Существует несколько вариантов, когда нужно вручную ввести данные в Excel. Для ввода данных в одной ячейке в несколько ячеек одновременно или на несколько лист одновременно. Данные, которые вы вводите может быть числа, текст, даты или времени. Можно отформатировать данные в различных способов. И существует несколько параметров, которые можно настроить, чтобы упростить ввод данных для вас.

В этом разделе не рассматривается использование формы данных для ввода данных на листе. Дополнительные сведения о работе с формами данных: Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных .

Важно: Если не получается ввести или изменить данные на листе, он может быть защищен во избежание случайного изменения данных. На защищенном листе можно выбирать ячейки для просмотра данных, но невозможно вводить данные в заблокированные ячейки. В большинстве случаев защиту не стоит снимать до тех пор, пока не будет получено разрешение от пользователя, который создал лист. Чтобы отменить защиту листа, нажмите кнопку Снять защиту листа в группе Изменения на вкладке Рецензирование . Если при включении защиты был задан пароль, для отмены защиты листа сначала необходимо ввести этот пароль.

Ввод текста или числа в ячейку

Выберите ячейку на листе.

Введите нужные числа или текст, который вы хотите ввести и нажмите клавишу ВВОД или TAB.

Чтобы ввести данные на новую строку в ячейке, вставьте разрыв строки, нажав клавиши ALT + ВВОД.

Ввод чисел с фиксированным десятичным разделителем

Изменение формата числа

В Excel формат ячейки представлен отдельно от данных в ячейке. Такое различие в отображении может иметь значительные последствия, если данные числовые. Например, при округлении вводимого числа округляется только отображаемое число. Для вычислений же используется фактическое значение, хранимое в ячейке, а не отформатированное число, показанное на экране. Следовательно, вычисления могут казаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.

После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения.

Форматирование чисел в виде текста

Для чисел, с которыми не требуется выполнять вычисления, например для номеров телефонов, можно выбрать текстовый формат, применив его к ячейкам перед вводом текста.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Введение

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.

1. Ввод и редактирование данных

Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)

Рис. 1 (пример заголовков)

Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.

Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.

Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)

1 .1 Редактирование данных в ячейке

Данные можно редактировать несколькими способами:

1. Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.

2. Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.

3. Также можно, выделив ячейку нажать F2.

1 .2 Копирование и вставка содержимого ячеек

Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)

Рис. 3 (пример копирования данных)

Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.

1 .3 Перемещение и копирование с помощью мыши

Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:

Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);

Перехожу на «Лист 1»;

В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;

Выделяю ячейки «А1», «А2»;

Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Маркер заполнения -этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.

Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;

Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)

Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)

1 .4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк

Удаление ячеек, столбцов и строк

Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.

Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;

В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».

Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)

Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)

Вставка ячеек, столбцов и строк

Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.

Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);

Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))

Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)

Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)

Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».

В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо». Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))

Рис. 8 (а) Рис. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)

1 .5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши

С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.

Маркер заполнения-этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)

Рис. 9 (Маркер заполнения)

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.

Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:

Создаю новый файл;

На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;

Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)

Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)

Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Создаю новый файл;

В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;

Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».

Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:

Создаю новый файл;

Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;

Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.

Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

Однако можно задать и свои последовательности данных.

1 .6 Ввод ряда дат

Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.

В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;

Выполняю команду «Правка» «Заполнить» «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».

В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)

Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)

Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)

Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)

2 . Задание форматов границам и линиям

Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.

Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;

В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;

Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)

Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)

Рис. 16 (Результат применения границ)

2.1 Использование диагональных границ

Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.

Для этого выполняю следующие действия:

Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;

Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.

При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;

Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;

Нажимаю клавишу «Enter»;

Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;

На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;

Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;

Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)

Рис. 17 (Использование диагональных границ)

3 . Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций

Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.

Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».

Заключение

Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.

При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.

Используемая литература

1. С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.

2. А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.

3. В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.

4. С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»

Подобные документы

Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.

контрольная работа , добавлен 05.07.2010


Запуск процессора Excel. Ввод и редактирование данных. Действия с рабочими книгами. Составление элементарных формул. Копирование формата в другую ячейку. Форматирование с помощью ленты Главная. Переупорядочивание содержимого ячеек. Экспресс-стили таблиц.

учебное пособие , добавлен 07.12.2010


Состав Microsoft Office. Windows: назначение и вызов контекстного меню. Создание списков, таблиц. Вставка рисунка в документ. Структура окна Excel. Редактирование содержимого ячейки. Основные элементы экрана Excel. Вставка содержимого графического файла.

реферат , добавлен 05.04.2014


Создание таблицы "Покупка товаров с предпраздничной скидкой". Понятие формулы и ссылки в Excel. Структура и категории функций, обращение к ним. Копирование, перемещение и редактирование формул, автозаполнение ячеек. Формирование текста функции в диалоге.

лабораторная работа , добавлен 15.11.2010


Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.

курсовая работа , добавлен 08.06.2014


Ввод и редактирование формул. Создание абсолютной или смешанной ссылки. Режимы пересчета формул. Присвоение, изменение и удаление имен ячеек. Ссылки на листы и книги. Создание имен из заголовков строк или столбцов. Присвоение имен константам и формулам.

курсовая работа , добавлен 02.01.2012


Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.

контрольная работа , добавлен 01.10.2011


Обработка текстовой информации на компьютере. Знакомство с текстовым процессором Microsoft Word. Создание, форматирование текстовых документов, выполнение операций с фрагментами текста. Копирование, перемещение, удаление. Создание и редактирование таблиц.

лабораторная работа , добавлен 19.12.2013


Общая характеристика и назначение табличного редактора Excel, оценка его преимуществ и возможностей. Правила работы с данным программным обеспечением, порядок ввода данных в ячейки. Редактирование данных в ячейке, ее автозавершение и автозаполнение.

реферат , добавлен 12.06.2011


Использование мастеров Word. Сохранение, закрытие, создание, редактирование документа. Ввод, добавление нового, удаление, выделение, копирование, выравнивание и перемещение текста. Проверка, печать документа. Дополнительные возможности. Создание таблицы.

Лаб. Раб. №10

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

1. Цель и содержание: научиться проводить основные операция с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты деятельности предприятий; выполнять вычисления по заданным формулам с использованием табличного процессора.

Теоретическое обоснование

Excel – это программа обработки электронных таблиц. Она может быть использована для организации сложных расчетов, представления табличных данных в виде диаграмм, проведения сортировки и манипулирования большими объемами информации. Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. MS Excel позволяет автоматизировать обработку табличных данных . С помощью таблиц MS Excel можно выполнять различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1 Ключевые понятия электронных таблиц

Рабочая книга - является основным документом MS Excel. Она хранится в файле с расширением xlc. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм, макросов. Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. Существует два способа записи адресов ячеек в таблице:

1) Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1 , $K$3. Этот способ используется по умолчанию и называется стилем А1.

2) Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Такой способ называется "R1C1".

Интерфейс MS Excel

Программу Microsoft Excel можно запустить тремя способами: с помощью меню ПУСКоперационной системы Windows; с помощью ярлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу Проводник Windows. Вид главного окна Excel, которое показывается пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

Структура окна Excel состоит из следующих элементов.

Строка заголовка – верхняя строка экрана; в этой строке находится имя приложения - Microsoft Excel, а за ним имя рабочей книги – Книга 1. Число 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- Строка меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиеся списки). Строка меню находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- Панель инструментов , содержащая значки, кнопки, раскрывающиеся списки, благодаря которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. По умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели Стандартная и Форматирование . Панель инструментов Стандартная содержит кнопки со значками. Значки – это команды, которые можно найти и в меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоваться панелью инструментов.

Панель инструментов Форматирование содержит сокращенные обозначения самых употребительных операций, выполняемых при оформлении текста.

Рисунок 1 Стандартный вид окна электронной таблицы

Чтобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. Чтобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоваться командой ВИД>Панели инструментов, где выбрать необходимую панель. Или вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

Строка ввода данных. В программе Excel строка ввода данных называется строка формул . Строка формул находится под панелью Форматирование и используется для ввода и редактирования данных в ячейке таблицы. В ней отображается содержимое активной ячейки. Строка состояния - отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

Многие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполняются с помощью Контекстно-зависимого меню , которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.

Перемещение по листу

В каждый конкретный момент нам визуально может быть доступна лишь некоторая часть данных электронной таблицы. В связи с этим особое значение приобретают навигационные возможности программы.

Перемещаться по листу рабочей книги можно с помощью: клавиатуры (стрелки управления курсором); мыши (полосы прокрутки); команды меню ПРАВКА>Перейти. В диалоговом окне Переход в поле Ссылка указать адрес нужной ячейки, чтобы перейти к определенной ячейке нужного рабочего листа. Основные возможности по перемещению внутри отдельного листа описаны в таблице 1.

Для перемещения между листами рабочей книги можно либо воспользоваться кнопками навигации, либо непосредственно выбрать с помощью мыши ярлычок нужного листа.

Таблица 1

Перемещение по рабочему листу. Активной ячейкой называется ячейка, в которую вводится информация (текст, число, формула). Активную ячейку можно изменить, для этого: передвинуть указатель мыши в ячейку, которая должна быть активной, и щелкнуть по ней мышью; либо выбрать в меню команду ПРАВКА>Перейти.

Выделение столбца – осуществляется щелчком мыши по имени столбца. Выделение строки – осуществляется щелчком мыши по номеру строки. Выделение нескольких ячеек: для того чтобы выделить смежные ячейки , удерживая левую клавишу мыши, переместите указатель мыши из одного угла диапазона в другой; для выделения несмежных ячеек выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl , последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Для выделения всей таблицы – нажмите кнопку, находящуюся на пересечении заголовков строк и столбцов.

Технология ввода данных в MS Excel

Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например: A2:G4 .

Примечание: выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ФОРМАТ>Ячейки (рис. 2). Эта команда имеет несколько вкладок. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций). Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Ввод данных – одна из основных операций при работе с электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула .

Рисунок 2. Управление форматом ячеек

Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать ячейку; ввести данные (текст, число, формулы), используя клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter ; нажав кнопку перед Строкой формул ; щелчком мыши на другой ячейке; выйдя из текущей ячейки с помощью клавиш управления курсором.

Ввод чисел . Excel интерпретирует введённое содержимое ячейки в качестве числового значения, если оно состоит только из цифр. В числовых значениях можно использовать некоторые специальные символы: «-» - ввод отрицательного числа. Если числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; «+» - при вводе положительных чисел этот знак опускается; «,» - если перед числом или в числе введена одна запятая, то программа воспримет её в качестве десятичной запятой; «%» - при вводе числа ячейке можно присвоить процентный формат. Для этого после числа необходимо указать символ процента. При выполнении вычислений Excelразделит отображённое в ячейке значение на 100; «р.» - при вводе числа ячейке можно присвоить денежный формат. Для этого после числа указывается символ денежной единицы. При правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю ячейки.

Ввод текста . Любые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значения, значения даты, времени и в качестве формулы интерпретируется программой, как текст. Текст, в отличие от чисел, изображается выровненным по левому краю. Длинный текст можно разбить в ячейке на несколько строк, задавая нажатием сочетания клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных : повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует: выделить ячейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться командой ПРАВКА>Заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение - заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. Для создания прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку; выделить блок ячеек, которые должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента); выполнить команду ПРАВКА>Заполнить> Прогрессия ; в появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

Исправление содержимого ячейки. До подтверждения ввода данных: используя клавишу Backspace; используя клавишу Del; кнопкой – отмена.

Подтвержденные данные, активизировав ячейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправления непосредственно в ячейке; установить курсор мыши вСтроке формул и произвести исправления.

Удаление содержимого ячейки. Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение , Формат , Формула , Имя .Для удаления содержимого ячейки необходимо: выполнить команду ПРАВКА> Очистить , а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del ; с помощью команды контекстного меню Очистить содержимое .

Для удаления строки / столбца : выполнить команду ПРАВКА>Удалить; с помощью команды контекстного меню Удалить .

Копирование данных. При необходимости содержимое ячейки можно скопировать и вставить в другое место. Для этого нужно активизировать ячейку, скопировать ее в буфер обмена, затем выделить область (ячейку или диапазон ячеек) для вставки и вставить содержимое буфера обмена. Существует несколько способов копирования и вставки: через команды меню ПРАВКА>Копировать , затем ПРАВКА>Вставить ; через команды контекстного меню Копировать и Вставить ; используя соответствующие кнопки на панели инструментов; метод перетаскивания : курсор мыши подвести под нижний правый угол ячейки, при этом курсор изменит свою форму (+), удерживая левую клавишу мыши, перевести курсор мыши на рядом стоящие ячейки и отпустить клавишу мыши.

Формулы

Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно «=». В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций – сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Сама формула – это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Основные операторы в формулах и их иерархия описаны в таблице 2. Excel выполняет вычисления последовательно, в зависимости от их иерархии. Если формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо. Если последовательность вычислений, определяемая приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, то нужно использовать круглые скобки. Представленные в скобках выражения будут обработаны в первую очередь.

Таблица 2. ОПЕРАТОРЫ В ФОРМУЛАХ И ИХ ИЕРАРХИЯ

Если формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в следующей последовательности: знак отрицательного числа (-); оператор определения процента (%); возведение в степень (^); умножение и деление (*,/); сложение и вычитание (+,-); объединение текста (&).

Ввод формул. Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. С помощью формул можно выполнять вычисление и анализ данных рабочего листа. Любой ввод данных, начинающийся со знака «=», интерпретируется Excel как формула. В строке формул ввода отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления. Формулы практически всегда содержат ссылки на ячейки, содержимое которых используются в вычислениях. В формуле могут использоваться имена диапазонов ячеек или заголовки.

2.2.4 Оформление рабочего листа

Шрифты .Различные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, позволяют эффективно оформить таблицу. Существует несколько способов выбора шрифта. выбрать команду ФОРМАТ>Ячейки> Шрифт; выполнив команду контекстно-зависимого меню Формат ячеек> Шрифт ; воспользовавшись кнопками панели инструментовФОРМАТ> Шрифт иРазмер.

Форматирование. Выравнивание содержимого ячейки или ячеек по левому краю, по правому краю, по центру и т.д. выполняется с помощью соответствующих кнопок панели инструментов ФОРМАТ или с помощью закладки Выравнивание диалогового окна Формат .

Выбор цветов позволяет получить большую наглядность при работе с таблицей. Для выбора и установки цвета необходимо выбрать закладку Вид диалогового окна Формат

Обрамление .С целью выделения отдельных элементов таблицы (заголовок, столбцов, строк, ячеек) используется обрамление. Для установки границ диапазона необходимо выбрать закладку Граница диалогового окна Формат или соответствующие кнопки панели инструментов.

- 2.2.5 Завершение работы приложения. Чтобы корректно завершить работу с Excel также существует несколько способов: с помощью команды ФАЙЛ>Выход ; щелчком на кнопке Закрыть или выполнив команду ФАЙЛ>Закрыть.

Если была открыта электронная таблица и в неё вносили изменения, Microsoft Excel при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов таблицы, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесённых изменений.

Похожая информация.

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Список использованной литературы

табличный редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

Ввод данных в Excel мало у кого может вызвать какие-либо затруднения, разве что может появится путаница из-за выбранного формата ячеек. Но в нем есть также немало хитростей, используя которые можно гораздо упростить ввод данных в ячейку Excel и ускорить этот процесс в целом.

Данные, вводимые в Эксель, можно разделить на константы и формулы, и далее речь пойдет именно о константах. Под константами понимаются числовые и текстовые значения, значения даты и времени, логические значения.

Числовые значения
Ввод любых данных в Экселе можно производить с клавиатуры, из буфера обмена или подгружать из других файлов. Для ввода с клавиатуры нужно выделить ячейку, ввести значение и нажать «Enter» или любую другую клавишу смены положения курсора, например, табуляцию или стрелочки вверх, вниз и так далее.

При вводе числовых значений также используются специальные символы, такие как тире, для обозначения отрицательных значений, знак косой черты для дробных чисел, знак денежной единицы, процентов, и символ «Е» для представления числа в экспоненциальном виде.

По умолчанию в новом документе все ячейки имеют общий формат. Вводимое числовое значение выравнивается по правому краю и если оно не помещается в диапазон ячейки, то автоматически будет записано в экспоненциальной форме для сокращения количества знаков.

В случае выбора числового формата ячейки непомещающееся в диапазон ячейки значение будет заменено на знак решетки, который исчезнет при увеличении ширины ячейки до необходимого размера.

Для удобства в числовом формате вводимые значения можно разделять пробелом между группами разрядов, и это будет только визуальный эффект. Но почему-то это срабатывает, только если изначально формат ячейки был «Общий» .

При вводе дробных значений некоторые записи Эксель может интерпретировать как дату и производить автозамену. Чтобы этого не происходило, необходимо перед дробным значением ввести ноль или же сразу выбрать необходимый формат ячейки перед внесением дробного значения. Так при вводе «1/10» будет произведена автоматическая замена на «01.окт» , если формат ячейки был общим.

В Экселе есть возможность автоматического заполнения ряда значений. Например, введем в ячейку значение «1» , затем выделим ее, подведем курсор к нижнему правому углу ячейки до появления черного крестика, зажмем его левой кнопкой мыши и протянем по нескольким ячейкам столбца или строки. В результате мы получим автозаполнение выделенных ячеек введенным нами значением «1» . При этом правом нижнем углу выделенных ячеек появится значок , при нажатии на который появится меню настроек. В нашем случае будет выбрано «Копировать ячейки» , но если выбрать в меню «Заполнить» , в ячейках появится последовательность чисел с шагом «1» независимо от начального введенного числа.

Если ввести два числа с каким-то шагом, выделить их и протянуть по ячейкам, то получится заполнение ряда значений с выбранным нами шагом. А если в настройках автозаполнения выбрать «Копировать ячейки» , то получится копирование введенных нами значений в выделенные ячейки.

Также есть возможность ввода прогрессии с заданными параметрами, такими как шаг и максимальное значение. Для этого выделяем ячейку с начальным значением, на вкладке «Главная» выбираем меню «Заполнить» , и нажимаем пункт «Прогрессия…» . В результате появится окошко настроек, где необходимо выбрать тип прогрессии, шаг, максимальное значение и направление заполнения.

При необходимости заполнить какую-то область данными, можно выделить весь диапазон заполняемых ячеек и более не отвлекаться на выбор следующей ячейки. При вводе значения будут вводиться слева на право и сверху вниз, т.е. после заполнения первого столбца Эксель перейдет к заполнению второго.

Если необходимо скопировать одно и то же значение в большое количество ячеек, можно скопировать это значение в буфер обмена, выделить диапазон заполняемых ячеек или отдельные ячейки с зажатой клавишей «CTRL» , а затем вставить значение из буфера обмена.

Текстовые значения
Текстовые значения можно также вводить как с клавиатуры, так и вставлять через буфер обмена. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки. При вводе длинного текста, ширина которого превышает ширину ячейки, текст будет отображаться поверх соседних следующих ячеек. Если же в следующей ячейке есть данные, то текст будет скрыт, и не будет показываться за пределами ячейки ввода.