· 3.5. Teknologi maklumat dan sistem kawalan

Kualiti pengurusan ditentukan oleh kriteria tertentu, peraturan membuat keputusan dan maklumat yang digunakan. Keadaan ini atau keadaan yang dilalui oleh perusahaan apabila menjalankan aktivitinya dalam pasaran menimbulkan tugas yang sepadan untuk pengurus dan memerlukannya membuat keputusan yang mencukupi. Keputusan ini mungkin melibatkan kedua-dua perubahan dalam matlamat yang dihadapi organisasi dan cara untuk mencapainya. Ini disebabkan oleh fakta bahawa perusahaan terdedah kepada pengaruh persekitarannya dan terpaksa menyesuaikan diri dengannya menggunakan maklum balas. Oleh itu, setiap keputusan pengurusan adalah hasil daripada pengurus yang mengusahakan pengaruh maklum balas. Pembuatan keputusan dijalankan terutamanya oleh pengurus yang diberi kuasa, berdasarkan analisis maklumat. Oleh itu, teknologi pengurusan adalah berdasarkan proses pemprosesan maklumat (teknologi maklumat) dan prosedur membuat keputusan berdasarkannya.

Pengurusan teknologi maklumat

Matlamat teknologi maklumat pengurusan adalah untuk memenuhi keperluan maklumat semua pekerja syarikat, tanpa pengecualian, yang berurusan dengan pemprosesan maklumat untuk membuat keputusan pengurusan tertentu. Ia boleh berguna di mana-mana peringkat pengurusan.

Teknologi ini direka untuk bekerja dalam persekitaran sistem informasi pengurusan dan digunakan apabila tugas yang diselesaikan tidak berstruktur dengan baik, jika dibandingkan dengan tugas yang diselesaikan menggunakan teknologi maklumat untuk pemprosesan data.

Dalam kebanyakan kes, pengurusan IT bertujuan untuk mencipta laporan pelbagai jenis.

Jenis-jenis laporan

· biasalaporan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan yang menentukan masa penciptaannya, sebagai contoh, analisis bulanan pelaksanaan rancangan pengeluaran.

· istimewalaporan dibuat atas permintaan khas daripada pengurus atau apabila sesuatu yang tidak dirancang berlaku di perusahaan.

Kedua-dua jenis laporan boleh berbentuk laporan sumatif, perbandingan dan kecemasan.

Borang laporan

· menjumlahkanlaporan - data digabungkan ke dalam kumpulan berasingan, diisih dan dibentangkan dalam bentuk jumlah pertengahan dan akhir untuk medan individu;

· perbandinganlaporan - mengandungi data yang diperoleh daripada pelbagai sumber atau dikelaskan mengikut pelbagai ciri dan digunakan untuk tujuan perbandingan;

· kecemasanlaporan - mengandungi data yang bersifat luar biasa (kecemasan).

Penggunaan laporan untuk menyokong pengurusan ternyata amat berkesan apabila melaksanakan pengurusan sisihan, yang menganggap bahawa kandungan utama data yang diterima oleh pengurus haruslah penyelewengan keadaan aktiviti ekonomi syarikat daripada beberapa piawaian yang ditetapkan (contohnya, daripada keadaan yang dirancang). Apabila menggunakan prinsip pengurusan sisihan di syarikat, keperluan berikut dikenakan ke atas laporan yang dibuat.

Keperluan pelaporan

· laporan hanya boleh dijana apabila penyelewengan telah berlaku;

· maklumat dalam laporan hendaklah diisih mengikut nilai penunjuk kritikal untuk sisihan tertentu;

· Adalah dinasihatkan untuk menunjukkan semua penyelewengan bersama-sama supaya pengurus dapat memahami hubungan antara mereka;

· Laporan mesti menunjukkan sisihan kuantitatif daripada norma.

Komponen utama teknologi maklumat pengurusan ditunjukkan dalam rajah.

· maklumat input datang daripada sistem peringkat operasi

· maklumat output dijana dalam bentuk laporan pengurusan dalam bentuk yang sesuai untuk membuat keputusan

· Kandungan pangkalan data, menggunakan perisian yang sesuai, ditukar kepada laporan berkala dan ad hoc yang dihantar kepada pakar yang terlibat dalam membuat keputusan dalam organisasi. Pangkalan data yang digunakan untuk mendapatkan maklumat yang ditentukan, mesti terdiri daripada dua elemen:

· data terkumpul berdasarkan penilaian operasi yang dijalankan oleh syarikat;

· rancangan, piawaian, belanjawan dan lain-lain dokumen peraturan, mentakrifkan keadaan yang dirancang bagi objek pengurusan (bahagian syarikat).

Sistem Maklumat Pengurusan (MIS)

IC Kawalan (MCI) - ini adalah kelas khas sistem analisis, mewakili penyelesaian akhir untuk pengurus dan penganalisis. Dari segi sejarah, asas teknologi untuk melaksanakan sistem sedemikian berbeza dengan ketara. Sebahagian daripada mereka dibina di atas alat analisis moden, yang lain - menggunakan teknologi maklumat asas. MIS sesuai untuk memenuhi keperluan maklumat yang serupa bagi pekerja unit fungsian yang berbeza atau tahap pengurusan perusahaan. Maklumat yang mereka berikan mengandungi maklumat tentang masa lalu, masa kini dan masa depan yang mungkin. Maklumat ini berbentuk laporan pengurusan biasa atau khas.

Untuk memudahkan pengemudian sistem ini, 3 klasifikasi diperkenalkan

Pengelasan

· mengikut jenis masalah yang diselesaikan,

· mengikut skala masalah yang diselesaikan,

· mengenai pembinaan teknologi.

Untuk membuat keputusan di peringkat kawalan pengurusan, maklumat mesti dibentangkan dalam bentuk agregat supaya trend dalam perubahan data, punca penyelewengan dan penyelesaian yang mungkin dapat dilihat. Pada peringkat ini, tugas pemprosesan data berikut diselesaikan:

Tugas pemprosesan data

· penilaian keadaan yang dirancang bagi objek kawalan;

· penilaian penyelewengan dari keadaan yang dirancang;

· mengenal pasti punca penyelewengan;

· analisis penyelesaian yang mungkin dan tindakan.

Sistem kawalan automatik maklumat (IACS)

IAS ialah sistem automatik hierarki pelbagai peringkat yang menyediakan automasi yang kompleks pengurusan di semua peringkat dan meliputi keseluruhan kitaran kerja daripada reka bentuk kepada jualan produk. Direka bentuk untuk memastikan fungsi yang cekap bagi objek (sistem) terurus oleh pelaksanaan automatik fungsi yang ditentukan. Tahap automasi fungsi pengurusan ditentukan oleh keperluan pengeluaran dan kemungkinan memformalkan proses pengurusan. Mewujudkan sistem sedemikian adalah sangat sukar, kerana ia memerlukan pendekatan sistematik dari sudut pandangan matlamat utama, contohnya, membuat keuntungan, menakluki pasaran jualan, dll.

Kriteria klasifikasi utama yang menentukan jenis sistem kawalan automatik ialah:

· skop operasi kemudahan - industri, pembinaan, pengangkutan, pertanian, sfera bukan perindustrian, dll.;

· jenis proses terkawal - teknologi, organisasi, ekonomi, dll.;

· peringkat dalam sistem pengurusan - negeri, industri, perindustrian, saintifik atau persatuan perdagangan dan pengeluaran, perusahaan, pengeluaran, bengkel, tapak, unit atau proses teknologi.

Terdapat 6 jenis utama IAS, jenis yang ditentukan oleh tujuan, sumber, sifat penggunaan dan bidang subjek:

Jenis sistem kawalan automatik maklumat (IACS)

Sistem pemprosesan permintaan dialog

(Sistem Pemprosesan Transaksi) - untuk pelaksanaan prosedur semasa, jangka pendek, taktikal, selalunya rutin dan berstruktur ketat dan formal, contohnya, pemprosesan invois, penyata, akaun perakaunan, dokumen gudang, dll.

Sistem sokongan maklumat

(Sistem Pemberian Maklumat) - untuk penyediaan mesej maklumat penggunaan taktikal atau strategik jangka pendek (biasanya), seperti menggunakan data daripada pangkalan data dan prosedur berstruktur dan formal.

Sistem sokongan keputusan

(Sistem Sokongan Keputusan) - untuk analisis (pemodelan) situasi formal sebenar di mana pengurus mesti membuat beberapa keputusan, mungkin selepas mengira pelbagai pilihan potensi tingkah laku sistem (dengan pelbagai parameter sistem); sistem sedemikian digunakan dalam kedua-dua pengurusan jangka pendek dan jangka panjang yang bersifat taktikal atau strategik dalam mod automatik.

Sistem keputusan bersepadu dan boleh diprogramkan

(Sistem Keputusan Berprogram), direka bentuk secara automatik, mengikut kriteria berstruktur dan formal untuk penilaian dan pemilihan (pemilihan) penyelesaian yang dilaksanakan secara program dalam sistem; digunakan dalam kedua-dua pengurusan jangka pendek dan jangka panjang yang bersifat taktikal (strategik).

Sistem pakar

(Sistem Pakar) - sistem perundingan maklumat atau membuat keputusan berdasarkan prosedur berstruktur, selalunya kurang formal, menggunakan pengalaman, gerak hati, i.e. menyokong atau memodelkan kerja pakar, ciri intelektual; sistem digunakan dalam peramalan dan pengurusan operasi jangka panjang dan pendek;

Sistem pintar atau berasaskan pengetahuan

(Sistem Berasaskan Pengetahuan) - sistem untuk menyokong tugas membuat keputusan dalam sistem yang kompleks di mana perlu menggunakan pengetahuan dengan secukupnya julat yang luas, terutamanya dalam sistem yang tidak formal dan tidak berstruktur, sistem kabur dan dengan kriteria membuat keputusan yang tidak jelas; sistem ini adalah paling berkesan dan digunakan untuk mengurangkan masalah pengurusan strategik jangka panjang kepada masalah bersifat taktikal dan jangka pendek, untuk meningkatkan kebolehkawalan, terutamanya dalam keadaan pelbagai kriteria. Tidak seperti sistem pakar, sistem berasaskan pengetahuan selalunya harus mengelakkan prosedur pakar dan heuristik dan menggunakan prosedur kognitif untuk meminimumkan risiko. Di sini pengaruh profesionalisme kakitangan adalah lebih penting, kerana apabila membangunkan sistem sedemikian, kerjasama dan persefahaman bersama diperlukan bukan sahaja pemaju, tetapi juga pengguna dan pengurus, dan proses pembangunan itu sendiri, sebagai peraturan, berlaku secara berulang, penambahbaikan berulang, transformasi beransur-ansur (peralihan) pengetahuan prosedur (bagaimana untuk melakukan ) kepada bukan prosedur, deklaratif (apa yang perlu dilakukan).

IS pengurusan organisasi (ISOU)

IS pengurusan organisasi , juga dikenali di bawah nama lapuk "sistem pengurusan organisasi automatik - ASOU", telah berjaya digunakan selama lebih 20 tahun dalam pelbagai bidang ekonomi. Pada masa ini, evolusi mereka melalui beberapa peringkat, bermula dari sistem mudah pemprosesan data kepada sistem bersepadu yang dibina pada perkakasan moden dan asas perisian. Jenis IC yang menjanjikan dibina di atasnya seni bina pelayan-pelanggan. Mereka dibahagikan kepada dua kumpulan utama: sistem bersepadu dan sangat khusus.

Sistem maklumat korporat

Jenis pertama termasuk sistem maklumat korporat (CIS), yang secara intensif menggantikan sistem kawalan automatik tradisional dalam bidang pengurusan pengeluaran. Mereka menyokong proses perniagaan tertentu perusahaan, melaksanakan fungsi yang paling kritikal; penyusunan dan analisis kunci kira-kira yang disatukan dan laporan analisis, pengurusan kewangan dan kakitangan, kos dan operasi perdagangan dsb., ciri ciri mereka ialah keupayaan untuk bekerja dalam struktur yang diedarkan secara geografi. Di Ukraine, sistem maklumat korporat berikut telah menjadi paling meluas: sistem R/3 SAP AG, sistem GALAXY perbadanan dengan nama yang sama, BAAN-IV dari syarikat Amerika-Belanda Baan, SCALA syarikat Sweden Bestlutsmodeller AB, pakej aplikasi perniagaan program Oracle Permohonan syarikat Amerika Oracle, sistem maklumat AED syarikat Ukraine-Rusia INEC.

Kelas sistem maklumat jenis kedua agak luas. Ini termasuk: sistem maklumat untuk automasi aktiviti perbankan, sistem maklumat dalam statistik, sistem maklumat untuk kewangan dan perakaunan (contohnya, ІС, FinExpert, SoNet), sistem maklumat dalam pemasaran, sistem maklumat dalam pengurusan pelaburan (contohnya, Pakar Projek) dan lain-lain. Perlu diingatkan bahawa bilangan jenis sistem tersebut sentiasa meningkat, dan julatnya kefungsian mereka semakin berkembang.

Direka bentuk untuk mengautomasikan fungsi kakitangan pengurusan. Memandangkan aplikasi terluas dan kepelbagaian kelas sistem ini, mana-mana IS sering difahami dalam tafsiran ini. Kelas ini termasuk sistem kawalan untuk kedua-dua syarikat perindustrian dan kemudahan bukan perindustrian: hotel, bank, syarikat perdagangan, dsb.

Fungsi utama sistem tersebut ialah : kawalan dan kawal selia operasi, perakaunan dan analisis operasi, perancangan jangka panjang dan operasi, perakaunan, pengurusan jualan dan bekalan serta tugas ekonomi dan organisasi yang lain.

Kebanyakan sistem jenis ini muncul pada permulaan tahun 90-an, apabila, dengan kebebasan yang lebih besar dalam menjalankan perniagaan, perusahaan dan firma mula berfikir tentang pengkomputeran. Disebabkan oleh sebab objektif ekonomi pasaran, perusahaan perdagangan dan perkhidmatan adalah yang pertama memperuntukkan sumber kewangan yang diperlukan. Industri ini ketinggalan dengan ketara disebabkan kitaran modal yang lebih panjang dan banyak sebab lain.

Hampir semua sistem maklumat domestik mula berkembang sebagai sistem perakaunan perakaunan. Ramai daripada mereka terus kekal sebagai perakaunan semata-mata, membolehkan anda mengautomasikan satu atau lebih fungsi perusahaan, tetapi tanpa memberikan gambaran holistik untuk pengurusan. Automasi fungsi berasingan perusahaan, seperti perakaunan atau penjualan produk siap, membolehkan pengurus pertengahan menganalisis hasil kerja mereka.

Teknologi maklumat ialah satu set kaedah, kaedah dan perisian serta perkakasan yang digabungkan ke dalam rantaian teknologi yang memastikan pelaksanaan proses maklumat untuk meningkatkan kebolehpercayaan dan kecekapannya serta mengurangkan keamatan buruh menggunakan sumber maklumat.

Teknologi maklumat dalam pengurusan ialah satu set kaedah untuk memproses data sumber yang berbeza menjadi maklumat yang boleh dipercayai dan tepat pada masanya untuk mekanisme membuat keputusan menggunakan perkakasan dan persekitaran perisian stv untuk mencapai parameter pasaran optimum bagi objek terurus.

Tujuan teknologi maklumat ialah penghasilan maklumat untuk analisis manusia dan membuat keputusan berdasarkannya untuk melakukan sebarang tindakan.

Alat teknologi maklumat ialah: pemproses perkataan; sistem penerbitan; hamparan; sistem pengurusan pangkalan data; kalendar elektronik; Sistem maklumat tujuan berfungsi(kewangan, perakaunan, pemasaran, dsb.) dan alatan lain.

Jenis utama teknologi maklumat dalam pengurusan

Teknologi maklumat untuk pemprosesan data digunakan untuk menyelesaikan tugas yang tersusun dengan baik pada tahap melaksanakan aktiviti kakitangan berkemahiran rendah untuk mengautomasikan operasi kerja pengurusan yang sentiasa berulang.

Teknologi maklumat pengurusan digunakan untuk menyediakan perkhidmatan maklumat kepada semua pekerja organisasi yang berkaitan dengan membuat keputusan pengurusan.

Pelengkap teknologi maklumat pejabat automatik sistem sedia ada komunikasi antara kakitangan perusahaan dalam persekitaran berasaskan rangkaian komputer dan lain-lain cara moden penghantaran dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi maklumat sokongan keputusan direka bentuk untuk membangunkan keputusan pengurusan dan membolehkan anda mengautomasikan proses membuat keputusan dan pilihan alternatif.

Teknologi maklumat sistem pakar membolehkan pengurus menerima nasihat tentang masalah mengenai maklumat yang telah terkumpul dalam sistem ini.

Untuk membangunkan tindakan kawalan yang berkesan dalam organisasi, adalah perlu untuk mencipta algoritma kawalan yang sesuai dan memproses sejumlah besar pelbagai maklumat. Untuk mengurangkan atau menghapuskan sepenuhnya tahap penyertaan manusia dalam pelaksanaan fungsi pengurusan tertentu, adalah perlu untuk mewujudkan sistem automatik pengurusan.

Sistem pengurusan automatik ialah satu set tindakan dan langkah yang bersifat teknikal, organisasi dan ekonomi, yang direka untuk mendapatkan maklumat terhasil yang diperlukan untuk perkhidmatan maklumat kepada pakar dan pengoptimuman proses pengurusan dalam pelbagai bidang organisasi. Ia terdiri daripada beberapa komponen:

alat kawalan;

maklumat teknikal dan ekonomi;

kaedah dan cara memproses maklumat ini.

Dengan penggunaan gabungan unsur-unsur di atas dalam proses maklumat pengurusan teknologi maklumat automatik sedang dibentuk.

Struktur teknologi ini terdiri daripada prosedur berikut:

1) pengumpulan dan pendaftaran data (berlaku apabila melakukan pelbagai operasi perniagaan dan pengurusan);

2) pemindahan maklumat (dijalankan cara yang berbeza menggunakan alat komunikasi);

3) pengekodan mesin (pembentukan maklumat dalam dalam format elektronik dengan memasukkan maklumat utama dan memprosesnya);

4) pemprosesan maklumat (dihasilkan menggunakan pelbagai perisian, akibatnya, ringkasan hasil dijana, yang dipaparkan pada skrin atau kertas);

5) penyimpanan dan pengumpulan maklumat (dijalankan dalam pangkalan data maklumat (bank data) pada media komputer dalam bentuk tatasusunan maklumat);

6) mencari maklumat (iaitu, memilih data yang diperlukan; dilakukan secara automatik menggunakan perisian berdasarkan permintaan yang disusun oleh pengguna);

7) membuat keputusan (dijalankan oleh pakar berdasarkan analisis menyeluruh maklumat yang dihasilkan).

Oleh itu, penggunaan teknologi maklumat meningkatkan kecekapan sistem pengurusan dengan ketara. Pada masa ini terdapat peningkatan dalam produktiviti kelengkapan komputer, pembangunan rangkaian komunikasi dan telekomunikasi, sistem bersepadu sedang ditambah baik kawalan automatik organisasi.

Teknologi maklumat moden untuk pengurusan perusahaan adalah proses yang terdiri daripada peraturan yang dikawal dengan jelas untuk melaksanakan operasi maklumat dalam sistem maklumat entiti ekonomi untuk membuat keputusan pengurusan yang optimum, yang dikaitkan dengan fungsi utama mana-mana perusahaan - pengeluaran produk siap untuk mendapatkan hasil ekonomi daripada penjualan produk ini

Tugas penting sistem maklumat dalam pengurusan ialah;

Pengurusan dokumen. Pada masa ini, sebahagian besar maklumat datang kepada syarikat dan disimpan di sini dalam bentuk media kertas. Tugas timbul untuk menguruskan aliran dokumen, kedua-dua dalam syarikat dan untuk memastikan hubungan luarnya. Tugas itu rumit oleh fakta bahawa, sebagai peraturan, maklumat mempunyai bentuk persembahan yang berbeza - teks, graf, data jadual, dll.

Kami boleh merumuskan tugas utama yang dilakukan oleh sistem pengurusan dokumen di setiap stesen kerja automatik:

1. Manual:

o melihat maklumat dalam pangkalan data;

o mengeluarkan arahan (arahan) dan memantau pelaksanaannya.

2. Perkhidmatan dan bahagian:

o melihat dan menyunting maklumat dalam pangkalan data;

o penyediaan laporan;

o penyediaan memo;

o penyediaan surat-menyurat keluar.

3. Urusetia:

o pendaftaran surat-menyurat masuk;

o pendaftaran dan penghantaran surat-menyurat keluar;

o memasukkan dokumen ke dalam pangkalan data;

o penghantaran dokumen ke arkib.

4. Pentadbir pangkalan data:

o pendaftaran pengguna sistem maklumat;

o menetapkan hak akses kepada pangkalan data individu;

o penghantaran dokumen ke arkib.

Pengurusan Personel. Salah satu sumber utama yang digunakan oleh sesebuah syarikat dalam proses aktiviti komersial ialah sumber manusia. Oleh itu salah satu daripada tugas penting ialah pengurusan struktur perusahaan, jadual kakitangannya, kakitangan dan penempatan dengan kakitangan untuk gaji.

Perakaunan. Untuk pengurusan yang berkesan syarikat dan penilaian kos, adalah perlu untuk menjalankan semua operasi perakaunan dalam masa nyata, dalam bahagian analisis dan sintetik:

· perakaunan operasi perbankan;

· perakaunan transaksi tunai dan penyelesaian dengan orang yang bertanggungjawab;

· perakaunan aset tetap;

· perakaunan pergerakan aset material dan perakaunan gudang;

· perakaunan disatukan dan pelaporan standard, dsb.

Pengurusan bekalan. Untuk meningkatkan keuntungan syarikat, adalah penting untuk mengatur proses pembekalan dengan betul. Anda boleh membuat keputusan untuk membeli barangan atau bahan daripada pembekal tertentu hanya jika anda mempunyai maklumat lengkap tentang rakan niaga itu, versi berbeza senarai harga dengan pilihan untuk harga borong asas dan lain-lain, syarat penghantaran, serta maklumat yang boleh dipercayai tentang kualiti barangan.

Pengurusan jualan. Proses jualan melengkapkan pusing ganti aset ekonomi syarikat. Jumlah keuntungan dan tahap keuntungan secara langsung bergantung kepada jumlah jualan.

Pengurusan kewangan. Memandangkan aliran tunai firma adalah proses yang berterusan, CFO memerlukan sistem untuk mengenal pasti sumber dan penggunaan tunai, menyediakan kunci kira-kira percubaan dan penyata pendapatan, dan menganalisis kesan pelbagai penyelesaian mengenai keadaan kewangan masa hadapan syarikat. Sistem ini juga harus memastikan analisis yang komprehensif mengenai aktiviti syarikat, penyediaan keputusan pengurusan operasi dan strategik untuk menguruskan kos dan hasil aktiviti perdagangan dan kewangan.

Organisasi rangkaian komputer tempatan dan pemilihan satu set cara teknikal (CTS) untuk mencipta teknologi maklumat untuk pengurusan syarikat adalah berdasarkan keperluan kebolehpercayaan, percabangan (kejauhan), kelajuan, keselamatan maklumat, fleksibiliti struktur, saiz pangkalan maklumat data, ciri perisian yang digunakan dengan pengecilan tertentu kos modal untuk pemerolehan CTS dan operasinya.

Ketersediaan LAN (local jaringan komputer) mewujudkan peluang baharu secara asasnya untuk pengguna yang bersifat bersepadu. Aliran dokumen automatik diatur, pelbagai susunan maklumat pengurusan, komersial dan lain-lain dicipta tujuan am dan secara peribadi menggunakan sumber pengkomputeran rangkaian, dan bukan hanya komputer yang berasingan. Peluang untuk digunakan muncul pelbagai cara atau alat untuk menyelesaikan masalah tertentu, bermakna grafik komputer, penyediaan laporan, penyata, laporan, penerbitan dan dokumen lain.

Bekerja pada LAN untuk mencipta dan berkongsi dokumen membolehkan anda mengurangkan bilangan dokumen kertas. Seni bina ini membolehkan anda menyusun teknologi tanpa kertas dalam mod pejabat elektronik.

Tempat kerja syarikat mesti mengeluarkan semula semua syarat kawal selia untuk penciptaan dan pemprosesan dokumen dengan pasti - daripada pendaftaran dan organisasi laluan pemprosesan hingga merekodkan penerimaan keputusan pengurusan yang optimum. Lazimnya, sistem sedemikian beroperasi berdasarkan prosedur yang teratur ketat di stesen kerja tertentu, disambungkan ke aliran laluan untuk menghantar maklumat dari satu stesen kerja automatik ke stesen kerja yang lain melalui pengangkutan fail - dokumen.

Keunikan produk dan teknologi perisian baharu merumitkan reka bentuk dan penggunaan rangkaian perusahaan. Trend yang semakin meningkat ke arah pemusatan sumber maklumat, kelas baharu perisian aplikasi dan prinsip penggunaannya, perubahan dalam kuantitatif dan ciri kualiti aliran maklumat, peningkatan dalam bilangan pengguna serentak dan platform pengkomputeran yang lebih berkuasa - semua faktor ini mesti diambil kira semasa mereka bentuk rangkaian korporat.

Kecekapan

Untuk menganalisis dan menilai keberkesanan teknologi maklumat, terdapat nombor besar pelbagai kaedah dan teknik, dibina menggunakan banyak kriteria dan pendekatan konseptual yang berbeza. Seperti yang ditunjukkan oleh statistik, kebanyakan kaedah adalah rumit dan sukar untuk digunakan dalam amalan, tahap objektiviti mereka dan kos permohonan mereka berbeza dengan ketara. Pilihan kaedah untuk menilai keberkesanan IT adalah rumit oleh fakta bahawa tidak selalu jelas jenis keberkesanan yang perlu dititikberatkan: organisasi, komersial, sosial atau lain-lain.

Teknologi maklumat dari jenis yang sama boleh membawa kesan berbeza yang mempunyai kepentingan yang tidak sama untuk kumpulan pengguna yang berbeza yang berminat dalam pelaksanaan IT. Saiz kesan ditentukan oleh jangkaan keberkesanan IT, ditunjukkan oleh:

Dari segi produk, misalnya, dalam meningkatkan kualiti dan meningkatkan rangkaian produk yang dihasilkan produk maklumat dan perkhidmatan;

Teknologi (peningkatan produktiviti buruh);

Berfungsi (meningkatkan kecekapan pengurusan, mengoptimumkan struktur organisasi);

Sosial (meningkatkan kualiti perkhidmatan dan memperbaiki keadaan kerja).

Mari kita pertimbangkan jenis utama kesan yang diperoleh hasil daripada memperkenalkan IT ke dalam perpustakaan..

Kesan ekonomi biasanya membawa kepada penjimatan buruh, bahan atau sumber asli, membolehkan peningkatan dalam pengeluaran cara pengeluaran, barangan pengguna dan perkhidmatan yang menerima penilaian; dicapai dengan meminimumkan kos pelaksanaan dan penggunaan IT. Oleh itu, keberkesanan IT ditentukan oleh keupayaan khusus mereka untuk menjimatkan jumlah buruh, masa, sumber dan wang yang sesuai bagi setiap unit semua yang diperlukan dan dijangka. kesan berfaedah produk yang dicipta, sistem teknikal, struktur.

Kesan teknologi pelaksanaan IT boleh dinilai melalui potensi kesan ekonomi. Ia dikaitkan, sebagai peraturan, dengan organisasi dalaman buruh dan diukur mengikut penunjuk kos standard. Magnitud kesan teknologi dinilai dengan membandingkan ciri produktiviti buruh, output untuk proses atau operasi individu apabila menggunakan cara teknikal, algoritma dan program baru.

Kriteria untuk menilai kesan jenis ini boleh menjadi kebolehkilangan, kebaharuan, kebolehpercayaan, kesederhanaan, fleksibiliti, peningkatan produktiviti buruh, dll. Kesan teknologi dicapai dengan kehadiran yang maju. peraturan teknologi, kaedah, piawai, peraturan, arahan yang membantu meningkatkan parameter teknikal dan operasi IT.

Kesan sosial dipertimbangkan dalam bentuk hasil yang menyumbang kepada kepuasan keperluan manusia dan masyarakat, yang paling kerap tidak menerima penilaian kewangan (peningkatan kesihatan, peningkatan kemahiran pengguna, kepuasan keperluan estetik, dll.) . Kesan sosial bertujuan untuk menggunakan IT untuk memperbaiki keadaan kerja pekerja, kualiti dan keselesaan perkhidmatan kepada pembaca perpustakaan, pembentukan dan kepuasan keperluan rohani mereka, dan pembangunan personaliti yang harmoni.

Kriteria prestasi IT

1. Keberkesanan ialah tahap di mana sistem mencapai matlamatnya, tahap penyiapan kerja. Untuk mengukur keberkesanan IT, adalah perlu untuk membandingkan tujuan aktiviti dan hasil sebenar.

2. Ekonomi ialah tahap di mana sistem menggunakan perkara-perkara yang "perlu". Ia boleh dinyatakan sebagai perkadaran:

Sumber untuk dimakan

Sumber sebenarnya digunakan

Untuk mencari nilai dalam pengangka, mereka menggunakan anggaran, piawaian, anggaran, ramalan, reka bentuk, dll. Nilai dalam penyebut ditentukan berdasarkan perakaunan, pelaporan, anggaran, dll. Jika pengangka lebih besar daripada penyebut (pekali lebih besar daripada 1), maka kita boleh bercakap tentang kecekapan. Jika tidak (jika pekalinya kurang daripada 1), seseorang boleh, dalam erti kata tertentu, menyatakan bahawa IT adalah tidak ekonomik

3. Kualiti ialah tahap IT memenuhi keperluan, spesifikasi dan jangkaan. Sebagai contoh, antara atribut kualiti perisian terdapat:

kefungsian;

antara muka intuitif;

toleransi kesalahan;

kebolehskalaan

kebolehkonfigurasian semula

mudah alih

kebolehpercayaan;

4. Keuntungan - sebagai peraturan, nisbah antara pendapatan kasar (dalam beberapa kes - anggaran) dan jumlah kos (dalam beberapa kes - perbelanjaan sebenar) dipertimbangkan. Secara tradisinya, keuntungan diukur menggunakan nisbah kewangan.

5. Produktiviti dianggap sebagai nisbah volum produk atau perkhidmatan yang dihasilkan dengan bantuan IT, dijual oleh perpustakaan, kepada kos penciptaan mereka: Ia mencerminkan kecekapan penggunaan sumber (buruh, modal, bahan, tenaga, maklumat) dalam proses aktiviti perpustakaan.

6. Kualiti kehidupan kerja adalah petanda yang menentukan bagaimana orang yang terlibat dalam IT bertindak balas terhadap aspek sosio-teknikal IT ini.

7. Pengenalan inovasi IT ialah proses di mana kita memperoleh barangan dan perkhidmatan baharu yang lebih maju. Perpustakaan yang bertindak balas terhadap arahan kemajuan teknologi kemungkinan besar tidak akan dapat dibangunkan.

8. Kebolehsuaian perpustakaan ialah keupayaan untuk menyesuaikan dan membina semula strategi pengurusan IT dengan secukupnya sebagai tindak balas kepada cabaran persekitarannya.

Keberkesanan penggunaan IT tidak terdiri daripada menetapkan lebih banyak tugas baru dan memperoleh alat mahal yang paling moden. Penggunaan IT yang rasional hendaklah berdasarkan syarat-syarat perkaitan, kecekapan untuk perpustakaan, dan dinilai bukan sahaja daripada nilai mutlak kriteria prestasi dikira, tetapi juga dari sejauh mana IT ini menyumbang kepada peningkatan keadaan semasa, dengan mengambil kira bahawa beberapa manifestasi kesan boleh diukur dengan tepat, manakala dalam kes lain hanya penilaian kualitatif dan pendapat pakar yang mungkin. Hanya dengan pendekatan ini kita boleh bercakap tentang keberkesanan teknologi maklumat.

Teknologi maklumat dalam pengurusan organisasi.

1. Aliran utama dalam pembangunan ITU.

"Pengurusan" digunakan dalam semua bidang aktiviti manusia:

dalam teknologi (kawalan mesin, proses teknikal);

dalam aktiviti pengeluaran dan ekonomi (pengurusan proses pengeluaran).

Matlamat "Pengurusan" adalah untuk meningkatkan kecekapan fungsi jabatan, perusahaan dan organisasi.

Sehubungan dengan keadaan ekonomi, "Pengurusan" mestilah berdasarkan teknologi maklumat moden.

Konsep "teknologi maklumat" boleh ditakrifkan sebagai satu set perisian, perkakasan dan sistem yang menyediakan penyelesaian yang komprehensif dan berkesan kepada pelbagai masalah.

Pengurusan teknologi maklumat- ini adalah kaedah dan cara interaksi antara kawalan dan subsistem pengeluaran terurus berdasarkan penggunaan alat moden.

Alat moden untuk menguruskan medan maklumat bersatu sepanjang keseluruhan kitaran hayat kewujudan organisasi terdiri daripada:

komputer elektronik,

sistem komunikasi dan pengkomputeran,

bank data dan pengetahuan,

perisian dan alat maklumat,

kaedah dan model ekonomi dan matematik,

sistem pakar.

Hari ini, keadaan di kawasan ini dicirikan oleh ketidakpastian yang melampau. Pertama, ini disebabkan oleh peningkatan berterusan dalam volum tawaran teknologi yang memerlukan pelaburan yang tinggi, dan sewajarnya oleh peningkatan pergantungan pada perkhidmatan luar (contohnya, daripada pembekal perisian). Peruntukan dalam syarikat untuk keperluan IT berkembang pada kadar yang lebih pantas daripada kos perusahaan lain. Pada masa yang sama, pengurusan kanan mempunyai sedikit kesedaran tentang keseluruhan kos IT. Oleh itu, keputusan yang cekap oleh pengurusan korporat meliputi hanya kira-kira 5% daripada kos yang berkaitan.

Kedua, peranan IT dalam aktiviti ekonomi banyak perusahaan sedang berubah. Apabila menjalankan proses dalam syarikat, fungsi IT tidak lagi menjadi fungsi tambahan, bertukar menjadi komponen penting produk atau kemudahan pengeluaran. Risiko ekonomi pada masa ini sebahagian besarnya ditentukan oleh risiko dalam bidang ini. Pelaksanaan projek organisasi berprestasi tinggi moden (contohnya, "organisasi maya" tanpa memautkan tapak pengeluaran ke lokasi tertentu secara ketat) memerlukan kegunaan penuh Potensi IT melalui telekomunikasi.

Pertumbuhan pesat kos dalam sektor IT tidak menyumbang kepada penstabilan. Untuk mengawal peningkatan mereka dan mencapai fleksibiliti yang lebih besar dalam menyelesaikan masalah teknologi maklumat, banyak perusahaan menggunakan dua cara. Yang pertama ialah syarikat mewujudkan jabatan teknologi maklumat dalaman yang menawarkan perkhidmatan kepada pasaran bukan firma, dengan itu membuktikan kemungkinan penggunaan kos efektif keupayaannya.

Lebih kerap, perusahaan memilih jalan yang berbeza, apabila kebanyakan kakitangan teknologi maklumat mereka sendiri dipindahkan ke pelupusan anak syarikat yang baru diwujudkan atau usaha sama dengan rakan kongsi teknologi maklumat khusus, yang juga beroperasi secara bebas di pasaran. Sekumpulan kecil pekerja kekal di syarikat induk, yang diberikan fungsi pengurusan maklumat.

Pengurusan atasan mula menyedari kesan penting penyelesaian teknologi maklumat terhadap proses perniagaan itu sendiri dan budaya perusahaan. Oleh itu, beliau berasa semakin kurang bernasib baik dalam erti kata beliau terpaksa menyerahkan isu-isu berkaitan kepada bahagian dalaman atau organisasi luar. Di samping itu, pengalaman pertama perkhidmatan teknologi maklumat bukan syarikat tidak memberikan banyak alasan untuk optimis mengenai keberkesanan menyelesaikan masalah ini. Dalam hal ini, persoalan utama berikut timbul:

apakah sikap kakitangan terkemuka terhadap IT, apakah akibat yang timbul daripada organisasi dan penggunaannya yang lebih cekap dalam pengeluaran barangan dan perkhidmatan baharu;

perkara yang perlu diketahui oleh pengurusan kanan IT firma untuk membuat keputusan yang cekap, terutamanya mengenai pelaburan;

sejauh mana delegasi fungsi dalam bidang IT boleh diterima;

apakah yang sepatutnya menjadi peranan pihak pengurusan atasan dalam mengurus potensi teknologi maklumat.

Terdapat enam kumpulan pemegang kepentingan yang mempengaruhi pembuatan keputusan IT:

pengurusan kanan, yang mesti mengurus IT sebagai keupayaan strategik perusahaan;

pakar carian penyelesaian sistem untuk mengoptimumkan tugas berfungsi khas;

pengurus unit perniagaan individu yang mesti menggunakan IT kerana logik aktiviti perniagaan mereka untuk memenuhi permintaan pelanggan, mengurangkan kos, dsb.;

pengurus perkhidmatan perakaunan dan perakaunan kewangan, jika diperuntukkan oleh struktur organisasi perusahaan:

Pembekal IT yang mesti menawarkan perkhidmatan mengikut ketat dengan pemasangan bermasalah pengguna mereka;

bahagian teknologi maklumat sendiri.

Dalam banyak perusahaan, kumpulan minat sedemikian tidak diiktiraf. Pengurusan kanan sering mewakilkan fungsi berkaitan kepada sekumpulan pengurus, memantau pencapaian beberapa petunjuk tertentu. Penolakan secara sedar pengurusan atasan daripada tanggungjawab mereka membawa kepada pengambilan keputusan yang tidak cekap dan penetapan sasaran yang dirancang tidak realistik. Terdapat juga kekurangan motivasi yang betul dalam bidang ini.

Oleh kerana kepentingan IT yang semakin meningkat dalam memastikan kejayaan sesebuah syarikat, dasar sedemikian tidak boleh diterima. Pengurusan seluruh syarikat kini mesti mencari jawapan kepada dua soalan berikut.

Pertama, adalah perlu untuk menentukan dengan tepat apa sumbangan yang harus diberikan oleh IT kepada proses pengeluaran barangan dan perkhidmatan. Terutamanya tiga aspek patut diberi perhatian di sini: 1) IT sebagai fungsi menyokong proses pengeluaran, contohnya dalam bidang komunikasi atau automasi pengeluaran, serta dalam penjanaan dan pemindahan pengetahuan dan maklumat pengurusan untuk menguruskan operasi perniagaan;

2) IT sebagai bahagian penting produk;

3) IT sebagai alat organisasi untuk mencipta bentuk maya perusahaan.

Kedua, siapa yang harus melaksanakan fungsi yang disenaraikan dan lain-lain. Isu mekanisme penyelarasan untuk jenis perkhidmatan teknologi maklumat tertentu menjadi perhatian. Penyelesaiannya boleh didapati dalam penggunaan bahagian dalam syarikat khusus di atas dan cawangan bukan syarikat. Penyelesaian perantaraan juga boleh dilakukan dalam bentuk mewujudkan pakatan strategik antara bahagian sendiri dan rakan kongsi luar. Dalam dua kes terakhir, perusahaan kehilangan kawalan langsung ke atas potensi teknologi maklumatnya. Perlu diingatkan bahawa perkhidmatan sedemikian hanya boleh berkesan dengan kerjasama yang erat dengan pembekal mereka. Pengurusan seluruh syarikat mesti mencari cara untuk menghapuskan atau mengimbangi kelemahan dalam kerjanya.

1.3. Perubahan fungsi dalam penggunaan IT

Perubahan yang dipertimbangkan dalam keperluan untuk kumpulan minat dalam bidang IT adalah disebabkan oleh dinamik pembangunan perusahaan dan persekitaran luaran. Aspek utama perkembangan ini dan kesannya terhadap peranan IT dalam pengurusan perusahaan adalah seperti berikut.

Desentralisasi dan keperluan maklumat yang semakin meningkat

Tumpuan pada kedekatan maksimum kepada pelanggan memerlukan perusahaan beralih ke struktur mendatar dan terpencar. Pembuatan keputusan di bawah keadaan desentralisasi telah membawa kepada peningkatan mendadak dalam keperluan maklumat mengenai proses pengeluaran barangan dan perkhidmatan. Terdapat keperluan untuk mengenali pihak ketiga yang lebih terperinci dengan keadaan hal ehwal dalam bidang ekonomi yang berkaitan. Dalam persekitaran baharu, penyediaan maklumat dalam semua bidang mesti berfungsi dengan sempurna.

Penggunaan IT direka untuk meratakan kerumitan organisasi perusahaan. Sebelum ini, ini dicapai dengan bergantung pada komputer untuk pengiraan yang rumit dan jumlah pemprosesan dokumentasi yang sangat besar. Sekarang kita bercakap tentang bagaimana kerumitan model hubungan mendatar dan menegak yang semakin meningkat (strukturnya, seterusnya, sentiasa berubah) diperbaiki dengan bantuan teknologi komunikasi baharu.

Sebelum ini, perusahaan memasang sistem pemprosesan yang berkuasa yang menyediakan sejumlah besar laporan digital, berdasarkan aktiviti perniagaan yang kemudiannya diuruskan. Persoalannya sekarang ialah untuk membangunkan teknologi yang membolehkan pengurus dan rakan kongsi mereka sentiasa dimaklumkan tentang peristiwa yang membuat keputusan dalam persekitaran terpencar. Sistem teknologi maklumat baharu seharusnya tidak menyediakan sistem ekonomi yang abstrak, tetapi rakan kongsi khusus yang mengambil bahagian dalam proses ekonomi dalam pelbagai bentuk.

Daripada pemprosesan data melalui sistem maklumat kepada pengurusan pengetahuan

Sudah lama tidak perlu menganggap IT sebagai cara pemprosesan data. Dengan bantuan teknologi ini, adalah perlu untuk mengekstrak maklumat daripada data untuk keperluan pengguna, dan masalah "lebihan maklumat" yang timbul dalam hal ini memerlukan cara besar untuk memilih, memproses selanjutnya dan mengemas kini maklumat. Pada masa yang sama, pertimbangan harus diberikan kepada antara muka yang berdaya maju secara komersial dan pemampatan maklumat dalaman dan luaran, serta pemindahan pengetahuan yang dikongsi antara unit organisasi dan rakan kerjasama.

Perkembangan pesat rangkaian sistem tempatan dengan struktur super-serantau malah antarabangsa membawa kepada pengabaian bidang kerja klasik sains komputer dan penggunaan telekomunikasi yang meluas. Secara organisasi, ini membawa kepada penghapusan sempadan perusahaan. Ia menjadi semakin sukar untuk menentukan di mana ia bermula dan di mana ia berakhir. Penciptaan dan pengendalian struktur komunikasi yang sesuai untuk "perusahaan maya" sedemikian ialah tugas pengurusan maklumat, sama seperti fungsi klasik untuk menyokong proses pengeluaran atau membangunkan produk dan perkhidmatan berasaskan IT. Perkara di sini bukan sahaja dalam memproses maklumat, tetapi juga pengagihan pengetahuan yang rasional.

Di samping itu, organisasi mesti mengambil kira di peringkat profesional semua aspek IT yang baru dan penting. Contohnya ialah persoalan tentang kepentingan teknologi dan ekonomi sistem Internet. Perkhidmatan teknologi maklumat yang memikul tanggungjawab untuk mewujudkan platform di sini di mana latihan psikologi berkelayakan kakitangan, termasuk pengurusan seluruh syarikat, akan dapat dilaksanakan.

Integrasi sistem terdesentralisasi

Pada masa kini, maklumat dalam perusahaan diproses dalam pelbagai jenis sistem. Menjadikannya tersedia secara meluas kepada semua pekerja (serta rakan kongsi luaran) dan dengan itu memudahkan pembuatan keputusan yang kreatif boleh menjadi faktor kejayaan kritikal bagi banyak perniagaan. Pada masa yang sama, integrasi menegak dan mendatar sistem teknologi maklumat yang timbul dalam keadaan desentralisasi nampaknya hampir mustahil. Walau apa pun, dalam bidang IT klasik tidak ada pengalaman dalam hal ini. Namun, integrasi mesti berlaku.

Menetapkan matlamat sedemikian adalah perlu untuk pengurusan kanan mengurus perubahan. Kumpulan integrasi keusahawanan super-industri maya boleh menjadi tuil organisasi dalam mencapai matlamat ini. Mungkin kumpulan sedemikian boleh menguruskan fungsi IT. Matlamat dalam kes ini boleh menjadi pendekatan integrasi kepada proses teknologi, sosial, fungsi dan ekonomi yang saling berkaitan.

Kebergantungan masa hadapan

1. Maklumat sistem dan bermaklumat teknologi V pengurusan kualiti

   Ujian >> Sains komputer, pengaturcaraan

   Maklumat sistem dan bermaklumat teknologi V pengurusan kualiti Maklumat sistem dalam pengurusan kualiti NOP. Adalah diketahui bahawa... pengalaman bertahun-tahun dalam budaya korporat Barat pengurusan Dan organisasi perniagaan. Tanpa pembaharuan yang mendalam...

2. Maklumat teknologi V pengurusan, intipati dan ciri-ciri mereka

   Kerja Kursus >> Pengurusan

   3 1. Maklumat teknologi Dan bermaklumat sistem……………… 4 2. Perhubungan organisasi Dan maklumat sistem……………………….8 3. Jenis maklumat sistem dalam organisasi………………………………… 11 4. Peranan pengurus dan bermaklumat sistem dalam pengurusan……….… . 21 ...

3. Bermaklumat peruntukan sistem pengurusan organisasi menggunakan contoh Perkhidmatan Cukai Persekutuan Magnitogorsk untuk

   Kod >> Pengurusan

   Rangkaian Internet. 1.3 Penambahbaikan bermaklumat peruntukan pengurusan organisasi Semasa pembangunan bermaklumat teknologi lima moden saling berkaitan...

Teknologi maklumat pada masa ini boleh dikelaskan mengikut beberapa ciri, khususnya: kaedah pelaksanaan dalam sistem maklumat, tahap liputan tugas pengurusan, kelas operasi teknologi yang dilaksanakan, jenis antara muka pengguna, pilihan untuk menggunakan rangkaian komputer, dan kawasan subjek yang dihidangkan.

Mari kita pertimbangkan apakah sistem maklumat dan bagaimana ia berkaitan dengan teknologi maklumat.

Pengurusan adalah fungsi yang paling penting, tanpanya aktiviti bermatlamat mana-mana sistem sosio-ekonomi, organisasi dan pengeluaran (perusahaan, organisasi, wilayah) tidak dapat difikirkan.

Sistem yang melaksanakan fungsi kawalan dipanggil sistem kawalan. Fungsi terpenting yang dilaksanakan oleh sistem ini ialah ramalan, perancangan, perakaunan, analisis, kawalan dan pengawalseliaan.

Pengurusan dikaitkan dengan pertukaran maklumat antara komponen sistem, serta sistem dengan persekitaran. Dalam proses pengurusan, maklumat diperoleh tentang keadaan sistem pada setiap saat dalam masa, tentang pencapaian (atau tidak pencapaian) matlamat yang diberikan untuk mempengaruhi sistem dan memastikan pelaksanaan keputusan pengurusan.

Oleh itu, mana-mana sistem pengurusan objek ekonomi mempunyai sistem maklumatnya sendiri, dipanggil sistem maklumat ekonomi.

Sistem maklumat ekonomi ialah satu set aliran dalaman dan luaran komunikasi maklumat langsung dan maklum balas bagi objek ekonomi, kaedah, alat, pakar yang terlibat dalam proses pemprosesan maklumat dan pembangunan keputusan pengurusan.

Sistem maklumat automatik ialah satu set maklumat, kaedah dan model ekonomi dan matematik, teknikal, perisian, alat dan pakar teknologi, direka untuk memproses maklumat dan membuat keputusan pengurusan.

Jadual 1 - Klasifikasi teknologi maklumat

TEKNOLOGI MAKLUMAT	Mengikut kaedah pelaksanaan dalam IS	Tradisional
Teknologi maklumat baharu
Mengikut tahap liputan tugas pengurusan	Pemprosesan data elektronik
Automasi fungsi kawalan
Sokongan keputusan
Pejabat elektronik
Sokongan pakar
Mengikut kelas operasi teknologi yang sedang dilaksanakan	Bekerja dengan editor teks
Bekerja dengan pemproses meja
Bekerja dengan DBMS
Bekerja dengan objek grafik
Sistem multimedia
Sistem hiperteks
Mengikut jenis antara muka pengguna	Kumpulan
Perbualan
Mengikut kaedah pembinaan rangkaian	Tempatan
Pelbagai peringkat
Diedarkan
Mengikut bidang subjek yang dihidangkan	Perakaunan
Aktiviti perbankan
Aktiviti cukai
Aktiviti insurans

Oleh itu, sistem maklumat boleh ditakrifkan dalam istilah teknikal sebagai satu set komponen yang saling berkaitan yang mengumpul, memproses, menyimpan dan mengedarkan maklumat untuk menyokong pembuatan keputusan dan pengurusan dalam sesebuah organisasi. Selain menyokong pembuatan keputusan, penyelarasan dan kawalan, sistem maklumat juga boleh membantu pengurus menganalisis masalah, menjadikan objek kompleks kelihatan dan mencipta produk baharu.

Sistem maklumat mengandungi maklumat tentang orang, tempat dan objek penting dalam organisasi atau dalam persekitaran. Maklumat ialah data yang telah ditukar kepada bentuk yang bermakna dan berguna kepada pengguna. Sebaliknya, data ialah aliran fakta mentah yang mewakili hasil yang ditemui dalam organisasi atau persekitaran fizikal sebelum ia disusun dan ditukar kepada bentuk yang boleh difahami dan digunakan oleh pengguna.

Berdasarkan sumber penerimaan, maklumat boleh dibahagikan kepada luaran dan dalaman. Maklumat luaran terdiri daripada arahan daripada pihak berkuasa tinggi, pelbagai bahan daripada badan kerajaan pusat dan tempatan, dokumen yang diterima daripada organisasi lain dan perusahaan berkaitan. Maklumat dalaman mencerminkan data tentang kemajuan pengeluaran di perusahaan, mengenai pelaksanaan rancangan, mengenai kerja bengkel, kawasan perkhidmatan, dan mengenai pemasaran pengeluaran.

Semua jenis maklumat yang diperlukan untuk pengurusan perusahaan membentuk sistem maklumat. Sistem pengurusan dan sistem maklumat di mana-mana peringkat pengurusan membentuk satu kesatuan. Pengurusan tanpa maklumat adalah mustahil.

Tiga proses dalam sistem maklumat menghasilkan maklumat yang organisasi perlukan untuk membuat keputusan, mengurus, menganalisis masalah, dan mencipta produk atau perkhidmatan baharu—input, pemprosesan dan output. Proses kemasukan merekodkan atau mengumpul maklumat yang tidak disahkan dalam organisasi atau daripada persekitaran luaran. Pemprosesan mengubah bahan mentah ini ke dalam bentuk yang lebih bermakna. Semasa peringkat output, data yang diproses dipindahkan ke kakitangan atau proses di mana ia akan digunakan. Sistem maklumat juga memerlukan maklum balas, iaitu data diproses yang dikembalikan yang diperlukan untuk menyesuaikan elemen organisasi untuk membantu menilai atau membetulkan data yang diproses.

Terdapat sistem maklumat komputer organisasi formal dan tidak formal. Sistem formal bergantung pada data dan prosedur yang diterima dan teratur untuk mengumpul, menyimpan, menghasilkan, mengedar dan menggunakan data tersebut.

Sistem maklumat tidak formal (seperti gosip) adalah berdasarkan perjanjian tersirat dan peraturan tingkah laku tidak bertulis. Tiada peraturan mengenai maklumat itu atau cara ia akan dikumpulkan dan diproses. Sistem sedemikian diperlukan untuk kehidupan organisasi. Mereka mempunyai sedikit kaitan dengan teknologi maklumat.

Walaupun sistem maklumat komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses maklumat yang tidak disahkan ke dalam maklumat yang bermakna, terdapat perbezaan ketara antara komputer dan program komputer, di satu pihak, dan sistem maklumat, di pihak yang lain. Komputer dan program elektronik untuk mereka - asas teknikal, alatan dan bahan sistem maklumat moden. Komputer menyediakan peralatan untuk menyimpan dan menghasilkan maklumat. Program komputer, atau perisian, ialah set manual perkhidmatan yang mengawal pengendalian komputer. Tetapi komputer hanyalah sebahagian daripada sistem maklumat.

Bangunan boleh digunakan sebagai analogi. Bangunan dibina dengan tukul, paku dan kayu, tetapi mereka sendiri tidak membuat rumah. Seni bina, reka bentuk, pemasangan dan semua keputusan tentang cara mencipta elemen juga merupakan sebahagian daripada rumah. Komputer dan program hanyalah alat dan bahan, tetapi ia sendiri tidak dapat menghasilkan maklumat yang diperlukan oleh organisasi. Untuk membayangkan sistem maklumat, seseorang mesti memahami masalah yang mereka reka bentuk, menentukan seni bina, komponen, dan proses organisasi yang akan membawa kepada penyelesaian tersebut. Pengurus hari ini mesti berintegrasi Literasi komputer dengan literasi maklumat sistem.

Dari perspektif perniagaan, sistem maklumat mewakili keputusan organisasi dan pengurusan berdasarkan teknologi maklumat sebagai tindak balas kepada cabaran yang ditimbulkan oleh persekitaran. Mari kita pertimbangkan ungkapan ini kerana ia menekankan aspek organisasi dan sifat sistem maklumat pengurusan. Memahami sistem maklumat tidak bermakna celik komputer; seorang pengurus mesti mempunyai pemahaman yang lebih luas tentang organisasi, pengurusan dan teknologi sistem maklumat dan keupayaan mereka untuk menyediakan penyelesaian kepada masalah dalam persekitaran perniagaan.

Dengan pertumbuhan kuasa teknikal IT, komputer mula bukan sahaja memudahkan kerja manusia, tetapi juga membolehkan mereka melakukan perkara yang mustahil tanpa IT. Disebabkan oleh hakikat bahawa pengurus perlu membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian dan risiko yang besar, keupayaan baru sistem maklumat dengan cepat mula mencari aplikasi dalam perniagaan.

Bercakap tentang peluang IS "baru" dalam pengurusan, adalah lebih adil untuk memanggil sebahagian daripadanya baru kepada kami sahaja. Sebagai contoh, sistem sokongan keputusan telah digunakan di negara maju selama lebih daripada dua dekad, tetapi masih belum meluas di negara kita.

Hari ini, keadaan di kawasan ini dicirikan oleh ketidakpastian yang melampau. Pertama, ini disebabkan oleh peningkatan volum yang berterusan cadangan teknologi, memerlukan pelaburan yang tinggi, dan dengan itu meningkatkan pergantungan pada perkhidmatan luar (contohnya, daripada pembekal perisian). Peruntukan dalam syarikat untuk keperluan IT berkembang pada kadar yang lebih pantas daripada kos perusahaan lain. Pada masa yang sama, pengurusan kanan mempunyai sedikit kesedaran tentang keseluruhan kos IT. Oleh itu, keputusan yang cekap oleh pengurusan korporat meliputi hanya kira-kira 5% daripada kos yang berkaitan.

Kedua, peranan IT dalam aktiviti ekonomi banyak perusahaan sedang berubah. Apabila menjalankan proses dalam syarikat, fungsi IT tidak lagi menjadi fungsi tambahan, bertukar menjadi komponen penting produk atau kemudahan pengeluaran. Risiko ekonomi pada masa ini sebahagian besarnya ditentukan oleh risiko dalam bidang ini. Pelaksanaan projek organisasi berprestasi tinggi moden (contohnya, "organisasi maya" tanpa pengikatan ketat tapak pengeluaran ke lokasi tertentu) memerlukan penggunaan sepenuhnya potensi IT dengan bantuan alat telekomunikasi.

Pertumbuhan pesat kos dalam sektor IT tidak menyumbang kepada penstabilan. Untuk mengawal peningkatan mereka dan mencapai fleksibiliti yang lebih besar dalam menyelesaikan masalah teknologi maklumat, banyak perusahaan menggunakan dua cara. Yang pertama ialah syarikat mewujudkan jabatan teknologi maklumat dalaman yang menawarkan perkhidmatan kepada luar pasaran syarikat, dengan itu membuktikan kemungkinan penggunaan kos efektif keupayaannya.

Lebih kerap, perusahaan memilih jalan yang berbeza, apabila kebanyakan kakitangan teknologi maklumat mereka sendiri dipindahkan ke pelupusan anak syarikat yang baru diwujudkan atau usaha sama dengan rakan kongsi teknologi maklumat khusus, yang juga beroperasi secara bebas di pasaran. Sekumpulan kecil pekerja kekal di syarikat induk, yang diberikan fungsi pengurusan maklumat.

Pengurusan atasan mula menyedari kesan penting penyelesaian teknologi maklumat terhadap proses perniagaan itu sendiri dan budaya perusahaan. Oleh itu, beliau berasa semakin kurang bernasib baik dalam erti kata beliau terpaksa menyerahkan isu-isu berkaitan kepada bahagian dalaman atau organisasi luar. Di samping itu, pengalaman pertama bekerja di luar perkhidmatan teknologi maklumat korporat tidak memberikan banyak alasan untuk optimis mengenai keberkesanan menyelesaikan masalah ini. Dalam hal ini, persoalan utama berikut timbul:

• - apakah sikap kakitangan terkemuka terhadap IT, apakah akibat yang timbul daripada organisasi dan penggunaannya yang lebih cekap dalam pengeluaran barangan dan perkhidmatan baharu;
• - perkara yang perlu diketahui oleh pengurusan tertinggi syarikat dalam bidang IT untuk membuat keputusan yang cekap, khususnya mengenai pelaburan;
• - sejauh mana delegasi fungsi dalam bidang IT boleh diterima;
• - apakah peranan pengurusan atasan yang sepatutnya dalam mengurus potensi teknologi maklumat.

Ciri dan tujuan

Matlamat teknologi maklumat pengurusan adalah untuk memenuhi keperluan maklumat semua pekerja syarikat, tanpa pengecualian, yang berurusan dengan membuat keputusan. Ia boleh berguna di mana-mana peringkat pengurusan.

Teknologi ini memberi tumpuan kepada bekerja dalam persekitaran sistem maklumat pengurusan dan digunakan apabila masalah yang diselesaikan kurang berstruktur jika dibandingkan dengan masalah yang diselesaikan menggunakan teknologi pemprosesan data maklumat.

Sistem maklumat pengurusan sesuai untuk memenuhi keperluan maklumat yang serupa bagi pekerja subsistem (bahagian) fungsian yang berbeza atau peringkat pengurusan syarikat. Maklumat yang mereka berikan mengandungi maklumat tentang masa lalu, masa kini dan kemungkinan masa depan syarikat. Maklumat ini berbentuk laporan pengurusan biasa atau khas.

Untuk membuat keputusan di peringkat kawalan pengurusan, maklumat mesti dibentangkan dalam bentuk agregat supaya trend dalam perubahan data, punca penyelewengan dan penyelesaian yang mungkin dapat dilihat. Pada peringkat ini, tugas pemprosesan data berikut diselesaikan:

· penilaian keadaan yang dirancang bagi objek kawalan;

· penilaian penyelewengan dari keadaan yang dirancang;

· mengenal pasti punca penyelewengan;

· analisis kemungkinan penyelesaian dan tindakan.

Teknologi maklumat pengurusan bertujuan untuk mencipta pelbagai jenis laporan.

Biasa laporan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan yang menentukan masa penciptaannya, sebagai contoh, analisis bulanan jualan syarikat.

Istimewa laporan dibuat atas permintaan pengurus atau apabila sesuatu yang tidak dirancang berlaku dalam syarikat.

Kedua-dua jenis laporan boleh berbentuk laporan sumatif, perbandingan dan kecemasan.

DALAM sumatif Dalam laporan, data digabungkan ke dalam kumpulan berasingan, diisih dan dibentangkan dalam bentuk jumlah pertengahan dan akhir untuk medan individu.

Perbandingan laporan mengandungi data yang diperoleh daripada pelbagai sumber atau dikelaskan mengikut pelbagai ciri dan digunakan untuk tujuan perbandingan.

Kecemasan laporan mengandungi data yang bersifat luar biasa (kecemasan).

Penggunaan laporan untuk menyokong pengurusan amat berkesan apabila melaksanakan apa yang dipanggil pengurusan varians.

Pengurusan sisihan mengandaikan bahawa kandungan utama data yang diterima oleh pengurus haruslah penyelewengan keadaan aktiviti ekonomi syarikat daripada beberapa, penyelewengan keadaan aktiviti ekonomi syarikat daripada beberapa piawaian yang ditetapkan (contohnya, dari keadaan yang dirancang) . Apabila menggunakan prinsip pengurusan sisihan di syarikat, keperluan berikut dikenakan ke atas laporan yang dibuat:

· laporan hanya boleh dijana apabila penyelewengan telah berlaku;

· maklumat dalam laporan hendaklah diisih mengikut nilai penunjuk kritikal untuk sisihan tertentu;

· adalah dinasihatkan untuk menunjukkan semua penyelewengan bersama-sama supaya pengurus dapat memahami hubungan antara mereka;

· laporan mesti menunjukkan sisihan kuantitatif daripada norma.

Komponen Utama

Komponen utama teknologi maklumat pengurusan ditunjukkan dalam Rajah. 2.

nasi. 2. Komponen asas pengurusan IT.

Maklumat input datang daripada sistem peringkat operasi. Maklumat output dijana dalam borang laporan pengurusan dalam bentuk yang sesuai untuk membuat keputusan.

Kandungan pangkalan data, menggunakan perisian yang sesuai, ditukar kepada laporan berkala dan khas yang dihantar kepada pakar yang terlibat dalam membuat keputusan dalam organisasi. Pangkalan data yang digunakan untuk mendapatkan maklumat ini mestilah terdiri daripada dua elemen:

1. data terkumpul berdasarkan penilaian operasi yang dijalankan oleh syarikat;

2. rancangan, piawaian, belanjawan dan dokumen kawal selia lain yang menentukan keadaan rancangan objek pengurusan (bahagian syarikat).

Automasi pejabat

Ciri dan tujuan

Dari segi sejarah, automasi bermula dalam pembuatan dan kemudian merebak ke pejabat, pada mulanya hanya bertujuan untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan rutin. Apabila cara komunikasi berkembang, automasi teknologi pejabat menjadi menarik minat pakar dan pengurus, yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka.

Automasi pejabat (Gamb. 3) tidak bertujuan untuk menggantikan yang sedia ada sistem tradisional komunikasi kakitangan (dengan mesyuaratnya, panggilan telefon dan pesanan), tetapi hanya menambahnya. Apabila digunakan bersama, kedua-dua sistem ini akan memastikan automasi rasional kerja pengurusan dan penyediaan maklumat terbaik kepada pengurus.

nasi. 3. Komponen utama automasi pejabat.

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat bukan sahaja kerana ia menyokong komunikasi dalam syarikat antara kakitangan, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka cara komunikasi baharu dengan persekitaran luaran.

Teknologi maklumat automasi pejabat– organisasi dan sokongan proses komunikasi kedua-dua dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian, dan amat menarik untuk penyelesaian masalah kumpulan. Mereka boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja pejabat dan membolehkan mereka menghadapi peningkatan jumlah kerja. Walau bagaimanapun, faedah ini adalah kedua kepada keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Penambahbaikan keputusan yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik dapat memastikan pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pada masa ini, terdapat beberapa dozen produk perisian untuk komputer dan perkakasan bukan komputer yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, mel audio, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program khusus aktiviti pengurusan: menyelenggara dokumen, memantau pelaksanaan perintah, dsb.

Cara bukan komputer juga digunakan secara meluas: persidangan audio dan video, faks, mesin fotokopi dan peralatan pejabat lain.

Komponen Utama

Pangkalan data. Komponen wajib mana-mana teknologi ialah pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data menumpukan data tentang sistem pengeluaran syarikat dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data di peringkat operasi. Maklumat dalam pangkalan data juga boleh datang dari persekitaran luaran syarikat. Pakar mesti mahir dalam operasi teknologi asas untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Contoh. Pangkalan data mengumpul maklumat tentang jualan harian yang dihantar oleh ejen jualan syarikat kepada komputer utama, atau maklumat tentang penghantaran mingguan bahan mentah.

Maklumat mengenai kadar pertukaran atau sebut harga sekuriti, termasuk saham syarikat ini, yang diselaraskan setiap hari dalam tatasusunan pangkalan data yang sepadan, boleh diterima setiap hari melalui e-mel daripada bursa.

Maklumat daripada pangkalan data adalah input kepada aplikasi komputer (program), seperti pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, persidangan komputer, dsb. aplikasi komputer Pejabat automatik membolehkan pekerja berkomunikasi antara satu sama lain dan dengan syarikat lain.

Maklumat yang diperoleh daripada pangkalan data juga boleh digunakan dalam cara teknikal bukan komputer untuk penghantaran, replikasi dan penyimpanan.

Pemproses perkataan. Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses dokumen teks. Ia membolehkan anda menambah atau mengalih keluar perkataan, memindahkan ayat dan perenggan, menetapkan format, memanipulasi elemen dan mod teks, dsb. Apabila dokumen itu siap, pekerja menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, menghantarnya melalui rangkaian komputer. Oleh itu, pengurus mempunyai bentuk komunikasi bertulis yang berkesan di pelupusannya. Penerimaan surat dan laporan tetap yang disediakan menggunakan pemproses perkataan membolehkan pengurus sentiasa menilai keadaan dalam syarikat.

E-mel. Mel elektronik (E-mel), berdasarkan penggunaan rangkaian komputer, membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. Di sini hanya komunikasi satu arah berlaku. Batasan ini, menurut banyak penyelidik, tidak terlalu penting, kerana dalam lima puluh kes daripada seratus, perbualan telefon rasmi hanya bertujuan untuk mendapatkan maklumat. Untuk memastikan komunikasi dua hala, anda perlu menghantar dan menerima mesej berulang kali melalui e-mel atau menggunakan kaedah komunikasi lain.

E-mel boleh memberikan pengalaman yang berbeza kepada pengguna bergantung pada perisian yang digunakan. Untuk menjadikan mesej yang dihantar tersedia kepada semua pengguna E-mel, ia hendaklah diletakkan pada komputer papan buletin, jika dikehendaki, anda boleh menunjukkan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar item dengan pemberitahuan penerimaannya oleh penerima.

Apabila syarikat memutuskan untuk melaksanakan e-mel, ia mempunyai dua pilihan. Yang pertama ialah membeli perkakasan dan perisian anda sendiri dan mencipta rangkaian komputer tempatan anda sendiri yang melaksanakan fungsi e-mel. Pilihan kedua adalah berkaitan dengan pembelian perkhidmatan e-mel, yang disediakan oleh organisasi komunikasi khusus dengan bayaran berkala.

Mel audio. Ini adalah mel untuk menghantar mesej melalui suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menghantarnya melalui telefon anda daripada menaip mesej pada papan kekunci komputer. Anda juga menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio ke kod digital dan sebaliknya, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian.

Mel audio boleh berjaya digunakan untuk menyelesaikan masalah kumpulan. Untuk melakukan ini, pengirim mesej mesti juga menunjukkan senarai orang yang kepadanya mesej ini dimaksudkan. Sistem akan memanggil semua pekerja tertentu secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kelebihan utama mel audio berbanding dengan e-mel ialah ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Pemproses meja. Ia, seperti pemproses perkataan, adalah komponen asas budaya maklumat mana-mana pekerja dan teknologi pejabat automatik. Tanpa mengetahui asas teknologi pengendalian, adalah mustahil untuk menggunakannya sepenuhnya. Komputer peribadi dalam aktivitinya. Fungsi persekitaran perisian moden pemproses jadual membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Menggabungkan operasi ini mengikut ciri biasa, kami boleh mengenal pasti kumpulan operasi teknologi yang paling banyak dan terpakai:

· kemasukan data dari papan kekunci dan dari pangkalan data;

· pemprosesan data (isih, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai kumpulan operasi pengiraan, pengagregatan data, dsb.);

· maklumat output kepada borang bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, terus ke dalam pangkalan data;

· reka bentuk bentuk jadual berkualiti tinggi untuk mempersembahkan data;

· persembahan data yang pelbagai rupa dan berkualiti tinggi dalam bentuk carta dan graf;

· menjalankan pengiraan kejuruteraan, kewangan, statistik;

· menjalankan pemodelan matematik dan beberapa operasi tambahan lain

Mana-mana persekitaran moden pemproses meja mempunyai cara untuk menghantar data melalui rangkaian.

kalendar elektronik. Ia menyediakan satu lagi peluang untuk menggunakan versi rangkaian komputer untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Pengurus (atau setiausahanya) menetapkan tarikh dan masa mesyuarat atau acara lain, melihat jadual yang terhasil dan membuat perubahan menggunakan papan kekunci. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik adalah konsisten sepenuhnya dengan komponen e-mel yang serupa. Lebih-lebih lagi, perisian kalendar selalunya sebahagian perisian e-mel.

Sistem ini juga membolehkan anda mengakses kalendar pengurus lain. Ia boleh menyelaraskan masa mesyuarat secara automatik dengan jadual mereka sendiri.

Menggunakan kalendar elektronik amat berkesan untuk pengurus peringkat yang lebih tinggi pengurusan, yang hari bekerjanya dijadualkan jauh lebih awal.

Persidangan komputer dan telesidang. Komputer persidangan menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara ahli kumpulan yang menyelesaikan masalah tertentu. Sememangnya, kalangan orang yang mempunyai akses kepada teknologi ini adalah terhad. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video.

Dalam kesusasteraan anda sering dapat mencari istilah itu telesidang. Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.

Teks video. Ia berdasarkan penggunaan komputer untuk memaparkan teks dan data grafik pada skrin monitor. Terdapat tiga pilihan untuk pembuat keputusan menerima maklumat dalam bentuk teks video:

· mencipta fail teks video pada komputer anda sendiri;

· membuat perjanjian dengan syarikat khusus untuk mendapatkan akses kepada fail teks video yang dibangunkannya. Fail sedemikian, khusus untuk dijual, boleh disimpan pada pelayan syarikat yang menyediakan perkhidmatan sedemikian, atau dihantar kepada pelanggan pada cakera magnetik atau optik;

· membuat perjanjian dengan syarikat lain untuk mendapatkan akses kepada fail teks video mereka.

Pertukaran katalog dan tanda harga (senarai harga) produk mereka antara syarikat dalam bentuk teks video kini semakin popular. Bagi syarikat yang pakar dalam penjualan teks video, perkhidmatan mereka mula bersaing dengan produk bercetak seperti surat khabar dan majalah. Oleh itu, di banyak negara kini mungkin untuk memesan akhbar atau majalah dalam bentuk teks video, apatah lagi laporan semasa maklumat bursa saham.

Storan imej. Dalam mana-mana syarikat adalah perlu masa yang lama simpan sejumlah besar dokumen. Bilangan mereka boleh menjadi sangat besar sehingga menyebabkan penyimpanan walaupun dalam bentuk fail masalah yang serius. Oleh itu, timbul idea bukan untuk menyimpan dokumen itu sendiri, tetapi imejnya (imej), dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Storan imej (pengimejan) ialah teknologi pejabat yang menjanjikan dan berdasarkan penggunaan peranti khas - pengecam corak optik, yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital untuk penyimpanan selanjutnya dalam ingatan luaran komputer. Disimpan dalam format digital imej boleh dipaparkan dalam bentuk sebenar pada skrin atau pencetak pada bila-bila masa. Cakera optik dengan kapasiti besar digunakan untuk menyimpan imej. Oleh itu, kira-kira 200 ribu muka surat boleh dirakam pada cakera optik lima inci.

Harus diingat bahawa idea menyimpan imej bukanlah perkara baru dan sebelum ini dilaksanakan berdasarkan mikrofilem dan mikrobill. Penciptaan teknologi ini telah dipermudahkan oleh kemunculan yang baru penyelesaian teknikal – cakera optik dalam kombinasi dengan rakaman digital Imej.

Persidangan audio. Mereka menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil dari segi geografi syarikat. Cara teknikal yang paling mudah untuk melaksanakan persidangan audio ialah komunikasi telefon, dilengkapi dengan peranti tambahan yang membenarkan lebih daripada dua peserta menyertai perbualan. Mencipta persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya.

Penggunaan persidangan audio memudahkan membuat keputusan, murah dan mudah. Keberkesanan persidangan audio meningkat apabila syarat berikut dipenuhi:

· pekerja yang menganjurkan persidangan audio mesti terlebih dahulu memastikan bahawa semua orang mempunyai peluang untuk menyertainya pihak yang berkepentingan;

· bilangan peserta persidangan tidak boleh terlalu ramai (biasanya tidak lebih daripada enam) untuk memastikan perbincangan dalam rangka masalah yang dibincangkan;

· program persidangan mesti dimaklumkan kepada pesertanya terlebih dahulu, contohnya, menggunakan faks;

· sebelum bercakap, setiap peserta hendaklah memperkenalkan diri;

· rakaman persidangan dan penyimpanannya mesti dianjurkan;

· rakaman persidangan mesti dicetak dan dihantar kepada semua peserta.

Persidangan video. Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Mereka juga memerlukan komputer. Semasa sidang video, peserta yang berada pada jarak yang agak jauh antara satu sama lain boleh melihat diri mereka dan peserta lain di skrin televisyen. Bunyi dihantar serentak dengan imej televisyen.

Walaupun persidangan video boleh mengurangkan kos pengangkutan dan perjalanan, kebanyakan firma menggunakannya untuk sebab lain selain daripada ini. Firma-firma ini melihatnya sebagai peluang untuk melibatkan bilangan maksimum pengurus dan pekerja lain yang jauh dari pejabat utama dalam menyelesaikan masalah.

Tiga konfigurasi yang paling popular untuk membuat persidangan video ialah:

· komunikasi video dan audio sehala . Di sini, isyarat video dan audio hanya pergi ke satu arah, sebagai contoh, daripada pengurus projek kepada penghibur;

· video sehala dan komunikasi audio dua hala . Komunikasi audio dua hala membolehkan peserta persidangan yang menerima imej video bertukar maklumat audio dengan peserta yang menghantar isyarat video;

· komunikasi video dan audio dua hala . Konfigurasi paling mahal ini menggunakan komunikasi video dan audio dua hala antara semua peserta persidangan, biasanya mempunyai status yang sama.

faksimili. Komunikasi ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks yang boleh membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.