Kini ia membolehkan anda mengumpul tugas mengenai jualan, projek dan rancangan pembangunan syarikat di satu tempat. Kini anda juga boleh bekerja dengan e-mel di sini. Pengumpul mel membolehkan anda melihat surat daripada beberapa peti mel serentak, membaca, menghantar, membalas dan memajukan surat daripada antara muka A2B. Carian teks penuh mengikut alamat, subjek dan teks surat juga dilaksanakan. Menggunakan pengumpul, anda boleh mengurangkan masa yang dihabiskan untuk bekerja dengan surat dan tugasan dengan ketara: anda tidak perlu membuka yang berbeza akaun mel dan masukkan log masuk/kata laluan, lihat peti mel, walaupun tiada huruf baharu. Kini anda boleh memastikan hanya satu tab dibuka - A2B. Berikut ialah tugas, rancangan dan mel.
2014. Bitrix24 mahu menggantikan Internet
Apa yang perlu dilakukan apabila semuanya fungsi yang mungkin sudah dilaksanakan dalam anda produk perisian? Pencipta intranet sosial Bitrix24 semakin berhadapan dengan masalah ini. Tetapi mereka masih mencari idea baru yang semakin global. Versi terkini perkhidmatan ingin menyatukan semua syarikat menggunakan Bitrix24 (dan tidak lama lagi, sudah tentu, ini akan menjadi 100% syarikat di dunia) ke dalam satu rangkaian meta. Pada rangkaian ini anda boleh membuat panggilan dan panggilan video kepada rakan kongsi dan pelanggan anda melalui interkom- melalui Bitrix24. Anda juga akan dapat menghantar mesej kepada mereka melalui mel dalaman. E-mel - tidak diperlukan lagi! Dan kemudian... kami boleh meramalkan bahawa tidak lama lagi pelanggan sendiri akan ditambahkan ke sistem CRM anda, anda akan dapat memberikan tugasan terus kepada pekerja syarikat pembekal, dan dokumen antara korporat akan ditandatangani secara elektronik dan disimpan dalam satu salin dalam Bitrix24.
2013. VMware menjual Zimbra dan SlideRocket
Rupanya betul kata Aaron Levy. Dengan perkembangan teknologi SaaS dalam bidang perisian perusahaan, tidak lagi menguntungkan untuk membeli semua aplikasi daripada satu vendor (dan tidak menguntungkan bagi vendor untuk mengumpul tindanan lengkap aplikasi perusahaan). VMWare telah cuba membeli timbunan perisian perusahaannya sejak beberapa tahun lalu, tetapi kini ia menjualnya untuk memberi tumpuan kepada perkara yang benar-benar bagus: sistem maya. VMWare menjual perkhidmatan pada bulan Mac pembentangan dalam talian SlideRocket syarikat Amerika ClearSlide, yang mengkhusus dalam produk IT untuk jurujual, hari ini menjual sistem kerjasama kepada pembangun penyelesaian komuniti perniagaan Telligent. Biar kami ingatkan anda bahawa WMWare Zimbra boleh didapati daripada Yahoo! pada tahun 2010. Video ini adalah kisah inspirasi terbaru dari VMWare tentang apa itu Zimbra.
2011. Google+ disepadukan ke dalam GMail
Biasanya, syarikat yang membangunkan dan menjual portal intranet meletakkan mereka sebagai E-mel. Seperti, sekarang dan bukannya pemindahan tanpa henti, pengguna anda akan dapat bekerja dengan data di satu tempat. Tetapi dalam kes Google, ini, sudah tentu, tidak akan berlaku. Google berminat dengan syarikat yang menggunakan GMail sebagai penyelesaian intranet sosial dan terus menggunakannya. Oleh itu, kini kedua-dua penyelesaian disepadukan dengan erat. GMail kini mempunyai keupayaan untuk mencipta penapis baharu berdasarkan kalangan Google+. Jadi, jika anda membuat kalangan di Google+ untuk kerja berkumpulan, anda akan dapat melihat semua e-mel yang berkaitan dengan kumpulan kerja ini secara berasingan dalam mel anda. Dan dalam lajur kanan di sebelah surat yang anda boleh lihat mesej terakhir kenalan ini di Google+. Selain itu, kenalan dalam GMail kini dikemas kini jika pekerja anda mengemas kini mereka dalam profil Google+ mereka. Dengan cara ini, buku alamat anda akan sentiasa dikemas kini.
2011. Softline telah menyepadukan Apl Web Microsoft Office ke dalam Deskwork
Softline telah mengumumkan penyelesaian Pejabat Penuh baharu, iaitu portal korporat DeskWork dengan editor dokumen Microsoft Office Web Apps dan Outlook Web App terbina dalam. Pengguna akan dapat bekerja dengannya Aplikasi perkataan, Excel, PowerPoint, OneNote dan Outlook terus pada portal, tidak kira sama ada ia dipasang pada komputer mereka Pakej Microsoft Pejabat atau tidak. Anda boleh mengakses mel korporat menggunakan peralihan pantas di web Pelanggan Outlook Apl Web. "Pejabat Penuh" dipasang pada pelayan syarikat, yang akan menarik minat mereka yang masih takut menggunakan editor dalam talian di Internet. Untuk menggunakan penyelesaian itu, sebagai tambahan kepada lesen DeskWork, anda mesti membuat pesanan untuk produk korporat MS Office 2010 dan MS Exchange 2010, jika ia belum dibeli sebelum ini.
2010. 1C-Bitrix: Portal korporat 9.0 menambah komunikasi video, penyepaduan dengan E-mel
Versi baharu penyelesaian intranet 1C-Bitrix: Portal Korporat 9.0 akan menggembirakan pengguna dengan banyak ciri baharu. Pertama sekali, ini adalah peluang baharu untuk komunikasi di intranet. Kini anda boleh dengan mudah menghubungi pekerja untuk sesi persidangan video terus dari profilnya di portal. Anda juga boleh merancang dan menganjurkan mesyuarat video untuk sehingga 6 peserta. Untuk komunikasi video, perkhidmatan Videoport sedang digunakan. Tidak lama lagi mereka berjanji untuk menambah VideoMost.com sebagai pilihan. 1C-Bitrix belum lagi mengisytiharkan harga untuk komunikasi video, tetapi Videoport berharga daripada 290 rubel/bulan untuk bilik persidangan video untuk 6 orang + panggilan video satu sama satu tanpa had.
2009. Kerio Technologies memperkenalkan klien VPN untuk platform Mac
Kerio Technologies, pembangun sistem keselamatan maklumat dan perisian untuk bekerja dengan e-mel, mengumumkan klien VPN untuk tembok api Kerio Tembok Api WinRoute bekerja untuk Platform Mac. Firewall Kerio WinRoute Firewall - penyelesaian yang menyeluruh untuk mengurus akses Internet dan memastikan keselamatan maklumat, yang mempunyai pelayan VPN terbina dalam berdasarkan teknologi SSL, menyediakan keselamatan akses jauh Kepada rangkaian korporat. Dengan klien VPN Kerio baharu, pengguna Mac boleh bekerja dengan fail dan pelayan yang dilindungi dengan cara yang sama seperti pengguna PC. Firewall mempunyai keupayaan pengimbasan antivirus Dan penapisan kandungan jumlah trafik VPN. Produk mengandungi agen pengimbang beban rangkaian, pengurusan dasar akses dan alat analisis dan pelaporan.
Masa depan e-mel sumber terbuka Hula dan pelayan kalendar diragui kerana Novell berhenti membiayai projek itu dan menarik balik ahli pasukannya (sementara versi pertama pelayan hanya tinggal beberapa bulan lagi untuk dikeluarkan). Pasukan Hula, setelah meneliti prospek projek itu, membuat kesimpulan bahawa ia tidak membenarkan pelaburan yang dibuat di dalamnya. Pengumuman Hula awal tahun lalu disambut dengan keraguan oleh beberapa pemerhati, mempersoalkan sama ada pasaran memerlukan pelayan e-mel lain. Dari sudut pandangan pembangun Hula, bahagian yang paling maju ialah antara muka Web untuk mengakses pelayan. Walau bagaimanapun, seperti yang dinyatakan oleh pengarang, memandangkan kebanyakan syarikat sudah menggunakan beberapa jenis pelayan mel, tidak mungkin sesiapa akan mahu melaksanakan Hula hanya untuk mengatur kerja dengan mel melalui antara muka Web. Bagaimanapun, pengaturcara yang terlibat dalam penciptaan Hula masih menyatakan harapan bahawa projek itu akan terus dibangunkan sebagai platform e-mel sumber terbuka bersepadu.
2003. Lotus Notes 6.5 mempunyai messenger terbina dalam
DALAM versi baru Lotus Notes 6.5 menambah integrasi dengan utusan korporat IBM Lotus Sametime. Kini pengguna pelanggan Lotus Notes akan dapat melihat status dalam talian semasa rakan sekerja di mana-mana, dan juga memulakan sembang dengan mereka dengan satu klik, sebagai contoh, dalam buku alamat. Selain itu, dengan pereka aplikasi Lotus Domino Designer 6.5, pembangun boleh membenamkan petunjuk status dalam talian dan berbual dalam mana-mana aplikasi pada platform Lotus Domino.
2002. MESTI ADA: mel Web korporat
Pelayar sebenarnya telah menjadi alat kerja utama untuk mengakses pelbagai jenis aplikasi CIS, termasuk e-mel. Penggunaan antara muka Web sangat memudahkan penyelenggaraan sistem e-mel korporat. Di samping itu, antara muka Web diperlukan oleh pekerja yang memerlukan akses kepada mel korporat daripada PC orang lain, contohnya, dalam perjalanan perniagaan. Osterman Research menjalankan tinjauan terhadap organisasi AS tentang trend dalam penggunaan sistem e-mel berasaskan Web. Berikut adalah hasil semakan ini:1. Pada masa ini, kebanyakan organisasi menyediakan akses kepada mel Web kepada pekerja mereka. Di kalangan syarikat kecil (sehingga 999 pengguna) angka ini ialah 82%, di kalangan besar - 71%.2. Daripada semua organisasi yang menyediakan akses ini, 69% menyediakannya kepada semua pekerja, dan 31% menyediakannya hanya kepada sesetengah orang. Lebih-lebih lagi, yang pertama selalunya termasuk syarikat kecil.3. Majoriti organisasi menyediakan akses kepada mel Web melalui pelayan yang terletak pada rangkaian korporat di belakang tembok api; ada yang menggunakan sistem mel awam pembekal perkhidmatan Internet atau sistem mel pembekal sumber luar.4. Walaupun terdapat antara muka Web, iaitu pelayar Internet, 87% pekerja menggunakan "biasa" pelanggan e-mel, 18% - Antara muka web, 5% - peranti wayarles dan 4% - portal korporat dengan fungsi e-mel (jumlahnya melebihi 100%, memandangkan sebilangan pekerja menggunakan beberapa kaedah untuk mengakses e-mel sekaligus).5. Kebimbangan terbesar bagi firma e-mel Web ialah keselamatan, dipetik oleh 29% organisasi. Mereka juga menyatakan kekurangan ciri yang tersedia dalam klien e-mel "biasa" (22%), kesukaran dengan pengguna (10%) dan prestasi yang lemah(7%).6. Syarikat yang telah meninggalkan penggunaan mel Web telah menyebut kebimbangan keselamatan sebagai sebab utama keputusan mereka. Sebab lain ialah tidak ada keperluan untuk mel Web.
1996. e-mel - alat utama pada intranet
Minggu ini, firma penyelidikan Arthur Andersen mengeluarkan kajian yang menunjukkan bahawa kebanyakan... alat yang berkesan kerjasama dalam perusahaan adalah e-mel. Menurut laporan itu, 90% pekerja pejabat yang dikaji menggunakan E-mel secara purata 23 kali seminggu. Di tempat kedua dari segi populariti ialah alat perancangan kalendar, kemudian forum korporat dan sistem pengurusan tugas. Fakta ini disahkan oleh " tiga besar"penjual sistem kerjasama intranet: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) dan Novell (GroupWise). Semua produk ini mempunyai kalendar, tugas dan pangkalan data untuk akses dikongsi. Walau bagaimanapun, semua sistem ini dikaitkan untuk pengguna dengan mel korporat. Sebab utama fenomena ini adalah pengurus tiga besar dipanggil kesederhanaan e-mel.
1996. Lotus Domino II akan membenarkan anda menggunakan pelayar dan klien E-mel dan bukannya Lotus Notes
Hari ini di persidangan PC Expo syarikat IBM menunjukkan versi baharu pelayan Lotus Domino. Versi pertama Domino telah dilancarkan sebulan yang lalu. Ia mengandungi pelayan web bersepadu dan membolehkan anda mengakses sebarang maklumat Lotus Notes melalui pelayar HTML. Versi kedua Domino akan membolehkan pengguna untuk meninggalkan sepenuhnya penggunaan protokol proprietari dan klien Lotus Notes proprietari, dan menggunakan pelayar dan mana-mana Pelanggan e-mel. Ini dicapai dengan menyokong protokol pemindahan data terbuka: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Oleh itu, IBM akan meninggalkan penggunaan teknologi replikasi, yang untuk masa yang lama adalah kelebihan terpenting Lotus Notes. Pengenalan Domino II adalah tindak balas IBM terhadap projek Intranet Netscape, yang bertujuan untuk mencipta penyelesaian intranet dalam tempoh 18 bulan akan datang.
Dalam bahagian sebelumnya, kami melihat pelbagai teknologi untuk bekerja dengan e-mel peribadi, dan sekarang mari kita lihat bagaimana semua ini harus diatur di seluruh pejabat.
Postulat utama di sini adalah seperti berikut ...
1. Adalah sangat diingini bahawa syarikat mempunyai pelayan mel sendiri yang terletak di dalam dindingnya
Apa ini? Sesuatu seperti pejabat pos sendiri yang dikawal sepenuhnya.
Dalam kebanyakan syarikat, pengurusan (lebih tepatnya, pentadbir) lebih suka untuk tidak menipu diri mereka sendiri dengan mencipta dan menyelenggara pelayan mel, jadi pekerja menggunakan senario kes terbaik peti mel yang diterima pada beberapa pelayan mel berbayar, dan dalam kes yang paling teruk (lebih tepat, dalam kebiasaan) - peti mel dihidupkan pelayan percuma seperti Mail.ru, Hotmail.com dan sebagainya.
Saya sering menjumpai alamat seperti @mail.ru walaupun dari Bos Besar yang benar-benar dan pekerja pejabat mereka. Ia kelihatan sangat liar sehingga sukar untuk disampaikan. Baiklah, ia hampir seperti jika bos yang keras memandu kereta Zaporozhets yang rosak. (Yang, tidak seperti perkhidmatan awam, boleh dikaitkan dengan kesipian.)
Kami telah mengatakan bahawa peti mel pada pelayan mel percuma tiada kaitan sama ada dengan kebolehpercayaan atau keselamatan. Menyediakan mereka untuk mel korporat adalah ketinggian kecuaian, baca: kebodohan.
Pilihan yang kurang riang adalah peti mel pada perkhidmatan berbayar. Di sini, sekurang-kurangnya pengguna bertanggungjawab untuk keselamatan surat, tetapi apabila mel syarikat diproses pada pelayan orang asing... Secara umum, ini tidak baik. Pasti tidak bagus.
Pilihan ketiga ialah membuat pelayan mel anda sendiri pada komputer penyedia pengehosan. Dalam kes ini, mel tidak disimpan di dalam dinding pejabat, yang tidak baik, kerana anda tidak dapat mengawal apa yang sebenarnya berlaku kepada pelayan pembekal, tetapi pengurusannya sepenuhnya di tangan pentadbir anda, yang sudah baik (berbanding dengan pilihan di atas).
Nah, pilihan yang paling tepat, yang dikemukakan dalam postulat, ialah pelayan mel anda sendiri yang terletak di premis syarikat anda. Pada masa yang sama, semua mel korporat diproses (ditapis, disemak, dimasukkan ke dalam kotak) pada pelayan anda dan anda (pentadbir anda) mempunyai kawalan penuh ke atas keseluruhan proses. Saya juga akan mengatakan bahawa ini bukan yang paling betul, tetapi satu-satunya pilihan yang betul, jika kita bercakap tentang sekurang-kurangnya beberapa jenis keselamatan untuk e-mel korporat.
2. Setiap pekerja syarikat mesti menerima alamat korporatnya sendiri untuk surat-menyurat perniagaan yang mesti digunakan hanya untuk tujuan yang dimaksudkan
Memandangkan anda mempunyai pelayan mel anda sendiri, ini bermakna anda mempunyai domain anda sendiri seperti your_company.ru (atau sesuatu seperti itu). Untuk semua pekerja yang mesti memasuki surat-menyurat perniagaan, cipta peti mel yang sesuai dalam domain ini, dan dinasihatkan bahawa nama peti mel sepadan dengan jawatan atau profesion pekerja, contohnya: chief@your_company.ru (ini adalah alamat anda ), chief_security@your_company.ru ( ketua jabatan keselamatan), press@your_company.ru (pres service) dan sebagainya.
Pada masa yang sama, semua pekerja harus diberi amaran bahawa mel korporat harus digunakan hanya dalam tujuan korporat! Tiada pendaftaran di forum dan sembang, tiada bercumbu dengan kenalan biasa, tiada surat-menyurat peribadi, dan yang paling penting, jangan "menyerlahkan" alamat ini di halaman web dalam apa jua keadaan.
3. Semua mel yang melalui pelayan mel mesti diperiksa untuk spam dan virus
Ini, khususnya, adalah salah satu tugas untuk mencipta dan menyelenggara pelayan mel anda sendiri - pengimbasan terpusat untuk virus dan spam.
4. Semua mel yang melalui pelayan mel mesti diduplikasi dan disimpan (diarkibkan) di tempat terpencil
Pengintipan? Tepat sekali! Hanya kerana anda menduplikasi mel korporat anda sendiri, itu bukan pengintipan, tetapi langkah keselamatan korporat yang munasabah. Anda mesti mempunyai di hujung jari anda keseluruhan aliran mel yang melalui pelayan mel. Lebih-lebih lagi, adalah wajar bahawa tiada siapa yang tahu tentang ini kecuali anda, pentadbir (yang akan memastikan ini dari sudut pandangan teknikal) dan, mungkin, ketua perkhidmatan keselamatan.
Saya mengetahui kes-kes di mana hanya terima kasih kepada pandangan jauh sedemikian, pengurusan sebuah syarikat dapat mengenal pasti seekor tikus yang menjual rahsia syarikat kepada pesaing. Sudah tentu, tikus boleh menjadi pintar dan tidak menggunakan mel korporat, tetapi amalan menunjukkan bahawa kebanyakan pengkhianat tidak memikirkan hakikat bahawa mel masuk dan keluar mereka mungkin disimpan di suatu tempat. Mereka berpendapat bahawa ia sudah cukup untuk memadamkannya dari peti mel mereka supaya tiada kesan dapat ditemui. Biarkan mereka dalam kejahilan yang membahagiakan ini...
5. Tempahan saluran Internet
Memandangkan pelayan mel terletak di pejabat anda, adalah perlu ia boleh diakses dari Internet pada setiap masa - jika tidak, mel mungkin tidak dihantar tepat pada masanya atau bahkan hilang. Oleh itu, isu saluran Internet yang sentiasa berfungsi adalah agak penting. Sudah tentu, anda mempunyai beberapa jenis saluran utama yang melaluinya seluruh syarikat mengakses Internet. Walau bagaimanapun, ia tidak mencukupi! Adalah penting untuk menyediakan beberapa saluran sandaran sekiranya "kejatuhan" yang utama. Selain itu, saluran sandaran boleh menjadi agak mudah dan murah (dalam kes yang melampau, dail biasa juga sesuai - iaitu sambungan telefon dengan Internet, walaupun kini mereka biasanya menggunakan ISDN atau ADSL sebagai sandaran - capaian Internet berkelajuan tinggi melalui biasa talian telefon). Ia juga merupakan sandaran, dan selain itu, ia sebenarnya hanya bertujuan untuk menerima dan menghantar mel, dan dalam kes ini lebar saluran tidak begitu penting.
Ia juga masuk akal untuk mempertimbangkan untuk membeli peranti yang boleh menyambungkan saluran sandaran secara automatik sekiranya terdapat sebarang masalah dengan yang utama.
6. Semua e-mel mesti terletak secara fizikal pada pelayan syarikat
Tidak perlu membenarkan pengguna menyimpan dan memproses mel pada mereka komputer tempatan- ini mewujudkan jurang keselamatan yang ketara. Semua mel mesti ada pada pelayan. Hanya dengan cara ini ia boleh disulitkan dan diarkibkan (disandarkan), serta menjejaki percubaan akses yang tidak dibenarkan.
7. Adalah wajar akses kepada e-mel korporat dalam rangkaian selamat
Nah, iaitu, untuk mempunyai akses kepada kotak e-mel sekurang-kurangnya dengan pengenalan jelas pengguna. Dan akses kepada kotak yang sangat penting harus dilakukan dengan tahap meningkat keselamatan - contohnya, mengenal pasti pengguna menggunakan kad pintar, e-token atau beberapa alat pengenalan perisian dan perkakasan lain.
8. Sebarang akses kepada e-mel korporat dari luar hendaklah sama ada dilarang atau dibuat selamat
Selalunya terdapat kes apabila pekerja (dan anda sendiri) perlu mempunyai akses kepada mel korporat dari luar - melalui antara muka web atau, sebagai contoh, melalui GPRS telefon bimbit(komputer sawit). Jika akses sedemikian benar-benar diperlukan, ia mesti disediakan dengan semua langkah berjaga-jaga.
Terdapat kaedah (program) khas untuk capaian selamat kepada mel dan komputer melalui antara muka web. Di samping itu, ia telah dibangunkan dengan sangat penyelesaian yang berkesan melalui akses selamat melalui komunikasi mudah alih dengan GPRS. (Saya bercakap tentang teknologi Blackberry.)
Saya benar-benar ingin mengawal penggunaan e-mel dalam organisasi kami supaya pekerja menggunakannya dengan betul dan menyimpan mesej elektronik. Apa yang perlu dicari Perhatian istimewa? Bagaimana untuk menguruskan e-mel bos anda?
Jawab
Bekerja dengan e-mel telah lama menjadi salah satu tanggungjawab setiausaha di kebanyakan syarikat dan organisasi. Dan jika pengurus juga lebih suka bekerja "cara lama," maka pengurusan e-mel terletak sepenuhnya di bahu setiausaha. Pengurus yang lebih muda, sebagai peraturan, bekerja dengan mel sendiri, tetapi walaupun dalam kes ini, setiausaha biasanya perlu memproses mesej yang tiba di alamat syarikat. DALAM syarikat kecil Setiausahalah yang membangunkan peraturan untuk bekerja dengan mel dan mesej segera dan memastikan arahan ini dipatuhi oleh pekerja.
Terdapat beberapa masalah dengan penggunaan e-mel yang perlu diketahui oleh setiausaha:
1. Di Rusia, e-mel dan mesej segera belum lagi diiktiraf sebagai dokumen (tetapi boleh digunakan oleh pihak berkuasa penyiasatan semasa penyiasatan kes jenayah dan semasa prosiding di mahkamah timbang tara).
Di kebanyakan negara maju di dunia keadaannya berbeza - mesej yang serupa diiktiraf sebagai dokumen perniagaan dan boleh digunakan di mahkamah dalam kedua-dua kes sivil dan jenayah. Oleh itu, jika syarikat bekerja dengan rakan kongsi asing, maka mereka hanya perlu menghantar mesej melalui e-mel yang boleh dihantar dengan mudah dalam bentuk dokumen kertas yang disahkan oleh meterai dan tandatangan.
2. Tidak seperti kebanyakan negara di dunia, Rusia belum lagi mempunyai keperluan undang-undang yang mewajibkan syarikat menyimpan mesej e-mel. Tetapi walaupun bekerja secara eksklusif dengan syarikat Rusia dan individu persendirian hendaklah mendaftar dan mengekalkan:
Mesej di mana keputusan perniagaan yang bertanggungjawab dibuat;
Mesej yang mengandungi maklumat penting kepada syarikat atau nilai sejarah;
Mesej yang bersifat menyinggung dan mengancam, contoh "spam" yang menjengkelkan dan mengganggu - untuk dihantar kepada pihak berkuasa penyiasat.
Keputusan untuk menyimpan mesej boleh dibuat seperti berikut: jika dokumen kertas yang serupa akan dirakam dan disimpan, maka mesej e-mel juga perlu disimpan. Adalah disyorkan untuk menyimpan kedua-dua mesej yang dihantar dan diterima.
Kaedah penjimatan maklumat elektronik bergantung kepada sistem pengurusan dokumen yang digunakan dalam organisasi.
Jika aliran dokumen adalah kertas, maka mesej itu sendiri, fail yang dilampirkan dan sekurang-kurangnya data asas yang disertakan (oleh siapa, bila dan kepada siapa ia dihantar, oleh siapa dan bila diterima, dan alamat e-mel mesti didekripsi) mesti dicetak, dokumen dicetak dan diletakkan dalam fail yang sesuai. Jika aliran dokumen adalah elektronik, maka anda perlu menyimpan fail dengan mesej dalam salah satu format "asli" sistem mel, dan adalah wajar semua maklumat perkhidmatan mengenai penghantaran mesej, serta semua yang dilampirkan fail, dipelihara sebaik mungkin.
Tempoh penyimpanan untuk mesej ditetapkan kepada sama seperti yang akan berlaku untuk dokumen kertas yang serupa. Mesej yang tidak tertakluk kepada storan, atau yang tempoh penyimpanannya telah tamat, hendaklah dimusnahkan dengan segera dan kerap - kedua-duanya untuk disimpan sumber komputer, dan untuk memastikan keselamatan maklumat syarikat.
Sistem storan juga harus difikirkan dengan baik. Malangnya, banyak syarikat memperlakukan isu ini dengan sangat cuai, tetapi terdapat juga syarikat yang mempunyai penyimpanan terpusat bagi semua surat-menyurat mel.
Selalunya masalah diselesaikan dengan cara yang paling mudah: semuanya disimpan. Apabila semuanya terkumpul jumlah yang besar maklumat, kaedah penjimatan ini menimbulkan masalah berikut:
Menyimpan sejumlah besar mesej e-mel memerlukan organisasi membelanjakan sejumlah besar wang untuk peralatan, kakitangan dan sumber lain;
Jika, semasa menyimpan mesej, sistem untuk menyimpannya tidak difikirkan (pengindeksan, sistematisasi, dll.), Maka mencari bahan yang diperlukan menjadi sangat sukar dan mahal.
Apabila bekerja dengan rakan kongsi asing, semuanya mesej penting e-mel (termasuk soalan mengenai penganjuran mesyuarat dan acara lain, perjalanan, penginapan, dsb.) disyorkan untuk disimpan, dan adalah dinasihatkan untuk menyimpan salinan elektronik mesej, walaupun ia telah dicetak, didaftarkan dan diletakkan pada fail, sekiranya terdapat tindakan undang-undang. Nasihat undang-undang perlu dicari semasa menentukan tempoh pengekalan untuk komunikasi sedemikian, terutamanya jika ia berkaitan dengan kontrak di mana pertikaian akan diselesaikan di bawah undang-undang negara tertentu.
3. Selalunya, setiausahalah yang bertanggungjawab untuk memastikan pekerja pejabat menggunakan akaun e-mel mereka yang diberikan oleh syarikat hanya untuk tujuan yang dimaksudkan.
Adalah berguna untuk menyediakan dan meluluskan peraturan (peraturan) untuk penggunaan e-mel dan membiasakan semua pekerja dengannya. Khususnya, peraturan mungkin termasuk peruntukan berikut:
Majikan adalah pemilik semua mel korporat, mempunyai hak untuk mengawalnya dan boleh menggunakan hak ini. Pekerja harus dimaklumkan bahawa e-mel syarikat mereka sedang dipantau oleh pasukan keselamatan organisasi. Kakitangan juga perlu dimaklumkan tentang peraturan mengenai penggunaan e-mel untuk tujuan peribadi. Pekerja harus sedar bahawa melanggar peraturan mengenai penggunaan e-mel dan sistem pemesejan segera boleh dikenakan tindakan tatatertib, termasuk penamatan perkhidmatan.
Apabila menghantar mesej e-mel dan menggunakan mesej segera, kemungkinan akses tanpa kebenaran kepada mereka tidak boleh diketepikan (melainkan langkah keselamatan khas digunakan, seperti penyulitan, Tandatangan elektronik dll.), jadi pekerja tidak seharusnya menghantar dengan cara ini maklumat sulit dan maklumat lain yang wajib dilindungi oleh syarikat (contohnya, data peribadi pekerja dan pelanggan).
Pengekalan dan pemusnahan komunikasi elektronik harus dijelaskan kepada semua pekerja, kerana ramai yang tidak menyedari atau tidak pasti perbezaan antara komunikasi yang merupakan rekod dan harus dipelihara dan yang boleh dan harus dimusnahkan.
4. Dalam amalan perniagaan, mesej yang dihantar melalui e-mel sering diedarkan di kalangan orang ramai. Ini bermakna bahawa mesej mesti dirangka tidak kurang berhati-hati daripada dokumen rasmi.
Etika perniagaan mesti dipatuhi dan gaya yang baik, semak teks untuk kesilapan tatabahasa.
5. Direktori alamat elektronik (buku alamat) adalah dokumen yang paling penting - dalam erti kata bahawa ia adalah salah satu daripada bahan maklumat, yang diperlukan untuk organisasi menjalankan aktiviti perniagaan dan sekiranya berlaku situasi kecemasan.
Anda perlu menyimpan salinan buku alamat secara berkala, dan sekurang-kurangnya satu daripada salinan ini hendaklah disimpan di luar pejabat syarikat. Ia juga berguna untuk mempunyai versi bercetak buku alamat - ia boleh berguna, sebagai contoh, untuk penghantaran mesej mel Oleh saluran alternatif komunikasi (menggunakan telefon bimbit) semasa gangguan bekalan elektrik di pejabat.
Adalah disyorkan untuk mengisi buku alamat dengan terperinci yang mencukupi, menunjukkan, sekurang-kurangnya, nama organisasi dan nama individu - pemilik alamat yang sepadan. Maklumat ini boleh berguna untuk mentafsir alamat semasa menyimpan mesej sebagai dokumen, dan dalam kes di mana pekerja lain mesti menghantar mel tanpa kehadiran setiausaha.
Adalah perlu untuk mengetahui dan menyimpan dalam buku alamat alamat e-mel pelanggan dan pembekal, serta alamat e-mel tempat kerja dan rumah pekerja. Ini diperlukan supaya sekiranya situasi kecemasan boleh menghubungi pekerja melalui e-mel.
Bagaimana untuk menguruskan e-mel bos anda?
Telah diperhatikan bahawa pengurus semakin mengalihkan tanggungjawab untuk menguruskan e-mel mereka kepada setiausaha. Setiausaha boleh memberikan bantuan penting kepada pengurusnya dalam bekerja dengan surat-menyurat elektronik, iaitu:
· Setiausaha boleh mengambil alih pratonton e-mel pengurusan; dalam kes ini, mesej diisih mengikut topik dan kepentingan dan mesej yang perlu disemak sendiri oleh pengurus dipilih. Ini boleh dikatakan teknologi yang sama yang digunakan dalam kertas kerja organisasi besar.
· Seperti dalam kertas kerja, tugas setiausaha mungkin termasuk pemilihan maklumat mengenai isu-isu yang dibangkitkan dalam mesej yang diterima, supaya pengurus boleh membuat keputusan yang perlu serta-merta selepas membaca surat-menyurat.
· Selalunya, setiausaha diberi kuasa untuk membalas mesej e-mel secara bebas dengan harga yang lebih murah isu penting. Mengenai isu yang lebih penting, setiausaha boleh sama ada secara bebas menyediakan draf respons atau keputusan, atau, tanpa menunggu arahan tambahan, mengatur penyediaan respons sedemikian oleh pekerja. Hanya dengan gaya kerja ini seorang pengurus dapat mengatasi keseluruhan aliran mesej elektronik.
Bagaimana untuk menggunakan e-mel dan pemesejan segera dalam organisasi?
Dengan bantuan e-mel dan mesej segera, seorang setiausaha boleh meningkatkan kecekapan bukan sahaja kerjanya sendiri, tetapi juga kerja pekerja lain. Keupayaan yang sepadan telah digunakan secara aktif dalam banyak struktur kerajaan dan komersial Rusia, terutamanya di mana korporat jaringan komputer. Selalunya, e-mel dan mesej segera digunakan untuk memberitahu pekerja dan menghantar maklumat dengan cepat tentang perkara berikut:
· Pengurus dan pekerja utama yang hadir dan tidak hadir. Maklumat sedemikian penting bagi ramai pekerja, terutamanya dalam kes di mana dokumen perlu ditandatangani.
Pekerja tidak akan mengganggu setiausaha setiap sepuluh hingga lima belas minit jika mereka menerima maklumat melalui e-mel atau mesej segera tentang sama ada pengurus berada di tempat dan, jika dia tidak berada di pejabat, bila dia dijangka hadir. Kadangkala adalah penting untuk memaklumkan kepada kakitangan bahawa pengurus bercadang untuk meninggalkan pejabat selama beberapa jam, kerana salah seorang pekerja mungkin mempunyai masalah mendesak yang lebih baik ditangani sebelum bos pergi.
· Masa dan agenda mesyuarat dan mesyuarat lima minit.
Maklumat ini penting untuk memastikan pekerja ingat untuk membuat persediaan dan tidak lewat untuk mesyuarat ini.
· Dalaman baharu dokumen peraturan dan pesanan.
Dalam kebanyakan organisasi, membiasakan diri dengan pesanan dilakukan "cara lama," apabila dokumen kertas diserahkan dari tangan ke tangan dalam tempoh masa yang panjang. Proses ini boleh dipercepatkan dengan ketara jika dokumen itu sendiri diletakkan pada pelayan syarikat, dan mereka yang mesti membiasakan diri dengan pesanan ini diberitahu melalui e-mel dan diminta untuk pergi ke setiausaha dan menandatangani salinan kertas. Dan dalam kes ini, anda tidak perlu risau tentang keselamatan yang asal.
· Tarikh akhir untuk menghantar pelbagai permohonan (untuk peralatan pejabat, bahan habis pakai, alat tulis, dll.).
· Pelbagai acara, mesyuarat dan acara penting.
Peringatan jenis ini membolehkan pekerja bukan sahaja mengatur hari kerja mereka dengan betul, tetapi juga membantu mereka mengingati untuk mengucapkan tahniah kepada rakan sekerja mereka pada hari lahirnya.
· E-mel dan mesej segera adalah amat diperlukan jika anda perlu mengetahui pendapat pekerja mengenai sebarang isu.
Daripada semua yang telah dikatakan, ia berikutan bahawa setiausaha mestilah seorang pengguna yang agak maju program mel. Saya ingin menarik perhatian kepada beberapa orang ciri-ciri tambahan sistem pos yang berguna untuk dikuasai:
· Kebanyakan sistem e-mel membenarkan anda meminta laporan yang mengesahkan bahawa surat telah diterima dan/atau dibaca oleh penerima. Ciri ini sangat disyorkan apabila menghantar mesej penting.
· Anda boleh mencipta struktur folder yang mudah untuk surat dan kerap mengatur surat masuk ke dalam folder ini.
· Anda juga perlu belajar cara bekerja dengan buku alamat dan memulihkannya sekiranya program gagal.
E-mel
Sebagai pelanggan e-mel mudah, Outlook mempunyai beberapa kelebihan berbanding Outlook Express "orang". Pertama, seperti mana-mana aplikasi Microsoft Office dan Outlook boleh dipertingkatkan dengan bantuan modul terjemahan teks (Promt), semakan ejaan (ORFO), serta program khas untuk menyusun mel. Outlook Express adalah sesuatu yang tersendiri, program ini sangat tertutup, dan tiada apa yang berguna boleh dilampirkan padanya. Seterusnya... Pangkalan data mel Outlook boleh disimpan bukan sahaja pada komputer peribadi anda, tetapi juga pada komputer poket - dan kedua-dua pangkalan data disegerakkan secara automatik menggunakan program ActiveSync(ia termasuk dalam kit penghantaran mana-mana "pegang tangan"). Ini bermakna, setelah menerima mel di rumah, anda boleh membaca surat dan mengarang jawapan pada PDA semasa dalam perjalanan ke kolej dan bekerja. Dan jika anda tahu cara menggunakannya akses tanpa wayar di Internet - kemudian hantar surat dari poket anda. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan - contohnya, Outlook Express boleh berfungsi dengan "pelayan berita" dan membaca surat daripada persidangan khusus. Outlook kehilangan keupayaan ini - bagaimanapun, ini tidak menakutkan, kerana tempat "persidangan" hari ini telah diambil oleh mel biasa. Dan Outlook berfungsi dengan mereka tanpa sebarang masalah.
Tetingkap mod mel Outlook kelihatan seperti ini...
Di bahagian atas Bar tugas awak muncul folder mel– Peti Masuk, Item Dihantar, Item Dipadam... Sedikit di sebelah kanan anda melihat tetingkap pengepala - dengan mengklik pada folder yang dipilih, anda boleh melihat semua huruf yang ada di dalamnya. Teks huruf dipaparkan dalam tetingkap menegak terakhir. Walau bagaimanapun, anda boleh mengalihkannya dengan mudah di bawah tetingkap pengepala, seperti dalam Outlook Express - ia lebih biasa. Ini dilakukan menggunakan menu Pandangan/Kawasan Bacaan/Bawah . Di bahagian paling atas, di bawah panel butang, terdapat panel Pencarian pantas – dengan bantuannya anda boleh mencari dengan mudah mesej yang diperlukan mengikut kata kunci.
Pada mulanya memulakan Outlook akan segera meminta anda membuat akaun e-mel. Jika anda sudah menggunakan untuk bekerja dengan Mel Outlook Express dan sudah ada akaun yang dikonfigurasikan, Outlook hanya boleh memindahkan semua yang diperlukan ke simpanannya - pangkalan data mel, buku alamat dan tetapan. Jika tidak, anda boleh mengkonfigurasi Outlook sendiri menggunakan perkara yang sama Sarjana . Jika anda menolak persediaan pada kali pertama, anda boleh memulakannya kemudian mod manual– untuk melakukan ini, pergi ke menu Perkhidmatan/Akaun . Pertama sekali, Outlook akan bertanya kepada anda apakah jenis akses mel yang anda suka? Oleh kerana, kemungkinan besar, anda tidak akan menggunakan e-mel korporat dalam rangkaian tempatan, dan di rumah, melalui Internet, kemudian pilih akses melalui Protokol POP. Dan kemudian isi borang ringkas di muka surat seterusnya:
Anda sepatutnya sudah mempunyai semua yang anda perlukan - alamat e-mel, log masuk dan kata laluan, nama pelayan mel. Jika anda belum bersusah payah untuk memulakan satu lagi Peti surat, pergi ke mana-mana pelayan mel percuma (Yandex.Ru, Mail.Ru) dan mendaftar di atasnya. Benar, anda perlu bermain-main dengan memilih nama (semua nama yang pendek dan tidak dapat dilupakan telah disusun untuk masa yang lama) - tetapi pilih pilihan seperti [e-mel dilindungi] awak boleh. Ngomong-ngomong, saya akan memberi anda petunjuk: nama kedua-dua pelayan "masuk" dan "keluar" adalah sama untuk kedua-dua pengirim, hanya nama pelayan mel "masuk" bermula dengan POP dan nama pelayan "keluar" bermula dengan SMTP
Apabila selesai menetapkan, tekan butang Pengesahan akaun . Jika semuanya teratur, surat ujian akan dimasukkan ke dalam peti masuk anda. Dan anda boleh menghantar dan menerima surat dengan selamat!
Bekerja dengan Outlook boleh dikatakan tidak berbeza daripada Outlook Express, dengan satu pengecualian - menyusun mesej. Seperti yang anda ingat, dalam Outlook Express kami boleh mengedarkan surat secara automatik ke dalam folder menggunakan penapis. Ini dilakukan secara berbeza dalam Outlook. Tidak, sudah tentu, tiada siapa yang menghalang anda daripada terus memindahkan huruf dari folder ke folder. Terdapat sedikit daripada mereka dalam Outlook, dan anda sentiasa boleh menambah yang baharu. Untuk melakukan ini, hanya klik Klik kanan tetikus ke atas folder di mana anda ingin meletakkan "pemula", dan kemudian pilih menu Buat folder .
Tetapi adalah lebih mudah untuk memberikan "bendera" yang berbeza pada surat, memberikannya kepada satu kategori atau yang lain. Dan kemudian anda boleh menyusun yang anda perlukan dengan mudah menggunakan enjin carian. "Bendera" ialah sejenis setem pada sampul surat pos. Dan mereka diletakkan seperti ini: klik kanan pada mana-mana huruf dan pilih Kategori . Menu standard akan dibuka di hadapan anda, di mana anda boleh menandai kotak di sebelah satu atau lebih kategori yang dipilih. Jika anda tidak mempunyai yang standard yang mencukupi, anda boleh membuat yang baharu dengan mudah. Jika anda tidak malas untuk menetapkan kategori untuk setiap huruf, maka pada masa hadapan anda boleh memaparkan arkib, sebagai contoh, surat peribadi atau perniagaan dengan satu klik - ini dilakukan menggunakan menu Lihat/Pesan mengikut/Kategori . Anda juga boleh menentukan kategori huruf semasa mencari mesej - ini akan memudahkan kerja anda! Anda boleh mencipta mesej bukan sahaja dalam editor terbina dalam program, seperti yang dilakukan dalam Outlook Express: kini mana-mana pakej Microsoft Office boleh menjadi "meja" anda. Dengan mencipta jadual dalam Excel atau Dokumen Teks dalam Word, anda boleh menghantarnya kepada penerima yang dikehendaki menggunakan menu tanpa meninggalkan program Fail/Hantar .
Jangan lupa untuk mencipta arkib mesej mel dari semasa ke semasa menggunakan menuFail/Arkib . Anda boleh meletakkan arkib mesej di tempat yang selamat - contohnya, tuliskannya cakera CD-RW atau DVD. Dalam kes ini, walaupun komputer anda ranap, mesej anda akan kekal bersama anda.
Daripada buku Microsoft Office pengarang Leontyev Vitaly PetrovichE-mel Sebagai pelanggan e-mel mudah, Outlook mempunyai beberapa kelebihan berbanding Outlook Express "orang". Pertama, seperti mana-mana aplikasi Microsoft Office, Outlook boleh dipertingkatkan menggunakan modul terjemahan teks (Promt), semakan ejaan (ORFO), serta program khas
Dari buku Linux untuk Pengguna pengarang Kostromin Viktor Alekseevich14.5. E-mel Memandangkan bab ini ditumpukan kepada Internet, kita mesti memberi perhatian yang sewajarnya kepada program untuk bekerja dengan e-mel, yang merupakan salah satu cara pertama dan asas Internet. Tetapi pertama-tama saya ingin memberikan sedikit maklumat tentang utama
Dari buku Kerja jauh pada komputer: cara bekerja dari rumah dengan selesa dan cekap pengarang Klimenko Roman Alexandrovich2 E-mel dan Telefoni Hitam dan putih, terang dan bayang, baharu dan lama - dua sisi yang kontrasnya boleh menghidupkan mana-mana reka bentuk atau mana-mana karya kreatif individu, mengubahnya daripada idea biasa-biasa kepada sesuatu yang luar biasa dan menarik. Dalam bab ini
Daripada buku Bekerja di Internet pengarang Makarsky DmitryBab 4 E-mel Mencipta peti mel elektronikMenghantar dan menerima e-melPerkhidmatan e-mel Antara muka web atau program e-mel?E-mel program Outlook ExpressProgram e-mel alternatifCiri tambahan program e-melSoalan
Dari buku Manual arahan kendiri untuk bekerja pada komputer pengarang Kolisnichenko Denis Nikolaevich17.1. Bagaimana e-mel berfungsi Prinsip e-mel hampir sama dengan mel biasa. Katakan anda perlu menulis surat. Anda mengambil helaian kertas kosong, menulis teks, menutup helaian dalam sampul surat, menandatanganinya dan melekatkan setem. Kemudian
Daripada buku TCP/IP Architecture, Protocols, Implementation (termasuk IP versi 6 dan IP Security) oleh Faith Sydney M2.3.3 E-mel E-mel (selepas ini kita hanya akan memanggilnya mel, tetapi apabila kita bercakap tentang perkhidmatan pos, ini akan dibincangkan tambahan. - Lebih kurang. trans.) membawa kepada penyebaran TCP/IP di kalangan ramai pengguna terakhir. Dua aspek diseragamkan
Daripada buku Infrastruktur kunci awam pengarang Polyanskaya Olga Yurievna Dari buku Internet - mudah dan ringkas! pengarang Alexandrov EgorMel elektronik RFC 822 menentukan format satu lagi protokol pemindahan data yang digunakan secara meluas: protokol mel elektronik. Hampir setiap syarikat mempunyai pelayan e-mel. Hampir setiap sistem pelanggan menyokong e-mel.
Daripada buku Pengaturcaraan PDA dan Telefon Pintar pada Rangka Kerja Padat .NET pengarang Klimov Alexander P.E-mel Kami telah pun bertemu secara cetek dengan e-mel dalam Bab. 3 apabila mengkaji bahagian "Perkhidmatan Internet". Biar saya ingatkan anda bahawa E-mel (dalam bahasa biasa "sabun") ialah analog elektronik mel biasa, membolehkan anda menghantar mesej dan menerimanya dalam peti mel anda,
Dari buku Internet untuk ibu bapa anda pengarang Shcherbina AlexanderE-mel Selain mengakses senarai kenalan anda dan menambah janji temu baharu, pembangun juga boleh menghantar mesej melalui e-mel atau SMS. Untuk tujuan ini, ruang nama yang sepadan Microsoft.WindowsMobile.PocketOutlook.EmailAccount dan
Daripada buku With a computer on you. Perkara-perkara penting pengarang Egorov A. A.Bab 3 E-mel Orang moden mesti mempunyai peti mel elektronik. Tidak mempunyai e-mel hari ini adalah kasar. Ini adalah salah satu yang paling banyak cara yang mudah komunikasi. Seseorang mungkin membantah saya bahawa telefon lebih mudah? Sudah tentu untuk
Daripada buku First Steps with Windows 7. A Beginner's Guide pengarang Kolisnichenko Denis N.Bab 7 E-mel 7.1. Outlook Express. Mel Windows. Windows Live Mail. Keupayaan program E-mel ialah salah satu perkhidmatan Internet yang paling popular hari ini. Berjuta-juta orang menulis antara satu sama lain e-mel, yang hampir serta-merta dihantar kepada penerima
Dari buku Komputer rumah pengarang Kravtsov Roman9.2. E-mel 9.2.1. Perkara yang anda perlu tahu tentang e-mel E-mel adalah serupa dengan mel biasa. Anda menulis surat, memasukkannya ke dalam sampul surat, menutupnya, menandatangani sampul surat itu, meletakkan setem padanya, dan meletakkan sampul surat itu dalam peti mel terdekat.
Daripada buku Mencipta Virus dan Antivirus pengarang Guliev Igor A.E-mel Mengenal Outlook Express Sehingga baru-baru ini, cara komunikasi utama antara orang yang jauh hanyalah mel dan telefon. Untuk menghantar surat melalui pos, anda perlu membeli sampul surat, menulis surat itu, memasukkannya ke dalam sampul surat dan membawanya ke pejabat pos atau memasukkannya ke dalam
Daripada buku Omert@. Panduan Keselamatan Komputer dan Perlindungan Maklumat untuk Bos Besar oleh Axler AlexE-mel Menerima E-mel Kadangkala pengguna mempunyai situasi apabila dia ingin mengenal pasti pengarang sebenar mesej yang diterima. Sebagai contoh, anda menerima mesej daripada isteri anda di mana dia menulis bahawa dia akan pergi untuk orang lain. Anda boleh sama ada menarik nafas lega,
Dari buku penulisEMEL PEJABAT Dalam bahagian sebelum ini, kami melihat pelbagai teknologi untuk bekerja dengan e-mel peribadi, dan sekarang mari kita lihat bagaimana semua ini harus diatur pada skala pejabat. Postulat utama di sini adalah seperti berikut...1. Amatlah wajar anda
Pelajar mesti belajar menghasilkan dokumen menggunakan MS Office, mencipta maklumat mudah dan skema teknologi untuk aliran dokumen pengguna menggunakan MS Office. Hampir semua perusahaan, terutamanya perusahaan milik kerajaan, mempunyai jabatan am. Nama mereka berbeza-beza - ia boleh menjadi jabatan pengurusan pejabat am, jabatan am, pengurusan perniagaan, dll., tetapi perkara yang paling penting ialah intipati bahagian ini tetap sama dalam semua perusahaan, tanpa mengira nama, dan ia terdiri daripada dalam mengatur aliran dokumen untuk perusahaan ini(perintah, arahan, arahan, surat, dll.). Sistem aliran dokumen boleh dibuat jika terdapat teknologi maklumat automatik yang sesuai untuk aliran dokumen, tersedia dalam kuantiti yang mencukupi di pasaran perisian. Walau bagaimanapun, dalam kes di mana perusahaan tidak mempunyai sistem teknologi maklumat automatik untuk kerja pejabat, sistem aliran dokumen boleh dibuat menggunakan MS Office.
Skim pemprosesan dokumen masuk dan mencipta dokumen keluar menunjukkan tiga bidang utama penggunaan teknologi dalam pengeluaran dan penghantaran surat-menyurat keluar: teknologi komputer untuk mencipta dokumen keluar; teknologi untuk pengimbasan dan pemprosesan dokumen; teknologi e-mel untuk menghantar surat-menyurat keluar kepada penerima. Terdapat tiga model pejabat yang berbeza: maklumat , komunikasi dan sistem. Pelajar juga harus mengetahui konsep umum pejabat elektronik dan harus belajar cara mencipta dokumen keluar menggunakan MS Office (khususnya, gunakan templat standard untuk mencipta dokumen keluar dan mencipta templat baharu). Anda boleh mengatur surat-menyurat menggunakan e-mel jika anda mempunyai sambungan dari PC anda ke Internet dan jika anda mempunyai perisian yang sesuai, contohnya Microsoft Outlook Express. Walau bagaimanapun, adalah mungkin untuk bertukar-tukar mesej elektronik dengan pelanggan (pelanggan) melalui peti mel e-mel percuma, www.mail.ru.
Dalam kerja makmal, isu-isu menjalankan surat-menyurat perniagaan dalam perusahaan menggunakan ICT diselesaikan. Perhatian khusus diberikan kepada keupayaan editor teks MS Word dan pemproses hamparan MS Excel untuk mengukuhkan kemahiran dalam menjalankan kerja pejabat automatik sesebuah perusahaan dan menyelesaikan masalah terpakai dalam membangunkan tindakan kawalan. Topik ini meneroka cara membuat dan mereka bentuk pembentangan menggunakan Microsoft PowerPoint. Anda harus memberi perhatian kepada penggunaan objek grafik dan animasi, dan penggunaan templat persembahan.
Kerja bebas pelajar terdiri daripada memilih bahan untuk pembentangan.
Kuliah 6. Abstrak, sastera. Kerja makmal 4.
Bahan untuk kajian: "Kaedah pengurusan dokumen dalam organisasi." P Hampir semua perusahaan, terutamanya perusahaan milik kerajaan, mempunyai jabatan am. Nama mereka mungkin berbeza: jabatan pengurusan pejabat am, jabatan am, pengurusan perniagaan. Intipatinya tetap sama: mengatur aliran dokumen - pesanan, arahan, arahan, surat. Mari kita pertimbangkan jenis utama dokumen, atribut mereka, aliran dokumen yang digunakan dalam aktiviti jabatan. Prinsip asas aliran dokumen ialah pakar tidak mempunyai arkib dokumen tempatan. Sebarang dokumen masuk yang tidak termasuk dalam arkib umum dokumen adalah pelanggan berpotensi untuk tidak dilaksanakan. Organisasi mempunyai perkhidmatan yang sepadan, iaitu pejabat, yang bertanggungjawab untuk penghantaran dokumen. Dokumen yang tidak direkodkan di pejabat paling kerap hilang.
Organisasi seharusnya hanya mempunyai satu saluran untuk menerima dokumen masuk. Walaupun penerimaan dokumen adalah berdasarkan skim yang diedarkan, maka ini dilakukan hanya untuk meningkatkan kelajuan pemprosesan dokumen. Semua jabatan segera memberikan maklumat kepada pejabat (sebaik-baiknya dalam talian). Kita boleh menganggap bahawa titik pendaftaran dokumen tersebut adalah bahagian pejabat. Sistem aliran dokumen tidak seharusnya berakhir dengan pelaksana yang bertanggungjawab, i.e. sistem automasi aliran dokumen organisasi tidak seharusnya terhad kepada pejabat sahaja, tetapi perlu diteruskan dalam sistem pengurusan dokumen bahagian-bahagian organisasi.
Bahan untuk kajian: "Jenis dokumen, klasifikasi dokumen dan hubungannya."DALAM Semua dokumen dibahagikan kepada masuk, keluar dan dalaman . Dokumen masuk ialah dokumen yang telah sampai ke perusahaan daripada rakan kongsi luar. Kebanyakan dokumen masuk mesti menjana dokumen keluar yang sepadan, dan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan. Tarikh akhir ditetapkan sama ada oleh peraturan yang menetapkan masa respons tertentu kepada dokumen masuk yang sepadan, atau dengan tarikh akhir yang dinyatakan secara langsung dalam dokumen masuk. Kebanyakan dokumen keluar adalah respons organisasi terhadap dokumen masuk yang sepadan. Beberapa dokumen keluar disediakan berdasarkan dokumen dalaman perusahaan. Nombor kecil dokumen keluar mungkin memerlukan penerimaan dokumen masuk. Sebagai contoh, permintaan untuk organisasi pihak ketiga seperti: “Sila berikan maklumat tentang isu tersebut... dalam tempoh tarikh akhir....” Dokumen dalaman digunakan untuk mengatur kerja perusahaan. Tidak semua dokumen dalaman melalui pejabat, tetapi hanya surat-menyurat daripada bahagian struktur terbesar perusahaan dan pesanan daripada pengurusan perusahaan. Juga, dokumen dalaman yang menjana dokumen keluar melalui pejabat. Selaras dengan peraturan kerja pejabat, untuk menghantar dokumen ke organisasi luaran, anda mesti menghantar dokumen dalaman terlebih dahulu ke pejabat, di mana ia akan ditukar menjadi dokumen keluar dan dihantar ke alamat.
Dokumen bagi setiap jenis ini boleh menjadi agak pelbagai. Ini boleh berupa surat, pesanan, arahan pekeliling, dsb. Biasanya, jenis dokumen dalam perusahaan bermaksud bahagian-bahagian ini, dan lebih terperinci (contohnya, jika surat, maka untuk apa ia didedikasikan - aduan, cadangan, hasrat, dll.) Pertama sekali, semua dokumen yang melalui jabatan am mempunyai nombor pendaftaran yang unik (algoritma yang berbeza untuk membina nombor untuk setiap jenis dokumen adalah mungkin). Mana-mana kertas yang tidak mempunyai nombor pendaftaran hanyalah kertas, bukan dokumen. Apa yang menjadikannya dokumen adalah kehadiran nombor pendaftaran padanya. Atribut dokumen sangat pelbagai, tetapi kita boleh mengenal pasti bahagian umum atribut yang terdapat dalam hampir semua organisasi. Atribut utama dokumen pejabat ialah:
1. Nombor pendaftaran dokumen. Nombor ini jelas membolehkan anda merujuk kepada dokumen yang diluluskan melalui pejabat. Struktur nombor pendaftaran mungkin berbeza untuk dokumen keluar, masuk dan dalaman. Struktur nombor pendaftaran ditentukan dalam setiap organisasi secara bebas.
2. Sumber dokumen (pihak lawan). Menunjukkan dari mana dokumen itu datang. Untuk dokumen masuk, ini ialah organisasi pihak ketiga; untuk dokumen dalaman dan keluar, ini sama ada bahagian atau orang tertentu daripada pengurusan perusahaan.
3. Pelaksana dokumen yang bertanggungjawab. Menunjukkan pekerja perusahaan yang diamanahkan untuk melaksanakan dokumen ini atau yang membangunkan dokumen ini (untuk keluar dan dalaman). Sentiasa ada satu dan hanya seorang pelaksana dokumen. Kadangkala terdapat dua pelaksana dokumen (untuk dokumen jangka panjang apabila kakitangan perusahaan berubah).
4. Kod dokumen mengikut tatanama hal ehwal perusahaan. Atribut ini mengaitkan dokumen dengan satu atau satu lagi pelbagai isu biasa yang diselesaikan oleh perusahaan dalam aktiviti pengeluarannya. Nomenklatur urusan adalah senarai rasmi urusan perusahaan, yang diluluskan terlebih dahulu untuk tempoh masa tertentu (biasanya setahun). Sebelum ini, tatanama ini agak statik; dalam keadaan moden, tatanama kes adalah dokumen yang sangat dinamik yang boleh dikemas kini 1-4 kali setahun.
Dokumen masuk mungkin mengandungi atribut khusus untuk jenis dokumen tertentu:
Kawalan tarikh akhir. Atribut diambil sama ada secara langsung daripada dokumen input atau daripada jenis dokumen input, yang menentukan masa tindak balas kepada dokumen input tertentu.
Orang yang mengawal. Biasanya ini adalah salah satu daripada orang pertama perusahaan, yang melantik pelaksana khusus dokumen dan mengemukakan resolusi " Laporan pelaksanaan". Atribut ini tidak diletakkan pada semua dokumen yang masuk, tetapi hanya pada yang paling penting dan bertanggungjawab. Hujah yang tidak kosong menjadikannya perlu, apabila pemprosesan dokumen selesai, untuk menghantar mesej tentang laluan dokumen ke subjek yang sepadan.
Dokumen dalaman , Sebagai tambahan kepada yang standard, mereka boleh mempunyai atribut berikut:
Senarai bahagian perusahaan untuk rujukan. Tarikh akhir pengenalan atau pelaksanaan. Senarai penghibur dokumen.
Dokumen keluar mempunyai atribut tambahan berikut:
Pangkalan dokumen. Atribut ini sentiasa ada, kerana dokumen keluar sentiasa dijana berdasarkan sama ada dokumen masuk atau dalaman. Senarai pengedaran.Tarikh akhir maklum balas. Atribut ini jarang ditemui dan tidak ditemui dalam semua organisasi. Dalam organisasi tertentu, atribut ini mungkin mempunyai nama yang berbeza atau ditambah dengan atribut tambahan, selalunya jumlah yang besar. Tetapi atribut yang disenaraikan di atas terdapat di semua pejabat perusahaan.
Bahan untuk kajian: "Peranan teknologi maklumat dalam proses aliran dokumen." DENGAN sistem aliran dokumen boleh diwujudkan jika terdapat teknologi maklumat automatik yang sesuai untuk aliran dokumen, tersedia dalam kuantiti yang mencukupi di pasaran perisian. Tetapi, jika perusahaan tidak mempunyai sistem IT automatik untuk kerja pejabat, sistem aliran dokumen boleh dibuat menggunakan MS Office. Apabila memproses dokumen masuk dan membuat dokumen keluar, tiga bidang utama aplikasi teknologi maklumat boleh diperhatikan: - teknologi komputer untuk mencipta dokumen keluar; - teknologi untuk pengimbasan dan pemprosesan dokumen; - teknologi e-mel untuk menghantar surat-menyurat keluar kepada penerima.
Mari kita pertimbangkan konsep umum pejabat elektronik sebagai kompleks struktur teknikal, dan kemudian peranan teknologi komputer dalam mencipta dokumen keluar menggunakan MS Office. Tempat kerja pakar berubah di pejabat elektronik. TV interaktif (atau komputer TV) membolehkan anda memilih program yang diperlukan dan maklumat daripada aliran pada ratusan saluran penyiaran dan kabel. Pada skrin peranti digital anda boleh menghasilkan semula lukisan kompleks dan model produk atau karya seni berwarna-warni, gambar atau lakaran video hidupan liar. Peranti bunyi stereo membolehkan anda mensimulasikan sebarang kesan bunyi. Komputer audio/video berasaskan "multimedia" menggabungkan grafik, imej video dan teks. Telefon bimbit dan pembantu digital peribadi - diari elektronik (kalendar) - menjadi alat komunikasi dan pengurusan aliran maklumat dari mana-mana sahaja di dunia. Bentuk elektronik data mengubah sifat aktiviti manusia dalam semua bidang kehidupan: kerja dinamik di pejabat elektronik dengan maklumat pada asasnya berbeza daripada kerja membosankan dan perlahan dengan dokumen kertas, ia membolehkan anda untuk nyata, membangun dan menggunakan komponen kreatif kerja. Pembangunan keupayaan pemformatan mewujudkan asas material untuk transformasi baharu hubungan Industri, mentakrifkan peralihan ekonomi daripada kaedah pengeluaran tradisional kepada yang berperikemanusiaan dan mesra alam automatik Dan pengeluaran automatik (tanpa pemandu). Salah satu takrif istilah "pejabat", yang diberikan dalam Kamus Bahasa Inggeris Amerika Webster, dirumuskan seperti berikut: "tempat di mana perkhidmatan atau perniagaan dijalankan. Pejabat adalah tempat kerja orang yang diberi kepercayaan dan kuasa.”
Secara tradisinya, pengurusan dokumen dan kerja pejabat adalah fungsi utama pejabat. Menurut Charles Wilson, bekas presiden General Motors, "tidak ada satu pun tindakan dalam pengeluaran dan pengedaran produk siap dilakukan pada zaman moden kita tanpa sehelai kertas dipindahkan." Tetapi "perpindahan kepingan kertas" ditentukan oleh aliran maklumat yang direkodkan di atas kertas dan diperlukan dalam penyediaan maklumat untuk membuat keputusan pengurusan, serta kesan keputusan ini terhadap proses pengeluaran. Hasil daripada "kepingan kertas yang bergerak", laluan dan operasi semua operasi teknologi ditetapkan, i.e. proses pengeluaran diatur dan prinsip keputusan seterusnya ditentukan. Pada masa yang sama, keputusan itu sendiri dan teknologi untuk menghasilkannya kekal "di belakang tabir": pemprosesan kreatif utama aliran kecil maklumat dijalankan oleh manusia dan muncul dalam bentuk "kepingan kertas". Kecekapan pengurusan, yang menentukan prestasi perniagaan secara keseluruhan, dicapai melalui pelbagai cara, termasuk melalui keputusan yang berkualiti dan maklum balas yang berkesan semasa pelaksanaannya. Seperti yang diketahui, asas penyelesaian yang berkualiti ialah maklumat berkualiti. Oleh itu, syarat utama untuk meningkatkan kecekapan pengurusan ialah automasi tempat kerja pekerja pejabat untuk memberi mereka maklumat dengan lebih baik. Secara teorinya, terdapat tiga model pejabat: maklumat , komunikasi dan sistem. Proses maklumat merangkumi empat jenis aktiviti: menjana maklumat, menyimpannya, mengedarkannya dan memahaminya. Penjanaan dan tafsiran maklumat mengandungi fungsi kreatif, algoritma yang lemah dan formal dan dilakukan dengan penyertaan seseorang, fikirannya, dan itulah sebabnya ia tidak boleh automatik sepenuhnya.
Jika kita pertimbangkan pejabat sebagai sistem komunikasi maka analisis menunjukkan bahawa sebahagian besar masa pakar pejabat dibelanjakan untuk pelbagai jenis komunikasi, yang tujuannya tidak terhad untuk merangka sebarang dokumen maklumat atau membuat keputusan. Pertukaran maklumat ini lebih kepada mewajarkan keputusan atau tindakan yang dibincangkan untuk mencari penyelesaian yang paling optimum. dalam pendekatan ini model pejabat boleh dicadangkan sebagai sistem komunikasi sosial yang kompleks, yang terdiri daripada banyak proses komunikasi. Komunikasi melibatkan dua komponen utama: sumber mesej dan penerima mesej saling berkaitan dengan pengaruh langsung dan songsang. Model ini menekankan bahawa komponen utama pejabat adalah orang. Intipati proses komunikasi ialah hubungan antara orang semasa memproses dokumen maklumat. Pejabat itu sendiri adalah hierarki kompleks maklumat dan proses komunikasi yang sedang dipertimbangkan. Komunikasi antara manusia terbahagi kepada lisan, dinyatakan dalam perkataan (dituturkan dan ditulis), dan bukan lisan(isyarat, mimik muka, intonasi) tidak diungkapkan dengan perkataan. Sebarang mesej bukan sekadar pemindahan maklumat, tetapi tindakan sosial yang kompleks bagi komunikasi dua hala dan pelbagai hala. Pada masa yang sama, penceramah, i.e. menyampaikan mesej secara lisan, meningkatkan kesan emosi dan sosialnya dengan intonasi, postur, gerak isyarat, dan persekitaran sekeliling. Sebaliknya, ini dan lain-lain tanda bukan lisan pendengar (perceivers) membenarkan sumber maklumat masuk maklum balas semasa penghantaran mesej untuk menyesuaikan kandungan atau bentuknya. Hampir separuh daripada komunikasi dalam pejabat adalah bersifat bukan lisan, bermakna komunikasi yang dipersoalkan mungkin tidak automatik. Akibatnya, oleh kerana teks tidak menyatakan sepenuhnya mesej yang dihantar, mengecualikan seseorang daripada komunikasi tidak formal peribadi memesongkan maksud teks dan tidak dapat tidak membawa kepada peningkatan dalam jumlah mesej lisan (jika perlu untuk meningkatkan kandungan maklumat teks). Jika automasi diperkenalkan tanpa ini, ia mengubah jenis tingkah laku sosial orang di pejabat. Oleh itu, khususnya, cara visualisasi untuk menghantar mesej (contohnya, telefon video, telefon video, televisyen) adalah sangat penting.
Oleh itu, proses komunikasi dipindahkan kepada teknologi hanya sebahagiannya, kerana automasi secara radikal mengubah proses komunikasi itu sendiri, mempengaruhi semua pihak dan elemen komunikasi melalui perubahan emosi, psikologi dan perhubungan sosial orang di pejabat. Seperti yang anda tahu, kerja pejabat melibatkan sejumlah besar borang standard, sijil, borang, dll. Selain itu, setiap bidang aktiviti perkeranian mempunyai bentuk piawainya sendiri. MS Word menyediakan keupayaan untuk mencipta borang yang diperlukan. Borang-borang ini boleh diisi sama ada di skrin atau dicetak. Dalam kes ini, anda boleh menggunakan templat borang, dan kemudian buat berdasarkannya dokumen yang diperlukan dalam kuantiti tertentu. Jika bentuk laporan atau sijil berubah, anda sentiasa boleh memasukkan perubahan supaya tidak menyimpan borang yang sudah lapuk dalam bentuk bercetak. Selain itu, adalah tidak praktikal untuk menyimpan borang yang telah dilengkapkan. Adalah lebih mudah dan lebih bijak untuk menyimpan data daripada borang dalam hamparan atau pangkalan data, dan borang itu sendiri sebagai templat. Sama ada anda perlu melihat borang tertentu yang telah dilengkapkan atau menghantar borang bercetak kepada pelanggan, anda boleh dengan mudah menggabungkan kedua-dua dokumen menjadi satu menggunakan penggabungan. Borang ialah jenis khas dokumen selamat yang merangkumi medan di mana pengguna boleh memasukkan maklumat. Sebarang dokumen yang mengandungi medan borang ialah borang. Medan borang ialah tempat pada skrin yang disediakan untuk diisi. Terdapat tiga pilihan untuk mengisi: - sebagai teks (medan teks); - dalam bentuk kotak semak yang boleh sama ada ditanda atau dinyahtanda; - dalam bentuk kotak senarai yang mana anda boleh memilih jawapan yang dikehendaki.
Contoh borang tersebut ialah soal selidik, yang boleh mengandungi ketiga-tiga jenis medan. Sebagai contoh, medan yang dimaksudkan untuk data pasport ialah medan teks, tugas ketenteraan ialah medan kotak semak, pendidikan ialah kotak kombo dari mana anda boleh memilih jawapan yang dikehendaki. Untuk membuat borang, anda boleh menggunakan jadual sebagai asas untuk borang tersebut. Jadual menyediakan struktur kerana sel jadual asas yang baik untuk tajuk dan medan borang. Jika anda mengalih keluar grid jadual dan melampirkan sekumpulan sel dalam bingkai, meninggalkan selebihnya tanpa bingkai, maka borang ini akan berbeza daripada jadual. Oleh itu, anda boleh membuat kertas perniagaan anda sendiri: invois, senarai pesanan, penyata pelaporan. Sebagai contoh, anda boleh membuat borang, mencetak dan mengeluarkannya semula. Kemudian tambahkan hanya maklumat yang terkandung dalam medan borang pada borang pracetak ini - ia akan diletakkan dengan betul. DALAM aktiviti pejabat anda perlu berurusan dengan banyak kertas yang serupa, mari kita panggil mereka yang bersiri. Dokumen sedemikian mempunyai kandungan yang sama, tetapi dialamatkan kepada pihak berkuasa yang berbeza atau disediakan untuk pelanggan yang berbeza, i.e. berbeza dalam data input. Untuk melakukan ini, anda boleh menggunakan borang. Tetapi lebih mudah untuk menyimpan templat borang dan data secara berasingan. Lebih mudah untuk menyimpan data dalam hamparan atau pangkalan data. Templat dokumen dan data disimpan dalam sumber luar, boleh digabungkan menjadi satu dokumen menggunakan fungsi MERGER. Penggabungan dalam MS Word ini berlaku menggunakan kod medan. Kotak dialog yang digunakan untuk memasang cantuman mengandungi arahan untuk tindakan selanjutnya. Proses penggabungan boleh dibahagikan kepada tiga peringkat: - penciptaan dokumen utama (tidak boleh diubah); - mencipta sumber data menggunakan MS Word; - penggabungan, i.e. menggabungkan dua dokumen sebelumnya.
Bahan kajian: "E-mel di pejabat." E Jika sekurang-kurangnya dua orang bekerja pada satu komputer, mereka sudah mempunyai keinginan untuk menggunakan komputer ini untuk bertukar maklumat antara satu sama lain. Pada mesin besar yang digunakan serentak oleh berpuluh atau ratusan orang, program khas disediakan untuk ini, membolehkan pengguna menghantar mesej antara satu sama lain, dan pentadbir untuk memberitahu pengguna tentang berita dalam sistem. Sebaik sahaja ia menjadi mungkin untuk menyambungkan beberapa mesin ke dalam rangkaian, pengguna memanfaatkan peluang untuk menggunakan sumber mesin jauh dan mengembangkan lingkaran sosial mereka. Program mula dicipta direka untuk bertukar-tukar mesej antara pengguna yang terletak pada mesin yang berbeza. Oleh kerana kepelbagaian komputer, sistem pengendalian, cara menyambungkan mesin ke dalam rangkaian dan matlamat yang diusahakan oleh orang ramai, terdapat banyak program ini dan ia tidak selalunya serasi antara satu sama lain.
Cara komunikasi komputer yang paling universal - E-mel. Ia membolehkan anda memajukan mesej daripada hampir mana-mana mesin kepada mana-mana mesin lain. E-mel sangat serupa mel biasa. Dengan bantuannya, surat atau teks, dilengkapi dengan pengepala standard (sampul surat), dihantar kepada yang ditentukan alamat, yang mengenal pasti lokasi mesin dan nama penerima, dan diletakkan dalam fail yang dipanggil melalui peti mel penerima. Pada masa yang sama, terdapat perjanjian antara program mel pada mesin yang berbeza tentang cara menulis alamat supaya semua orang memahaminya. E-mel ternyata dalam banyak cara lebih mudah dan boleh dipercayai daripada mel biasa. . Kebolehpercayaan e-mel sangat bergantung pada program e-mel yang digunakan, sejauh mana pengirim dan penerima e-mel antara satu sama lain, dan terutamanya sama ada mereka berada di rangkaian yang sama atau di rangkaian yang berbeza.
Biasanya, program yang direka untuk menghantar surat daripada seorang kepada orang lain juga menyokong pilihan seperti senarai mel. Jika sekumpulan orang yang mempunyai minat yang sama ingin mengekalkan perbincangan mengenai topik untuk masa yang lama, mereka membuat senarai, menetapkan nama kepadanya, dan kemudian semua mesej yang dihantar kepada nama itu dihantar kepada semua ahli kumpulan. Kumpulan mesti mempunyai pentadbir yang boleh anda hubungi jika anda ingin disertakan dalam kumpulan, dikecualikan daripadanya atau jika alamat anda telah berubah. Jika kumpulan menjadi sangat besar, pentadbir akan mempunyai lebih banyak kerja untuk dilakukan, dan setiap ahli kumpulan mesti menyimpan keseluruhan senarai. Pada skala besar ini sangat tidak praktikal: jika anda ingin merujuk kepada mesej yang diterima sebelum ini semasa perbincangan , anda perlu menyimpan keseluruhan arkib sendiri, dan ia boleh mengambil banyak ruang. Untuk mengelakkan kesulitan ini, semasa berkomunikasi kumpulan besar orang menggunakan sistem yang bebas daripada e-mel - persidangan komputer. Persidangan komputer terbesar - USENET - menghimpunkan ratusan ribu mesin di seluruh dunia. Perantinya menyerupai papan kenyataan. Tiada senarai peserta persidangan. Sesiapa sahaja yang mesinnya disambungkan ke mesin lain yang menerima mesej persidangan boleh menerima dan menghantar mesej. Semua mesej dibahagikan kepada kumpulan mengikut topik, dan untuk menerima mesej kumpulan, anda perlu berada dalam kumpulan ini melanggan, iaitu, masukkan nama kumpulan ini dalam senarai pada mesin anda. Perisian rangkaian yang menjalankan persidangan USENET memilih mesej daripada semua mesej yang ditawarkan yang berkaitan dengan kumpulan dalam senarai anda. Dengan menghantar mesej, anda menandakan kumpulan mana ia tergolong dan semua orang yang melanggan kumpulan ini akan menerima mesej anda. Persidangan komputer boleh berguna untuk mereka yang ingin mengetahui tentang produk, buku atau filem baharu. Melaluinya adalah sangat mudah untuk menyebarkan maklumat tentang ralat yang diperhatikan dalam program dan cara untuk memperbaikinya. Ia sememangnya tidak boleh digantikan bagi mereka yang suka berbual mengenai topik kegemaran mereka dengan orang yang berfikiran sama di seluruh pelusuk Bumi, dan, sudah tentu, untuk perbincangan saintifik. Dengan bantuan persidangan, anda boleh membincangkan topik yang diminati dalam syarikat yang akan menelan belanja yang banyak dan jumlah masa dan usaha yang tidak dapat diramalkan untuk berkumpul di satu tempat untuk perbualan peribadi. Senarai kumpulan sedia ada mengambil beberapa halaman. Di dalamnya anda boleh mencari kumpulan untuk pakar dalam budaya Yunani purba dan untuk peminat muzik rock, untuk membincangkan isu seks dan untuk bertukar resipi masakan, untuk membincangkan hak wanita dan kumpulan yang berminat dalam pelbagai permainan komputer. Program yang menyediakan persidangan itu agak pintar: mereka menghantar satu salinan mesej ke mesin, tidak kira berapa ramai pengguna pada mesin itu akan membacanya; mereka juga menyediakan keupayaan untuk mengakses mesej lama. Menggunakan e-mel dan persidangan komputer boleh menyebabkan masalah jika anda tidak memberi perhatian kepada reka bentuk rangkaian fizikal di mana ia beroperasi. Kepelbagaian rangkaian komputer telah berkembang dari segi sejarah. Sudah tentu, adalah lebih baik jika semua mesin di Bumi disambungkan antara satu sama lain dengan cara yang sama, menghantar data antara satu sama lain dalam bentuk yang sama, sekali dan untuk semua bentuk yang ditetapkan, dan menggunakan program yang sama. Tetapi ia tidak berfungsi seperti itu. Ia bermula dengan fakta bahawa negara individu, syarikat pembuatan komputer, universiti, organisasi besar, pengeluar perisian, dan tentera mula mencipta sendiri. rangkaian sendiri. Dan hanya kemudian ia menjadi mungkin untuk menyambungkan rangkaian khusus ini antara satu sama lain dan mencapai beberapa perjanjian mengenai piawaian. Tetapi tidak boleh ada standard untuk semua keadaan: rangkaian hari ini menghantar teks dan imej, esok mereka akan menghantar imej dan bunyi bergerak. Sama seperti setiap rumah di bandar ini alamat surat menyurat, setiap komputer dalam rangkaian mempunyai nama, yang mana dia boleh dihubungi. Mesin yang tidak disambungkan melalui kabel boleh bertukar-tukar mesej dengan orang lain melalui talian telefon melalui modem. Untuk melakukan ini, mesin yang mempunyai mesej untuk yang lain mesti memanggilnya, merundingkan pemindahan data dan menghantar mesej. Ini lebih perlahan dan kurang boleh dipercayai daripada wayar terus, tetapi jika mesin terletak jauh dari yang lain dan data tidak dihantar dengan kerap, menyambungkannya secara langsung adalah menyusahkan dan terlalu mahal. Rangkaian yang berbeza berbeza dalam cara mesin disambungkan antara satu sama lain, kelajuan mesej dihantar, sistem yang digunakan untuk menamakan mesin, dan konvensyen mengenai bentuk mesej yang sepatutnya.
Perjanjian mengenai bentuk mesej dan peraturan penghantarannya dipanggil protokol. Untuk menghantar mesej daripada mesin yang disambungkan ke satu rangkaian ke mesin di rangkaian lain, anda perlu mencari mesin perantaraan yang disambungkan kepada kedua-duanya, yang melaluinya mesej itu akan dihantar. Mesin ini dipanggil jambatan antara rangkaian ini. Terdapat beberapa jambatan antara dua rangkaian. Jambatan menerima mesej daripada rangkaian A, menulis semula ke dalam bentuk yang diterima oleh rangkaian B, dan menghantarnya melalui rangkaian B ke mesin yang dimaksudkan. Seperti yang dinyatakan di atas, e-mel pada mesin anda disediakan oleh beberapa program, yang sistemnya dipanggil mel. Mesej mel (surat) yang diterima di alamat anda dihantar ke fail yang dipanggil anda peti mel, dari mana anda boleh mengeluarkannya dan membacanya pada bila-bila masa yang sesuai untuk anda gunakan program khas. Apabila menghantar mesej, anda memasukkan teks mesej dan beberapa maklumat perkhidmatan (serupa dengan tulisan pada sampul surat pos), termasuk alamat penerima, selepas itu perkhidmatan pos pada mesin anda menghubungi perkhidmatan pos mesin penerima, menghantar mesej kepadanya, dan ia berakhir dalam peti mel penerima.
Mari hantar mesej e-mel daripada mesin yang menjalankan sistem pengendalian Unix menggunakan program mel mel: melmusang@ kiae. suSubjek: mesyuarat Datang esok, kita akan bercakap. (tamat penghantaran) &q Anda menghubungi program mel dan nyatakan alamat yang harus dihantar surat itu. Mel mengeluarkan Subjek jemputan: dan anda memasukkan subjek mesej "mesyuarat" dan beberapa baris teks surat; Titik pada permulaan baris terakhir menunjukkan penghujung huruf. Mel melaporkan bahawa surat itu telah dihantar dan menjemput anda untuk memasukkan arahan berikut. Dengan arahan q anda menamatkan sesi mel. Sekarang surat anda akan dipindahkan ke perkhidmatan pos, yang akan menghantarnya melalui alamat yang ditentukan dan akan meletakkannya dalam peti mel penerima (musang). Pengguna akan dapat membaca surat anda pada bila-bila masa menggunakan program mel dan menghantar jawapan kepadanya: mel(1 mesej baharu). &Rdaripada: [e-mel dilindungi] itu:[e-mel dilindungi] Subjek: mesyuarat Datang esok, kita akan bercakap. &GSubjek: Re: mesyuarat pada pukul enam. Setelah memanggil program mel dan mengetahui daripadanya bahawa terdapat mesej baru dalam peti mel, penerima surat anda meminta untuk mencetaknya dengan perintah p (cetak), dan kemudian mengarang dan menghantar jawapan kepada anda dengan g (balasan) perintah. Perkhidmatan mel pada mesin yang berbeza memaparkan mesej masuk format yang berbeza, sesetengah daripadanya tidak serasi. Walau bagaimanapun, kebanyakan sistem di seluruh dunia memahami format mesej yang dinamakan sempena dokumen yang diterangkan - RFC822. Piawaian ini pada asalnya dibangunkan untuk Internet, tetapi kini telah diterima pakai oleh banyak rangkaian lain. Oleh itu, di sini kami akan menerangkan format ini - ini adalah sampul surat di mana surat itu akan sampai ke mana-mana sahaja di dunia. Mesej terdiri daripada teks yang anda ingin hantar kepada penerima dan pengepala, yang ditambahkan pada permulaan mesej, dipisahkan daripada teks dengan baris kosong, dan mengandungi beberapa baris maklumat yang diperlukan tentang mesej ini: tarikh berlepas, alamat, alamat pemulangan, subjek mesej dan lain-lain. Terdapat beberapa jenis baris pengepala lain. Tidak semua daripada mereka perlu mesti. Beberapa baris ditambah secara automatik oleh perkhidmatan mel (Diterima:, Tarikh:), yang lain ditentukan oleh pengarang surat (Kepada:, Subjek:). Format penuh mesej mel diterangkan dalam manual untuk sistem mel anda, yang masih perlu anda baca. Marilah kita memikirkan secara terperinci tentang cara menunjukkan alamat dalam mesej supaya perkhidmatan pos memahaminya dan menghantar surat itu ke destinasinya.
Pertimbangkan alamat dari kami [e-mel dilindungi] Ia terdiri daripada alamat mesin dan nama penerima, yang dipisahkan dengan tanda "@". Di sebelah kiri @ ialah nama penerima, atau lebih tepat lagi, nama fail - peti mel pada mesinnya tempat dia mengumpul surat. Biasanya, pengguna menamakan peti melnya dengan nama yang sama di mana dia didaftarkan dalam sistem. Selalunya ini adalah nama pertama (contohnya, Pavel), nama keluarga (Korotaev), atau inisial (purata, seperti dalam kes kami). Bahagian di sebelah kanan @ dipanggil domain dan menerangkan lokasi peti mel itu (mesin atau organisasi). Secara umum, bahagian alamat di sebelah kiri @ ialah nama peti mel orang yang sepatutnya menerima mesej itu. Selalunya ini hanyalah nama fail. Ini menunjukkan bahawa sebelah kanan alamat (domain) menerangkan secara terperinci di mana mesin (atau beberapa mesin terletak di satu tempat dan disambungkan ke rangkaian tempatan) di mana peti mel ini disimpan berada. Terdapat mesin yang tidak mempunyai alamat dalam format RFC822. ini bermakna mesin itu bukan sebahagian daripada mana-mana rangkaian yang memahami format alamat ini. Jika anda boleh mencari mesin perantara lain yang disambungkan ke rangkaian sedemikian yang boleh menghubunginya di telefon dan menghantar mesej, masalah menghantar surat akan diselesaikan. Tetapi oleh kerana mesin destinasi tidak mempunyai alamat rasmi, mesin perantaraan mesti menunjukkan secara eksplisit laluan untuk menghantar mesej. Komputer menggunakan protokol UUCp untuk menghantar mesej e-mel melalui talian telefon. Laluan mesej daripada mesin anda kepada pengguna pada mesin lain untuk UUCp diterangkan dalam bentuk berikut: mesin1!mesin2!mesin_destinasi!nama_destinasi. Alamat sedemikian bermakna bahawa mesin anda harus menghantar mesej ke mesin 1, yang satu ke mesin 2, dari sana mesej itu harus dihantar ke mesin penerima dan dimasukkan ke dalam peti mel dengan nama yang ditentukan. Untuk menangani mesej kepada mesin yang tidak mempunyai alamat standard, kami mencari mesin perantaraan yang mempunyai alamat dan menunjukkan alamatnya di sebelah kanan (domain); Kami akan menulis laluan dari mesin perantaraan ke peti mel penerima di sebelah kiri dalam format UUcp, sebagai contoh: [e-mel dilindungi] Sebelah kanan alamat ini menunjukkan institusi pendidikan di Amerika Syarikat. Domain peringkat atas ialah edu, antaranya Universiti Waterloo (subdomain pertama), dan di dalamnya mesin maytag (subdomain kedua). Di sebelah kiri tertulis laluan dari mesin maytag melalui mesin watcsc ke mesin mawar dan ke peti mel pengguna ocplumb, di mana surat itu harus diletakkan. Kaedah pengalamatan ini hanya boleh digunakan dalam sebagai jalan terakhir, kerana ia rumit dan tidak boleh dipercayai (tidak setiap mesin akan memahami alamat sedemikian dengan betul). Anda mungkin terjumpa alamat yang kelihatan seperti ini: Carl% nuceng. decnet@ pain. sekitar. ufl. edu Anda perlu menulis alamat yang kompleks apabila jambatan antara rangkaian anda dan rangkaian penerima surat tidak tahu cara menukar alamat. Dalam kes ini, alamat jambatan dalam rangkaian anda ditunjukkan di sebelah kanan, dan alamat peti mel yang anda perlukan pada rangkaian penerima ditunjukkan di sebelah kiri. Oleh kerana mengulangi tanda @ dalam alamat kedua boleh menyebabkan kekeliruan, tanda % digunakan sebaliknya. Oleh itu, anda secara eksplisit menunjukkan melalui jambatan mana mesej harus dihantar dari rangkaian anda ke rangkaian penerima. Dalam contoh kami, di sebelah kanan ialah alamat jambatan - mesin pain di University of Florida - yang melaluinya mesej harus pergi ke rangkaian DECNET (rangkaian mesin DEC), dan di sebelah kiri ialah alamat daripada peti mel pengguna carl pada mesin nuceng dalam rangkaian DECNET. Anda boleh mengatur surat-menyurat menggunakan e-mel jika anda mempunyai sambungan Internet dan perisian, seperti Microsoft Outlook Express. Tetapi adalah mungkin untuk bertukar-tukar mesej elektronik dengan pelanggan melalui peti mel e-mel percuma, www.mail.ru. Mari lihat kedua-dua pilihan untuk bertukar-tukar mesej e-mel.
Outlook Express adalah berdasarkan piawaian Internet dan direka bentuk untuk berfungsi dengan e-mel dan berita. Untuk membaca e-mel daripada Outlook Express, sistem pemesejan yang anda gunakan mesti menyokong SMTP dan POP3 atau GMAP. Jika anda tidak tahu sama ada sistem e-mel anda menyokong protokol di atas, semak dengan pentadbir atau pembekal perkhidmatan Internet anda. Tanya sama ada sistem anda menyokong klien e-mel POP3 atau IMAP. Outlook Express boleh digunakan untuk membaca kumpulan berita atau kumpulan perbincangan seperti Usenet. Bekerja dengan kumpulan berita dijalankan melalui pelayan berita NNTP. Hubungi pentadbir atau pembekal perkhidmatan Internet anda untuk mengetahui nama pelayan berita yang boleh anda gunakan. Anda boleh menggunakan Outlook Express untuk mendapatkan maklumat tentang produk Microsoft daripada pelayan berita msnews.microsoft.com. Outlook Express termasuk versi kelima program Buku Alamat Windows. Program ini menyediakan keupayaan pengurusan maklumat hubungan yang luas, termasuk mencipta kumpulan kenalan dan folder untuk mengisih mesej dan menyimpan alamat e-mel. Buku Alamat Windows menyediakan akses kepada direktori Internet yang menggunakan Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Direktori Internet memudahkan untuk mencari alamat biasa dan alamat e-mel. Program buku alamat sudah dikonfigurasikan untuk mengakses beberapa direktori popular. Selepas Outlook Express memuat turun mesej atau selepas anda mengklik butang Hantar Mel pada bar alat, mesej boleh dibaca sama ada dalam anak tetingkap paparan atau dalam tetingkap berasingan.
1. Klik ikon Peti Masuk dalam panel Outlook atau senarai folder.
2. Untuk melihat mesej dalam kawasan tontonan, klik padanya dalam senarai mesej. Untuk melihat mesej dalam tetingkap yang berasingan, klik dua kali dalam senarai mesej.
Codoktor haiwan
Untuk melihat semua butiran tentang mesej (tarikh dihantar, dsb.), pilih menu Fail dan pilih Properties.
Untuk menyimpan mesej pada pemacu anda, pilih Simpan Sebagai, pilih lokasi dan simpan format (e-mel, teks biasa, hiperteks).
