Pada pandangan pertama Akses DBMS hampir sama dengan program elektronik jadual Microsoft Excel mengikut tujuan dan keupayaannya. Walau bagaimanapun, terdapat perbezaan asas antara mereka:

• Apabila bekerja dengan hamparan Excel, anda boleh memasukkan sebarang maklumat ke dalam sel jadual, supaya anda boleh meletakkan jadual, teks dan lukisan pada lembaran kerja. Jika perlu, data yang berbeza boleh dimasukkan dalam satu lajur jadual - nombor, teks, tarikh. Jadual dalam pangkalan data Access adalah berbeza daripada jadual dalam Tema Excel, bahawa di dalamnya, seperti yang dinyatakan di atas, jenis data ditakrifkan untuk setiap medan rekod, iaitu anda tidak boleh memasukkan data dalam baris yang berbeza dalam satu lajur jadual jenis yang berbeza.
• Akses membolehkan anda bukan sahaja memasukkan data ke dalam jadual, tetapi juga untuk mengawal ketepatan data yang dimasukkan. Untuk melakukan ini, anda boleh menetapkan peraturan pengesahan terus di peringkat jadual. Kemudian, tidak kira bagaimana data dimasukkan - terus ke dalam jadual, dalam bentuk atau pada halaman akses data, Access tidak akan membenarkan anda menyimpan data dalam rekod yang tidak memenuhi peraturan yang ditetapkan.
• Adalah mudah untuk bekerja dengan jadual Excel jika ia mengandungi bilangan terhad baris, jadual pangkalan data boleh mengandungi sejumlah besar rekod, dan pada masa yang sama DBMS menyediakan cara yang mudah mengekstrak maklumat yang diperlukan daripada set ini.
• Jika anda menyimpan semua data yang diperlukan untuk bekerja Dokumen perkataan dan hamparan, apabila maklumat terkumpul, anda mungkin menjadi keliru kuantiti yang besar fail, Akses membolehkan anda menyimpan semua data dalam satu fail dan akses kepada data ini dijalankan halaman demi halaman, iaitu had pada sumber memori komputer tidak melebihi.
• Akses membolehkan anda membuat perhubungan antara jadual, membolehkan anda berkongsi data daripada jadual yang berbeza. Dalam kes ini, untuk pengguna mereka akan dibentangkan sebagai satu jadual. Melaksanakan ciri sedemikian dalam sistem pengurusan hamparan adalah sukar, dan kadangkala mustahil.
• Dengan mewujudkan hubungan antara jadual individu, Access membolehkan anda mengelakkan pertindihan data yang tidak perlu, menjimatkan memori komputer, dan meningkatkan kelajuan dan ketepatan pemprosesan maklumat. Inilah sebabnya mengapa jadual yang mengandungi data pendua dibahagikan kepada beberapa jadual yang berkaitan.
• Excel membenarkan berbilang pengguna untuk bekerja pada dokumen yang sama, tetapi keupayaan ini sangat terhad; Akses boleh menyokong kerja serentak dengan pangkalan data 50 pengguna, manakala semua pengguna dijamin berfungsi dengan data terkini.
• Akses mempunyai sistem perlindungan yang dibangunkan terhadap capaian yang tidak dibenarkan, yang membolehkan setiap pengguna atau kategori untuk melihat dan menukar hanya objek yang dia telah diberikan hak oleh pentadbir sistem, sebagai contoh, anda boleh melarang penggunaan arahan menu tertentu, membuka bentuk tertentu, menukar data dalam jadual atau borang. Hamparan juga membenarkan anda melindungi data dengan kata laluan atau membenarkan hanya melihat data, tetapi alat ini lebih mudah.

Oleh itu, kita boleh mengatakan bahawa Access DBMS digunakan dalam kes di mana tugas aplikasi memerlukan menyimpan dan memproses maklumat heterogen tentang sejumlah besar objek dan menganggap kemungkinan mod pengendalian berbilang pengguna. Contohnya ialah tugas mengekalkan perakaunan gudang. elektronik Jadual Excel adalah cara mudah untuk menyimpan jumlah data jadual yang terhad dengan kemungkinan yang luas melakukan pengiraan dan analisis data. Dokumen Excel biasanya bertujuan untuk kegunaan individu.

Keupayaan Excel sudah tentu tidak terhad kepada hamparan; sebagai contoh, Excel boleh digunakan dengan sangat berjaya untuk menganalisis data yang disimpan pada pelayan pangkalan data (khususnya, Microsoft SQL Server), tetapi dalam kes ini Excel bukan gudang data, tetapi hanya menyediakan pemprosesan data.

Dua produk Microsoft Office– Akses dan Excel – selalunya kelihatan hampir sama dengan pengguna. Idea ini terdiri daripada kaedah jadual organisasi data. Kedua-dua Access dan Excel berfungsi dengan jadual, mampu memproses dan menganalisis data, dan melakukan pengiraan yang kompleks. Untuk dengan kos minima masa dan usaha untuk menyelesaikan tugas, adalah bernilai menentukan program mana yang lebih sesuai untuk ini.

Konsep Microsoft Excel Dan Microsoft Access

Microsoft Excel– program untuk bekerja dengan jadual data yang dibuat oleh oleh Microsoft dan disertakan dalam pakej Microsoft Office.

Microsoft Access – sistem perhubungan pengurusan pangkalan data termasuk dalam Pakej Microsoft Pejabat.

Perbandingan Microsoft Excel dan Microsoft Access

Seperti yang dapat kita lihat daripada definisi, perbezaan utama antara Access dan Excel adalah dalam subjek tindakan: Excel berfungsi dengan hamparan, Access berfungsi dengan pangkalan data dalam paparan jadual. Secara luaran ia kelihatan sangat serupa. DALAM data Excel disimpan dalam sel yang membentuk lajur dan baris, digabungkan menjadi helaian. Dalam Access, data disimpan dalam jadual yang bersama-sama membentuk pangkalan data. Urutan data dalam satu baris dipanggil rekod dalam Access.

Excel melaksanakan tugas menyusun data dalam satu jadual, Access melakukan pertanyaan data yang kompleks dengan mengakses koleksi jadual. Oleh itu, jadual Excel ialah koleksi data bukan perkaitan, dan Access ialah satu perkaitan, di mana setiap objek tertentu mempunyai sambungan dalam jadual lain. Dalam Excel, setiap sel jadual mempunyai pengecam unik yang terdiri daripada nombor baris dan huruf lajur; dalam Access, rekod dilengkapi dengan kunci pengenalan unik.

Akses dinasihatkan untuk digunakan jika tatasusunan data adalah sangat besar dan hubungan antara mereka adalah kompleks. Dalam kes ini, interaksi jadual dalam asas perhubungan data akan diberikan kawalan pantas. Excel sesuai untuk tugas pengiraan dan perbandingan statistik bagi sejumlah kecil data. Jika data kebanyakannya berangka, maka lebih mudah untuk bekerja dengan Excel, tetapi jika terdapat banyak daripadanya nilai teks– Akses.

Jika kerja berbilang pengguna dijangka dengan pangkalan data, dan pengubahsuaian berterusan dan berbilang diperlukan, maka Access tidak akan menghadapi sebarang masalah dalam menyelesaikan masalah tersebut. Excel direka untuk pengguna tunggal dan mempunyai kandungan yang agak statik.

Perbezaan antara Microsoft Excel dan Microsoft Access

1. Excel berfungsi dengan jadual data, Access berfungsi dengan pangkalan data jadual.

2. Lakukan pertanyaan yang lebih kompleks dalam Access.

3. Excel ialah koleksi data bukan perkaitan, Akses adalah perkaitan.

4. Pengecam unik Excel bergantung pada nama lajur dan baris; dalam Access, kunci pengenalan adalah autonomi.

5. Akses direka bentuk untuk berfungsi dengan jumlah data yang besar.

6. Excel berfungsi terutamanya dengan data berangka.

7. Kerja berbilang pengguna tersedia dalam Access.

Objek Microsoft Access

Microsoft Access memanggil apa sahaja yang boleh mempunyai nama (dalam pengertian Access). Dalam pangkalan data Access, objek utama ialah jadual, pertanyaan, borang, laporan, makro dan modul. Dalam DBMS lain, sebagai peraturan, istilah pangkalan data biasanya merujuk hanya kepada fail di mana data disimpan. Di Microsoft Pangkalan akses data termasuk semua objek yang dikaitkan dengan data yang disimpan, termasuk objek yang ditakrifkan untuk mengautomasikan kerja dengannya. Di bawah ialah senarai objek pangkalan data Access utama.

1. Jadual. Objek yang ditakrifkan dan digunakan untuk menyimpan data. Setiap jadual mengandungi maklumat tentang objek jenis tertentu, contohnya tentang pelanggan. Jadual mengandungi medan (lajur) yang menyimpan pelbagai jenis data, seperti nama akhir atau alamat pelanggan dan rekod (juga dipanggil baris). Rekod mengandungi semua maklumat tentang objek tertentu (orang, sampel produk, dsb.). Untuk setiap jadual anda boleh tentukan kunci utama(satu atau lebih medan yang mengandungi nilai unik untuk setiap rekod) dan satu atau lebih indeks yang membantu mempercepatkan akses data. Objek ini dalam pangkalan data adalah yang utama.

2. Permintaan. Objek yang membolehkan pengguna mendapatkan semula data yang dikehendaki daripada satu atau lebih jadual. Untuk membuat permintaan, anda boleh menggunakan borang QBE (Query by Sample) atau pernyataan SQL (bahasa berstruktur permintaan). Anda boleh membuat pertanyaan untuk memilih, mengemas kini, memadam atau menambah data. Anda juga boleh menggunakan pertanyaan untuk membuat jadual baharu menggunakan data daripada satu atau lebih jadual sedia ada.

3. Borang. Objek yang bertujuan terutamanya untuk memasukkan data, memaparkannya pada skrin, atau mengawal pengendalian aplikasi. Borang digunakan untuk melaksanakan keperluan pengguna untuk mempersembahkan data daripada pertanyaan atau jadual. Borang juga boleh dicetak. Menggunakan borang, anda boleh menjalankan prosedur makro atau VBA sebagai tindak balas kepada beberapa peristiwa, seperti perubahan dalam nilai data tertentu.

4. Laporan. Objek yang digunakan untuk mencipta dokumen yang kemudiannya boleh dicetak atau dimasukkan ke dalam dokumen dalam aplikasi lain.

5. Makro. Objek yang mewakili perihalan berstruktur bagi satu atau lebih tindakan yang harus diambil oleh Access sebagai tindak balas kepada peristiwa tertentu. Sebagai contoh, anda boleh menentukan makro yang, sebagai tindak balas untuk memilih elemen pada borang utama, membuka borang lain. Menggunakan makro lain, anda boleh menyemak nilai medan tertentu apabila kandungannya berubah. Anda boleh memasukkan dalam makro syarat-syarat tambahan untuk melaksanakan atau tidak melakukan tindakan tertentu yang dinyatakan di dalamnya. Anda juga boleh menjalankan prosedur makro atau VBA lain daripada satu makro.

6. Modul. Objek yang mengandungi atur cara yang ditulis dalam Bahasa visual Asas untuk aplikasi. Modul boleh menjadi objek bebas yang mengandungi fungsi yang boleh dipanggil dari mana-mana dalam aplikasi, tetapi ia juga boleh terus "diikat" pada borang atau laporan individu untuk bertindak balas terhadap perubahan tertentu yang berlaku di dalamnya.

7. Akses halaman. Halaman – berfungsi untuk menyediakan akses kepada data yang terkandung dalam pangkalan data jauh daripada pengguna (contohnya, melalui Internet).

Hubungan konseptual objek Access ditunjukkan dalam Rajah. 2.

nasi. 2 Hubungan antara objek asas dalam Microsoft Access

Medan dan rekod pangkalan data

Dalam pangkalan data, semuanya dibentangkan dalam bentuk jadual, jadi medan adalah lajur dan rekod adalah baris. Padang adalah objek paling mudah pangkalan data yang direka untuk menyimpan nilai parameter objek atau proses sebenar. Medan boleh dicirikan parameter berikut: nama, format data, jenis reka bentuk.

Rekod pangkalan data ialah baris jadual yang mengandungi set nilai harta yang terletak dalam medan pangkalan data.

Mencipta jadual.

Tujuan dan skop permohonan.

Mencipta jadual dalam EXCEL.

bahasa algoritma(contohnya, BASIC, Pascal, C) adalah universal, membolehkan anda menyelesaikan pelbagai masalah yang agak luas.

Pada masa ini, pelbagai pakej telah dibangunkan program aplikasi(PPP), yang direka untuk menyelesaikan pelbagai masalah yang lebih sempit, tetapi lebih mudah dan cekap berbanding dengan bahasa algoritma.

Di antara pelbagai PPP, apa yang dipanggil hamparan atau pemproses meja. Kepada yang paling banyak program popular ET harus dikaitkan dengan Lotus 1-2-3 untuk Windows, Quattro Pro untuk firma Windows Novell dan Microsoft Excel.

Kegunaan utama Excel adalah untuk melakukan pengiraan. Excel menukar skrin komputer anda menjadi hamparan berkuasa yang membolehkan anda menyelesaikan masalah perancangan, perakaunan dan perakaunan statistik, isu ekonomi, dsb. Khususnya, menggunakan hamparan anda boleh menjalankan kunci kira-kira, senarai gaji atau aset material, pengiraan cukai, senarai pesakit dan senarai inventori, serta menyelesaikan masalah lain.

Excel menyediakan ciri-ciri berikut:

¨ tukar hamparan kepada bentuk yang sesuai untuk anda;

¨ melaksanakan sebarang jenis pengiraan jadual;

¨ gabungkan hamparan;

¨ cepat melakukan pengiraan dengan bilangan yang besar;

¨ buat tajuk dan masukkan teks tanpa mengganggu pengiraan;

¨ mencetak laporan yang direka bentuk secara profesional;

¨ masukkan maklumat pelaporan (jadual) ke dalam dokumen lain;

¨ bina gambar rajah, peta, objek grafik.

Setiap jadual dalam EXCEL mempunyai nama Buku 1(2, 3...) dan tiga Liszt. Lajur mendatar jadual ini menunjukkan nama lajur (A, B, C, D...), dan baris menegak menunjukkan penomboran baris

Dalam EXCEL (seperti dalam pangkalan data), anda boleh memadam, menyalin, menampal lajur dengan memilihnya dan mengklik padanya Klik kanan tetikus, kemudian pilih atau dalam menu konteks Padam , atau Sisipkan , atau Salinan (bergantung kepada tindakan yang kita perlukan). Untuk menyalin, mengalihkan atau memadam data daripada berbilang sel serentak, anda mesti memilih sel tersebut dahulu. Anda kemudian boleh melakukan tindakan yang dipilih pada mereka.

Kaedah untuk memilih sel:

¨ mana-mana satu sel dipilih dengan mengklik butang kiri tetikus;

¨ sel bersebelahan (julat) dipilih dengan mengklik sel kiri atas dalam kumpulan yang dipilih dan menyeret penuding tetikus ke arah sel kanan bawah;

¨ untuk memilih sel bukan bersebelahan, klik Kekunci Ctrl, dan sambil menahannya, klik semua sel yang boleh dipilih;

¨ untuk memilih keseluruhan baris atau keseluruhan lajur sel, klik pengepala baris atau lajur yang dipilih;

¨ baris atau lajur bersebelahan dipilih dengan menyeret penuding tetikus ke atas tajuknya;

¨ untuk memilih baris atau lajur bukan bersebelahan, tekan Ctrl dan klik setiap tajuk lajur atau baris yang dipilih.

Sel-sel dilaraskan secara automatik angka Dan teks rakaman (jika notasi berangka kos dalam sebelah kanan, dan untuk teks - di sebelah kiri).

Urutan memasukkan baris dan lajur:

1. Untuk memasukkan satu baris atau satu lajur, pilih sel di sebelah kiri yang anda mahu sisipkan lajur atau di atas yang anda mahu sisipkan satu baris.

Untuk memasukkan berbilang baris atau lajur, anda perlu memilih seberapa banyak lajur atau baris yang anda mahu masukkan. Untuk memasukkan lajur, seret tetikus anda merentasi huruf lajur di bahagian atas lembaran kerja. Untuk memasukkan garisan, seret penuding tetikus merentasi nombor baris. Sebagai contoh, serlahkan dua huruf lajur atau dua nombor baris untuk memasukkan dua baris atau dua lajur.

2. Buka menu Sisipkan .

3. Pilih pasukan Talian atau perintah Kolum .

Excel akan memasukkan baris atau lajur dan mengalihkan baris bersebelahan ke bawah dan lajur bersebelahan ke kanan.

Untuk memadamkan baris atau lajur:

1. Klik nombor baris atau huruf lajur yang ingin anda padamkan. Anda boleh memilih berbilang baris atau lajur dengan menyeret penuding tetikus merentasi nombor baris atau huruf lajur.

2. Buka menu Sunting.

3. Pilih pasukan Padam .

Excel akan memadamkan baris dan lajur dan menamakan semula baris dan lajur yang tinggal secara berurutan. Semua rujukan sel dalam formula dan nama dalam formula akan berubah dengan sewajarnya.

Untuk membetulkan tajuk lajur dan baris, lakukan tindakan berikut:

1. Klik sel di sebelah kanan pengepala baris dan/atau di bawah pengepala lajur yang anda mahu bekukan. Sel akan diserlahkan.

2. Buka menu Tingkap dan pilih pasukan Untuk membaiki kawasan .

Dengan menggerakkan kursor di sekeliling dokumen, pastikan tajuk baris dan/atau lajur kekal di tempatnya. Ini memberi anda peluang untuk melihat data di bahagian lain lembaran kerja tanpa melupakan perkara yang diwakili oleh data yang disematkan.

Untuk menyahsemat, buka menu sekali lagi Tingkap dan pilih pasukan Buka kunci kawasan.

Sambungan antara ACCESS dan EXCEL ialah anda boleh memindahkan jadual (atau menyalin) daripada pangkalan data ke EXCEL. Ini sangat perlu, kerana kami tidak akan dapat mengira jumlah dan fungsi lain dalam pangkalan data (kami perlu mencipta hamparan baharu dalam EXCEL, dan ini akan membuang masa tambahan).

Untuk menggerakkan kita Jadual 1 dari DB ke Buku 1, lakukan perkara berikut: klik kanan pada Jadual 1, dalam menu konteks pilih Salinan , buka yang bersih Lembaran buku kami dan juga pilih dalam menu konteks Sisipkan .

Selepas itu kami masukkan kami Jadual 1 ke dalam sel helaian kami. Sudah tentu, jadual ini akan kelihatan hodoh (dalam erti kata ia tidak mengikut skala sel), jadi kita perlu mengeditnya menggunakan kaedah di atas (Lihat 4).

Bahagian 6. Kaedah untuk memindahkan jadual daripada pakej aplikasi Akses program dalam pakej aplikasi program Excel.

Semasa bekerja, anda selalunya perlu memindahkan data daripada Access ke Excel. Terdapat 2 kaedah pemindahan:

Kaedah pertama:

1. Terbuka asas yang diperlukan data – “Lembaran asli”.

2. Pilih tab “Jadual” dan jadual yang diperlukan- "Lembaran semula jadi".

3. Pilih secara berurutan: Alat → Sambungan Pejabat → Analisis dalam MS Excel.

4. Selepas ini, komputer secara automatik melancarkan Excel dan memasukkan jadual.

Kaedah kedua:

1. Buka pangkalan data yang diperlukan - "Helaian Asli".

2. Pilih jadual "Lembaran asli".

3. Buka meja.

4. Salin ke papan keratan.

5. Buka Excel.

6. Masukkan ke dalam daun baru dari papan keratan meja yang terkandung di sana.

Akibatnya, kita melihat jadual siap dalam yang baharu Helaian Excel

Bahagian 7. Urutan penyuntingan NL dalam Excel.

Jadual yang telah dialihkan daripada pakej aplikasi Access ke pakej aplikasi Excel perlu diedit.

Untuk memasukkan baris yang hilang, saya memilih baris yang sebelum itu saya ingin memasukkan satu lagi dan klik kanan pada baris tersebut. Saya pilih "Tambah Sel". Jadi saya menambah baris untuk membuat pengepala "Helaian Asli".

Untuk mengekalkan teks di tengah dalam pengepala lajur jadual, saya memilih sel dan dalam kotak dialog Format Sel, klik tab Penjajaran. Daripada jadual pemformatan, saya memilih "Penjajaran Pusat".

Saya juga memilih Word Wrap untuk memastikan bahawa teks dalam tajuk sesuai sepenuhnya dalam sel.

Untuk memasukkan teks ke dalam pengepala lajur dan data di dalamnya, saya memilih Merge Cells. Ini membolehkan anda membuat satu daripada beberapa sel di mana data akan dimuatkan.

Untuk menukar kandungan sel, saya klik dua kali pada sel yang kandungannya ingin saya ubah. Saya menukar data dan tekan kekunci Enter. Untuk membatalkan perubahan, saya tekan kekunci "Esc".

Untuk memberikan data yang dipindahkan daripada Access rupa jadual, anda perlu menentukan sempadan. Untuk melakukan ini, saya memilih kawasan di mana saya ingin menetapkan sempadan dan dalam menu "Format" → "Sel...", pilih tab "Sempadan". Di sana saya memilih warna dan ketebalan sempadan luaran dan dalaman.

Untuk mengedit kandungan sel, saya mengklik padanya dan menaip teks yang diperlukan. Buat perubahan kepada teks sedia ada Saya boleh dengan mengklik dan menyerlahkan bahagiannya yang perlu diubah.

Untuk memadam data dengan cepat daripada sel, saya meletakkan kursor padanya, klik kanan dan pilih pilihan Kosongkan Kandungan. Teknik ini mengalih keluar data sambil membiarkan dimensi sel sama.

7.1 Syarat untuk tugas memproses helaian berskala penuh dalam Excel:

Untuk mengira bilangan tampalan dalam komposisi, saya memilih sel di mana kuantiti akan dikira. Kemudian pada bar alat saya klik butang. Selepas ini, tetingkap "Function Wizard - Step 1 of 2" muncul. Dalam tetingkap ini saya memilih fungsi - COUNT→OK. Selepas mengklik OK, tetingkap Fungsi Argumen muncul. Dalam baris "Nilai 1", saya memasukkan semua sel yang sepadan dengan lajur.

Kemudian saya klik "OK" dan bilangan pengisian dalam komposisi muncul dalam sel yang saya pilih.

Agar helaian Excel memaparkan formula yang saya kira bilangan meterai, saya membuka menu "Alat" → "Pilihan" → "Formula", akibatnya formula muncul dalam sel dengan bilangan meterai: “=COUNT(J4: J23)"

2. Tentukan jumlah jisim kargo bersaiz besar.

Untuk mengira jumlah jisim beban bersaiz besar, saya mula-mula memilih sel yang saya perlukan untuk mendapatkan hasilnya. Kemudian pada bar alat saya klik butang. Selepas ini, tetingkap "Function Wizard - Step 1 of 2" muncul. Dalam tetingkap ini saya memilih fungsi - SUM→OK.

Selepas mengklik OK, tetingkap Fungsi Argumen muncul. Dalam baris "Nombor 1", saya memasukkan semua sel yang sepadan dengan lajur.

Dan saya klik "OK", selepas itu saya mengira jisim beban.

Agar helaian Excel memaparkan formula yang saya kira jumlah jisim kargo bersaiz besar, saya membuka menu "Alat" → "Pilihan" → "Formula", sebagai hasilnya, dalam sel dengan nilai maksimum formula akan muncul: “=SUM(D4:D23)”

3. Tambah lajur untuk panjang bersyarat kereta dan cari panjang bersyarat kereta api.

Setelah menambah panjang bersyarat lajur kereta dan mengisinya, saya mula-mula memilih sel yang saya perlukan untuk mendapatkan hasilnya. Kemudian pada bar alat saya klik butang. Selepas ini, tetingkap "Function Wizard - Step 1 of 2" muncul. Dalam tetingkap ini, saya memilih kategori fungsi - Statistik → SUM → OK. Selepas mengklik OK, tetingkap Fungsi Argumen muncul. Dalam baris "Nombor 1", saya memasukkan semua sel yang sepadan dengan lajur. Kemudian saya klik "OK" dan panjang bersyarat kereta api muncul dalam sel yang saya pilih.

4. Tentukan jisim kasar kereta api itu

Untuk mencari jisim kasar kereta api, saya mula-mula memilih sel yang saya perlukan untuk mendapatkan hasilnya. Kemudian pada bar alat saya klik butang. Selepas ini, tetingkap "Function Wizard - Step 1 of 2" muncul. Dalam tetingkap ini saya memilih fungsi - SUM→OK. Selepas mengklik OK, tetingkap Fungsi Argumen muncul. Dalam baris "Nombor 1", saya memasukkan semua sel yang sepadan dengan lajur Jisim Muatkan. Dan dalam baris "Nombor 2" saya memasukkan sel yang sepadan dengan lajur Pembungkusan Kereta.

Kemudian saya klik "OK" dan jisim kasar kereta api muncul dalam sel yang saya pilih.

Agar helaian Excel memaparkan formula yang saya kira Had Berat kargo, saya membuka menu "Alat" → "Pilihan" → "Formula", akibatnya formula muncul dalam sel dengan Jisim Kasar: "=SUM(N4:N23;O4:O23)"

Kesimpulan:

Sedang berlangsung kerja kursus Saya belajar cara membuat jadual (Pangkalan Data) dalam ACCESS dan hamparan dalam EXCEL.

Dalam ACCESS saya belajar cara membuat laporan dan pertanyaan pelbagai jenis. Saya perhatikan jenis yang lebih baik dan lebih mudah untuk digunakan, dan yang mana tidak. Belajar menyalin, memadam, menampal, menamakan semula Medan dalam jadual.

Dalam EXCEL, selain mencipta jadual, saya belajar cara mengira pelbagai jumlah dan fungsi dalam jadual, dan mempelajari pelbagai kehalusan dalam mengedit dan memformat sel. Saya belajar cara melakukannya semudah mungkin pelbagai operasi. Sama seperti dalam ACCESS, saya belajar menyalin, memadam, menampal Lajur dan Baris.

Saya mempelajari hubungan antara ACCESS dan EXCEL: Saya belajar cara memindahkan jadual daripada pangkalan data ke Buku. Dan juga menyerahkan semua kerja ini untuk dicetak.

Senarai sastera terpakai.

1. Yu. A. Kosoriga "Arahan metodologi".

2. V. A. Rykov "Arahan metodologi".

3. Veronika Mikheeva, Irina Kharitonova "Microsoft Access 2003", BHV-Petersburg, 2004.

4. Joe Habraken "Microsoft Office 2003. Semua dalam satu."

Saya berfikir panjang dan keras sebelum memulakan bahagian ini. Di satu pihak, tapak tentang Excel, apakah kaitan Access dengannya? Sebaliknya mereka perkongsian memberi kelebihan yang tidak dapat dinafikan semasa memproses data:

Keupayaan untuk memproses pangkalan data dengan bilangan rekod yang jauh lebih besar daripada 65536 (had Excel);
- keupayaan untuk membuat jadual terpaut, yang tidak dibenarkan oleh Excel;
- kesederhanaan dan fleksibiliti Excel semasa pemprosesan dipelihara.

Terdapat beberapa situasi di mana perkongsian adalah wajar:

1. Saiz pangkalan data melebihi Keupayaan Excel atau pangkalan data, ialah satu set jadual yang berkaitan, contohnya dalam format DBF. Dalam kes ini, adalah lebih mudah untuk memproses pangkalan data ini dahulu dalam Access, menjana jadual yang diperlukan melalui pertanyaan, dan kemudian mengeksportnya ke Excel dan, jika perlu, teruskan pemprosesan di sana.

2. Laporan yang dijana dalam Access adalah sukar untuk dilaksanakan; anda hanya tidak mempunyai otak yang mencukupi atau ia panjang dan membosankan untuk dilakukan. Anda juga boleh mengeksport data ke Excel dan cuba menjadikannya lebih mudah dan pantas di sana, atau mencipta jadual dalam Excel dan menerima data daripada Access melalui pertanyaan.

3. Kes yang paling penting, menurut sekurang-kurangnya, untuk saya. Katakan anda mempunyai beberapa jenis program khusus, yang membolehkan anda memproses data dan menjana beberapa laporan. Walau bagaimanapun, kehidupan tidak berhenti, keperluan baru muncul, bentuk laporan baru yang perlu dilaksanakan dalam program ini. Adalah baik jika anda membayar wang kepada pengeluar perisian untuk sokongan dan mereka tidak mengenakan bayaran yang banyak untuk borang laporan baharu. Bagaimana jika tiada wang? Kemudian putar sendiri seperti yang anda mahu, sama ada lakukan secara manual atau cipta. Penyelamat anda sedang memuat turun data dalam format yang disokong oleh Access. Jika anda mempunyai ini, anda berada di atas! Anda memuat turun data daripada perisian khusus, membuat sambungan dengan jadual yang dimuat turun, dan kemudian menggunakan pertanyaan untuk menjana laporan yang diperlukan bentuk baru. Jika pangkalan data perisian khusus bukan kiub data jenis Cache, tetapi fail berasingan maka anda tidak perlu memuat turun apa-apa. Hanya wujudkan sambungan dengan fail tersebut yang mengandungi data yang diperlukan. Bagaimana untuk mencari fail sedemikian ialah soalan kedua.

Untuk lebih memahami perkara yang kita bincangkan, mari kita pertimbangkan beberapa contoh berturut-turut.

Mari mulakan dengan mewujudkan sambungan ke data luaran dalam Access. Ia mengenai tepat mengenai sambungan dengan data luaran bukan tentang mengimport data luaran dan itulah sebabnya. Apabila mengimport data luaran, plat diimport ke dalam Access dan jika data luaran telah dikemas kini, ia mesti diimport semula, ini menyusahkan, malah anda boleh melupakannya. Jika sambungan diwujudkan dengan jadual data luaran, maka apabila ia dikemas kini, data dalam Access juga dikemas kini, yang lebih mudah.

Sekali pandang pengguna ringkas DBMS Access adalah serupa dari segi keupayaan dan tujuan kepada program hamparan Microsoft Excel. Tetapi sebenarnya, terdapat perbezaan yang ketara antara aplikasi ini.

Contohnya: apabila bekerja dengan jadual Excel, anda boleh memasukkan sebarang maklumat ke dalam sel jadual, iaitu, anda boleh meletakkan jadual, gambar dan teks pada lembaran kerja. Data yang berbeza boleh dimasukkan ke dalam satu lajur. Jadual dalam Access berbeza daripada jadual Excel kerana ia mempunyai jenis data yang ditentukan untuk setiap medan dalam rekod, oleh itu adalah tidak mungkin untuk meletakkan satu lajur jadual dalam garisan yang berbeza masukkan pelbagai jenis data. Akses membolehkan anda memasukkan data ke dalam jadual dan mengawal ketepatan data yang dimasukkan dengan menetapkan peraturan pengesahan terus pada peringkat jadual.

Oleh itu, tidak kira bagaimana data dimasukkan (terus ke dalam jadual, melalui borang skrin, pada halaman akses data), Access tidak akan menyimpan dalam rekod data yang tidak memenuhi peraturan yang ditetapkan. Jadual Excel mudah digunakan apabila ia mengandungi sebilangan kecil baris. Sebaliknya, jadual pangkalan data boleh mengandungi sejumlah besar rekod, menyediakan cara mudah untuk mendapatkan semula daripada set ini maklumat yang diperlukan. Jika anda menyimpan data yang diperlukan dalam dokumen Word dan hamparan, maka apabila jumlah maklumat meningkat, anda boleh keliru dalam sejumlah besar fail.

Seterusnya, Access membolehkan anda menyimpan semua data dalam satu fail dan mengakses halaman data mengikut halaman. Ia juga boleh diperhatikan bahawa dalam Access adalah mungkin untuk membuat sambungan antara jadual, ini membolehkan anda menggunakan data dari jadual yang berbeza, manakala bagi pengguna ia akan dibentangkan dalam satu jadual, sebaliknya, sukar untuk melaksanakan sesuatu yang serupa menggunakan hamparan.

Dengan mewujudkan pautan antara jadual berasingan, Access mengelakkan pertindihan data yang tidak perlu, menjimatkan memori komputer dan meningkatkan ketepatan dan kelajuan pemprosesan maklumat. Untuk menjalankan tindakan sedemikian, jadual yang mengandungi data berulang dibahagikan kepada beberapa jadual. Excel membenarkan beberapa orang bekerja dengan satu dokumen, tetapi keupayaan ini sangat terhad, dan seterusnya, Access boleh menyokong kerja serentak dengan pangkalan data lima puluh pengguna dan dijamin bahawa semua pengguna akan bekerja dengan data terkini.

Akses mempunyai sistem perlindungan yang dibangunkan terhadap akses yang tidak diingini dan tidak dibenarkan, membenarkan setiap pengguna atau kumpulan untuk melihat dan menukar hanya objek yang dia telah diberikan hak oleh pentadbir, sebagai contoh, anda boleh melarang penggunaan arahan tertentu dari menu , perubahan dalam jadual atau borang data, membuka borang tertentu Kartygin S.A. Access 2000. Panduan Pengguna dengan contoh. M.: Makmal pengetahuan asas, 2000. 136 ms. Hamparan mungkin membenarkan anda melindungi data dengan kata laluan atau membenarkan melihat data, tetapi alatan ini masih lebih mudah.

DBMS Akses digunakan apabila tugas aplikasi memerlukan pemprosesan dan menyimpan pelbagai maklumat tentang sejumlah besar objek dan membenarkan mod berbilang pengguna. Contohnya ialah tugas menyimpan rekod gudang; Jadual Excel boleh menjadi cara yang mudah untuk menyimpan jumlah data jadual yang terhad dengan keupayaan yang luas untuk melakukan pengiraan dan analisis data. Biasanya, dokumen Excel adalah bertujuan untuk kegunaan individu.