Чтобы понять, как работать в Excel, следует чётко уяснить, что Excel - это одна из компьютерных программа, которая входит в пакет Microsoft Office. Её обычно устанавливают в папку, расположенную на диске и имеющую следующий путь:C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\. Тогда, чтобы запустить Excel, находим в этой папке файл с именем EXCEL.EXE и нажимаем два раза левой кнопкой мыши на нём. В результате должна запуститься программа Excel .

Ещё один способ, более быстрый: открываем ПУСК -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel. Так или иначе мы должны увидеть:

По-сути мы открыли шаблон, c которым можно работать. Для того чтобы сделать из него полноценный файл, наш шаблон нужно сохранить. Это можно сделать несколькими способами:

1.Нажать на выпадающее меню, отмеченное кругом красного цвета

2. Зажать на клавиатуре клавишу «Ctrl» и,не отпуская её, нажать клавишу «S», а далее,выбрать папку «Папка:», например «D:\», указать «Имя файла:», нажать «Сохранить».

Быстрое сохранение можно произвести, воспользовавшись пиктограммой, выделенной жёлтым кружком.

Для того чтобы создать ещё один шаблон, нажмите на выпадающее меню с красным кругом, и выберите «Создать», а далее подтвердить создание, нажав на кнопку«Создать» справа внизу.

В этом уроке мы обсудили лишь некоторые основы работы в Excel, но начальное представление о том, как работать в Excel, я надеюсь, что Вы уже получили и может приступить к следующему уроку курса Обучение Excel



Смотрите также в этом разделе.

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

• сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
• затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

1. Выделите любое количество строк и столбцов.

1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl +T .

1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

1. Сразу после этого у вас появится новое окно.

1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

1. Затем нажимаем на кнопку «OK».

1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

• открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
• создать новую пустую книгу;
• посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
• выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
• продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
• войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

• ячейки;
• строки;
• столбцы;
• целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

• вручную или автоматически изменить высоту строк;
• вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
• скрыть или отобразить ячейки;
• переименовать лист;
• изменить цвет ярлыка;
• защитить лист;
• блокировать элемент;
• указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

• изменить формат отображаемых данных;
• указать выравнивание;

• выбрать любой шрифт;

• изменить границы таблицы;

• «поиграть» с заливкой;

• установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

1. Введите там следующую команду.

=C3*D3

1. Теперь нажмите на клавишу Enter . После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

1. Выделите область данных.

1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C .
2. Откройте документ
3. Теперь используем кнопки Ctrl +V .
4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент .

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl +P . В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc . В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

1. Снова нажимаем на Ctrl +P . Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку , в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Большинство пользователей компьютерных систем на основе Windows с установленным пакетом Microsoft Office непременно сталкивались с приложением MS Excel. У начинающих юзеров программа вызывает некоторые сложности в освоении, тем не менее работа в «Экселе» с формулами и таблицами не так уж и сложна, как может показаться на первый взгляд, если знать основные принципы, заложенные в приложении.

Что такое Excel?

По сути своей Excel представляет собой полноценную математическую машину для выполнения множества арифметических, алгебраических, тригонометрических и других более сложных операций, оперируя несколькими основными типами данных, не всегда относящимися именно к математике.

Работа с таблицами «Эксель» подразумевает использование более широких возможностей с объединением и вычислений, и обычного текста, и мультимедиа. Но в своем изначальном виде программа создавалась именно как мощнейший математический редактор. Некоторые, правда, поначалу принимают приложение за какой-то калькулятор с расширенными возможностями. Глубочайшее заблуждение!

Работа в «Экселе» с таблицами для начинающих: первое знакомство с интерфейсом

Первым делом после открытия программы пользователь видит главное окно, в котором присутствуют основные элементы управления и инструменты для работы. В более поздних версиях при старте приложения появляется окно, в котором предлагается создать новый файл, по умолчанию называемый «Книга 1» или выбрать шаблон для дальнейших действий.

Работа с таблицами «Эксель» для начинающих на первом этапе знакомства с программой должна сводиться именно к созданию пустой таблицы. Пока рассмотрим основные элементы.

Основное поле занимает сама таблица, которая разбита на ячейки. Каждая имеет нумерацию, благодаря двумерным координатам - номер строки и буквенное обозначение столбца (для примера берем Excel 2016). Такая нумерация нужна для того, чтобы в формуле зависимостей можно было четко определить именно ту ячейку с данными, операция над которой будет производиться.

Сверху, как и в остальных офисных приложениях, расположена панель главного меню, а чуть ниже - инструментарий. Под ним есть специальная строка, в которой вводятся формулы, а чуть левее можно увидеть окошко с координатами активной на данный момент ячейки (на которой расположен прямоугольник). Снизу представлена панель листов и ползунок горизонтального перемещения, а под ним находятся кнопки переключения вида и масштабирования. Справа располагается вертикальная полоса для перемещения по листу вверх/вниз.

Основные типа ввода данных и простейшие операции

На первых порах предполагается, что работа в «Экселе» с таблицами начинающим пользователем будет осваиваться по знакомым ему операциям, например в том же текстовом редакторе Word.

Как обычно, в таблице можно производить операции копирования, вырезания или вставки данных, вводить текст или числовые данные.

Но ввод несколько отличается от того, который производится в текстовых редакторах. Дело в том, что программа изначально настроена на автоматическое распознавание того, что пользователь прописывает в активной ячейке. Например, если ввести строку 1/2/2016, данные будут распознаны как дата, и в ячейке вместо введенных цифр появится дата в упрощенном виде - 01.02.2016. Изменить формат отображения можно достаточно просто (на этом остановимся чуть позже).

Точно так же дело обстоит с числами. Можно вводить любые числовые данные даже с произвольным количеством знаков после запятой, и они будут отображены в том виде, в котором все их привыкли видеть. Но, если вводится целое число, оно будет представлено без мантиссы (знаков после запятой в виде нулей). Поменять это тоже можно.

Но по окончании ввода данных многие начинающие пользователи пытаются перейти на следующую ячейку, используя для этого клавиатурные стрелки (по типу того, как это можно сделать в таблицах Word). И это не срабатывает. Почему? Да только потому, что работа с таблицами «Эксель» отличается от текстового редактора Word достаточно ощутимо. Переход может осуществлен нажатием клавиши Enter или установкой активного прямоугольника на другую ячейку при помощи левого клика мыши. Если после написания чего-то в активной ячейке нажать клавишу Esc, ввод будет отменен.

Действия с листами

Работа с листами на первых порах трудностей вызывать не должна. На панели снизу имеется специальная кнопка добавления листов, после нажатия на которую появится новая таблица с автоматическим переходом на нее и заданием имени («Лист 1», «Лист 2» и т. д.).

Двойным кликом можно активировать переименование любого из них. Также можно использовать меню правого клика для вызова дополнительного меню, в котором имеется несколько базовых команд.

Форматы ячеек

Теперь самое главное - формат ячейки - одно из базовых понятий, которое и определяет тип данных, который будет использован для распознавания ее содержимого. Вызывать редактирование формата можно через меню правого клика, где выбирается соответствующая строка, или посредством нажатия клавиши F2.

В окне слева представлены все доступные форматы, а справа показаны варианты отображения данных. Если посмотреть на пример с датой, показанный выше, в качестве формата выбирается «Дата», а справа устанавливается желаемый вид (например, 1 февраля 2016 г.).

Для проведения математических операций можно использовать несколько форматов, но в самом простом случае выберем числовой. Справа имеется несколько типов ввода, указатель на количество знаков в мантиссе после запятой и поле установки разделителя групп разрядов. Используя другие числовые форматы (экспоненциальный, дробный, денежный и т. д.), тоже можно выставлять желаемые параметры.

По умолчанию для автоматического распознавания данных установлен общий формат. Но при вводе текста или нескольких литер программа может преобразовать его самопроизвольно во что-то другое. Поэтому для ввода текста для активной ячейки нужно установить соответствующий параметр.

Работа в «Эксель» с формулами (таблицами): пример

Наконец, несколько слов о формулах. И для начала рассмотрим пример суммы двух чисел, находящихся в ячейках A1 и A2. В приложении имеется кнопка автоматического суммирования с некоторыми дополнительными функциями (вычисление среднего арифметического, максимума, минимума и т. д.). Достаточно установить активной ячейку, находящуюся в том же столбце ниже, и при выборе суммы она будет посчитана автоматически. То же самое работает для горизонтально расположенных значений, но активную ячейку для суммы нужно выставлять правее.

Но можно ввести формулу и вручную (работа с таблицами «Эксель» предполагает и такую возможность, когда автоматическое действие не предусмотрено). Для той же суммы следует в строке формул поставить знак равенства и прописать операцию в виде A1+A2 или СУММ(A1;A2), а если требуется указать диапазон ячеек, используется такой вид после знака равенства: (A1:A20), после чего будет посчитана сумма всех чисел, находящихся в ячейках от первой до двадцатой включительно.

Построение графиков и диаграмм

Работа с таблицами «Эксель» интересна еще и тем, что предполагает использование специального автоматизированного инструмента построения графиков зависимостей и диаграмм на основе выделенных диапазонов.

Для этого предусмотрена специальная кнопка на панели, после нажатия на которую можно выбрать любые параметры или желаемый вид. После этого диаграмма или график отобразятся на листе в виде картинки.

Перекрестные связи, импорт и экспорт данных

В программе также можно устанавливать связи данных, находящихся на разных листах, использовать на файлы другого формата или объекты, находящиеся на серверах в интернете, и множество других надстроек.

Кроме того, файлы Excel можно экспортировать в другие форматы (например, PDF), копировать из них данные и т. д. Но и сама программа может открывать файлы, созданные в других приложениях (текстовые форматы, базы данных, веб-страницы, XML-документы и т. д.).

Как видим, возможности редактора практически неограничены. И, конечно, описать их все просто не хватит времени. Здесь приведены только начальные азы, но заинтересованному пользователю придется почитать справочную информацию, чтобы освоить программу на самом высоком уровне.

Работа с Экселем: самоучитель. Excel (Эксель) - одна из базовых программ пакета Microsoft Office. Это незаменимый помощник при работе с накладными, отчетами, таблицами.
Excel (эксель) позволяет:
программировать, хранить огромные объёмы информации
Строить графики и анализировать результаты
Быстро делать расчеты
Эта программа является отличным выбором для офисной работы.
Начало работы с Excel (эксель)
1. Два раза щёлкнув по названию листа, входим в режим редактирования. В этой панели можно добавить в книгу новый лист, удалить ненужный. Сделать это легко - нужно нажать правой кнопкой мыши и выбрать строку «Удалить».

2. Создать еще одну книгу просто - выбираем в Меню «Файл» строку «Создать». Новая книга расположится поверх старой, а на панели задач появится дополнительная вкладка.

Работа с таблицами и формулами
3. Важная функция Excel (эксель)– удобная работа с таблицами.

Благодаря табличной форме представления данных, таблицы автоматически превращаются в базу данных. Таблицы принято форматировать, для этого выделяем ячейки и задаём им отдельные свойства и формат.

В этом же окне можно произвести выравнивание в ячейке, это делает вкладка «Выравнивание».

Во вкладке Шрифт есть опция изменения шрифта текста в ячейке, а в Меню «Вставка» можно добавлять и удалять столбцы, строки и многое другое.

Перемещать ячейки легко – в этом поможет иконка «Вырезать» на вкладке Главная

4. Не менее важным, чем умение работать с таблицами, является навык создания формул и функций в Excel.

Простая F=ma – это формула, сила равна произведению массы и ускорения.

Чтобы записать такую формулу в Excel (эксель) необходимо начать со знака «=».

Печать документа
5. И главный этап после выполненной работы – распечатка документов.

Здравствуйте.

По своему опыту скажу одну очевидную вещь: многие начинающие пользователи недооценивают Excel (причем, я бы сказал, что даже очень сильно недооценивают). Может я сужу по личному опыту (когда ранее не мог сложить 2 числа) и не представлял зачем нужен Excel, а затем став пользователем «средней руки» в Excel - смог решать в десятки раз быстрее задачи, с которыми раньше сидел и «думал»…

Цель этой статьи : не только показать, как выполнить то или иное действие, но и показать потенциальные возможности программы для начинающих пользователей, которые даже не догадываются о них. Ведь владея даже совсем начальными умениями работы в Excel (как я сказал уже ранее) - можно ускорить свою работу в несколько раз!

Уроки представляют собой небольшую инструкцию по выполнению того или иного действия. Темы для уроков выбрал самостоятельно, на основе вопросов, на которые мне часто приходиться отвечать.

Т емы уроков : сортировка списка по нужной колонке, складывание чисел (формула суммы), фильтрование строк, создание таблицы в Excel, составление графика (диаграммы).

Уроки по Excel 2016

1) Как отсортировать список по алфавиту, по возрастанию (по нужно колонке/столбику)

Очень часто встречается такая задач. Например, есть таблица в Excel (или вы скопировали ее туда) и теперь вам нужно отсортировать ее по какому-нибудь столбцу/колонке (например, таблица как на рис. 1).

Теперь задача: хорошо бы отсортировать ее по возрастанию цифр в декабре.

Сначала необходимо выделить таблицу левой кнопкой мышки: обратите внимание, что выделить нужно те столбики и столбцы, которые вы хотите сортировать (это важный момент : например, если бы я не выделил столбец А (с именами людей) и отсортировал бы по «декабрю» - то значения из столбца B потерялись бы относительно имен в столбце A. Т.е. нарушились бы связи, и Альбина была бы не с «1», а с «5», например) .

После выделения таблицы, перейдите в следующий раздел: «Данные/Сортировка » (см. рис. 2).

Затем нужно настроить сортировку: выбрать столбец по которому сортировать и направление: по возрастанию или по убыванию. Здесь особо комментировать нечего (см. рис. 3).

2) Как сложить несколько чисел в таблице, формула суммы

Так же одна из самых популярных задач. Рассмотрим, как быстро ее решить. Допустим, что нам нужно сложить три месяца и получить итоговую сумму по каждому участнику (см. рис. 5).

Выделяем одну ячейку, в которой хотим получить сумму (на рис. 5 - это будет «Альбина»).

Собственно, в появившемся окне нужно указать (выделить) ячейки, которые требуется сложить. Делается это очень просто: выделяете левой кнопкой мышки и жмете кнопку «OK» (см. рис. 7).

После этого, вы в выбранной ранее ячейки, увидите результат (см. на рис. 7 - результат «8»).

По идее, такая сумма, как правило, требуется для каждого участника таблицы. Поэтому, чтобы не вводить формулу еще раз вручную - можно просто ее скопировать в нужные ячейки. На деле все выглядит просто: выбираете ячейку (на рис. 9 - это E2), в углу этой ячейки будет небольшой прямоугольник - «растяните» его до конца вашей таблицы!

В результате, Excel посчитает сумму каждого участника (см. рис. 10). Все просто и быстро!

3) Фильтрование: оставить только те строки, где значение больше (или где оно содержит …)

После того, как будет посчитана сумма, очень часто, требуется оставить только тех, кто выполнил определенный барьер (например, сделал больше числа 15). Для этого в Excel есть специальная возможность - фильтр .

Сначала необходимо выделить таблицу (см. рис. 11).

Должны появиться небольшие «стрелочки» . Если нажать на нее, то откроется меню фильтра: можно выбрать, к примеру, числовые фильтры и настроить, какие показывать строки (например, фильтр «больше» оставит строки только те, в которых в данном столбце число будет больше, чем вы зададите).

Кстати, обратите внимание, что фильтр можно задавать по каждому столбцу! Столбец, где есть текстовые данные (в нашем случаем имена людей) - будут фильтроваться несколько другими фильтрами: а именно, здесь не большее и меньшее (как в числовых фильтрах), а «начинается» или «содержит». Например, я в своем примере ввел фильтр имен, которые начинаются с буквы «А».

Рис. 14. Текст имени содержит (или начинается с …)

Обратите внимание на один момент: столбцы, в которых действует фильтр помечены специальным образом (см. зеленые стрелки на рис. 15).

В целом, фильтр - это очень мощный и полезный инструмент. Кстати, для того, чтобы его выключить, просто в верхнем меню Excel - «отожмите» одноименную кнопку.

4) Как создать таблицу в Excel

От такого вопроса я иногда теряюсь. Дело в том, что Excel - это и есть одна большая таблица. Правда, у нее нет границ, нет разметки листа и пр. (как это есть в Word - а это многих вводит в заблуждение).

Чаще всего, под этим вопросом подразумевают создание границ таблицы (форматирование таблицы). Делается это достаточно легко: сначала выделяете всю таблицу, затем переходите в раздел: «Главная/Форматировать как таблицу «. Во всплывшем окне вы берите нужно оформление: тип рамки, ее цвет и пр. (см. рис. 16).

Рис. 16. Форматировать как таблицу

Результат форматирования представлен на рис. 17. В таком виде эту таблицу можно перенести, например, в документ Word, сделать из нее наглядный скриншот, или просто представить на экране для аудитории. В таком виде она намного проще «читается».

5) Как построить график/диаграмму в Excel

Для постройки диаграммы вам понадобятся уже готовая таблица (или, по крайней мере, 2 столбца с данными). Первым делом, нужно добавить диаграмму, для этого нажмите: «Вставка/круговая/объемная круговая диаграмма » (для примера). Выбор диаграммы зависит от требований (которым вы следуете) или ваших предпочтений.

Далее можно выбрать ее стиль и оформление. Рекомендую не использовать в диаграммах слабые и тусклые цвета (светло розовые, желтые и т.д.). Дело в том, что обычно диаграмму делают, чтобы ее показать - а эти цвета плохо воспринимаются как на экране, так и при распечатывании (особенно, если принтер не самый лучший).

Собственно, осталось только указать данные для диаграммы. Для этого щелкните по ней левой кнопкой мышки: сверху, в меню Excel - должен появиться раздел «Работа с диаграммами

Рис. 23. Полученная диаграмма

Собственно, на этом и этой диаграммой подведу итоги и я. В статье я собрал (как мне кажется), все самые основные вопросы, которые возникают у начинающих пользователей. Разобравшись с этими базовыми возможностями - вы сами не заметите, как новые «фишки» начнете изучать все быстрее и быстрее.

Научившись использовать 1-2 формулы, многие остальные формулы будут «создаваться» аналогичным образом!