И надёжного бухгалтера для нашей условной компании. Бизнес встал на ноги, местами начал расти, приходят новые клиенты, дел гора, домой возвращаемся поздно и нерегулярно, в выходные развлекаемся выполнением недобитых за рабочую неделю задач. 1024 чашки эспрессо и пару бессонных ночей спустя, голоса в голове начинают нашёптывать волшебное слово «делегирование». Преодолев тяжёлые моральные противоречия, про которые хорошо написал Максим Ильяхов, предприниматель начинает искать человека, который поможет вырваться из рутины. Таким человеком может стать секретарь, личный помощник или бизнес-ассистент.

Рынок предлагает кучу вариантов, начиная c веб-сервисов и заканчивая штатными сотрудниками. Мы провели небольшое исследование и хотим рассказать о популярных вариантах, которые подойдут московским предпринимателям в диапазоне от микро до среднего бизнеса. Постараемся быть объективными и не тянуть одеяло на Кнопку , хоть это и непросто.

Онлайн-биржи услуг

Интернет подарил временно безработным, студентам, людям без опыта и противникам офисного образа жизни возможность стать «вольнонаёмными профессионалами широкого профиля» или просто подзаработать в свободное время.

Виртуальный помощник

Стильный, модный, молодёжный аутсорсинг проник во все сферы, тема этого поста — не исключение. За относительно небольшие деньги вы сможете получить виртуального секретаря или целый фронт-офис, который будет работать с корреспонденцией, принимать звонки, искать и структурировать необходимую информацию и выполнять простые механические поручения, не занимая ваших офисных пространств (если таковые вообще имеются).

Чуть более сложные задачи смогут взять на себя сервисы виртуальных ассистентов, вроде YourBees или Ассистент . Эти ребята забронируют гостиницу, закажут цветы любимой женщине, займутся организацией праздника, помогут найти сотрудников, поставщиков, подрядчиков и даже недвижимое имущество. Чёткую границу компетенций виртуального помощника нащупать не удалось — он возьмётся за любые законные поручения, которые не требуют выхода за пределы офиса. Если не справится сам, поможет найти подрядчика.

Ещё одна разновидность виртуального помощника — консьерж-службы. По сути — это виртульный помощник уровня премиум, который будет на 146% более учтивым, вежливым и старательным. Подобные службы, как правило, идут в довесок к элитным брендам вроде Vertu , картам Visa уровня Gold и выше или к членству в закрытых luxury-клубах, поэтому причаститься сможет не всякий. Сталкиваться с подобными явлениями лицом к лицу нам не доводилось, но поговаривают, что качество на высшем уровне. Может, у вас был такой опыт?

Кому подойдёт

Виртуальные секретари и ассистенты спасут от ежедневной борьбы с текучкой, освободят время для мыслей о захвате мира. Предпринимателю не придется думать о том, кому поручить ту или иную задачу. Минусы: работать придётся с разными сотрудниками (хотя, есть ассистенты уровней dedicated и elite), которые не будут погружаться в специфику бизнеса. Зато такой ассистент никогда не заболеет и не бросит всё ради поездки в экзотическую страну.

Сколько стоит

• От 5 000 рублей в месяц за виртуального секретаря;
• от 500 рублей за час работы виртуального ассистента;
• консьерж службы — бесценно.

Ссылки

Виртуальный секретарь/офис: secretservice.ru , matrixoffice.ru , callcenter24.ru .

Удаленный секретарь

Невероятно трудно подбирать новые эпитеты для категории, которую описываешь в третий раз. Секретарь на удалёнку наделён теми же плюсами и минусами, что и удалённый бухгалтер или юрист. Из плюсов — более персональный подход, чем у виртуальных помощников и более низкая стоимость в сравнении со штатным сотрудником. Минусы тоже очевидны: не самая высокая мотивация, невозможность физического воздействия. Да и чаю не принесет.

С другой стороны, секретарская профессия не требует того же уровня знаний, умений и навыков, который необходим бухгалтеру и юристу. Вы можете нанять знакомого, дочь соседа или троюродного внучатого племянника. Главное — ответственность и дисциплина. Желательно заключить договор гражданско-правового характера, чтобы избежать правовых баталий.

Кому подойдёт

Тем, кому нужен персональный подход. Теоретически, когда у бизнеса появится офис с ресепшеном, удаленный сотрудник сможет получить левел-ап до штатного. В таком случае предпринимателю не придётся заново знакомить человека с внутренней кухней своей компании.

Сколько стоит

10 000-30 000 рублей в месяц.

Сотрудник в штате

Секретарь в офисе — категория, обросшая кучей клише и стереотипов. Если верить юмористическим шуткам, в обязанности секретаря входит покрытие роговых пластинок лакокрасочными материалами, транспортировка тонизирующих напитков и охота за рукой, сердцем и кошельком начальника. В свободное от этих важных занятий время секретарь занимается сортировкой почты, приёмом звонков и посетителей, закупкой офисных принадлежностей и разгребанием тех задач, которые не по душе руководителю.

Если секретарь будет усердно работать и делать больше, чем от него ожидают, есть шанс заслужить ачивку «персональный помощник» или «бизнес-ассистент» . Этот человек нужен не только и не столько для того, чтобы перекладывать бумажки и нажимать на кнопки кофемашины. Это та самая здоровая голова, на которую можно перекладывать проблемы с больной, вторая память и третья рука предпринимателя.

Ассистент с приставкой «персональный» заточен на выполнение прихотей предпринимателя — где-то что-то заказать, собрать информацию, назначить встречу, сбегать-принести (клинический случай отлично описан от первого лица). Помощник «бизнес-класса» — это, фактически, исполнительный директор в миниатюре, который зачастую знает об операционной деятельности компании больше, чем собственник бизнеса. Он помогает организовать бизнес-процессы, может самостоятельно общаться с клиентами и поставщиками, а иногда даже принимать решения и давать советы начальнику.

Этой профессии не учат в университете, поэтому найти решение «из коробки» вряд ли удастся. Если уровень бухгалтера и юриста можно оценить хотя бы по профессиональным качествам, то к выбору личного помощника или бизнес-ассистента нужен совершенно иной подход. При подборе ассистентов в Кнопку мы используем задания, которые помогают оценить кругозор, эрудированность, подвижность, умение взаимодействовать с людьми и работать с новой информацией. Проще говоря, нужно искать человека, который любит и умеет учиться и готов работать без должностных инструкций. Это тот случай, когда человек должен организовывать работу своего руководителя, а не наоборот.

Кому подойдёт

Предназначение этой категории понятно без лишних слов. Потребность в таких сотрудниках появляется у собственников «взрослого» среднего бизнеса и топ-менеджеров крупных компаний. В больших межгалактических корпорациях эту роль выполняют сразу несколько человек, а то и пара отделов: офис-менеджеры, колл-центр, секретариат и иже с ними.

Сколько стоит

30 000-50 000 рублей в месяц за секретаря-референта;

40 000-80 000 рублей в месяц за личного помощника/ бизнес-ассистента;

100 000 и выше за чувака класса «пусть ко мне сейчас же прилетит розовый пони на радужном Falcon 9».

Ссылки

Ищите по релевантным запросам на HeadHunter , SuperJob .

Какое место занимает Кнопка?

Бизнес-ассистент в Кнопке — это главный человек в команде с точки зрения клиента — именно бизнес-ассистент общается с предпринимателем, принимает задачи, передаёт их кнопочному бухгалтеру или юристу, либо решает самостоятельно. Клиент может забыть название сервиса, адрес нашего сайта или окрас Кнопкокота , но своего бизнес-ассистента он всегда знает по имени. Бизнес-ассистент, в свою очередь, знает всё о делах каждого клиента.

По ходу развития мы несколько раз переосмысливали роль бизнес-ассистента. Сначала он воспринимался как личный помощник, потом как секретарь, но позднее, когда наши ребята сильно прокачались, мы поняли, что они отлично справляются с теми задачами, которые обычно выполняет бизнес-ассистент. Разумеется, кнопочный ассистент по-прежнему может забронировать перелёт, найти хороший ресторан в незнакомом городе или записать на педикюр, но он способен на большее.

Работая в команде с бухгалтером и юристом, наш бизнес-ассистент поможет выстроить бизнес-процессы вплоть до запуска нового проекта или направления. Мы нанимаем настоящих супергероев, они постоянно учатся, работают с разными бизнесами и, порой, знают то, чего от них не ожидаешь. Перечислить всё вряд ли получится, не раздувая пост до нечитаемой портянки, но вы можете прочесть про пару реальных примеров

Виртуальный цифровой помощник - это веб-сервис и/или приложение для смартфонов и персональных компьютеров, берущий на себя функции личного секретаря по оптимизации повседневной деятельности. Он способен планировать график, напоминать о делах и встречах, искать необходимую для владельца информацию: подбирать места отдыха и развлечений, осуществлять поиск и онлайн-бронирование билетов, заказ такси. Это также электронный собеседник, реагирующий на голосовое обращение. Он самообучается, подстраиваясь под индивидуальные особенности конкретного человека, выдает информацию, учитывая контекст–место положения пользователя, сферу его интресов, привычки.

В этом принципиальное отличие виртуальных цифровых помощников от персональных помощников предыдущих поколений. Последние исправно выполняют функцию оганайзеров, планируя день и напоминая о встречах. Но они не отменят, скажем, совещание в Гонконге, если авиарейс владельца отложен, и он фактически находится в Москве. Виртуальные цифровые помощники учитывают это, поскольку тесно связаны с геолокационными сервисами. Кроме того, они ипользуют все доступные им пласты информации о пользователе.

Виртуальный цифровой помощник: история создания

Независимый некоммерческий исследовательский институт SRI International (Калифорния, США), известный как бывшее подразделение Стенфордского университета, ранее реализовавший такие технологические инновации, как компьютерная мышь и прототип интернета, – в 2005 году объединил усилия исследователей с амбициозной целью: создать цифрового помощника, способного к познанию, обучению и систематизации. Проект был назван CALO (англ. Cognitive Assistant that Learns and Organizes) и входил в программу PAL (англ. Personalized Assistant that Learns, Обучаемый индивидуальный помощник) – создания искусственного интеллекта для нужд военных.

Таким образом, первоначально это был оборонный заказ. Исследователи выдвигали идеи и представляли прототипы виртуальных помощников, удовлетворяющих поставленной задаче - беспрецедентной обратной связи между пользователем и сервисом. Наконец, в 2009 было официально сообщено о завершении работ над проектом CALO. В него было вложено $ 150 000 000, и армия США получила цифрового помощника, умеющего разбирать почту, составлять отчеты по содержанию электронных писем и формировать графики встреч и заседаний.

Siri: образцовый виртуальный цифровой помощник

Siri, сервис персонального планирования для смартфонов, рассчитан на массового пользователя. Голосовое или текстовое сообщение Siri преобразует в поисковый запрос. По заданным параметрам он ищет места отдыха и развлечений, услуг, расположенных поблизости от точки, где находится пользователь, а также выполняет множество других функций личного секретаря – причем делает это порой с ненавязчивым юмором, заложенным в него разработчиками. Если попросить Siri найти итальянский ресторан с романтической обстановкой, он сделает это, определив местоположение пользователя, и выдаст список таких ресторанов поблизости, в отзывах о которых фигурирует словосочетание «романтическая обстановка».

В апреле 2010 года проект купила компания Apple. И, начиная с модели iPhone 4S, приложение Siri вошло в его стандартное программное обеспечение. За прошедшее с тех пор время функциональность и качество распознавания речи у этого виртуального цифрового помощника заметно улучшились. Siri научился взаимодействовать с огромным количеством приложений и сервисов для еще более индивидуального подхода к пользователю. Однако явно не все из них знают о способностях личного цифрового помощника. Через два года после запуска Siri на iPhone 4S, оказалось, что всего лишь 15,2% пользователей смартфонов Apple вообще пробовали пользоваться этим сервисом .

GoogleNow, Cortana и другие помощники-конкуренты

На платформе Apple Siri не знает конкуренции. Однако в большом цифровом мире она не единственная. Скажем, существует Rearden Personal Assistant - -сервис от компании Rearden Commerce, запущенный в 2008 году для корпоративных клиентов в США и Великобритании. Он помогает организовать деловую поездку и заказать все сопутствующие услуги, объединяя разрозненную информацию с сайтов туристических компаний, аэропортов, ресторанов, аренды машин - и, помогая таким образом распланировать график и траты. Как и положено виртуальному помощнику, сервис учитывает местоположение пользователя и, если требуется, вносит изменения в его расписание, самостоятельно оповещая партнеров о переносе встреч.

Есть и стартап-проекты, в частности, российский ePythia, геолокационный сервис и планировщик задач для смартфонов. Сервис присылает пользователю напоминание о задаче, когда тот оказывается в определенном месте. Запущен проект в 2010 и сейчас находится на стадии открытого бета-тестирования.

Однако «большая тройка» виртуальных цифровых помощников уже определилась. Это, помимо Siri, Cortana от Microsoft и Google Now от Google.

Cortana для Windows Phone была представлена в апреле 2014. В сущности, она обладает теми же функциями, что и Siri: планирует, напоминает, отправляет сообщения, распознает музыку, ищет нужные места поблизости. Так же реагирует на голосовые и текстовые сообщения. Если ей разрешить – будет читать электронную почту, сообщения в соцсетях, список контактов, чтобы быть максимально полезной. Вся информация хранится у виртуального помощника в блокноте, его можно редактировать, оставляя информацию о важных местах и людях. Принципиальное отличие Cortana от Siri в том, что сервис может не только отвечать на запросы, но и сам делать записи в календаре, формулировать напоминания, анализируя историю действий пользователя, то есть фактически предсказывать его запросы .

Еще дальше в этом направлении пошел виртуальный помощник от Google, сервис Google Now . Предсказательный поиск – его фишка. Компания определяет стратегию приложения так: Google Now находит для вас нужную информацию, ещё до того как вы задали вопрос. Для этого сервис использует все доступные возможности: историю запросов, перемещений, виртуального общения. Это позволяет ему, скажем, предложить пользователю уютное кафе, едва лишь тому пришла мысль выпить кофе. Среди достоинств Google Now - удобный интерфейс из набора карточек, который легко настроить под свои потребности.

Витруальные цифровые помощники, предсказательный поиск и будущее SEO

В конкурентной борьбе виртуальных цифровых помощников в выигрыше оказываются те, что позволяют сберечь больше времени – главного и самого ценного ресурса современности. Таким образом, помощники, ориентированные на предсказательный , выглядят более перспективными. Их шансы на популярность гораздо выше, ведь при предсказательном поиске пользователю не приходится тратить ни секунды на формулирование запроса.

Беспокойство, связанное с вмешательством такого виртуального помощника в частную жизнь человека, оправдано и понятно. Однако экономия времени и усилий все больше склоняет людей к тому, чтобы делегировать новым сервисам полномочия по принятию повседневных решений, добровольно открывая ради этого широкий доступ к личной информации. Сервисы-инструменты предсказательного поиска пользуются предоставленной возможностью, постоянно наращивая количество используемых приложений и источников информации. Именно в акценте на видится сегодня потенциал развития виртуальных цифровых помощников.

Игрокам -индустрии нельзя не учитывать эту тенденцию. Ситуация, когда уже фактически не сам человек, а его виртуальные помощники станут отправлять запросы и делать выбор в пользу того или иного товара или услуги, предлагая пользователю готовое решение, – дело не слишком далекого будущего. Поэтому важно понимать критерии, по которым эти помощники осуществляют отбор вариантов. Пока критерии эти не совсем ясны, но задуматься о них и попытаться нащупать стоит уже сейчас.

Представьте ситуацию: вы живёте в стране, в которой не имеете возможности работать. Дети подрастают, хочется реализоваться профессионально, но идей для собственного бизнеса нет, да и времени свободного всего час-два в день. Знакомо?

Думаю, что я не одинока в таком положении. Живу на Кипре уже давно, но разрешения на работу нет, да и найти работу в нашей деревне довольно сложно. Поэтому я начала думать об удаленной работе через интернет – вела собственный блог, администрировала несколько групп в Фейсбуке для поддержки местного комьюнити, писала статьи, фотографировала, но не понимала, как перевести это хобби в оплачиваемую деятельность.

Да, я читала рекламные статьи школ, которые онлайн обучают различным профессиям, но мне было непонятно, как потом находить работу, как работать с клиентами, чем зацепить клиента, когда на рынке множество таких новичков, как я…

И вот, когда некоторое время назад я прочитала статью о профессии «Виртуальный ассистент», во мне щелкнуло – вот оно! То дело, которое я искала.

Кто такой виртуальный ассистент? Это универсальный специалист, который помогает предпринимателю вести бизнес в интернете – наполняет страницы в социальных сетях, верстает лендинги и презентации, организовывает вебинары и налаживает почтовую рассылку. В зависимости от предыдущего опыта, ассистент может специализироваться в том или ином направлении. Но в целом, это человек, который хорошо ориентируется в интернете, может найти нужный сервис, написать запрос, проконтролировать подрядчиков и быть тем многоруким многостаночником, который снимет с предпринимателя рутинные обязанности. И не важно, в какой стране живёт предприниматель и какое гражданство имеет Виртуальный ассистент – они встречаются и сотрудничают в интернете.

• К 2020 году 20% рабочих мест в России будут виртуальными, сказано в исследовании “J’son & Partners Consulting”, сделанном по заказу сервиса “Битрикс24”. По данным исследований 2016 года эта цифра в Европе составляет 17%, а в Японии и США доходит до 40% от всех работающих .

Я погуглила и поняла, что в англоязычной среде эта профессия очень распространена, даже существуют ассоциации бизнес-помощников. На русскоязычном пространстве информации меньше, но есть несколько школ подготовки виртуальных ассистентов. И все они – что очень ценно – обещают помощь со стажировками и трудоустройством. Результаты исследования школ, которые готовят бизнес-помощников, вы можете посмотреть на моей странице в фейсбуке Я остановилась на Международной школе подготовки бизнес-ассистентов и интернет-маркетологов “Helppy” Ольги Шевченко и ни минуты не пожалела. И организация обучения, и полезность информации – на высоте!

Обучение длится пять недель, и погружение в учебу полное. За 35 дней ты вникаешь в принципы организации интернет-бизнеса, верстаешь презентацию в Пауэр Поинт, составляешь контент-план и график постов в рамках тобой же разработанной стратегии продвижения в соцсетях, верстаешь лендинг – одностраничный сайт, а так же – ТА-ДАМ! – составляешь портфолио для самого себя. Понятно, что это не все темы, а только те, по которым требовалось сдать домашнее задание, и над которым мы все корпели ночами. На все домашки ты получаешь развёрнутые ответы, и очень редко удавалось сдать их с первого раза, спрашивали очень строго – то типографика хромает, то дизайн подвёл.

Кроме лекций и обучающего материала, в закрытом разделе собрана база данных полезных статей, в секретной группе кипит жизнь – кураторы и сокурсники обсуждают задания, а по пятницам Ольга Шевченко разговаривает с каждым курсистом отдельно и отвечает на все волнующие вопросы.

Создание портфолио – это огромный пендаль собственной самооценке. После того, как ты соберешь всё, что ты можешь, применишь правила сильного текста, прикрутишь туда отзывы клиентов (мы делали домашнее задание по заказу интернет-предпринимателей, а они нам писали отзывы), подберёшь шрифты, а потом ещё сверстаешь это в лендинг с красивыми картинками… От этого самооценка лезет вверх, и ты готова на подвиги и новые свершения. Хотите посмотреть на моё портфолио? . Я вам его показываю не для того, чтобы похвастаться, а для того, чтобы показать, что у вас может получиться на выходе.

Хорошо, что я начала учиться заранее, поэтому даже успевала спать и вести клиентов, которых нашла тут же, рядом с собой. Дело в том, что, начиная заниматься и вникать в тему, у тебя обостряется зрение и ты видишь, что в этом проекте, например, ты можешь быть полезной, а здесь ты можешь докрутить страницу и получить совсем другие результаты. Ты предлагаешь свои услуги, показываешь, что можешь сделать, как можешь помочь, и люди откликаются. Я и многие сокурсники именно так получили работу.

Я не обещаю лёгкой жизни – учиться и работать надо будет много, информация в интернете меняется быстро, у Фейсбука, например, нововведения каждую неделю, ежедневно на рынок труда выходит всё больше людей. Надо будет выстраивать свой график работы и думать о тайм-менеджменте. Например, черновик этой статьи я набирала на телефоне в гугл-кипе в то время, пока мастер педикюра работала с моими ногами. А от одного, очень перспективного предложения пришлось отказаться, потому что я понимала – или работа, или семья, третьего не дано, со всем в данный момент не справлюсь.

Ассистент - ваш виртуальный помощник. Он знает ответы на все вопросы и выполняет любые команды.

Оформление

Приложение имеет оформление в стиле Material Design. При первом запуске пользователю предлагается выбрать цвет фона, а также настроить внешность своего виртуального помощника. Это может быть женщина или мужчина, молодой или персонаж в возрасте, с любым внешним видом - в костюме/футболке, с прической и так далее.

Особенности

Активировать ассистента можно разными способами. Можно нажать на иконку клавиатуры или динамика в главном меню приложения. Можно использовать строку состояния. Можно использовать виджет. Можно встряхнуть устройство (сила встряхивания настраивается отдельно). Можно активировать голосом.

Характеристика

Погода. «Брать сегодня зонт или нет?» В ответ на этот вопрос Ассистент выведет прогноз погоды и прокомментирует данные.

Приложения. Ассистент запустит любое приложение по вашей команде. А если его вдруг не окажется на вашем устройстве, помощник предложит установить его из PlayMarket.

Переводчик. Ассистент знает все языки мира, и умеет переводить слова, фразы, предложения и даже целые тексты. Запускать перевод можно словом: «Переведи на английский…».

Справочник. Ассистент ответит на любой вопрос и даже предоставит актуальные источники в интернете.

Телефон. Ассистент наберет номер автоматически на номер из записной книжки. ВЫ также можете продиктовать номер самостоятельно.