Программное обеспечение проверки документов (сокращенно – ) можно скачать по адресу http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/software/ . Скачивать придется файл в формате ZIP около 100 Мб; затем распаковывать эти файлы. После распаковки у Вас появится файл Установщик ПО ПД 1.7.5.exe (номер версии 1.7.5 может быть другой).

Установка программы элементарна — просто нажимайте «Далее» несколько раз.

Установка ПО ПД

Затем запускайте программу — выбирайте файл для проверки — проверка начнется автоматически:

При положительном протоколе проверки отчет можно отправлять в Пенсионный Фонд.

Коды ошибок

После проверки формы в ПФР страхователь может получить протокол с кодами ошибок:

Коды 10 и 20 — отчет принят с предупреждением. Исправлять предупреждения не обязательно, но следует ознакомиться и если сведения нужно уточнить, сдать с типом «КОРР».

Код 30 — отчет принят частично. Например, при ошибке в ФИО или СНИЛС застрахованного лица. Необходимо представить с типом «Дополняющая» по застрахованным лицам, сведения по которым ПФР не принял.

Код 40 - отчет принят с ошибками. Такой код ошибки программа может выдать, например, если неверно указан код должности сотрудника, которому идет льготный стаж. Необходимо сдать с типом «КОРР» по тем застрахованным лицам, сведения по которым нужно уточнить.

Код 50 - отчет не принят. Необходимо устранить ошибки, из-за которых отчет не принят и отправить повторно с типом «Исходная».

У специалистов по кадрам и бухгалтеров продолжается годовая отчетная кампания. Иногда бывает, что отчет отправлен с ошибкой, а расшифровать, что именно не устроило контролирующий орган, не получается. Пенсионный фонд решил помочь работодателям и разъяснил значение кодов, которые они могут получить при сдаче некорректного отчета СЗВ-стаж.

Что случилось?

Пенсионный фонд России рассказал, как проверить отчет СЗВ-стаж за 2017 год перед отправкой. Эту форму все работодатели обязаны сдать не позднее 1 марта 2018 года, а для проверки корректности отчета можно воспользоваться специальной программой на сайте ПФР. Если в заполнении формы есть недочеты, она выдаст код ошибки, аналогичный тому, который работодатель может получить при отправке СЗВ-стаж. О том, чтобы страхователи могли расшифровать такие коды, чиновники также позаботились.

Что означают коды ошибок при отправке СЗВ-стаж

Всего предусмотрено 5 вариантов кодов, с которыми может столкнуться работодатель при направлении отчета в ПФР. Рассмотрим их от простых к сложным:

• Код 10 — отчет ПФР принял, но с предупреждением. Допущенные ошибки не критичны и исправлять их не обязательно.
• Код 20 — отчет также принят с предупреждением, но желательно исправить допущенные ошибки. Их нужно уточнить, сдав форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР».
• Код 30 — отчет ПФР принял, но не полностью. Некоторые данные введены некорректно, например, допущена ошибка в фамилии имени или отчестве, а также СНИЛС застрахованного лица. Для исправления ошибки, имеющей такой код, необходимо направить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» по тем работникам, сведения по которым не были приняты Пенсионным фондом.
• Код 40 — отчет ПФР принял с ошибками. Например, указан некорректный код должности работника, имеющего право на льготный стаж. Для исправления такой ошибки работодатель обязан сдать форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». Сделать это нужно в отношении тех физических лиц, сведения по которым требуют уточнения.
• Код 50 — отчет ПФР не принял совсем. В этом случае работодатель должен повторно сформировать и направить в Пенсионный фонд форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Перед этим ему необходимо устранить все ошибки и недочеты, из-за которых ПФР не принял первоначальный вариант отчета. Такое, в частности, может случиться, если организация-страхователь некорректно указала свой регистрационный номер.

Ошибки в СЗВ-М, которые на сегодняшний день могут быть выявлены при проверке формы, по характеру последствий для плательщика взносов можно разделить на 3 группы. Основным критерием для отнесения их к одной или другой группе является статус формы, который присваивается ей после проверки (Распоряжение Правления ПФ РФ от 31.08.2016 № 432р).

Ошибки с кодом 10, 20

Это самые незначительные из всех возможных ошибок.

Ошибки с кодом 20 отображаются, если в СЗВ-М неверно указан ИНН физического лица (он проверяется по контрольному числу ИНН), а также если напротив какой-либо фамилии он вообще не указан. Как известно, ИНН есть не у всех. И ситуация, когда работодателю просто нечего отмечать в соответствующей графе формы, вполне возможна (пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому предупреждение об отсутствии ИНН программа выдавать будет, но исправлять страхователю в этом случае нечего.

Обратите внимание, если у работодателя сведения об ИНН физлица есть, и он его не укажет, ПФР выявит это при проведении сверки с налоговыми органами. В таком случае плательщику взносов с высокой долей вероятности выставят штраф (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ , ответ на 15 вопрос отделения ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области).

По этой же причине ошибочный ИНН в форме тоже лучше исправить, не смотря на то что ваш СЗВ-М принят ПФР.

Ошибки с кодом 30, 40

Это ошибки в ФИО и СНИЛС физлица. Они должны быть отражены в СЗВ-М точно так, как в страховом свидетельстве.

Аналогичную ошибку выдаст программа, если вы укажете в форме, к примеру, только фамилию физлица, но не укажете имя. Или наоборот (

Все равно от ошибок никто не может быть застрахован. И чем больше сотрудников работает в компании – тем больше вероятность совершить оплошность. При этом следует помнить, что последствия для компании от неточностей в отчете, зависят от степени их тяжести.

Виды ошибок в СЗВ-М

Ошибки в проявляются при его , и по последствиям подразделяются на три типа:

1. Отчет принимается и не требует исправления и вторичной подачи.
2. Отчет принимается частично и есть необходимость в предоставлении допущенных ошибок.
3. Отчет отклоняется, и после исправления подается.

Это можно понять по коду, присвоенному ошибке.

С кодами 10 и 20

Это незначительные ошибки, не влияющие на сдачу отчета. При приемке СЗВ-М «прощается»:

• Отсутствие ИНН сотрудника, так как его у физлица может вообще не быть.
• Написание ФИО латинским шрифтом.
• Ошибочная простановка знаков препинания (точки, скобки, дефисы, кавычки и другие символы).
• Не указано отчество.

С кодами 30 и 40

Этот уже серьезней. Ошибки данной группы требуют исправления посредством подачи дополнительного отчета СЧЗВ-М. Вот перечень таких неточностей:

• Код 40 присваивается, если в в графе сотрудников проставлены не допустимые символы, такие как лишний пробел, точка, дефис.
• 30-ый код ставится при не заполненной строке с инициалами работников.
• Несовпадение внесенных в отчет ФИО или СНИЛС с данными ПФ по этим физлицам.
• Неправильная нумерация сотрудников (не по возрастанию).

Ошибки с кодом 50

Их присутствие в отчете требует однозначной корректировки:

• При электронном отчете это ошибочная структура файла или неправильный формат электронной подписи.
• Ошибка в записи или .
• Ошибочный тип формы отчета (исходный или дополнительный).
• Ошибка в регистрационном номере от ПФР.
• Не правильно указанный отчетный период.

Ошибки в написании имени и фамилии сотрудника

Имеется в виду раздел 4, где должны быть перечислены все работники компании, попадающие в данный отчетный период. Если неправильное написание имени или фамилии в СЗВ-М было допущено, то надо:

• Отменить данную запись подачей СЗВ-М с с указанием записанных неправильно физлиц.
• И подать новый отчет с записью «доп» в 3-ем пункте и правильными инициалами.

Как их исправить

Цена каждой ошибки в отчете составляет 500 рублей. Поэтому для компаний с большим штатом сумма может оказаться внушительной. Самостоятельно исправить допущенные неточности можно, только если они были обнаружены и откорректированы новым отчетом до крайнего срока сдачи. Но когда прошел, исправления могут быть только официальные. И здесь есть два варианта:

• При не «фатальных» ошибках (код 30, 400) сданный СЗВ-М принимается, но подается дополнительный отчет по неточным позициям.
• Если ошибки серьезные (код 50) форма отклоняется и требуется ее замена.

Тля технического осуществления данной процедуры разработаны три типа формы СЗВ-М с различными кодами. Это:

1. Исходный (исхд) – для первичной сдачи отчета.
2. Дополняющий (доп) – для дополнения отчета при незначительных ошибках, или повторной сдачи, ели исходный отчет отклонен.
3. Отменяющий (отмн) – для отмены отчета, сданного с ошибками.

Если забыли указать одного сотрудника

Такие ошибки могут происходить вследствие того, что:

• 1-го числа и поэтому его пропустили.
• Работник начал трудовую деятельность в последний день месяца.
• Работник долгое время не работает, но не уволен, например,

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Данный отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. Однако уже с 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности.

Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозит штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения на единственного учредителя компании нужно сдавать в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Напомним, что действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, был скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступают в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности можно исправить только в принятом отчете. То есть поле получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить данное наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, бухгалтер сделал опечатку в фамилии наемного специалиста. Данную неточность следует скорректировать в обычном порядке: сначала подав в ПФР отменяющую форму, а затем дополняющий бланк. Но только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Коды ошибок ПФР

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Итак, исправить ошибку в отчетности можно двумя способами:

• по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
• либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность нужно исправить в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от Пенсионного фонда.

Правило «5 рабочих дней» теперь касается только тех ошибок, на которые указали контролирующие органы. Исправить другие недочеты не получится. За «вновь выявленные» ошибки будут наказания.

Как действовать до уведомления ПФ РФ об ошибке в СЗВ-М? Без штрафа исправить самостоятельно выявленные неточности можно только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой был предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления.

Если забыли работника, то избежать штрафа можно, только если подать дополнительную форму отчета до 15 числа. Если сделать это позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). Так у организации будет больше времени исправить неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ также должен быть принят работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация считается несданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если у организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.