E. Sutotskaja

Yksi ensimmäisistä tietokoneen hallitsemisessa tarvittavista taidoista on kyky tallentaa ja sitten palauttaa tietoja tietokoneellesi. Tietojenkäsittelytieteen opettaja ja ohjelmoija Elena Sutotskaya puhuu kuinka tämä tehdään.

Riisi. 1. Word-editorin päävalikko näyttää tältä. Jos napsautat kerran hiiren vasemmalla painikkeella "Tiedosto" -kohdetta, tiedon syöttö/tulostuskomennot ilmestyvät ruudulle (kuva 2).

Riisi. 2. Pääkomennot dokumenttia tallennettaessa ovat "Tallenna" ja "Tallenna nimellä..." Kun tallennat asiakirjan ensimmäistä kertaa, niiden välillä ei ole eroa. Siirrä kohdistin johonkin komennon ja napsautuksen välillä vasemmalle

Riisi. 3. Tässä Word-editori kehottaa sinua tallentamaan asiakirjan "Omat asiakirjat" -kansion kansioon nimellä Doc1 (tai 2, 3...) doc-laajennus. Samalla voit nähdä, mitä asiakirjoja, joilla on sama tiedostopääte, on jo tässä kansiossa. Napsauta hiiren vasemmalla painikkeella

Tiede ja elämä // Kuvituksia

Riisi. 5. Kun olet tallentanut tiedoston eniten ylälinja Tiedoston nimi näkyy Word-editorin päävalikossa.

Tiede ja elämä // Kuvituksia

Riisi. 7. Mikä tahansa laajennuksista voidaan valita napsauttamalla kerran vaadittu rivi. Tekstieditorissa sitä käytetään usein yhdessä doc-laajennuksen kanssa rtf laajennus. Näin voit käyttää asiakirjaa muissa Windows-sovelluksissa häiritsemättä

Riisi. 8. Tältä näyttää automaattisen tallennusprosessin parametrien asettamisen välilehti.

Riisi. 9. Jotta asiakirja tallentuu kaikilla sen avaamisen jälkeen tehdyillä muutoksilla ja lisäyksillä, sinun on napsautettava sanaa "Kyllä". "Ei"-painikkeen painaminen palauttaa asiakirjan alkuperäiseen muotoonsa. Ja "Peruuta"-näppäintä tulee käyttää, jos haluat

On kätevää pohtia asiakirjan tallentamisen perussääntöjä käyttämällä Word-tekstieditorin esimerkkiä Windows-ympäristö(Kuva 1). Tässä ympäristössä niitä voidaan pitää universaaleina, koska päävalikon kohta "Tiedosto" on läsnä missä tahansa muussa Windows-sovelluksessa melkein samassa muodossa. Joten kun olet oppinut tallentamaan asiakirjan Wordiin, voit tehdä saman helposti missä tahansa muussa tekstissä tai graafinen editori ja kun työskentelet laskentataulukoiden kanssa.

Ennakkotiedot

Ennen kuin käsittelemme asiakirjan tallentamista, sinun on ymmärrettävä joitain peruskäsitteitä.

Kaikki tietokoneelle "kerätty" tallennetaan tiedostoina. Tiedosto on levyn nimetty alue, jolle tietoja on tallennettu.

Tiedostonimi koostuu kahdesta osasta - itse nimestä ja tunnisteesta, jotka on erotettu pisteellä. Joskus tunniste puuttuu, mutta yleensä sen avulla voit selvittää, minkä tyyppisiä tietoja tiedosto sisältää, koska jokainen sovellusohjelma oletusarvoisesti määrittää tiedostolle tietyn tunnisteen. Joten "DOC" tarkoittaa, että asiakirja on luotu tekstinä Sanaeditori, "BMP" - graafisessa editorissa, esimerkiksi Paint, "PPT" kertoo, että kyseessä on PowerPointissa luotu esitys, "XLS" - merkki laskentataulukko, "jpg" - graafinen asiakirja, jonka kanssa he työskentelivät esimerkiksi Photoshopissa.

Huom. Kun annat tiedostolle oikean nimen, yritä varmistaa, että se vastaa siihen tallennettuja tietoja - tämä helpottaa sen löytämistä myöhemmin. Esimerkiksi "Osoitekirja" tai "Yhteystiedot".

Nimi voidaan kirjoittaa venäjäksi tai millä tahansa muulla asennettuna kielellä tämä tietokone, sisältävät numeroita, välimerkkejä, lainausmerkkejä ja erikoismerkkejä lukuun ottamatta.

Tiedostojen lisäksi on ns. kansioita - ne tallentavat tietoja, joita tietokone käyttää löytääkseen vaadittu tiedosto.

Omat asiakirjat -kansio

Se näkyy tietokoneessa asennuksen aikana ohjelmisto. Yleensä monet aloittelevat käyttäjät, eivätkä vain he, haluavat tallentaa tiedostonsa siihen. Tämä on kätevää, koska se tapahtuu oletuksena. Mutta kun työskentelet suuri määrä Erilaisia ​​tietoja varten on kätevämpää luoda "teemaattisia" kansioita ja laittaa tiedostoja niihin. Tämä yksinkertaistaa tiedonhakua huomattavasti.

Huomautuksia 1. Sama asiakirja voidaan tallentaa eri nimillä samaan kansioon, samalla nimellä erilaisia ​​kansioita ja eri nimillä eri kansioissa (kun sinulle sopii).

2. Jos nimeämisen aikana poistit vahingossa laajennuksen, älä huoli, tietokone itse määrittää tiedostollesi haluamasi laajennuksen.

Huom. Saman voi tehdä valitsemalla työkaluriviltä levykkeen kuvan sisältävän kuvakkeen ja napsauttamalla sitä kerran hiiren vasemmalla painikkeella.

Jos käsittelet dokumenttia, joka on jo tallennettu, "Tallenna"- ja "Tallenna nimellä..."-komennot toimivat eri tavalla. Ensimmäisessä vaihtoehdossa ("Tallenna") dokumentti tallennetaan samalla nimellä kaikkii siihen tehdyt korjaukset ja lisäykset. Tässä tapauksessa valintaikkuna ei tule näkyviin näytölle. (Levyn kuvan sisältävän kuvakkeen napsauttaminen tuottaa saman tuloksen.) Toisessa vaihtoehdossa ("Tallenna nimellä...") avautuu ruudulle meille jo tuttu valintaikkuna (ks. kuva 3), jossa "Tiedostonimi" -kenttään kirjoitetaan nimi, jolla tallensit. . tämä asiakirja. Syötämällä sinne uuden nimen tallennat dokumenttisi kaikkine korjauksineen ja lisäyksineen eri nimellä.

Muut kansiot

Jos haluat tallentaa asiakirjan toiseen kansioon, valitse se (ja ensin tietysti luo se). Jos haluat valita toisen kansion mistä tahansa asemasta, sinun on napsautettava kerran vasenta painiketta "Kansio"-kentän oikealla puolella olevaa mustaa nuolta. Tämän jälkeen näkyviin tulee ikkuna, jossa näet kuvakkeet ja tietokoneellasi olevien levyjen nimet: esimerkiksi “Desktop”-kuvake, “My Documents”-kansio jne. (Kuva 6).

Huom.

Voit tehdä sen myös käänteisessä järjestyksessä: muuta ensin nimi ja valitse sitten tallennettava kansio.

Laajennuksen vaihtaminen

Voit muuttaa tiedostopäätettä napsauttamalla "Tiedostotyyppi"-kentän oikealla puolella olevaa mustaa nuolta. Tämän jälkeen luettelo kaikista hyväksyttävistä tämä tiedosto laajennukset (kuva 7).

Huom. Asiakirjan käyttäminen DOS-ympäristö sinun on valittava luettelosta rivit "DOS-teksti rivinvaihdoilla" tai "DOS-teksti". Mutta tässä tapauksessa melkein kaikki tekstin muotoilut menetetään.

Automaattinen tietojen tallennus

Asiakirjan tallentamisen helpottamiseksi työskentelyn aikana voit asettaa tietokoneen ns. automaattiseen tallennustilaan. On erityisen tärkeää, että tiedot tallennetaan automaattisesti, jos tietokoneesi virtalähde sähköverkko ei kovin luotettava.

Aktivoidaksesi toiminnon automaattinen tallennus tiedot, sinun tulee valita päävalikosta kohta "Työkalut" ja siinä "Asetukset"-alakohta (kuva 8). Valitse "Tallenna"-välilehdeltä "Automatic Save Every:" ja aseta sen oikealla puolella olevasta kentästä aikaväli sen välillä, kun käsittelemäsi asiakirja toistetaan automaattisesti tietokoneen muistiin. Sitten, jos asiakirja on jo nimetty, tietokonetta ei tarvitse ajoittain muistuttaa tietojen tallentamisesta. Hän tekee sen itse.

Vielä viimeinen huomautus. Kaikki edellä kuvattu on totta kenelle tahansa Windows-sovellukset, erot ovat vain automaattisesti ehdotetussa tiedostonimessä ja -tunnisteessa tai siinä, missä kansiossa oletuksena ehdotetaan.

Tällä oppitunnilla opit säästämään Microsoft asiakirjat Word, ja opi myös kuinka voit palauttaa työsi työkalun avulla Automaattinen palautus, jos ohjelma sulkeutuu hätätilanteessa, tietokone sammuu ja muuta epämiellyttävää tapahtuu.

Kun luot uutta dokumenttia, sinun on ensin tiedettävä, kuinka se tallennetaan, jotta voit avata ja muokata sitä myöhemmin. Kuten sisällä aikaisemmat versiot ohjelmat, Microsoftin tiedostot Word voidaan tallentaa tietokoneellesi. Haluttaessa asiakirja voidaan tallentaa pilvitallennus OneDrive ja vie ja jaa asiakirjoja suoraan Wordista.

OneDrive tunnettiin aiemmin nimellä SkyDrive. Näiden palvelujen toiminnassa ei ole perustavanlaatuisia eroja, vain uusi nimi olemassa oleva palvelu. Joissakin Microsoftin tuotteet SkyDrive-nimi saattaa silti näkyä jonkin aikaa.

Tallenna ja Tallenna nimellä

On kaksi tapaa tallentaa asiakirja Microsoft Wordiin: Tallentaa Ja Tallenna nimellä. Nämä vaihtoehdot toimivat samalla tavalla tietyin eroin.

• Tallentaa: Kun luot tai muokkaat asiakirjaa, käytä komentoa Tallentaa kun sinun on tallennettava muutokset. Tätä komentoa käytetään useimmissa tapauksissa. Kun tallennat asiakirjan ensimmäisen kerran, sinun on nimettävä tiedosto ja määritettävä tallennuspaikka tietokoneellasi. Seuraavaksi, kun painat komentoa Tallentaa, tiedosto tallennetaan samalla nimellä ja samaan paikkaan.
• Tallentaaentäs: Tätä komentoa käytetään asiakirjan kopion luomiseen, kun haluat säilyttää alkuperäisen tiedoston. Käyttämällä komentoa Tallenna nimellä, sinun on annettava uusi nimi ja/tai vaihdettava uuden tiedoston tallennuspaikka.

Kuinka tallentaa asiakirja

Muista tallentaa muutokset, kun luot uutta asiakirjaa tai teet muutoksia olemassa oleva tiedosto. Ajansäästö estää usein työsi katoamisen. Muista muistaa mihin tallennat työsi, jotta se on helpompi löytää tulevaisuudessa.

Käytä Tallenna nimellä luodaksesi kopio

Jos pitää säästää uusi versio Voit luoda kopion jättämällä alkuperäisen asiakirjan. Sinulla on esimerkiksi tiedosto nimeltä "Myyntiraportti", voit tallentaa sen nimellä "Myyntiraportti 2". Nyt voit turvallisesti muokata tiedoston kopiota, mutta voit aina palata alkuperäiseen versioon.

Kuinka muuttaa oletustiedoston tallennuspaikkaa

Jos et halua käyttää OneDrivea, tulet todennäköisesti pettymään, koska se on oletussijainti tiedostojesi tallentamiseen. Jos tuotteen valitseminen joka kerta on sinulle hankalaa Tietokone Voit aina muuttaa oletussijaintia tiedostojen tallentamiseksi.

Automaattinen palautus

Kun käsittelet asiakirjoja, Word tallentaa ne automaattisesti väliaikaiseen kansioon. Tiedoston voi palauttaa käyttämällä Automaattinen palautus , jos unohdat tallentaa muutokset tai tapahtuu kaatuminen.

Kuinka palauttaa asiakirja

Oletusarvoisesti Word tallentaa automaattisesti 10 minuutin välein. Jos asiakirjaa on muokattu alle 10 minuuttia, Wordilla ei ehkä ole aikaa automaattiseen tallennukseen.

Jos et näe haluamaasi tiedostoa, voit tarkastella kaikkia automaattisesti tallennettuja tiedostoja Backstage-näkymässä. Avaa välilehti Tiedosto, paina Versionhallinta ja valitse sitten Palauta tallentamattomat asiakirjat.

Painetun tekstin tallentamista tietokoneelle kutsutaan "Tallennukseksi". Hänen ansiostaan ​​lähetämme asiakirjan Paikallinen levy, Asiakirjoissa, Työpöydällä ja muissa tietokonepaikoissa.

Tallentaminen Wordiin- tämä on silloin, kun teemme joitain toimintoja käyttäen tiedoston painetusta tekstistä (asiakirjasta), joka voidaan sitten avata tietokoneella, tallentaa levylle, flash-asemaan tai lähettää Internetin kautta.

Oletetaan, että minun täytyy tulostaa paljon tekstiä. En varmasti pysty tekemään sitä yhdessä päivässä. Niinpä kirjoitin tietyn määrän tekstiä ja päätin jatkaa kirjoittamista huomenna. Jotta tämä olisi mahdollista, minun on kirjoitettava osittain valmis asiakirjani, eli tallennettava se tietokoneelle. Tallennuksen tehtyä voin huomenna avata painetun tekstin ja jatkaa työskentelyä siitä mihin jäin.

Kuinka säästää väärin

Monet ihmiset eivät tallenna dokumenttia työskennellessään, vaan tekevät sen lopussa. Tosiasia on, että kun yrität sulkea Word-ohjelman, kun olet jo kirjoittanut siihen jotain, näyttöön tulee ikkuna, jossa tietokone kysyy, tallennetaanko muutokset.

Jos napsautat "Kyllä"-painiketta, tietokone avaa uuden ikkunan, jossa sinun on valittava asiakirjan sijainti, annettava sille nimi ja napsauta "Tallenna" -painiketta.

Painamalla “Ei”-painiketta tietokone sulkee Word-ohjelman tekstin mukana, etkä voi enää avata sitä. Eli teksti katoaa ikuisesti. Ja jos napsautat "Peruuta" -painiketta, tietokone poistuu avoin ohjelma Sana painetun tekstin kanssa. Siten ohjelma antaa sinulle mahdollisuuden korjata jotain, muuttaa tekstiä.

Mutta on parempi säästää se toisella tavalla. Eikä aivan asiakirjan työskentelyn lopussa, vaan aika ajoin. Tosiasia on, että asiakirja voi kadota. Esimerkiksi virtapiike tai tietokoneen jäätyminen. Jos näin tapahtuu yhtäkkiä, tekstiäsi ei ehkä tallenneta tietokoneelle. Tämä tarkoittaa, että menetät sen. Muuten, tämä ei koske vain Wordia, vaan myös mitä tahansa muuta tietokoneohjelmaa (Paint, Excel, Photoshop jne.).

Dokumentin (teksti) tallentaminen oikein

Jos työskentelet Wordin nykyaikaisessa versiossa (2007-2010), sinulla on "Tiedosto" sijaan pyöreä painike, jonka sisällä on kuva (värilliset neliöt).

Napsauttamalla tätä painiketta avautuu ikkuna. Siinä olemme kiinnostuneita "Tallenna nimellä..." -kohdasta.

Napsauta sitä. Uusi ikkuna avautuu. Siinä tietokone kehottaa sinua valitsemaan tallennuspaikan.

Huomaa yläosa tämä ikkuna. Paikka, johon tietokone "menee" tallentamaan asiakirjan, on jo ilmoitettu tässä.

Kuvan esimerkissä tietokone tarjoaa tekstin tallentamista Dokumentit-kansioon. Mutta on parempi kirjoittaa se jollekin paikalliselle levylle, esimerkiksi D:lle. Voit tehdä tämän valitsemalla ikkunan vasemmasta reunasta "Tietokone" ("Oma tietokone").

Tämän jälkeen avaa ikkunan sisällä (sen valkoisessa osassa) haluamasi Paikallinen levy, eli kaksoisnapsauta sitä hiiren vasemmalla painikkeella.

Jos haluat sijoittaa dokumentin kansioon, avaa se samassa ikkunassa (klikkaa sitä kahdesti hiiren vasemmalla painikkeella).

Kun olet valinnut paikan, johon haluat tallentaa asiakirjan, sinun on kiinnitettävä huomiota ikkunan alaosaan. Tai pikemminkin "Tiedoston nimi" -kohtaan. Tämä osa sisältää nimen, jolla asiakirja tallennetaan tietokoneeseen. Kuvan esimerkissä tämä nimi on "Doc1". Jos se ei sovi meille, meidän on poistettava se ja tulostettava uusi, sopiva nimi.

Ja nyt viimeistely. Tallentaaksesi asiakirjan, sinun on napsautettava "Tallenna" -painiketta.

Ikkuna katoaa - ja tämä tarkoittaa, että teksti on kirjoitettu määritettyyn paikkaan.

Nyt voit sulkea ohjelman ja yrittää löytää tallennetun asiakirjan tietokoneeltasi paikasta, johon sen tallensit. Siellä pitäisi olla tiedosto, jolla on kirjoittamasi nimi tai vakionimi"Doc1" (asiakirja 1).

Kun kirjoitat tekstiä (kirjoitat asiakirjan), parempi aika säästä se silloin tällöin. He kirjoittivat kappaleen tai kaksi ja tallensivat sen. Tätä varten on erikoispainike ohjelman yläosassa.

Sen napsauttaminen korvaa asiakirjan. Toisin sanoen jo tallentamasi vaihtoehto korvataan uudella.

Tosiasia on, että joskus tietokone voi jäätyä. Tai virta saattaa katketa ​​yllättäen. Tällaisissa tilanteissa on suuri todennäköisyys tallentamaton asiakirja katoaa.

Tekstidatan käsittelyyn tarkoitettujen ohjelmien valikoima on todella valtava. Kaikki tämä ohjelmisto voidaan jakaa tekstieditoreihin ja tekstinkäsittelyohjelmiin. Ensimmäisen avulla voit työskennellä yksinomaan tekstin kanssa, kun taas jälkimmäisen avulla voit myös lisätä asiakirjaan graafiset tiedostot, pöydät, matemaattiset kaavat, kaavioita ja niin edelleen.

Klassinen tekstieditori- Tämä tavallinen muistilehtiö leikkaussalissa Windows-järjestelmä. Markkinoilla tekstinkäsittelyohjelmat Microsoft Word on suurella erolla kilpailijoidensa kärjessä. Se sisältyy pakkaukseen Toimisto-ohjelmat ja on universaali työkalu toimistotyöntekijä luo tekstidokumentteja, jotka sisältävät yhdistettyjä tietotyyppejä. Tämä artikkeli tarjoaa vastauksia sellaisiin peruskysymyksiin työssä: kuinka tallentaa asiakirja Wordiin tai kuinka palauttaa se, jos et ole tallentanut sitä.

Luo uusi asiakirja

Varmista, että olet ostanut lisensoitu versio MS Office -ohjelmistopaketti tai MS Word erikseen. Nyt luodaan uusi asiakirja. Siirry kansioon, johon haluat tallentaa työtiedostosi. Vie hiiri tässä kansiossa Explorer-ruudun tyhjän tilan päälle ja napsauta hiiren kakkospainikkeella. tulee näkyviin kontekstivalikko, jossa sinun on valittava "Luo MS Word -asiakirja". Tiedosto luodaan tähän hakemistoon, jonka jälkeen voit avata sen kaksoisnapsauta hiiren vasen painike tai yksi napsautus ja sen jälkeen Syötä avaimet. Voit siis käyttää tätä menetelmää jo ennen kuin opit tallentamaan asiakirjan Wordissa.

On myös toinen tapa luoda uusi Word-asiakirja. Voit tehdä tämän avaamalla paneelin Käynnistä-valikon Windowsin tehtävät ja käynnistä MS Word. Ohjelma käynnistyy ja luo automaattisesti väliaikaiseen kansioon tyhjä asiakirja nykyisiin tehtäviin. Jotta voit käyttää tätä tiedostoa ohjelman sulkemisen jälkeen, sinun on kirjoitettava se levylle.

Kuinka tallentaa asiakirja Wordiin?

Ennen kuin tallennat luomasi tiedoston suoraan, päätetään, miten sitä käytetään jatkossa. Joten esimerkiksi jos käytät ohjelman uusinta versiota tänään, etkä myöskään tarvitse avata tätä tiedostoa vanhemmilla versioilla, suorita seuraavat ohjeet:

1. Etsi työkalupalkin vasemmasta yläkulmasta "Tiedosto"-valikkokohta.
2. Valitse alivalikosta "Tallenna nimellä" ja napsauta sitten "Selaa" -painiketta - Tallenna nimellä -ikkuna avautuu. Windowsin Resurssienhallinta.
3. Löytää vaadittu kansio V haluttu ikkuna tai luo sellainen.
4. Syötä haluamasi tiedostonimi.
5. Napsauta sen jälkeen "Tallenna" muuttamatta muita parametreja.

Mitä sinun tulee tehdä, jos suljit Wordin vahingossa tallentamatta työtiedostoasi?

Olemme jo selvittäneet, kuinka asiakirja tallennetaan Wordiin. Opitaan myös etukäteen, mitä tehdä tilanteessa, jossa tiedosto suljettiin tallentamatta. Kuinka palauttaa Word-asiakirja, jos et ole tallentanut sitä? Jos käytät Officen modernia versiota versiosta 2010 alkaen, tämän pitäisi olla melko helppoa.

1. Etsi työkalunauhasta "Tiedosto"-välilehti.
2. Näytön oikealla puolella näet kohdan "Tiedot". Etsi tämän otsikon alta "Version Control" -vaihtoehto.
3. Napsauta "Palauta asiakirjat, joita ei tallennettu" -painiketta.

Älä pelkää tutkia käyttöliittymää itse Microsoftin ohjelmat Sana. Näin opit sen perustoiminnot melko nopeasti, eikä sinulla ole enää kysymyksiä dokumentin tallentamisesta Word-muotoon.

Yksi ohjelman päätoiminnoista. Tämä on toiminto, jossa kirjoitettu teksti muunnetaan mediatiedostoksi, joka puolestaan ​​voidaan tallentaa ja katsella tietokoneella sekä siirtää muihin tietovälineisiin ja lähettää verkon kautta. Tietojen korjaaminen on välttämätöntä, jotta dokumenttia muokattaessa tehdyt muutokset eivät katoa. On suositeltavaa käyttää tätä toimintoa niin usein kuin mahdollista - tämä vähentää tietojen menetyksen riskiä, ​​kun ohjelma tai tietokone sammutetaan.

Mediatiedoston tallentamiseen Wordissa on kaksi tyyppiä:

1. "Tallenna" - käyttämällä tätä toimintoa muokkauksen aikana, päivität asiakirjan, jotta et menetä edistymistä. Tämä on tarpeen, kun työskentelet yhden tekstin kanssa.
2. "Tallenna nimellä" - luodaan uusi asiakirja, josta tulee kopio nykyinen versio alkuperäinen. Lähde puolestaan ​​pysyy koskemattomana.

Tekstin suojaamiseksi katoamiselta on monia tapoja, jotka eroavat monimutkaisuudesta ja toimivuudesta. He ovat yhtenäisiä yleisiä suosituksia käytön mukaan:

• Tee tämä ennen kuin poistut ohjelmasta. Kun suljet editorin, näkyviin tulee ikkuna, jossa sinua pyydetään vahvistamaan muutokset. Vastausvaihtoehdot ovat "Kyllä", "Ei" ja "Peruuta". Kun painat ensimmäistä painiketta, teksti kirjoitetaan (tietokone kehottaa valitsemaan nimen ja hakemiston), mutta käyttäjät tekevät usein virheitä ja napsauttavat "Ei". Tässä tapauksessa asiakirja yksinkertaisesti sulkeutuu ja kaikki menetetään. Peruuta-painikkeen painaminen ei sulje ohjelmaa ja voit jatkaa tiedoston käsittelyä.
• Tallenna muutokset niin usein kuin mahdollista. Tämä estää vahingossa tapahtuvan katoamisen suuri määrä syötetyt tiedot vahingossa sulkeutuessa tai ohjelman tai tietokoneen toimintahäiriöissä.
• Tallenna teksti muotoon, joka sopii myöhempään käyttöön. Jos esimerkiksi aiot tarkastella ja muokata ohjelman vanhemmissa versioissa tai muilla laitteilla.
• Ennen kuin lähetät asiakirjan ystävälle, käytä "Asiakirjan tarkastajaa" - tällä toiminnolla voit poistaa luottamuksellisia tietoja ja parantaa käyttöturvallisuutta.
• Älä tallenna kahta samassa muodossa olevaa asiakirjaa sama nimi- vain viimeinen tallennetaan, ja ensimmäinen poistetaan.

Nimi koostuu kahdesta osasta - otsikko ja laajennus. Kun tallennat tekstiä ensimmäistä kertaa Wordiin, voit määrittää ne muodossa "Nimi.docx" (nimi ennen pistettä, muoto sen jälkeen). Tämä ominaisuus on käytettävissä käytettäessä mitä tahansa muutosten tekotapaa. Lisäksi voit määrittää tiedot uudelleenmuokkauksen jälkeen napsauttamalla "Tallenna nimellä". Mediatiedosto uudella nimellä ja tunnisteella näkyy erikseen. Käytä muotoa, joka sopii kaikille laitteille, joilla aiot lukea ja muokata tekstiä. Yleisin Wordille - .doc

Ensimmäinen tallennus (luominen)

Jokaisen Word-käyttäjän tulisi osata luoda dokumentti siihen. Tämä on melko helppo tehdä - on 3 tapaa:

1. Napsauta "Tallenna" tai "Tallenna nimellä", kun muokkaat uutta mediatiedostoa ensimmäisen kerran.
2. Paina Ctrl + "S" - tämä toiminto kopioi ensimmäisen;
3. Yritä sulkea ikkuna - ohjelma itse ehdottaa muutosten tekemistä.

Riippumatta siitä, mitä vaihtoehtoa käytät, tallennusikkuna tulee näkyviin. Voit valita hakemiston ja nimen. Määritä nämä asetukset tarpeen mukaan.

Tallenna uutena

Jo luotu dokumentti voidaan kirjoittaa uutena. Tässä tapauksessa alkuperäinen säilyy, ja muokattu kopio uudella nimellä tallennetaan määritettyyn hakemistoon. Tätä varten tarvitset:

• Napsauta "Tiedostossa" "Tallenna nimellä";
• Kirjoita asiakirjan nimi;
• Määritä muoto;
• Valitse sijainti ja napsauta OK.

Tallennus mallina

Jos haluat estää alkuperäisen tietueen muuttamisen, mutta tehdä sen perusteella toisen tiedoston, tee malli:

1. Avaa haluamasi teksti;
2. Siirry kohtaan "Tiedosto";
3. Napsauta "Tallenna nimellä";
4. Valitse "Tämä PC" ja sijainti;
5. Kirjoita tekstin otsikko;
6. Valitse muoto "Malli";
7. Tallentaa.

Näin voit käyttää Word-asiakirjaa lähteenä uutta luodessasi. Voit tehdä tämän avaamalla tekstieditorin ja napsauttamalla "Uusi" - "Luo olemassa olevasta".

Kuinka polttaa CD-levylle

Tekstin kirjoittamiseksi Wordista toiseen optinen media, tarvitsee:

1. Aseta media asemaan tallennusta varten;
2. Valitse yksi vaihtoehdoista - "Tallennettava CD" tai "Uudelleenkirjoitettava" (toinen antaa sinun tallentaa ja poistaa tietoja toistuvasti);
3. Napsauta "Käynnistä" - "Tietokone" ja napsauta tämän kohteen vieressä olevaa nuolta;
4. Käytettävissä olevien asemien luettelo laajenee;
5. Siirrä tietyt mediatiedostot valitsemaasi tiedostoon;
6. Napsauta "Pota levy" ja "Kuinka USB-muistitikku"tai "CD/DVD-soittimella" - riippuu halutuista vaatimuksista;
7. Tee levylle nimi;
8. Tee seuraavaksi kaikki näytön ohjeiden mukaan.

Vinkkejä tekstin polttamiseen CD-levylle:

• Älä yritä sovittaa medialle enemmän dataa kuin on sallittu. Levyn kapasiteetti on ilmoitettu pakkauksessa (ja joskus itse levyssä). Jos mediatiedostot ovat suuria, on parempi tallentaa ne DVD-levylle, jossa on mahdollisuus tallentaa ja kirjoittaa uudelleen. Totta, ei kaikki Windows-versiot työskennellä kanssa DVD-kopiointi. Sinun on käytettävä erityisiä ohjelmia.
• Varmista, että medialla on tarpeeksi tilaa tarvittavien väliaikaisten mediatiedostojen luomiseen oikea merkintä. Vakiolevy Windowsissa vaatii jopa 700 Mt, nopeammat - jopa 1 Gt.
• Kun kopiointi on valmis, tarkista tietoväline varmistaaksesi, että tiedot on siirretty ja tallennettu.

Kuinka tallentaa USB-tikulle

Tätä tallennusvaihtoehtoa tarvitaan, kun haluat siirtää tekstiä Wordiin - varsinkin jos toisella laitteella ei ole Internet-yhteyttä. Tätä varten tarvitset:

1. Liitä USB-laite porttiin;
2. Napsauta "Tiedosto";
3. Valitse "Tallenna nimellä";
4. Valitse "Tietokone" tai kaksoisnapsauta "USB-asema" kohdassa "Devices with removable media";
5. Kirjoita asiakirjan otsikko;
6. Napsauta "Tallenna".

Kuinka tallentaa etäkäytöllä

Tietojen tallentaminen Internetiin - kätevä tapa tallentaa tietoja, koska pääsy niihin on mahdollista eri paikoissa. Riittää, että tietokoneet on kytketty verkkoon. Tätä varten tarvitset:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Napsauta "Tallenna nimellä";
3. Valitse verkkokansio;
4. Jos se on synkronoitu tietokoneesi kanssa, ilmoita se "Tietokone"-alueen luettelossa;
5. Voit myös alkaa kirjoittaa kansion nimeä kohtaan "Tiedostonimi" ja painaa Enter;
6. Anna sen tiedoston nimi, jolla haluat tallentaa sen, ja napsauta "Tallenna".

Kuinka tallentaa SharePointiin

Algoritmi:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Napsauta "Tallenna", lähetä ja valitse "Tallenna SharePointiin";
3. Valitse tallennuspaikka ja napsauta "Tallenna nimellä";
4. Vahvista valintaikkunassa oleva merkintä.

Kuinka kirjoittaa OneDriveen

Algoritmi:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Napsauta "Tallenna verkkosivustolle";
3. Napsauta "Kirjaudu sisään" ja kirjaudu sisään käyttämällä Windows Live ID, napsauta "OK";
4. Valitse OneDrive-kansio, napsauta "Tallenna nimellä";
5. Anna tiedostonimi ja tee tallennus.

Asiakirja tulee saataville OneDrivessa. Voit myöntää muille käyttäjille katselu- tai muokkausoikeudet. Voit tehdä tämän jakamalla kansion linkin heidän kanssaan.

Kuinka avata se Wordin vanhemmissa versioissa

".docx"-muoto, joka on nykyajan perusmuoto Microsoftin versiot Office, ei voi käyttää Word 2003:ssa tai uudemmassa varhaiset ohjelmat. Se voidaan avata vain, jos erityinen yhteensopivuuspaketti on asennettu. Latausten välttämiseksi kirjoita teksti ".doc"-muotoon. Tässä tapauksessa muotoilua käytettiin kuitenkin käyttämällä Word työkalut 2010 ja uudemmat. Jotta voit kirjoittaa .doc-tiedostoon, tarvitset:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Valitse "Tallenna nimellä";
3. Anna tiedoston nimi, napsauta "Tallenna";
4. Määritä avattavasta luettelosta pääte "Word 97-2003 Document" ja vaihda muotoon ".doc";
5. Syötä asiakirjan nimi ja vahvista.

Kuinka tallentaa vaihtoehtoisessa muodossa

Jos haluat tallentaa tietoja käyttäjistä, jotka voivat avata ja muokata niitä tietokoneissa, joissa on muita ominaisuuksia, voit valita vaihtoehtoinen laajennus. Näin voit myös säädellä itse tiedoston toimivuutta – esimerkiksi tehdä siitä muuttumattomana. Useimmiten käytetty:

1. PDF ja XPS rajoittaa muokkausta ja sallia vain katselun;
2. Web-sivulaajennus tekstin katseluun selaimessa;
3. TXT, RTF, ODT ja DOC - työskentelyyn tietokoneilla tai ohjelmissa, joiden toiminnallisuus on rajoitettu.

Kuinka kirjoittaa PDF- tai XPS-muotoon

Nämä muodot ovat helpoimpia ja suosituimpia muokkauksen rajoittamiseen. Asiakirjan vastaanottaja voi vain tarkastella sen sisältöä. Tämän asetuksen tekemiseksi tarvitset:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Valitse "Tallenna nimellä";
3. Kirjoita tekstin nimi sopivaan kenttään;
4. Valitse tiedostotyypin valintaluettelosta PDF tai XPS;
5. Jos katselu tapahtuu vain verkossa, voit pienentää kokoa - napsauta "Minimikoko";
6. Jos sinun on tallennettava tekstiä osittain, sisällytettävä tallennettuja muokkauksia, tiedostojen ominaisuuksia tai luotava hyperlinkkejä, valitse sopivat kohdat "Asetukset"-kohdasta.
7. Vahvista muutokset.

Kuinka tallentaa web-sivuksi

Tämä vaihtoehto sopii lukemiseen selaimessa. Se ei siirrä tekstin asettelua. Voit tallentaa sen joko tavallisena HTML-sivuna tai asiakirjana, joka yhdistää kaikki mediatiedostot (MHTML). Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Napsauta "Tiedosto";
2. Valitse "Tallenna nimellä";
3. Kun julkaiset, etsi palvelimen nimi ja napsauta sitä kerran;
4. Kirjoita tiedoston nimi;
5. Määritä "Tyyppi" -kenttään "Web-sivu" tai vaihtoehto - "yhdessä tiedostossa";
6. Vahvista muutokset.

Tallentaminen yksinkertaisissa muodoissa

Tätä vaihtoehtoa tarvitaan tekstin kirjoittamiseen yksinkertainen laajennus, joka voidaan "lukea" lähes kaikilla muokkausohjelmilla. Yksinkertaisin on ".txt". Voit myös valita ".rtf", ".odt" ja ".wps". On tärkeää huomata, että niiden käyttö voi johtaa muotoilun ja asettelun menettämiseen. Käytä laajennuksia vain, kun itse teksti on tärkeä, ei sen ominaisuudet. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa "Tiedosto";
2. Valitse "Tallenna nimellä";
3. Kirjoita tekstin nimi;
4. Valitse mediatiedostotyyppi - jokin yllä kuvatuista;
5. Vahvista muutokset.

Kuinka tallentaa edistymistä, jos Word jumiutuu

Usein varsinkin "heikoissa" tietokoneissa esiintyy ongelmia ohjelmien kanssa. Wordin epäonnistuminen voi johtaa syötettyjen tietojen menettämiseen viime aikoina. On kolme tapaa yrittää palauttaa tekstiä ohjelman tai tietokoneen kaatumisen jälkeen:

• Kutsu tehtävänhallinta (Ctrl + Alt + Delete) ja "Lopeta tehtävä" -sana. Todennäköisesti järjestelmä kysyy, tallennetaanko muutokset. Asiakirja avautuu uudelleen muutaman minuutin kuluttua uusimpien tietojen kera.
• Jos työistunto lopetettiin väärin, löydät tiedot väliaikaisesta kansiosta C:\Documents and Settings\Käyttäjänimi\Paikalliset asetukset\Temp. Tämä sisältää kopiot asiakirjoista, joita ei ole tallennettu oikein. Joten vaikka sammutat tietokoneen, on mahdollisuus palauttaa teksti.
• Aseta tietokoneesi lepotilaan. Tämän jälkeen "herätä" hänet. Menetelmä auttaa jäätymistä vastaan.

Tallenna sana automaattisesti

Tämä vaihtoehto toimii ohjelmassa oletusarvoisesti - asiakirja tallennetaan 10 minuutin välein. Tärkeän asiakirjan kanssa työskennellessä on kuitenkin parempi varmistaa, ettei riskiä ole, ja valita automaattisen tallennustoiminnon vieressä oleva valintaruutu. Lisäksi voit muuttaa väliä. Toimintoa tarvitaan tietokoneissa, jotka ovat usein pois päältä - näin et menetä kirjoittamaasi tekstiä ennen seuraavaa tallennuskertaa. Ota käyttöön ja määritä:

1. Napsauta "Tiedosto" - "Asetukset" - "Tallenna";
2. Varmista, että Automaattinen tallennus -kohdan vieressä oleva valintaruutu on valittuna.
3. Aseta haluttu edistymisen tallennusväli;
4. Napsauta OK.

Poista automaattinen tallennus seuraamalla samaa polkua ja poistamalla valintaruudun valinta valikosta.

Bottom line

Tallennuksen edistyminen on yksi tekstin kanssa työskennellyistä päätoiminnoista. Wordin avulla voit paitsi tallentaa edistymistäsi, myös tehdä sen yhdessä monista muodoista ja pohjimmiltaan erilaisista palveluista.