Hakikat bahawa keupayaan untuk bekerja pada komputer hari ini adalah perlu untuk semua orang tidak diragui walaupun di kalangan orang yang ragu-ragu.
Buku yang anda pegang di tangan anda akan menjadi kawan dan penolong sejati bagi mereka yang ingin melakukannya masa yang singkat menguasai kebijaksanaan bekerja komputer peribadi. Ditulis dengan ringkas dan dalam bahasa yang jelas, ia boleh diakses dan mudah walaupun untuk pemula. Sebilangan besar contoh khusus dan ilustrasi visual menyumbang kepada asimilasi bahan yang dicadangkan dengan cepat dan mudah.
Persembahannya yang berurutan, serta terperinci penerangan langkah demi langkah operasi dan prosedur utama menjadikan kajian buku ini menjadi proses yang menarik, yang hasilnya akan menjadi keupayaan untuk berkomunikasi berdasarkan nama pertama dengan mana-mana komputer moden.
Penerangan adalah berdasarkan contoh sistem Windows XP Profesional.
Buku:
Bahagian pada halaman ini:
Buat masa ini tidak dapat digunakan melalui emel- Ia sama seperti tidak boleh membaca. Hantar laporan kepada pihak pengurusan atau resume kepada majikan, berkawan dengan pena, menjalankan komunikasi perniagaan, bertukar foto, dan lain-lain - semua ini mustahil tanpa menguasai selok-belok e-mel. Itulah sebabnya anda alamat emel Hari ini hanya pemalas sahaja yang tidak memilikinya. Di sini kita akan bercakap tentang cara membuat akaun e-mel anda sendiri, cara menghantar dan menerima e-mel, fail yang dilampirkan ke hadapan dan banyak lagi.
9.4.1. Bagaimana untuk membuat akaun e-mel anda sendiri?
Dalam bahagian ini kita akan melihat prosedur untuk membuka peti mel menggunakan contoh perkhidmatan mel portal popular www.yandex.ru.
* * *
hidup laman utama Mana-mana sumber Internet yang menyediakan perkhidmatan e-mel percuma mempunyai pautan yang direka bentuk untuk bertukar kepada mod mencipta peti mel. Pautan ini boleh dipanggil dengan nama yang berbeza; pada www.yandex.ru pada masa menulis buku itu dipanggil Buat peti mel. Selepas mengklik pada pautan ini, dialog yang ditunjukkan dalam Rajah 1 dibuka pada skrin. 9.22.
nasi. 9.22. Peringkat pertama mencipta kotak
Pada peringkat pertama, anda perlu memasukkan nama keluarga dan nama pertama anda, serta nama peti mel yang akan dibuat ( log masuk). Semua data ini dimasukkan dari papan kekunci. Apabila memasukkan log masuk anda, anda boleh menggunakan huruf abjad Inggeris, nombor, serta garis bawah dan sempang (ruang dalam nama tidak dibenarkan).
* * *
Semasa proses log masuk Perkhidmatan pos secara automatik menyemak sama ada ia sibuk masa ini. Jika ternyata peti mel dengan nama yang sama sudah wujud, anda akan ditawarkan pilihan log masuk lain yang hampir dengan yang anda cuba masukkan (ia ditawarkan dalam apa jua keadaan, lihat Rajah 9.22).
Selepas mengisi butiran yang dinyatakan, klik butang Selanjutnya untuk meneruskan ke peringkat seterusnya mencipta peti mel (Gamb. 9.23).
nasi. 9.23. Peringkat kedua mencipta kotak
hidup di fasa ini Anda mesti memasukkan kata laluan yang akan digunakan pada masa hadapan untuk mengakses peti mel anda. Untuk memasukkan kata laluan, anda boleh menggunakan aksara yang sama seperti semasa memasukkan log masuk anda, serta aksara khas ( % , & , + dan lain-lain). Kata laluan mesti mengandungi sekurang-kurangnya 6 dan tidak lebih daripada 20 aksara.
* * *
Untuk mengelakkan ralat semasa memasukkan kata laluan, anda harus memasukkannya dua kali: dalam medan Kata laluan dan di padang Sahkan kata laluan. Jika nilai yang sama dimasukkan dalam medan ini, maka di bawah medan Sahkan kata laluan mesej akan dipaparkan dimasukkan dengan betul(Lihat Rajah 9.23). Jika ralat dibuat semasa memasukkan kata laluan (sebarang perbezaan dalam medan dianggap ralat) Kata laluan Dan Sahkan kata laluan), kemudian di bawah padang Sahkan kata laluan yang sepadan Pengumuman menggesa anda untuk memasukkan semula kata laluan anda. Manakala perbezaannya adalah dalam bidang Kata laluan Dan Sahkan kata laluan tidak akan diselesaikan, membuat peti mel adalah mustahil.
Kadangkala pengguna terlupa atau kehilangan kata laluan peti mel mereka. Untuk penyelesaian masalah yang serupa satu mekanisme khas telah dilaksanakan yang membolehkan pengguna mengakses peti mel mereka tanpa memasukkan kata laluan. Tujuan mekanisme ini adalah untuk bertindak balas Soalan rahsia. Soalan rahsia ini dan jawapannya ditunjukkan pada peringkat kedua mencipta peti mel dalam medan Soalan keselamatan Dan Jawab(Lihat Rajah 9.23). Selain itu, soalan itu sendiri dipilih daripada senarai juntai bawah yang dicadangkan, dan jawapannya dimasukkan dari papan kekunci. Contoh soalan keselamatan: Nama pertama ibu-ibu(lihat Rajah 9.23), Makanan kegemaran, Nama panggilan sekolah saya dan lain-lain. Jelas sekali, soalan kawalan dibentuk dengan cara yang hanya orang yang istimewa. Jika anda kehilangan kata laluan anda, sistem akan mengeluarkan kata laluan yang ditentukan semasa membuat peti mel. Soalan keselamatan, dan jika jawapannya betul, maka akses kepada kotak akan dibuka.
Di padang E-mel lain (jika ada) Anda boleh memasukkan alamat e-mel yang anda beli sebelum ini, jika tersedia. Pengisian bidang ini tidak perlu. Jika ia menyatakan alamat e-mel, maka maklumat pendaftaran akan dihantar ke alamat ini serta-merta selepas membuat peti mel. Juga, jika anda mahu, anda boleh menunjukkan anda telefon bimbit(walaupun ini tidak disyorkan)
Di padang Periksa digit Dari papan kekunci anda perlu memasukkan nombor (tanpa pemisah atau ruang!), yang dipaparkan di atas (lihat Rajah 9.23).
Selepas mengisi butiran yang disenaraikan, anda perlu mengklik butang Daftar– akibatnya, skrin akan memaparkan maklumat bahawa pendaftaran telah berjaya diselesaikan (Gamb. 9.24). Di sini, jika anda mahu, anda boleh memasukkan beberapa maklumat tambahan tentang diri anda.
nasi. 9.24. Menyelesaikan pendaftaran
Anda boleh memasukkannya, atau anda boleh klik pada pautan Mula menggunakan mel– sejurus selepas ini, antara muka peti mel akan dibuka pada skrin (Gamb. 9.25). Untuk melog masuk ke peti mel anda, anda perlu memasukkan log masuk dan kata laluan anda dalam medan yang sesuai di halaman utama portal (dalam contoh kami - www.yandex.ru) dan klik butang Untuk masuk.
nasi. 9.25. Antara muka peti mel
Bahagian kiri antara muka mengandungi beberapa folder yang direka untuk disimpan surat-menyurat elektronik. Secara lalai, folder berikut ditawarkan: Peti masuk, Dihantar, Dipadamkan, Spam Dan Draf.
Semua surat-menyurat e-mel masuk, kecuali e-mel yang dikenal pasti sebagai spam, pergi ke folder Peti masuk. Folder ini dibuka secara lalai apabila anda log masuk ke peti mel anda.
folder Dihantar bertujuan untuk menyimpan surat-menyurat elektronik yang dihantar (keluar). Apabila anda menghantar setiap surat, salinannya (dengan semua lampiran, jika ada) diletakkan dalam folder secara lalai Dihantar.
Dalam folder Dipadamkan surat-menyurat elektronik yang telah dipadam menggunakan pautan disimpan Padam.
Ke folder Spam Semua surat-menyurat masuk yang diiktiraf oleh sistem sebagai spam diletakkan. Folder ini boleh dikosongkan dengan cepat menggunakan pautan yang terletak di sebelah kanan nama folder (ia muncul jika terdapat sekurang-kurangnya satu huruf dalam folder). Dengan cara ini, folder juga dibersihkan dengan cara yang sama. Dipadamkan.
* * *
Dalam folder Draf Anda boleh menyimpan surat yang atas sebab tertentu tidak dimaksudkan untuk mana-mana folder yang disenaraikan di atas.
Untuk mengalihkan huruf dari folder ke folder, anda harus memilihnya dalam senarai menggunakan kotak semak yang sepadan, kemudian dalam senarai juntai bawah Pindah ke folder(senarai ini terletak di sebelah kanan antara muka di atas senarai huruf) pilih folder yang diperlukan dan klik butang di sebelah kanan okey.
Di atas senarai huruf terdapat beberapa pautan yang direka untuk bertukar kepada satu atau mod operasi yang lain. Senarai pautan ini dalam folder yang berbeza mungkin kelihatan berbeza. Oleh kerana susunan penggunaannya adalah mudah, kami akan mempertimbangkan hanya pautan yang terdapat dalam folder Peti masuk.
Melalui pautan tulis bertukar kepada mod mencipta mesej e-mel baharu. Pada masa yang sama, antara muka dibuka pada skrin di mana penerima (atau beberapa penerima), subjek surat ditunjukkan, teks surat itu terbentuk, dan, jika perlu, fail dilampirkan yang harus dihantar bersama. dengan surat itu.
* * *
Jika mesej mel semasa (atau beberapa mesej yang dibenderakan) adalah spam, anda harus menggunakan pautan tersebut Ini adalah spam. Menggunakan pautan ini, anda boleh melaporkan spam kepada pentadbiran perkhidmatan pos supaya langkah sewajarnya boleh diambil terhadap pengirim spam. Apabila anda mengklik pada pautan Ini adalah spam Tetingkap terbuka pada skrin di mana anda perlu mengesahkan fakta spam.
Bab Buku alamat bertujuan untuk mengekalkan senarai penerima yang dijangka menerima surat-menyurat paling aktif. Untuk menambah penerima baharu pada senarai, gunakan pautan Tambah Nota, kemudian dalam tetingkap yang terbuka, masukkan nama pertama dan akhir penerima, alamat e-melnya, nombor telefon, sebarang ulasan dan tarikh lahir. Hanya satu butiran yang diperlukan untuk setiap penerima ini adalah alamat e-mel.
Dalam bab tetapan parameter peti mel dikonfigurasikan. Khususnya, di sini anda boleh membuat, mengedit dan memadam folder yang bertujuan untuk menyimpan surat-menyurat elektronik, memilih gaya reka bentuk surat, mengkonfigurasi antara muka mel, dsb. Secara berasingan, perlu diperhatikan keupayaan untuk menapis mel masuk untuk memerangi spam ( menggunakan senarai "hitam" dan "putih"). Mekanisme yang dilaksanakan juga patut diberi perhatian koleksi automatik mel, konfigurasi yang membolehkan anda mengumpul mel secara automatik daripada semua yang lain peti mel, tersedia kepada pengguna dan hantarkannya ke peti mel ini.
Bab Cari dicipta untuk pencarian pantas surat. Kemungkinan bahagian ini dinasihatkan untuk digunakan semasa bekerja dengan jumlah yang besar surat-menyurat elektronik. Anda boleh menentukan parameter carian sewenang-wenangnya serpihan teks(yang boleh terkandung dalam teks dan dalam subjek surat) dan alamat e-mel pengirim/penerima. Anda juga harus menentukan folder di mana carian akan dilakukan.
Oleh itu, kami belajar cara membuat peti mel kami sendiri. Walau bagaimanapun, dalam dalam kes ini Semua tindakan untuk bekerja dengan surat-menyurat elektronik mesti dilakukan secara langsung pada pelayan, menggunakan antara muka yang disediakan oleh perkhidmatan mel. Adalah lebih mudah untuk menggunakan program mel khas untuk bekerja dengan e-mel. Dalam buku ini kita akan melihat salah satu program sedemikian yang paling popular - Outlook Express.
9.4.2. Tujuan dan keupayaan program Outlook Ekspres
Pembangun program e-mel Outlook Express ialah Microsoft Corporation, dan ini sebahagian besarnya menyumbang kepada fakta itu program ini adalah salah satu yang paling popular pelanggan mel. Ini disebabkan terutamanya oleh fakta bahawa Outlook Express berinteraksi dengan baik dengan produk Microsoft yang lain ( internet Explorer, dan lain-lain). Di samping itu, program ini sangat mudah untuk pengguna rumah - tidak seperti, sebagai contoh, yang sama Microsoft Outlook, yang juga dibangunkan oleh Microsoft, tetapi ditujukan terutamanya kepada pengguna pejabat.
Antara muka program lalai ditunjukkan dalam Rajah. 9.26.
nasi. 9.26. Outlook Express
Seperti yang anda lihat dalam rajah, tetingkap program mempunyai struktur aplikasi Windows biasa. Di bahagian atas ialah menu utama, di bawahnya ialah bar alat, dan bahagian utama antara muka diduduki oleh Ruang kerja, dibahagikan kepada empat panel. Panel kiri atas mengandungi senarai folder dengan e-mel, di sebelah kanan panel atas Kandungan folder tempat kursor diletakkan dipaparkan. Panel kiri bawah mengandungi senarai kenalan daripada buku alamat, dan di bahagian bawah sebelah kanan - teks huruf di mana kursor diletakkan.
Kefungsian program mel Outlook Express membolehkan anda menyelesaikan tugasan berikut:
Menerima, membaca, mencipta, menghantar dan menyimpan surat-menyurat elektronik;
Bekerja dengan perkhidmatan mesej segera Windows Messenger: menyambung, menghantar mesej, menetapkan parameter;
Menggunakan berbilang akaun untuk bekerja dengan surat-menyurat elektronik;
Mengekalkan buku alamat di mana alamat e-mel disimpan;
Bekerja dengan kumpulan berita (menerima, membaca, menyimpan, menghantar);
Persediaan fleksibel antaramuka pengguna dan parameter operasi program mengikut keperluan pengguna tertentu;
Mencipta mesej mel menggunakan pelbagai bentuk, pemilihan yang boleh dilakukan sama ada dari senarai yang dicadangkan oleh program atau dari mana-mana sahaja pada cakera;
Menyediakan dan menggunakan perlindungan anti-virus dan anti-spam;
Import e-mel daripada popular lain program mel menggunakan wizard import terbina dalam;
Import buku alamat daripada program e-mel popular lain;
Eksport surat-menyurat elektronik dan buku alamat;
Mencetak mesej e-mel;
Menyimpan mesej e-mel sebagai fail berasingan sama ada sebagai bentuk;
Menyimpan lampiran e-mel sebagai fail berasingan;
Melakukan beberapa tindakan lain yang ditentukan oleh spesifikasi penggunaan program dan keperluan pengguna tertentu.
Walau bagaimanapun, sebelum anda boleh menggunakan Outlook Express, anda mesti membuat akaun e-mel. Ini dibincangkan dalam bahagian seterusnya.
9.4.3. Buat akaun dalam Outlook Express
Untuk beralih kepada mod bekerja dengan akaun Entri Outlook Express harus melaksanakan arahan menu utama Perkhidmatan? Akaun – akibatnya, tetingkap yang ditunjukkan dalam Rajah. akan dibuka pada skrin. 9.27.
nasi. 9.27. Akaun e-mel
Untuk membuat akaun mel baharu, pergi ke tab dalam tetingkap ini. Mel tekan butang Tambah(butang ini terletak di bahagian atas sebelah kanan tetingkap, lihat Rajah 9.27), dan dalam menu yang terbuka, pilih item Mel. Akibatnya, tetingkap akan dibuka pada skrin Wizard Sambungan Internet; dengan bantuan Wizard mod langkah demi langkah Akaun baharu sedang dibuat. Ini akan melakukan perkara berikut:
1. Pada peringkat pertama, masukkan nama pengguna sewenang-wenangnya menggunakan papan kekunci (ini boleh, sebagai contoh, nama pertama dan terakhir), kemudian tekan butang Selanjutnya.
2. Pada peringkat kedua, anda juga perlu memasukkan alamat e-mel anda menggunakan papan kekunci (contohnya, [e-mel dilindungi] ), kemudian tekan butang Selanjutnya.
3. Pada peringkat ketiga, anda perlu menentukan pelayan untuk mesej masuk (POP3, IMAP atau HTTP, dalam kebanyakan kes - pelayan POP3) dan mesej keluar. Pilihan pelayan bergantung pada lokasi peti mel pengguna; Anda boleh mendapatkan alamat pelayan ini daripada pembekal perkhidmatan e-mel anda. Contohnya, jika peti mel dibuka pada www.yandex.ru, maka pelayan mesej masuk akan menjadi pop.yandex.ru, dan suka keluar – smtp.yandex.ru. Selepas memasuki pelayan, klik butang Selanjutnya.
4. Pada peringkat keempat, dalam medan yang sesuai menggunakan papan kekunci, anda perlu memasukkan nama akaun yang akan dibuat dan kata laluan, dan kemudian klik butang Selanjutnya.
5. Pada peringkat kelima, tekan butang sedia Proses membuat akaun baharu telah selesai.
Hasil daripada tindakan yang telah selesai, akaun yang dibuat akan dipaparkan dalam tetingkap Akaun dalam talian(lihat Rajah 9.27) pada tab Semua Dan Mel.
Kini anda boleh mula bekerja dengan elektronik melalui surat.
9.4.4. Bagaimana untuk menerima dan menghantar surat-menyurat elektronik?
Untuk menerima e-mel, anda perlu melaksanakan arahan menu utama Perkhidmatan? Hantar mel? Hantar mel(arahan ini juga boleh dipanggil dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl+M), atau klik butang yang sepadan dalam bar alat (jangan lupa untuk menyambung ke Internet sebelum melakukan ini).
E-mel yang diterima akan diletakkan dalam folder Peti masuk, dan bilangan huruf yang belum dibaca akan ditunjukkan dalam kurungan (lihat Rajah 9.26).
Apabila ia datang untuk menghantar e-mel, terdapat dua cara untuk melakukan ini. Yang pertama ialah surat itu dihantar serta-merta selepas menulis - kami akan memberitahu anda cara melakukannya di bawah. Apabila menggunakan kaedah kedua, surat yang terletak dalam folder dihantar Keluar(pengguna meletakkan bertulis tetapi tidak menghantar surat di sini) - untuk melakukan ini, anda perlu melaksanakan arahan menu utama Perkhidmatan? Hantar mel? Hantar semua atau klik butang dalam bar alat Hantar mel(menggunakan butang ini anda boleh menerima dan menghantar e-mel).
9.4.5. Bagaimana untuk menulis dan menghantar e-mel?
Untuk bertukar kepada mod penjanaan mesej mel, anda boleh menggunakan beberapa kaedah. Yang paling biasa adalah untuk melaksanakan arahan menu utama Fail? Buat? Mesej pos. Akibatnya, tetingkap untuk menjana mesej e-mel akan dibuka pada skrin, ditunjukkan dalam Rajah. 9.28.
nasi. 9.28. Mencipta mesej mel
Anda juga boleh membuat mesej baharu dalam panel Kenalan(panel ini terletak di bahagian bawah sebelah kiri antara muka kerja program) klik dua kali pada penerima atau kumpulan kenalan yang dikehendaki. Dalam kes ini, dalam tetingkap penciptaan kenalan (lihat Rajah 9.28), medan akan diisi secara automatik Kepada siapa. Untuk mencipta mesej respons, dalam tetingkap program utama, pilih huruf yang anda mahu balas dengan kursor dan klik butang bar alat Jawab atau laksanakan arahan menu utama Mesej? Balas kepada pengirim(arahan ini juga boleh dipanggil dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl+ R). Dalam kes ini, medan dalam tetingkap penciptaan kenalan akan diisi secara automatik Kepada siapa Dan Subjek.
* * *
Dalam tetingkap penjanaan mesej mel, dalam medan Kepada siapa Alamat e-mel penerima ditunjukkan. Jika perlu, anda boleh memasukkan beberapa alamat dalam medan ini - dalam kes ini, anda mesti memisahkannya dengan koma atau koma bernoktah.
Di padang Salinan Alamat penerima yang mana salinan mesej mel ini harus dihantar dimasukkan. Jika berbilang penerima dinyatakan, ia dipisahkan dengan koma atau koma bernoktah.
* * *
Di padang Subjek subjek mesej mel ini dimasukkan menggunakan papan kekunci, mencerminkan secara ringkas intipatinya; Contoh nilai untuk medan ini - Mesyuarat, Jemputan petang, Pesanan, Rancangan percutian, Maklum balas tentang iklan dsb. Medan ini adalah pilihan; bagaimanapun, ia masih disyorkan untuk menunjukkan subjek surat - ini adalah mudah untuk penerima mesej mel.
Teks mesej e-mel dimasukkan dari papan kekunci dalam medan yang direka khas, yang menduduki bahagian utama antara muka (lihat Rajah 9.28). Dengan cara ini, anda boleh memformat teks surat - bar pemformatan direka untuk ini, yang terletak di antara medan Subjek dan medan untuk memasukkan teks surat.
Anda boleh memasukkan sebarang imej (lukisan, gambar, dll.) ke dalam teks surat - untuk melakukan ini, dalam panel pemformatan, klik butang terakhir, yang dipanggil Sisipkan gambar.
* * *
Apabila anda klik pada butang ini Tetingkap terbuka pada skrin di mana anda boleh mengkonfigurasi sisipan imej. Prosedur pengendalian dalam tetingkap ini adalah intuitif, jadi kami tidak akan membincangkannya di sini.
Kesilapan yang dilakukan kebanyakan orang ialah mereka memandang rendah kepentingan mencipta sistem pengurusan e-mel.Satu cara ialah memikirkan e-mel sebagai satu siri langkah.
1 - Akses e-mel
2 - Kumpulan surat
3 - Menyemak surat-menyurat masuk
4 - Nyahpasang
5 - Pelaksanaan
6 - Penyimpanan
1. AKSES KE EMAIL
Langkah pertama ialah membuat jadual waktu anda akan menyemak e-mel anda setiap hari. Biasanya, kebanyakan orang perlu menyemak e-mel mereka empat kali sehari:
1. Perkara pertama pada waktu pagi. Kebanyakan orang memulakan hari kerja mereka dengan menyemak e-mel mereka untuk memastikan mereka tidak terlepas sebarang perkara yang mendesak.
2. Sebelum rehat tengah hari. Waktu makan tengah hari adalah jeda semula jadi dalam aktiviti perniagaan anda; Untuk menjadikan masa ini lebih produktif, anda boleh menyemak e-mel anda.
3. Tengah petang. Ini adalah satu lagi jeda semula jadi apabila anda perlu berehat atau akan pergi untuk mesyuarat perniagaan.
4. Tamat hari bekerja. Jika anda mengosongkan peti masuk anda sebanyak mungkin sebelum anda keluar tempat kerja, kemudian keesokan harinya anda akan segera pergi untuk melihat mesej baharu. Memastikan tiada sebarang kecemasan saat akhir yang anda biarkan tanpa pengawasan akan menjamin malam yang lebih santai untuk anda dan rakan sekerja anda.
Bagi majoriti orang pilihan terbaik Paling tidak mengganggu aliran kerja mereka ialah menyemak e-mel empat kali sehari dan memperuntukkan tidak lebih daripada 15 minit untuk setiap "sesi" e-mel.
2. KUMPULAN HURUF
Adalah penting untuk memahami bahawa anda memproses surat-menyurat e-mel empat kali sehari. Ini tidak bermakna anda perlu segera membalas setiap mesej yang memerlukan balasan, atau menulis setiap e-mel yang anda rancang untuk hantar dalam masa 15 minit. Anda perlu menerima hakikat bahawa peti masuk anda tidak lebih daripada sekumpulan e-mel yang menunggu untuk diisih.
3. MENYEMAK SURAT-MENYURAT MASUK
Langkah seterusnya ialah menyemak semua mesej, yang tidak bermakna anda perlu membaca setiap mesej. Anda selalunya boleh membuat keputusan tentang e-mel berdasarkan baris subjeknya atau beberapa baris pertama. Sebahagian penting surat-menyurat kami terdiri daripada mel dan surat berita. Jika anda seorang penganalisis industri, mungkin surat berita itu
dokumen yang paling penting untuk anda dan anda mempelajarinya dengan teliti setiap hari. Walau bagaimanapun, bagi kami yang lain ini tidak berlaku, dan kami boleh menentukan dengan cepat sama ada surat berita ini penting atau berguna kepada kami. Tidak semua e-mel memerlukan balasan, seperti yang anda telah CC, atau di mana baris subjek hanya memerlukan anda menyemak maklumat tersebut.
4. PENYELESAIAN
Jika matlamat utama anda adalah untuk mengosongkan peti masuk anda, salah satu yang paling banyak cara mudah Untuk mencapai ini - padamkan mesej. Jika, selepas membaca surat berita, anda sampai pada kesimpulan bahawa maklumat ini tidak berguna untuk anda, berhenti melanggan surat berita ini. Anda tidak akan menyesal, dan anda tidak perlu membuang masa lagi untuk memprosesnya. Padamkan sebarang mesej yang tidak memerlukan tindakan lanjut daripada anda.
Jika anda tiba-tiba mendapati diri anda memadamkan semua mesej yang datang alamat tertentu, fikirkan mengapa ini berlaku.
5. PELAKSANAAN
Sama seperti semasa bekerja dengan dokumentasi kertas, anda dinasihatkan supaya tidak kembali membaca surat lagi.
Jika anda hanya memerlukan beberapa minit untuk membalas atau memajukan mesej, lakukan dengan segera. Jika boleh, anda harus segera membalas mesej yang mengesahkan atau menetapkan masa mesyuarat, meminta maklumat tentang kenalan anda atau mengandungi sebarang soalan atau permintaan, melainkan, sudah tentu, ini tidak mengambil banyak masa untuk anda.
Jika anda faham apa yang anda perlukan Maklumat tambahan, menarik orang lain atau meluangkan masa untuk berfikir, maka anda tidak akan dapat membalas surat sedemikian dengan segera. Anda perlu mengambil beberapa tindakan kemudian: mungkin memutuskan sama ada anda benar-benar harus membalas surat ini dan melakukan sesuatu mengenainya. Jika tidak, anda boleh menghantar surat dengan segera kepada orang yang betul. Sebelum anda mewakilkan tugas, mungkin mengambil sedikit masa untuk menentukan siapa
mestilah orang yang bertanggungjawab. Jika surat itu memerlukan tindakan daripada anda, simpan hanya bahagian penting maklumat dan padamkan surat itu sendiri. Bebaskan peti masuk anda daripada mesej yang serupa, A maklumat yang diperlukan simpannya, sebagai contoh, dalam sistem untuk menjejak kerja pada projek anda, dalam kalendar atau sistem perancangan, untuk memastikan anda menyelesaikannya. Inilah sebenarnya pemenuhan - keyakinan bahawa semua yang perlu dilakukan akan dilakukan.
6. PENYIMPANAN
Jika e-mel tidak boleh dipadamkan (atau dibalas dan kemudian dipadamkan), terdapat keperluan untuk menyimpannya.
Sebab utama anda mungkin mahu melakukan ini ialah anda perlu merujuk kepada dokumen ini pada masa hadapan (contohnya, ia adalah maklumat tentang sesuatu keputusan, arahan, laporan kemajuan, dsb.). Jika anda tiba-tiba tidak mempunyai dokumen yang boleh anda rujuk, ini akan membawa akibat yang tidak baik untuk anda.
Bukan sahaja cara yang betul penyimpanan e-mel. Anda mesti menghasilkan sistem yang berkesan untuk anda secara peribadi.
Satu pilihan ialah sistem subfolder dalam peti masuk anda. Anda boleh mengisih subfolder mengikut topik, kategori, klien atau projek, bergantung pada jenis mesej yang biasanya anda terima. Ramai yang mencipta folder berasingan dipanggil "E-mel yang diproses", di mana semua mesej dan mesej yang disahkan yang memerlukan tindakan selanjutnya disimpan.
Apa sahaja sistem storan e-mel yang anda pilih, ingat bahawa satu-satunya tempat yang anda tidak sepatutnya menyimpannya ialah dalam peti masuk anda. Ingat juga bahawa bekerja dengan e-mel tidak seharusnya mengisi anda 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Memastikan peti masuk e-mel anda teratur pada masa yang telah ditetapkan akan menjimatkan anda beberapa jam seminggu, mengurangkan tekanan yang anda rasa daripada terlepas sesuatu dan meningkatkan kecekapan anda apabila mengerjakan perkara yang benar-benar penting. ini prinsip mudah yang mudah diingati.
Garis panduan untuk bekerja dengan e-mel RUE "BELTORGINFOSERVICE"
Dibangunkan oleh: Shvayakov A. A. e-mel: [e-mel dilindungi]
Bekerja dengan e-mel .............................................. .................... ................................ .......................... ........................ ............ | |
Pengenalan................................................. ....... .............................................. ............. ..................................... ................... ............ | |
E-mel................................................ . ................................................... ..... ................................................... .. | |
Ciri-ciri E-mel................................................ ......... ......................................... ............... ....................... | |
Cara mel berfungsi................................................ ......... ......................................... ............... ................................... ............ | |
Alamat emel.............................................. .................................................. ....... ................................... | |
Program mel................................................. ........ .............................................. .............. .................................... ....... | |
Mel web................................................ ......... ......................................... ............... ................................... ..................... ............ | |
Bekerja dengan program e-mel................................................ ...................... ................................ ............................ ............. | |
Membaca mesej e-mel.............................................. .................... ................................ .......................... ............... | |
Menulis surat............................................... ......... ......................................... ............... ................................... ......... | |
Lampiran................................................... ................................................... ...... ................................................ ............ ...... | |
Menghantar lampiran daripada program e-mel:............................................ ......... ......................................... .......... | |
Mengarkibkan lampiran................................................ ......... ......................................... ............... .............................. | |
Menghantar lampiran daripada program lain:............................................ ....... .............................................. ............. ...... | |
Balas e-mel................................................ .................... ................................ .......................... .......... | |
Etika surat-menyurat e-mel perniagaan.............................................. ......... ......................................... ............... .............................. | |
Spam................................................. ....... .............................................. ............. ..................................... ................... ....................... | |
Apakah spam?................................................ ...... ................................................ ............ ...................................... ..... | |
Bagaimana untuk mengelakkan mel spam?................................................ ........ .............................................. .............. ............ | |
Bahaya e-mel................................................ ..................... ................................. ........................ ....................... ........ | |
Mengurangkan risiko apabila bekerja dengan dokumen Microsoft Pejabat ................................................. .... .......... | |
Keselamatan IRC dan ICQ ....................................... ....... .............................................. ............. ............................ | |
Maklumat lain untuk pengguna .............................................. ...... ................................................ ............ ................... | |
Soalan dan jawapan lazim................................................................ ............ ...................................... .................. ................................ ......... | |
Menyediakan klien e-mel Mozilla Thunderbird............................................................................................... | |
Keperluan komputer................................................ ................... ................................. ......................... ......................... ............... | |
Membuat akaun .............................................. ......... ......................................... ............... ................................... | |
Maklumat peribadi................................................ ................................................... ...... ....................................... | |
Pilihan Menerima Mel. ................................................... ...... ................................................ ............ ....................... | |
Tetapan tambahan................................................ ................................................... ...... ................................... | |
Menyediakan pelayan IMAP................................................ ............... ................................... ..................... ................................. ...... | |
Menyediakan pelayan POP3................................................ ....... .............................................. ............. .................................... | |
Parameter pelayan penghantaran mel................................................ ...................... ................................ ............................ ............... | |
Menyediakan buku alamat kongsi............................................ ..................... ................................. ............................ .................... |
Bekerja dengan e-mel
pengenalan.
E-mel, E-mel. Apakah itu, bagaimana ia boleh digunakan, bagaimana untuk memahami alamat E-mel?
Kami tahu apa itu mel. Ini adalah cara komunikasi tradisional yang membolehkan pertukaran maklumat, sekurang-kurangnya, dua pelanggan.
Agar pertukaran ini berlaku, adalah perlu untuk menulis mesej dan, menunjukkan alamat, meletakkannya dalam peti mel, dari mana surat itu pasti akan sampai ke pejabat pos. Jika alamat yang ditentukan memenuhi piawaian yang diterima umum, maka selepas beberapa lama posmen akan memasukkannya ke dalam peti mel penerima. Seterusnya, pelanggan akan membuka mesej, dan pertukaran maklumat telah berlaku.
Dua jenis komunikasi - pos dan telefon - telah menjadi tradisi bagi kami, dan kami sudah mengetahui kelebihan dan kekurangannya dengan baik. Apakah e-mel? E-mel - pertukaran mesej e-mel dengan mana-mana pelanggan Rangkaian Internet. Ia adalah mungkin untuk menghantar kedua-dua teks dan fail binari– program dan sebarang data lain.
E-mel sangat serupa mel biasa. Dengan bantuannya, surat - teks yang dilengkapi dengan pengepala standard (sampul surat) - dihantar oleh alamat yang ditentukan, yang mengenal pasti lokasi mesin dan nama penerima, dan diletakkan dalam fail yang dipanggil peti mel penerima supaya penerima boleh mendapatkannya dan membacanya dalam masa yang sesuai. Walau bagaimanapun, terdapat perjanjian antara program e-mel yang berbeza tentang cara menulis alamat supaya semua orang memahaminya.
● E-mel ternyata dalam banyak cara lebih mudah daripada mel "kertas" biasa. Apatah lagi anda tidak perlu bangun dari belakang komputer dan pergi ke peti mel untuk menerima atau menghantar surat;
● Dalam kebanyakan kes, mesej e-mel dihantar lebih cepat daripada yang biasa;
● kosnya kurang;
● Untuk menghantar surat kepada beberapa penerima, anda tidak perlu mencetaknya dalam banyak salinan, anda hanya perlu memasukkan teks ke dalam komputer sekali;
● kerana teks sudah ada dalam mesin;
● lebih senang disimpan sejumlah besar huruf dalam fail pada cakera daripada dalam laci meja; lebih mudah untuk mencari dalam fail;
● dan akhirnya, kertas disimpan.
Kebolehpercayaan e-mel sangat bergantung pada program e-mel yang digunakan, sejauh mana pengirim dan penerima e-mel adalah antara satu sama lain, dan terutamanya sama ada mereka berada dalam rangkaian yang sama atau tidak. rangkaian yang berbeza. Dalam persekitaran hari ini, mungkin lebih baik bergantung pada e-mel daripada e-mel biasa. Jika surat itu masih hilang, anda boleh mengetahuinya tidak lama lagi dan menghantar yang baharu. Walaupun e-mel boleh dipertimbangkan kes istimewa pemindahan fail, ia mempunyai beberapa ciri yang tidak biasa untuknya prosedur standard memindahkan fail. Pertama, pengirim dan penerima hampir selalu adalah orang, bukan mesin. Ini bermakna sistem e-mel terdiri daripada dua bahagian yang berbeza tetapi saling berkait rapat: satu untuk interaksi manusia (cth., mengarang, mengedit, membaca mesej) dan satu lagi untuk penghantaran mesej (cth., menghantar ke senarai, memudahkan penghantaran).
Satu lagi Perbezaan Antara Alat Pemindahan E-mel dan Fail tujuan am ialah mesej pos ialah dokumen yang tersusun dengan jelas. Dalam banyak sistem, setiap mesej disertakan dengan jumlah yang besar medan tambahan. Ini termasuk nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, tarikh dan masa surat itu dihantar, senarai orang yang menerima salinan surat itu, tahap kepentingan, tahap kerahsiaan. , dan banyak lagi.
E-mel
Untuk dapat bertukar-tukar surat melalui e-mel, pengguna mesti menjadi pelanggan salah satu daripada jaringan komputer. Begitu juga dalam rangkaian telefon, pelanggan rangkaian komputer dipanggil pelanggan.
Untuk setiap pelanggan, peti mel elektronik diperuntukkan pada salah satu perkhidmatan mel rangkaian. Akses kepada peti mel dijalankan menggunakan alamat dan kata laluan yang diberikan kepada pelanggan. Kata laluan hanya diketahui oleh pelanggan dan perkhidmatan pos. Setelah menjadi pelanggan perkhidmatan pos dan menerima alamat peti melnya, pengguna boleh memberitahu rakan dan kenalannya. Setiap pelanggan e-mel boleh menghantar surat melalui komputernya kepada mana-mana pelanggan lain, menunjukkannya dalam mesej alamat surat menyurat.
Semua surat yang tiba di alamat pos tertentu direkodkan dalam peti mel perkhidmatan pos yang sepadan. Komputer rangkaian, yang mengandungi peti mel pelanggan dipanggil "pelayan mel" atau perkhidmatan mel. Perkhidmatan mel mungkin terdiri daripada banyak pelayan.
Ciri-ciri E-mel
● menerima dan menghantar mesej teks elektronik;
● bertukar-tukar mesej dengan fail yang dilampirkan;
● keupayaan untuk menggunakan elemen reka bentuk estetik mesej;
● keupayaan untuk menerima dan menghantar mesej dengan berbilang alamat dan senarai penerima;
● menentang surat-menyurat yang tidak diingini;
● organisasi penyimpanan dan pesanan automatik surat-menyurat yang diterima;
● kemudahan kerja berkumpulan dan penyelarasan tindakan, perancangan kalendar;
● buku alamat dan keupayaan carian Internet alamat yang diperlukan E-mel.
Cara mel berfungsi
Setiap surat mesti dibekalkan dengan alamat e-mel agar ia sampai kepada penerima. Mari kita pertimbangkan contoh khusus. Biarkan beberapa pemilik kotak e-mel dengan alamat [e-mel dilindungi] pada pelayan mel abc.ru menulis surat kepada pemilik peti mel dengan alamat [e-mel dilindungi] pada pelayan def.com.
Untuk menyediakan surat, dia melancarkan program mel, mencipta teks mesej dan menunjukkan alamat penerima dalam lajur "Kepada" [e-mel dilindungi]. Jika pengirim tidak mempunyai sambungan kekal ke Internet, kemudian selepas mengklik butang "Hantar", ia mewujudkan sesi sambungan dengan Internet dan mula menerima mel terkumpul dan menghantar surat yang disediakan. Urutan penghantaran mel bergantung pada tetapan semasa program mel. Biasanya huruf dilipat ke dalam folder tertentu dan dihantar melalui arahan lain selepas sambungan ke Internet diwujudkan.
Alamat emel.
Alamat e-mel pos mungkin ada format yang berbeza. Sistem pembentukan yang paling banyak digunakan alamat DNS (Nama domain Sistem), digunakan di Internet.
Dari sudut pandangan logik, agar alamat menjadi bermaklumat, ia mesti mengandungi:
● pengecam pelanggan (dengan analogi - garisan TO: pada sampul surat);
● koordinat pos yang menentukan lokasinya (dengan analogi - rumah, jalan, bandar,
negara pada sampul surat).
Alamat e-mel pos mempunyai semua komponen ini. Untuk memisahkan ID pelanggan daripada koordinat melnya, ikon @ digunakan.
Alamat e-mel pos dalam format Internet boleh kelihatan seperti: [e-mel dilindungi]
Dalam contoh yang sedang dipertimbangkan, melnic ialah pengecam pelanggan, biasanya terdiri daripada nama keluarga dan (atau) huruf awal nama keluarga, nama pertama dan patronimiknya.
Apa yang kelihatan di sebelah kanan tanda @ dipanggil nama domain dan secara unik menerangkan lokasi pelanggan.
Istilah "Domain" mentakrifkan kumpulan komputer tertentu dengan nama biasa - nama domain mintorg.gov.by.
Komponen nama domain dipisahkan dengan titik. Urutan membaca nama domain adalah dari kanan ke kiri. Paling banyak bahagian kanan domain, sebagai peraturan, menunjukkan kod negara penerima - ini adalah domain tingkat atas. Kod negara yang diluluskan oleh antarabangsa Piawaian ISO. Dalam kes kami, oleh adalah kod Republik Belarus. Sebahagian daripada namegov - menentukan milik Agensi-agensi kerajaan(kerajaan). Bahagian nama mintorg menentukan nama organisasi.
Angka ini menggambarkan konsep alamat e-mel. Pengguna tertentu mungkin mempunyai alamat pada pelayan di AS, sebagai contoh [e-mel dilindungi], dan pada pelayan di Moscow - [e-mel dilindungi]
Alamat e-mel tidak dikaitkan dengan lokasi geografi komputer tempatan, penerima mel, tetapi dengan pelayan di mana peti melnya didaftarkan.
Dan dari setiap peti mel pengguna seperti itu boleh menerima surat kepadanya komputer rumah, menyalin data dari kedua-dua pelayan di New York dan pelayan di Moscow, menyediakan pengalihan dari satu e-mel ke yang lain. Pada masa yang sama, dia boleh menghantar mel kepada dirinya sendiri.
program mel
Untuk bekerja dengan mel, anda memerlukan program - klien e-mel. Fungsi utama pelanggan e-mel ialah menerima mesej, membolehkan mereka dilihat, menyusun mesej, mengautomasikan penciptaan mesej balasan dan mengekalkan buku alamat.
Terdapat sejumlah besar program yang berbeza untuk bekerja dengan mel. Jika anda menggunakan Windows, sistem anda biasanya sudah mempunyai program elektronik. Mel Outlook Ekspres.
Tetapi malangnya Outlook Express mengandungi terlalu banyak kelemahan, mendedahkan sistem anda kepada risiko jangkitan perisian hasad dan mempunyai keupayaan terhad.
Adalah disyorkan untuk menggunakan Mozilla Thunderbird sebagai program e-mel. Ini adalah salah satu daripada program terbaik E-mel. Ia berkembang dengan pantas, mempunyai banyak modul tambahan untuk mengembangkan fungsinya, dan diedarkan secara bebas dan percuma.
Program e-mel sangat serupa dan apabila anda menguasai salah satu daripadanya, anda tidak akan mengalami masalah pada masa hadapan.
Mozilla Thunderbird |
Anda lihat dalam gambar dua program yang berbeza, tetapi, anda lihat, perbezaannya tidak begitu ketara.
Mel web
Mel web ialah mel dengan antara muka Web. Untuk mengakses mel tersebut, sudah cukup untuk mempunyai akses ke Internet. Anda mungkin tidak mempunyai program e-mel pada komputer anda. Pelayar biasa sudah memadai. Saya menggunakan program ini pelayar Mozilla Firefox, anda boleh menggunakannya, atau, jika anda mahu, sebarang program lain, seperti Opera atau Internet Explorer.
Webmail menyediakan semua ciri tipikal e-mel. Pada halaman Web, pengguna diminta untuk memasukkan nama dan kata laluan, selepas itu dia melihat suratnya dan bekerja dengannya, hampir seperti pada komputernya.
Kelebihan utama mel Web adalah kebolehcapaian dari mana-mana komputer dengan akses Internet dan kesejagatan alamat, tanpa mengira tempat kerja.
Mungkin terdapat beberapa had fungsi dan kesulitan, tetapi sebaliknya mungkin juga berlaku.
Sebagai contoh, program mel Web "Horde" yang kami gunakan termasuk bukan sahaja alatan pertukaran pos, tetapi juga mengawal tetapan antispam, alat untuk mengekalkan senarai hitam dan putih, penganjur, kalendar kumpulan, memantau pelaksanaan tugas dan cara lain untuk mengatur kerja kumpulan.
Selalunya perkhidmatan pos dibina dengan keupayaan untuk mengakses melalui mel Web.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru ialah contoh perkhidmatan Webmail yang popular.
Apabila anda log masuk ke perkhidmatan mel, halaman dengan surat masuk serta-merta dibuka. Kemungkinan besar akan ada surat alu-aluan dan terima kasih daripada pihak pentadbiran tapak. Untuk membuka surat, cuma klik padanya dengan butang kiri tetikus. Semua mesej yang belum dibaca ditandakan dengan bulatan biru, mesej yang dibaca ditandakan dengan bulatan kelabu muda.
Bilangan e-mel yang belum dibaca ditunjukkan di sebelah perkataan "peti masuk", di bahagian atas label halaman dan dalam semua mesej yang berkaitan dengan perkhidmatan mel(ditunjukkan di bahagian atas halaman), contohnya, "dunia saya", "rakan sekelas", dsb.
Dengan mengklik pada kalangan ini, anda boleh menandakan mesej yang belum dibaca sebagai dibaca dan sebaliknya.
Di sebelah kiri huruf, anda boleh menandai kotak supaya satu tindakan boleh digunakan pada beberapa huruf serentak, contohnya, padam, hantar ke spam, dsb.
Ikon warna biasanya ditetapkan oleh perkhidmatan itu sendiri, warna dipilih secara rawak, dan huruf pertama nama atau alamat e-mel digunakan. Pengirim ditulis di sebelah ikon - ini sama ada Nama Pertama dan Nama Akhir, dan jika ia tidak dinyatakan, maka hanya alamat e-mel. Seterusnya datang penanda halaman, mengklik padanya menukar warna dari kelabu ke merah, supaya tidak dilupakan mesej penting. Di sebelah kanan penanda halaman ialah teks pengepala surat; jika tiada pengepala, ia akan menunjukkan bahawa surat itu tidak mempunyai subjek. Dan di sebelah kanan adalah masa atau tarikh surat itu diterima.
E-mel dihantar atau keluar. Penampilan surat yang serupa dengan surat masuk.
Draf ialah surat yang ditulis tetapi tidak dihantar.
Spam ialah e-mel yang tidak diingini, biasanya bersifat pengiklanan. Jika anda menghantar surat kepada spam, maka semua surat seterusnya daripada pengarang ini juga akan pergi ke spam, memintas halaman dengan huruf yang belum dibaca.
Sampah – halaman dengan e-mel yang dipadamkan.
Dengan penggunaan selanjutnya, e-mel masuk anda akan diisi semula. Satu halaman boleh memuatkan sehingga 25 huruf; jika terdapat lebih banyak huruf, peralihan ke halaman lain akan muncul. Untuk pergi ke mesej lama pada halaman lain, anda perlu mencari pautan di bawah mesej yang pergi ke halaman lain dan pilih yang anda perlukan.
Anda boleh pergi ke halaman 5 dengan segera; jika terdapat banyak huruf, anda perlu melompat setiap dua muka surat sehingga yang dikehendaki muncul. Apabila anda menekan anak panah, yang seterusnya dimuatkan, atau Halaman sebelumnya bergantung pada cara anda membelek.
Jika anda menerima lebih daripada 50 e-mel sehari, sukar untuk membaca setiap satu dengan teliti. Sesetengah mesej kekal tidak dijawab, yang lain hilang dalam tong sampah tanpa dibuka. Jika anda membersihkan e-mel anda tanpa sistem, sentiasa ada kemungkinan anda akan terlepas sesuatu yang sangat penting. Rahsia mengetahui bagaimana usahawan dan pengurus atasan menangani banyak surat masuk, dan merumuskan peraturan asas untuk bekerja dengan mel.
Pilih masa anda dan utamakan
Alexey Gorbunov Ketua Pengarah syarikat perunding SQ-Team
Saya membahagikan huruf kepada empat kategori menggunakan tetapan: ia diisih secara automatik, dan selepas itu saya menggunakan peraturan saya sendiri untuk setiap satu. Saya menghabiskan satu jam sehari untuk surat daripada pekerja dan pelanggan: jika jawapan tidak mengambil masa lebih daripada seminit, saya menulisnya dengan segera. Jika anda memerlukan lebih daripada lima minit atau surat itu bukan yang pertama atau kedua mengenai topik ini, saya pergi ke mod telefon komunikasi atau membuat temu janji. Terdapat surat bukan daripada pekerja dan pelanggan, tetapi daripada pihak ketiga, dihantar kepada saya secara peribadi. Saya memperuntukkan 30 minit seminggu kepada mereka dan cuba membalas pada penghujung hari semasa. Saya menumpukan setengah jam yang lain seminggu untuk kategori surat keempat - mel, langganan, tawaran, surat daripada orang yang saya tidak kenali, 600–700 mesej keluar. Daripada jumlah ini, saya hanya membaca mereka yang menarik minat saya dalam tajuk itu.
Ruslan Fazlyev Pengasas platform untuk e-dagang Ecwid
Perkara paling mudah yang boleh anda lakukan dengan mel ialah tidak menjawabnya. Tidak semua perkara di dunia memerlukan reaksi. Tetapi jika saya menjawab e-mel, saya cuba melakukannya masa tertentu hari tanpa terganggu oleh perkara lain. Saya menggunakan helah ini: apabila saya perlu mengosongkan kotak yang mengandungi beberapa ratus huruf dalam sehari, saya mula-mula menapisnya mengikut kenalan biasa dan menjawab semua surat daripada satu rakan niaga berturut-turut. Dengan cara ini otak tidak mengubah konteks dan anda boleh menjawab semuanya dengan lebih pantas.
Buat templat
Inna Alekseeva Ketua Pengarah PR-Partner agensi PR
Saya mempunyai beberapa helah yang membantu menjimatkan banyak masa membaca dan menjawab. Jika saya melihat holivar rakan sekerja, rakan kongsi, kontraktor dalam mel, maka saya hanya membaca surat terakhir, saya tidak membuka yang lain. Untuk jawapan kepada huruf piawai- resume untuk cadangan, permintaan pelanggan awal, permintaan untuk jadual latihan, soalan tentang membeli buku - Saya menggunakan templat surat secara meluas dalam bahasa Rusia dan Inggeris, saya mempunyai kira-kira 20 daripadanya. Saya juga menggunakan tiga templat yang berbeza tandatangan dalam bahasa Rusia, Inggeris dan Jerman.
Gunakan apl
Alexey Zhebelev Pengasas bersama kedai pelancongan dalam talian Onlinetours.ru
Selama bertahun-tahun saya telah mencuba beberapa klien e-mel: Microsoft Outlook, Kelawar itu, Mozilla Thunderbird, tetapi akhirnya kembali ke antara muka web Gmail. Pelanggan tidak dapat menampung arkib mel saya, yang selama tiga tahun bekerja dalam akaun telah berkembang kepada 97 GB. Antara aplikasi untuk Gmail, saya ingin menyebut perkhidmatan ActiveInbox dan Boomerang untuk Gmail. Yang pertama mengajar saya untuk menyimpan sifar e-mel dalam peti masuk saya - kini saya melakukannya tanpanya, tetapi pada permulaannya ia sangat mudah. Yang kedua mempunyai beberapa ciri menarik: anda boleh menangguhkan menghantar e-mel keluar atau mengalih keluarnya buat seketika mesej masuk Dari kotak itu. Dalam Boomerang untuk Gmail Saya menggunakan peringatan dalam kes di mana rakan niaga tidak memberi respons kepada saya dalam tempoh masa tertentu, walaupun ia sepatutnya. Impian kecil saya adalah untuk menghantar peringatan automatik kepada rakan niaga bahawa sudah tiba masanya untuk membalas, saya belum menemui aplikasi sedemikian lagi.
Pautkan e-mel anda ke diari elektronik atau CRM anda
Alexey Bessarabsky Ketua Jabatan Pemasaran, syarikat telekomunikasi Mango Telecom
Saya menyimpan peti masuk saya kosong: Saya memadamkan beberapa e-mel, saya menjawab beberapa e-mel serta-merta jika ia mengambil masa tidak lebih daripada beberapa minit, dan saya menukar e-mel yang selebihnya menjadi tugasan atau bahan bacaan. Untuk melakukan ini, anda perlu memilih program penjejakan tugas dan pengumpulan maklumat: pilihan saya ialah Asana dan Evernote. Untuk menukar e-mel kepada tugas Asana, saya hanya memajukannya ke alamat khas. Untuk menambah nota pada Evernote, saya menggunakan pemalam dalam Outlook - nota daripada surat boleh dibuat dengan satu klik pada butang yang sepadan - atau saya memajukan surat itu ke alamat khas jika saya tidak berada dalam Outlook. Saya tidak menggunakan pengisihan e-mel mengikut projek dalam mel - ini dilakukan dengan lebih cekap dalam pengurus tugas, dengan keutamaan, tarikh akhir dan tanggungjawab ditetapkan. Saya juga mempunyai folder untuk penyimpanan sementara surat yang perlu saya sediakan untuk seketika: Saya biasanya meletakkan peringatan dengan tarikh akhir padanya.
Elakkan surat-menyurat e-mel dengan penerima tertentu
Mikhail Lyubachev Ketua Pengarah syarikat untuk pembangunan dan pengeluaran barangan kulit Liubachev Manufacturing Co
Saya sentiasa menggunakan e-mel untuk bekerja dengan rakan kongsi, pembekal, peguam dan akauntan saya. Kelemahan utama e-mel ialah mencari surat dan lampiran kepada mereka: untuk mencari satu surat dengan perjanjian atau invois, anda perlu menghabiskan banyak masa: sebagai contoh, surat sedemikian sering dihantar tanpa pengepala. Jadi beberapa bulan yang lalu saya memindahkan semua kerja akauntan saya ke Staply. Ia adalah aplikasi web yang menyusun maklumat secara automatik dan membolehkan anda menyerlahkan fail atau pautan dalam urutan mesej. Ujian telah dijalankan selama beberapa bulan sekarang, dan setakat ini baik. Kini menjadi lebih mudah untuk mencari sebarang dokumen - hanya pergi ke kumpulan dan hidupkan penapis mengikut fail. Dalam masa terdekat saya bercadang untuk memindahkan beberapa lagi rakan kongsi daripada e-mel ke Staply, tetapi terdapat juga kesukaran - agak sukar untuk memujuk orang untuk beralih ke sistem baru. Semua orang digunakan untuk menghantar e-mel, dan selain itu, antara muka Staply adalah berdasarkan Bahasa Inggeris, dan oleh itu sesetengah rakan kongsi tidak tergesa-gesa untuk mendaftar.
Pertama: Jangan mulakan hari anda dengan e-mel. Beri diri anda sekurang-kurangnya satu jam untuk mengerjakan tugasan dan kemudian mula menulis surat.
Kedua: bekerja dengan mel mengikut jam dan biasakan melakukannya tidak lebih daripada dua jam sehari. Bayangkan anda berlari ke pejabat selama dua jam kerana anda perlu pergi ke lapangan terbang dan bercuti. Apa yang akan dilakukan? Yang paling penting! Saya memberitahu semua orang yang menulis kepada saya tentang perkara ini dengan autobalas ini: “Helo! Jika anda menerima surat ini, yakin 100% bahawa saya menerima surat anda. Saya menyemak e-mel saya pada pukul 14:00 dan 16:00. Jika anda telah menghantar invois kepada saya atau sedang tergesa-gesa untuk melaporkan sesuatu yang mendesak, sila hubungi telefon bimbit saya. Terima kasih!"
Ketiga: Bahagikan mel anda kepada dua bahagian - peti masuk dan arkib. Mesej yang belum dibaca ada dalam peti masuk, selebihnya ada dalam arkib. Berbilang folder mencipta huru-hara: Saya pernah melihat seratus folder dalam e-mel. Saya secara dalaman memanggilnya "folder yang dibuat tetapi tidak pernah digunakan." Dan sudah tiba masanya untuk membiasakannya sekali dan untuk semua: arkib yang cantik dan kemas dalam e-mel dan dokumen adalah mustahil. Untuk melakukan ini, anda perlu mengupah arkivis yang berasingan.
