Kerja pejabat– satu cabang aktiviti yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen rasmi. Sokongan dokumentasi untuk pengurusan mentakrifkan sistem prinsip dan peraturan yang menetapkan keperluan seragam untuk dokumentasi, organisasi kerja dengan dokumen dan penyimpanan arkib mereka dalam proses pengurusan, dengan mengambil kira teknologi maklumat yang digunakan. Dokumentasi aktiviti pengurusan ialah proses terkawal untuk mencipta dokumen (pembangunan kandungan, reka bentuk, kelulusan, kelulusan, penerbitan) di atas kertas atau media lain yang memastikan kuasa undang-undangnya. Ia membolehkan anda mengatur kerja dengan dokumen, mencipta aliran dokumen yang optimum, memastikan penyimpanan, carian, penggunaan dan kawalan pelaksanaan dokumen dalam aktiviti semasa institusi.

Aliran dokumen - pergerakan dokumen dalam organisasi dari saat ia dibuat atau diterima sehingga selesai pelaksanaan dan penghantaran. Perlu diingatkan bahawa kerja pejabat ialah satu set langkah untuk memastikan sokongan dokumentasi untuk pengurusan (DOU), dan aliran dokumen ialah pergerakan dokumen dalam DOU.

AS DOU direka untuk meningkatkan kecekapan aktiviti pengurusan organisasi dengan mengautomasikan keseluruhan rangkaian kerja dengan dokumen dan harus menyelesaikan tugas utama berikut:

• dokumentasi (penyediaan, pelaksanaan, penyelarasan, kelulusan dan pengeluaran dokumen);
• memastikan aliran dokumen (penerimaan, pendaftaran, organisasi dokumen dan projek mereka, penghantaran, pemindahan dokumen untuk penyimpanan arkib);
• memastikan kerja dengan dokumen dalam proses pengurusan (kawalan pelaksanaan, perakaunan, penyimpanan operasi, organisasi sistem untuk klasifikasi, pengindeksan, pencarian dan pemprosesan dokumen; perlindungan daripada akses tanpa kebenaran; perkongsian dokumen tertakluk pada tahap kawalan akses yang diperlukan; memastikan proses membuat keputusan dan pelaporan mengenai dokumen, perkhidmatan maklumat untuk pengguna);
• automasi prosedur pengarkiban, penyimpanan arkib dan pemusnahan dokumen yang kitaran hayatnya telah selesai (pelaksanaan peraturan penyimpanan, penyediaan carian dan penggunaan; pemindahan ke penyimpanan negeri atau pemusnahan dokumen arkib).

Sistem dokumentasi pengurusan automatik mencipta ruang maklumat bersatu yang menyediakan pengguna dengan cara untuk bekerjasama dengan semua dokumen organisasi: surat-menyurat masuk dan keluar, bahan organisasi dalaman dan pentadbiran, serta surat-menyurat yang disertakan - sepanjang keseluruhan kitaran hayat mereka. Selepas tamat "kehidupan aktif" dokumen, sistem mesti mengekalkan storan arkib mereka atau merekodkan maklumat tentang pemusnahan atau pemindahannya ke storan negeri.

Anda boleh melaksanakan sokongan dokumentasi automatik untuk pengurusan dalam organisasi seperti berikut:

• memerintahkan atau menjalankan sendiri pembangunan sistem yang tertumpu secara langsung pada bidang subjek organisasi;
• membeli sistem pesanan edaran siap sedia dari antara program yang ditawarkan di pasaran Rusia dan menyesuaikannya dengan bidang subjek organisasi.

Skop penggunaan sistem "LanDocs" adalah automasi pejabat dan pembinaan arkib korporat dokumen elektronik. Tujuan melaksanakan sistem ini adalah untuk mewujudkan di kemudahan automasi persekitaran sistem-teknikal bersatu moden untuk menyokong kerja kolektif kakitangan dengan dokumen elektronik, memastikan, dengan ketersediaan perisian sistem yang sesuai dan teknologi terbukti untuk bekerja dengan sistem, automasi daripada bidang kerja pejabat berikut:

• penciptaan dan penyelenggaraan pangkalan data berstruktur terpusat bagi maklumat dokumen dengan akses berbilang pengguna;
• penciptaan dan penyelenggaraan repositori terpusat dokumen elektronik (arkib operasi dan jangka panjang) dan bekerja dengan teks dokumen elektronik;
• perakaunan untuk operasi pejabat dan mengekalkan sejarah kerja dengan dokumen itu;
• carian automatik mengikut butiran dokumen dan teks dokumen;
• pengedaran dan kawalan dokumen automatik ke atas pelaksanaan dokumen dan arahan;
• memastikan pembezaan akses pengguna kepada hak berfungsi dan hak kepada dokumen;
• menandatangani dokumen elektronik dengan tandatangan digital elektronik;
• penyepaduan dengan e-mel korporat.

Menggunakan sistem melibatkan penggunaan teknologi untuk bekerja dengan dokumen dalam persekitaran kerja pejabat automatik, oleh itu istilah yang digunakan dalam manual ini mungkin tidak selalunya secara konseptual sepenuhnya bertepatan dengan konsep kerja pejabat tradisional ("kertas").

Perisian barisan "LanDocs" direka untuk automasi menyeluruh proses kerja pejabat dan mengekalkan arkib dokumen elektronik dalam organisasi pelbagai saiz dan industri. Produk keluarga "LanDocs" memungkinkan untuk memasukkan dalam aliran pejabat automatik bukan sahaja pengguna yang disambungkan dalam rangkaian komputer tempatan, tetapi juga yang jauh dari segi geografi - menyediakan keupayaan untuk melaksanakan kerja pejabat dan mengakses dokumen menggunakan infrastruktur Internet/Intranet dan sistem e-mel. Kefungsian dan komposisi modul sistem bertujuan untuk memastikan kerja lengkap dengan dokumen elektronik, yang serupa dengan kerja dengan dokumen kertas.

Sistem "LanDocs" ialah gabungan produk perisian berikut:

Sistem "LanDocs: PROSES KES" - sistem asas untuk mengautomasikan proses kerja pejabat dan menyelenggara arkib dokumen elektronik. Ia dilaksanakan dalam seni bina pelayan pelanggan berdasarkan DBMS industri, beroperasi dalam rangkaian komputer tempatan komputer peribadi yang menjalankan Windows 95/98/NT 2000 ; dibekalkan untuk berfungsi dengan DBMS " Oracle" dan MS "SQL Server"; dilengkapi dengan antara muka OLE yang didokumenkan untuk membenamkan perkhidmatan pengurusan dokumen "LanDocs" ke dalam aplikasi Windows pihak ketiga.

Sistem " LanDocs: DOKUMEN SERVER"– perisian pelayan untuk pengurusan terpusat penyimpanan kandungan dokumen (fail dokumen) dalam arkib elektronik. Berinteraksi dengan sistem "LanDocs: WORK" dan menyokong operasi membaca, menulis, memadam, memindahkan fail dokumen untuk penyimpanan jangka panjang dan mengelog semua operasi ini pada pelayan khusus yang menjalankan Windows NT 4.0/2000.

Pilihan carian teks penuh "LanDocs: DOCUMENT SERVER" menyediakan keupayaan untuk mencari melalui teks dokumen menggunakan analisis morfologi.

"IMBAS LANIMEME DAN MENGIMBAS IMEJ"– sistem untuk mengimbas dokumen kertas dan bekerja dengan imej dokumen (imej elektronik dokumen kertas). Membolehkan anda bekerja dengan selesa dengan salinan elektronik dokumen kertas, beralih ke halaman yang dikehendaki, memaparkan imej pada skala yang berbeza, memeriksa butiran dalam mod "kaca pembesar", menyorot, mengeluarkan bintik-bintik dari imej dan banyak lagi.

"LanDocs: AKSES INTERNET"– pelayan web khusus untuk mengakses data sistem automasi pejabat dan arkib korporat dokumen elektronik melalui Internet; membolehkan anda melakukan pendaftaran, carian, mel dan operasi lain dengan dokumen menggunakan Pelayar Internet standard (Internet Explorer, Netscape Navigator) sebagai pelanggan bebas platform.

"LanDocs: PELAYAN MEL" – perisian pelayan khusus yang bertindak sebagai pintu masuk kepada sistem e-mel yang serasi dengan MAPI; menyediakan keupayaan untuk menghantar mesej, tugas dan dokumen daripada sistem LanDocs kepada pelaku yang tidak mempunyai perisian sistem LanDocs: OFFICE PROCESS.

"LanDocs: KLIEN MEL"– perisian klien berjalan dalam MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Pengguna mempunyai peluang untuk menerima tugas dan dokumen daripada pangkalan data "LanDocs" dan melaporkan pelaksanaan tugas semasa berada dalam peti mel MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SUBSISTEM KESELAMATAN"– subsistem keselamatan dalam sistem "LanDocs", yang direka untuk melindungi maklumat melalui tandatangan dan penyulitan digital elektronik. Subsistem keselamatan termasuk pelayan keselamatan dan bahagian klien bagi aplikasi pengguna "LanDocs". Pelayan keselamatan melaksanakan fungsi pihak berkuasa pensijilan, yang memastikan pengeluaran sijil kunci awam berdasarkan permintaan pengguna dan organisasi akses pengguna dalam talian kepada pangkalan data sijil (format sijil mematuhi cadangan ITU-T.509). Bahagian klien subsistem membenarkan pengguna menandatangani dokumen, mesej dan objek maklumat lain "LanDocs" dengan kunci peribadinya dan untuk mengesahkan tandatangan pengguna lain. Peristiwa yang melibatkan penggunaan tandatangan digital elektronik, penyulitan, penjanaan kunci dan pengeluaran sijil direkodkan dalam protokol operasi subsistem.

"LanDocs: HALUAN"– alat perisian yang memperluaskan keupayaan "LanDocs: PROSES PEJABAT" untuk menguruskan proses pemprosesan dokumen. Pemodelan proses pergerakan dokumen dijalankan dengan cara yang mudah dan visual - melalui pembinaan peta grafik. Peta menentukan laluan pergerakan mesej dan dokumen, menentukan syarat untuk peralihan dari satu peringkat pemprosesan ke peringkat lain. Laluan yang dibuat dengan cara ini digunakan untuk memulakan pergerakan dokumen dan seterusnya mengawal laluan pergerakannya. Fungsi analisis membolehkan anda mendapatkan data statik pada parameter proses sebenar.

Sistem "LanDocs: PROSES PEJABAT" membolehkan anda melaksanakan fungsi utama berikut:

• pendaftaran dokumen;
• memasukkan teks dokumen dan fungsi sokongan untuk bekerja dengan fail;
• pertukaran dokumen dan mesej, menghantar tugas untuk pelaksanaan;
• kawalan ke atas pelaksanaan dokumen dan tugas;
• bekerja dalam mod penggantian;
• menjejaki sambungan kerja pejabat antara dokumen, mencipta folder berstruktur kompleks;
• navigasi dan carian dokumen;
• pelaporan aliran dokumen;
• mengimbas dokumen kertas, bekerja dengan imej dokumen (menggunakan alat "Imej LAN");
• integrasi dengan aplikasi pejabat untuk bekerja dengan dokumen elektronik;
• penyepaduan dengan aplikasi Windows luaran;
• menghantar tugasan dan pemberitahuan kepada pengguna e-mel;
• permohonan tandatangan elektronik, pelaksanaan dan kawalan operasi kerja pejabat pada dokumen;
• bekerja melalui Internet;
• menyelenggara direktori.

"LanDocs" ialah sistem yang memberi tumpuan kepada kerja dengan dokumen. Dokumen dalam sistem "LanDocs" ialah koleksi data pada dokumen dan objek maklumat yang berkaitan dengan dokumen - kad pendaftaran, fail dan versinya dengan teks dokumen, maklumat mengenai sejarah pergerakan dokumen, tandatangan digital elektronik, dsb. Oleh itu, dokumen yang didaftarkan dalam sistem "LanDocs" difahami sebagai objek maklumat khas - "Dokumen LanDocs".

Dokumen "LanDocs" adalah gabungan tiga komponen utama: kad pendaftaran, teks dokumen (fail dengan teks dokumen yang dilampirkan pada kad pendaftaran), maklumat tentang sejarah bekerja dengan dokumen (sejarah pergerakan dan pelaksanaan kerja pejabat dan operasi sistem yang berkaitan dengan mengakses dokumen ). Apabila memasukkan dokumen ke dalam sistem, maklumat mengenai dokumen tidak hanya dimasukkan dan teks dokumen dimasukkan, tetapi objek maklumat baru dicipta - dokumen "LanDocs", yang, jika teks dokumen ada, adalah dokumen lengkap.

Kad pendaftaran – dibuat untuk setiap dokumen (kertas atau elektronik) yang perlu dimasukkan ke dalam sistem. Kad pendaftaran dokumen mengandungi atribut yang mencirikan dokumen dan berfungsi untuk mencarinya. Atribut kad pendaftaran, sebagai peraturan, bertepatan dengan butiran dokumen.

Fail dokumen (teks dokumen yang mengandungi teks, jadual, imej, bunyi, dll.) – dilampirkan pada kad pendaftaran dan disimpan dalam sistem dalam format fail asal (tanpa penukaran). Sistem ini membolehkan anda menyimpan beberapa fail untuk satu dokumen dan berbilang versi satu fail. Senarai format fail yang dibenarkan untuk digunakan ditentukan oleh pentadbir. Jika dokumen wujud sebagai kertas asal, maka ia boleh diimbas oleh modul perisian "LANImage", dipanggil untuk melakukan import dengan pengimbasan; pada masa hadapan, imej dokumen akan disimpan dalam sistem sebagai imej elektronik dokumen, dibentangkan dalam format grafik.

Maklumat tentang sejarah pergerakan dokumen dan kerja dengan dokumen adalah satu set maklumat yang terkandung dalam senarai mesej pada dokumen dan entri dalam protokol operasi sistem mengenai maklumat tentang tandatangan elektronik yang digunakan.

"Perwakilan" dokumen dalam sistem sebagai "dokumen Dm Docs" membolehkan anda memberikan dokumen "LanDocs" tujuan fungsi yang sama seperti dokumen "kertas" biasa: maklumat, pengurusan dan undang-undang.

Mekanisme untuk melindungi maklumat dan menggambarkan kuasa pengguna yang dilaksanakan dalam sistem "LanDocs" membolehkan anda:

• melindungi daripada kemasukan tanpa kebenaran dengan kata laluan;
• menentukan hak akses pengguna kepada dokumen pelbagai peringkat kerahsiaan;
• memperibadikan hak akses kepada dokumen dengan mentakrifkan senarai orang yang mempunyai hak untuk bekerja dengan dokumen itu;
• menyulitkan (encode) dokumen sulit.

Sistem ini dilengkapi dengan perlindungan kata laluan untuk log masuk ke dalam sistem. Apabila pengguna log masuk ke dalam sistem, dia digesa untuk nama dan kata laluannya, selepas itu sistem membenarkan dia melaksanakan hanya fungsi yang diberikan kepada pengguna mengikut hak fungsinya.

Pembezaan tambahan hak pengguna untuk mengakses dokumen dilaksanakan berdasarkan mekanisme tahap kerahsiaan.

Sistem ini menyediakan "Hak Fail"– senarai operasi dengan fail dokumen yang dikawal selia untuk setiap fail. Untuk fail yang telah dimasukkan ke dalam dokumen, hak berikut boleh diberikan:

• kembali ke versi sebelumnya;
• menukar nama fail;
• menukar status fail;
• penyerahan hak fail;
• tontonan;
• penyuntingan;
• pemadaman.

Apabila menggunakan perisian "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", integriti dokumen "LanDocs" dilindungi tambahan (keselamatan pengauditan di peringkat perisian).

Apabila digunakan untuk penyimpanan jangka panjang media tidak boleh ditulis semula, keselamatan audit dipastikan pada peringkat fizikal berhubung dengan fail dokumen.

Ciri keselamatan tambahan boleh dimasukkan dalam kitaran teknologi penggunaan dan penyelenggaraan sistem.

Tujuan baris program "LanDocs". Barisan produk perisian "LanDocs" direka untuk membina sistem pendidikan prasekolah automatik di perusahaan pelbagai saiz dan pengkhususan. Program LanDocs membolehkan anda melaksanakan rangkaian keseluruhan penyelesaian reka bentuk yang berbeza, seperti:

• sistem untuk mengautomasikan kerja pejabat dan aliran dokumen, berdasarkan piawaian dan norma domestik, amalan merekod dokumen dan memantau pelaksanaan pesanan. Ia menyediakan tahap fungsi yang berbeza untuk kategori pekerja yang berbeza;
• penyimpanan korporat (arkib) dokumen elektronik, menyediakan perlindungan dokumen yang boleh dipercayai daripada capaian yang tidak dibenarkan, kemungkinan carian teks penuh dengan mengambil kira morfologi bahasa, pembalakan dan pengauditan tindakan pengguna yang berkaitan dengan akses kepada dokumen;
• sistem untuk mengautomasikan aktiviti arkib jabatan dan bahagian arkib organisasi, berfungsi mengikut keperluan Perkhidmatan Arkib Negeri Persekutuan Rusia. Ia memastikan penyediaan pelaporan khusus untuk arkib jabatan dan menyokong teknologi khas untuk input kumpulan dokumen kertas ke dalam arkib elektronik;
• sistem untuk sokongan automatik proses perniagaan organisasi, yang membolehkan anda menentukan laluan pergerakan dokumen dan mengurus alirannya.

Teknologi pelaksanaan perisian "LanDocs". Selepas pelaksanaan AS DOW, strategi selanjutnya melibatkan pembinaan sistem pengurusan projek yang berkesan, yang harus memastikan:

• pematuhan maksimum hasil yang dicapai dengan matlamat strategik projek;
• meningkatkan ketepatan perancangan projek;
• kawalan maksimum di pihak pengurusan projek, memastikan keupayaan untuk mengenal pasti dan menghapuskan trend negatif dalam pelaksanaan projek pada pelbagai peringkat;
• meminimumkan risiko projek.

Projek ini dilaksanakan oleh pasukan bersama, yang merangkumi:

• daripada pencipta program - pengurus projek, kakitangan kumpulan pelaksana yang bekerja di premis pelanggan, dan kakitangan kumpulan sokongan yang menyelesaikan isu sokongan teknikal untuk mengekalkan dokumentasi projek;
• pelanggan ialah wakil yang bertanggungjawab yang mempunyai hak, seperti yang dinyatakan dalam perintah itu, untuk segera menyelesaikan semua isu yang berkaitan dengan pelaksanaan projek, dan kumpulan kerja, yang biasanya termasuk pakar dalam penyelenggaraan perisian, sokongan OS, DBMS, e-mel, dsb., dan juga pakar keselamatan maklumat dan kakitangan jabatan berfungsi yang diperlukan untuk projek itu.

Semasa pelaksanaan, metodologi standard digunakan, yang berubah untuk disesuaikan dengan spesifik projek tertentu - skalanya, jenis pelaksanaan sistem, tahap penyertaan kakitangan dari pencipta program dalam kerja pelaksanaan, dll. Skim tipikal termasuk peringkat berikut - persediaan, pemeriksaan keadaan pengurusan dokumentasi, pelaksanaan projek perintis (pada bilangan tempat kerja yang terhad), operasi percubaan di zon perintis, penjelasan peraturan untuk operasi berasaskan sistem mengenai keputusan operasi percubaan sistem, jaminan dan sokongan selepas jaminan.

Apabila melaksanakan sistem, perhatian khusus diberikan untuk mendokumentasikan projek. Sebagai peraturan, berdasarkan hasil peringkat tinjauan, dokumen "Laporan Penyiasatan", "Matlamat, Had dan Risiko Projek", "Syarat Rujukan untuk Pelaksanaan Sistem" dibangunkan. Apabila dipindahkan ke dalam operasi perindustrian, pelanggan biasanya dibekalkan dengan draf dokumen "Arahan untuk kerja pejabat automatik", dan dalam rangka projek untuk pelaksanaan teknologi tanpa kertas, "Peraturan pada dokumen elektronik" dan "Peraturan mengenai digital elektronik tandatangan” boleh dibangunkan tambahan.

Mari kita pertimbangkan salah satu sistem dokumentasi pengurusan automatik biasa, yang merupakan wakil kumpulan pertama.

Sistem maklumat automatik (AS) "PERNIAGAAN" adalah konsisten sepenuhnya dengan amalan pejabat sedia ada. Pertama, sistem boleh mengiringi aliran dokumen elektronik yang diterima secara tradisi di perusahaan, memperkemas teknologi kerja pejabat. Kedua, sistem ini membolehkan anda mengembangkan dengan ketara skop organisasi aliran dokumen tradisional melalui penggunaan sebahagian atau sepenuhnya fungsi pengurusan dokumen elektronik dan pemprosesan dokumen pada komputer.

AS "DELO" direka bentuk untuk berfungsi menggunakan keupayaan rangkaian tempatan organisasi, dilaksanakan dalam seni bina "pelayan-pelanggan" berdasarkan DBMS industri dan terdiri daripada beberapa stesen kerja automatik (AWS) khusus, dikonfigurasikan untuk melaksanakan fungsi pejabat asas .

AS "DELO", dipasang dalam organisasi dengan struktur yang diedarkan secara geografi, mesti disambungkan dengan sistem lain yang serupa melalui e-mel yang menyokong antara muka MARE. Sistem ini termasuk pelayan web untuk kerja pejabat, menyediakan pengurus dan pakar akses mudah dan berkesan kepada data pada dokumen dan dokumen itu sendiri daripada mana-mana stesen kerja tempatan atau jauh melalui Internet (intranet). Versi standard sistem "DELO" berfungsi dengan DBMS "Oracle" dan MS "SQL Server". Fungsi yang diberikan kepada setiap pengguna individu sistem ditentukan oleh tanggungjawab kerja dan peranannya dalam aliran dokumen organisasi.

Stesen kerja untuk pendaftaran dokumen masuk menyediakan pendaftaran berpusat atau terpencar semua surat-menyurat yang diterima oleh organisasi. Pada masa yang sama, untuk setiap dokumen yang diterima oleh organisasi, tanpa mengira tempat pendaftarannya, kad pendaftaran dibuat, di mana sistem merekodkan nombor masuk (indeks). Setiap subkumpulan dokumen boleh mempunyai penomboran sendiri mengikut peraturan yang bertepatan dengan prosedur pengindeksan dokumen organisasi.

Stesen kerja kawalan menjalankan kerja dengan dokumen yang mempunyai arahan dengan tarikh pelaksanaan yang dirancang. Kad pendaftaran kawalan dokumen diserlahkan dengan atribut yang sesuai. Apabila menghantar perintah kawalan untuk dokumen, kad pendaftarannya, sebagai tambahan kepada pengedaran kepada pelaksana, diletakkan dalam folder di bawah kawalan. Pengguna yang memantau pelaksanaan dokumen menyediakan laporan mengenai pelaksanaan dokumen kawalan dan sijil peringatan mengenai pelaksanaan dokumen kawalan.

Stesen kerja rasmi memastikan kerja pekerja syarikat yang merupakan peserta rasmi dalam aliran dokumen - koresponden dan penerima dokumen. Pegawai menerima dokumen, mereka mengesahkan dan menandatanganinya, dan memberi arahan. Pegawai yang berdaftar dengan sistem itu tidak semestinya penggunanya. Pengguna yang mempunyai kuasa yang sesuai (stesen kerja pembantu) boleh bekerja untuk pegawai dalam sistem. Jika pegawai itu sendiri dan pembantu mereka bekerja secara langsung dalam sistem, maka mereka mesti didaftarkan sebagai pengguna.

Stesen kerja ahli teknologi sistem menyokong kerja pentadbir sistem. Ahli teknologi sistem menjalankan operasi untuk memantau dan membetulkan ralat dalam kerja pengguna, mengisi, menambah dan menukar kandungan direktori sistem; melaraskan sistem kepada perubahan semasa dalam struktur dan aliran dokumen organisasi. Ia termasuk pengguna dalam sistem, mengedarkan hak dan keistimewaan.

Stesen kerja untuk menerima sijil dan laporan mengenai dokumen menyokong kerja pekerja pejabat, yang menerima pelbagai sijil dan menjana laporan bercetak yang mengandungi maklumat tentang aliran dokumen dan laporan mengenai pelaksanaan dokumen.

Stesen kerja kakitangan perkhidmatan pengurusan pejabat jabatan melaksanakan semua fungsi yang diperlukan untuk menyokong pelaksanaan dokumen di jabatan yang sepadan.

Tempat kerja automatik untuk pendaftaran dokumen keluar memastikan pendaftaran surat-menyurat keluar yang ditandatangani oleh pegawai dalam satu atau lebih bahagian struktur organisasi. Tidak kira tempat pendaftaran dokumen keluar, ia diberikan nombor pendaftaran, dijana mengikut peraturan seragam untuk subkumpulan dokumen ini. Kemasukan dokumen dalam kes dilakukan dengan memasukkan rekod pada kad pendaftaran yang mengandungi nama kes (mengikut direktori tatanama kes), tarikh dan masa hapus kira. Direktori senarai kes diisi oleh ahli teknologi sistem mengikut senarai kes tahunan organisasi yang diluluskan.

Stesen kerja pengedaran dokumen membenarkan unit struktur khas organisasi menghantar surat-menyurat keluar. Pada masa yang sama, tarikh dan masa penghantaran sebenar dokumen kepada organisasi luar dimasukkan dalam kad pendaftaran dokumen, kaedah penghantaran (komunikasi lapangan, mel, telegram, dll.) dan nombor daftar perkhidmatan pos direkodkan . Daftar untuk menghantar dokumen boleh dicetak untuk penghantaran ke perkhidmatan pos yang sesuai bersama-sama dengan dokumen. Di samping itu, keupayaan untuk membentuk sampul surat dan kemudian mencetaknya secara berlebihan disokong.

Stesen kerja pengaturcara sistem menyediakan sokongan untuk sistem pengurusan pejabat automatik.

Sistem sokongan dokumentasi automatik untuk pengurusan "PERNIAGAAN" terdiri daripada empat subsistem: "kerja pejabat", "borang laporan", "direktori", "pentadbiran".

Subsistem "Pengurusan Pejabat" melaksanakan fungsi utama sistem dan terdiri daripada modul berikut:

• modul "Pendaftaran" membolehkan anda memasukkan nilai butiran kad pendaftaran, termasuk "melampirkan" fail dengan teks dokumen ke kad, mewujudkan sambungan antara dokumen, dan juga memindahkan dokumen ke "Pelaksanaan" modul;
• modul "Pelaksanaan" memastikan pelaksanaan dokumen, termasuk pengeluaran arahan pada dokumen, penyediaan laporan daripada pelaksana, dan penghapusan dokumen;
• Modul "Cari" mencari dokumen dalam kabinet fail mengikut tujuan butiran kad pendaftaran mereka. Mengesan dokumen menggunakan carian adalah perlu jika pengguna tidak tahu di kabinet fail mana dokumen itu berada. Hasil carian, khususnya, boleh digunakan sebagai alat untuk memantau pelaksanaan dokumen atau menjana ringkasan pelaporan sewenang-wenangnya (contohnya, menjana senarai dokumen yang tidak dilaksanakan oleh pegawai tertentu);
• modul "Daftar". Ia digunakan untuk memproses dokumen yang akan dihantar, termasuk penjanaan dan pencetakan borang daftar surat mel standard.

Subsistem "Borang Pelaporan" menjana senarai mengikut kriteria pemilihan yang telah ditetapkan dan memformatkannya dalam bentuk borang bercetak standard. Subsistem menyokong penjanaan maklumat tentang aliran dokumen, ringkasan pelaksanaan dokumen kawalan, serta ringkasan peringatan tentang pelaksanaan dokumen kawalan, dsb.

Subsistem "Direktori" melaksanakan fungsi perkhidmatan direktori sistem, seperti direktori struktur organisasi institusi, peraturan kerja pejabat, dsb.

Subsistem "Pentadbiran" digunakan untuk mengekalkan senarai pengguna sistem, di mana bagi setiap pengguna pengecam dan kata laluan peribadi, hak akses kepada fail sistem, dokumen klasifikasi keselamatan yang berbeza, subsistem dan fungsi sistem ditentukan. Sistem ini menyediakan keupayaan untuk menggunakan tandatangan digital elektronik (EDS) dan penyulitan.

Topik 2. 3 Teknologi maklumat untuk sokongan dokumentasi aktiviti pengurusan Soalan pendidikan: 1. Sokongan maklumat dan dokumentasi untuk pengurusan sebagai proses teknologi 2. Sistem maklumat berorientasikan dokumen 3. Ciri aliran dokumen di pelbagai perusahaan 4. Organisasi aliran dokumen elektronik

1. Sokongan maklumat dan dokumentasi untuk pengurusan sebagai proses teknologi Seperti yang diketahui, proses pengurusan merangkumi set tertentu operasi teknologi standard untuk: n mengumpul dan memproses maklumat yang terkandung dalam dokumen; n penyediaan keputusan pengurusan, penerimaan dan dokumentasinya, komunikasi kepada pelaksana; n pelaksanaan keputusan dan kawalan pelaksanaan; n pengumpulan maklumat mengenai pelaksanaan, penghantaran maklumat melalui saluran menegak dan mendatar; n penyimpanan dan mendapatkan semula maklumat. Setiap operasi yang disenaraikan dilaksanakan dalam bentuk objektif, dokumen, dibuat secara tradisional (secara manual) dan menggunakan komputer. Dalam amalan, keputusan pengurusan tanpa dokumen, pada asasnya, tambahan, operasi dan organisasi dan mempunyai sifat awal.

Dalam proses aktiviti buruh dan sosial seseorang, dokumen timbul yang merekodkan, mencerminkan dan menyatukan hubungan maklumat yang kompleks antara orang dan pelbagai formasi mereka. Setiap dokumen individu mewakili satu tindakan dokumentasi sebagai proses teknologi bebas. Pada masa yang sama, aktiviti organisasi individu dan perusahaan perindustrian dicerminkan secara aktif oleh satu set dokumen yang saling berkaitan, saling bergantung dan berinteraksi secara organik, yang disatukan oleh konsep asas sistem dokumentasi. Undang-undang Persekutuan "Mengenai Maklumat, Pemformatan dan Perlindungan Maklumat" mentakrifkan konsep "dokumen" sebagai maklumat yang direkodkan pada medium ketara dengan butiran yang membolehkan ia dikenal pasti. Dokumen ialah media material di mana beberapa maklumat ditulis yang menggambarkan keadaan sistem, atau keputusan yang dibuat dengan kandungan yang ditetapkan dengan ketat dalam bentuk terkawal. Ia mempunyai dua sifat tersendiri: pelbagai fungsi dan kuasa undang-undang. Fungsi yang dilaksanakan menggunakan dokumen termasuk pendaftaran maklumat utama atau keputusan yang dibuat, penghantaran, pemprosesan dan penyimpanan maklumat. Kehadiran kuasa undang-undang dipastikan dengan tandatangan yang diperlukan oleh orang yang bertanggungjawab untuk ketepatan maklumat yang terkandung dalam dokumen.

Sistem yang paling umum dan holistik ialah sistem dokumentasi nasional, yang merangkumi hampir semua jenis dokumen yang dibuat dan dilaksanakan di seluruh negeri. Sistem ini, seterusnya, dibentuk oleh banyak subsistem, yang dikelaskan mengikut subjek, geografi, fungsi, hierarki dan ciri-ciri penting lain. Oleh itu, sistem berfungsi termasuk perancangan, pelaporan dan statistik, bekalan dan pemasaran dan dokumentasi kewangan, yang wujud dalam semua, tanpa pengecualian, badan pengurusan ekonomi negara Rusia. Sistem dokumentasi sektoral mencerminkan aspek organisasi badan pengurusan sektor (jabatan), yang merangkumi aktiviti kementerian, jabatan, jabatan dan jabatan di peringkat persekutuan, wilayah dan kerajaan tempatan. Dengan pengenalan teknologi pengkomputeran elektronik dan stesen kerja automatik (AWS) ke dalam proses pemprosesan maklumat dokumen, konsep maklumat dan sokongan dokumentasi untuk pengurusan telah menjadi sah, yang merangkumi satu set kerja yang teratur untuk menerima, memproses, menyimpan dan mengeluarkan maklumat dan dokumen kepada pengguna (pelanggan) sebagai pembawa materialnya.

Dengan pengenalan teknologi komputer ke dalam proses dokumentasi, rantaian teknologi berubah, kerana pakar dan pengurus mempunyai peluang untuk bekerja dengan kedua-dua teks penuh dokumen dan serpihan yang mengandungi maklumat yang diperlukan. Pengenalan teknologi maklumat moden dan peralatan pejabat ke dalam proses dokumentasi agak berkesan, tetapi memerlukan pematuhan dengan sekurang-kurangnya dua syarat asas: keseragaman format dan pembinaan rasional teknologi untuk memproses maklumat dokumen, di mana operasi serupa akan tertumpu di satu tempat. Keberkesanan sistem maklumat pengurusan dipastikan oleh sejumlah besar prosedur organisasi dan teknologi standard untuk 1) pemprosesan maklumat, 2) membuat keputusan dan 3) penggunaan set stesen kerja automatik.

Sistem maklumat pengurusan (MIS) ialah satu set alat pengurusan organisasi, teknikal, teknologi dan metodologi (PC, telefon, faks, dll.), penyediaan tempat kerja (perabot, peti besi, dll.), profesionalisme pengurus dan pakar pengeluaran , budaya literasi dan maklumat umum, sistem sokongan dokumentasi dan maklumat itu sendiri. Sistem aliran dokumen dalam proses sokongan maklumat dan dokumentasi memainkan peranan penting dalam pembentukan persekitaran luaran dan kerja yang memberikan keselesaan maklumat yang dipanggil: mendapatkan maklumat yang tepat pada masa yang tepat. Dalam proses sokongan maklumat dan dokumentasi, subjek pengurusan diminta untuk memisahkan maklumat berharga daripada maklumat "bising", untuk menyerlahkan bahagian keutamaan, yang membolehkan seseorang menganalisis keadaan sebenar sistem dan menyediakan keputusan termaklum. Bercakap tentang ciri-ciri maklumat yang paling penting, nampaknya sesuai untuk diserlahkan: volum (kuantiti), kebolehpercayaan (kebenaran), nilai, kekayaan (kandungan maklumat), keterbukaan (kebolehpercayaan). Jumlah maklumat yang dirasakan merangkumi tiga peringkat: tahap lebihan maklumat dan, kekurangan maklumat, tahap maklumat yang diperlukan.

Kebolehpercayaan maklumat dikaitkan dengan proses kecukupan refleksi maklumat sebenar dalam jumlah jumlah maklumat yang dirasakan. Pakar dalam bidang teknologi maklumat mencatatkan kehadiran tiga tahap kebolehpercayaan: mutlak (100%), boleh dipercayai (lebih daripada 80%), negatif (kurang daripada 80%). Kebolehpercayaan sebahagian besarnya bergantung kepada teknologi pengurusan dokumen yang dilaksanakan dalam mekanisasi dan cara automasi: semakin kurang tenaga manusia kakitangan digunakan dalam mengumpul, memproses, menghantar dan menyimpan maklumat, semakin tinggi kebolehpercayaannya. Dari amalan diketahui bahawa maklumat yang paling bercanggah boleh diperoleh tentang peristiwa yang sama, bergantung pada teknologi dan aspek pemprosesan analitikal dan sintetiknya. Pengalaman perkhidmatan sokongan dokumentasi mengesahkan bahawa kebolehpercayaan maklumat sangat bergantung pada parameter masa pelaksanaan aliran dokumen. Oleh itu, kelewatan maklumat yang benar-benar boleh dipercayai boleh membawa kepada kemustahilan (contohnya, maklumat tentang harga saham di bursa sekuriti). Nilai maklumat dari sudut ekonomi dicirikan oleh pengurangan kos pelbagai jenis sumber (tenaga, bahan, masa, kewangan) untuk membuat keputusan yang tepat.

Nilai mempunyai empat tahap: sifar (tanpa menjimatkan sumber), sederhana (mengurangkan kos untuk meningkatkan keuntungan lebih daripada 10%), tinggi (lebih daripada dua kali), ultra-tinggi (lebih daripada 10 kali). Nilai mentakrifkan maklumat sebagai kategori ekonomi (produk yang mempunyai nilai pengguna). Sebagai contoh, model simulasi pengeluaran adalah bernilai tinggi, membolehkan pengurus meramalkan secara munasabah kemungkinan akibat daripada keputusan alternatif. Perkhidmatan maklumat pada tahap purata nilai disediakan, sebagai peraturan, oleh firma perunding yang mengiktiraf bahawa maklumat berharga adalah produk yang berjaya dijual. Contoh nilai sifar ialah maklumat yang menduplikasi yang diketahui, ketinggalan zaman atau memberikan maklumat palsu yang tidak diperlukan untuk membuat keputusan pengurusan.

2. Sistem maklumat berorientasikan dokumen Mari kita pertimbangkan konsep asas yang terdapat dalam rangka kerja pejabat dan sokongan dokumentasi pengurusan: Sokongan dokumentasi pengurusan (DMS) meliputi isu-isu dokumentasi, organisasi kerja dengan dokumen dalam proses pengurusan dan sistematisasi simpanan arkib mereka. n Dokumentasi ialah penciptaan dokumen, iaitu penyediaan, pelaksanaan, penyelarasan dan pengeluarannya. n Kerja pejabat ialah satu set langkah untuk sokongan dokumen pengurusan (DOU) sesebuah perusahaan atau organisasi. Kadangkala dikatakan bahawa institusi pendidikan prasekolah adalah fungsi utama kerja pejabat. n Organisasi kerja dengan dokumen – memastikan pergerakan, carian, penyimpanan dan penggunaan dokumen. n

Sistematisasi penyimpanan arkib dokumen - penentuan peraturan untuk menyimpan maklumat yang dibuat dalam organisasi, pengambilan dan penggunaannya untuk menyokong keputusan pengurusan dan prosedur perniagaan. n Aliran dokumen - pergerakan dokumen dalam institusi pendidikan prasekolah. Prosedur perniagaan ialah urutan operasi tertentu (kerja, tugas, prosedur) yang dilakukan oleh pekerja organisasi untuk menyelesaikan sebarang tugas atau matlamat dalam rangka aktiviti perusahaan atau organisasi. n Arkib elektronik menyelesaikan masalah sistematik penyimpanan arkib dokumen elektronik dalam institusi pendidikan prasekolah. n Prosedur perniagaan bertanggungjawab untuk menjalankan perniagaan atau melaksanakan fungsi sasaran dan merupakan satu cara untuk menjalankan pengurusan praktikal perusahaan dan institusi.

Arkib elektronik Di Rusia, istilah "arkib elektronik" adalah salah satu ciri kebangsaan pengurusan rekod elektronik Rusia. Di Barat, istilah "datawarehouse" lebih popular. Di negara kita, nampaknya, data terutamanya difahami sebagai kandungan dokumen dan rekod dalam pangkalan data. Oleh itu populariti istilah kerja pejabat "arkib". Dalam kerja pejabat, arkib bertanggungjawab untuk mensistemkan penyimpanan dokumen dan merupakan salah satu daripada tiga tugas kerja pejabat utama: penciptaan, teknologi pemprosesan dan pensisteman dokumen. Kita sering mendengar bahawa sesetengah "sistem arkib secara idealnya menyelesaikan masalah mengatur aliran dokumen." Ini tidak boleh, kerana dokumen dialihkan (intipati aliran dokumen) sebagai sebahagian daripada menyelesaikan ketiga-tiga masalah, dan bukan hanya sebagai sebahagian daripada mensistemkan penyimpanan arkib.

Sistem automasi pejabat di Rusia Penyelesaian utama untuk kerja pejabat dan prosedur perniagaan boleh dibahagikan kepada empat kategori utama (tidak termasuk alat untuk mencipta dokumen dan gudang data): n sistem aliran kerja (automasi prosedur perniagaan); n sistem perisian kumpulan (kerja berpasukan); sistem pengurusan dokumen (terutamanya menyediakan pendaftaran, penyimpanan dan pengambilan semula dokumen); n sistem e-mel (digunakan untuk bertukar-tukar dokumen). n Sekarang bahagian ini agak sewenang-wenangnya kerana fakta bahawa sesetengah sistem menggabungkan semua ini dan beberapa teknologi lain.

Cara yang paling rasional untuk mengautomasikan prosedur perniagaan adalah untuk mewujudkan persekitaran maklumat yang sama untuk mereka, di mana pekerja boleh bekerjasama (iaitu, bersama-sama menyelesaikan masalah perniagaan) dan bertukar-tukar mesej. Oleh itu, elemen terpenting automasi prasekolah ialah sistem e-mel.Pengorganisasian kerja dengan dokumen merupakan bahagian penting dalam proses pengurusan dan pembuatan keputusan pengurusan, yang memberi kesan ketara kepada kecekapan dan kualiti pengurusan. Proses membuat keputusan pengurusan termasuk mendapatkan maklumat; pemprosesannya; analisis, penyediaan dan membuat keputusan. Komponen ini berkait rapat dengan sokongan dokumentasi untuk pengurusan. Untuk mendapatkan kesan ekonomi, pertama sekali, kualiti maklumat adalah penting, yang ditentukan oleh kuantiti, kecekapan, tahap kerumitan dan kosnya. Sekiranya perusahaan tidak mempunyai kerja yang cekap dengan dokumen, maka, akibatnya, pengurusan merosot, kerana ia bergantung pada kualiti dan kebolehpercayaan, kecekapan menerima dan menghantar maklumat, organisasi perkhidmatan maklumat rujukan yang betul, dan organisasi yang jelas carian, penyimpanan dan penggunaan dokumen.

Terdapat tiga tugas utama yang diselesaikan dalam kerja pejabat (DOW). Dokumentasi (penggubalan, pelaksanaan, penyelarasan dan pengeluaran dokumen). n Organisasi kerja dengan dokumen dalam proses pengurusan (memastikan pergerakan, kawalan pelaksanaan, penyimpanan dan penggunaan dokumen). n n Sistematisasi arkib dokumen. Perlu diingatkan bahawa sokongan dokumentasi untuk pengurusan mempunyai kesan langsung terhadap kualiti pembuatan keputusan pengurusan, jadi ia perlu sentiasa diperbaiki.

Dengan pertumbuhan skala perusahaan dan bilangan pekerjanya, persoalan keberkesanan sokongan dokumentasi untuk pengurusan menjadi semakin relevan. Masalah utama yang timbul dalam kes ini kelihatan seperti ini. n Pengurusan kehilangan gambaran holistik tentang apa yang berlaku. n Unit struktur, kekurangan maklumat tentang aktiviti masing-masing, berhenti menjalankan aktiviti mereka dengan cara yang koheren. Kualiti perkhidmatan pelanggan dan keupayaan organisasi untuk mengekalkan hubungan luar merosot. n Akibat daripada ini ialah penurunan dalam produktiviti buruh; terdapat perasaan kekurangan sumber: manusia, teknikal, komunikasi, dll. n Kakitangan berkembang, melabur wang dalam peralatan untuk tempat kerja baru, premis, komunikasi, latihan pekerja. n Bagi perusahaan pembuatan, pertambahan kakitangan mungkin memerlukan perubahan dalam teknologi pengeluaran, yang memerlukan pelaburan tambahan. n Dalam situasi pertumbuhan kakitangan yang tidak wajar, kejatuhan produktiviti, dan keperluan untuk melabur dalam pengeluaran, terdapat keperluan untuk meningkatkan modal kerja, yang seterusnya, membawa kepada penurunan dalam keuntungan. n Akibatnya, pengembangan perusahaan berlaku secara meluas disebabkan oleh keuntungan terkumpul sebelum ini atau peningkatan dalam defisit belanjawan.

Setelah menyedari kepentingan menambah baik sistem pendidikan prasekolah, organisasi sering membuat banyak kesilapan apabila cuba mengautomasikannya, dan faktor penentu dalam situasi ini ialah masalah memilih kaedah automasi. Penyelesaian yang paling biasa ialah automasi stesen kerja individu (AWS): pembantu setiausaha, pengurus, akauntan atau eksekutif. Kelemahan utama pendekatan ini ialah: kekurangan cara untuk mengatur pertukaran maklumat elektronik antara pekerja dan jabatan perusahaan; kekurangan sambungan fungsi antara automasi prosedur aplikasi dan automasi pejabat. Bahagian (komponen) fungsian utama sistem automasi pejabat dalam pengurusan perusahaan dan organisasi: n cara dan peraturan untuk mencipta dokumen, n mengekalkan arkib elektroniknya, n aliran dokumen sokongan.

Oleh itu, perusahaan yang ingin mewujudkan persekitaran yang berkesan untuk memproses maklumat dan meningkatkan kualiti pengurusan menghadapi tugas berikut. Menambah baik semua kerja penyediaan dan pemprosesan maklumat dokumentari dengan mewujudkan mekanisme untuk sokongan dokumen perusahaan (DOU). n Memilih strategi automasi yang betul, termasuk produk perisian yang betul. n

3. Ciri-ciri aliran dokumen di pelbagai perusahaan Dalam proses automasi aliran dokumen, empat peringkat boleh dibezakan secara kasar: aliran dokumen kertas, aliran dokumen kertas menggunakan PC autonomi, aliran dokumen bercampur dan tanpa kertas. Aliran dokumen kertas bermaksud semua peringkat dokumen berlaku dalam bentuk kertas. Hanya satu setengah dekad yang lalu, jenis aliran dokumen ini dominan. Untuk mendaftarkan dokumen kertas, jurnal besar atau helaian format besar digunakan, di mana dokumen yang baru didaftarkan telah ditulis. Selepas tempoh tertentu, majalah dan helaian diserahkan kepada arkib.

Apabila komputer muncul, mereka menggantikan jurnal dan helaian, menimbulkan pengurusan dokumen berasaskan kertas menggunakan PC yang berdiri sendiri. Pengurusan dokumen berasaskan kertas menggunakan PC yang berdiri sendiri bermakna PC digunakan untuk menyediakan dan merekod dokumen. Sebenarnya, pada peringkat ini konsep dokumen elektronik timbul, iaitu dokumen yang disimpan secara eksklusif pada komputer, atau, seperti yang mereka katakan, "pada media komputer." Walau bagaimanapun, kelebihan dokumen elektronik jika tiada rangkaian tempatan boleh direalisasikan hanya sedikit. Pemindahan, penyelarasan dan kelulusan dokumen pada peringkat ini dijalankan dalam bentuk kertas. Aliran dokumen bercampur mengandaikan bahawa komputer yang disambungkan ke rangkaian tempatan berfungsi untuk menyediakan, menghantar dan menyimpan dokumen, tetapi dokumen itu mempunyai kuasa undang-undang hanya dalam bentuk kertas. Penyelarasan dan kelulusan dokumen kewangan dan undang-undang dijalankan dalam bentuk kertas. Draf dokumen disediakan secara elektronik (titik 1), kemudian dokumen itu dihantar kepada setiausaha, yang mendaftarkannya, mencetaknya dan menyerahkannya kepada pengurus untuk kelulusan (titik 2). Pengurus membuat perubahan dan menghantar dokumen kepada kontraktor untuk semakan (titik 3). Selepas dokumen diluluskan, ia dihantar melalui rangkaian tempatan kepada semua pelaku (titik 4).

Kuasa undang-undang dokumen elektronik dipastikan melalui penggunaan tandatangan digital elektronik (EDS) - mekanisme yang membolehkan anda membuktikan bahawa pengarang dokumen elektronik yang dihantar adalah sebenarnya yang didakwanya dan dokumen itu tidak telah diubah semasa proses penghantaran. EDS digunakan sebagai analog tandatangan tulisan tangan atau meterai biasa dalam kes entiti undang-undang. Tandatangan digital ditambahkan pada blok data dan membolehkan penerima blok mengesahkan sumber dan integriti data dan dengan itu melindungi diri mereka daripada pemalsuan. Kebanyakan perusahaan mengiktiraf kelebihan pengurusan dokumen elektronik (tanpa kertas), yang mempunyai kelebihan berikut: n kemudahan membuat perubahan pada dokumen; n keupayaan untuk meletakkan bukan sahaja teks, tetapi juga data multimedia ke dalam dokumen; n keupayaan untuk menggunakan borang yang telah disediakan sebelumnya; n kelajuan pemindahan maklumat yang lebih tinggi ke atas sejumlah besar alamat; n menyimpan kertas; n kekompakan arkib yang lebih tinggi; n lebih mudah mengawal aliran maklumat; n kelajuan tinggi mencari dan mendapatkan maklumat; n keupayaan untuk melindungi dokumen daripada capaian yang tidak dibenarkan dan membezakan hak capaian pekerja kepada maklumat.

Pengenalan pengurusan dokumen elektronik memungkinkan untuk mengurangkan bilangan perkhidmatan yang terlibat dalam bekerja dengan dokumen (kurier, pekerja perkeranian, dll.). Dalam syarat pengurusan dokumen elektronik, lebih sedikit kos yang diperlukan untuk penstrukturan semula aliran dokumen apabila keadaan luaran berubah, contohnya, keperluan untuk menukar borang pelaporan. Walau bagaimanapun, masih terdapat perusahaan dan institusi yang masih beroperasi dalam persekitaran berasaskan kertas; majoriti menggunakan komputer dan rangkaian tempatan untuk mengatur aliran dokumen, dan hanya peratusan kecil yang menggunakan sistem pengurusan dokumen elektronik automatik sepenuhnya. Apakah sebab keadaan ini? Sebaik-baiknya, pembangunan pengurusan dokumen elektronik harus menghasilkan teknologi tanpa kertas sepenuhnya. Walau bagaimanapun, hari ini dokumen kertas masih diperlukan untuk mematuhi keperluan banyak peraturan - undang-undang cukai, undang-undang perakaunan, dll. Salah satu tujuan utama dokumen ialah keupayaan untuk mengesahkan fakta tertentu. Sehingga baru-baru ini, dokumen kertas dengan butiran dan tahap perlindungan yang diperlukan adalah cara utama untuk membuktikan fakta tertentu, iaitu, ia mempunyai kuasa undang-undang. Kertas sebagai medium bahan mempunyai kelemahan dalam erti kata ia tidak membenarkan maklumat baru dipadam dan direkodkan sepenuhnya, tetapi kelemahan ini bertukar menjadi kelebihan dari sudut menghapuskan pemalsuan dokumen. Tidak hairanlah pepatah Rusia berkata: apa yang ditulis dengan pena tidak boleh ditebang dengan kapak.

Dalam erti kata lain, apabila kami menerima dokumen yang mempunyai tandatangan pada setiap muka surat dan tiada tanda-tanda kerosakan pada permukaan kertas (iaitu, jelas bahawa teks itu belum dipadam atau ditulis semula), kami boleh pastikan bahawa dokumen ini telah dihantar bagi pihak orang yang menghantar tandatangan dan bahawa ia tidak diubah semasa penghantaran. Pada dasarnya, alat penyulitan moden boleh menyediakan cara yang sama untuk mengesahkan ketulenan dokumen sebagai tandatangan di atas kertas (tandatangan digital elektronik), tetapi ini dikaitkan dengan beberapa kesukaran. Aliran dokumen untuk perniagaan kecil Dalam perusahaan dengan kakitangan kecil tidak perlu melaksanakan sistem pengurusan dokumen elektronik automatik yang kompleks. Dalam kes ini, sebagai peraturan, program Microsoft Outlook digunakan sebagai medium pengedaran dokumen, dengan bantuan fail dengan dokumen dihantar, dan program yang sama digunakan untuk menghantar imej dokumen yang diperoleh dengan mengimbas asal kertas utama.

Biasanya, dengan pendekatan ini, tiada direktori automatik bersatu untuk keseluruhan perusahaan dan setiap bahagian mencipta sistem pengelas dan piawaian sendiri. Dalam kes ini, buku alamat yang sama yang mengandungi alamat e-mel pekerja biasanya digunakan. Pendaftaran dokumen di bawah skim ini dijalankan secara manual; maklumat mengenai dokumen dimasukkan ke dalam jadual yang tidak diproses oleh sistem automatik. Setiap dokumen dihantar sepanjang laluan yang dipilih oleh pelaksana seterusnya. Apabila perusahaan berkembang, organisasi aliran dokumen sedemikian ternyata tidak berkesan. Menjadi sukar untuk menjejaki laluan dokumen tertentu dan memantau pelaksanaan perintah tertentu. Kawalan versi dokumen, proses kelulusan dan carian dokumen menjadi lebih rumit. Dalam kes ini, peralihan kepada sistem pengurusan dokumen automatik khusus diperlukan.

Aliran dokumen untuk perusahaan bersaiz sederhana Dalam sebuah syarikat kecil, adalah mungkin untuk mengatur kerja berdasarkan pertukaran e-mel dan menyimpan dokumen pada pelayan fail, di mana setiap orang mempunyai sel mereka sendiri. Syarikat kecil biasanya melaksanakan skim pengurusan di mana sistem fail agak mudah untuk menyimpan dokumen. Sebagai contoh, dalam folder "Perakaunan" terdapat folder "jabatan kewangan", di dalamnya terdapat folder "perancangan kewangan", dan lebih mendalam - "pengurangan cukai". Hierarki sedemikian adalah intuitif untuk pengguna - semua orang tahu sel mereka, tahu di mana untuk meletakkan dokumen tertentu. Aliran dokumen untuk perusahaan besar Tidak seperti perusahaan bersaiz sederhana, perusahaan besar mempunyai banyak kumpulan kerja. Pada masa yang sama, pekerja individu boleh bekerja pada beberapa projek. Bayangkan bahawa satu projek adalah automasi Perkhidmatan Keselamatan Persekutuan, dan satu lagi adalah automasi pusat membeli-belah. Adalah jelas bahawa keperluan untuk mengawal akses kepada maklumat mestilah berbeza. Aspek pertama ialah perisian khas yang menyediakan storan dokumen elektronik, yang membolehkan anda mengklasifikasikan keseluruhan set dokumen mengikut beberapa parameter: mengikut hierarki, mengikut tahap kerahsiaan, dsb. Ini membolehkan anda membenarkan akses dengan lebih cekap. dan cari dokumen yang diperlukan dengan lebih cepat.

Aspek kedua ialah penghalaan dokumen dalam perusahaan. Pengenalan sistem untuk automasi pejabat dan pengurusan dokumen elektronik (SADD) memungkinkan untuk mengoptimumkan keseluruhan proses pengurusan, yang menjadi lebih mudah dan logik, meningkatkan kualiti keputusan yang dibuat, memantau pelaksanaan keputusan pengurusan dengan lebih berkesan, dan mengurangkan kos yang berkaitan dengan penyelenggaraan peralatan pengurusan. Dokumen dihantar menggunakan sistem pengurusan dokumen automatik, yang mengandungi pangkalan data seragam pengelas dan piawaian untuk keseluruhan organisasi. Penghalaan dokumen ditentukan bergantung pada jenis dokumen, iaitu terdapat laluan pergerakan standard untuk kategori individu dokumen. Ini membolehkan anda menghantar terus dokumen kepada pegawai organisasi selepas pendaftaran selaras dengan tanggungjawab kerja mereka dan prosedur teknologi untuk memproses dokumen pelbagai jenis. Pengelas dan piawai adalah sama untuk semua perkhidmatan. Pertukaran dokumen dengan organisasi luar dipastikan menggunakan portal maklumat korporat.

Kebanyakan pembangun SADD tidak mencipta editor teks mereka sendiri, tetapi menggunakan editor daripada Microsoft Office. Di tempat kerja pembangun dokumen, butang berfungsi ditambahkan pada antara muka Word, yang membolehkan anda memindahkan dokumen yang dibuat ke sistem pengurusan pejabat, yang memastikan laluannya melalui sistem aliran dokumen. Apabila perlu untuk melihat dokumen, Word dilancarkan pada mesin pengguna. Kita boleh mengatakan bahawa sistem kerja pejabat automatik ialah penghantar yang memastikan pergerakan optimum elemen dalam sistem, dan program Microsoft Office adalah mesin di sekeliling penghantar ini, dengan bantuannya anda boleh menyediakan dokumen (bahagian) dan meletakkannya pada penghantar. Sistem pengurusan pejabat menyediakan penghantaran terjamin dari satu mesin ke mesin lain, mengawal apa yang diproses pada mesin ini dan menghantarnya lebih jauh ke destinasinya. Kebanyakan SADD sedia ada membenarkan organisasi yang telah melaksanakannya bertukar kepada aliran dokumen tanpa kertas. Walau bagaimanapun, walaupun dengan SADD, hanya sesetengah organisasi menggunakan dalam amalan bentuk elektronik kelulusan dalaman bagi dokumen organisasi dan pentadbiran menggunakan tandatangan digital elektronik (EDS).

4. Organisasi aliran dokumen elektronik Aliran dokumen elektronik dan pengoptimumannya dikaitkan dengan beberapa faktor: n Aspek undang-undang melibatkan penetapan status dokumen dan sistematisasinya berdasarkan hierarki. Perusahaan komersial, organisasi awam dan struktur lain mesti mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh undang-undang untuk penyediaan dan penyimpanan dokumen. n Faktor teknikal melibatkan melengkapkan perusahaan dengan peralatan yang diperlukan untuk organisasi aliran dokumen yang berkesan. Pengurusan dokumen elektronik sangat memudahkan kerja syarikat, mengurangkan masa yang dihabiskan untuk proses pengeluaran asas. n Aspek mengawal organisasi aliran dokumen yang berkesan termasuk pembangunan alat pengurusan untuk bekerja dengan dokumen, penciptaan sistem aliran dokumen dan pengkhususan struktur.

Amalan menunjukkan bahawa jika dokumen disusun dengan betul, syarikat tidak perlu membuang masa dan sumber untuk menyelesaikan pelbagai situasi. Unit struktur yang bertanggungjawab untuk dokumen, jika perlu, menyediakan kontrak, sijil, dll. Oleh itu, kecekapan dan keberkesanan syarikat secara keseluruhan meningkat. Akibatnya, kita berhadapan dengan persoalan bagaimana mengatur kerja pejabat untuk mensistemkan semua dokumen yang diperlukan. Bergantung pada pengkhususan dan profil mereka, syarikat menggunakan tiga bentuk kerja dengan dokumen, setiap satunya dicirikan oleh ciri tertentu aliran dokumen. Organisasi aliran dokumen terpusat Dalam bentuk terpusat, dokumen tertumpu di bawah bidang kuasa satu unit struktur. Ini boleh menjadi sekretariat, pejabat, atau dalam hal pengurusan dokumen elektronik yang besar – seorang pekerja. Kitaran penuh operasi dengan dokumen dan organisasi aliran dokumen dijalankan oleh jabatan ini. Dokumen diterima, diproses dan didaftarkan dalam sistem tertutup, ini adalah jaminan kerahsiaan kerja. Kelebihan lain sistem pengurusan dokumen berpusat termasuk kecekapan kerja pejabat dan memudahkan panduan metodologi. Aliran dokumen elektronik apabila menggunakan borang ini boleh disistematikkan menggunakan perkhidmatan maklumat khas.

Sistem pengurusan dokumen terdesentralisasi Sistem terdesentralisasi membayangkan bahawa dokumen terletak di jabatan beberapa jabatan. Setiap jabatan dalam syarikat mencipta perkhidmatan pengurusan dokumen sendiri. Sistem kerja yang serupa dengan dokumen adalah tipikal untuk perusahaan yang dipisahkan secara geografi. Dalam kes ini, automasi aliran dokumen adalah sangat penting, kerana ia adalah perlu untuk membangunkan sistem keselamatan maklumat am. Kawalan metodologi juga penting: sebagai peraturan, bahagian bebas di jabatan mana dokumen terletak menyediakan laporan mengenai aliran dokumen perusahaan dengan ketetapan yang ditetapkan. Sistem aliran dokumen bercampur Bentuk aliran dokumen bercampur perusahaan menganggap bahawa dokumen tersebar di antara jabatan. Satu bahagian operasi, sebagai contoh, menerima dan memproses dokumen, dijalankan oleh satu jabatan, dan yang lain, sebagai contoh, replikasi, penyimpanan, sistematisasi, dengan satu saat. Sistem aliran dokumen sedemikian adalah mudah jika perusahaan mempunyai struktur bercabang. Jabatan perakaunan boleh mendaftarkan dokumen mengenai percukaian, jabatan sumber manusia boleh mendaftarkan dokumen mengenai komposisi umum, dll. Organisasi campuran aliran dokumen kini merupakan salah satu sistem pengurusan yang paling berkesan.

Organisasi aliran dokumen: ciri Organisasi aliran dokumen adalah berdasarkan beberapa prinsip yang memastikan operasi berkesan syarikat secara keseluruhan. Aliran dokumen perusahaan adalah sebahagian daripada sokongan maklumat, yang merupakan kunci kepada pembangunan aktif. Prinsip pengurusan dokumen termasuk: n Memudahkan prosedur pendaftaran dokumen. Perlu diingatkan bahawa operasi ini tidak boleh menjejaskan kualiti semua proses pejabat. n Organisasi aliran dokumen berdasarkan penghalaan. Membangunkan carta alir untuk semua dokumen membolehkan anda mengoptimumkan aliran kerja. n Dokumen mesti didaftarkan sekali. Dalam kes ini, pengurusan dokumen elektronik dianggap sebagai penyelesaian yang optimum, membolehkan mengurangkan masa untuk menerima dan menyemak dokumen. n Organisasi aliran dokumen mesti mengecualikan kelulusan yang tidak munasabah, kelulusan selari dan pemindahan dokumen kepada pihak ketiga. Oleh itu, organisasi aliran dokumen bertujuan untuk mengurangkan masa yang digunakan untuk bekerja dengan dokumen, mengoptimumkan aktiviti perkeranian dan meningkatkan kecekapan sokongan maklumat untuk perusahaan.

Pengurusan dokumen elektronik: prinsip dan ciri Pengurusan dokumen elektronik membayangkan pendaftaran dokumen sekali sahaja, yang bermaksud bahawa pengenalan boleh dilakukan pada mana-mana peringkat kertas kerja. Juga penting ialah pangkalan data maklumat dokumentasi yang tersusun secara hierarki bersatu, yang menghapuskan pertindihan dan pertimbangan selari. Mempunyai sistem pelaporan yang dibangunkan, pengurusan dokumen elektronik membolehkan anda mengawal pergerakan dokumen dan proses maklumat asas. Perlu diperhatikan juga sistem carian dokumen yang teratur dengan berkesan, yang melibatkan pengurusan dokumen elektronik. Pengurusan dokumen elektronik mempunyai klasifikasi sistem: 1. Sistem automasi pejabat. 2. Arkib dokumen. 3. Sistem input dokumen dan sistem pemprosesan imej dokumen. 4. Sistem pengurusan kos penyimpanan dokumen. 5. Sistem penghalaan dokumen. 6. Sistem untuk automasi kompleks proses perniagaan.

Sistem untuk mengautomasikan tugas kerja pejabat telah digunakan secara meluas di Barat lebih awal daripada di negara kita; oleh itu, istilah kita sendiri telah dibangunkan untuk menerangkan pelbagai bidang aliran dokumen. Istilah berikut adalah yang paling biasa dalam amalan Barat: EDM (Pengurusan Dokumen Elektronik) ialah nama kolektif untuk sistem pengurusan dokumen elektronik. DMS (Sistem Pengurusan Dokumen) – terjemahan paling dekat dalam makna – arkib dokumen elektronik; EDM berpusatkan perusahaan – sistem pengurusan dokumen korporat yang menggabungkan alat untuk mencipta, mengedit, menerbitkan dan menyimpan dokumen (Word, Excel, arkib elektronik, mel, penjadualan mesyuarat, kelulusan dokumen, dsb. dalam satu pakej) Pengurusan Maklumat – ​​Sistem pengurusan maklumat, juga dipanggil portal, menyediakan pengagregatan, pengurusan dan penyampaian maklumat melalui Internet, intranet dan ekstranet. Pengimejan – Sistem yang menukar maklumat daripada kertas ke dalam format digital, biasanya TIFF (Format Fail Imej Teg), selepas itu dokumen itu boleh digunakan dalam kerja dalam bentuk elektronik. Doc. Pengurusan Aliran – sistem penghalaan pergerakan dokumen; Kerja. Pengurusan Aliran – sistem untuk penghalaan aliran kerja dan tugas. Terdapat juga sejumlah besar istilah berkaitan, contohnya: Pengurusan Pengetahuan Gudang Dokumen

Sistem automasi pejabat Fungsi mereka termasuk merakam dokumen dalam pangkalan data khas, yang dinyatakan dalam mengisi kad dokumen khas. Kandungan kad dokumen mungkin berbeza bergantung pada situasi semasa dalam organisasi. Biasanya, sistem pengurusan pejabat membezakan antara dokumen masuk dan keluar, dokumen kawal selia, dokumen badan pengurusan kolegial, dokumen rujukan, dll. Dokumen di bawah kawalan pelaksanaan dibahagikan dengan pelaksana, status pelaksanaan, tarikh akhir, dsb. Setiap dokumen dalam sistem adalah rekod dalam pangkalan data, dicirikan oleh satu set nilai atribut kad. Selain merekod dan mencari dokumen dalam pangkalan data, sistem mesti menjana laporan yang memungkinkan untuk mendapatkan rekod pelaksanaan dokumen dan maklumat ringkasan lain.

Arkib dokumen Dokumen itu sendiri disimpan dalam arkib, dan oleh itu sistem mesti memastikan pembezaan hak akses kepada dokumen. Pengguna boleh dikenal pasti sama ada dengan nama rangkaian atau dengan menggunakan nama khas dan kata laluan yang ditakrifkan dalam sistem pengurusan arkib. Sebagai tambahan kepada pengasingan hak akses di peringkat pengguna, sistem mesti menyediakan peruntukan kumpulan atau peranan pengguna. Fungsi arkib dokumen seterusnya adalah untuk membolehkan kerja kumpulan dengan dokumen yang sedang dibuat - ini ialah fungsi menyekat dokumen atau Semak. Kawalan Masuk/Daftar Keluar. Jika salah seorang pengguna sistem mula mengedit dokumen, ia disekat daripada akses oleh pengguna lain sehingga kerja dengannya selesai. Satu lagi fungsi arkib ialah sokongan untuk kawalan versi. Versi dokumen boleh dirakam sama ada secara automatik atau atas inisiatif pengguna. Jika perlu, pengguna boleh kembali ke salah satu versi dokumen sebelumnya. Fungsi perkhidmatan arkib dokumen termasuk keupayaan untuk membuat salinan sandaran dokumen tanpa menghentikan sistem, penyepaduan dengan sistem untuk memastikan kos penyimpanan data yang optimum, dsb.

Sistem kemasukan dokumen dan sistem pemprosesan imej dokumen Salah satu fungsi bebas sistem aliran dokumen ialah kemasukan dokumen ke dalam arkib. Ini bermakna pemindahan dokumen daripada kertas kepada elektronik. Dalam kes yang paling mudah, prosedur ini bermuara kepada imbasan mudah. Fungsi yang lebih kompleks adalah untuk mengenali kandungan imej dokumen secara automatik dan menghasilkan dokumen yang mengandungi teks. Program kepunyaan kelas perisian pengecaman teks direka untuk ini. Ciri yang lebih kompleks ialah pengecaman kandungan bentuk. Dalam kes ini, program mengesan kehadiran entri, termasuk yang ditulis tangan, dalam bidang tertentu dalam borang dokumen, mengenali kandungannya dan secara automatik mengisi nilai atribut dokumen ini dalam sistem. Jika perlu, nilai medan tertentu borang boleh dipilih daripada direktori yang ditakrifkan dalam sistem.

Sistem penghalaan dokumen berurusan secara langsung dengan menghantar dokumen ke stesen kerja pelaku, mengumpul maklumat tentang status semasa dokumen, menyatukan dokumen setelah selesai kerja dengan mereka pada peringkat individu, dan juga menyediakan cara untuk mengakses maklumat tentang keadaan kerja semasa dengan dokumen . Sistem penghalaan, sebagai peraturan, mengandungi alat untuk menerangkan laluan biasa untuk laluan dokumen dalam organisasi. Berdasarkan skim laluan yang dibangunkan, contoh proses perniagaan untuk bekerja dengan dokumen boleh dijana. Dalam kes ini, kita boleh bercakap tentang penghalaan keras. Alternatif adalah apa yang dipanggil penghalaan percuma, di mana laluan itu dibentuk "secara spontan". Setiap pengguna sistem dengan hak yang sesuai boleh menentukan pelaksana dokumen seterusnya atau seterusnya. Apabila menghalakan dokumen, dua skim boleh dilakukan, mari kita panggil mereka Off-Line dan On-Line. Dalam kes pertama, apabila dokumen dihantar ke tempat kerja pengguna, ia diekstrak secara fizikal daripada arkib dokumen dan dihantar (contohnya, melalui e-mel) ke tempat kerja pelanggan. Setelah selesai kerja, dokumen itu diletakkan semula ke dalam arkib. Dalam kes ini, sistem penghalaan itu sendiri adalah pelanggan arkib dokumen dan memasukkan maklumat yang berkaitan ke dalam pangkalan data perakaunan. Skim kedua tidak melibatkan pemindahan dokumen secara fizikal. Sistem penghalaan dokumen menyediakan klien dengan antara muka untuk mengakses tugas pemprosesan dokumen.

Sistem untuk automasi kompleks proses perniagaan Pembangunan sistem penghalaan dokumen ialah Kerja. Sistem aliran, atau sistem untuk automasi kompleks proses perniagaan. Tidak seperti sistem penghalaan dokumen, objek penghalaan di dalamnya adalah satu set data yang digunakan dalam proses perniagaan tertentu. Pengguna menerima maklumat di tempat kerja tentang perkara yang mesti dilakukannya dan semua data yang diperlukan untuk ini. Kerja. Aplikasi Flow menentukan aplikasi mana yang mesti dilancarkan untuk melaksanakan fungsi di tempat kerja tertentu dan memuatkan data yang diperlukan ke dalamnya. Paradigma Kerja Sistem aliran menganggap bahawa pengguna mesti melaksanakan fungsi yang diperlukan sahaja; semua kerja rutin - menentukan urutan tindakan, menyampaikan maklumat yang diperlukan, memantau ketepatan masa penyiapan kerja, dsb. - dilakukan oleh sistem Kerja. Aliran.

Memilih perisian automasi Tiada perisian yang ideal, jadi anda perlu merumuskan keperluan anda dengan jelas dan menganalisis perisian mengikut satu set kriteria. Senarai kriteria yang mungkin: Alat navigasi – kemudahan akses pengguna kepada pelbagai aplikasi, navigasi melalui data, pembentangan data. Indeks/perakaunan kad – fungsi perakaunan dokumen, atribusi, penciptaan kad dokumen, dsb. Arkib/Pemprosesan imej – penyimpanan dokumen, pengurusan versi, tangkapan dokumen untuk penyuntingan, pengimbasan imej, pengecaman teks. Penghalaan/kawalan – fungsi menghantar dokumen ke stesen kerja pengguna, mengumpul maklumat tentang tindakan pengguna, memantau keadaan semasa dokumen. Automasi proses perniagaan - alat pemodelan proses, persekitaran untuk melaksanakan dan memantau proses, alat untuk mengumpul statistik mengenai pelaksanaan proses. Kerja kumpulan - alat untuk menganjurkan telesidang, perbincangan kumpulan dan pembangunan dokumen. Pengurusan Carian/Pengetahuan – alat mendapatkan maklumat (teks penuh, atribut, dll.), klasifikasi dan pengkatalogan dokumen, penciptaan pangkalan pengetahuan mengikut bidang subjek. Keterbukaan – peluang untuk mengembangkan fungsi. Apabila memilih perisian untuk automasi, adalah perlu untuk menggariskan sejelas mungkin julat tugas yang anda merancang untuk menyelesaikannya. Ini akan mengurangkan kos pemerolehan, serta meminimumkan masa dan kos pelaksanaan.

Dengan latar belakang pengenalan meluas teknologi maklumat dan telekomunikasi dalam organisasi Rusia, kedua-dua kerajaan dan komersial, terdapat minat yang serius dalam mengautomasikan penyediaan dan bekerja dengan dokumen dan pengenalan teknologi komputer di institusi pendidikan prasekolah. Buktinya ialah pertumbuhan pesat pasaran Rusia untuk teknologi dan sistem pengurusan dokumen (DMS) sedemikian. Ini disahkan oleh skop kerja di bawah program persekutuan "Electronic Russia" dan program serantau yang serupa. Walau bagaimanapun, pengenalan pengurusan dokumen elektronik memerlukan penyelesaian bukan masalah teknologi seperti masalah organisasi dan undang-undang, dan terutamanya dalam cara evolusi.
Jelas sekali bahawa dokumen kertas dan elektronik akan wujud bersama dalam terma yang sama untuk masa yang agak lama, oleh itu, CMS yang digunakan dalam organisasi mesti memberikan sokongan untuk kedua-dua aliran dokumen elektronik dan tradisional (kertas, foto, filem, dll.) dan proses rasional. peralihan dari satu ke yang lain.
Organisasi pentadbiran awam di Rusia sentiasa menjadi masalah - sebuah negara yang besar, kos keputusan pengurusan yang tinggi dan peralatan pengurusan yang rumit memerlukan penciptaan sistem tertentu yang akan meminimumkan akibat daripada keputusan yang tidak berkesan dan tidak rasional. Ia dibina atas pemisahan fungsi pelaksanaan substantif dokumen dan kawalan pelaksanaan. Kawalan ke atas pergerakan dan pelaksanaan dokumen telah diamanahkan kepada orang khas - kerani, yang merekodkan maklumat mengenai dokumen masuk, keluar dan dalaman, resolusi (arahan) mengenai dokumen dan pelaksanaannya, serta pergerakan (pemindahan) dan pengarkiban dokumen dalam organisasi. Asas teknologi sistem sedemikian ialah:

• arahan untuk kerja pejabat;
• tatanama kes;

• kad pendaftaran (RC) dokumen;
• indeks kad yang menggabungkan set RK;
• log pemindahan dokumen;
• kad kawalan.

Apabila dokumen rasmi tiba di organisasi, penerimaan dan kawalannya, pendaftaran (dalam jurnal atau Republik Kazakhstan) dan pengenaan resolusi, mengisi kad kawalan (jika perlu) dan dipindahkan kepada pegawai (atau orang) untuk pelaksanaan dipastikan. Oleh itu, pegawai boleh mendapatkan maklumat tentang dokumen yang dia ada untuk pelaksanaan, tarikh akhir yang sesuai untuk pelaksanaan, dsb. Apabila dokumen dilaksanakan (apabila semua arahan mengenainya selesai), ia dihantar ke fail, dan kemudian RCnya dan dokumen itu sendiri diletakkan dalam arkib. Peraturan sistem sedemikian melalui arahan dan piawaian menjadikan automasinya mungkin dan agak tidak rumit, i.e. peralihan kepada teknologi komputer dan pangkalan data yang sesuai.
Benar, konflik undang-undang dan organisasi timbul di sini kerana keperluan untuk mengurus hak akses kepada maklumat mengenai dokumen, yang menjadikan penggunaan langsung sistem mahkamah Barat bermasalah (walaupun kita tidak mengambil kira kosnya yang luar biasa). Akibatnya, pada tahun 1990-an abad yang lalu, agak banyak sistem Rusia dengan pelbagai tahap kerumitan muncul, menyediakan fungsi yang diterangkan di atas - dari kabinet fail paling mudah hingga produk yang cukup maju hampir dengan yang berkotak (Cinderella, Delo-96). , dsb.), serta rangkaian keseluruhan alat tambah atas Lotus Notes.
Kesemuanya, dengan tahap kesempurnaan yang berbeza-beza, menyediakan proses untuk mendaftarkan dokumen, resolusi rakaman, pemantauan pelaksanaan, mencari dokumen menggunakan pelbagai butiran, menjana semua jenis laporan, dll. Sistem yang paling canggih juga memungkinkan untuk mengatur perakaunan pergerakan dokumen kertas. Oleh itu, sistem automasi pejabat bertujuan untuk menyokong aktiviti kakitangan pejabat, dan bukan pegawai, dan memastikan berfungsi dengan sistem pengurusan dokumen, dan bukan dengan dokumen itu sendiri. Ambil perhatian bahawa sistem sedemikian masih relevan hari ini. Pada masa yang sama, teknologi komputer institusi pendidikan prasekolah mesti menyediakan:

• menyokong kerja bukan sahaja kakitangan perkhidmatan prasekolah, tetapi juga pegawai;
• keupayaan untuk melampirkan fail dokumen ke WG;
• kemungkinan mengembangkan komposisi atribut di Republik Kazakhstan untuk jenis dokumen khas;
• sokongan untuk kerja kolektif ke atas dokumen dan pertimbangan awalnya semasa kelulusan;
• keupayaan untuk mencari melalui teks dokumen;
• keupayaan untuk menggunakan templat dokumen, membina teks daripada frasa yang ditetapkan, mendapat akses kepada dokumen kawal selia (tindakan undang-undang kawal selia dan tindakan undang-undang kawal selia teknikal).

Pendekatan berikut untuk menjana fail dokumen boleh digunakan:

• dokumen boleh diterima dalam bentuk fail terus daripada penghibur dan pengarang;
• dokumen boleh diimbas di pintu masuk, dan kemudian bekerja dengan imej elektronik mereka;
• dokumen boleh diperolehi daripada dana maklumat yang berkaitan (sistem maklumat, pangkalan data, laman web, portal).

Pendekatan pertama boleh digunakan apabila terdapat aliran dokumen yang intensif antara organisasi dan apabila hubungan kontrak yang sesuai telah diwujudkan. Pendekatan ini boleh digunakan untuk aliran dokumen antara organisasi induk dan struktur terpencil atau organisasi bawahannya. Dalam kes ini, mengikut protokol yang dipersetujui (biasanya melalui e-mel), kedua-dua RC dokumen (untuk memudahkan pendaftaran) dan fail dokumen itu sendiri dihantar. Untuk kebolehpercayaan, dokumen dan RCnya sering disulitkan dan (atau) ditandatangani dengan tandatangan digital elektronik. Kertas asal dihantar melalui pos biasa.
Oleh itu, kelas teknologi telah dibentuk yang boleh dipanggil kertas-elektronik, apabila hampir semua kerja dalam organisasi dijalankan dengan fail dokumen dalam rangka kerja beberapa sistem automatik. Dalam teknologi ini, dokumen kertas sering diimbas serta-merta selepas pendaftaran, dan kemudian ia berfungsi dengan versi elektronik (dalam bentuk fail imej - sebagai peraturan, tidak perlu mengenalinya sebelum teks). Yang asal itu sendiri diletakkan dalam fail dan tidak lagi digunakan.
Pengenalan teknologi sedemikian membolehkan

• mempercepatkan pergerakan dokumen di seluruh organisasi;
• memastikan semakan dokumen tepat pada masanya;
• memastikan kawalan yang berkesan ke atas pelaksanaan dokumen;
• meningkatkan kecekapan kedua-dua pegawai individu dan organisasi secara keseluruhan;
• mengurangkan kos untuk pengeluaran semula, pemindahan dan penyimpanan salinan dokumen kertas;
• menyediakan pelaksana dokumen peluang untuk menggunakan pangkalan dokumentasi yang paling lengkap.

Tetapi kertas asal terus wujud dalam teknologi ini - ia masih dicetak, ditandatangani, dihantar, mengambil ruang dan menggunakan sumber.
Apabila tempat kerja semua pekerja diautomasikan dan teknologi kertas-elektronik diperkenalkan, terdapat keperluan untuk penambahbaikan selanjutnya dan pengabaian dokumen asal, sekurang-kurangnya untuk dokumen yang kitaran hayatnya berlaku dalam organisasi (dokumen dalaman). Tetapi di sini, beberapa teknologi (ketersediaan dan penggunaan tandatangan digital, nombor mereka, ketersediaan dan penggunaan pusat pensijilan, keselamatan maklumat dan perlindungan maklumat) dan isu undang-undang timbul (kuatkuasa undang-undang dan bukti dokumen elektronik, status rasmi mereka, penyerahan dokumen elektronik kepada pihak berkuasa pemeriksaan). Dengan mengambil kira perkara ini, sistem pengurusan dokumen elektronik mesti menyediakan:

• penyimpanan dalam sistem dan pemindahan fail dokumen yang ditandatangani dengan tandatangan digital;
• pegawai mempunyai tandatangan elektronik;
• penyediaan dokumen elektronik, termasuk prosedur yang diperlukan untuk kelulusan dan tandatangan "elektronik";
• memberikan dokumen elektronik status dokumen rasmi.

Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 Skor 5

Teknologi maklumat untuk sokongan dokumentasi aktiviti pengurusan.

SyarahanSistem pengurusan dokumen

1. Model aliran dokumen perusahaan.

2. Sistem pengurusan dokumen elektronik.

3. Automasi aliran dokumen.

1. Model aliran dokumen perusahaan

Pemindahan maklumat di semua peringkat hierarki dijalankan dengan menghantar dan menghantar dokumen di atas kertas atau pada cakera liut, dalam hal ini kakitangan tambahan terlibat. Aspek kuantitatif maklumat juga berbeza, dan, seperti yang ditunjukkan oleh analisis, jumlah terbesar data mengalir ke dalam sektor pengeluaran dan teknologi serta pengurusan.

Menilai kualiti pertukaran maklumat boleh dilakukan menggunakan model aliran dokumen berikut.

Bidang utama automasi aliran dokumen ialah: sokongan untuk maklumat fakta, keupayaan untuk bekerja dengan dokumen teks penuh, sokongan untuk peraturan untuk peredaran dokumen - yang menentukan tiga dimensiruang harta (Rajah 1), di mana mana-mana produk perisian kelas tertentu bergerak sepanjang trajektori tertentu, melalui pelbagai peringkat dalam pembangunannya.

nasi. 1.

Paksi pertama (F) mencirikan tahap organisasi penyimpanan maklumat fakta, yang terikat dengan spesifik jenis aktiviti tertentu syarikat atau organisasi.Contohnya: apabila membeli aset material, dokumen penghantaran disediakan (invois, sijil penerimaan, pesanan gudang resit, dll.), didaftarkan sebagai dokumen operasi, yang sifatnya sangat penting untuk membuat keputusan pengurusan. Maklumat daripada dokumen operasi digunakan untuk pemprosesan analitikal dan sintetik yang kompleks, dan, dalam kes tertentu, boleh diperolehi oleh pengguna melalui sistem pelaporan.

F* = Fsecara amnya / Fauto.

Paksi kedua (D) - dokumen teks penuh, mencerminkan keperluan untuk mengatur interaksi: pembentukan dan pemindahan barangan, perkhidmatan atau maklumat baik di dalam perusahaan dan di luarnya.Dokumen ini, bersama-sama dengan maklumat fakta, mengandungi maklumat separa berstruktur yang tidak tertakluk kepada pemprosesan analisis automatik, seperti faktor force majeure dan prosedur untuk memfailkan tuntutan sekiranya berlaku pelanggaran syarat kontrak.

D* = Dsecara amnya / Dauto.

Paksi ketiga (R) memperkenalkan dimensi ketiga ke dalam ruang aliran dokumen - peraturan untuk proses pemprosesan dokumen,iaitu: penerangan tentang prosedur apa, bila dan bagaimana harus dilakukan. Asas untuk kedudukan relatif kepada paksi ini ialah satu set ciri formal (atribut) dan senarai operasi.

R* = Rsecara amnya / Rauto.

Satu titik dalam ruang (F, D, R) menentukan keadaan sistem aliran dokumen. Kedudukan titik ini bergantung pada tahap pembangunan dan peringkat pelaksanaan sistem pengurusan dokumen di perusahaan, serta pada spesifiknya dan skala perniagaan semata-mata.

Setelah membentangkan model aliran dokumen dengan cara ini, adalah mungkin, sebagai contoh, mengetahui keadaan semasa dengan organisasi kerja pejabat di setiap perusahaan tertentu, untuk membayangkan dengan jelas ke arah mana kita perlu bergerak lebih jauh, apa yang kini hilang dan cara menggunakan sistem automasi sedia ada secara organik.Sebagai contoh, di salah sebuah bank Moscow, pelbagai besar data fakta telah terkumpul, untuk pemprosesan yang mana DBMS moden digunakan, digunakan pada pelayan yang kuat dan tahan terhadap kesalahan - semuanya, nampaknya, sepatutnya baik-baik saja. Walau bagaimanapun, apabila bekerja dengan dokumen dalaman, pertindihan maklumat diperhatikan: situasi timbul apabila "tiada siapa yang seolah-olah dipersalahkan," dan bank dari semasa ke semasa kehilangan pelanggan yang menguntungkan. Sebabnya ialah titik yang mencerminkan kedudukan sistem pengurusan dokumen untuk organisasi ini mempunyai koordinat yang agak besar di sepanjang paksi "F" dan, mungkin, di sepanjang paksi "D", tetapi nilai koordinat di sepanjang paksi "R" adalah hampir. kepada sifar. Penyelesaian khusus dalam kes ini mungkin mempertimbangkan pelaksanaan sistem pengurusan peraturan. Dalam kes ini, tidak perlu risau tentang DBMS (paksi "F") atau arkib elektronik (paksi "D") - kita hanya bercakap tentang menukar nilai koordinat di sepanjang paksi "R".

Dalam kes umum, seperti yang telah dinyatakan, proses automasi pejabat di perusahaan boleh diwakili sebagai lengkung dalam ruang koordinat tiga dimensi F, D, R. Lebih-lebih lagi, semakin curam keluk ini, semakin cepat proses pemodenan, dan semakin besar nilai ketiga-tiga koordinat, semakin tinggi tahap automasi di perbadanan dan, akibatnya, semakin sedikit masalah yang dihadapinya dengan mengatur aktivitinya sendiri. .

Paksi "F" dan "D" menentukan spesifik aktiviti organisasi, dikawal oleh kedudukan koordinat ketiga (R) ruang model aliran dokumen. Selain itu, model itu tidak bergantung pada teknologi pemprosesan dokumen yang diterima pakai oleh perusahaan - semuanya diputuskan hanya oleh tujuan aktiviti, sama ada organisasi kerajaan, syarikat perdagangan atau syarikat perindustrian.

Secara umum, tiga jenis organisasi boleh dibezakan:

syarikat perdagangan: pemerolehan, markup, penjualan, membuat keuntungan - objek utama aktiviti;

organisasi belanjawan: aktiviti utama - penyediaan dokumen;

perusahaan industri: pembelian bahan mentah, pemprosesan, penciptaan produk baru, jualan, membuat keuntungan. Tujuan aktiviti adalah operasi.

Jika tugas organisasi adalah untuk menjana dokumen, sebagai contoh, pejabat Datuk Bandar, mahkamah atau kementerian, maka kedudukannya dalam model akan menduduki kedudukan yang agak tinggi berbanding paksi "F" dan "D". By the way, hari ini aplikasi yang paling popular adalah yang bertujuan untuk mengautomasikan aktiviti struktur pentadbiran negeri dan kerajaan - tujuan utamanya adalah untuk menyediakan dokumen.

Walau bagaimanapun, jika kita mempertimbangkan aktiviti syarikat komersial, yang tugasnya adalah pengeluaran aset material (menerima bahan mentah, mengubah, mencipta produk baharu, menjualnya, menerima hasil), maka ketiga-tiga koordinat harus mempunyai nilai yang seimbang.

2. Sistem pengurusan dokumen elektronik

EDMS menyediakan proses penciptaan, kawalan capaian dan pengedaran sejumlah besar dokumen pada rangkaian komputer, dan juga menyediakan kawalan ke atas aliran dokumen dalam organisasi.

Pengurusan dokumen elektronik termasuk: penciptaan dokumen, pemprosesan, penghantaran, penyimpanan, output maklumat yang beredar dalam organisasi atau perusahaan, berdasarkan penggunaan rangkaian komputer. Secara umumnya, pengurusan dokumen elektronik difahamkan sebagai mengatur pergerakan dokumen antara jabatan sesuatu perusahaan atau organisasi, kumpulan pengguna atau pengguna individu. Pada masa yang sama, pergerakan dokumen tidak bermakna pergerakan fizikal mereka, tetapi pemindahan hak untuk menggunakannya dengan pemberitahuan pengguna tertentu dan kawalan ke atas pelaksanaannya.

Dokumen ialah unit asas maklumat, dan keseluruhan kewujudan sistem pengurusan dokumen dikhaskan untuk menyimpan dokumen, sifatnya dan sejarah hayatnya, serta penyelenggaraan sebenar hayatnya.

Tujuan utama EDMS adalah untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik, serta bekerja dengan mereka(khususnya, mencari kedua-duanya mengikut atribut dan kandungan). EDMS harus secara automatik menjejaki perubahan dalam dokumen, tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen, pergerakan dokumen, dan juga mengawal semua versi dan subversi mereka. EDMS yang komprehensif harus merangkumi keseluruhan kitaran kerja pejabat sesebuah perusahaan atau organisasi - daripada menetapkan tugas mencipta dokumen kepada menghapuskannya dalam arkib, dan memastikan penyimpanan dokumen terpusat dalam sebarang format, termasuk dokumen komposit yang kompleks. EDMS harus menggabungkan aliran dokumen yang berbeza bagi perusahaan terpencil secara geografi ke dalam satu sistem. Mereka mesti menyediakan pengurusan dokumen yang fleksibel, baik melalui takrifan tegar laluan pergerakan dan melalui penghalaan dokumen percuma. EDMS mesti melaksanakan pembezaan ketat akses pengguna kepada pelbagai dokumen bergantung pada kecekapan, kedudukan dan kuasa yang diberikan kepada mereka. Selain itu, EDMS mesti disesuaikan dengan struktur organisasi sedia ada dan sistem pengurusan rekod perusahaan, serta disepadukan dengan sistem korporat sedia ada.

Isu klasifikasi EDMS agak rumit kerana perkembangan pesat pasaran untuk sistem ini. Lebih-lebih lagi, bermula dari tahun 2001, konsep itu mula mendapat populariti yang semakin meningkat "Pengurusan Kandungan Perusahaan - ECM", bukan pengurusan dokumen elektronik. Konsep ECM menawarkan banyak faedah perniagaan. Sistem ECM yang menyepadukan semua teknologi berorientasikan kandungan dan proses dalam perusahaan menyediakan infrastruktur umum untuk mengurus aliran dokumennya, meminimumkan keperluan untuk menggunakan dan menyokong pelbagai teknologi untuk melaksanakan pelbagai fungsi perniagaan. Intipati pendekatan ini (juga dipanggil infrastruktur) ialah Kandungan perusahaan tidak seharusnya dimiliki oleh satu aplikasi atau sistem sahaja. Ia sepatutnya tersedia untuk banyak aplikasi dan diedarkan secara bebas di antara mereka. Sifat penting infrastruktur ECM (yang termasuk aplikasi sepadan daripada kebanyakan vendor industri) ialah cirinya kebebasan daripada stor kandungan universal tunggal. Infrastruktur ECM menyepadukan banyak repositori data khusus (atau warisan) (walaupun daripada vendor bersaing), termasuk, tetapi tidak terhad kepada, repositori dokumen produk elektronik, e-mel, repositori kandungan Web, sistem fail dan juga DBMS. Oleh itu, Infrastruktur ECM menyediakan lapisan integrasi (atau virtualisasi) biasa untuk setiap repositori data(membolehkan mereka ditanya dari mana-mana sahaja di seluruh perusahaan), dengan itu meminimumkan keperluan untuk menyepadukan sistem pengurusan dokumen elektronik dan sistem pengurusan kandungan daripada berbilang vendor. Di samping itu, dengan bantuan infrastruktur ECM, perkhidmatan pengurusan kandungan korporat seperti pemperibadian, kawalan akses, pengurusan kebenaran pengguna, dll. dilaksanakan (yang memudahkan pentadbiran dan penyelenggaraan sistem ECM).

Menurut penganalisis IDC, pada masa ini terdapat jenis utama EDMS berikut (sesetengah daripada EDMS boleh tergolong dalam beberapa jenis secara serentak, kerana ia mempunyai fungsi yang sepadan dengannya):

EDMS memfokuskan pada proses perniagaan (business-process EDM).Mereka membentuk asas konsep ECM. Sistem jenis ini (EDMS) direka untuk aplikasi menegak dan mendatar tertentu (kadangkala mereka juga mempunyai aplikasi industri). Sistem EDMS menyediakan kitaran hayat penuh bekerja dengan dokumen, termasuk bekerja dengan imej, mengurus rekod dan aliran kerja, pengurusan kandungan, dsb. Sistem EDMS menyediakan penyimpanan dan pengambilan semula dokumen 2-D dalam format asal (imej, fail CAD, hamparan dsb. ) dengan keupayaan untuk mengumpulkannya ke dalam folder. Pembangun sistem EDMS yang paling terkenal ialah Documentum (sistem Documentum), FileNet (sistem Panagon dan Watermark), Hummingbird (sistem DOCS PC), dll. Vendor yang lebih berjaya dalam pengurusan kandungan berbanding syarikat lain (contohnya, Documentum dan syarikat FileNet) telah menumpukan aktivitinya pada pelaksanaan fungsi tersebut dalam EDMS sebagai pengurusan templat, pengurusan persembahan dinamik dan penerbitan kandungan Web. Perlu diingatkan bahawa walaupun hampir semua sistem EDMS menyediakan tahap pelaksanaan repositori dan perkhidmatan perpustakaan yang baik untuk mengurus kandungan elektronik (contohnya, imej dan dokumen pejabat), setiap daripadanya adalah yang paling kuat di kawasannya sendiri. Contohnya, sistem daripada Open Text dan iManage mempunyai pengurusan dokumen pejabat yang paling maju. Sebaliknya, sistem daripada Teknologi Menara, FileNet, IBM dan Identitech amat kuat dalam menguruskan imej produk volum tinggi.

EDMS korporat (EDM berteraskan perusahaan). Sistem jenis ini menyediakan infrastruktur korporat (tersedia kepada semua pengguna korporat) untuk mencipta, bekerjasama dan menerbitkan dokumen. Fungsi asas EDMS korporat adalah serupa dengan fungsi EDMS yang tertumpu pada proses perniagaan. Sebagai peraturan, EDMS korporat tidak bertujuan untuk digunakan hanya dalam industri tertentu atau untuk menyelesaikan masalah sempit. Ia sedang dilaksanakan sebagai teknologi korporat am. Pembangunan dan promosi EDMS korporat dijalankan oleh Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (Context system), iManage, dll.

Sistem pengurusan kandungan.Sistem jenis ini menyediakan penciptaan kandungan, akses dan pengurusan kandungan, penyampaian kandungan (sehingga ke peringkat bahagian dokumen dan objek untuk penggunaan semula dan penyusunan seterusnya). Mempunyai maklumat yang tersedia bukan sebagai dokumen tetapi sebagai objek yang lebih kecil menjadikannya lebih mudah untuk berkongsi maklumat antara aplikasi. Menguruskan kandungan Web memerlukan keupayaan untuk mengurus pelbagai objek kandungan yang mungkin disertakan dalam persembahan Web (contohnya, halaman HTML dan grafik Web). Di samping itu, mengurus kandungan Web memerlukan keupayaan untuk mencipta templat persembahan yang digunakan untuk mempersembahkan kandungan dinamik dan memperibadikannya (berdasarkan pilihan pengguna, profil mereka, dsb.). Sistem pengurusan kandungan daripada Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette, dsb. dikenali di pasaran dunia.

Sistem pengurusan maklumat – portal.Sistem sedemikian menyediakan pengumpulan maklumat, pengurusan maklumat dan penyampaian melalui Internet/intranet/ekstranet. Dengan bantuan mereka, keupayaan untuk mengumpul (dan menggunakan) pengalaman dalam persekitaran korporat yang diedarkan direalisasikan berdasarkan penggunaan peraturan perniagaan, konteks dan metadata. Portal juga menyediakan akses melalui pelayar Web standard kepada beberapa aplikasi e-dagang (biasanya melalui antara muka sistem ERP). Contoh portal ialah sistem Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sistem pengimejan.Dengan bantuan mereka, maklumat yang diimbas daripada media kertas ditukar kepada bentuk elektronik (biasanya dalam format TIFF). Teknologi ini mendasari penukaran kepada bentuk elektronik maklumat daripada semua dokumen kertas dan mikrofilem warisan. Fungsi asas sistem pemprosesan imej standard termasuk: pengimbasan, penyimpanan, beberapa keupayaan carian imej, dsb.

Sistem pengurusan aliran kerja.Sistem jenis ini direka bentuk untuk menyediakan penghalaan aliran kerja apa-apa jenis (menentukan laluan penghalaan fail) dalam proses perniagaan berstruktur dan tidak berstruktur korporat. Ia digunakan untuk meningkatkan kecekapan dan kebolehkawalan proses perniagaan korporat. Sistem pengurusan aliran kerja biasanya dibeli sebagai sebahagian daripada penyelesaian (contohnya, sistem EDMS atau sistem PDM). Di sini kita boleh menyebut pembangun seperti syarikat Lotus (Domino/Notes dan sistem Aliran Kerja Domino), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

komponen EDMS

Semua EDMS mengandungi komponen standard mandatori: penyimpanan kad dokumen (atribut); penyimpanan dokumen; komponen yang melaksanakan logik perniagaan sistem.

Storan atribut dokumen

Storan atribut dokumen direka bentuk untuk menyimpan "kad" - satu set medan yang mencirikan dokumen. Biasanya, EDMS mempunyai konsep jenis dokumen (contohnya, kontrak, spesifikasi, surat, dll.) dan setiap jenis mempunyai kadnya sendiri. Kad jenis yang berbeza mempunyai medan mandatori yang sama dengan semua dokumen, dan medan khas yang berkaitan dengan dokumen jenis ini.

Sebagai tambahan kepada konsep jenis dokumen, adalah mungkin untuk menetapkan kategori kepada dokumen, dan satu dokumen secara serentak boleh tergolong dalam beberapa kategori. Kategori boleh disusun menjadi pokok kategori.

Untuk mengatur storan kad, terdapat tiga penyelesaian yang mungkin: menggunakan storan anda sendiri, DBMS standard atau alatan persekitaran di mana DBMS dibina.

Penyimpanan dokumen

Untuk melaksanakan penyimpanan dokumen, sekali lagi, terdapat dua pendekatan: penyimpanan dalam sistem fail atau dalam storan EDMS khusus. Dari sudut pandangan pengguna yang pragmatik, tidak banyak perbezaan antara pendekatan ini, jika kita menilai secara keseluruhan. Tetapi masih terdapat beberapa ciri.

Menyimpan dalam sistem fail mengurangkan tahap keselamatan apabila menyekat akses, kerana sistem fail mungkin tidak menyokong model keselamatan yang dilaksanakan dalam EDMS itu sendiri. Oleh itu, anda perlu memberikan EDMS hak akses anda sendiri, supaya fail yang disimpan olehnya tidak boleh diakses secara langsung oleh mana-mana pengguna. Dan EDMS mengekalkan sistemnya sendiri bagi senarai pengguna dengan hak akses, mengatur akses kepada fail melalui hak ini. Pada masa yang sama, sistem capaian menjadi sukar untuk diselenggara dan tidak sepenuhnya sempurna dari sudut keselamatan maklumat. Untuk menyediakan keselamatan tambahan, penyulitan fail semasa penyimpanan sering digunakan. Di samping itu, hampir semua EDMS menggunakan penamaan fail rawak, yang sangat merumitkan carian untuk fail yang dikehendaki apabila cuba mengaksesnya memintas sistem. Ia mesti dikatakan bahawa kebanyakan EDMS menyimpan fail dalam sistem fail.

Tahap perniagaan

Pada peringkat logik perniagaan, perbezaan ketara didapati antara EDMS yang berbeza. Sebenarnya, semua komponen yang diterangkan, walaupun ia boleh disusun secara berbeza dan berbeza dalam tahap kerumitan, adalah serupa dari segi fungsi. Logik perniagaan sistem yang berbeza boleh berbeza secara radikal, dan ini adalah perkara yang paling menarik apabila menjadi biasa dengan sistem pengurusan dokumen elektronik. Kami boleh mengenal pasti beberapa komponen asas yang, seperti kiub, membentuk kefungsian mana-mana EDMS:

pengurusan dokumen dalam repositori.Termasuk prosedur untuk menambah dan mengalih keluar dokumen, menyimpan versi, memindahkan ke arkib, menyelenggara arkib, dsb.;

mencari dokumen.Terdiri daripada carian mengikut atribut, carian visual oleh pelbagai pokok di mana dokumen disimpan, carian mengikut teks penuh, carian semantik, dsb.;

penghalaan dan kawalan pelaksanaan.Memastikan penghantaran dokumen sebagai sebahagian daripada prosedur perniagaan dalam organisasi. Laluan dokumen boleh menjadi fleksibel atau tegar. Dalam kes penghalaan fleksibel, penerima dokumen seterusnya ditentukan oleh pekerja yang bertanggungjawab terhadap dokumen itu berada pada masa ini. Dalam kes penghalaan keras, laluan dokumen ditentukan terlebih dahulu berdasarkan beberapa logik. Fungsi penghalaan tidak terdapat dalam semua EDMS. Biasanya, untuk mengelakkan kekeliruan, sistem tanpa kemudahan penghalaan dipanggil arkib elektronik. Kawalan pelaksanaan adalah bahagian penting dalam penghalaan. Sebenarnya, laluan ditakrifkan dari segi laluan laluan dan selang masa untuk pelaksanaan dokumen oleh setiap peserta dalam proses laluan. Pelaksanaan dokumen bermaksud pelaksanaan tindakan yang berkaitan dengan dokumen oleh setiap peserta dalam rangka kuasa rasminya;

laporan. Mereka berfungsi sebagai analog log dokumen pejabat. Menggunakan pelbagai laporan, anda boleh melihat, sebagai contoh, jumlah masa yang dibelanjakan oleh pekerja bekerja pada dokumen tertentu, kelajuan pemprosesan dokumen mengikut jabatan, dsb.;

pentadbiran.Sokongan untuk operasi sistem itu sendiri, menetapkan parameternya, dsb.

Tempat EDMS dalam sistem maklumat perusahaan

Fungsi utama EDMS: memastikan kebolehkawalan dan ketelusan aktiviti perusahaan, serta pengumpulan pengetahuan dan pengurusan pengetahuan. Dalam dunia moden, kedua-dua tugas ini menjadi semakin kritikal. Sebagai contoh, dalam kos kereta Mercedes, hanya 30% adalah kos pengeluaran langsung, dan selebihnya adalah pampasan untuk kos pembangunan kereta, iaitu, kos aktiviti jurutera dan pengurus, oleh itu sumber utama untuk mengurangkan kos terletak pada mengoptimumkan aktiviti mereka.

Tahap keberkesanan penggunaan EDMS ditentukan oleh sejauh mana dokumen (maklumat tidak berstruktur) menentukan kandungan maklumat aktiviti perusahaan. Adalah jelas, sebagai contoh, bahawa untuk organisasi perdagangan semata-mata kandungan maklumat utama adalah data berstruktur yang terkandung dalam pangkalan data. Mungkin organisasi sedemikian perlu menyimpan kontrak, tetapi tidak mungkin ia akan sampai kepada pelaksanaan EDMS. Walau bagaimanapun, jika organisasi perdagangan berkembang menjadi raksasa perdagangan dengan rangkaian kedai di berpuluh-puluh bandar, logistik yang kompleks, dan pengeluaran produk separuh siapnya sendiri, maka lambat laun anda perlu memikirkan untuk melaksanakan sistem ERP. Pada peringkat seterusnya, bilangan pembeli borong dan pelanggan besar mungkin meningkat kepada skala sedemikian sehingga anda perlu memikirkan tentang memperkenalkan CRM. Dan hanya jika perkakas pengurusan berkembang kepada ratusan orang, projek bukan teras selari akan muncul, masalah kepelbagaian akan timbul, dan tugas memperkenalkan sistem kawalan elektronik akan timbul. Pada masa yang sama, sesetengah sistem mungkin perlu disepadukan supaya sistem CRM mempunyai pautan kepada surat, kontrak dan salinan pesanan masuk yang disimpan dalam EDMS.

Dalam sesetengah kes, penyepaduan sistem ini lebih rapat - EDMS boleh berfungsi sebagai pengangkutan penyepaduan untuk menghantar dokumen antara sistem yang menjananya dan sistem yang menggunakannya, dalam kes di mana komunikasi langsung pada tahap data berstruktur antara ini sistem tidak diperlukan. Katakan perusahaan mempunyai sistem CRM dan ERP, dan CRM dikehendaki merekodkan laporan suku tahunan daripada ERP mengenai pembekalan barang kepada pelanggan tertentu, mungkin ditambah dengan komen daripada pakar. Adalah jelas bahawa adalah paling mudah untuk menyimpan laporan sedemikian dalam EDMS. Terima kasih kepada penyepaduan ERP dan EDMS, dokumen akan dibuat dan disimpan secara automatik. Terima kasih kepada penyepaduan EDMS dan CRM, adalah mungkin untuk melampirkan dokumen secara automatik pada kad pelanggan tertentu. Dan semua operasi ini boleh berlaku secara automatik. (Kami menekankan bahawa contoh di atas adalah spekulatif semata-mata dan mungkin sebenarnya tidak mempunyai makna praktikal; penyepaduan mana-mana sistem maklumat hanya masuk akal apabila tujuannya difahami dengan jelas.)

Keperluan standard untuk EDMS

Jika kita mengikut surat standard untuk merangka spesifikasi teknikal, keperluan yang mungkin dikemukakan oleh pengguna biasa kepada sistem pengurusan dokumen elektronik biasa boleh diterangkan seperti berikut.

Sistem pengurusan dokumen elektronik hendaklah:

§ memastikan penyimpanan dokumen dan penerangannya selamat;

§ memastikan kitaran hayat dokumen (penciptaannya, penyimpanan versi, penerbitan, menyekat akses kepada dokumen yang dirampas, pemindahan dokumen untuk penyimpanan dalam arkib);

§ membenarkan pengguna untuk menentukan pelbagai jenis dokumen, mencipta dan mengedit kad untuknya;

§ mengekalkan hierarki kategori untuk carian dokumen yang cekap;

§ cari dokumen berdasarkan maklumat dari kad, serta teks penuh;

§ memastikan pengasingan akses kepada dokumen pada peringkat pengguna individu, berdasarkan prinsip peranan, dan berdasarkan struktur hierarki organisasi;

§ menyokong teknologi HSM;

§ log semua peristiwa yang berkaitan dengan kerja pengguna dan sistem itu sendiri;

§ adalah perlu untuk membangunkan alat pentadbiran;

§ menyokong akses jauh kepada maklumat.

Sistem lanjutan harus menyokong:

§ teknologi kluster untuk memastikan operasi tanpa gangguan;

§ organisasi yang diedarkan secara geografi;

§ algoritma penyulitan untuk penyimpanan dan penghantaran data;

§ tandatangan digital.

Keperluan seni bina:

§ ketersediaan pelayan aplikasi khusus;

§ kehadiran pelanggan tipis;

§ sokongan untuk mengakses dokumen menggunakan penyemak imbas.

§ berbilang platform untuk memastikan kebolehskalaan;

Keperluan untuk keterbukaan dan penyepaduan dengan sistem lain:

§ penyepaduan dengan alat input dokumen penstriman;

§ integrasi dengan aplikasi pejabat;

§ penyepaduan e-mel;

§ ketersediaan antara muka perisian yang dibangunkan (API);

§ penyepaduan dengan perkhidmatan direktori standard (contohnya, LDAP) untuk mengekalkan dan menyegerakkan senarai pengguna sistem;

§ keupayaan untuk menyesuaikan antara muka pengguna kepada tugas tertentu;

§ keupayaan untuk menambah sistem dengan komponen khusus anda sendiri;

§ dalam hal menggunakan pangkalan data luaran untuk menyimpan atribut dokumen, adalah perlu untuk mempunyai penerangan terperinci tentang struktur data dan alat untuk bekerja dengan DBMS yang berbeza.

3. Automasi aliran dokumen

Sistem pengurusan dokumen RS Doc berdasarkan Suite Kolaborasi Oracle

Masalah yang perlu diselesaikan:

menggabungkan dokumen ke dalam blok logik,

memastikan penyimpanan arkib dan pengambilan semula dokumen.

Pengguna:

● perniagaan kecil dan sederhana;

● agensi kerajaan;

● perkhidmatan sokongan;

● syarikat IT.

Platform perkakasan x86, Itanium, AMD.

Platform perisian Windows, Solaris, Linux.

Kefungsian sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc:

● kerja yang cekap dengan jumlah data yang besar dan kemungkinan pengembangan tanpa had volum maklumat yang disimpan dan diproses;

● tahap perlindungan yang tinggi terhadap maklumat yang disimpan dan dihantar;

● berskala dan mudah alih kepada mana-mana platform;

● kemudahan konfigurasi dan pentadbiran perisian;

● organisasi laluan rawak untuk dokumen.

Sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc dilaksanakan berdasarkan Oracle Collaboration Suite 10g menggunakan teknologi BPEL (Business Process Execution Language), yang membolehkan integrasi berskala besar dengan aplikasi perniagaan.

Perkhidmatan Kandungan Oracle menyediakan semua orang dalam organisasi dengan penyelesaian pengurusan kitaran hayat dokumen yang komprehensif dan bersepadu. Perkhidmatan Kandungan Oracle dibina di atas infrastruktur pelayan Oracle yang teguh, memanfaatkan SDK Pengurusan Kandungan, kit alat terbukti dengan lebih 2,000 pengguna. Oracle Collaboration Suite 10g akan menyediakan kefungsian yang sangat mesra pengguna merentas antara muka web Windows yang biasa, serta Portal, aplikasi E-Business Suite dan persekitaran lain.

Memasukkan dokumen

Sistem RS-Doc membolehkan anda mengatur input strim dokumen menggunakan pengimbas berkelajuan tinggi dan sistem pengecaman. Dalam kes ini, dokumen diletakkan secara automatik dalam DBMS Oracle 10g.

Cari dokumen

Masalah pencarian maklumat hujung ke hujung amat relevan dalam konteks penggunaan format heterogen dan peningkatan volum data tidak berstruktur. Maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan boleh didapati di mana-mana sahaja: dalam pangkalan data korporat (dalam bentuk berstruktur), di tapak web, dalam dokumen yang tersebar di banyak pelayan fail, dalam mesej e-mel. Carian dokumen dalam sistem RS-Doc ialah mekanisme bersatu untuk mencari dan mendapatkan semula data daripada semua sumber maklumat syarikat dan semua komponen aliran dokumen. Sistem carian, yang dianjurkan dalam sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc, membolehkan anda mengatur carian bukan sahaja mengikut parameter utama, tetapi juga untuk mencari dalam dokumen. Selain itu, lebih daripada 250 format data disokong.

Penyimpanan dokumen

Teknologi Internet dan teknologi portal terbina dalam memungkinkan untuk menyepadukan sistem pengurusan dokumen dengan portal korporat. Seni bina tiga peringkat sistem memungkinkan untuk menggunakan satu repositori dokumen secara berkesan dalam organisasi yang diedarkan secara geografi.

Semua dokumen dan fail yang dimuatkan ke dalam sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc disimpan dalam pangkalan data Oracle 10g. Ini membolehkan anda melakukan sandaran harian keseluruhan jumlah dokumen, serta memulihkan data yang hilang dalam selang masa tertentu. Pentadbir boleh mengkonfigurasi Oracle Collaboration Suite 10g untuk mematuhi dasar pengekalan dokumen korporat, menyimpan atau melupuskan dokumen secara automatik. Sebagai contoh, orang yang bertanggungjawab ke atas syarikat boleh menetapkan dasar untuk mengekalkan kandungan syarikat dalam bentuk elektronik. Dokumen dengan ciri tertentu boleh disimpan selama-lamanya, manakala dokumen dengan ciri lain boleh dilupuskan secara berkala.

Penyimpanan rekod pendaftaran syarikat :

● pelan fail: kawalan sekatan operasi pada rekod dan penciptaan dan pengurusan hierarkinya

● Perkhidmatan web yang disokong untuk penyepaduan dengan aplikasi kewangan atau aplikasi Oracle E-Business Suite

● menyokong objek rekod, termasuk pengurusan dokumen ringkas dan berversi

● keupayaan untuk mencari rekod pendaftaran

● antara muka web intuitif untuk pengguna yang menguruskan pendaftaran

● penyepaduan dengan produk pengurusan storan fail yang menawarkan keupayaan WORM untuk rekod pendaftaran

Penskalaan

Sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc membolehkan anda mengatur penyelesaian yang tahan terhadap kesalahan dan berskala berdasarkan teknologi Oracle RAC dan Oracle GRID.

Integrasi dengan portal korporat

Sistem pengurusan dokumen elektronik RS-Doc adalah berdasarkan teknologi portal korporat dan juga mengandungi fungsi alat kerjasama pengguna, seperti:

● e-mel

● kalendar korporat dan peribadi

● portal korporat

● sistem untuk menetapkan tugas dan memantau pelaksanaannya

Keupayaan untuk membuat beberapa laman web

Oracle Collaboration Suite 10g membolehkan penciptaan berbilang tapak selamat dalam satu contoh produk. Setiap tapak ini akan mempunyai set "alat" sendiri (iaitu proses perniagaan, kategori, dll.) dan pada asasnya akan diasingkan daripada tapak lain. Sebagai contoh, pengarah IT kini boleh mencipta sistem pengurusan fail yang berbeza untuk pejabat wilayah yang berbeza, semuanya pada satu set perkakasan dan perisian, dengan itu mengurangkan kos infrastruktur secara mendadak.

Tandatangan digital elektronik

Tandatangan digital elektronik (EDS) ialah keperluan dokumen elektronik yang direka bentuk untuk melindungi dokumen elektronik ini daripada pemalsuan. Tandatangan digital terbentuk hasil daripada menukar maklumat menggunakan alat perlindungan maklumat kriptografi (CIPF) dan membolehkan anda mengenal pasti pemilik sijil kunci tandatangan, serta menentukan ketiadaan herotan maklumat dalam dokumen elektronik.

Kehadiran tandatangan digital elektronik dalam sistem RS-Doc membolehkan anda menggantikan meterai dan tandatangan tradisional, menjamin kepengarangan dan kebolehubahan dokumen selepas ia ditandatangani. Mekanisme tandatangan digital elektronik membolehkan anda menandatangani sebarang versi dokumen elektronik, merekod dan menyimpan maklumat tentang siapa yang menandatangani dan bila. Senarai pengguna yang dibenarkan menandatangani dokumen jenis ini dinyatakan secara berasingan untuk setiap jenis dokumen elektronik.

Memastikan akses selamat kepada dokumen

Peningkatan keselamatan dalam Oracle Collaboration Suite 10g termasuk:

● keselamatan tahap folder dan dokumen: Oracle Collaboration Suite 10g membangunkan mekanisme keselamatan peringkat Folder Kongsi dalam fail Oracle, menambah perlindungan akses pada peringkat folder dan dokumen, jadi pengurus kini boleh menentukan dengan tepat pengguna yang dibenarkan akses kepada folder dan dokumen tertentu serta akses mereka tahap

● Kawalan akses berdasarkan Kumpulan dan Peranan: kawalan akses boleh digunakan pada semua objek kandungan dan tahap keselamatan, atribut kebenaran akses tambahan juga tersedia untuk tetapan pengguna selanjutnya, contohnya, pengurus projek kini boleh membuat sekumpulan pengguna yang terlibat dalam tertentu. kerja projek, dan memberikan akses kepada folder dan dokumen sasaran untuk kumpulan ini

● pengimbasan dan pengimbasan virus: Oracle Collaboration Suite 10g boleh digabungkan dengan pengimbas virus luaran untuk pengimbasan virus automatik dan manual - fungsi pengimbasan virus boleh dikonfigurasikan untuk bermula secara automatik selepas berjaya melog masuk ke arkib dokumen (melalui memuat naik, mendaftar, menyimpan atau protokol pemindahan); Pengimbasan virus boleh digunakan secara manual untuk melihat objek yang sudah ada dalam arkib, jadi syarikat kini boleh melesenkan dan menyepadukan enjin semakan Symantec dengan Perkhidmatan Kandungan Oracle supaya dokumen yang diserahkan kepada Perkhidmatan Kandungan Oracle diimbas secara automatik.

Pengurus Proses Oracle BPEL

Pengurus Proses Bahasa Pelaksanaan Proses Perniagaan Oracle (BPEL PM) ialah standard untuk membina proses perniagaan daripada set perkhidmatan heterogen yang secara radikal mengurangkan kerumitan dan kos projek penyepaduan. Pengurus Proses BPEL Oracle menawarkan persekitaran yang mudah digunakan, namun kaya dengan ciri untuk mereka bentuk, melaksanakan dan memantau proses perniagaan secara visual. Kefungsian sistem sedia ada menjadi sejenis pembina, satu set serpihan yang, apabila disambungkan dalam susunan yang betul, membentuk satu persekitaran, yang keadaannya boleh dikawal dan divisualisasikan sepenuhnya.

Kesan pelaksanaan

● tanggungjawab setiap pekerja ditingkatkan untuk pelaksanaan dan penyempurnaan apa-apa tugas yang diberikan kepadanya, kerana dia tahu bahawa tugas itu tidak akan dilupakan, pasti akan ada penerimaan dan pengesahannya

● pengurusan boleh menilai beban kerja dan kecekapan kakitangan, memandangkan maklumat tentang semua tugasan direkodkan dalam sistem dan pada bila-bila masa anda boleh melihat siapa yang sentiasa melengahkan tugas, siapa yang paling banyak menyelesaikan tugasan, dsb.

● aliran dokumen dipercepatkan, yang menjejaskan kelajuan dan kualiti perkhidmatan pelanggan, dan ini adalah cara langsung untuk meningkatkan daya saing perusahaan

● pertukaran pekerja dipastikan, kerana semua tugas dan dokumen yang belum selesai didaftarkan dalam sistem

● meningkatkan tahap budaya korporat, yang menyasarkan setiap pekerja mencapai matlamat keseluruhan perusahaan

● meningkatkan kecekapan kerjasama dengan maklumat

● meningkatkan tahap perkhidmatan pelanggan

● pengurangan dalam kos pemilikan kompleks perisian dan perkakasan

Keanehan

Pengenalan pengurusan dokumen elektronik akan berkesan untuk perusahaan yang:

● radas pengurusan dan aliran dokumen agak besar dan kompleks (untuk perusahaan kecil, aliran dokumen elektronik malah boleh melambatkan proses, apatah lagi kecekapan pelaburan)

● pengurusan perusahaan bersedia untuk menyusun semula proses perniagaan yang bertujuan untuk pengoptimuman dan peraturan yang jelas, kerana tanpa kerja ini pengenalan pengurusan dokumen elektronik adalah mustahil

● pengurusan bertujuan untuk memperkenalkan pengurusan dokumen elektronik untuk meningkatkan kecekapan pengurusan perusahaan, dan bukan untuk memudahkan kerja jabatan individu (contohnya, pejabat).

Reka bentuk, pembangunan dan pelaksanaan aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan pada platform Lotus Domino

Masalah yang perlu diselesaikan

Aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan, memastikan kerja kolektif pekerja seluruh perusahaan dalam ruang maklumat tunggal, menyelesaikan tugas utama berikut:

● meningkatkan kelajuan dan kualiti membuat keputusan

● meningkatkan kebolehurusan organisasi

● meningkatkan kelajuan penyebaran pengetahuan dalam organisasi

● meningkatkan keselamatan penyimpanan dan penghantaran maklumat

● pengurangan bahagian kos overhed

● memastikan aliran dokumen luaran

Aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan:

● menyokong kerjasama

● meningkatkan kecekapan dan produktiviti kakitangan

● memastikan ketersediaan maklumat yang berterusan kepada pekerja syarikat yang membuat keputusan

● membolehkan anda mengurangkan kos dana untuk keperluan yang tidak produktif

● menjadikan kerja syarikat yang diedarkan secara geografi mudah dan cekap

● membolehkan pekerja melaksanakan tugas berfungsi dan hanya mempunyai akses kepada dokumen yang diperlukan untuk bekerja mengikut peranan mereka dalam sistem

● memastikan keselamatan maklumat yang disimpan

● meningkatkan kualiti kerja dengan rakan kongsi dan pelanggan

● meningkatkan kelajuan penyebaran pengetahuan dalam syarikat

Pengguna

Syarikat yang mempunyai kakitangan yang besar memerlukan automasi dokumen.

Platform perkakasan

Platform yang disokong oleh produk perisian IBM.

Platform perisian

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Kefungsian

Keupayaan utama aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan boleh dirumuskan sebagai senarai:

● pendaftaran surat-menyurat masuk dan keluar

● kitaran penuh kelulusan dokumen

● pembentukan dan pelaksanaan perintah

● aliran dokumen dalaman organisasi

● penyimpanan dan pengemaskinian data tentang struktur, pekerja dan kontraktor organisasi
● bekerja dengan kontrak dan hubungan luar organisasi

● pengurusan projek yang sedang dijalankan dalam organisasi

● pelaksanaan pelbagai pesanan dan aplikasi yang mudah dan pantas

● penyediaan pelbagai acara

● penyelenggaraan sumber material organisasi

● repositori bersatu dokumen syarikat

● subsistem kakitangan

Apabila melaksanakan aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan, Syarikat R-Style berfungsi mengikut skema berikut:

● tinjauan struktur organisasi perusahaan, pengenalpastian proses perniagaan utama, aliran kerja dan penerangan rasmi aliran dokumen

● merangka tatanama dokumen, mencipta buku rujukan dan pengelas, merangka arahan

● penyesuaian atau pengubahsuaian sistem berdasarkan maklumat yang diperoleh semasa fasa tinjauan

● pemasangan dan konfigurasi perisian, operasi percubaan

● persediaan akhir sistem, dengan mengambil kira kelemahan yang dikenal pasti semasa operasi percubaan

● latihan kakitangan organisasi

Kesan pelaksanaan

Pengoptimuman aliran dokumen syarikat dan pengurangan kos bukan teras.

Keanehan

Penyelesaian ini mewakili kedua-dua pembangunan aliran dokumen dan sistem pengurusan sumber perusahaan dari awal, dan pengubahsuaian sistem sedia ada untuk memenuhi keperluan pelanggan tertentu.

Projek penyepaduan pada Lotus Notes/Domino

Pendekatan syarikat KSK untuk membina maklumat korporat projek berasaskan teknologi Lotus Notes/Domino

Lotus Notes/Domino berfungsi dalam sebuah syarikat

Lotus Notes/Domino melaksanakan 4 fungsi utama dalam sebuah syarikat:

E-mel korporat.

2. Automasi tugas berorientasikan dokumen.

3. Sistem maklumat pengangkutan.

4. Penyelesaian web.

Infrastruktur Lotus Notes/Domino Bersatu dalam organisasi

1). E-mel korporat

Pelaksanaan teknologi Lotus Notes/Domino adalah wajar walaupun ia digunakan sebagai sistem e-mel korporat.

Sistem ini boleh dicirikan sebagai boleh dipercayai, berskala, selamat dan terurus. Terdapat organisasi di mana lebih daripada 100 malah 200 ribu pekerja disambungkan oleh sistem pemesejan Lotus Domino. Ini bermakna apabila organisasi anda berkembang, infrastruktur Lotus Domino juga boleh dikembangkan tanpa had teknikal. Mengenai keselamatan, Domino menawarkan keselamatan mel Internet paling berkuasa yang tersedia hari ini.

Selain e-mel, Lotus Domino menyertakan sistem kalendar dan penjadualan kumpulan yang disepadukan rapat dengannya.

Banyak syarikat mula membina infrastruktur e-mel dengan melaksanakan MS Exchange. Walau bagaimanapun, apabila skala pelaksanaan meningkat dan keperluan untuk mengautomasikan tugas kerja kumpulan dikenal pasti, beberapa syarikat ini mula berpindah ke Lotus Domino. Untuk tujuan ini, prosedur migrasi khas dari MS Exchange ke Lotus Domino telah dibangunkan. KSK telah mengumpul pengalaman yang luas dalam melaksanakan migrasi dalam syarikat besar.

Skim migrasi boleh diwakili seperti berikut

2). Automasi tugas berorientasikan dokumen

Nadi Lotus Notes/Domino ialah stor objek yang dikenali sebagai NSF (Notes Storage Facility). Unit utama storan data ialah dokumen yang berasingan, dan strukturnya ditentukan oleh borang yang mengandungi satu set medan pelbagai jenis. Sebagai contoh, dokumen yang berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan mungkin mengandungi tarikh, nama pelanggan, nombor pengenalan pelanggan, nama pengendali, medan teks untuk menerangkan permintaan pelanggan dan medan status permintaan. Nota menggunakan paparan diindeks untuk memaparkan senarai dokumen, pelayar dan indeks teks penuh untuk mencari dokumen dan ejen untuk mengautomasikan proses perniagaan.

Satu lagi mekanisme asas Lotus Notes/Domino ialah mekanisme replikasi, yang menyelesaikan 2 masalah utama:

Sokongan untuk kerja yang diedarkan secara geografi (penyegerakan data dan aplikasi);

Sokongan untuk pengguna mudah alih (penyegerakan mel, data dan aplikasi).

Replikasi dalam Lotus Notes/Domino unik dalam kefungsian dan butirannya: ia dijalankan pada peringkat medan dan sangat boleh disesuaikan. Ia dicirikan oleh sifat berikut: dwiarah; selektiviti; replikasi antara pelayan dan antara pelayan dan klien; replikasi data dan reka bentuk aplikasi. Di samping itu, replikasi boleh dilakukan melalui pelbagai saluran komunikasi: daripada talian telefon bandar biasa kepada rangkaian tempatan (global) berkelajuan tinggi.
Bersama-sama, mekanisme replikasi dan mel Nota membentuk sistem pemesejan Lotus Notes/Domino bersepadu, yang berfungsi sebagai asas untuk membina aplikasi automasi aliran kerja dan aliran kerja.
Menggunakan sistem pemesejan bersepadu, pangkalan data dokumen dan alatan pembangunan terbina dalam, pelanggan dan pembangun aplikasi mempunyai platform yang berkuasa untuk membangunkan sistem berpaksikan dokumen.

Syarikat KSK telah membangunkan dan menawarkan sistem pengurusan dokumen KCK DocLogic di pasaran. DocLogic dibina berdasarkan prinsip modular. Penerangan yang lebih terperinci tentang DocLogic disediakan di bawah.

Walaupun terdapat sejumlah besar aplikasi siap sedia untuk Lotus Notes/Domino, kebanyakan aplikasi yang dijalankan untuk pelanggan di seluruh dunia telah dibangunkan untuk dipesan. Ini dijelaskan oleh perkara khusus perniagaan setiap pelanggan, serta penggunaan teknologi dan penyelesaian yang berbeza. Hampir mana-mana projek korporat berdasarkan Lotus Notes/Domino melibatkan penggunaan kedua-dua penyelesaian siap sedia dan pembangunan tersuai.

Syarikat KSK ialah syarikat terkemuka Rusia dalam bidang projek korporat berdasarkan Lotus Notes/Domino dan pembangunan aplikasi tersuai. Syarikat itu telah menyelesaikan sejumlah besar projek untuk pelanggan asing dan Rusia.

3). Sistem maklumat pengangkutan

Lotus Notes/Domino mempunyai keupayaan untuk menukar data dengan sistem maklumat lain. Untuk tujuan ini, Lotus telah membangunkan rangkaian keseluruhan teknologi penyepaduan, sebahagian daripadanya terbina dalam Lotus Notes/Domino, dan sebahagian daripadanya dilaksanakan sebagai produk kendiri. Produk dan teknologi integrasi termasuk:

Perpustakaan Objek Data LotusScript - satu set kelas, kaedah, sifat dan peristiwa LotusScript yang menyediakan akses kepada pangkalan data hubungan dan tradisional menggunakan ODBC;

Teknologi Domino Enterprise Connector Services (DECS) terbina dalam, yang membolehkan anda mencipta aplikasi yang menggabungkan data Domino dan DBMS tanpa pengaturcaraan;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) ialah pelayan berasingan yang membolehkan pentadbir merancang dan menjalankan pertukaran data pukal secara berpusat dalam penyegerakan berkala atau mod transaksi antara Lotus Domino dan DBMS, termasuk keluarga IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL dan serasi ODBC lain. pangkalan data;

Domino Connectors, yang membolehkan pertukaran maklumat antara aplikasi Domino dan sistem perancangan sumber perusahaan (ERP), pemantau transaksi dan perkhidmatan direktori.

Keupayaan penyepaduan yang disenaraikan di atas, ditambah dengan enjin replikasi yang berkuasa (terutamanya pada rangkaian berkelajuan rendah), menjadikannya idea yang baik untuk menggunakan Domino sebagai perisian tengah atau sistem pengangkutan kelas pertama.

4). Penyelesaian web

Lotus Domino ialah pelayan Web yang menyokong piawaian HTTP dan HTTPS. Selain melaksanakan fungsi pelayan Web standard, Lotus Domino boleh "dengan cepat" menukar dokumen Nota ke dalam format HTML dan memberikannya kepada pengguna Internet. Dengan cara ini, maklumat untuk tapak Web anda tidak akan disimpan sebagai fail HTML pada sistem fail, sebaliknya sebagai dokumen pangkalan data Domino.

Ini bermakna anda boleh menggunakan semua alatan pembangunan Lotus Notes/Domino yang berkuasa tanpa overhed tambahan dan menjadikan aplikasi dan data Domino anda tersedia kepada pengguna Internet/Intranet. Dalam kes ini, semua perkhidmatan Domino, seperti pengindeksan dokumen, pengkategorian, carian teks penuh, replikasi, ejen yang dilancarkan mengikut jadual dan apabila berlakunya acara tertentu, tersedia secara automatik kepada pencipta pelayan Web anda.

Disebabkan ini, anda boleh membuat proses mengisi laman web anda hampir mencukupi. Juruweb tidak perlu sentiasa mengemas kini kandungan tapak secara manual dan tidak lagi menjadi hambatan proses ini. Memandangkan sumber data untuk tapak Web adalah pangkalan data Lotus Notes/Domino, pengarang dokumen itu sendiri mempunyai peluang untuk menerbitkannya di laman web. Pada masa yang sama, disebabkan oleh cara penyelarasan dan automasi aliran kerja, proses meluluskan dokumen untuk penerbitan di Web, memberitahu pengarang dan orang yang bertanggungjawab tentang keperluan untuk membuat perubahan, kemas kini atau pemadaman disokong secara automatik.

Buku: Nota kuliah Dokumentari

BAHAGIAN 1. MAKLUMAT DAN DOKUMENTASI SOKONGAN PENGURUSAN BAHAGIAN 1. MAKLUMAT DAN DOKUMENTASI SOKONGAN PENGURUSAN 1.1. Kepentingan dokumentasi pengurusan

Dokumen melaksanakan banyak fungsi. Standard negeri 16.487-83 mentakrifkan dokumen sebagai objek material dengan maklumat yang ditetapkan dengan cara buatan manusia untuk penghantarannya dalam masa dan ruang, dan mentakrifkan fungsi umum dokumen sebagai pembawa maklumat. Fungsi dokumen ini amat penting dalam pengurusan operasi. Selepas menggunakan dokumen dalam kerja semasa, ia melaksanakan satu lagi fungsi penting - ia bertindak sebagai sumber sejarah. Ciri-ciri ini menarik perhatian pekerja pengurusan dan arkivis. Badan tadbir urus dan institusi kerajaan mesti berinteraksi dalam kerja mereka.

Semasa tempoh penstrukturan semula sistem pengurusan, dokumen tersebut melaksanakan beberapa fungsi teori yang digunakan dalam disiplin saintifik pengurusan dan pengarkiban dokumen.

Teknologi pengurusan, dikurangkan kepada rajah mudah, boleh dibentangkan dalam bentuk membuat keputusan, mengatur pelaksanaannya dan memantau pelaksanaannya. Skim ini boleh digunakan dalam kes menjalankan acara sekali sahaja yang paling mudah, dan apabila menganjurkan sistem industri yang kompleks di seluruh negara. Sistem ini akan berbeza dalam tahap persediaan untuk membuat keputusan, organisasi pelaksanaannya (kakitangan, kewangan, bekalan, pelaksanaan, dll.) dan organisasi kawalan ke atas pelaksanaan. Dalam semua kes bahagian yang ditentukan mesti dipasang.

Sebarang keputusan tidak timbul entah dari mana; ia hanya boleh dibuat berdasarkan maklumat mengenai isu ini. Dalam kes ini, dua syarat penting harus diperhatikan: pertama, maklumat mesti tepat pada masanya, dan kedua, ia mesti mencukupi untuk membuat keputusan yang diperlukan. Jika maklumat diterima lewat, anda kehilangan peluang untuk mengambil bahagian dalam sebarang tindakan atau acara. Maksudnya, peluang atau peluang itu hilang. Sebaliknya, jika maklumat tidak mencukupi atau anda hanya mengetahui sesuatu separuh jalan,

keputusan anda mungkin bukan sahaja yang terbaik, malah tersilap, kerana anda tidak mengambil kira semua faktor.

Pada masa ini, jumlah maklumat meningkat dua kali ganda setiap tiga tahun. Ini berkaitan dengan pembangunan masyarakat. Mana-mana subjek atau setiap individu boleh wujud hanya jika maklumat ditukar. Dalam keadaan hubungan pasaran, keadaan ekonomi berubah dengan cepat; perusahaan komersial "bertahan" hanya jika mereka tahu tepat pada masanya apa, bila, bagaimana dan berapa kosnya. Maklumat telah lama menjadi komoditi. Sesiapa yang memiliki maklumat mengawal keadaan, dan sebaliknya.

Ini menunjukkan perubahan ketara dalam organisasi sumber maklumat dalam masyarakat, menunjukkan bahawa maklumat dan dokumen sebagai pembawanya mempengaruhi semua aspek pengurusan, serta fungsi pelbagai struktur yang mempengaruhi keputusan akhir dalam bidang ekonomi.

Perkhidmatan maklumat dan dokumentasi adalah fungsi utama (utama) sokongan (servis) pengurusan, pelaksanaannya memerlukan pengetahuan profesional khas. Kecekapan dan kejelasan dalam aktiviti mana-mana entiti bergantung pada cara kerja ini disampaikan.

Sokongan maklumat dan dokumentasi dijalankan oleh unit struktur khas: pentadbiran perniagaan, jabatan am, pejabat, urusetia (atau penolong setiausaha). Unit-unit ini mesti mempunyai kakitangan pakar. Penolong setiausaha juga mesti mempunyai pendidikan khas bergantung kepada tahap pengurus dan tahap latihannya.

Kerja mana-mana peralatan pentadbiran, seperti mana-mana kerja pada umumnya pada zaman kita, mesti dijalankan tertakluk kepada keperluan organisasi buruh saintifik. Maksudnya, ini bermakna bahawa tidak ada kerja yang tidak perlu diatur dengan betul, dan orang yang melaksanakan kerja ini mesti biasa dengan keanehan pelaksanaannya. Untuk melakukan ini, kerja mesti dibahagikan kepada komponen tertentu - daripada operasi yang paling kompleks kepada yang paling mudah. Setiap bahagian mesti diusahakan, iaitu, disusun dengan cara yang terbaik, kerana dalam mana-mana kerja tidak ada perkara kecil, semuanya mesti difikirkan. Organisasi buruh saintifik terdiri daripada operasi yang difikirkan dengan baik dan teratur. Cara melaksanakan kerja ini atau itu dengan betul ditentukan oleh dokumen peraturan dan metodologi.

Dalam bidang pengurusan, mereka terutamanya bekerja dengan maklumat dan dokumen yang bertindak sebagai pembawanya. Dokumen-objek dan hasil kerja dalam bidang pengurusan.

Bekerja dengan sokongan maklumat dan dokumentasi terdiri daripada operasi yang sama. Hanya sesetengah subjek melaksanakannya menggunakan kaedah tradisional (secara manual), manakala yang lain menggunakan mekanisasi dan automasi. Tetapi semua peringkat bekerja dengan dokumen kekal. Oleh itu, mana-mana pekerja kompeten asas alat pentadbiran bukan sahaja mesti membuat dan melaksanakan dokumen dengan betul, tetapi juga mengetahui jenis kerja yang dilakukan dengan mereka.

Sebarang kerja hari ini ditambah baik dengan memperkenalkan mesin dan proses baharu. Dalam bidang pengurusan, hanya mungkin untuk mekanisasi kerja dengan dokumen dan mengautomasikan pemprosesan maklumat yang terkandung dalam dokumen.

Tetapi pemprosesan dokumen mesin menimbulkan keperluannya sendiri. Mengenai dokumen, keperluan untuk formatnya, susunan pelaksanaan, pembentangan teks.

Dokumen itu juga boleh dibahagikan kepada komponennya yang paling ringkas (butiran) dan di setiap bahagian terdapat peraturan untuk penulisan dan reka bentuk yang paling betul. Peraturan ini termaktub dalam DSTU 4163-2003. Keperluan untuk penyediaan dokumen juga diterangkan dengan terperinci yang mencukupi dalam sistem sokongan dokumentasi pengurusan, kerana dalam semua dokumen adalah mungkin untuk mengenal pasti komponen yang sama (butiran), setelah mengkaji prosedur untuk menyusun dan memproses butiran ini (menulis alamat , tarikh, markah kelulusan, kelulusan, prosedur kesimpulan, dsb. ). Keperluan ini ditetapkan oleh DSTU 4163-2003.

Satu dokumen digunakan untuk mendokumentasikan tindakan sekali sahaja. Dokumen bertindak dalam interaksi rapat antara satu sama lain dan membentuk sistem dokumentasi. Standard negeri mentakrifkan sistem dokumentasi sebagai satu set dokumen yang saling berkaitan dalam bidang aktiviti tertentu.

Terdapat sistem dokumentasi kewangan, utama dan perakaunan objek dan entiti belanjawan, dokumentasi perakaunan dan monetari, dokumentasi organisasi dan pentadbiran, dan lain-lain. Oleh itu, setiap pengurus mesti dapat menarik balik dan mengetahui sistem dokumentasi yang digunakannya. Sebagai contoh, pekerja jabatan HR mesti tahu dan boleh merangka dan melaksanakan semua dokumen kakitangan,

dan kontrak dan perjanjian pekerjaan. Tetapi yang paling biasa ialah dokumen organisasi dan pentadbiran yang perlu ditangani oleh mana-mana pengurus. Ini termasuk dokumen organisasi seperti piagam, peraturan, arahan, dokumen pentadbiran, perintah, perintah, arahan, resolusi, keputusan; akta maklumat dan rujukan, sijil, laporan dan nota penerangan, serta jenis dokumen rasmi yang paling biasa - surat, telegram, mesej telefon. Setiap jenis dokumen yang disebutkan mempunyai ciri tersendiri dalam reka bentuk dan persembahan teks, yang mudah dipelajari.

Prosedur untuk bekerja dengan dokumen juga dibahagikan kepada peringkat tertentu. Setiap peringkat mempunyai teknik tersendiri untuk cara terbaik melaksanakannya. Kerja ini bermula dengan penerimaan dan pemprosesan awal dokumen. Peringkat ini tidak kira kaedah penghantaran maklumat: melalui mel, secara peribadi, melalui telegraf, melalui faks. Sebagai peraturan, kerja ini dijalankan secara berpusat dan terdiri daripada operasi teknikal semata-mata, diterangkan secara terperinci dalam peraturan dan arahan.

Pendaftaran dokumen adalah langkah penting. Semasa proses pendaftaran, rekod dokumen yang diterima disimpan, tetapi perkara yang paling penting ialah merekodkan penunjuk mengenai dokumen itu, yang memungkinkan untuk mengatur kawalan ke atas pelaksanaannya dan maklumat dan kerja rujukan dengan dokumen, i.e. Semasa proses pendaftaran, bank data dibuat mengenai dokumen yang beredar dalam objek atau subjek.

Peringkat seterusnya, pemantauan pelaksanaan, berkait rapat dengan pendaftaran dokumen. Kawalan segera yang teratur dengan betul membolehkan anda mengetahui pada bila-bila masa apa yang perlu dilakukan dan membantu subjek untuk merancang hari kerjanya dengan berkesan.

Organisasi maklumat dan kerja rujukan juga bergantung kepada pendaftaran dokumen. Perkhidmatan perkhidmatan maklumat dan dokumentasi atau setiausaha dikehendaki mengeluarkan sijil dalam beberapa minit: di mana, dari siapa, pada peringkat kerja mana-mana dokumen terletak, dan juga menjawab soalan: dokumen mana yang mengandungi maklumat mengenai masalah tertentu yang menarik minat anda. Pendaftaran boleh dilakukan secara manual - pada kad atau automatik - pada komputer. Teknologi untuk mendaftarkan dokumen diterangkan dengan baik dalam manual normatif dan metodologi.

Selepas pemprosesan awal dan pendaftaran, dokumen dihantar untuk pelaksanaan. Peringkat ini dikaitkan dengan masalah pergerakan langsung dokumen. Pergerakan dokumen kepada pelaksana, mencerminkan sistem organisasi pengurusan. Dengan pengagihan tanggungjawab dan pewakilan kuasa yang jelas, dokumen itu segera dilaksanakan. Dengan sistem pengurusan berpusat, apabila pengurus mengambil sendiri keputusan semua, walaupun isu-isu kecil, setiap dokumen datang kepadanya untuk penyelesaian dan selepas itu dihantar untuk pelaksanaan. Dokumen yang disediakan oleh itu akan pergi dari bawah ke atas - daripada pelaksana, dengan banyak kelulusan, kepada pengurus untuk ditandatangani. Pergerakan dokumen jelas dicerminkan oleh operogram dan membolehkan anda melihat semua operasi berulang dan tidak perlu.

Peringkat seterusnya ialah penyimpanan dokumen semasa. Mana-mana dokumen, selepas maklumat yang direkodkan di dalamnya digunakan dalam proses pengurusan, melaksanakan fungsi menyimpan dan mengumpul maklumat supaya maklumat ini boleh dikembalikan semula apabila diperlukan. Untuk melakukan ini, dokumen mesti diletakkan supaya dokumen yang dikehendaki dapat ditemui dalam beberapa minit. Oleh kerana terdapat banyak dokumen yang diketepikan semasa kerja subjek, organisasi mereka dalam storan semasa memerlukan klasifikasi awal, iaitu, pengedaran ke dalam kumpulan (kes) untuk carian pantas mereka. Untuk mengedarkan dokumen antara kes, pengelas mudah sedang dibangunkan - tatanama kes. Ini ialah senarai sistematik tajuk kes yang sedang dijalankan di wilayah.

Nomenklatur adalah dokumen yang paling penting. Tatanama fail yang direka dengan baik membolehkan penyimpanan dokumen semasa disusun dengan jelas. Walau bagaimanapun, menyusun tatanama memerlukan pengetahuan khusus. Pengalaman bertahun-tahun dalam menyusun tatanama membolehkan kami menegaskan bahawa hanya pakar dalam bidang pengurusan rekod atau arkivis boleh menyusun tatanama. Jika subjek tidak dapat menyusun tatanama itu sendiri dengan cekap, anda perlu menghubungi. kepada perkhidmatan arkib. Sarung kes dibuat mengikut tatanama. Reka bentuk kulit dan pengedaran dokumen dalam fail juga mesti dijalankan dengan mengambil kira peraturan khas.

Merangka tatanama kes, membentuk kes dan pemeliharaannya yang berkaitan dengan pemeriksaan nilai dokumen. Kepakaran merujuk kepada penentuan kepentingan praktikal dan saintifik dokumen dan penentuan tempoh penyimpanannya. Bergantung pada nilai dokumen, mereka boleh mempunyai tempoh penyimpanan yang berbeza: jangka pendek (sehingga 10 tahun), penyimpanan jangka panjang (terutamanya, ini adalah dokumen mengenai kakitangan yang disimpan selama 25-75 tahun) dan kekal. Tempoh penyimpanan untuk dokumen boleh ditentukan dalam buku rujukan khas yang dipanggil "Senarai dokumen mengikut tempoh penyimpanan." Mereka adalah standard dan jabatan. Senarai standard wujud untuk dokumen pengurusan, dokumentasi saintifik dan teknikal, dokumen filem dan fotografi; senarai jabatan untuk hampir semua bidang aktiviti (budaya, penjagaan kesihatan, sinematografi, pertanian, dll.). Senarai jabatan merangkumi dengan lebih terperinci dokumen yang dibuat dalam proses aktiviti di kawasan tertentu. Tempoh penyimpanan untuk dokumen ditentukan semasa membuat fail, kerana tidak dibenarkan membuat dokumen dengan tempoh penyimpanan kekal dan sementara ke dalam satu fail. Jika tidak, dokumen perlu dikumpulkan semula. Prosedur untuk menjalankan peperiksaan dan merekodkan keputusannya ditetapkan dengan baik dalam dokumen peraturan dan metodologi.

1, akhirnya, peringkat akhir bekerja dengan dokumen adalah menyediakan fail untuk penyimpanan jangka panjang atau untuk menyerahkannya ke arkib. Dalam kerja operasi, sebagai peraturan, kes digunakan selama dua tahun - tahun semasa dan tahun sebelumnya. Kes untuk tahun-tahun sebelumnya mesti diproses dan dipindahkan ke arkib subjek (jika ada) atau dipindahkan ke kabinet lain untuk penyimpanan. Kes diproses mengikut peraturan yang ditetapkan. Jika kerja ini dijalankan dengan kerap, setiap tahun, urusan subjek akan berada dalam keadaan teratur dan mencari fail dan dokumen yang diperlukan tidak akan menjadi sukar.

Prosedur untuk merangka dan memproses dokumen dan organisasi semua peringkat bekerja dengan mereka diterangkan dengan terperinci yang mencukupi dalam dokumen peraturan dan metodologi. Setiap subjek atau objek mesti mempunyai pakej dokumen, dan jika ia besar, setiap unit struktur mesti memilikinya.

Arkivis yang memantau aktiviti objek atau subjek mesti, pertama sekali, memberikan perundingan, menentukan dokumen normatif dan metodologi yang sepatutnya dimiliki oleh subjek atau objek, dengan bantuan yang mana seseorang dapat mencari jawapan kepada banyak soalan mengenai penyusunan, pemprosesan, dan organisasi dokumen.

Pakej dokumen normatif dan metodologi terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pertama harus mengandungi dokumen normatif dan metodologi kebangsaan, satu set lengkap yang harus dijual di institusi arkib bukan sahaja di pusat, tetapi juga di dalam negara. Dokumen ini termasuk:

Sistem sokongan dokumentasi negeri

pengurusan. Peruntukan asas. Keperluan am untuk dokumen dan

perkhidmatan sokongan dokumentasi.

Arahan standard untuk pengetahuan undang-undang dalam objek dan subjek.

Sistem dokumentasi bersatu. Sistem dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi.

Peraturan asas untuk kerja arkib jabatan.

Senarai dokumen standard yang dibuat dalam proses

aktiviti jawatankuasa negeri, objek, subjek dengan definisi tarikh akhir

simpanan mereka.

Adalah berguna bagi entiti yang menangani sebarang rayuan daripada warganegara untuk mempunyai "Peraturan standard mengenai pengendalian kerja pejabat berkenaan rayuan, permohonan dan aduan rakyat kepada badan dan perusahaan kerajaan," yang mentakrifkan prosedur dan metodologi untuk bekerja dengan kategori ini. daripada dokumen.

Bahagian kedua pakej dibentuk daripada dokumen organisasi, normatif dan metodologi subjek itu sendiri. Ini termasuk:

Piagam atau peraturan tentang objek atau subjek.

Peraturan mengenai bahagian struktur (jika subjek mempunyai struktur bercabang).

Penerangan kerja untuk pekerja unit struktur.

Arahan untuk menguruskan hal ehwal entiti ini.

Nomenklatur kes.

Lembaran dokumen bentuk unit struktur atau

subjek secara keseluruhan.

Mengenai tiga dokumen terakhir, arahan untuk kerja pejabat hendaklah dinyatakan untuk subjek tertentu dengan contoh-contohnya, tatanama kes dan helaian borang dokumen dengan contoh dokumen yang boleh dibangunkan secara berdikari atau terdiri daripada pekerja perkhidmatan arkib tempatan.

12. 2.8. Keperluan teks dokumen
13. 2.9. Merangka dokumen organisasi dan pentadbiran