Mempercepatkan kerja anda dalam Excel: petua, fungsi, pintasan berguna. Microsoft Excel - petua berguna

DALAM Microsoft Excel anda boleh bekerja dengan lebih mudah dan cepat. Terdapat banyak dalam program ini fungsi yang kurang diketahui dan arahan yang akan memudahkan kerja walaupun pengguna yang yakin. Pengiraan yang rumit dan rutin dalam Excel boleh dilakukan dengan menentukan arahan dengan satu klik dan bukannya lima.

Isi Segera

Excel 2013 pasti mempunyai ciri ini. Sebagai contoh, dalam senarai dengan nama penuh, anda perlu memendekkan nama pertama dan nama keluarga anda. Contohnya: daripada Alekseev Alexey Alekseevich V Alekseev A. A. Untuk melakukan ini, anda perlu memasukkan 2-3 baris singkatan tersebut secara manual di lajur bersebelahan, dan kemudian program akan menawarkan untuk mengulangi tindakan secara automatik dengan data yang tinggal - anda hanya perlu menekan enter.

Menukar baris kepada lajur dan sebaliknya

Anda boleh menjimatkan masa dengan menukar sel daripada baris kepada lajur dalam 3 langkah dan bukannya menulis semula rutin yang panjang:

Pilih kawasan
Salin data
Klik kanan pada sel di mana data harus bergerak dan pilih ikon dalam tetingkap yang muncul "Transpose"

Pada zaman dahulu Versi Excel Tiada ikon sedemikian, tetapi arahan ini dilaksanakan dengan menekan kombinasi kekunci ctrl + alt + V dan pemilihan fungsi "transpose". Dan dengan pergerakan tetikus yang begitu mudah di tangan anda, lajur dan baris bertukar tempat.

Pemformatan Bersyarat

Sesuatu seperti carta, hanya penunjuk tidak berada dalam sel seterusnya, tetapi secara langsung terhadap latar belakang data. Fungsi ini didayakan untuk menyerlahkan beberapa data dalam jadual.

Sebagai contoh, seorang guru di sekolah membuat jadual purata prestasi setiap pelajar. Pemformatan bersyarat kemudiannya akan membuat "graf" betul-betul di dalam sel gred, menyerlahkan purata markah setiap pelajar, contohnya, dari rendah ke tinggi. Atau ia akan menyerlahkan sel di mana skor purata, sebagai contoh, adalah lebih rendah atau lebih tinggi daripada 6. Parameter mungkin berbeza.

Untuk fungsi berfungsi, anda perlu membuka tab "Rumah", pilih medan dengan sel dalam kumpulan alat "Gaya" ikon cari « Pemformatan Bersyarat» dan pilih pilihan yang sesuai - ia boleh menjadi histogram, skala warna atau set ikon. Menggunakan arahan yang sama, anda boleh menetapkan peraturan untuk memilih sel secara bebas.

Sparklines

Klik "Sisipkan"
Buka Sparklines
Pilih arahan "Graf" atau "Histogram".
Dalam tetingkap yang terbuka, tentukan julat dengan nombor dan sel yang mana garis percikan berdasarkan nombor ini akan muncul

Makro

Dan ciri ini direka untuk memudahkan kehidupan dan tugas kerja yang sukar untuk pengguna. Ia merekodkan urutan tindakan yang dilakukan, dan kemudian melaksanakannya secara automatik, tanpa penyertaan sesiapa.

Anda perlu mendayakan makro dengan membuka tab "Pembangun" dan mencari ikon pada bar alat "Makro", dan di sebelahnya - ikon serupa dengan bulatan merah di penjuru kiri sebelah atas. Jika anda perlu melakukan tindakan yang sama berkali-kali, makro akan mula merakam, dan komputer akan melakukan selebihnya sendiri.

Ramalan

Pilihan ini tidak diiklankan oleh pembangun atas sebab - ia boleh meramalkan masa depan! Malah, fungsi itu boleh meramal dan mengira nilai masa depan berdasarkan data yang telah diketahui yang telah didaftarkan. Ia mudah untuk diakses:

Nyatakan sekurang-kurangnya 2 sel dengan data sumber
Buka "Data" – "Ramalan" – "Lembaran ramalan"
Dalam tingkap "Mencipta Lembaran Ramalan" klik pada graf atau histogram
Di kawasan itu "Penyiapan Ramalan" tetapkan tarikh tamat, tekan "Buat"

Isi sel senarai kosong

Ini akan menyelamatkan anda daripada membosankan memasukkan frasa yang sama ke dalam banyak sel. Sudah tentu, anda boleh menggunakan salinan-tampal lama yang baik (salin ctrl+c, tampal ctrl+v), tetapi jika anda perlu mengisi bukan 10 sel, tetapi, sebagai contoh, seratus atau dua, dan teks akan menjadi berbeza di beberapa tempat, pembayang berikut pasti akan berguna.

Katakan anda mempunyai senarai tugasan yang besar untuk sepanjang minggu dan anda perlu menetapkan hari tertentu dalam seminggu di sebelah setiap tugasan. Tidak perlu menetapkan 20 hari Isnin, Selasa dan Jumaat. Setiap hari dalam seminggu diletakkan dalam lajur di mana senarai tugasan untuk hari itu harus bermula. Ia sepatutnya kelihatan seperti ini:

Seterusnya, lajur dengan hari kami dalam seminggu diserlahkan dalam tab "Rumah" butang ditekan "Cari dan Pilih", "Pilih kumpulan sel", "Sel kosong". Kemudian dalam sel kosong pertama anda perlu meletakkan tanda «=» , anak panah "naik" pada papan kekunci kembali ke sel yang diisi (dalam contoh dalam jadual - "Isnin"). klik ctrl+enter. Selesai, kini semua sel kosong harus diisi dengan data pendua.

Cari ralat dalam formula

Ia berlaku bahawa formula tidak berfungsi, tetapi sebab "pecahan" tidak jelas. Kadang-kadang, untuk memikirkannya formula kompleks(di mana fungsi lain diambil sebagai hujah kepada fungsi) atau untuk mencari ralat di dalamnya, anda perlu mengira bahagiannya sahaja. Berikut adalah dua petua:

Sebahagian daripada formula dikira terus dalam bar formula. Untuk melakukan ini, pilih kawasan yang diperlukan dan tekan F9. Semuanya mudah, tetapi ada satu "tetapi". Jika anda terlupa untuk meletakkan semula semuanya, iaitu membatalkan pengiraan fungsi dan tekan enter, bahagian yang dikira akan kekal sebagai nombor.

klik pada "Kira formula" dalam tab "Formula". Tetingkap akan dibuka di mana anda boleh mengira formula langkah demi langkah dan dengan itu mencari saat di mana ralat muncul, jika, sudah tentu, ada satu.

Meja pintar

Jika pengguna dan MS Excel pelbagai memahami konsep jadual, ini boleh menghilangkan banyak orang fungsi yang selesa dan memanjangkan masa bekerja. Dilukis dengan pensil atau menggunakan sempadan - program akan mengira dail biasa sel. Untuk membolehkan data dilihat sebagai jadual, medan ini mesti diformatkan.

Ia adalah perlu untuk menyerlahkan kawasan yang dikehendaki, dalam tab "Rumah" tekan butang "Format sebagai jadual". Cari yang sesuai dengan anda daripada senarai pelbagai bentuk dan warna pilihan reka bentuk.

Menyalin sambil mengekalkan format

Pasti semua orang biasa dengan penanda autolengkap. Ia adalah salib hitam kecil di penjuru kanan sel yang membolehkan anda menyalin kandungan atau formula daripada satu sel kepada beberapa sel lain dengan menyeretnya ke bawah atau ke tepi. Jadi, dalam kes ini, penyalinan mungkin melanggar " penampilan» jadual, kerana format sel juga disalin. Jika anda menarik salib dan tekan tag pintar(ikon akan muncul di bahagian bawah sebelah kanan julat yang disalin), format tidak akan disalin. Pilihan lain ialah pilihan "Salin nilai sahaja", dalam kes ini reka bentuk meja juga tidak akan rosak.

Keluarkan sel kosong

Cepat tangani semua yang tidak perlu sel kosong sangat mudah:

Pilih lajur
Tab data
Klik "penapis"

Anak panah akan muncul di atas lajur, yang anda perlu klik, dan kemudian dalam menu yang terbuka, di bawah nombor 1-9, tandai kotak di sebelah item "Sel kosong".

Cari perbezaan dan persamaan antara dua kawasan

Jika anda perlu mencari data yang sama atau berbeza dengan cepat dalam 2 senarai, ini Kerja Excel akan melakukannya sendiri. Beberapa klik dan program akan menyerlahkan elemen yang serupa atau berbeza:

Ia adalah perlu untuk memilih senarai (sambil menahan ctrl). Dalam tab "Rumah" pergi ke butang "Pemformatan Bersyarat". Klik seterusnya "Peraturan untuk menyerlahkan sel" – "Nilai pendua" atau "Unik". sedia.

Pemilihan nilai yang cepat

Adalah diketahui nilai output yang sepatutnya, tetapi terdapat ketidakpastian tentang nombor awal. Sudah tentu, anda boleh menghabiskan masa yang lama untuk memilih data dan mengira semula keputusan secara manual, tetapi anda boleh menjimatkan usaha dan masa dengan menggunakan fungsi pemilihan parameter.

Buka "Data" – "Bekerja dengan data" – "Bagaimana jika analisis" – "Pemilihan parameter"
Ke rantau ini "Tetapkan dalam sel" masukkan rujukan sel daripada formula yang diperlukan
Di kawasan itu "Maksudnya" menulis hasil yang diingini formula
Di kawasan itu "Menukar nilai sel" masukkan pautan ke sel dengan nilai yang dilaraskan dan klik OK

Perjalanan pantas

Dalam Excel, anda boleh mengalihkan sebarang data dengan serta-merta: sel, baris, lajur. Urutan arahan adalah seperti berikut: pilih kawasan atau sel yang dikehendaki, gerakkan kursor ke atas garis sempadan medan yang dipilih supaya penunjuk berubah, kemudian seret data ini ke tempat yang anda perlukan.

Tambah nilai baharu pada carta dengan cepat

Data baharu sudah masuk selesai rajah boleh diletakkan hanya menggunakan copy-paste biasa: pilih nilai yang diperlukan, salin mereka ( ctrl+c) dan masukkan ke dalam rajah ( ctrl+v).

Carian Terperinci

Gabungan ctrl+f, seperti semua orang tahu, membawa kepada menu carian yang akan mencari sebarang maklumat dalam program ini. Fungsi ini mempunyai beberapa rahsia - tanda «?» Dan «*» akan dimasukkan dalam carian detektif sebenar: dengan bantuan mereka, anda boleh mencari data jika anda tidak pasti tentang ketepatan permintaan itu. Tanda soal akan menggantikan satu simbol yang tidak diketahui, dan asterisk (tanda ini popular dipanggil asterisk) akan menggantikan beberapa yang tidak diketahui sekaligus.

Apabila anda perlu mencari dengan tepat tanda-tanda ini dalam longgokan data, mereka meletakkan ikon di hadapannya «~» . Kemudian program itu tidak akan menyalahkan mereka sebagai watak yang tidak diketahui.

Memulihkan Fail yang Tidak Disimpan

Dalam kes akhir dunia.

Bagi kebanyakan pengguna, situasi ini berkemungkinan biasa: mereka sangat gembira tentang penghujung hari bekerja sehingga apabila MS Excel bertanya soalan prihatin "simpan perubahan terkini» mengklik “tidak”. Dan kerja semua orang jam terakhir terlupa. Keselamatan adalah mungkin, ada harapan.

MS Excel 2010. Urutan arahan adalah seperti berikut: "Fail" - "Yang Terakhir"- (butang bawah kanan).

MS Excel 2013. "Fail" - "Kecerdasan" - "Kawalan Versi" - "Pulihkan buku yang belum disimpan» . Dan program ini akan membuka dunia rahsia semua salinan sementara buku yang dicipta atau diubah, tetapi tidak disimpan.

Gabungan hotkey

Excel sendiri akan memberi anda petunjuk yang baik jika anda mengklik kunci alt. Pada bar alat di atas butang yang berbeza huruf akan muncul. Apabila anda mengklik padanya, fungsi tertentu akan dilancarkan, ini juga akan membantu anda mengingati beberapa kekunci panas. Kebanyakan juga boleh didapati di halaman rasmi program.

Tidak mustahil untuk mengingati begitu banyak fungsi dan gabungan sekaligus, tetapi ia akan disimpan dalam ingatan sendiri jika anda menggunakan sebahagian daripadanya secara berkala semasa bekerja dengan data. Ini akan menjadikan semua kerja lebih cepat dan lebih mudah.

Excel bukanlah program yang paling mesra pengguna di dunia, tetapi ia sangat berguna.

Rakan sekelas

Pengguna biasa hanya menggunakan 5% daripada keupayaannya dan tidak tahu apa yang disembunyikan oleh kedalamannya. Menggunakan nasihat guru Excel, anda boleh belajar cara membandingkan senarai harga, menyembunyikan maklumat rahsia daripada mengintip dan buat laporan analisis dalam beberapa klik.

1. Daun Rahsia Super

Katakan anda ingin menyembunyikan beberapa helaian dalam Excel daripada pengguna lain yang bekerja pada buku kerja. Jika anda melakukan ini dengan cara klasik - klik klik kanan pada label helaian dan klik pada "Sembunyikan" (gambar 1), kemudian nama lembaran tersembunyi ia masih akan kelihatan kepada orang lain.

Untuk menjadikannya tidak kelihatan sepenuhnya, anda perlu bertindak seperti ini: - Tekan ALT+F11 - Tetingkap memanjang akan muncul di sebelah kiri - Di bahagian atas tetingkap, pilih nombor helaian yang anda ingin sembunyikan. Di bahagian bawah, di hujung senarai, cari sifat Visible dan jadikan xlSheetVeryHiddennya.

Sekarang tiada sesiapa kecuali anda akan tahu tentang helaian ini.

2. Tiada perubahan retroaktif

Kami mempunyai jadual dengan medan kosong "Tarikh" dan "Kuantiti". Pengurus Vasya akan menunjukkan hari ini berapa banyak lobak merah yang dijualnya setiap hari. Bagaimanakah saya boleh menghalangnya daripada membuat perubahan retroaktif pada jadual ini pada masa hadapan?

Letakkan kursor pada sel dengan tarikh dan pilih "Data" daripada menu
.- Klik pada butang “Semak Data”. Satu jadual akan muncul.
- Dalam senarai juntai bawah "Jenis data", pilih "Lain-lain".
- Dalam lajur "Formula" kita tulis =A2=TODAY().
- Nyahtanda kotak "Abaikan sel kosong".
- Klik butang "OK". Sekarang, jika seseorang ingin memasukkan tarikh lain, mesej amaran akan muncul.
- Anda juga boleh menghalang perubahan nombor dalam lajur "Kuantiti".

Letakkan kursor pada sel dengan kuantiti dan ulangi algoritma tindakan.

3. Larangan memasukkan pendua

Anda ingin memasukkan senarai produk dalam senarai harga supaya ia tidak berulang. Anda boleh menetapkan larangan pengulangan sedemikian.

Contoh menunjukkan formula untuk lajur 10 sel, tetapi, sudah tentu, boleh terdapat sebarang bilangan sel.

Kami memilih sel A1:A10, yang akan tertakluk kepada larangan.
- Dalam tab "Data", klik butang "Semak Data".
- Dalam tab "Parameter", daripada senarai lungsur turun "Jenis data", pilih pilihan "Lain".
- Dalam lajur "Formula", masukkan =COUNT IF($A$1:$A$10;A1)<=1.
- Dalam tetingkap yang sama, pergi ke tab "Mesej Ralat" dan di sana masukkan teks yang akan muncul apabila anda cuba memasukkan pendua - Klik "OK".

4. Penjumlahan terpilih

Berikut ialah jadual di mana anda boleh melihat bahawa pelanggan yang berbeza membeli produk yang berbeza daripada anda beberapa kali untuk jumlah tertentu.

Anda ingin mengetahui jumlah keseluruhan pelanggan bernama ANTON membeli Daging Ketam Boston daripada anda.

Dalam sel G4 anda masukkan nama pelanggan ANTON.
- Dalam sel G5 - nama produk Boston Crab Meat
.- Pergi ke sel G7, di mana anda akan mengira jumlahnya, dan tulis formula untuknya (=SUM((C3:C21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)).

Pada mulanya ia menakutkan anda dengan kelantangannya, tetapi jika anda menulis secara beransur-ansur, maknanya menjadi jelas.

Pertama, masukkan (=SUM dan buka kurungan, yang akan mengandungi tiga faktor.
- Pengganda pertama (C3:C21=G4) mencari sebutan ANTON dalam senarai pelanggan yang ditentukan.
- Pengganda kedua (B3:B21=G5) melakukan perkara yang sama dengan Daging Ketam Boston.
- Pengganda ketiga D3:D21 bertanggungjawab untuk lajur kos, selepas itu kami menutup kurungan.

5. Jadual pangsi

Anda mempunyai jadual yang menunjukkan produk mana yang dijual oleh pengurus tertentu kepada pelanggan mana dan harganya.

Apabila ia berkembang, memilih data individu daripadanya adalah sangat sukar. Sebagai contoh, anda ingin memahami jumlah lobak merah yang dijual atau pengurus yang menyelesaikan pesanan paling banyak.

Untuk menyelesaikan masalah sedemikian, Excel mempunyai jadual pangsi.

Untuk membuat jadual sedemikian, anda memerlukan:

Dalam tab "Sisipkan", klik butang "Jadual Pangsi".
- Dalam tetingkap yang muncul, klik "OK".
- Tetingkap akan muncul di mana anda boleh membuat jadual baharu menggunakan hanya data yang anda minati.

6. Resit jualan

Jika anda berhenti takut dengan formula, anda boleh melakukannya dengan lebih elegan.

Pilih sel C7.
- Masukkan =SUM(.
- Pilih julat B2:B5.
- Masukkan asterisk, yang dalam Excel ialah tanda pendaraban.
- Pilih julat C2:C5 dan tutup pendakap (gambar 2).
- Daripada Enter, apabila menulis formula dalam Excel, anda perlu memasukkan Ctrl + Shift + Enter.

7. Perbandingan harga

Ini adalah contoh untuk pengguna Excel lanjutan. Katakan anda mempunyai dua senarai harga dan anda ingin membandingkan harganya. Dalam gambar 1 dan 2 kami mempunyai senarai harga dari 4 Mei dan 11 Mei 2010.

Sesetengah barangan di dalamnya tidak sepadan - berikut cara untuk mengetahui jenis barangan tersebut.

Kami membuat helaian lain dalam buku dan menyalin senarai barangan daripada kedua-dua senarai harga pertama dan kedua ke dalamnya.
- Untuk menyingkirkan produk pendua, pilih keseluruhan senarai produk, termasuk namanya.
- Dalam menu, pilih "Data" - "Penapis" - "Penapis lanjutan".
- Dalam tetingkap yang muncul, perhatikan tiga perkara:
a) salin hasilnya ke lokasi lain;
b) letakkan hasil dalam julat - pilih tempat di mana anda ingin menulis hasilnya, dalam contoh ini adalah sel D4;
c) tandakan kotak semak "Rekod unik sahaja".

Klik butang "OK" dan, bermula dari sel D4, kami mendapat senarai tanpa pendua.
- Padamkan senarai asal produk.
- Menambah lajur untuk memuatkan nilai senarai harga untuk 4 dan 11 Mei dan lajur perbandingan.
- Masukkan formula =D5-C5 ke dalam lajur perbandingan, yang akan mengira perbezaan.
- Yang tinggal hanyalah memuatkan nilai secara automatik daripada senarai harga ke dalam lajur "4 Mei" dan "11 Mei". Untuk melakukan ini, kami menggunakan fungsi: =VLOOKUP(search_value; table; column_number; interval_lookup)

.- “Searched_value” ialah baris yang akan kami cari dalam jadual harga. Cara paling mudah untuk mencari produk adalah dengan nama mereka.
- "Jadual" ialah tatasusunan data di mana kami akan mencari nilai yang kami perlukan. Ia harus dipautkan ke jadual yang mengandungi senarai harga dari ke-4.
- "Column_number" ialah nombor siri lajur dalam julat yang kami tentukan untuk carian data. Untuk carian, kami menentukan jadual dengan dua lajur. Harga terkandung dalam kedua daripada mereka.
- Interval_viewing. Jika jadual yang anda cari nilai diisih dalam susunan menaik atau menurun, anda mesti menetapkan nilai BENAR jika ia tidak diisih, tulis FALSE;
- Tarik formula ke bawah, jangan lupa untuk memastikan julat. Untuk melakukan ini, letakkan tanda dolar di hadapan huruf lajur dan nombor baris (ini boleh dilakukan dengan menyerlahkan julat yang dikehendaki dan menekan kekunci F4).
- Lajur yang terhasil menggambarkan perbezaan harga untuk item yang terdapat dalam kedua-dua senarai harga.

Jika lajur yang terhasil memaparkan #N/A, ini bermakna produk yang ditentukan hanya tersedia dalam salah satu senarai harga, dan oleh itu perbezaannya tidak boleh dikira.

8. Penilaian pelaburan

Dalam Excel, anda boleh mengira nilai kini bersih (NPV), iaitu jumlah nilai terdiskaun aliran pembayaran sehingga kini.

Dalam contoh, nilai NPV dikira berdasarkan satu tempoh pelaburan dan empat tempoh pendapatan (baris 3 "Aliran tunai").

Formula dalam sel B6 mengira NPV menggunakan fungsi kewangan: =NPV($B$4,$C$3:$E$3)+B3.
- Dalam baris kelima, pengiraan aliran diskaun dalam setiap tempoh didapati menggunakan dua formula berbeza.
- Dalam sel C5, keputusan diperoleh berkat formula =C3/((1+$B$4)^C2) (gambar 2).
- Dalam sel C6, hasil yang sama diperoleh melalui formula (=SUM(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))).

9. Perbandingan cadangan pelaburan

Dalam Excel, anda boleh membandingkan mana antara dua cadangan pelaburan yang lebih menguntungkan.

Untuk melakukan ini, anda perlu menulis dalam dua lajur jumlah pelaburan yang diperlukan dan jumlah pulangan berperingkat mereka, dan juga secara berasingan menunjukkan kadar diskaun pelaburan sebagai peratusan.

Menggunakan data ini, anda boleh mengira nilai kini bersih (NPV).

Dalam sel bebas anda perlu memasukkan formula =npv(b3/12,A8:A12)+A7, dengan b3 ialah kadar diskaun, 12 ialah bilangan bulan dalam setahun, A8:A12 ialah lajur dengan angka bagi pulangan pelaburan berperingkat, A7 ialah jumlah pelaburan yang diperlukan.
- Menggunakan formula yang sama, nilai semasa bersih projek pelaburan lain dikira - Kini mereka boleh dibandingkan: sesiapa yang mempunyai lebih NPV, projek itu lebih menguntungkan.

Bagi orang yang belum tahu, program hamparan Excel kelihatan besar, tidak dapat difahami dan oleh itu menakutkan.

Sebenarnya, ini adalah alat yang mudah, dan jika anda mengetahui beberapa helah kecil, anda boleh mengurangkan masa yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi biasa.

1. Tambah data baharu pada carta dengan pantas:

Jika untuk carta anda yang telah dibina terdapat data baharu pada helaian yang perlu ditambah, maka anda hanya boleh memilih julat dengan maklumat baharu, salin (Ctrl + C) dan kemudian tampalkannya terus ke dalam carta (Ctrl + V ).

2. Isian Denyar

Untuk melakukan penukaran ini, anda hanya perlu mula menulis teks yang dikehendaki dalam lajur bersebelahan secara manual. Pada baris kedua atau ketiga, Excel akan cuba meramalkan tindakan kami dan melakukan pemprosesan selanjutnya secara automatik. Apa yang anda perlu lakukan ialah tekan kekunci Enter untuk mengesahkan, dan semua nama akan ditukar serta-merta.

3. Salin tanpa melanggar format

Anda berkemungkinan besar mengetahui tentang penanda autoisi "ajaib" - salib hitam nipis di penjuru kanan sebelah bawah sel, dengan menarik yang anda boleh menyalin kandungan sel atau formula ke beberapa sel sekaligus. Walau bagaimanapun, terdapat satu nuansa yang tidak menyenangkan: penyalinan sedemikian sering melanggar reka bentuk jadual, kerana bukan sahaja formula disalin, tetapi juga format sel. Ini boleh dielakkan jika, sejurus selepas menyeret pangkah hitam, klik pada tag pintar - ikon khas yang muncul di sudut kanan bawah kawasan yang disalin.

Jika anda memilih pilihan "Salin nilai sahaja" (Isi Tanpa Pemformatan), maka Microsoft Excel akan menyalin formula anda tanpa memformat dan tidak akan merosakkan reka bentuk.

4. Paparkan data daripada jadual Excel pada peta

Ini juga boleh dilakukan melalui pautan terus dari tapak dengan mengklik butang Tambah. Selepas menambah modul, anda boleh memilihnya daripada senarai juntai bawah Apl Saya pada tab Sisip dan letakkannya pada lembaran kerja anda. Apa yang anda perlu lakukan ialah memilih sel data anda dan klik pada butang Tunjukkan Lokasi dalam modul peta untuk melihat data kami padanya.

5. Cepat melompat ke helaian yang dikehendaki

Anda juga boleh membuat jadual kandungan dengan hiperpautan pada helaian berasingan. Ia sedikit lebih rumit, tetapi selalunya lebih mudah.

6. Tukar baris kepada lajur dan sebaliknya

Jika anda pernah terpaksa mengalihkan sel secara manual daripada baris ke lajur, anda akan menghargai helah berikut:
Pilih julat.

Salin (Ctrl + C) atau dengan mengklik kanan dan pilih "Salin".

Klik kanan sel di mana anda ingin menampal data dan pilih salah satu pilihan tampal khas dari menu konteks - ikon Transpose.

Versi lama Excel tidak mempunyai ikon ini, tetapi anda boleh menyelesaikan masalah dengan menggunakan Tampal Khas (Ctrl + Alt + V) dan memilih pilihan Transpose.

7. Senarai jatuh turun dalam sel

Jika nilai yang ditetapkan dengan ketat daripada set yang dibenarkan sepatutnya dimasukkan ke dalam mana-mana sel (contohnya, hanya "ya" dan "tidak" atau hanya daripada senarai jabatan syarikat, dsb.), maka ini boleh diatur dengan mudah menggunakan senarai juntai bawah:

Pilih sel (atau julat sel) yang sepatutnya mengandungi sekatan sedemikian.

Klik butang "Pengesahan Data" pada tab "Data".

Dalam senarai juntai bawah "Jenis", pilih pilihan "Senarai".

Dalam medan "Sumber", tentukan julat yang mengandungi variasi rujukan elemen yang akan muncul selepas anda masuk.

8. Meja pintar

Jika anda memilih julat dengan data dan pada tab "Rumah" klik "Format sebagai Jadual" (Rumah - Format sebagai Jadual), maka senarai kami akan ditukar menjadi jadual "pintar", yang (selain pewarna berjalur yang bergaya) boleh melakukan banyak perkara yang berguna:

Kembangkan secara automatik apabila baris atau lajur baharu ditambahkan padanya.

Formula yang dimasukkan akan disalin secara automatik ke seluruh lajur.

Pengepala jadual sedemikian ditetapkan secara automatik apabila menatal, dan ia termasuk butang penapis untuk pemilihan dan pengisihan.

Pada tab "Reka Bentuk" yang muncul, anda boleh menambah jumlah baris dengan pengiraan automatik pada jadual sedemikian.

9. Sparklines

Sparklines ialah gambar rajah kecil yang dilukis terus dalam sel yang memaparkan dinamik data kami secara visual. Untuk menciptanya, klik butang Baris atau Lajur dalam kumpulan Sparklines pada tab Sisip. Dalam tetingkap yang terbuka, tentukan julat dengan data berangka asal dan sel yang anda mahu paparkan garis percikan.

Selepas mengklik butang "OK", Microsoft Excel akan menciptanya dalam sel yang ditentukan. Pada tab "Reka Bentuk" yang muncul, anda boleh mengkonfigurasi warnanya, taip, dayakan paparan nilai minimum dan maksimum, dsb.

10. Memulihkan fail yang tidak disimpan

Jumaat. Petang. Pengakhiran yang ditunggu-tunggu untuk minggu kerja yang sibuk. Melihat ke hadapan untuk berehat, anda menutup laporan yang anda main-mainkan pada separuh hari terakhir dan dalam kotak dialog "Simpan perubahan pada fail?" tiba-tiba atas sebab tertentu anda menekan "Tidak".

Pejabat yang kosong dipenuhi dengan jeritan yang menyayat hati anda, tetapi sudah terlambat - beberapa jam terakhir kerja telah merosot dan bukannya petang yang menyenangkan bersama rakan-rakan, anda perlu memulihkan apa yang hilang.

Malah, terdapat peluang yang baik untuk membetulkan keadaan. Jika anda mempunyai Excel 2010, kemudian klik pada "Fail" - "Terbaru" (Fail - Terkini) dan cari butang "Pulihkan Buku Kerja yang Tidak Disimpan" di penjuru kanan sebelah bawah skrin. Dalam Excel 2013, laluannya berbeza sedikit: "Fail" - "Butiran" - "Kawalan Versi" - "Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan" (Fail - Sifat - Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan). Folder khas akan dibuka dari kedalaman Microsoft Office, di mana salinan sementara semua buku yang dibuat atau diubah suai, tetapi tidak disimpan disimpan dalam kes sedemikian.

11. Perbandingan dua julat untuk perbezaan dan kebetulan

Selalunya, apabila bekerja dalam Excel, terdapat keperluan untuk membandingkan dua senarai dan mencari elemen yang sama atau berbeza dengan cepat. Cara terpantas dan paling visual untuk melakukan ini:

Pilih kedua-dua lajur untuk dibandingkan (tahan kekunci Ctrl).

Pilih pada tab "Rumah" - "Pemformatan bersyarat" - "Peraturan untuk menyerlahkan sel" - "Nilai pendua" (Rumah - Pemformatan bersyarat - Serlahkan Peraturan Sel - Nilai Pendua).

Pilih pilihan Unik daripada senarai juntai bawah.

12. Pemilihan (pelarasan) hasil pengiraan kepada nilai yang diperlukan

Pernahkah anda mengubah nilai input dalam pengiraan Excel anda untuk mendapatkan output yang anda inginkan? Pada saat-saat sebegitu anda berasa seperti ahli artileri berpengalaman, bukan? Hanya beberapa dozen lelaran "undershooting - overshoot", dan ini dia, "hit" yang ditunggu-tunggu!

Microsoft Excel boleh melakukan pelarasan ini untuk anda, lebih cepat dan lebih tepat. Untuk melakukan ini, klik butang "Bagaimana Jika Analisis" pada tab "Sisipkan" dan pilih arahan "Pemilihan Parameter" (Sisipkan - Analisis Bagaimana Jika - Cari Matlamat). Dalam tetingkap yang muncul, nyatakan sel di mana anda ingin memilih nilai yang dikehendaki, hasil yang diingini dan sel input yang sepatutnya berubah. Selepas mengklik "OK", Excel akan melakukan sehingga 100 "shot" untuk mencari jumlah yang anda perlukan dengan ketepatan 0.001.

Yang membolehkan anda mengoptimumkan kerja dalam MS Excel. Dan hari ini kami ingin membawa kepada perhatian anda bahagian baharu petua untuk mempercepatkan tindakan dalam program ini. Nikolai Pavlov, pengarang projek "Planet Excel", akan bercakap tentang mereka, mengubah pemahaman orang ramai tentang apa yang sebenarnya boleh dilakukan menggunakan program hebat ini dan keseluruhan pakej Office. Nikolay ialah seorang jurulatih IT, pembangun dan pakar dalam Microsoft Office, Microsoft Office Master, produk Microsoft Most Valuable Professional. Berikut adalah teknik yang dia uji sendiri untuk mempercepatkan kerja dalam Excel. ↓

Tambahkan data baharu pada carta dengan pantas

Ciri ini hanya diperkenalkan dalam versi terkini Excel 2013, tetapi ia patut dinaik taraf kepada versi baharu lebih awal. Katakan anda mempunyai senarai nama penuh (Ivanov Ivan Ivanovich), yang anda perlukan untuk bertukar menjadi nama singkatan (Ivanov I.I.). Untuk melakukan penukaran ini, anda hanya perlu mula menulis teks yang dikehendaki dalam lajur bersebelahan secara manual. Pada baris kedua atau ketiga, Excel akan cuba meramalkan tindakan kami dan melakukan pemprosesan selanjutnya secara automatik. Apa yang anda perlu lakukan ialah tekan kekunci Enter untuk mengesahkan, dan semua nama akan ditukar serta-merta.

Dengan cara yang sama, anda boleh mengekstrak nama daripada e-mel, menggabungkan nama penuh daripada serpihan, dsb.

Menyalin tanpa memecahkan format

Jika anda memilih pilihan "Salin nilai sahaja" (Isi Tanpa Pemformatan), maka Microsoft Excel akan menyalin formula anda tanpa memformat dan tidak akan merosakkan reka bentuk.

Dalam versi terkini Excel 2013, anda boleh memaparkan geodata anda dengan cepat pada peta interaktif, contohnya, jualan mengikut bandar, dll. Untuk melakukan ini, pergi ke "App Store" (Kedai Pejabat) pada "Sisipkan" tab dan pasang pemalam Bing dari sana Peta. Ini juga boleh dilakukan melalui pautan terus dari tapak dengan mengklik butang Tambah. Selepas menambah modul, anda boleh memilihnya daripada senarai juntai bawah Apl Saya pada tab Sisip dan letakkannya pada lembaran kerja anda. Apa yang anda perlu lakukan ialah memilih sel data anda dan klik pada butang Tunjukkan Lokasi dalam modul peta untuk melihat data kami padanya.

Jika mahu, dalam tetapan pemalam anda boleh memilih jenis carta dan warna untuk dipaparkan.

Jika bilangan lembaran kerja dalam buku anda melebihi 10, maka ia menjadi sukar untuk menavigasi melaluinya. Klik kanan pada mana-mana butang tatal tab helaian di sudut kiri bawah skrin.

Jika ulasan terperinci ini tidak merangkumi semua ciri berguna MS Excel yang anda ketahui, kongsikannya dalam ulasan!

Berikut ialah beberapa cara mudah yang akan meningkatkan penggunaan program penting ini dengan ketara. Setelah dibebaskan Excel 2010, Microsoft telah menambah segudang , tetapi ia tidak dapat dilihat dengan serta-merta. “Sangat Mudah!” menjemput anda untuk mencuba teknik yang dijamin dapat membantu anda dalam kerja anda.

20 lifehacks apabila bekerja dengan Excel

Kini anda boleh memilih semua sel dengan satu klik. Anda hanya perlu mencari butang ajaib di sudut helaian Excel. Dan, tentu saja, jangan lupa tentang kaedah tradisional - kombinasi kekunci Ctrl + A.
Untuk membuka beberapa fail pada masa yang sama, anda perlu memilih fail yang anda cari dan tekan Enter. Penjimatan masa adalah jelas.

Anda boleh menavigasi antara buku kerja terbuka dalam Excel dengan mudah menggunakan kombinasi kekunci Ctrl + Tab.
Panel akses pantas mengandungi tiga butang standard, anda boleh menukar nombornya dengan mudah kepada yang anda perlukan. Hanya pergi ke menu "Fail" ⇒ "Pilihan" ⇒ "Bar Alat Akses Pantas" dan pilih mana-mana butang.

Jika anda perlu menambah garis pepenjuru pada jadual untuk bahagian khas, cuma klik pada ikon sempadan biasa pada halaman utama Excel dan pilih "Sempadan lain".

Apabila situasi timbul di mana anda perlu memasukkan beberapa baris kosong, lakukan ini: pilih bilangan baris atau lajur yang diperlukan dan klik "Sisipkan". Selepas itu, pilih sahaja tempat di mana anda mahu sel bergerak, dan anda sudah selesai.
Jika anda perlu mengalihkan sebarang maklumat (sel, baris, lajur) dalam Excel, pilih dan tuding tetikus anda di atas sempadan. Selepas itu, pindahkan maklumat di tempat yang diperlukan. Jika anda perlu menyalin maklumat, lakukan operasi yang sama, tetapi dengan kekunci Ctrl ditahan.

Kini adalah sangat mudah untuk mengalih keluar sel kosong yang sering mengganggu kerja anda. Anda boleh menyingkirkan kesemuanya sekaligus, cuma serlahkan lajur yang dikehendaki dan pergi ke tab "Data" dan klik "Penapis". Anak panah ke bawah akan muncul di atas setiap lajur. Dengan mengklik padanya, anda akan dibawa ke menu untuk menyingkirkan medan kosong.

Mencari sesuatu telah menjadi lebih mudah. Dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl + F, anda boleh mencari sebarang data yang anda perlukan dalam jadual. Bagaimana jika anda juga belajar menggunakan simbol “?” dan “*”, anda boleh mengembangkan keupayaan carian anda dengan ketara. Tanda soal ialah satu simbol yang tidak diketahui, dan asterisk adalah beberapa. Jika anda tidak tahu pertanyaan apa yang perlu dimasukkan, kaedah ini pasti akan membantu. Jika anda perlu mencari tanda soal atau asterisk dan anda tidak mahu Excel mencari aksara yang tidak diketahui, kemudian letakkan "~" di hadapannya.
Maklumat yang tidak berulang mudah diserlahkan dengan entri unik. Untuk melakukan ini, pilih lajur yang dikehendaki dan klik "Lanjutan" di sebelah kiri item "Penapis". Sekarang tandai kotak dan pilih julat sumber (dari mana untuk menyalin), serta julat di mana anda ingin meletakkan hasilnya.

Membuat pilihan adalah sekeping kek dengan ciri baharu Excel. Pergi ke item menu "Data" ⇒ "Pengesahan Data" dan pilih syarat yang akan menentukan sampel. Jika anda memasukkan maklumat yang tidak memenuhi syarat ini, pengguna akan menerima mesej bahawa maklumat tersebut tidak betul.

Navigasi yang mudah dicapai dengan hanya menekan Ctrl + anak panah. Terima kasih kepada pintasan papan kekunci ini, anda boleh menavigasi ke titik ekstrem dokumen dengan mudah. Contohnya, Ctrl + ⇓ akan meletakkan kursor di bahagian bawah helaian.
Untuk menukar maklumat dari lajur ke lajur, salin julat sel yang anda ingin alihkan. Selepas itu, klik kanan pada lokasi yang dikehendaki dan pilih tampal khas. Seperti yang anda lihat, melakukan ini tidak lagi menjadi masalah.
Anda juga boleh menyembunyikan maklumat dalam Excel! Pilih julat sel yang dikehendaki, klik "Format" ⇒ "Sembunyikan atau Tunjukkan" dan pilih tindakan yang dikehendaki. Fungsi eksotik, bukan?

Teks daripada beberapa sel secara semulajadi digabungkan menjadi satu. Untuk melakukan ini, pilih sel di mana anda ingin meletakkan teks yang digabungkan dan klik butang "=". Kemudian pilih sel, letakkan "&" di hadapan setiap satu, dari mana anda akan mengambil teks.
Kes surat berubah mengikut kehendak anda. Jika anda perlu membuat semua huruf dalam huruf besar atau huruf kecil teks, anda boleh menggunakan salah satu fungsi yang direka khas untuk ini: "HURUF BESAR" - semua huruf adalah huruf besar, "LOWERMAN" - huruf kecil. "PROPNACH" - huruf pertama setiap perkataan ditulis dengan huruf besar. Nikmati untuk kesihatan anda!

Untuk meninggalkan sifar pada permulaan nombor, letakkan tanda kutip “’” di hadapan nombor tersebut.
Kini program kegemaran anda mempunyai perkataan autocorrect - serupa dengan autocorrect dalam telefon pintar. Perkataan kompleks tidak lagi menjadi masalah, dan ia juga boleh digantikan dengan singkatan.
Perhatikan pelbagai maklumat di sudut kanan bawah tetingkap. Dan dengan mengklik kanan di sana, anda boleh mengalih keluar baris yang tidak perlu dan menambah baris yang diperlukan.
Untuk menamakan semula helaian, hanya klik dua kali padanya dengan butang kiri tetikus dan masukkan nama baharu. Ia tidak boleh lebih mudah!

Biarkan kerja anda memberi anda lebih keseronokan dan lebih mudah. Adakah anda menyukai artikel bermaklumat ini? Hantar kepada yang tersayang!

Ini adalah makmal kreatif sebenar! Pasukan orang yang benar-benar berfikiran sama, masing-masing pakar dalam bidang mereka, disatukan oleh matlamat yang sama: untuk membantu orang ramai. Kami mencipta bahan yang benar-benar bernilai dikongsi, dan pembaca kami yang dikasihi berfungsi sebagai sumber inspirasi yang tidak habis-habis untuk kami!