Niiden avulla voit optimoida työskentelyn MS Excelissä. Ja tänään haluamme tuoda huomiosi uuteen osuuteen vinkkejä toimintojen nopeuttamiseksi tässä ohjelmassa. Nikolai Pavlov, "Planet Excel" -projektin kirjoittaja, puhuu niistä muuttaen ihmisten käsitystä siitä, mitä tällä upealla ohjelmalla ja koko Office-paketilla voidaan tehdä. Nikolay on IT-kouluttaja, Microsoft Office-, Microsoft Office Master- ja Microsoft Most Valuable Professional -tuotteiden kehittäjä ja asiantuntija. Tässä ovat tekniikat, joita hän henkilökohtaisesti testasi nopeuttaakseen Excel-työskentelyä. ↓

Lisää nopeasti uusia tietoja kaavioon

Jos jo laaditulle kaaviollesi on taulukossa uutta lisättävää dataa, voit yksinkertaisesti valita alueen uusilla tiedoilla, kopioida sen (Ctrl + C) ja liittää sen sitten suoraan kaavioon (Ctrl + V ).

Tämä ominaisuus esiteltiin vasta Excel 2013:n uusimmassa versiossa, mutta se kannattaa päivittää uuteen versioon aikaisin. Oletetaan, että sinulla on luettelo täydellisistä nimistä (Ivanov Ivan Ivanovich), jotka sinun on muutettava lyhennetyiksi nimiksi (Ivanov I.I.). Suorittaaksesi tämän muunnoksen, sinun on vain aloitettava haluamasi tekstin kirjoittaminen viereiseen sarakkeeseen manuaalisesti. Toisella tai kolmannella rivillä Excel yrittää ennustaa toimintamme ja suorittaa jatkokäsittelyn automaattisesti. Sinun tarvitsee vain painaa Enter-näppäintä vahvistaaksesi, ja kaikki nimet muunnetaan välittömästi.

Samalla tavalla voit poimia nimiä sähköposteista, yhdistää kokonaisia ​​nimiä fragmenteista jne.

Kopiointi rikkomatta muotoja

Tiedät todennäköisesti "maagisesta" automaattisen täytön merkin - ohuesta mustasta rististä solun oikeassa alakulmassa, jota vetämällä voit kopioida solun sisällön tai kaavan useisiin soluihin kerralla. On kuitenkin yksi epämiellyttävä vivahde: ​​tällainen kopiointi rikkoo usein taulukon suunnittelua, koska ei kopioida vain kaavaa, vaan myös solumuotoa. Tämä voidaan välttää, jos napsautat heti mustan ristin vetämisen jälkeen älytunnistetta - erityistä kuvaketta, joka näkyy kopioitavan alueen oikeassa alakulmassa.

Jos valitset "Kopioi vain arvot" -vaihtoehdon (Täytä ilman muotoilua), Microsoft Excel kopioi kaavasi ilman muotoilua eikä pilaa suunnittelua.

Excel 2013:n uusimmassa versiossa on mahdollista näyttää geotietosi nopeasti interaktiivisella kartalla, esimerkiksi myynnit kaupungeittain jne. Voit tehdä tämän siirtymällä "App Storeen" (Office Store) "Lisää" -kohdassa. -välilehti ja asenna Bing-laajennus sieltä Mapsista. Tämä voidaan tehdä myös suoran linkin kautta sivustolta napsauttamalla Lisää-painiketta. Kun olet lisännyt moduulin, voit valita sen Lisää-välilehden avattavasta Omat sovellukset -luettelosta ja sijoittaa sen laskentataulukkoon. Sinun tarvitsee vain valita tietosolusi ja napsauttaa Näytä sijainnit -painiketta karttamoduulissa nähdäksesi tietomme siitä.

Halutessasi voit valita laajennusasetuksista kaavion tyypin ja näytettävät värit.

Jos kirjassasi on yli 10 laskentataulukkoa, niiden läpi navigoiminen on vaikeaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa arkkivälilehden vierityspainiketta näytön vasemmassa alakulmassa.

Oletko koskaan säätänyt syöttöarvoja Excel-laskelmissasi saadaksesi haluamasi tulosteen? Tällaisina hetkinä sinusta tuntuu kokeneelta tykistömieheltä, eikö niin? Vain pari tusinaa iteraatiota "ali--ylitys", ja tässä se on, kauan odotettu "osuma"!

Microsoft Excel voi tehdä tämän säädön puolestasi nopeammin ja tarkemmin. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Entä jos analyysi" -painiketta "Lisää"-välilehdellä ja valitsemalla "Parametrien valinta" -komento (Lisää - Mitä jos analyysi - Tavoitteen haku). Määritä näkyviin tulevassa ikkunassa solu, josta haluat valita halutun arvon, haluttu tulos ja syöttösolu, jonka pitäisi muuttua. Kun olet napsauttanut "OK", Excel suorittaa jopa 100 "laukausta" löytääkseen tarvitsemasi kokonaismäärän 0,001:n tarkkuudella.

Jos tämä yksityiskohtainen katsaus ei kata kaikkia MS Excelin hyödyllisiä ominaisuuksia, joista tiedät, jaa ne kommenteissa!

Hei.

Omasta kokemuksestani sanon yhden ilmeisen asian: monet aloittelevat käyttäjät aliarvioivat Excelin (ja sanoisin jopa aliarvioivat sen). Ehkä päättelen henkilökohtaisesta kokemuksesta (kun en aiemmin pystynyt lisäämään kahta numeroa) enkä tiennyt, miksi Exceliä tarvitaan, ja sitten tullessani "keskimääräiseksi" Excelin käyttäjäksi pystyin ratkaisemaan ongelmat kymmenen kertaa nopeammin, joilla Olin aiemmin istunut ja "ajatellu"...

Tämän artikkelin tarkoitus: ei vain näytä, kuinka tämä tai toinen toiminto suoritetaan, vaan myös näyttää ohjelman mahdolliset ominaisuudet aloitteleville käyttäjille, jotka eivät ole edes tietoisia niistä. Loppujen lopuksi, jos sinulla on jopa perustaidot Excelissä (kuten sanoin aiemmin), voit nopeuttaa työtäsi useita kertoja!

Oppitunnit ovat lyhyitä ohjeita tietyn toiminnon suorittamiseen. Oppituntien aiheet valitsin itse sellaisten kysymysten perusteella, joihin minun on usein vastattava.

Oppituntien aiheet : listan lajittelu halutun sarakkeen mukaan, numeroiden lisääminen (summakaava), rivien suodatus, taulukon luominen Excelissä, kaavion (kaavion) ​​laatiminen.

Excel 2016 oppitunnit

1) Listan lajittelu aakkosjärjestykseen, nousevaan järjestykseen (vaaditun sarakkeen/sarakkeen mukaan)

Tällaista ongelmaa esiintyy hyvin usein. Esimerkiksi Excelissä on taulukko (tai kopioit sen sinne), ja nyt se pitää lajitella jonkin sarakkeen/sarakkeen mukaan (esimerkiksi taulukko kuten kuvassa 1).

Nyt tehtävä: olisi kiva lajitella se nousevaan numerojärjestykseen joulukuussa.

Ensin sinun on valittava taulukko hiiren vasemmalla painikkeella: Huomaa, että sinun on valittava ne sarakkeet ja sarakkeet, jotka haluat lajitella (tämä on tärkeä kohta: jos en esimerkiksi valinnut saraketta A (henkilöiden nimillä) ja lajitellut "joulukuun" mukaan, sarakkeen B arvot menettäisivät suhteessa sarakkeen A nimiin. yhteydet katkesivat, ja Albina ei olisi "1", vaan "5" kanssa, esimerkiksi).

Kun olet valinnut taulukon, siirry seuraavaan osioon: " Tiedot/lajittelu"(katso kuva 2).

Sitten sinun on määritettävä lajittelu: valitse sarake, jonka mukaan lajitellaan, ja suunta: nouseva tai laskeva. Tässä ei ole mitään erityistä kommentoitavaa (katso kuva 3).

2) Kuinka lisätä useita lukuja taulukkoon, summakaava

Myös yksi suosituimmista tehtävistä. Katsotaanpa kuinka ratkaista se nopeasti. Oletetaan, että meidän täytyy laskea yhteen kolme kuukautta ja saada kunkin osallistujan kokonaissumma (katso kuva 5).

Valitsemme yhden solun, josta haluamme saada summan (kuvassa 5 se on "Albina").

Itse asiassa sinun on ilmoitettava (valittava) avautuvassa ikkunassa solut, jotka haluat lisätä. Tämä tehdään hyvin yksinkertaisesti: valitse hiiren vasemmalla painikkeella ja paina “OK”-painiketta (katso kuva 7).

Tämän jälkeen näet tuloksen aiemmin valitussa solussa (katso kuva 7 - tulos “8”).

Teoriassa tämä summa vaaditaan yleensä jokaiselle taulukon osallistujalle. Siksi, jotta kaavaa ei syöttäisi uudelleen manuaalisesti, voit yksinkertaisesti kopioida sen vaadittuihin soluihin. Itse asiassa kaikki näyttää yksinkertaiselta: valitse solu (kuvassa 9 se on E2), tämän solun kulmassa on pieni suorakulmio - "venytä" se pöytäsi päähän!

Tämän seurauksena Excel laskee kunkin osallistujan summan (katso kuva 10). Kaikki on yksinkertaista ja nopeaa!

3) Suodatus: jätä vain ne rivit, joissa arvo on suurempi (tai joissa se sisältää...)

Kun summa on laskettu, on hyvin usein jätettävä vain ne, jotka ovat täyttäneet tietyn esteen (esimerkiksi tehneet enemmän kuin numero 15). Excelissä on tätä varten erityinen ominaisuus - suodatin.

Ensin sinun on valittava taulukko (katso kuva 11).

Pienten "nuolien" pitäisi ilmestyä. Jos napsautat sitä, avautuu suodatinvalikko: voit valita esimerkiksi numeerisia suodattimia ja määrittää näytettävät rivit (esim. "suurempi kuin" -suodatin jättää vain ne rivit, joissa tietyn sarakkeen numero on suurempi kuin määrittämäsi).

Huomaa muuten, että suodatin voidaan asettaa jokaiselle sarakkeelle! Tekstidataa (tapauksessamme ihmisten nimet) sisältävä sarake suodatetaan hieman erilaisilla suodattimilla: nimittäin tässä se ei ole suurempi ja pienempi (kuten numeerisissa suodattimissa), vaan "alkaa" tai "sisältää". Esimerkiksi esimerkissäni otin käyttöön suodattimen A-kirjaimella alkaville nimille.

Riisi. 14. Nimen teksti sisältää (tai alkaa ...)

Kiinnitä huomiota yhteen kohtaan: sarakkeet, joissa suodatin toimii, on merkitty erityisellä tavalla (katso vihreät nuolet kuvassa 15).

Kaiken kaikkiaan suodatin on erittäin tehokas ja hyödyllinen työkalu. Muuten, jos haluat sammuttaa sen, paina vain samannimistä painiketta Excelin ylävalikossa.

4) Kuinka luoda taulukko Excelissä

Joskus olen hämmentynyt tästä kysymyksestä. Tosiasia on, että Excel on yksi iso taulukko. Totta, siinä ei ole reunoja, arkkimerkintöjä jne. (kuten Wordissä - ja tämä johtaa monia harhaan).

Useimmiten tämä kysymys viittaa taulukkorajojen luomiseen (taulukon muotoiluun). Tämä tehdään melko helposti: valitse ensin koko taulukko ja siirry sitten osioon: " Etusivu/Muotoile taulukkona". Valitse ponnahdusikkunasta tarvitsemasi malli: kehyksen tyyppi, sen väri jne. (katso kuva 16).

Riisi. 16. Muotoile taulukkona

Muotoilutulos näkyy kuvassa. 17. Tässä muodossa tämä taulukko voidaan siirtää esimerkiksi Word-dokumenttiin, tehdä siitä visuaalinen kuvakaappaus tai yksinkertaisesti esittää näytöllä yleisölle. Tässä muodossa se on paljon helpompi "lukea".

5) Kuinka rakentaa kaavio / kaavio Excelissä

Kaavion rakentamiseen tarvitset valmiin taulukon (tai vähintään 2 tietosaraketta). Ensinnäkin sinun on lisättävä kaavio, napsauta: " Lisää/ympyrä/3D-ympyräkaavio"(esimerkiksi). Kaavion valinta riippuu vaatimuksista (joita noudatat) tai mieltymyksistäsi.

Seuraavaksi voit valita sen tyylin ja suunnittelun. Suosittelen olemaan käyttämättä kaavioissa heikkoja ja himmeitä värejä (vaaleanpunainen, keltainen jne.). Tosiasia on, että sen näyttämiseksi tehdään yleensä kaavio - ja nämä värit havaitaan huonosti sekä näytöllä että tulostettaessa (varsinkin jos tulostin ei ole paras).

Itse asiassa jäljellä on vain määrittää kaavion tiedot. Voit tehdä tämän napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla painikkeella: yläreunassa Excel-valikossa - osio " Työskentely kaavioiden kanssa

Riisi. 23. Tuloksena oleva kaavio

Itse asiassa teen sen yhteenvedon tällä kaaviolla. Tässä artikkelissa olen kerännyt (kuten minusta näyttää) kaikki aloittelevien käyttäjien peruskysymykset. Kun ymmärrät nämä perusominaisuudet, et huomaa, kuinka alat oppia uusia "temppuja" yhä nopeammin.

Kun olet oppinut käyttämään 1-2 kaavaa, monet muut kaavat "luodaan" samalla tavalla!

Microsoft Excel on kätevä taulukoiden luomiseen ja laskelmien tekemiseen. Työtila on joukko soluja, jotka voidaan täyttää tiedoilla. Myöhemmin – muotoile, käytä kaavioiden, kaavioiden, yhteenvetoraporttien rakentamiseen.

Excelissä työskentely aloitteleville käyttäjille tarkoitettujen taulukoiden kanssa voi tuntua vaikealta ensi silmäyksellä. Se eroaa merkittävästi Wordin taulukoiden luomisen periaatteista. Mutta aloitamme pienestä: luomalla ja muotoilemalla taulukon. Ja artikkelin lopussa ymmärrät jo, että et voi kuvitella parempaa työkalua taulukoiden luomiseen kuin Excel.

Kuinka luoda taulukko Excelissä dummiesille

Taulukoiden kanssa työskentely Excelissä tutille ei ole kiireistä. Voit luoda taulukon eri tavoin, ja jokaisella menetelmällä on tiettyjä tarkoituksia varten omat etunsa. Arvioidaan siis ensin tilanne visuaalisesti.

Katso tarkkaana:

Tämä on joukko soluja sarakkeissa ja riveissä. Pohjimmiltaan pöytä. Sarakkeet on merkitty latinalaisin kirjaimin. Rivit ovat numeroita. Jos tulostamme tämän arkin, saamme tyhjän sivun. Ilman mitään rajoja.

Ensin opetellaan työskentelemään solujen, rivien ja sarakkeiden kanssa.



Kuinka valita sarake ja rivi

Valitse koko sarake napsauttamalla sen nimeä (latinalainen kirjain) hiiren vasemmalla painikkeella.

Valitse rivi käyttämällä linjan nimeä (numerolla).

Voit valita useita sarakkeita tai rivejä napsauttamalla nimeä hiiren vasemmalla painikkeella, pitämällä painettuna ja vetämällä.

Voit valita sarakkeen pikanäppäimillä asettamalla kohdistimen mihin tahansa haluamasi sarakkeen soluun - paina Ctrl + välilyönti. Valitse rivi – Vaihto + välilyönti.

Kuinka muuttaa solujen rajoja

Jos tiedot eivät mahdu taulukkoa täytettäessä, sinun on muutettava solujen reunoja:

Jos haluat muuttaa sarakkeiden leveyttä ja rivien korkeutta kerralla tietyllä alueella, valitse alue, lisää 1 sarake/rivi (siirrä manuaalisesti) - kaikkien valittujen sarakkeiden ja rivien koko muuttuu automaattisesti.

Huom. Voit palata edelliseen kokoon napsauttamalla "Peruuta"-painiketta tai CTRL+Z-pikanäppäinyhdistelmää. Mutta se toimii, kun teet sen heti. Myöhemmin se ei auta.

Voit palauttaa viivat alkuperäisille rajoilleen avaamalla työkaluvalikon: "Home" - "Format" ja valitsemalla "Sovita rivin korkeus automaattisesti".

Tämä menetelmä ei koske sarakkeita. Napsauta "Muotoile" - "Oletusleveys". Muistetaan tämä numero. Valitse mikä tahansa solu sarakkeesta, jonka reunat on palautettava. Jälleen "Muoto" - "Sarakkeen leveys" - kirjoita ohjelman määrittämä ilmaisin (yleensä 8,43 - merkkien määrä Calibri-fontissa, jonka koko on 11 pistettä). OK.

Kuinka lisätä sarake tai rivi

Valitse sarake/rivi sen paikan oikealta/alapuolelta, johon haluat lisätä uuden alueen. Eli sarake näkyy valitun solun vasemmalla puolella. Ja viiva on korkeampi.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse avattavasta valikosta "Lisää" (tai paina pikanäppäinyhdistelmää CTRL+SHIFT+"=").

Merkitse "sarake" ja napsauta OK.

Neuvoja. Voit lisätä sarakkeen nopeasti valitsemalla sarakkeen haluamastasi sijainnista ja painamalla CTRL+SHIFT+"=".

Kaikki nämä taidot ovat hyödyllisiä luotaessa taulukkoa Excelissä. Meidän on laajennettava rajoja, lisättävä rivejä/sarakkeita työskennellessämme.

Taulukon luominen vaiheittain kaavoineen

Sarakkeiden ja rivien reunat ovat nyt näkyvissä tulostettaessa.

Fonttivalikon avulla voit muotoilla Excel-taulukon tiedot samalla tavalla kuin Wordissa.

Muuta esimerkiksi kirjasinkokoa, tee otsikosta lihavoitu. Voit keskittää tekstin, määrittää väliviivoja jne.

Taulukon luominen Excelissä: vaiheittaiset ohjeet

Yksinkertaisin tapa luoda taulukoita on jo tiedossa. Mutta Excelillä on kätevämpi vaihtoehto (myöhemmän muotoilun ja tietojen kanssa työskentelyn kannalta).

Tehdään "älykäs" (dynaaminen) taulukko:

Huom. Voit valita eri polun - valitse ensin solualue ja napsauta sitten "Taulukko" -painiketta.

Syötä nyt tarvittavat tiedot valmiiseen kehykseen. Jos tarvitset lisäsarakkeen, aseta kohdistin nimelle määritettyyn soluun. Syötä nimi ja paina ENTER. Valikoima laajenee automaattisesti.

Jos sinun on lisättävä rivien määrää, kiinnitä se oikeaan alakulmaan automaattisen täytön merkkiin ja vedä se alas.

Kuinka työskennellä taulukon kanssa Excelissä

Ohjelman uusien versioiden julkaisun myötä taulukoiden työstä Excelissä on tullut mielenkiintoisempaa ja dynaamisempaa. Kun älytaulukko muodostetaan arkille, "Työskentely taulukoiden kanssa" - "Suunnittelu" -työkalu tulee saataville.

Täällä voimme antaa taulukolle nimen ja muuttaa sen kokoa.

Saatavilla on erilaisia ​​tyylejä, mahdollisuus muuntaa taulukko tavalliseksi alueeksi tai yhteenvetoraportiksi.

Dynaamisten MS Excel -laskentataulukoiden ominaisuudet valtava. Aloitetaan perustietojen syöttämisestä ja automaattisen täytön taidoista:

Jos napsautamme kunkin otsikon alaotsikon oikealla puolella olevaa nuolta, pääsemme käyttämään lisätyökaluja taulukkotietojen käsittelyyn.

Joskus käyttäjän on työskenneltävä valtavien pöytien kanssa. Nähdäksesi tulokset, sinun on vieritettävä yli tuhat riviä. Rivien poistaminen ei ole vaihtoehto (tietoja tarvitaan myöhemmin). Mutta voit piilottaa sen. Käytä tähän tarkoitukseen numeerisia suodattimia (kuva yllä). Poista valinta niiden arvojen vieressä olevista valintaruuduista, jotka pitäisi piilottaa.

Microsoft Excel on erittäin hyödyllinen ohjelma useilla eri aloilla. Valmis taulukko, jossa on mahdollisuus täyttää automaattisesti, nopeasti laskea ja laskea, rakentaa kaavioita, kaavioita, luoda raportteja tai analyyseja jne.

Taulukkotyökalut voivat helpottaa huomattavasti monien alojen asiantuntijoiden työtä. Alla olevat tiedot ovat Excel for dummy -ohjelman perusteet. Tämän artikkelin hallitsemisen jälkeen hankit perustaidot, joilla kaikki Excelissä työskentely alkaa.

Ohjeet Excel-työskentelyyn

Excel-työkirja koostuu arkeista. Arkki on työalue ikkunassa. Sen elementit:

Jos haluat lisätä arvon soluun, napsauta sitä hiiren vasemmalla painikkeella. Kirjoita tekstiä tai numeroita näppäimistöltä. Paina Enter.

Arvot voivat olla numeerisia, tekstiä, rahallisia, prosentteja jne. Aseta/muuta muotoa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella solua ja valitsemalla "Format Cells". Tai paina pikanäppäinyhdistelmää CTRL+1.

Numeromuodoille voit määrittää desimaalien määrän.

Huom. Voit määrittää solun numeromuodon nopeasti painamalla pikanäppäinyhdistelmää CTRL+SHIFT+1.

Päivämäärä- ja aikamuodoille Excel tarjoaa useita vaihtoehtoja arvojen näyttämiseen.

Muokataan solujen arvoja:

Voit poistaa solun arvon käyttämällä Poista-painiketta.

Siirrä solua arvolla valitsemalla se ja painamalla saksilla olevaa painiketta ("leikkaa"). Tai paina yhdistelmää CTRL+X. Solun ympärille ilmestyy katkoviiva. Valittu fragmentti jää leikepöydälle.

Aseta kohdistin muualle työkenttään ja napsauta "Lisää" tai CTRL+V-yhdistelmää.

Samalla tavalla voit siirtää useita soluja kerralla. Samalla arkilla, toisella arkilla, toisessa kirjassa.

Jos haluat siirtää useita soluja, sinun on valittava ne:

1. Aseta kohdistin vasemmalla olevaan ylimpään soluun.
2. Paina vaihtonäppäintä, pidä alhaalla ja valitse koko alue näppäimistön nuolinäppäimillä.

Valitse sarake napsauttamalla sen nimeä (latinalainen kirjain). Korosta rivi käyttämällä numeroa.

Jos haluat muuttaa rivien tai sarakkeiden kokoa, siirrä reunoja (kohdistin on tässä tapauksessa ristin muotoinen, jonka poikkipalkissa on nuolet päissä).

Jotta arvo mahtuu soluun, sarake voidaan laajentaa automaattisesti: napsauta oikeaa reunaa 2 kertaa.

Jotta se olisi kauniimpi, siirretään sarakkeen E reunaa hieman, kohdista teksti keskelle pysty- ja vaakasuuntaan nähden.

Yhdistetään useita soluja: valitse ne ja napsauta "Yhdistä ja aseta keskelle" -painiketta.

Excelissä on automaattinen täyttöominaisuus. Kirjoita sana "tammikuu" soluun A2. Ohjelma tunnistaa päivämäärämuodon ja täyttää loput kuukaudet automaattisesti.

Tartumme solun oikeaan alakulmaan arvolla "tammikuu" ja vedämme sitä viivaa pitkin.

Testataan automaattisen täydennyksen funktiota numeerisilla arvoilla. Laitamme "1" soluun A3 ja "2" A4. Valitse kaksi solua, tartu automaattisen täytön merkkiin hiirellä ja vedä se alas.

Jos valitsemme vain yhden solun numerolla ja vedämme sen alas, tämä on luku "kerto".

Jos haluat kopioida sarakkeen viereiseen, valitse tämä sarake, ota kiinni automaattisen täytön merkkiin ja vedä se sivuun.

Voit kopioida merkkijonoja samalla tavalla.

Poistetaan sarake: valitse se - napsauta hiiren kakkospainikkeella - "Poista". Tai painamalla pikanäppäinyhdistelmää: CTRL+"-"(miinus).

Jos haluat lisätä sarakkeen, valitse oikealla oleva sarake (sarake lisätään aina vasemmalle), napsauta hiiren kakkospainikkeella - "Lisää" - "Sarake". Yhdistelmä: CTRL+SHIFT+"="

Lisää rivi valitsemalla alareunan vieressä oleva rivi. Näppäinyhdistelmä: SHIFT+VÄLINÄPPÄIN valitaksesi rivin ja paina hiiren oikeaa painiketta - "Lisää" - "Rivi" (CTRL+SHIFT+"=") (rivi lisätään aina ylhäältä).



Kuinka työskennellä Excelissä: kaavat ja funktiot tutille

Jotta ohjelma näkisi soluun syötetyn tiedon kaavana, laitamme "="-merkin. Esimerkiksi = (2+3)*5. Kun painat ENTER-näppäintä, Excel laskee tuloksen.

Laskentajärjestys on sama kuin matematiikassa.

Kaava voi sisältää numeeristen arvojen lisäksi myös viittauksia arvoineen soluihin. Esimerkiksi =(A1+B1)*5, jossa A1 ja B1 ovat soluviittauksia.

Jos haluat kopioida kaavan muihin soluihin, sinun on "kiinnitettävä" automaattisen täytön merkki kaavan kanssa olevaan soluun ja vedettävä se alas (sivulle - jos kopioit rivisoluihin).

Kun kopioit kaavan suhteellisilla soluviittauksilla, Excel muuttaa vakioita nykyisen solun (sarakkeen) osoitteen mukaan.

Jokaisessa sarakkeen C solussa toinen termi suluissa on 3 (viittaus soluun B1 on vakio ja muuttumaton).

Sisäänrakennetut toiminnot laajentavat merkittävästi ohjelman toimivuutta. Voit lisätä funktion painamalla fx-painiketta (tai SHIFT+F3-näppäinyhdistelmää). Tällainen ikkuna avautuu:

Välttääksesi suuren toimintoluettelon selaamisen, sinun on ensin valittava luokka.

Kun toiminto on valittu, napsauta OK. Funktion argumentit -ikkuna avautuu.

Toiminnot tunnistavat sekä numeeriset arvot että soluviittaukset. Jos haluat lisätä linkin argumenttikenttään, sinun on napsautettava solua.

Excel tunnistaa toisen tavan syöttää funktio. Aseta "="-merkki soluun ja aloita funktion nimen kirjoittaminen. Ensimmäisten merkkien jälkeen näkyviin tulee luettelo mahdollisista vaihtoehdoista. Jos siirrät osoittimen jonkin niistä päälle, työkaluvinkki tulee näkyviin.

Kaksoisnapsauta haluttua funktiota - argumenttien täyttöjärjestys tulee saataville. Viimeistele argumenttien syöttäminen sulkemalla sulut ja painamalla Enter.

ENTER – ohjelma löysi luvun 40 neliöjuuren.

Tietojen ryhmittely

Kun valmistelet tuoteluetteloa hinnoista, sen helppokäyttöisyydestä kannattaa huolehtia. Suuri määrä paikkoja yhdellä arkilla pakottaa sinut käyttämään hakua, mutta entä jos käyttäjä on vain tekemässä valintaa eikä hänellä ole aavistustakaan nimestä? Internet-luetteloissa ongelma ratkaistaan ​​luomalla tuoteryhmiä. Joten miksi et tekisi samaa Excel-työkirjassa?

Ryhmän järjestäminen on melko yksinkertaista. Valitse useita rivejä ja napsauta painiketta ryhmä välilehdellä Data(katso kuva 1).

Kuva 1 – Ryhmäpainike

Määritä sitten ryhmittelytyyppi - rivi riviltä(katso kuva 2).

Kuva 2 – Ryhmittelytyypin valinta

Seurauksena on, että saamme... emme sitä mitä tarvitsemme. Tuotelinjat yhdistettiin niiden alla osoitettuun ryhmään (katso kuva 3). Hakemistoissa otsikko tulee yleensä ensin ja sitten sisältö.

Kuva 3 – Rivien ryhmittely "alas"

Tämä ei ole ollenkaan ohjelmavirhe. Ilmeisesti kehittäjät katsoivat, että rivien ryhmittelyn tekevät pääasiassa tilinpäätöksen laatijat, jolloin lopullinen tulos näkyy lohkon lopussa.

Jos haluat ryhmitellä rivit "ylös", sinun on muutettava yhtä asetusta. Välilehdellä Data napsauta pientä nuolta osion oikeassa alakulmassa Rakenne(katso kuva 4).

Kuva 4 – Painike, joka vastaa rakenneasetusikkunan näyttämisestä

Poista valinta avautuvassa asetusikkunassa Yhteensä tietojen alla olevilla riveillä(katso kuva 5) ja paina -painiketta OK.

Kuva 5 – Rakenneasetusikkuna

Kaikki luomasi ryhmät muuttuvat automaattisesti "ylisimmäksi". Tietenkin asetettu parametri vaikuttaa myös ohjelman jatkokäyttäytymiseen. Sinun on kuitenkin poistettava valinta tästä ruudusta kaikille uuden arkin ja jokaisen uuden Excel-työkirjan, koska Kehittäjät eivät tarjonneet ryhmittelytyypin "globaalia" asetusta. Samoin et voi käyttää erityyppisiä ryhmiä samalla sivulla.

Kun olet luokitellut tuotteesi, voit ryhmitellä luokat suurempiin osiin. Ryhmittelytasoja on yhteensä enintään yhdeksän.

Tämän toiminnon käytön haittana on, että sinun on painettava painiketta OK ponnahdusikkunassa, etkä ole mahdollista kerätä toisiinsa liittymättömiä alueita kerralla.

Kuva 6 – Monitasoinen hakemistorakenne Excelissä

Nyt voit avata ja sulkea luettelon osia napsauttamalla vasemmassa sarakkeessa olevia plus- ja miinuskohtia (katso kuva 6). Laajenna koko taso napsauttamalla yhtä yläosassa olevista numeroista.

Voit siirtää rivejä hierarkian korkeammalle tasolle käyttämällä -painiketta Pura ryhmittely välilehdet Data. Voit päästä eroon ryhmittelystä kokonaan valikkokohdan avulla Poista rakenne(katso kuva 7). Ole varovainen, toimintoa on mahdotonta peruuttaa!

Kuva 7 – Rivien ryhmittelyn purkaminen

Jäädytä arkin alueet

Melko usein Excel-taulukoiden kanssa työskennellessä on välttämätöntä jäädyttää joitain arkin alueita. Siinä voi olla esimerkiksi rivi-/sarakeotsikoita, yrityksen logo tai muuta tietoa.

Jos pysäytät ensimmäisen rivin tai ensimmäisen sarakkeen, kaikki on hyvin yksinkertaista. Avaa välilehti Näytä ja avattavassa valikossa Jäädytysalueet valitse kohteet sen mukaan Pysäytä ylärivi tai Pysäytä ensimmäinen sarake(katso kuva 8). Ei kuitenkaan ole mahdollista "jäädyttää" sekä riviä että saraketta samanaikaisesti.

Kuva 8 – Pysäytä rivi tai sarake

Poista kiinnitys valitsemalla kohde samasta valikosta Avaa alueet(kohde korvaa rivin Jäädytysalueet, jos sivulla käytetään "jäädytystä").

Mutta useiden rivien tai rivien ja sarakkeiden alueen kiinnittäminen ei ole niin läpinäkyvää. Valitset kolme riviä ja napsautat kohdetta Jäädytysalueet, ja... Excel "jäätyy" vain kaksi. Miksi näin on? Vielä pahempi skenaario on mahdollinen, kun alueet kiinnitetään arvaamattomalla tavalla (esimerkiksi valitset kaksi riviä ja ohjelma asettaa rajat viidennentoista jälkeen). Mutta älkäämme laskeko tätä kehittäjien valvonnan ansioksi, koska ainoa oikea tapa käyttää tätä toimintoa näyttää erilaiselta.

Sinun on napsautettava lukittavien rivien alla olevaa solua ja vastaavasti telakoitavien sarakkeiden oikealla puolella ja vasta sitten valittava kohde Jäädytysalueet. Esimerkki: Kuvassa 9 solu on korostettu B 4. Tämä tarkoittaa, että kiinnitetään kolme riviä ja ensimmäinen sarake, jotka pysyvät paikallaan rullattaessa arkkia sekä vaaka- että pystysuunnassa.

Kuva 9 – Pysäytä rivien ja sarakkeiden alue

Voit käyttää taustatäyttöä jäädytettyihin alueisiin osoittaaksesi käyttäjälle näiden solujen erityiskäyttäytymisen.

Kierrä arkkia (korvaa rivit sarakkeilla ja päinvastoin)

Kuvittele tämä tilanne: olet työskennellyt useita tunteja kirjoittaessasi taulukkoa Excelissä ja yhtäkkiä huomasit, että olit suunnitellut rakenteen väärin - sarakeotsikot olisi pitänyt kirjoittaa riveittäin tai rivit sarakkeittain (sillä ei ole väliä). Pitääkö minun kirjoittaa kaikki uudelleen manuaalisesti? Ei mitenkään! Excel tarjoaa toiminnon, jonka avulla voit "kääntää" arkkia 90 astetta ja siirtää siten rivien sisällön sarakkeiksi.

Kuva 10 – Lähdetaulukko

Joten meillä on taulukko, jota on "käännettävä" (katso kuva 10).

1. Valitse dataa sisältävät solut. Solut valitaan, ei rivit ja sarakkeet, muuten mikään ei toimi.
2. Kopioi ne leikepöydälle pikanäppäimellä tai millään muulla tavalla.
3. Siirry nykyisen arkin tyhjälle arkille tai vapaalle alueelle. Tärkeä huomautus: Et voi liittää nykyisten tietojen päälle!
4. Tietojen lisääminen näppäinyhdistelmällä ja valitse lisäysvaihtoehdot-valikosta vaihtoehto Transponoi(katso kuva 11). Vaihtoehtoisesti voit käyttää valikkoa Lisää välilehdeltä Kotiin(katso kuva 12).

Kuva 11 – Insert transponoituneena

Kuva 12 – Transponoi päävalikosta

Siinä kaikki, pöytää on käännetty (katso kuva 13). Tässä tapauksessa muotoilu säilyy ja kaavat muuttuvat solujen uuden sijainnin mukaisesti - rutiinityötä ei tarvita.

Kuva 13 – Tulos pyörityksen jälkeen

Näytetään kaavat

Joskus syntyy tilanne, kun et löydä haluttua kaavaa suuren määrän soluja joukosta tai et yksinkertaisesti tiedä mitä ja mistä etsiä. Tässä tapauksessa tarvitset kyvyn näyttää arkille ei laskelmien tulosta, vaan alkuperäisiä kaavoja.

Napsauta painiketta Näytä kaavat välilehdellä Kaavat(katso kuva 14) muuttaaksesi laskentataulukon tietojen esitystapaa (katso kuva 15).

Kuva 14 – "Näytä kaavat" -painike

Kuva 15 - Nyt taulukolla näkyvät kaavat, eivät laskentatuloksia

Jos sinulla on vaikeuksia navigoida kaavapalkissa näkyvissä soluosoitteissa, napsauta Vaikuttavat solut välilehdeltä Kaavat(katso kuva 14). Riippuvuudet näytetään nuolilla (katso kuva 16). Jotta voit käyttää tätä toimintoa, sinun on ensin korostettava yksi solu.

Kuva 16 – Solujen riippuvuudet näkyvät nuolilla

Piilottaa riippuvuudet napin painalluksella Poista nuolet.

Viivojen kääriminen soluihin

Melko usein Excel-työkirjoissa on pitkiä merkintöjä, jotka eivät mahdu solun leveyteen (ks. kuva 17). Voit tietysti laajentaa saraketta, mutta tämä vaihtoehto ei ole aina hyväksyttävä.

Kuva 17 – Tarrat eivät mahdu soluihin

Valitse solut, joissa on pitkät otsikot, ja napsauta painiketta Kääri teksti päällä Kotiin välilehti (katso kuva 18) siirtyäksesi moniriviseen näyttöön (katso kuva 19).

Kuva 18 – Rivitä teksti -painike

Kuva 19 – Monirivinen tekstinäyttö

Kierrä tekstiä solussa

Olet varmasti kohdannut tilanteen, jossa solujen tekstiä ei tarvinnut sijoittaa vaakasuoraan, vaan pystysuoraan. Esimerkiksi rivien tai kapeiden sarakkeiden nimeämiseen. Excel 2010 sisältää työkaluja, joiden avulla voit kiertää tekstiä soluissa.

Voit valita mieltymystesi mukaan kahdella tavalla:

1. Luo ensin kirjoitus ja kierrä sitä sitten.
2. Säädä tekstin kiertoa solussa ja kirjoita sitten teksti.

Vaihtoehdot vaihtelevat hieman, joten harkitsemme vain yhtä niistä. Aluksi yhdistin kuusi riviä yhdeksi painikkeella Yhdistä ja aseta keskelle päällä Kotiin välilehti (katso kuva 20) ja syöttänyt yleisen merkinnän (katso kuva 21).

Kuva 20 – Painike solujen yhdistämiseen

Kuva 21 – Luomme ensin vaakasuuntaisen allekirjoituksen

Kuva 22 – Tekstin kiertopainike

Voit pienentää sarakkeen leveyttä entisestään (katso kuva 23). Valmis!

Kuva 23 – Pystysuuntainen soluteksti

Halutessasi voit asettaa tekstin kiertokulman manuaalisesti. Valitse samasta luettelosta (katso kuva 22) kohde Solujen tasausmuoto ja aseta avautuvassa ikkunassa mielivaltainen kulma ja kohdistus (katso kuva 24).

Kuva 24 – Mielivaltaisen tekstin kiertokulman asettaminen

Solujen muotoilu ehtojen mukaan

Ehdolliset muotoiluominaisuudet ovat olleet käytössä pitkään Excelissä, mutta niitä on parannettu merkittävästi vuoden 2010 versiossa. Sinun ei ehkä tarvitse edes ymmärtää sääntöjen luomisen monimutkaisuutta, koska... kehittäjät ovat tehneet monia valmisteluja. Katsotaanpa, kuinka ehdollista muotoilua käytetään Excel 2010:ssä.

Ensimmäinen asia on valita solut. Seuraavaksi, päälle Kotiin välilehden napsautuspainike Ehdollinen muotoilu ja valitse yksi aihioista (katso kuva 25). Tulos näkyy arkilla välittömästi, joten sinun ei tarvitse käydä läpi vaihtoehtoja pitkään.

Kuva 25 – Ehdollisen muotoilumallin valitseminen

Histogrammit näyttävät melko mielenkiintoisilta ja heijastavat hyvin hintatietojen olemusta - mitä korkeampi se on, sitä pidempi segmentti.

Väriasteikkoja ja kuvakesarjoja voidaan käyttää osoittamaan eri tiloja, kuten siirtymiä kriittisistä hyväksyttäviin kustannuksiin (katso kuva 26).

Kuva 26 – Väriasteikko punaisesta vihreään ja välikeltainen

Voit yhdistää histogrammeja, asteikkoja ja kuvakkeita yhteen solualueeseen. Esimerkiksi kuvan 27 histogrammit ja kuvakkeet osoittavat hyväksyttävän ja liian huonon laitteen suorituskyvyn.

Kuva 27 – Histogrammi ja kuvakkeet kuvaavat joidenkin ehdollisten laitteiden suorituskykyä

Jos haluat poistaa ehdollisen muotoilun soluista, valitse ne ja valitse valikosta Ehdollinen muotoilu. Poista säännöt valituista soluista(katso kuva 28).

Kuva 28 – Ehdollisen muotoilun sääntöjen poistaminen

Excel 2010 käyttää esiasetuksia ehdollisen muotoilun ominaisuuksien nopeaan käyttöön, koska... Omien sääntöjen määrittäminen ei ole läheskään itsestään selvää useimmille ihmisille. Jos kehittäjien toimittamat mallit eivät kuitenkaan sovi sinulle, voit luoda omia sääntöjäsi solujen suunnitteluun eri ehtojen mukaan. Tämän toiminnon täydellinen kuvaus ei kuulu tämän artikkelin piiriin.

Suodattimien käyttö

Suodattimien avulla voit nopeasti löytää tarvitsemasi tiedot suuresta taulukosta ja esittää ne kompaktissa muodossa. Voit valita esimerkiksi Gogolin teoksia pitkästä kirjalistasta ja Intel-prosessorit tietokoneliikkeen hinnastosta.

Kuten useimmat muut toiminnot, suodatin vaatii solujen valitsemisen. Sinun ei kuitenkaan tarvitse valita koko taulukkoa tiedoineen, vain merkitse rivit vaadittujen tietosarakkeiden yläpuolelle. Tämä lisää merkittävästi suodattimien käyttömukavuutta.

Kun solut on valittu, välilehdellä Kotiin napsauta painiketta Lajittelu ja suodatus ja valitse Suodattaa(katso kuva 29).

Kuva 29 – Suodattimien luominen

Solut muuttuvat nyt avattaviksi luetteloiksi, joissa voit määrittää valintavaihtoehtoja. Esimerkiksi etsimme sarakkeesta kaikkia mainintoja Intelistä Tuotteen nimi. Voit tehdä tämän valitsemalla tekstisuodattimen Sisältää(katso kuva 30).

Kuva 30 – Tekstisuodattimen luominen

Kuva 31 – Luo suodatin sanan mukaan

On kuitenkin paljon nopeampaa saavuttaa sama vaikutus kirjoittamalla sana kenttään Haku kontekstivalikko, joka näkyy kuvassa 30. Miksi sitten kutsua lisäikkunaa? Tämä on hyödyllistä, jos haluat määrittää useita valintaehtoja tai valita muita suodatusvaihtoehtoja ( ei sisällä, alkaa..., päättyy...).

Numeerisille tiedoille on saatavilla muita vaihtoehtoja (katso kuva 32). Voit esimerkiksi valita 10 suurinta tai 7 pienintä arvoa (luku on muokattavissa).

Kuva 32 – Numeeriset suodattimet

Excel-suodattimet tarjoavat varsin monipuolisia ominaisuuksia, jotka ovat verrattavissa SELECT-kyselyn valintaan tietokannan hallintajärjestelmissä (DBMS).

Tietokäyrien näyttäminen

Tietokäyrät (infokäyrät) ovat innovaatio Excel 2010:ssä. Tämän toiminnon avulla voit näyttää numeeristen parametrien muutosten dynamiikan suoraan solussa ilman kaavion rakentamista. Numeroiden muutokset näkyvät välittömästi mikrokuvassa.

Kuva 33 – Excel 2010:n tietokäyrä

Voit luoda tietokäyrän napsauttamalla yhtä lohkon painikkeista Infokäyrät välilehdellä Lisää(katso kuva 34) ja määritä sitten piirrettävien solujen alue.

Kuva 34 – Tietokäyrän lisääminen

Kuten kaavioissa, tietokäyrissä on monia mukautusvaihtoehtoja. Yksityiskohtaisempi opas tämän toiminnon käyttöön on kuvattu artikkelissa.

Johtopäätös

Artikkelissa käsiteltiin joitakin hyödyllisiä Excel 2010:n ominaisuuksia, jotka nopeuttavat työtä, parantavat taulukoiden ulkonäköä tai helppokäyttöisyyttä. Ei ole väliä luotko tiedoston itse vai käytätkö jonkun muun - Excel 2010:ssä on toimintoja kaikille käyttäjille.