Ponekad kada radite s velikom bazom podataka, postaje potrebno odabrati informacije prema određenom kriteriju (na primjer, prikazati samo one ljude koji su rođeni 1980. godine). Za obavljanje zadataka ove vrste koristite filtar u Excelu.

Video o filtriranju i sortiranju podataka u Excelu

Vrste filtera u Excelu

Filtriranje je odabir potrebnih podataka s popisa za kasniji rad s njima. Rezultat ovog postupka bit će određene žice koji zadovoljavaju kriterije odabira. Preostali unosi su privremeno skriveni i ne koriste se dok korisnik ne onemogući filtar. S odabranim podacima možete izvoditi standardne radnje: uređivanje, oblikovanje, ispis, stvaranje grafikona, dijagrama itd.

Postoje 2 metode filtriranja u Excelu: AutoFilter i Advanced Filter. Možete ih pokrenuti kroz traku izbornika klikom na “Podaci - Filter”. Pomoću prve opcije provodi se brzi odabir potrebne informacije s jednostavnim kriterijima pretraživanja. U načinu automatskog filtra, naslovni redak tablice u svakom stupcu sadržavat će gumb sa strelicom, klikom na koji možete odrediti kriterije odabira. Za svaki stupac možete postaviti vlastite postavke. U ovaj način rada možete postaviti sljedeće parametre:

1. Poredaj uzlaznim ili silaznim redoslijedom.
2. “Sve” - Excel će prikazati (vratiti) sve retke.
3. Prvih 10—Excel prikazuje prvih 10 zapisa. Kada odaberete ovu stavku, otvorit će se novi prozor u kojem možete odrediti broj zapisa, odabrati koji ćete od njih prikazati (najveći ili najmanji), te postaviti ograničenje broja zapisa koji se prikazuju.
4. “Uvjet” - ovdje korisnik može samostalno kreirati 2 kriterija za odabir podataka, kombinirajući ih jednostavnih operatora I, ILI.
5. Bilo koji od elemenata. Ovdje možete odabrati bilo koju vrijednost koja se nalazi u stupcu. Na primjer, ako se stupac sastoji od naziva proizvoda, tada će apsolutno svi proizvodi biti navedeni na popisu elemenata. Korisnik može odrediti bilo koji od njih.
6. Prazne i neprazne—Excel će prikazati prazne (ili neprazne) ćelije. Ova opcija pojavljuje se samo ako u stupcu postoje prazna polja.

   Da biste uklonili filtar iz jednog stupca, morate kliknuti na stavku "Sve" na popisu elemenata. Ako ga trebate poništiti za cijelu tablicu, morate odabrati “Podaci - Filtar - Prikaži sve” u traci izbornika. Uklanjanje autofiltera provodi se na isti način kao i njegovo pokretanje.

   Napredni filter

   

   Primjer kreiranja naprednog filtra - potrebno je navesti raspon izvornih podataka, filtre i raspon gdje se filtrirani podaci nalaze

   Druga opcija filtriranja korisniku pruža više mogućnosti za odabir potrebnih podataka. Da biste pokrenuli naprednu opciju, morate izraditi kopiju zaglavlja tablice (tj. samo kopirati zaglavlje). Ovo će biti niz uvjeta. Zatim trebate ispuniti ovaj raspon kriterijima odabira. Ali ovdje je važno pridržavati se pravila: ako trebate odabrati vrijednosti prema dva parametra (na primjer, prezime i ocjena učenika), tada su uvjeti napisani u jednom retku; ako su kriteriji odabrani u načinu rada "ILI" (proizvodnja automobila ili veličina motora), tada se bilježe u različitim recima.

   Recimo da postoji tablica s 2 stupca - naziv proizvoda i količina. Ukupno su 3 proizvoda - banane, naranče, mandarine, a količina je 10, 20 i 15 komada. Nakon što je zaglavlje kopirano, možete stvoriti uvjet, na primjer, da se prikazuju proizvodi čija je količina manja ili jednaka 15. Odnosno, ispod kopiranog zaglavlja u stupcu “Količina” trebate napisati<=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

   Stoga bi princip filtriranja trebao biti jasan. Na ovaj način možete odabrati bilo koji element iz baze podataka, bez obzira koliko velika ona bila. Ovaj postupak će pomoći korisniku da pojednostavi rad s velikim količinama podataka.

Filtrirajte u Excelu - Ovo je selekcija podataka prema određenim karakteristikama.Filtriranje u Excelupod određenim uvjetima provodi se pomoću funkcije " Filtrirajte u Excelu ". Ako u ćelijama tablice postoje slike, pogledajte članak "Umetanje slike u ćeliju u Excelu" o tome kako popraviti slike u ćeliji tako da se ne pomiču tijekom filtriranja.
Kako filtrirati u Excelu.
Prvo odaberite stupac u kojem trebate filtrirati podatke tablice. Zatim na kartici "Početna" kliknite gumb "Sortiraj i filtriraj" i odaberite funkciju "Filtriraj". Ili idite na karticu "Podaci" i kliknite gumb "Filtar".
Gumb filtra pojavljuje se u gornjoj ćeliji odabranog stupca. Kliknite na ovaj gumb i odaberite "Numerički filteri", zatim "manje". U prozoru koji se pojavi, nasuprot ćelije "manje od", napišite broj manji od kojeg trebamo odabrati podatke, na primjer, 7. Kliknite "U redu".

Traženi podaci ostaju u stupcu tablice.

Savjet.
Kako biste spriječili da gumb filtra pokrije vrijednost u gornjoj ćeliji, možete staviti broj u gornju ćeliju i također ga odabrati ili jednostavno odabrati praznu ćeliju iznad stupca. Tada će ikona filtra biti u ovoj dodatnoj ćeliji i neće pokrivati ​​potrebne podatke.

Filtrirajte po datumu u Excelu.
Kako pravilno postaviti tablicu i filtrirati po datumu, pročitajte članak "Razvrstavanje po datumu u Excelu".
Filtrirajte prema boji ćelija u Excelu.
Podatke možete filtrirati prema boji ćelije. Ćelije se mogu obojiti ručno ili uvjetnim oblikovanjem. Kako obojiti ćelije s uvjetnim oblikovanjem po broju, riječima, po datumu itd., "Uvjetno oblikovanje u Excelu."
Kliknite na ružičastu boju. Pritisnite "OK". Ispalo je ovako.
Kako odaberite samo vidljive ćelije u Excelu Da biste saznali kako zalijepiti samo u vidljive retke u Excelu, pogledajte članak "Lijepljenje u vidljive retke u Excelu".
U Excelu možete postaviti ćeliju koja označava broj filtriranih redaka, bez obzira je li filtar omogućen ili ne. Ovo je neophodno kako se ne bismo zbunili kada često koristimo filtar ili više ljudi radi u istoj tablici itd. Više o tome pročitajte u članku "Kako postaviti filter u Excelu".
Nakon rada s filtriranim podacima (na primjer ispisa ovog popisa), tablicu možete vratiti u izvorni oblik, odnosno sa svim nefiltriranim podacima. Kliknite gumb filtra na vrhu stupca i odaberite "Odaberi sve". Sada imamo tablicu u izvornom obliku.
Kako kopirati podatke filtra, pogledajte članak "Kopirajte filtrirane podatke u Excel" .
Može uklonite gumb filtra iz excel tablice. Na kartici "Početna" kliknite gumb "Sortiraj i filtriraj", zatim "Filtriraj".
Ili idite na karticu "Podaci" i kliknite gumb "Filtar". Gumb je nestao.
Ako trebate ispisati tablicu s filtriranim podacima tako da su brojevi redaka u nizu (1, 2, 3...) ili izbrojati broj filtriranih redaka i ćelija, onda se to može konfigurirati. Pogledajte "Redni broj redaka nakon filtra u Excelu".
Kako sortirati podatke tablice, pročitajte članak "

Vjerojatno svi korisnici koji stalno rade s Microsoft Excelom znaju za tako korisnu funkciju ovog programa kao. Ali ne znaju svi da postoje i napredne mogućnosti ovog alata. Pogledajmo što može napredni filtar programa Microsoft Excel i kako ga koristiti.

Da biste instalirali napredni filter, prije svega morate napraviti dodatnu tablicu s uvjetima odabira. Zaglavlje ove tablice potpuno je isto kao i zaglavlje glavne tablice, koju ćemo, zapravo, filtrirati.

Na primjer, postavili smo dodatnu tablicu iznad glavne tablice i obojili njene ćelije u narančasto. Iako ovu tablicu možete postaviti u bilo koji slobodni prostor, pa čak i na drugi list.

Sada u dodatnu tablicu unosimo podatke koje će trebati filtrirati iz glavne tablice. U našem konkretnom slučaju, iz popisa plaća zaposlenika odlučili smo odabrati podatke o glavnom muškom osoblju za 25.07.2016.

Pokretanje naprednog filtra

Tek nakon što je dodatna tablica kreirana, možete nastaviti s pokretanjem naprednog filtra. Da biste to učinili, idite na karticu "Podaci", a na vrpci u bloku alata "Sortiranje i filtriranje" kliknite gumb "Napredno".

Otvara se prozor naprednog filtra.

Kao što vidite, postoje dva načina za korištenje ovog alata: "Filtrirajte popis na mjestu" i "Kopiraj rezultate na drugu lokaciju". U prvom slučaju filtriranje će se izvršiti izravno u izvornoj tablici, au drugom slučaju zasebno u rasponu ćelija koje sami odredite.

U polju Izvorni raspon potrebno je navesti raspon ćelija u izvornoj tablici. To se može učiniti ručno unosom koordinata s tipkovnice ili odabirom željenog raspona ćelija pomoću miša. U polju "Raspon uvjeta" potrebno je na sličan način naznačiti raspon zaglavlja dodatne tablice i retka koji sadrži uvjete. Istodobno, morate obratiti pozornost da ovaj raspon ne sadrži prazne retke, inače ništa neće raditi. Nakon što su sva podešavanja završena, kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, samo one vrijednosti koje smo odlučili filtrirati ostale su u izvornoj tablici.

Ako ste odabrali opciju ispisa rezultata na drugo mjesto, tada u polju “Smjesti rezultat u raspon” trebate navesti raspon ćelija u koje će se filtrirani podaci ispisati. Također možete odrediti jednu ćeliju. U tom će slučaju postati gornja lijeva ćelija nove tablice. Nakon odabira kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, nakon ove radnje izvorna tablica ostaje nepromijenjena, a filtrirani podaci prikazuju se u zasebnoj tablici.

Da biste poništili filtar kada koristite izradu popisa na mjestu, morate kliknuti gumb "Obriši" na vrpci u bloku alata "Sortiranje i filtriranje".

Stoga možemo zaključiti da napredni filtar pruža više mogućnosti od običnog filtriranja podataka. Istodobno, valja napomenuti da je rad s ovim alatom još uvijek manje prikladan nego sa standardnim filtrom.

Radi lakšeg rada s velikim količinama podataka u tablicama, one se stalno moraju organizirati prema određenom kriteriju. Osim toga, za ispunjavanje određenih namjena ponekad nije potreban cijeli niz podataka, već samo pojedinačni redovi. Stoga, kako se ne bi zbunili u ogromnoj količini informacija, racionalno bi bilo organizirati podatke i filtrirati ih od ostalih rezultata. Otkrijmo kako sortirati i filtrirati podatke u programu Microsoft Excel.

Sortiranje je jedan od najprikladnijih alata za rad u programu Microsoft Excel. Pomoću njega možete poredati retke tablice abecednim redom, prema podacima koji se nalaze u ćelijama stupaca.

Podatke u Microsoft Excelu možete sortirati pomoću gumba "Sortiraj i filtriraj", koji se nalazi na kartici "Početna" na vrpci u bloku alata "Uređivanje". Ali prvo moramo kliknuti na bilo koju ćeliju stupca po kojem ćemo sortirati.

Na primjer, u donjoj tablici zaposlenici bi trebali biti poredani abecednim redom. Idite na bilo koju ćeliju stupca "Ime" i kliknite na gumb "Sortiraj i filtriraj". Za sortiranje imena abecednim redom odaberite "Poredaj od A do Z" s popisa koji se pojavi.

Kao što vidite, svi podaci u tablici poredani su prema abecednom popisu prezimena.

Za sortiranje obrnutim redoslijedom, u istom izborniku odaberite gumb Sortiraj od Z do A.

Popis se obnavlja obrnutim redoslijedom.

Treba napomenuti da je ova vrsta sortiranja naznačena samo za tekstualni format podataka. Na primjer, s formatom broja, sortiranje je navedeno kao "Od minimuma do maksimuma" (i obrnuto), a s formatom datuma - "Od starog do novog" (i obrnuto).

Prilagođeno sortiranje

Ali, kao što vidimo, s ovim vrstama sortiranja prema jednoj vrijednosti, podaci koji sadrže imena iste osobe raspoređeni su unutar raspona nasumičnim redoslijedom.

Ali što ako želimo poredati imena abecednim redom, ali na primjer, ako se ime podudara, provjerimo jesu li podaci poredani po datumu? Da bismo to učinili, kao i da bismo koristili neke druge značajke, sve u istom izborniku "Razvrstavanje i filtriranje", moramo ići na stavku "Prilagođeno sortiranje...".

Nakon toga otvara se prozor s postavkama sortiranja. Ako vaša tablica ima zaglavlja, provjerite postoji li u ovom prozoru kvačica pokraj opcije "Moji podaci sadrže zaglavlja".

U polju "Stupac" naznačite naziv stupca po kojem će se vršiti sortiranje. U našem slučaju, ovo je stupac "Ime". Polje “Razvrstavanje” označava po kojoj će se vrsti sadržaja sortirati. Postoje četiri opcije:

• vrijednosti;
• Boja stanica;
• Boja fonta;
• Ikona ćelije.

No, u velikoj većini slučajeva koristi se stavka "Vrijednosti". Postavljen je prema zadanim postavkama. U našem slučaju, također ćemo koristiti ovu određenu točku.

U stupcu "Redoslijed" moramo naznačiti kojim redoslijedom će podaci biti raspoređeni: "Od A do Z" ili obrnuto. Odaberite vrijednost "Od A do Z".

Dakle, postavili smo sortiranje po jednom od stupaca. Kako biste konfigurirali sortiranje po drugom stupcu, kliknite na gumb "Dodaj razinu".

Pojavljuje se još jedan skup polja koja se moraju ispuniti za sortiranje prema drugom stupcu. U našem slučaju, prema stupcu "Datum". Budući da je format datuma postavljen u ovim ćelijama, u polju "Redoslijed" postavljamo vrijednosti ne "Od A do Z", već "Od starog do novog" ili "Od novog do starog".

Na isti način, u ovom prozoru možete konfigurirati, ako je potrebno, sortiranje po drugim stupcima prema redoslijedu prioriteta. Kada su sva podešavanja završena, kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, sada su u našoj tablici svi podaci sortirani, prije svega, po imenima zaposlenika, a zatim po datumima plaćanja.

Ali to nisu sve mogućnosti sortiranja po narudžbi. Ako želite, u ovom prozoru možete konfigurirati sortiranje ne po stupcima, već po recima. Da biste to učinili, kliknite na gumb "Opcije".

U prozoru s opcijama sortiranja koji se otvori, pomaknite prekidač s položaja "Raspon redaka" u položaj "Raspon stupaca". Kliknite na gumb "OK".

Sada, analogno prethodnom primjeru, možete unijeti podatke za sortiranje. Unesite podatke i kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, nakon ovoga stupci su zamijenili mjesta, prema unesenim parametrima.

Naravno, za našu tablicu, uzetu kao primjer, korištenje sortiranja promjenom položaja stupaca nije osobito korisno, ali za neke druge tablice ova vrsta sortiranja može biti vrlo prikladna.

Filter

Osim toga, Microsoft Excel ima funkciju filtra podataka. Omogućuje vam da ostavite vidljive samo one podatke koje smatrate potrebnima, a ostale sakrijete. Ako je potrebno, skriveni podaci uvijek se mogu vratiti u vidljivi način rada.

Da biste koristili ovu funkciju, stanite na bilo koju ćeliju u tablici (po mogućnosti u zaglavlju), ponovno kliknite gumb "Sortiraj i filtriraj" u bloku alata "Uređivanje". Ali ovaj put u izborniku koji se pojavi odaberite stavku "Filter". Također možete jednostavno pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl+Shift+L umjesto ovih radnji.

Kao što vidite, u ćelijama s nazivima svih stupaca pojavljuje se ikona u obliku kvadrata u koji je upisan obrnuti trokut.

Kliknite na ovu ikonu u stupcu po kojem ćemo filtrirati. U našem slučaju odlučili smo filtrirati po imenu. Na primjer, trebamo ostaviti podatke samo zaposlenika Nikolaeva. Stoga uklanjamo kvačice s imena svih ostalih zaposlenika.

Kada je postupak završen, kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, u tablici ostaju samo redovi s imenom zaposlenika Nikolaeva.

Zakomplicirajmo zadatak i ostavimo u tablici samo podatke koji se odnose na Nikolaev za treći kvartal 2016. godine. Da biste to učinili, kliknite na ikonu u ćeliji "Datum". U popisu koji se otvori poništite mjesece “svibanj”, “lipanj” i “listopad” jer ne pripadaju trećem tromjesečju i kliknite na gumb “OK”.

Kao što vidite, ostali su samo podaci koji su nam potrebni.

Kako biste uklonili filtar za određeni stupac i prikazali skrivene podatke, ponovno kliknite na ikonu koja se nalazi u ćeliji s naslovom tog stupca. U izborniku koji se otvori kliknite na stavku "Ukloni filter iz...".

Ako želite poništiti filtar za tablicu u cjelini, morate kliknuti gumb "Sortiraj i filtriraj" na vrpci i odaberite stavku "Očisti".

Ako trebate potpuno ukloniti filtar, tada, kao i prilikom pokretanja, trebate odabrati stavku "Filtar" u istom izborniku ili utipkati tipkovni prečac Ctrl+Shift+L.

Osim toga, treba imati na umu da nakon što smo omogućili funkciju "Filtar", kada kliknete na odgovarajuću ikonu u ćelijama zaglavlja tablice, funkcije sortiranja o kojima smo govorili gore postaju dostupne u izborniku koji se pojavljuje: "Razvrstavanje od A do Z” , “Poredaj od Z do A” i “Poredaj po boji”.

Pametni stol

Razvrstavanje i filtriranje također se mogu aktivirati pretvaranjem područja podataka s kojim radite u takozvanu "pametnu tablicu".

Postoje dva načina za stvaranje pametnog stola. Da biste koristili prvi od njih, odaberite cijelo područje tablice i, budući da ste na kartici "Početna", kliknite gumb "Formatiraj kao tablicu" na vrpci. Ovaj se gumb nalazi u bloku alata "Stilovi".

Nakon toga se otvara dijaloški okvir u kojem možete promijeniti koordinate tablice. Ali, ako ste prethodno ispravno odabrali područje, onda ne morate učiniti ništa drugo. Glavna stvar je provjeriti postoji li kvačica pored parametra "Tablica s zaglavljima". Zatim samo kliknite na gumb "OK".

Ako se odlučite za drugu metodu, također morate odabrati cijelo područje tablice, ali ovaj put idite na karticu "Umetni". Dok ste ovdje, na vrpci u bloku alata "Tablice" kliknite gumb "Tablica".

Nakon toga, kao i prošli put, otvorit će se prozor u kojem možete podesiti koordinate postavljanja tablice. Kliknite na gumb "OK".

Bez obzira koju metodu koristite za stvaranje "pametne tablice", završit ćete s tablicom u ćelijama zaglavlja u kojima će već biti instalirane ikone filtera koje smo ranije opisali.

Kada kliknete na ovu ikonu, bit će vam dostupne sve iste funkcije kao kada pokrenete filtar na standardni način putem gumba "Sortiraj i filtriraj".

Kao što vidite, alati za sortiranje i filtriranje, kada se pravilno koriste, mogu uvelike olakšati rad s tablicama za korisnike. Pitanje njihove upotrebe postaje posebno važno ako tablica sadrži vrlo velik niz podataka.

Ako pročitate do kraja, naučit ćete kako koristiti tako korisnu Excel funkciju kao filter. Sada ću, koristeći vrlo stvaran primjer, pokazati što su Excel filtri i kako uštedjeti vrijeme pri radu s velikim tablicama. Nije uopće teško. Na kraju članka možete preuzeti tablicu na čijem primjeru govorim o radu s Excel filtrima.

Zašto su nam potrebni filteri u Excel tablicama?

A onda moći brzo odaberite samo podatke koji su vam potrebni, skrivanje nepotreban linije stolovi. Tako filtar dopušta bez brisanja redaka Excel tablice samo ih privremeno skrivaju.

Redovi tablice skriveni filtrom ne nestaju. Možete otprilike zamisliti da njihova visina postane nula (prije sam govorio o promjeni visine redaka i širine stupaca). Dakle, preostale linije koje nisu skrivene filtrom su, takoreći, "zalijepljene". Ono što dolazi kao rezultat je tablica s primijenjenim filtrom.