СУБД ACCESS 2000. ОТЧЕТЫ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. ВИДЫ ОТЧЕТОВ. СТРУКТУРА ОТЧЕТА. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Ниже приведены виды отчетов.

• Одноколонный отчет (в столбец) - длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
• Многоколонный отчет - сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
• Табличный отчет - отчет, имеющий табличную форму.
• Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
• Перекрестный отчет - строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
• Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
• Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
• Почтовые наклейки - специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
• Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

• Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
• Верхний колонтитул - выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
• Заголовок группы - печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Область данных - предназначена для отображения записей источника данных отчета.
• Область примечания группы - отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Нижний колонтитул - выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
• Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами - по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9.1):

Мастер отчетов

Конструктор отчетов

Инструмент Report

Пустой отчет

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты . Появится диалоговое окно Создание отчетов.

В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9.2).

Рис. 9.2.

Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.

На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 9.3.

Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

В MS Access 2007 отчет разбит на разделы. Разделы отчета можно увидеть только в режиме конструктора. Назначение каждого раздела:

1. Заголовок отчета . Выводится на печать один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке: название отчета и дата. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

2. Верхний колонтитул . Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

3. Заголовок группы . Размещается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по зданиям, в заголовках групп можно указать их адрес.

4. Область данных . Этот раздел печатается для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

5. Примечание группы . Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

6. Нижний колонтитул . Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

7. Примечание отчета . Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой своднойинформации по всему отчету.

Рис. 9.4.

Редактирование:

1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;

3) На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";

4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 9.5.

Рис. 9.5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 9.6).

Рис. 9.6.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Создание элементов формы или отчета

Как в формах, так и в отчетах помимо основной, можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрации (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использованы возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы.

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора (Рис. 9.7).

Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.

Существует три основных типа элементов управления: присоединенные, свободные, вычисляемые .

Присоединенные элементы управления – элементы, связанны с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство элементов управления, в том числе объектов OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля MEMO.

сохраняют введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE (например, рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.

Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.

Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей таблицы, с последующим отображением в форме.

Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора на инструмент выбора объекта.

Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.

Надпись предназначена для вывода на экран неизменяющегося текста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.

Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и MEMO. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления - присоединенная надпись.

Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.

Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – кнопка нажата, ЛОЖЬ – кнопка отжата.

Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент находится в двух состояниях: ИСТИНА – кружок с точкой, ЛОЖЬ – пустой кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.

Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находится в двух состояниях: ИСТИНА – квадрат с галочкой, ЛОЖЬ – пустой квадрат.

Поле со списком позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке.

Список позволяет создать список, допускающий прокрутку предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.

Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или процедур VBA.

Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отчё те выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из Microsoft Access.

Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных.

Присоединенная рамка объекта для отображения в форме и. отчете объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе записи к записи в форме или отчете выводятся разные объект:

Разрыв страницы позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой страницы в печатной форме" или новой страницы в отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы.

Набор вкладок позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы управления.

Вставить вкладку предназначена для добавления вкладки в набор вкладок.

Подчиненная форма/отчет предназначена для добавлений! основную форму или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые подчинения форма или подчиненный отчет должны существовать.

Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.

Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения элементов формы.

Вложение применяется для связи с полем таблицы типа Вложение.

Использовать мастер предназначена для создания кнопок, списков, подчиненных форм, полей со списком и групп переключателей.

Выбрать изменение вида указателя на указатель выделения, что позволяет выделять и перемещать фрагменты рукописного текста и другие объекты в документе.

Диаграмма отображает данныеMS Access в форме или отчете в виде диаграммы.

Кнопка вставка в форму или отчет рисунка для использования в качестве эмблемы.

Кнопка вставка заголовка формы или отчета в разделе Заголовок.

Кнопка вставка номеров страниц в документ.

Кнопка ставка текущей даты или времени в текущий документ.

Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:

1. Щелкнуть на соответствующей пиктограмме.

2. Указать курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.

После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в пункте «Разное»).

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис. 3.

Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.
2. переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3. Измените надпись в заголовке страницы:
   • в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;
   • поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;
   • введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
4. Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование отчета:

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 4.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

1. На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
2. В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
3. Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
4. Сохранить и закрыть отчет.

Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:

определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;

формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;

использование в вычислениях данных нескольких групп.

В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать Новый отчет

36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать . Открывается диалоговое окно Новый отчет . В нем предлагаются следующие варианты работы:

Конструктор Самостоятельное создание отчета

Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции

Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов

Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим », то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один », но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов

Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек

37 Конструктор отчетов в ms Access 2007

Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты , указывается объект и нажимается кнопка Конструктор . Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.

Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.

Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом

Верхний колонтитул . Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.

Заголовок группы . Появляется в начале новой группы.

Область данных . Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.

Примечание группы . Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.

Нижний колонтитул . Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.

Примечание отчета . Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.

При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие командыменю Вид : Колонтитулы , Заголовок/примечание отчета .

Теоретическое обоснование

Таблицы, формы, отчеты и запросы – основные объекты в современных базах данных.

Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных.Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.

Запросы являются средством обработки данных, хранимых в таблицах.Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям,являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос – это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов : на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.

Запросы с параметром – это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.

Запросы на выборку – это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:

· знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;

· логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);

· операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).

· функции: Avg() – среднее арифметическое значение; Count() – количество записей; Sum() – сумма всех записей и т.д.

Например:

а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;

б) значения из отрезка задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;

в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;

г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).

Методика и порядок выполнения работы

Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.

1. Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения .

2. Создание формы для связанных таблиц. Для этого откройте вкладку Создание , найдите раздел Формы. Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.

2.1 Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:

– в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;

– на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма . Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид , а затем – Режим формы . . Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.

2.2 Для созданияформы с помощью мастера на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы , а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание форм определите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поля можно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >> , включите в список Выбранные поля все поля таблицыБригады . Затем, выбрав таблицу Скважины , добавьте два любых поля таблицы Скважины , щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады ) в список Выбранные поля. Щелкните кнопку Далее .

На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы . Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный (или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный, деловой и т.п.), например, Международный.

На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.

Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады . После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины . Используя навигационные клавиши (◄, и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.

Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.

3. Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины , просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.

4. Создание отчёта. В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

4.1 Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, напримерСкважины . Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет . . Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните

4.2 Рассмотрим использование Мастера отчетов . Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты , щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов , выберите таблицу Бригады , включите в отчет поля Месторождение и Телефон . Выберите таблицу Скважины , включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда . Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады . На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение. Щелкните кнопку Далее , выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины . Щелкнув кнопку Далее , выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице . Выберите стиль оформления создаваемого отчета –Деловой (посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1, щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.

5. Создание запросов .

Создадим простой запрос на выборку , который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора. Рассмотрим обе возможности.

5.1 Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов. Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважины в окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих. Щелкните Готово . На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.

Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефти выберитесортировку по возрастанию. Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок ! (Запуск). Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500. Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих . Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.

5.2 Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос - создание в режиме конструктора.

Из окна Все таблицы , перетащите таблицы Бригады, а затем – Скважины .

Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбораBetween 3200 and 3500, в столбце Количество работающих условие<60 .