumlah, purata, nilai minimum atau maksimum medan ini merentas semua rekod. Tukar kumpulan Tunjukkan(Show) membolehkan anda memilih sama ada laporan harus menunjukkan jumlah keseluruhan sahaja atau sama ada ia harus menghasilkan laporan penuh, menambah medan subjumlah pada akhir setiap kumpulan dan jumlah medan penuh pada akhir laporan. Untuk laporan dijana, pilih kotak pilihan Jumlah untuk medan "InStock" dan Purata untuk medan "Harga", tukar data dan keputusan(Perincian dan Ringkasan) dan kotak semak Kira peratusan(Kira Peratus Jumlah untuk Jumlah), yang membolehkan anda memaparkan bahagian kumpulan (dalam peratus) daripada jumlah untuk semua kumpulan (Rajah 6.9). Untuk kembali ke kotak dialog Report Wizard, klik butang OKEY.

nasi. 6.8.

1. Klik butang Selanjutnya(Seterusnya) untuk pergi ke kotak dialog kelima Wizard Laporan, ditunjukkan dalam Rajah. 6.10. Wizard Laporan akan menawarkan pilihan enam pilihan reka bentuk untuk data terkumpul (pilihan susun atur laporan). Bahagian kiri kotak dialog Wizard memaparkan lakaran kecil reka letak yang dipilih. Pilih dalam kumpulan Susun atur suis (Layout). melangkah(Melangkah). Secara lalai, Wizard Laporan memilih kotak semak Laraskan lebar medan agar muat pada satu halaman(Laraskan lebar medan supaya semua medan muat pada halaman), yang menjimatkan kertas dan menjadikan laporan lebih mudah dibaca. Dalam kumpulan Orientasi(Orientasi) Anda boleh memilih susun atur halaman laporan semasa mencetak. Laporan luas yang memaparkan banyak medan pada satu baris mendapat manfaat daripada menetapkan orientasi landskap(Lanskap). Untuk laporan daripada contoh kami, biarkan butang radio dipilih buku(Potret). Untuk pergi ke kotak dialog keenam Wizard Laporan, klik butang Selanjutnya(Seterusnya).

nasi. 6.9. Tetingkap dialog Keputusan

nasi. 6.10.

1. Dalam kotak dialog keenam Wizard Laporan, pilih salah satu gaya laporan yang dicadangkan. Bahagian kiri kotak dialog Wizard memaparkan lakaran kecil laporan gaya yang dipilih (Rajah 6.11). Pilih gaya untuk laporan yang anda buat Termampat(Padat) dan kemudian tekan butang Selanjutnya(Seterusnya) untuk pergi ke kotak dialog terakhir Wizard Laporan.

Komen

Tetingkap keenam Wizard Laporan memaparkan senarai semua gaya yang tersedia pada masa ini. Selain enam gaya standard yang dipratentukan, Access membolehkan anda menyesuaikan mana-mana gaya standard atau mencipta gaya anda sendiri untuk digunakan semasa mereka bentuk borang dan laporan, termasuk menggunakan wizard. Set pilihan reka bentuk untuk laporan boleh dikembangkan dan digunakan dengan cara yang sama seperti untuk borang ( lihat bahagian "Menggunakan AutoFormat" Ch. 5).

nasi. 6.11.

1. Dalam kotak dialog terakhir Wizard Laporan (Gamb. 6.12), masukkan sebagai tajuk laporan: Produk dalam stok. Wizard Laporan akan menyimpan laporan yang dibuat di bawah nama yang sama. Pilih butang radio Lihat laporan(Pratonton Laporan) dan klik butang sedia(Selesai) untuk melengkapkan penjanaan laporan. Wizard Laporan akan membuat laporan dan memaparkannya dalam mod Pratonton. Jika anda memerlukan bantuan untuk mengendalikan laporan, tandai kotak dahulu Sediakan bantuan untuk bekerja dengan laporan?(Paparkan Bantuan untuk Bekerja dengan Laporan?).

Dalam Rajah. Rajah 6.13 menunjukkan laporan yang dihasilkan oleh wizard. Gunakan bar skrol menegak dan mendatar untuk melihat semua bahagian laporan. Anda boleh menggunakan laporan ini secara langsung semasa wizard menciptanya, atau anda boleh menggunakannya sebagai asas untuk membangunkan laporan yang lebih kompleks.

nasi. 6.12.

nasi. 6.13. Laporan Pertanyaan Ringkasan Perusahaan yang dibuat oleh Wizard Laporan

Akses membolehkan anda membuat banyak laporan berbeza tentang sebarang kerumitan. Sebelum anda memulakan, anda mesti memilih sumber dari mana rekod laporan akan diambil. Laporan boleh sama ada senarai ringkas atau ringkasan terperinci data jualan yang dikumpulkan mengikut kawasan. Walau bagaimanapun, dalam apa jua keadaan, anda mesti terlebih dahulu menentukan medan yang mengandungi data yang harus disertakan dalam laporan dan jadual atau pertanyaan yang mengandungi medan ini.

Selepas memilih sumber rekod, cara paling mudah ialah menggunakan Wizard Laporan. Wizard Laporan ialah komponen Akses yang mencipta laporan berdasarkan respons yang diterima daripada anda.

Dalam artikel ini

Memilih sumber rakaman

Laporan terdiri daripada data yang diperoleh daripada jadual atau pertanyaan dan maklumat yang disimpan dalam reka letak laporan, seperti kapsyen, tajuk dan gambar. Jadual atau pertanyaan yang mengandungi data juga dipanggil sumber rekod laporan. Jika semua medan yang diperlukan terkandung dalam satu jadual, tentukan ia sebagai sumber rekod. Jika medan berada dalam berbilang jadual, anda perlu menggunakan satu atau lebih pertanyaan sebagai sumber rekod. Kadangkala pertanyaan ini sudah wujud dalam pangkalan data, tetapi anda mungkin perlu membuat pertanyaan baharu khusus untuk laporan ini.

Buat laporan menggunakan alat Laporan

Alat Laporan ialah cara terpantas untuk membuat laporan kerana ia menjana laporan serta-merta, tanpa meminta anda mendapatkan maklumat tambahan. Laporan akan menunjukkan semua rekod jadual atau pertanyaan asas. Walaupun laporan yang terhasil berkemungkinan jauh daripada sempurna, ia akan memberikan gambaran keseluruhan pantas data asas. Laporan itu kemudiannya boleh disimpan dan diubah suai dalam paparan Reka Letak atau Reka Bentuk untuk memenuhi keperluan anda.

Buat laporan menggunakan Wizard Laporan

Dalam Wizard Laporan, anda boleh memperhalusi medan yang anda ingin sertakan dalam laporan anda. Pada masa yang sama, anda boleh menentukan kaedah untuk mengumpulkan dan mengisih data, dan juga menambah medan daripada beberapa jadual atau pertanyaan pada laporan jika perhubungan antara mereka dipratakrifkan.

Catatan: Jika anda perlu menambah medan daripada berbilang jadual atau pertanyaan pada laporan anda, jangan klik butang dalam Wizard Laporan Selanjutnya atau sedia selepas memilih medan daripada jadual atau pertanyaan pertama. Ulangi proses pemilihan untuk jadual atau pertanyaan lain dan klik untuk memilih medan lain yang ingin anda tambahkan pada laporan. Kemudian klik untuk meneruskan Selanjutnya atau sedia.

Buat pelekat menggunakan Pembuat Pelekat

Wizard Pelekat membantu anda membuat pelekat dalam kebanyakan saiz standard.

Dalam anak tetingkap navigasi, klik dua kali sumber rekod untuk label - jadual atau pertanyaan.

Pada tab Ciptaan dalam kumpulan Laporan pilih Pelekat.

Ikut arahan pada halaman wizard pelekat. Pada halaman terakhir, klik butang sedia.

Label akan muncul dalam mod pratonton, memberi anda gambaran tentang rupanya apabila dicetak. Anda boleh menggunakan peluncur pada bar status Akses untuk mengezum masuk untuk melihat butiran. Untuk maklumat lanjut tentang melihat dan mencetak laporan, lihat .

Catatan: Pratonton ialah satu-satunya mod di mana berbilang lajur kelihatan. Paparan lain memaparkan data dalam satu lajur.

Buat laporan menggunakan alat Laporan Kosong

Jika alat Laporan mahupun Wizard Laporan tidak berfungsi untuk anda, anda boleh membuat laporan dari awal menggunakan alat Laporan Kosong. Ini adalah kaedah yang sangat pantas, terutamanya jika anda hanya perlu menambah beberapa medan pada laporan anda. Untuk menggunakan alat Laporan Kosong, ikuti langkah berikut:

Bahagian Laporan

Laporan Akses terdiri daripada beberapa bahagian. Bahagian boleh dilihat dalam paparan Reka Bentuk. Untuk membuat laporan yang berguna, anda perlu memahami kegunaan setiap bahagian. Sebagai contoh, bahagian di mana kawalan terkira diletakkan mempengaruhi cara Access mengira keputusan. Senarai berikut menerangkan bahagian laporan dan kegunaannya:

Tajuk laporan. Dicetak sekali sahaja pada permulaan laporan. Tajuk termasuk maklumat yang biasanya ditemui pada kulit, seperti logo syarikat, tajuk laporan atau tarikh. Jika anda menambah kawalan terkira yang menggunakan fungsi agregat pada pengepala laporan Jumlah, amaun dikira untuk keseluruhan laporan. Tajuk laporan dicetak sebelum pengepala.

Pengepala halaman. Dicetak di bahagian atas setiap halaman. Pengepala digunakan dalam kes di mana ia perlu, contohnya, untuk tajuk laporan diulang pada setiap halaman.

Tajuk kumpulan. Dicetak pada permulaan setiap kumpulan rekod baharu. Pengepala kumpulan digunakan untuk mencetak nama kumpulan. Contohnya, dalam laporan yang dikumpulkan mengikut produk, pengepala kumpulan boleh digunakan untuk mencetak nama produk. Jika pengepala kumpulan mempunyai kawalan terkira dengan fungsi agregat Jumlah, jumlah dikira untuk kumpulan semasa.

Kawasan data. Bahagian ini dicetak sekali untuk setiap baris data daripada sumber rekod. Ia menempatkan kawalan yang membentuk kandungan utama laporan.

Nota kumpulan. Dicetak pada akhir setiap kumpulan penyertaan. Anda boleh menggunakan nota kumpulan untuk mencetak maklumat ringkasan mengenainya.

Pengaki. Muncul di hujung setiap halaman. Digunakan untuk menomborkan halaman dan mencetak maklumat yang berkaitan dengan halaman tersebut.

Nota laporan. Dicetak sekali pada akhir laporan. Anda boleh menggunakan nota laporan untuk mencetak jumlah dan maklumat ringkasan lain untuk keseluruhan laporan.

Catatan: Dalam Designer, nota laporan muncul di bawah pengaki. Walau bagaimanapun, apabila dicetak atau dipratonton, bahagian ini diletakkan atas pengaki, sejurus selepas nota kumpulan terakhir atau baris terakhir data pada halaman terakhir.

Mengenai kawalan

Kawalan ialah objek yang digunakan untuk memaparkan data atau melakukan tindakan lain, dan juga memaparkan dan memanipulasi elemen yang meningkatkan antara muka pengguna (seperti kotak teks dan gambar). Akses menyokong tiga jenis kawalan: terikat, percuma dan dikira.

Kawalan berkaitan ialah kawalan yang sumber datanya adalah medan dalam jadual atau pertanyaan. Kawalan sedemikian digunakan untuk memaparkan nilai yang diperoleh daripada medan pangkalan data. Nilai boleh berupa teks, tarikh, nombor, boolean, imej atau grafik. Jenis kawalan terikat yang paling biasa ialah kotak teks. Sebagai contoh, medan teks borang yang memaparkan nama keluarga pekerja mungkin mendapat maklumat ini daripada medan Nama Keluarga dalam jadual Pekerja.

Kawalan bebas ialah kawalan yang tidak mempunyai sumber data (seperti medan atau ungkapan). Kawalan percuma digunakan untuk memaparkan maklumat, garisan, segi empat tepat dan gambar. Contohnya, label dengan nama laporan ialah kawalan percuma.

Kawalan yang dikira ialah kawalan yang sumber datanya ialah ungkapan dan bukannya medan. Anda menentukan nilai yang anda mahu gunakan untuk kawalan dengan menentukan ungkapan sebagai sumber datanya. Ungkapan boleh menjadi gabungan pengendali (seperti = Dan + ), nama kawalan dan medan, fungsi yang mengembalikan nilai tunggal dan pemalar. Sebagai contoh, ungkapan berikut mengira harga item terdiskaun 25 peratus dengan mendarabkan nilai dalam medan Harga Unit dengan nilai tetap (0.75):

= [Harga Seunit] * 0.75

Ungkapan boleh menggunakan data daripada medan dalam jadual asas atau pertanyaan borang, serta data daripada kawalan lain dalam laporan.

Apabila membuat laporan, mungkin lebih cekap untuk menambah dan meletakkan semua kawalan yang berkaitan terlebih dahulu, terutamanya jika mereka membentuk majoriti kawalan dalam laporan. Selepas ini, anda boleh menambah kawalan percuma dan dikira menggunakan alat dalam kumpulan Kawalan pada tab Pembina.

Kawalan mengaitkan dengan medan dengan menentukan medan dari mana ia menerima data. Anda boleh membuat kawalan yang dikaitkan dengan medan yang dipilih dengan menyeret medan dari senarai medan kepada laporan itu. DALAM senarai medan medan jadual atau pertanyaan di mana laporan dibuat dipaparkan. Untuk memaparkan kawasan Senarai medan, pada tab Pembina dalam kumpulan Kawalan klik butang Tambah medan.

Selain itu, anda boleh mengikat medan pada kawalan dengan memasukkan namanya dalam kawalan itu sendiri atau dalam medan nilai Sumber Kawalan pada halaman sifatnya. Halaman sifat mentakrifkan ciri kawalan, seperti namanya, sumber data dan formatnya.

Kawalan terikat mempunyai kapsyen yang dilampirkan dan kapsyen itu lalai kepada nama medan (atau pengepala yang ditakrifkan untuk medan itu dalam jadual atau pertanyaan asas) sebagai tajuknya, jadi anda tidak perlu memasukkan tajuk itu sendiri.

Kawalan terikat mewarisi banyak tetapan medan daripada jadual asas atau pertanyaan (contohnya, sifat Format, Tempat perpuluhan Dan InputMask). Ini memastikan bahawa nilai sifat medan tidak berubah apabila kawalan yang berkaitan dibuat.

Jika anda telah mencipta kawalan bebas yang ingin anda kaitkan dengan medan, tetapkan nama medan sebagai nilai harta Sumber Kawalan kawalan ini. Untuk maklumat lanjut tentang hartanah Sumber Kawalan cari "Sumber Kawalan" dalam sistem bantuan.

Mengedit laporan dalam mod reka letak

Laporan yang dijana boleh diubah suai dengan mudah dalam mod susun atur. Berdasarkan data laporan sebenar, anda boleh melaraskan lebar lajur, menukar susunannya, menambah tahap kumpulan dan jumlah. Anda boleh menambah medan baharu pada laporan serta menukar sifat laporan dan kawalannya.

Untuk memasuki mod Reka Letak, klik kanan nama laporan dalam anak tetingkap navigasi dan pilih Mod reka letak .

Akses akan memaparkan laporan dalam paparan reka letak.

Senarai medan Senarai medan

Senarai medan.

Memuktamadkan laporan dalam mod reka bentuk

Anda juga boleh menyesuaikan struktur laporan menggunakan pereka bentuk. Anda boleh menambah kawalan dan medan baharu pada laporan anda dengan meletakkannya pada borang. Halaman sifat membolehkan anda menetapkan sejumlah besar sifat untuk menyesuaikan laporan anda.

Untuk beralih kepada pereka bentuk, klik kanan nama laporan dalam anak tetingkap navigasi dan pilih Pembina .

Access akan memaparkan laporan dalam pereka bentuk.

Anda boleh menggunakan halaman sifat untuk menukar sifat laporan, kawalan dan bahagian. Untuk membuka halaman sifat, tekan F4.

Anda boleh menggunakan kawasan tersebut Senarai medan untuk menambah medan daripada jadual asas atau pertanyaan kepada struktur laporan. Untuk memaparkan kawasan Senarai medan, Lakukan salah satu daripada tindakan berikut:

Anda kemudian boleh menambah medan pada laporan dengan menyeretnya dari kawasan tersebut Senarai medan.

Menambah medan daripada kawasan "Senarai Medan".

Untuk menambah satu medan, seretnya dari kawasan itu Senarai medan ke bahagian laporan yang diperlukan.

Untuk menambah berbilang medan sekaligus, CTRL-kliknya. Kemudian seret medan yang dipilih ke dalam laporan.

Semasa anda menyeret medan, Access mencipta kotak teks yang berkaitan untuk setiap medan dan meletakkan label di sebelahnya secara automatik.

Menambah kawalan pada laporan

Sesetengah kawalan dibuat secara automatik. Sebagai contoh, apabila menambah medan dari kawasan kepada laporan Senarai medan kawalan yang berkaitan dibuat. Banyak kawalan lain boleh dibuat dalam pereka bentuk menggunakan alat dalam kumpulan Kawalan pada tab Pembina.

Menentukan nama alat

Tuding tetikus anda pada alat.

Access memaparkan nama alat.

Buat kawalan menggunakan alatan dalam kumpulan Kawalan

Prosedur ini mewujudkan kawalan bebas. Jika jenis kawalan bertujuan untuk memaparkan data (contohnya, medan teks atau kotak semak), anda mesti menentukan dalam sifatnya Sumber Kawalan nama medan atau ungkapan. Untuk maklumat lanjut, lihat .

Memaparkan Halaman Properties

Untuk memaparkan tetingkap Properties dalam paparan Reka Bentuk, lakukan salah satu daripada yang berikut:

Pada tab Pembina dalam kumpulan Perkhidmatan klik butang Tetingkap sifat. Sila ambil perhatian: jika anda menggunakan Access 2007, arahan Tetingkap sifat berada dalam kumpulan Tunjukkan atau sembunyikan pada tab Pembina.

Tekan F4.

Menyimpan dokumen

Dengan menyimpan reka letak laporan, anda boleh menjalankan laporan seperti yang diperlukan pada masa hadapan. Reka letak akan kekal tidak berubah, tetapi laporan itu sendiri akan menyertakan data semasa setiap kali anda mencetak atau melihatnya. Jika perlu, anda boleh menukar reka letak laporan atau membuat laporan serupa berdasarkannya.

Menyimpan reka letak laporan

Menyimpan reka letak laporan dengan nama baharu

Jika anda menggunakan Access 2013 atau lebih baru, pilih Fail > Simpan sebagai > Simpan objek sebagai.

Jika anda menggunakan Access 2010, pilih Fail > Simpan objek sebagai.

Jika anda menggunakan Access 2007, klik Butang Microsoft Office dan pilih Simpan sebagai > Simpan objek sebagai.

Dalam kotak dialog Pemeliharaan masukkan nama dalam medan Menyimpan objek Laporan ke dan kemudian klik butang okey.

Lihat, cetak laporan dan hantar melalui e-mel

Simpan reka letak laporan untuk menggunakannya semula. Reka letak laporan akan kekal tidak berubah, tetapi data semasa akan digunakan semasa mencetaknya. Jika keperluan laporan anda berubah, anda boleh menukar reka letak laporan atau membuat laporan serupa berdasarkannya.

Lihat laporan

Anda boleh melihat laporan dengan cara yang berbeza. Pilihan satu kaedah atau yang lain bergantung pada tindakan yang sepatutnya dilakukan dengan laporan dan data yang disertakan di dalamnya.

Jika anda ingin berubah sementara data dalam laporan sebelum mencetaknya atau menyalin data laporan ke papan keratan, buka laporan dalam paparan Laporan.

Jika anda ingin berubah susun atur melaporkan, melihat datanya, menggunakan mod susun atur.

Jika anda hanya mahu pratonton laporan sebelum mencetak, bukanya dalam mod Pratonton.

Catatan: Jika laporan mempunyai berbilang lajur, ia hanya akan kelihatan dalam mod Pratonton. Dalam mod laporan dan dalam mod reka letak, laporan memaparkan satu lajur.

Lihat dalam mod laporan

Mod laporan ialah paparan lalai apabila anda membuka laporan dengan mengklik dua kali dalam anak tetingkap navigasi. Jika laporan belum dibuka, klik dua kali namanya dalam anak tetingkap navigasi dan laporan akan dibuka dalam paparan laporan.

Jika laporan sudah dibuka, klik kanan nama laporan dalam anak tetingkap navigasi dan pilih Pembentangan laporan.

Bekerja dengan data dalam mod laporan

Dalam mod laporan, anda boleh memilih teks laporan dan menyalinnya ke papan keratan. Untuk memilih keseluruhan baris, klik kotak di sebelahnya dan, tanpa melepaskan butang tetikus, seret penuding ke bawah. Baris yang dipilih boleh disalin ke papan keratan dengan mengikuti langkah berikut:

Tunjukkan hanya baris yang anda perlukan menggunakan penapis

Dalam mod laporan, anda boleh menggunakan penapis pada data. Contohnya, jika laporan anda mempunyai lajur Negara/Wilayah dan anda mahu memaparkan hanya baris yang mengandungi nama Kanada, lakukan perkara berikut:

Dalam laporan, cari perkataan "Kanada" dan klik kanan padanya.

Pilih pasukan Sama dengan "Kanada".

Akses akan membuat dan menggunakan penapis.

Mendayakan atau melumpuhkan penapis

Anda boleh bertukar antara mod paparan dengan dan tanpa penapis menggunakan butang Tukar penapis dalam kumpulan Isih dan Penapis pada tab rumah. Dalam kes ini, penapis tidak dialih keluar - hanya ia dihidupkan dan dimatikan.

Mengalih keluar penapis

Klik kanan medan yang anda mahu alih keluar penapis.

klik Alih keluar penapis daripada medan: field_name. (Sebaliknya nama_medan nama medan sebenar akan diberikan.)

Jika penapis dialih keluar, ia tidak boleh didayakan menggunakan arahan Tukar penapis. Anda perlu mencipta semula penapis.

Catatan: Jika anda menggunakan penapis pada laporan dan kemudian menyimpan dan menutup laporan, penapis juga disimpan. Walau bagaimanapun, apabila anda membuka laporan seterusnya, Access tidak akan menggunakan penapis. Untuk menggunakan semula penapis ini, dalam kumpulan Isih dan Penapis pada tab rumah klik butang Tukar penapis.

Pratonton Laporan

Klik kanan nama laporan dalam anak tetingkap navigasi dan pilih arahan daripada menu konteks Pratonton.

Untuk melihat halaman laporan secara berurutan atau melompat ke halaman yang dikehendaki, gunakan butang navigasi.

1. Klik untuk membuka halaman pertama.

2. Klik untuk memaparkan halaman sebelumnya.

3. Klik untuk memaparkan halaman seterusnya.

4. Klik untuk membuka halaman terakhir.

5. Masukkan nombor halaman dalam medan ini dan tekan ENTER untuk bergerak ke halaman yang ditentukan.

Dalam mod Pratonton, anda boleh mengezum masuk untuk melihat butiran atau mengezum keluar untuk menyemak cara data muat pada halaman. Klik laporan sekali. Untuk kembali ke skala asal, klik sekali lagi. Anda juga boleh menggunakan kawalan zum pada bar status Akses untuk menukar tahap zum.

Untuk menutup pratonton, ikuti langkah berikut:

Nasihat: Selepas anda melihat laporan anda, anda boleh mengeksport hasil ke Microsoft Word, Microsoft Excel dan beberapa program Office yang lain. Pada tab Data luaran dalam kumpulan Eksport Klik butang untuk format yang dikehendaki dan ikut arahan selanjutnya.

Cetak laporan

Laporan boleh dicetak dari mana-mana mod, walaupun ia tidak dibuka. Sebelum anda mencetak, anda hendaklah menyemak tetapan halaman dengan teliti (seperti jidar dan orientasi). Access menyimpan tetapan halaman dengan laporan, jadi anda hanya perlu mengkonfigurasinya sekali sahaja. Parameter ini boleh diubah pada masa hadapan jika perlu.

Menukar Pilihan Halaman

Menghantar laporan kepada pencetak

Buka laporan dalam sebarang paparan atau pilihnya dalam anak tetingkap navigasi.

Pada tab Fail pilih barang Meterai dan tekan butang Meterai. Sila ambil perhatian: jika anda menggunakan Access 2007, klik Butang Microsoft Office dan pilih Meterai > Meterai.

Kotak dialog akan dibuka Meterai.

Tetapkan tetapan yang dikehendaki seperti pencetak, julat cetakan dan bilangan salinan.

Klik butang okey.

Menghantar laporan melalui e-mel

Daripada mencetak laporan, anda boleh menghantarnya kepada pengguna melalui e-mel.

Klik laporan dalam anak tetingkap navigasi untuk memilihnya. Pada tab Data luaran dalam kumpulan Eksport klik . Sila ambil perhatian: Jika anda menggunakan Access 2007, klik laporan dalam anak tetingkap navigasi untuk memilihnya, klik Butang Microsoft Office dan kemudian pilih Hantar melalui emel.

Dalam kotak dialog Menghantar objek pilih daripada senarai Memilih Format Output format fail yang dikehendaki.

Ikuti langkah-langkah dalam kotak dialog yang tinggal.

Dalam aplikasi mel, isikan medan mesej yang diperlukan dan hantarkannya.

Hantar kerja baik anda di pangkalan pengetahuan adalah mudah. Gunakan borang di bawah

Pelajar, pelajar siswazah, saintis muda yang menggunakan pangkalan pengetahuan dalam pengajian dan kerja mereka akan sangat berterima kasih kepada anda.

Disiarkan di http://www.allbest.ru/

MINSK INSTITUT PENGURUSAN

Jabatan Matematik dan Informatik

KERJA KURSUS

Dalam disiplin "Teknologi Maklumat Komputer"

mengenai topik " LaporanVMicrosoftAkses"

Diisi oleh pelajar gr.30508zt

Sokolovskaya Yu.V.

Esei

Kerja kursus mengandungi _____ muka surat, 31 lukisan, 1 lampiran.

· Lajur tunggal laporan.

· Pita laporan

· Berbilang lajur laporan

· Laporan Dengan berkumpulan data

· Pos pelekat

· Ringkasan laporan

Laporan dibahagikan kepada bahagian, yang dipanggil jalur atau bahagian dalam kebanyakan pakej perisian pelaporan.

Bersama-sama dengan laporan jadual tunggal, Access membolehkan anda membuat laporan yang lebih kompleks yang menyediakan output data daripada beberapa jadual pangkalan data yang saling berkaitan. Laporan berbilang jadual boleh mengandungi bahagian utama dan bahagian yang disertakan, i.e. laporan bawahan.

Untuk memudahkan kerja pengguna, Access mempunyai wizard khas yang, jika tidak cukup masa, membolehkan anda membuat laporan yang agak menarik dengan cepat. Wizard Laporan menyediakan reka letak asas untuk laporan, yang kemudian anda boleh ubah suai untuk memenuhi keperluan anda. Wizard Laporan memudahkan proses penyusunan medan dengan menanyakan beberapa soalan tentang jenis laporan yang anda buat, dan kemudian secara automatik menjana reka letak laporan.

Pertanyaan ialah cara yang berkuasa dan mudah untuk mendapatkan semula data yang berkaitan. Oleh itu, ia boleh digunakan untuk menyediakan data untuk laporan yang kompleks.

Anda boleh mengumpulkan dan mengisih data, memilih jenis data, memilih susunan isihan, mengira jumlah, melihat kandungan laporan dan mencetak.

Kandungan

• pengenalan
• 1.1 Konsep laporan
• 2. Laporan dalam MS ACCESS
• 2.3 Laporan pengubahsuaian
• 3.2 Laporan bawahan
• 3.3 Membangunkan laporan berdasarkan subjadual menggunakan wizard laporan
• 4. Tugasan praktikal
• Kesimpulan
• kesusasteraan
• Permohonan

pengenalan

Laporan adalah cara terbaik untuk menyampaikan maklumat pangkalan data dalam dokumen bercetak. Alat pembangunan laporan akses direka bentuk untuk mereka bentuk susun atur laporan yang boleh digunakan untuk memaparkan data dalam bentuk dokumen output bercetak. Alat ini membolehkan anda membuat laporan dengan struktur kompleks yang menyediakan output data yang saling berkaitan daripada banyak jadual, kumpulannya dan pengiraan data. Dalam kes ini, keperluan tertinggi untuk pelaksanaan dokumen boleh dipenuhi.

Berbanding dengan kaedah lain untuk mencetak data, laporan mempunyai dua kelebihan asas:

· Mereka menyediakan keupayaan yang luas untuk mengumpulkan dan mengira subjumlah dan jumlah besar untuk set data yang besar.

· Laporan boleh digunakan untuk menghasilkan invois yang direka dengan cantik, pesanan pembelian, label mel, bahan pembentangan dan dokumen lain yang mungkin anda perlukan untuk menjalankan perniagaan yang berjaya.

Dalam laporan, setiap kumpulan data dan keputusannya boleh dibentangkan secara berasingan. Kami mempunyai keupayaan berikut:

· Untuk menyediakan pembentangan data secara hierarki, anda boleh menyediakan sehingga 10 peringkat kumpulan.

· Anda boleh menetapkan tajuk dan nota berasingan untuk setiap kumpulan.

· Anda boleh melakukan pengiraan kompleks bukan sahaja dalam kumpulan atau set baris, tetapi juga merentas beberapa kumpulan pada masa yang sama.

· Selain pengepala dan pengaki, anda boleh menetapkan tajuk dan aplikasi untuk keseluruhan laporan.

Sama seperti dalam borang, anda boleh memasukkan gambar atau gambar rajah ke dalam mana-mana bahagian laporan. Anda juga boleh membenamkan sublaporan atau subbentuk ke dalam laporan.

Laporan akses dibahagikan kepada enam kategori (susun atur):

b Lajur tunggal laporan. Mereka menyenaraikan nilai setiap medan setiap rekod jadual atau pertanyaan dalam satu lajur panjang. Label menunjukkan nama jadual atau medan pertanyaan, dan di sebelah kanan label ialah nilai. Laporan ini jarang digunakan: mencetaknya memerlukan banyak kertas.

b Pita laporan. Laporan ini menyediakan lajur bertajuk untuk setiap medan dalam jadual atau pertanyaan, dan letakkan nilai setiap rekod pada baris yang berasingan.

b Berbilang lajur laporan. Ia dibuat daripada laporan lajur tunggal. Untuk tujuan ini, pilihan susun atur "akhbar" "ular", yang disediakan dalam aplikasi penerbitan desktop dan editor teks, digunakan.

b Laporan Dengan berkumpulan data. Jenis laporan yang paling popular. Laporan ini membolehkan anda mengira jumlah untuk kumpulan rekod dan membentangkan maklumat dalam format yang mudah digunakan.

b Pos pelekat. Jenis khas laporan berbilang lajur yang dibuat untuk mencetak nama dan alamat dalam kumpulan.

b Ringkasan laporan. Laporan ini mengandungi sublaporan. Dalam kes ini, setiap sublaporan dibuat berdasarkan sumber data bebas, contohnya, jadual atau pertanyaan.

Lima laporan pertama menggunakan jadual atau pertanyaan sebagai sumber data, serupa dengan borang. Laporan seperti ini dipanggil dilampirkan Kepada sumber data.

Sebelum mula mereka bentuk laporan, pengguna mesti mereka bentuk susun aturnya, i.e. tentukan komposisi dan kandungan bahagian laporan, penempatan di dalamnya nilai yang diperoleh daripada medan jadual (pertanyaan) pangkalan data, dan butiran yang dikira, medan yang diperlukan untuk mengumpulkan data. Untuk setiap peringkat kumpulan, tajuk dan nota ditakrifkan, dan jumlah dikira. Selain itu, pengepala dan tandatangan butiran laporan disediakan dan susunan data dipaparkan dalam laporan ditentukan.

Laporan boleh dibuat menggunakan wizard atau dalam mod reka bentuk laporan. Dalam kebanyakan kes, adalah mudah untuk menggunakan Wizard Laporan. Laporan yang dibuat oleh wizard boleh diubah suai dalam mod reka bentuk.

Jika perlu untuk memaparkan hasil penyelesaian masalah dalam laporan, pertanyaan berbilang jadual boleh digunakan sebagai asas untuk laporan. Permintaan mungkin bertanggungjawab untuk jenis pensampelan data dan pra-pemprosesan yang paling kompleks. Pelbagai keupayaan pereka bentuk laporan memudahkan untuk menstruktur dan memformat data yang diterima dalam permintaan.

1. Ciri-ciri pangkalan data MS ACCESS

1.1 Konsep laporan

Produk akhir kebanyakan aplikasi tanpa data ialah laporan. Access menggabungkan data daripada jadual, pertanyaan dan borang untuk membuat laporan yang boleh anda cetak untuk kegunaan kemudian. Salah satu kelebihan utama Access ialah kepantasan dan kemudahan membuat laporan berformat dan sedia untuk digunakan sepenuhnya. Nampaknya, boleh dikatakan bahawa tiada sistem lain yang menyediakan alat pelaporan yang fleksibel dan mudah seperti Access.

Dengan penyebaran e-mel, Internet dan Akses Intranet menjadi cara yang semakin popular untuk mencipta dan mencetak laporan. Access menyediakan kaedah berikut untuk mengedarkan laporan tanpa kertas:

1. Gambar laporan (Laporan syot kilat) ialah fail serba lengkap yang boleh dihantar sebagai lampiran kepada mesej e-mel menggunakan Outlook, Outlook Express dan sebarang program e-mel Windows yang lain.

2. Statik Web-laporan ialah gabungan fail XSL (Extensible Stylesheet Language) dan fail XML (Extensible Markup Language) yang mewakili dokumen yang dipindahkan.

3. Dinamik Web-laporan serupa dengan laporan Web statik XSL/XML, walau bagaimanapun, ia memberikan pengguna data semasa yang dilaporkan apabila pelayar pengguna membuka halaman Web.

Laporan adalah cara terbaik untuk menyampaikan maklumat pangkalan data dalam dokumen bercetak.

bahagian akses pembina laporan

Secara umum, laporan adalah serupa dengan borang, tetapi ia biasanya direka untuk mengeluarkan maklumat daripada pangkalan data kepada pencetak. Oleh itu, dalam laporan, data diformatkan supaya mudah untuk meletakkannya pada halaman berasingan. Laporan menyokong pelbagai jenis kaedah pemformatan dan membolehkan anda mengumpulkan data, memecahkannya kepada blok pepejal logik.

Sesetengah laporan sepanjang satu halaman, seperti pengesahan pesanan, invois, graf atau carta. Laporan Akses berbilang halaman—katalog, lejar am dan penyata kewangan—adalah lebih biasa daripada pilihan laporan satu halaman. Kebanyakan laporan berbilang halaman adalah serupa dengan bentuk reben, dioptimumkan untuk pencetakan.

Kebanyakan kaedah untuk membina borang Akses juga digunakan pada laporan.

Perbezaan asas antara laporan dan borang:

· Laporan adalah untuk mencetak sahaja dan bukan untuk memaparkan data pada skrin.

· Tidak seperti borang, data yang berasaskan laporan tidak boleh diubah suai oleh kawalan yang ditambahkan daripada Kotak Alat.

· Laporan tidak boleh dilihat dalam paparan jadual.

· Dalam laporan berbilang lajur, bilangan dan lebar lajur, dan jarak antara lajur, ditetapkan dalam kotak dialog Penetapan Halaman, tetapi bukan oleh kawalan atau tetapan sifat dalam paparan Reka Bentuk.

Sebaliknya, ciri laporan dan borang Access mempunyai banyak persamaan:

· Sarjana laporan. Ia boleh digunakan untuk membuat tiga jenis laporan utama: kolumnar, pengelompokan, ringkasan dan label mel.

· Bahagian laporan. Ini termasuk pengepala, nota dan pengaki.

· Bahagian kumpulan laporan. Secara umum, ia serupa dengan bahagian data borang.

· elemen pengurusan. Ia ditambahkan pada laporan daripada Kotak Alat Akses dan kemudian dialihkan dan saiz semula menggunakan pemegang.

· orang bawahan laporan. Laporan sedemikian disertakan dalam laporan dengan cara yang sama seperti kawalan Subform/Laporan disertakan dalam borang utama.

2. Laporan dalam MS ACCESS

2.1 Pembuatan laporan automatik berdasarkan jadual atau pertanyaan

Access 2002 menawarkan beberapa cara untuk membuat laporan. Yang paling mudah ialah menggunakan alat penjanaan laporan automatik. Laporan dibuat secara automatik berdasarkan jadual atau pertanyaan dipanggil laporan automatik. Akses membolehkan anda membuat laporan secara automatik dalam dua format: lajur dan reben.

Untuk membuat laporan automatik:

1. Pada panel objek tetingkap Pangkalandata klik pada pintasan Laporan dan tekan butang Buat. Kotak dialog akan muncul Barulaporan dibentangkan dalam Rajah 1.

nasi.1. Tetingkap dialog Barulaporan

2. Dalam senarai kotak dialog Barulaporan pilih salah satu elemen: Laporan automatik: Vkolum atau Laporan automatik: lentohny.

H. Dalam kotak kombo Barulaporan, terletak di bahagian bawah kotak dialog, mengandungi nama semua jadual dan pertanyaan pangkalan data yang boleh digunakan sebagai sumber data untuk laporan. Anda perlu klik kiri pada butang anak panah untuk membuka senarai, dan kemudian serlahkan item yang dikehendaki dalam senarai.

4. Tekan butang okey.

Akibatnya, Access akan membuat laporan secara automatik berdasarkan sumber data yang dipilih, menggunakan format reben atau lajur. Format pita menyusun medan rekod output dalam satu baris. Format lajur menyusun medan rekod output ke dalam lajur. AutoReport yang dibuat menggunakan mana-mana format ini akan merangkumi semua medan dan rekod yang terdapat dalam sumber data yang dipilih.

Agar laporan yang dibuat dapat digunakan pada masa hadapan, ia mesti disimpan. Untuk melakukan ini, pilih arahan Fail, Jimat. Di padang Namalaporan kotak dialog yang muncul Pemeliharaan Masukkan nama yang dikehendaki dan klik OK.

2.2 Membuat laporan menggunakan Wizard Laporan

Untuk memudahkan kerja pengguna, Access mempunyai wizard khas yang, jika tidak cukup masa, membolehkan anda membuat laporan yang agak menarik dengan cepat.

Laporan dengan pengumpulan data dibuat berdasarkan jadual Produk dan Pembekal pangkalan data latihan Borei. Seperti Wizard Borang, Wizard Laporan membenarkan anda membuat laporan yang mengandungi data daripada berbilang jadual tanpa membuat pertanyaan terlebih dahulu. Laporan ini memaparkan julat produk makanan yang dikumpulkan mengikut kategori.

Untuk membuat laporan inventori produk, anda mesti mengubah suai laporan utama yang dibuat menggunakan wizard. Peringkat Wizard Laporan adalah serupa dengan peringkat yang pengguna lakukan secara bebas. Oleh itu, untuk membiasakan diri dengan alat pelaporan, adalah berguna untuk mengkaji wizard.

Untuk membuat laporan tentang pelbagai produk yang tersedia, anda mesti melengkapkan langkah berikut.

1. Klik butang Laporan di sebelah kiri tetingkap pangkalan data dan kemudian klik butang Cipta. Access memaparkan kotak dialog Laporan Baharu. Kotak dialog ini membolehkan anda memilih salah satu daripada tiga ahli sihir laporan, dua gaya laporan automatik dan mod reka bentuk.

2. Seperti borang, laporan memerlukan sumber data - jadual atau pertanyaan. Anda mesti memilih jadual Produk dalam senarai juntai bawah di bahagian bawah kotak dialog Laporan Baharu (Gamb. 2) dan pilihan Wizard Laporan dalam senarai teratas. Klik pada butang OK. Kotak dialog Wizard Laporan pertama dibuka.

Rajah.2. Pilih jadual atau pertanyaan sebagai sumber data laporan, dan kemudian pilih Wizard Laporan dalam kotak dialog Laporan Baharu

3. Medan yang anda pilih di sini ialah baris laporan. Laporan yang dijana hendaklah memaparkan item dan nama pembekal supaya pengguna tidak perlu menyemak kod dan nama dalam laporan lain. Oleh itu, daripada jadual Produk, laporan mesti termasuk medan Kod Jenis, Kod Produk, Kod Pembekal dan Dalam Gudang. Pilih medan ini dalam susunan ini dalam senarai Medan Tersedia dan pindahkannya ke senarai Medan Terpilih dengan mengklik butang >. Apabila anda menambah nama medan pada senarai Medan Terpilih, Access mengalih keluarnya daripada senarai Medan Tersedia. Anda juga boleh mengalihkan medan dengan mengklik dua kali namanya dalam senarai Medan Tersedia, yang kemudiannya akan memaparkan nama dalam senarai Medan Terpilih. Medan terletak dalam senarai Medan terpilih dalam lajur; dalam laporan mereka akan dipaparkan dalam susunan yang sama, tetapi dari kiri ke kanan.

4. Untuk menunjukkan cara wizard berfungsi dengan laporan yang dipautkan kepada berbilang jadual, anda perlu memasukkan medan Nama daripada jadual Pembekal dalam laporan. Untuk melakukan ini, buka senarai Jadual dan Pertanyaan dan pilih Jadual: Pembekal.

5. Ruangan Nama hendaklah diletakkan dalam laporan selepas ruangan Kod Pembekal. Oleh itu, anda mesti memilih medan Kod Pembekal dalam senarai Medan Terpilih. Kemudian klik pada medan Tajuk dalam senarai medan Tersedia, kemudian klik pada butang >. Kemudian Access akan mengalihkan medan Nama daripada senarai Medan Tersedia ke senarai Medan Terpilih dan memasukkannya di antara medan Kod Pembekal dan Dalam Gudang (Gamb. 3). Klik Seterusnya untuk pergi ke kotak dialog Report Wizard kedua.

Rajah.3. Memilih medan untuk laporan dalam kotak dialog pertama Wizard Laporan

6. Wizard menggesa anda untuk memilih jenis pembentangan data dalam laporan. Anda perlu memberi perhatian kepada butang Tunjukkan maklumat tambahan. Klik padanya untuk memaparkan tetingkap pertama dalam satu siri dialog bantuan Wizard Laporan. Jika anda mengklik butang Tunjukkan Contoh, Access memaparkan tetingkap tambahan dengan petua. Tingkap menggunakan contoh daripada jadual Jualan, Pelanggan dan Pesanan untuk menunjukkan kaedah pengumpulan berbeza yang Wizard Laporan boleh digunakan secara automatik pada laporan. Untuk kembali ke kotak dialog wizard yang ditunjukkan dalam Rajah 4, klik butang Tutup.

Rajah.4. Dalam kotak dialog kedua wizard, pilih satu jadual sebagai jadual asas

7. Untuk laporan ini, anda mesti memilih pilihan pengelompokan anda sendiri. Oleh itu, anda mesti menerima pilihan Produk lalai. Kemudian klik pada butang Seterusnya untuk pergi ke kotak dialog seterusnya.

8. Wizard menggesa anda untuk menetapkan tahap kumpulan dalam laporan. Pilih medan Jenis Kod dalam senarai dan klik butang > untuk menetapkan kumpulan mengikut jenis produk. Kotak dialog ditunjukkan dalam Rajah 5.

Rajah.5. Dalam kotak dialog ketiga wizard, nyatakan medan yang mana laporan akan dikumpulkan

9. Klik pada butang Kumpulan. Wizard Laporan memaparkan kotak dialog Selang Pengumpulan. Dengan menukar selang kumpulan, anda boleh mempengaruhi cara kumpulan Access melaporkan data. Medan angka, seperti Kod Jenis, boleh dikumpulkan mengikut 10s, 50s, 100s, dsb. jenis dalam kumpulan. Medan teks boleh dikumpulkan mengikut huruf pertama, tiga huruf pertama, dsb. Wizard menyemak jenis data medan dan mencadangkan selang kumpulan yang sesuai.

10. Laporan ini tidak memerlukan selang kumpulan khas. Oleh itu, terima pilihan biasa yang telah ditetapkan dalam senarai Selang kumpulan dan klik pada butang OK untuk kembali ke wizard laporan. Anda mesti klik pada butang Seterusnya untuk pergi ke kotak dialog keempat wizard.

11. Rekod dalam kumpulan boleh diisih mengikut mana-mana empat medan dalam susunan menaik atau menurun (lihat Rajah 6). Medan Jenis Kod tiada dalam senarai medan yang boleh diisih. Rekod dikumpulkan mengikut medan ini dan oleh itu diisih secara automatik mengikut kunci utama jadual. Pilih medan Kod Produk daripada senarai juntai bawah yang pertama.

Rajah.6. Dalam kotak dialog keempat wizard, pilih medan yang mana rekod dalam kumpulan diisih

12. Klik pada butang Keputusan. Kotak dialog Ringkasan muncul. Jika anda ingin mengira sebarang jumlah untuk lajur laporan, pilih pilihan yang sesuai dalam kotak dialog ini. Ia menunjukkan semua medan laporan berangka yang bukan daripada jenis Kaunter. Untuk mengira jumlah, min aritmetik dan memilih nilai medan minimum dan maksimum, semak pilihan yang sepadan. Bergantung pada kotak pilihan yang dipilih, wizard akan menambah medan yang sesuai pada penghujung laporan.

13. Suis Tunjukkan membolehkan anda menentukan sama ada laporan harus memaparkan hanya jumlah medan atau data berat dengan jumlah medan ditambahkan pada penghujung setiap kumpulan dan ke penghujung keseluruhan laporan. Dalam contoh ini, untuk medan InStock, pilih kotak semak Jumlah dan Purata. Dalam kumpulan Tunjukkan pilihan, pilih pilihan Data dan jumlah. Semak pilihan Kira peratusan - jumlah setiap kumpulan akan dipaparkan sebagai peratusan daripada jumlah keseluruhan. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Report Wizard dan klik Next.

14. Wizard menawarkan anda untuk memilih satu daripada enam susun atur laporan. Anda boleh pratonton reka letak pilihan anda dalam kawasan pratonton di sebelah kiri tetingkap. Untuk laporan ini, pilih pilihan langkah, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 7.

Rajah.7. Reka letak berperingkat paling kerap digunakan untuk laporan dengan berbilang lajur.

15. Secara lalai, kotak semak Konfigurasikan lebar margin untuk dimuatkan pada satu halaman dipilih dalam tetingkap. Secara umum, pilihan ini harus dibiarkan tidak berubah untuk menjimatkan kertas dan meningkatkan kebolehbacaan laporan. Dalam kumpulan Orientasi pilihan, pilih orientasi laporan semasa mencetak. Pilih pilihan potret dan klik pada butang Seterusnya.

Anda mesti memilih salah satu gaya laporan yang dipratentukan. Di bahagian kiri tetingkap anda boleh melihat gaya yang dipilih (Gamb. 8). Pilih gaya Mampat dan klik pada butang Seterusnya untuk pergi ke kotak dialog terakhir wizard.

Rajah 8. Pilih satu daripada enam gaya laporan yang dipratentukan

Masukkan nama laporan: otchSenarai Produk Mengikut Jenis. Laporan akan disimpan di bawah nama ini (Gamb. 9). Pilih pilihan Lihat laporan dan klik pada butang Selesai untuk menyelesaikan pembuatan laporan. Wizard Laporan akan membuat laporan dan memaparkannya dalam mod pratonton

Rajah.9. Berikan nama di mana laporan akan disimpan

Laporan yang dijana oleh Wizard Laporan mempunyai banyak kecacatan reka bentuk yang boleh diperbetulkan. Anda boleh menggunakan bar skrol untuk meletakkan laporan seperti yang ditunjukkan dalam rajah. Apabila anda selesai melihat laporan, tutupnya.

Selepas membuat beberapa perubahan mudah, kami mendapat laporan lengkap dengan maklumat yang diperlukan untuk menganalisis inventori semasa syarikat Borey. Perubahan harus membetulkan kecacatan yang jelas dalam laporan yang dijana oleh wizard, seperti lebar berlebihan lajur TypeCode, maklumat pendua dalam lajur Pembekal dan Nama, nama dipotong dalam lajur Nama dan pengepala Dalam Stok dipotong.

2.3 Laporan pengubahsuaian

Penambahan Dan pemadaman bahagian laporan

Apabila anda membuat laporan daripada templat kosong, atau apabila anda mengubah suai laporan yang dibuat oleh Wizard Laporan, anda boleh menambah bahagian baharu pada laporan itu.

· Untuk menambah bahagian pengepala laporan dan nota kaki, pilih arahan "Lihat, Pengepala Laporan/Nota".

· Untuk menambah pengepala dan pengaki halaman, anda perlu memilih arahan "Lihat, Pengepala dan Pengaki".

· Untuk menambah tajuk atau nota kumpulan, anda perlu klik pada butang panel kawalan Isih dan Kumpulan dan tetapkan sifat Tajuk Kumpulan dan Nota Kumpulan kepada Ya.

Jika anda mengumpulkan data kepada lebih daripada satu peringkat (kumpulan, subkumpulan, subkumpulan), anda boleh menambah tajuk kumpulan dan nota untuk setiap peringkat kumpulan. Operasi ini menambah sepasang bahagian tambahan pada laporan untuk setiap peringkat kumpulan.

Anda boleh mengalih keluar bahagian daripada laporan menggunakan kaedah yang sama yang digunakan untuk membuat bahagian. Untuk memadam partition yang tidak diperlukan:

· Untuk mengalih keluar bahagian kawasan data atau satu pengepala, bahagian nota yang berasingan, pengepala atau pengaki, anda mesti mengalih keluar semua kawalan daripada bahagian dan kemudian mengalihkan sempadan bawah bahagian itu supaya ketinggian bahagian adalah sifar. Operasi ini sebenarnya tidak mengalih keluar bahagian, tetapi bahagian dengan ketinggian sifar tidak dicetak dan tidak menjejaskan reka letak laporan.

· Untuk mengalih keluar tajuk laporan dan nota pada masa yang sama, pilih Lihat, Tajuk/Nota Laporan. Jika terdapat kawalan dalam bahagian pengepala laporan atau ulasan, mesej sistem muncul memberi amaran kepada anda bahawa anda akan kehilangan kawalan dalam bahagian yang anda padamkan.

· Untuk mengalih keluar pengepala dan pengaki pada masa yang sama, pilih Lihat, Pengepala dan Pengaki. Jika sekurang-kurangnya satu daripada bahagian mengandungi kawalan, pemberitahuan tentang perkara ini akan dipaparkan pada skrin. Untuk mengalih keluar tajuk atau nota kumpulan, klik butang Isih & Kumpulan pada bar alat. Tetapkan harta Pengepala Kumpulan atau Nota Kumpulan kepada Tiada.

Penggunaan jurang muka surat Dan meterai pengepala dan pengaki

Sifat Hujung Halaman dan Jangan Pecah bahagian pengepala kumpulan, kawasan data dan nota kumpulan membolehkan anda mengawal sama ada pemisah halaman dipaksa. Untuk menetapkan nilai sifat ini, klik dua kali pada sempadan bahagian kumpulan. Kotak dialog sifat untuk bahagian ini akan muncul pada skrin. Menetapkan sifat Akhir Halaman memaksa pemisah halaman dimasukkan sebelum bahagian dicetak. Jika anda menetapkan sifat Jangan Pecah kepada Ya dan tidak ada ruang yang mencukupi pada halaman semasa untuk mencetak keseluruhan bahagian, pemisah halaman ditambah dan keseluruhan bahagian dicetak pada halaman seterusnya.

Untuk menetapkan pengepala dan pengaki untuk dicetak pada halaman pertama dan terakhir, pilih perintah "Edit, Pilih Laporan", dan kemudian klik butang "Properties" pada bar alat. Anda kemudiannya boleh memilih pilihan cetakan untuk sifat Pengepala dan Pengaki pada tab Reka Letak.

2.4 Menyimpan dan mencetak laporan

Anda boleh menyimpan laporan pada bila-bila masa dengan menjalankan arahan Fail/Simpan atau Fail/Simpan Bagaimana dalam tetingkap pereka bentuk laporan atau dengan mengklik butang Simpan pada bar alat. Jika laporan disimpan buat kali pertama atau setiap kali melalui arahan JimatBagaimana, atau Eksport, anda mesti menyatakan nama laporan.

Ingat bahawa Access hanya menyimpan reka bentuk laporan, bukan data atau laporan itu sendiri. Jika pertanyaan dibuat untuk membina laporan, ia harus disimpan secara berasingan. Set hasil pertanyaan boleh diambil pada bila-bila masa dengan membuka laporan, yang akan menjalankan pertanyaan secara automatik.

Butang Meterai Bar alat mod pratonton membolehkan anda mencetak laporan ini. Menggunakan arahan Persediaan Fail / Halaman, anda boleh memilih pencetak, menetapkan saiz kertas, saiz margin, jarak baris, orientasi (potret, landskap), dsb. Perintah fail. / Cetak membolehkan anda memilih halaman individu laporan untuk dicetak, mencetak bilangan salinan tertentu, atau mengeluarkan laporan ke fail yang perlu dicetak pada masa lain.

3. Berlatih dan membangunkan laporan yang kompleks

3.1 Membuat laporan menggunakan pereka bentuk laporan

Pembina laporan berfungsi untuk mengedit laporan yang dibuat dalam Wizard Laporan.

Mencipta dan menukar reka letak laporan dilakukan dalam tetingkap pereka bentuk laporan. Laporan dibahagikan kepada bahagian, yang dipanggil jalur atau bahagian dalam kebanyakan pakej perisian pelaporan. Apabila anda membuat laporan dalam mod reka bentuk, tetingkap pada mulanya memaparkan bahagian kosong laporan, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.

nasi.1. Bahagian Laporan dalam Paparan Reka Bentuk Laporan

Kehadiran bahagian ini, serta penyingkiran atau kemasukannya, ditentukan oleh arahan menu Lihat | Pengepala dan pengaki Dan Lihat | Tajuk/Nota laporan . Untuk tujuan yang sama, anda boleh menggunakan butang yang sepadan pada bar alat pereka bentuk laporan.

Apabila membuat laporan, anda mesti mengisi bahagiannya dengan elemen mengikut projek laporan yang dibangunkan oleh pengguna. Tajuk mengandungi teks daripada pengepala susun atur laporan. Semua yang ada dalam pengepala laporan dicetak sekali sahaja - pada permulaan setiap laporan. Pengepala berfungsi sebagai tajuk lajur dan data pengumpulan/ringkaskan. Pengaki mengandungi nombor halaman dan kawalan yang dikira. Apabila menentukan kandungan bahagian ini, anda harus meneruskan daripada keperluan untuk reka bentuk halaman individu laporan. Kawasan data mengandungi medan jadual pangkalan data atau pertanyaan, dan setiap rekod diproses dan dicetak. Nota laporan dicetak sekali pada penghujung laporan selepas semua entri data dan nota kumpulan.

Jika perlu untuk mengumpulkan rekod mengikut medan, bahagian boleh ditambah pada tetingkap pereka bentuk laporan Tajuk kumpulan Dan Catatan kumpulan . Pengepala kumpulan, sebagai peraturan, mengandungi medan yang digunakan untuk pengumpulan. Ia digunakan untuk menentukan rekod daripada kawasan data yang dimiliki oleh kumpulan tertentu. Ungkapan boleh diletakkan dalam nota kumpulan untuk meringkaskan kumpulan. Sehingga 10 tahap pengumpulan rekod yang dipaparkan dibenarkan.

Semasa proses reka bentuk, bahagian laporan diisi dengan elemen mengikut susun atur laporan yang dirancang menggunakan arahan menu atau butang pada bar alat dan bar alat pereka laporan.

Medan dengan nilai tidak berulang diletakkan di dalamnya kawasan data , yang boleh diberikan rupa bahagian jadual laporan. Adalah dinasihatkan untuk meletakkan medan dengan nilai berulang yang mana rekod dikumpulkan dalam pengepala kumpulan.

Elemen bahagian laporan, sebagai tambahan kepada medan jadual atau pertanyaan yang menjadi asas laporan, juga ialah teks kapsyen, butang kawalan, objek terbenam, garisan, segi empat tepat, dsb. Untuk setiap elemen terdapat butang yang sepadan pada panel elemen.

Untuk setiap elemen, serta untuk bahagian dan laporan secara keseluruhan, sifat boleh ditentukan. Teknologi untuk meletakkan elemen dan menentukan sifatnya hampir serupa dengan yang digunakan dalam pereka bentuk.

Butang Pilihan panel alatan membolehkan anda menambah atau mengalih keluar butang dengan mengosongkan atau menanda kotak pilihan dalam senarai butang yang terbuka, atau membuka tetingkap tetapan panel.

Ciptaan laporan Untuk satu meja

Mari kita lihat teknologi untuk membuat laporan jadual tunggal menggunakan contoh mendapatkan senarai pelajar mengikut kumpulan.

Biarkan keperluan berikut untuk laporan ditentukan sebagai hasil daripada mereka bentuk susun atur laporan untuk senarai pelajar:

· Laporan hendaklah memaparkan senarai pelajar bagi setiap kumpulan secara berurutan, dengan tajuk mereka sendiri. Entri senarai kumpulan hendaklah dipaparkan dalam tertib menaik bagi nombor pelajar dalam kumpulan.

· Semasa menjana laporan, adalah perlu untuk mengira purata markah lulus bagi setiap kumpulan dan memaparkannya dalam laporan.

· Tajuk laporan mesti dipaparkan pada setiap muka surat laporan.

Pilih objek dalam tetingkap pangkalan data Laporan . Terdapat pelbagai cara untuk mula mereka bentuk laporan. Anda boleh segera bertukar kepada mod reka bentuk dengan memilih baris dalam tetingkap pangkalan data Ciptaan laporan V mod pereka bentuk . Dalam kes ini, laporan yang tidak dikaitkan dengan sumber akan segera dibuka (lihat Rajah 1).

Anda boleh mula mereka bentuk dengan menekan butang Buat . Dalam kotak dialog pembukaan (Gamb. 2) Baru laporan , yang membolehkan anda memilih mod yang berbeza, dalam kes ini anda perlu memilih pilihan Pembina . Jika dalam tetingkap ini anda memilih jadual (pertanyaan) sebagai sumber data laporan, kemudian serentak dengan membuka laporan baharu dalam mod reka bentuk, tetingkap tambahan akan dibuka dengan senarai medan sumber.

nasi.2. Tetingkap untuk memilih pilihan untuk membuat laporan, jadual sumber

Mari kita pilih jadual pelajar sebagai sumber untuk contoh yang sedang dipertimbangkan. Tetingkap akan muncul dengan senarai medan sumber laporan yang tersedia (Gamb. 2).

Tetingkap pereka bentuk yang terbuka memaparkan susun atur laporan yang dibuat, yang mengandungi bahagian yang ditunjukkan dalam Rajah 1. Jika bahagian Tajuk laporan tiada, dayakannya menggunakan arahan menu Lihat | Tajuk/Nota laporan atau butang yang sepadan pada bar alat pereka bentuk laporan. Untuk kemudahan penggunaan, anda boleh menambah butang pada panel pereka bentuk Tajuk/Nota laporan , apabila digunakan, bahagian yang sepadan ditambah.

Pengelompokan Dan menyusun data laporan

Untuk memenuhi keperluan pengumpulan dan pengisihan bagi data yang dipaparkan dalam laporan, anda boleh menggunakan butang Menyusun Dan berkumpulan pada bar alat pereka bentuk. Seterusnya, tetapkan parameter yang diperlukan dalam kotak dialog pembukaan Menyusun Dan berkumpulan . Untuk contoh yang sedang dipertimbangkan, dalam tetingkap ini adalah perlu untuk menetapkan kumpulan rekod mengikut medan ng dan mengisih mengikut medan bukan (Rajah 3).

nasi.3. Tetingkap untuk menentukan kumpulan rekod mengikut medan NG

Di tingkap Menyusun Dan berkumpulan dalam lajur Medan/Ungkapan Anda mesti merekodkan nama medan untuk dikumpulkan atau memilih medan daripada senarai juntai bawah medan sumber. Di kawasan Hartanah kumpulan dalam barisan Tajuk kumpulan Dan Catatan kumpulan anda harus memilih Ya.

Oleh kerana senarai umum pelajar, mengikut draf laporan, harus dibahagikan kepada kumpulan, kami akan memilih medan ng bagi contoh yang sedang dipertimbangkan untuk dikumpulkan.

Selepas mentakrifkan kumpulan, bahagian tambahan muncul dalam tetingkap pereka bentuk laporan (Gamb. 4) Tajuk kumpulan "NG" , Catatan kumpulan "NG" .

Untuk menetapkan pengisihan dalam baris seterusnya kotak dialog, hanya tulis (pilih) nama medan yang sepadan. Di kawasan Hartanah kumpulan medan ini dalam baris Tajuk kumpulan "NG Dan Catatan kumpulan "NG" Secara lalai, nilai ditetapkan kepada Tidak, yang menetapkan hanya pengisihan mengikut medan ini.

Dalam contoh yang sedang dipertimbangkan, untuk memaparkan senarai diisih pelajar dalam setiap kumpulan, kami akan menetapkan pengisihan mengikut medan nombor pelajar. Untuk melakukan ini, dalam kotak dialog, pilih medan ns dalam baris kedua.

nasi.4. Tetingkap pereka bentuk laporan semasa membangunkan laporan untuk memaparkan data daripada satu jadual PELAJAR

Penginapan data V bahagian laporan

Prosedur untuk meletakkan medan dari jadual termasuk dua peringkat.

1. Penempatan medan kumpulan.

Nilai medan kumpulan mesti dibentangkan sekali dalam kawasan pengepala kumpulan.

Dalam laporan contoh, medan tidak boleh diletakkan di bahagian Tajuk kumpulan "NG . Jika senarai medan sumber tidak dibuka, klik butang pada bar alat pereka bentuk laporan Senaraikan padang . Menggunakan tetikus, seret medan bukan daripada senarai medan ke bahagian Tajuk kumpulan . Mari kita betulkan tandatangan medan dengan menukarnya kepada senarai pelajar dalam kumpulan (Gamb. 4).

Mari kita tetapkan fon yang dikehendaki untuk elemen. Untuk menetapkan saiz bingkai agar sesuai dengan teks tandatangan, jalankan arahan Format | Saiz | Oleh saiz data atau klik butang yang sepadan pada bar alat.

2. Pembentukan bahagian jadual laporan.

Selaras dengan reka bentuk susun atur, adalah perlu untuk meletakkan medan untuk bahagian jadual supaya nama mereka terletak di kawasan data, dan label medan untuk membentuk pengepala lajur berada di kawasan itu Tajuk kumpulan . Kemudian, selepas menjana laporan, baris bahagian jadual akan diletakkan dalam kawasan data, dan nama lajur akan diletakkan di kawasan pengepala. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa selepas anda menyeret medan daripada senarai sumber ke dalam kawasan data, ia akan diletakkan di sana bersama-sama dengan label. Untuk mengalihkan label ke kawasan Tajuk kumpulan ia boleh dipotong dan, menjadikan kawasan tajuk semasa, ditampal. Ambil perhatian bahawa tandatangan juga boleh dibuat semula menggunakan butang bar alat Prasasti .

Dalam contoh laporan yang dihasilkan, kami akan meletakkan medan ns, nama penuh, datar, ppoint secara berurutan dalam kawasan data. Medan diletakkan bersama-sama dengan tandatangan, yang diambil oleh sistem daripada sifat medan jadual pelajar. Label medan hendaklah dialihkan ke kawasan tersebut Tajuk kumpulan dengan memotong dan menampal. Jika mereka tidak sepadan dengan nama lajur dalam projek reka letak, mereka perlu dilaraskan.

Untuk mencipta medan terkira dengan jumlah nilai untuk sekumpulan rekod, letakkannya dalam bahagian Catatan kumpulan "NG . Untuk mendayakan butiran penyelesaian, gunakan butang Padang dalam panel elemen, yang akan membolehkan anda mencipta elemen Percuma .

Seterusnya, anda perlu membuka sifat elemen yang sedang dibuat dan pada tab Data masuk ke dalam barisan Data ungkapan yang diperlukan untuk melaksanakan operasi kumpulan (penjumlahan, pengiraan min aritmetik, dsb.). Jika perlu, pilih daripada senarai juntai bawah Nombor perpuluhan tanda-tanda ketepatan pengiraan yang diperlukan. Pada tab Susun atur dalam senarai juntai bawah Format padang format yang diperlukan dipilih.

Dalam contoh laporan yang dijana, untuk menjana butiran pengiraan Purata markah lulus kumpulan, klik butang Padang dan letakkan unsur tersebut Percuma ke bahagian Catatan kumpulan "NG" .

Buka tetingkap sifat elemen Percuma . Mari kita tulis pada tab Data ke garisan Data fungsi =Purata ([titik]) untuk mengira purata aritmetik nilai medan ppoint berdasarkan rekod pelajar dalam satu kumpulan. Untuk menulis fungsi, anda boleh menggunakan pembina ungkapan dengan memanggilnya dalam tetingkap sifat medan (Rajah 5) menggunakan butang yang terletak di sebelah kanan baris Data .

nasi.5. Tetingkap Sifat Medan Pengiraan

Dalam tetingkap pembina (Gamb. 6) untuk mencipta fungsi, buka folder Fungsi , pilih folder di dalamnya terbina dalam fungsi . Kemudian di panel tengah, pilih nilai daripada senarai Statistik . Di panel kanan, pilih fungsi Purata yang diingini.

nasi.6. Tetingkap Pembina Ungkapan

Dalam tetingkap sifat medan pada tab Susun atur dalam barisan Nombor perpuluhan tanda-tanda tulis nilai 2. Dalam senarai juntai bawah Format padang pilih satu nilai tetap .

Mari edit label medan yang dikira. Untuk melakukan ini, pilih tandatangan dan buka tetingkap sifat. Dalam tetingkap sifat pada tab Susun atur dalam barisan Tandatangan Mari kita catatkan purata gred lulus kumpulan itu. Tindakan seperti menukar label atau memasukkan ungkapan dalam medan boleh dilakukan tanpa mengakses sifat elemen terus di dalam bingkai elemen.

Untuk menambah laporan semasa tarikh anda boleh menggunakan fungsi now() terbina dalam daripada kategori Masa tarikh . Pertama di kawasan itu Tajuk laporan melalui butang Padang elemen bebas dicipta. Dalam tetingkap sifatnya pada tab Data dalam barisan Data anda perlu menulis nilai =now(). Fungsi now() boleh dipilih dalam pembina dengan memilih kategori daripada fungsi terbina dalam Masa tarikh . Pada tab Susun atur dalam senarai juntai bawah Format padang nilai dipilih Panjang format tarikh . Label untuk medan ini boleh dialih keluar.

Untuk menambah nombor halaman, medan dicipta sebagai elemen bebas dalam kawasan pengaki. Dalam tetingkap sifatnya pada tab Data ke garisan Data ungkapan = ditulis. Tandatangan medan ini boleh diedit dengan menulis dalam sifatnya pada tab Susun atur dalam barisan Tandatangan - muka surat

Pilihan yang dipertimbangkan untuk menambah tarikh semasa dan nombor halaman ditunjukkan dalam contoh laporan yang ditunjukkan dalam Rajah 6.

Terdapat cara lain untuk membentuk medan tarikh dan nombor halaman. Anda boleh menambah medan tarikh dan masa semasa pada laporan anda dengan menjalankan arahan dalam mod reka bentuk Sisipkan | Tarikh Dan masa ( Insertz| Tarikh dan Masa). Pemasangan dalam kotak dialog Tarikh Dan masa kotak semak Format tarikh dan/atau Format masa membolehkan anda memasukkan tarikh semasa dan/atau masa semasa dan memilih pilihan format yang dikehendaki (Gamb. 7). Jika tiada bahagian pengepala, medan tarikh dan masa semasa disertakan dalam bahagian data.

Akibatnya, medan akan dibuat dalam laporan, dalam tetingkap sifat yang terdapat pada tab Data dalam barisan Data ungkapan =Date() akan ditulis. Jika laporan mempunyai bahagian pengepala, medan itu ditambahkan pada bahagian itu.

Tambahkan pada laporan padang penomboran muka surat boleh dilakukan dalam mod reka bentuk menggunakan arahan Sisipkan | Nombor muka surat . Dalam kotak dialog Nombor muka surat parameter dipilih yang menentukan format, lokasi dan penjajaran nombor halaman (Gamb. 8). Untuk mencetak nombor halaman pada halaman pertama, pilih kotak semak Paparan nombor pada pertama muka surat .

nasi.7. Tetingkap untuk memilih format tarikh dan/atau masa

nasi.8. Tetingkap untuk memilih parameter nombor halaman

Paparan nombor halaman boleh ditentukan dengan membentuk ungkapan yang sesuai dalam tetingkap sifat medan pada tab Data dalam barisan Data . Ungkapan sedemikian boleh diperolehi dalam pembina dengan membuka folder di sana Adalah biasa ungkapan dan seterusnya - kategori Nombor muka surat . Dalam kes ini, pembina menawarkan ungkapan = " Halaman " & [ Halaman ]. Jika anda memilih kategori Halaman N daripada M , pembina mencadangkan ungkapan = " Halaman " & [ Halaman ] & " daripada " & [ muka surat ].

Selesai pendaftaran laporan

Untuk pendaftaran akhir, anda mesti masuk ke bahagian Tajuk laporan tajuk laporan. Untuk melakukan ini, gunakan butang bar alat Prasasti . Seterusnya, gunakan butang pada panel pemformatan untuk menetapkan fon tulisan yang dikehendaki. Untuk memaparkan nama laporan pada halaman berikutnya, ia juga dimasukkan dalam bahagian Atas tajuk berlari . Untuk melakukan ini, anda boleh menyalin tajuk dari bahagian tersebut Tajuk laporan , masukkan ke dalam bahagian Atas tajuk berlari dan pilih fon yang dikehendaki. Kemudian mengikuti dalam tetingkap sifat laporan pada tab Susun atur dalam senarai juntai bawah Atas tajuk berlari pilih nilai Tanpa kepala . Tetingkap sifat laporan boleh dipanggil apabila kursor diletakkan pada petak di mana pembaris bersilang.

Dalam contoh laporan yang dijana (lihat Rajah 4), senarai tajuk pelajar dimasukkan dan diedit dalam kawasan tajuk laporan dan kawasan pengaki. Selaras dengan projek laporan, garisan dibuat apabila menggunakan butang bar alat Talian .

Lihat Dan meterai laporan Lihat laporan

Beralih daripada mod pereka bentuk laporan kepada mod pratonton dijalankan menggunakan butang Lihat pada panel pereka bentuk. Untuk melihat laporan yang dibuat sebelum ini, pilih tab dalam tetingkap pangkalan data Laporan laporan yang dikehendaki dan klik butang Lihat . Penampilan laporan apabila dilihat adalah serupa dengan penampilannya apabila dicetak.

Mod pratonton mempunyai bar alat sendiri.

Untuk melihat halaman laporan yang diperlukan, anda boleh menggunakan standard padang nombor muka surat di sudut kiri bawah tetingkap laporan.

Meterai laporan

Butang Meterai Bar alat mod pratonton membolehkan anda mencetak laporan ini. Menggunakan arahan Fail | Pilihan muka surat anda boleh memilih pencetak, tetapkan saiz kertas, saiz jidar, jarak baris, orientasi (potret, landskap), dsb. Pasukan Fail | Meterai membolehkan anda memilih halaman laporan individu untuk dicetak, mencetak bilangan salinan tertentu, atau mengeluarkan laporan ke fail yang harus dicetak pada masa lain.

3.2 Laporan bawahan

Bersama-sama dengan laporan jadual tunggal, Access membolehkan anda membuat laporan yang lebih kompleks yang menyediakan output data daripada beberapa jadual pangkalan data yang saling berkaitan. Untuk memaparkan data berkaitan dalam laporan berbilang jadual, perhubungan yang diwujudkan dalam skema data pangkalan data digunakan secara automatik.

Laporan berbilang jadual boleh mengandungi bahagian utama dan bahagian yang disertakan, i.e. laporan bawahan. Bagi setiap bahagian ini, jadualnya sendiri atau beberapa jadual dipilih sebagai sumber data. Laporan berbilang jadual juga boleh memasukkan medan daripada jadual yang berbeza tanpa mempunyai sebarang sublaporan.

Pembangunan laporan pada asas dua saling berkaitan meja

Mari kita pertimbangkan untuk membina laporan untuk dua jadual yang berada dalam perhubungan satu dengan berbilang. Dalam hubungan ini, satu jadual adalah jadual induk dan satu lagi jadual hamba. Pembinaan laporan tersebut mempunyai ciri-ciri tersendiri, bergantung kepada pilihan jadual utama atau bawahan sebagai asas laporan.

Laporan Dengan asas bahagian pada pangkalan data utama meja

Di bawah ialah tindakan pengguna yang diperlukan untuk membuat laporan berdasarkan dua jadual, apabila jadual utama dipilih sebagai asas laporan. Kami akan menggambarkan proses pembangunan menggunakan contoh dua jadual: jabatan dan guru pangkalan data proses Pendidikan.

Katakan perlu menyediakan laporan yang mengandungi maklumat tentang jabatan dan termasuk senarai guru mengikut jabatan.

Mari buat projek susun atur laporan. Selaras dengan reka bentuk susun atur, laporan itu sepatutnya memaparkan data bagi setiap jabatan, termasuk nama, kod dan nombor telefon, serta nama dan gambar ketua. Data ini terkandung dalam jadual jabatan. Di bahagian jadual bagi setiap jabatan, adalah perlu untuk memaparkan data baris demi baris tentang guru jabatan, yang terkandung dalam jadual guru.

Reka bentuk susun atur memberi alasan untuk memilih jadual jabatan sebagai jadual utama laporan, dan jadual guru sebagai sumber data untuk bawahan laporan dengan senarai guru.

Ciptaan asas bahagian laporan V mod pereka bentuk

Pilih objek dalam tetingkap pangkalan data Laporan dan tekan butang Buat . Di tingkap Baru laporan memilih pilihan Pembina untuk membina laporan dalam mod reka bentuk (lihat Rajah 2), serta jadual yang akan menjadi sumber data untuk bahagian utama laporan.

Dokumen yang serupa

Konsep laporan dalam Microsoft Access sebagai perwakilan berformat data yang dipaparkan pada skrin, dicetak atau dalam fail. Mencipta laporan menggunakan Wizard. Elemen reka bentuk untuk mencetak dokumen: tajuk, pengepala, pengaki, nombor halaman.

ujian, ditambah 26/02/2012


Buat laporan sebagai objek pangkalan data. Struktur laporan dalam mod Reka bentuk, cara menciptanya. Ciri-ciri kelajuan Access DBMS, penggunaan program dalam pakej Microsoft Office. Pembangunan pangkalan data "Pekerja Restoran WasabiKo".

ujian, ditambah 12/06/2010


Mencipta model data, jadual asas menggunakan pereka bentuk jadual, hubungan antara jadual, borang untuk mengisi jadual, pertanyaan untuk memilih data, laporan untuk dicetak dan borang butang awal. Objek asas Microsoft Access.

ujian, ditambah 03/18/2012


Cipta pangkalan data dalam Microsoft Access menggunakan Wizard Templat. Mencipta jadual dengan memasukkan data menggunakan wizard jadual atau jadual dalam mod pereka bentuk jadual. Buat pertanyaan dalam Microsoft Access menggunakan wizard atau pereka bentuk pertanyaan.

abstrak, ditambah 09/08/2010


Laporan sebagai Akses objek DBMS yang menyediakan keupayaan untuk memilih maklumat yang diperlukan daripada pangkalan data dan menyusunnya dalam bentuk dokumen yang bertujuan untuk melihat dan mencetak. Buat laporan ringkas (menggunakan wizard) dan kumpulkan data.

abstrak, ditambah 29/06/2015


Bermula dalam Microsoft Access. Perkara utama untuk mencipta pangkalan data mudah: mencipta halaman tajuk dalam mod reka bentuk, pangkalan data, prosedur untuk memasukkan data untuk pangkalan data dalam mod persembahan. Ciri reka bentuk laporan dan tetapan program.

kuliah, ditambah 02/07/2010


Mencipta jadual dalam Microsoft Access; mengenal pasti hubungan antara mereka. Menetapkan medan kepada nilai individu. Membangunkan pertanyaan dalam mod reka bentuk, borang menggunakan Wizard Borang dan laporan. Penciptaan borang butang utama dan bawahan.

kerja kursus, tambah 02/13/2013


Pertimbangan sistem pengurusan pangkalan data hubungan interaktif Microsoft Access. Keupayaan grafik program; mencipta jadual, pertanyaan, borang, laporan, makro dan modul. Ciri perbandingan pangkalan data Clipper dan Access.

kerja kursus, ditambah 01/22/2013


Laporan ialah perwakilan data berformat, dipaparkan pada skrin, dalam cetakan atau dalam fail. Data daripada pertanyaan atau jadual dalam laporan yang dibuat dalam Microsoft Access. Kaedah untuk membuat laporan. Sistem pakar dan pembelajaran. Tukar skala paparan laporan.

abstrak, ditambah 11/12/2010


Antara muka dan bermula dalam Microsoft Access. Pembinaan pangkalan data hubungan dan pembangunan model maklumat. Reka bentuk borang menggunakan Wizard Borang dan pertanyaan dalam mod Reka bentuk. Penciptaan jadual data. Mencari dan menggantikan nilai dalam medan.

Laporan(laporan) ialah objek pangkalan data yang digunakan untuk memaparkan maklumat berstruktur pada skrin, cetakan atau fail. Laporan membolehkan anda mengekstrak maklumat yang diperlukan daripada jadual atau pertanyaan pangkalan data dan membentangkannya dalam bentuk yang mudah difahami. Laporan mengandungi pengepala, kawasan data, pengepala, pengaki, nota dan dinomborkan.

Laporan digunakan untuk mengumpul dan mempersembahkan data yang terkandung dalam jadual. Lazimnya, laporan itu membolehkan anda menjawab soalan khusus, contohnya: "Berapa banyak wang yang diterima daripada setiap pelanggan tahun ini?", "Di bandar manakah syarikat kami mempunyai pelanggan?" Setiap laporan boleh diformat untuk menyampaikan maklumat dengan cara yang paling mudah.

Laporan boleh dijalankan pada bila-bila masa dan akan sentiasa mencerminkan maklumat semasa dalam pangkalan data. Laporan biasanya diformatkan untuk dicetak, tetapi ia juga boleh dilihat pada skrin, dieksport ke program lain atau dihantar sebagai mesej e-mel.

Di Microsoft Akses 2007 untuk mencipta laporan Anda boleh menggunakan pelbagai cara (Gamb. 9):

· Wizard Laporan

· Pereka bentuk laporan

· Alat laporan

· Laporan kosong

Adalah dinasihatkan untuk melaksanakan laporan menggunakan Wizard atau alatan tertentu lain, dan mengubah suainya, i.e. Anda boleh membuat perubahan yang diperlukan dalam reka letak atau mod reka bentuk. Microsoft Access 2007 menyediakan dua mod untuk membuat perubahan dan penambahan kepada laporan: mod susun atur dan mod reka bentuk.

Mod reka letak ialah mod yang lebih visual untuk mengedit dan memformat (mengubah) laporan daripada mod Reka bentuk. Dalam kes yang mustahil untuk membuat perubahan pada laporan dalam mod Reka Letak, adalah dinasihatkan untuk menggunakan mod Reka Bentuk.

Laporan Wizard. Untuk membuat laporan menggunakan Wizard Laporan, anda mesti melakukan langkah berikut:

· Dalam tetingkap pangkalan data Akses, klik tab Cipta dan kemudian klik butang Wizard Laporan dalam kumpulan Laporan. Kotak dialog Cipta Laporan muncul.

· Dalam medan Jadual dan laporan, klik anak panah dan pilih jadual Pelajar sebagai sumber data.

· Klik pada butang OK (Gamb. 9).

nasi. 10.

· Tukar semua “medan yang tersedia” kepada “medan yang dipilih” dengan memilihnya dan mengklik pada butang.

· Dalam langkah seterusnya (Tambah peringkat kumpulan?), klik seterusnya.

· Pada langkah "Pilih susunan isihan untuk rekod". Pilih "Nama Akhir" daripada senarai juntai bawah untuk mengisih dalam tertib menaik.

· Pada langkah "Pilih jenis reka letak untuk laporan." Pilih: Reka letak - blok, orientasi - potret. Klik pada butang Seterusnya.

· Pada langkah "Pilih gaya yang diperlukan". Kami memilih - Anggun.

· Langkah seterusnya ialah "Tetapkan nama laporan." Masukkan nama - Pelajar master_reports.

Langkah seterusnya: Lihat laporan; Tukar susun atur laporan. Pilih Lihat dan klik pada butang Selesai. Laporan dibuka dalam mod Pratonton, yang membolehkan anda melihat rupa laporan apabila dicetak.

nasi. sebelas.

· Tukar kepada mod Reka bentuk dan edit serta format laporan. Untuk beralih daripada mod pratonton kepada mod reka bentuk, klik kanan pada nama laporan dalam kawasan navigasi dan pilih mod reka bentuk daripada menu konteks. Laporan akan muncul pada skrin dalam mod Reka bentuk.

nasi. 12.

Suntingan:
1) alih keluar medan Kod Pelajar dalam pengepala dan kawasan data;
2) alih keluar medan Kod Kumpulan dalam pengepala dan kawasan data;
3) Sebagai ganti medan Kod Kumpulan, alihkan medan "Nama" daripada senarai "Kumpulan Pelajar";
4) Alihkan semua medan dalam pengepala dan kawasan data ke kiri.
5) Tukar inskripsi dalam tajuk halaman, masukkan NTU "KhPI" dan tekan Enter.
6) Alihkan Kapsyen. Dalam Pengaki, pilih medan =Sekarang() dan seret ke Pengepala di bawah nama Pelajar. Tarikh akan dipaparkan di bawah tajuk.

Pemformatan:
1) Pilih tajuk Pelajar NTU “KhPI”
2) Tukar muka taip, gaya fon dan warna, serta warna isian latar belakang. Laporan dalam mod reka bentuk akan mengambil bentuk yang ditunjukkan dalam Rajah 5.

nasi. 13.

3) Pergi ke mod Pratonton. Untuk beralih kepada mod pratonton, anda perlu klik kanan pada nama laporan dalam kawasan navigasi dan pilih mod "Pratonton" dalam menu konteks (Rajah 6).

nasi. 14.

Alat Laporan. Untuk membuat laporan dengan cepat, i.e. buat dengan satu klik menggunakan alat Laporan. Dalam kes ini, laporan dijana berdasarkan jadual atau pertanyaan sedia ada. Laporan yang dibuat akan memaparkan semua rekod jadual atau pertanyaan berdasarkan laporan yang dibuat. Tetapi laporan yang dibuat boleh diubah suai dalam reka letak atau mod reka bentuk.

Untuk membuat laporan, anda mesti melakukan perkara berikut: Dalam kawasan navigasi, anda perlu memilih jadual (contohnya, Pelajar), berdasarkan yang anda ingin buat laporan. Kemudian pergi ke tab Cipta dan klik pada ikon Laporan. Laporan ringkas berdasarkan jadual Pelajar semasa akan dipaparkan pada skrin.

Alat laporan kosong. Alat laporan Kosong membolehkan anda membuat laporan dari awal dalam mod reka letak. Untuk melakukan ini, klik Laporan kosong dalam kumpulan Laporan pada tab Cipta. Dalam tetingkap penyuntingan Access 2007, Report1 akan muncul dengan kawasan data kosong, dan kawasan "Senarai Medan" jadual sedia ada akan dipaparkan di sebelah kanan tetingkap. Mengklik pada tanda "+" pada jadual (contohnya, Pelajar) akan membuka senarai medan yang diperlukan.

Seret medan yang diperlukan daripada senarai ini ke dalam laporan dengan mengklik dan menahan butang kiri tetikus. Menggunakan alatan daripada kumpulan "Kawalan" pada tab Format, anda boleh mengubah suai laporan dengan menambah tajuk, nombor halaman, tarikh dan masa. Jika perlu, ia boleh diubah suai dalam mod reka bentuk. Simpan laporan.

Laporan

Laporan -Ini adalah cara yang berkesan untuk mengatur data untuk pencetakan.

Menggunakan laporan, anda boleh memaparkan data dalam bentuk yang mudah dibaca dan dianalisis. Laporan boleh dibuat berdasarkan jadual dan pertanyaan. Apabila anda menyimpan laporan, hanya strukturnya disimpan. Output data oleh laporan sentiasa sepadan dengan keadaan semasa rekod pangkalan data. Kebanyakan laporan mempunyai paparan jalur atau lajur. Laporan Lajur ialah versi bercetak berbentuk lajur. Laporan pita adalah serupa dengan borang pita.

Alat Microsoft Office Access 2007 membolehkan anda mencipta laporan hampir semua tahap kerumitan. Struktur laporan boleh menjadi sangat mudah (senarai biasa) atau sangat kompleks - laporan ringkasan jualan yang dikumpulkan mengikut kawasan yang berbeza.

Membuat sebarang laporan bermula dengan mengenal pasti sumber data. Pada peringkat kedua, anda boleh menggunakan Wizard Laporan, yang menyediakan "reka bentuk" laporan secara interaktif.

Anda boleh membuat laporan menggunakan arahan Laporan, yang berada dalam kumpulan Laporan pada tab Ciptaan. Dalam kes ini, laporan dijana serta-merta tanpa meminta maklumat tambahan. Selain itu, laporan ini termasuk semua rekod jadual asas dan pertanyaan.

1. Pergi ke Anak Tetingkap Navigasi, kemudian klik jadual atau pertanyaan yang anda gunakan untuk membuat laporan.

2. Pergi ke tab Ciptaan, kemudian dalam kumpulan Laporan klik pada ikon Laporan.

3. Ini akan segera membuat laporan (Rajah 22).

4. Sekarang simpan laporan dengan menekan kekunci . Tutup laporan dan jadual yang berfungsi sebagai sumber rekod untuknya.

nasi. 22. Laporan pertama kami telah dibuat dalam beberapa saat

Sekarang mari buat laporan menggunakan Laporkan Wizards, yang menyediakan lebih banyak ciri dan tahap fleksibiliti yang lebih tinggi. Khususnya, anda boleh menentukan cara data dikumpulkan dan diisih, dan anda juga boleh memasukkan medan daripada berbilang jadual atau pertanyaan dalam laporan anda.

1. Pergi ke tab Ciptaan, kemudian dalam kumpulan Laporan klik pada ikon Laporan Wizard.

2. Dalam tetingkap pertama wizard laporan, pilih jadual dan medan dalam jadual ini yang akan disertakan dalam laporan (Gamb. 23). Kemudian klik pada butang Selanjutnya.

nasi. 23. Pilih jadual dari mana laporan akan dibuat, serta medan yang akan disertakan dalam laporan.

3. Dalam tetingkap seterusnya, pilih peringkat kumpulan dalam laporan (Gamb. 24), klik pada butang Selanjutnya

.

Rajah 24. Menentukan tahap medan kumpulan dalam laporan.

4. Dalam tetingkap ini, pilih susunan menyusun rekod (Gamb. 25), klik pada butang Selanjutnya.

nasi. 25. Menentukan susunan jenis medan yang dipaparkan oleh laporan

5. Dalam ini (Gamb. 26) pilih susun atur laporan dan klik pada butang Selanjutnya.

nasi. 26. Pilih susun atur laporan.

6. Dalam tetingkap seterusnya, anda boleh mengkonfigurasi gaya paparan elemen laporan individu (Gamb. 27), kemudian klik pada butang Selanjutnya.

nasi. 27. Pilih gaya paparan elemen laporan individu

7. Dalam tetingkap penciptaan laporan akhir, pilih pratonton reka letak laporan dan klik butang sedia. Anda akan melihat laporan dalam bentuk di mana ia dicetak (Gamb. 28).

nasi. 28. Pilih gaya paparan elemen laporan individu.