Johdanto

Luku I. Tietotekniikan organisoinnin perusteet

1.1 Johtamisen tietotekniikan käsite ja luokitus

1.2 Nykyaikaisen tietotekniikan ominaisuudet ja niiden käyttöstrategiat

Luku II. Uusi tietotekniikka JSC Model -yrityksessä Hanti-Mansiiskissa

2.1 Yrityksen JSC “Model” ominaisuudet

2.2 Tietotekniikan käyttö Model OJSC:n kirjanpitoosastolla

Johtopäätös

Luettelo käytetyistä lähteistä ja kirjallisuudesta

Sovellukset

Johdanto

Valtava tiedon määrän kasvu ja suuret muutokset tiedon kysynnässä alkoivat asettaa uusia vaatimuksia organisaation tieto- ja dokumentointipalvelujen organisoinnille.

Tieto- ja dokumentointitukeen liittyvien palveluiden vaatimukset alkoivat muuttua. Ulkomailla niitä alettiin kutsua tieto- ja dokumentaatioresurssien hallintapalveluksi (tai hallintaan), maassamme - hallinnon dokumentointitukipalveluksi (DOU).

Pääsuunta esiopetuslaitoksen parantamiseen ja sen mukauttamiseen nykyaikaisiin olosuhteisiin oli uusimman tietokone- ja tietoliikennetekniikan käyttö ja erittäin tehokkaiden tieto- ja hallintatekniikoiden muodostaminen sen pohjalta asiakirjojen käsittelyssä.

Nykyään esikoulujen tietotekniikan tilaa voidaan luonnehtia:

Suuren määrän tietokantoja, jotka sisältävät tietoa organisaation toiminnasta;

Sellaisten teknologioiden luominen, jotka tarjoavat käyttäjille vuorovaikutteisen pääsyn tietoresursseihin;

Tietojärjestelmien ja tiedonkäsittelyä tarjoavien teknologioiden toiminnallisuuden laajentaminen, paikallisten monitoimisten ongelmalähtöisten tietojärjestelmien luominen eri tarkoituksiin;

Yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat tieteen ja teknologian kehitykseen kaikilla ihmisen toiminnan osa-alueilla, on uuden tietotekniikan laaja käyttö. Tärkeimpien ja yleisimpien alueiden joukossa, joilla tietotekniikalla on ratkaiseva rooli, johtamisen alue on erityisen tärkeässä asemassa. Uusien tietoteknologioiden vaikutuksesta johtamisteknologiassa tapahtuu perustavanlaatuisia muutoksia (perustelu- ja päätöksentekoprosessit automatisoituvat, niiden toteuttamisen organisointi) ja johtamistoimintaan osallistuvien asiantuntijoiden pätevyys ja ammattitaito lisääntyy.

Henkilökohtaisiin tietokoneisiin ja kehitettyihin viestintävälineisiin perustuvien uusien tietoteknologioiden sovellusala on erittäin laaja. Se sisältää erilaisia ​​näkökohtia - virallisen kirjeenvaihdon yksinkertaisimpien toimintojen tarjoamisesta järjestelmäanalyysiin ja monimutkaisten päätöksentekotehtävien tukeen. Henkilökohtaiset tietokoneet, laser- ja optinen tekniikka, media ja erilaiset viestintätyypit (mukaan lukien satelliittiviestintä) antavat laitoksille, yrityksille, yrityksille, organisaatioille, työryhmille ja yksittäisille asiantuntijoille mahdollisuuden saada oikeaan aikaan ja täysimääräisesti tarvittavat tiedot ammattimaisen toiminnan toteuttamiseksi. koulutus-, kulttuuri- ja vastaaviin tarkoituksiin.

Tutkimuksen kohteena on yrityksen tietotekniikka.

Tutkimuksen aiheena on tietotekniikan käyttöönotto.

Kurssityön tarkoituksena on tarkastella yrityksen keskeisiä tietoteknologioita.

Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen ratkaista seuraavat tehtävät:

1. ilmoittaa tietotekniikan peruskäsitteet ja niiden luokittelu;

2. nykyaikaisen tietotekniikan luonnehdintaa;

3. osoittaa strategioita nykyaikaisen tietotekniikan käyttämiseksi johtamistoiminnassa

4. kuvaile Hanti-Mansiyskin kaupungissa toimivaa OJSC ”Model” -yritystä;

5. tehdä analyysi Model OJSC:n tietotuesta Hanti-Mansiyskin kaupungissa.

Bibliografia voidaan jakaa kahteen osaan: oppikirjoihin ja aikakauslehtien artikkeleihin. Oppikirjoissa on johtamisen tietotuki teoksia, joissa tarkastellaan tietotekniikkaa yhtenä tehokkaan johtamisen tietotuen olennaisista komponenteista. Erikseen voimme korostaa kirjailija A.D. Khomonenko (21), joka on tähän mennessä nykyaikaisin tästä aiheesta ja sisältää tietoa tietotekniikasta. Tämä aihe sai pääkehityksensä aikakauslehdissä (13;14). Nämä ovat artikkeleita, jotka on omistettu johtamistietojen tuen automatisoinnin yleisiin kysymyksiin sekä johdon dokumentaation tuen parantamisen perusteisiin.

Kurssityö koostuu johdannosta, kahdesta luvusta, johtopäätöksestä, luettelosta käytetyistä lähteistä ja kirjallisuudesta.

Ensimmäisessä luvussa "Informaatioteknologian organisoinnin perusteet" käsitellään tietotekniikan peruskäsitteitä ja luokittelua.

Toinen luku "Uudet tietotekniikat Model OJSC -yrityksessä Hanti-Mansiiskissa" on omistettu tietotekniikan analyysin suorittamiselle ja toteuttamiselle Model OJSC -yrityksessä.

Lopuksi tutkimusaiheen tärkeimmät johtopäätökset on esitetty käytettyjen lähde- ja kirjallisuusluettelossa 22 lähdettä.

Luku I. Tietotekniikan organisoinnin perusteet

1.1 Tietotekniikan käsite ja luokitus

Itse termi "tietotekniikka" perustuu "teknologian" käsitteeseen, joka on melko vakaa ja ilmestyi tieteelliseen ja tekniseen kiertoon tuotannon organisointiongelmien yhteydessä.

Yksi nykyaikaisista tietosanakirjoista antaa seuraavan määritelmän tälle käsitteelle:

"Teknologia (kreikan kielestä techne - taide, taito, taito) on joukko valmistusmenetelmiä, joilla prosessoidaan, valmistetaan, muutetaan raaka-aineiden, materiaalien tai puolivalmisteiden tilaa, ominaisuuksia, muotoa, materiaalia tai puolivalmisteita; tieteenala, joka tutkii fysikaalisia, kemiallisia, mekaanisia ja muita teknisissä prosesseissa toimivia lakeja. Teknologialla tarkoitetaan myös itse louhinta-, käsittely-, kuljetus-, varastointi- ja ohjaustoimintoja, jotka ovat osa kokonaistuotantoprosessia.

Kolmesta mahdollisesta vaihtoehdosta ensimmäinen vaihtoehto on lähimpänä tietotekniikkaa.

Tietotekniikan käsitteen tulisi sisältää kolme pääosaa:

Vaikutuskohde (annetussa määritelmässä on raaka-aine, materiaali, puolivalmiste, eli aineellinen resurssi);

Törmäyksen tulos (muutos tilan, ominaisuuksien, muodon muutos);

Vaikutusmenetelmät (käsittely, valmistus, modifiointi - prosessit, jotka johtavat haluttuun vaikutustulokseen) (11, 322).

Laajentamalla vaikutuskohteena pidettävien resurssien luetteloa saamme vastaavan laajennuksen teknologioiden koostumukseen: jos vaikutuskohde on energia, niin saamme energiateknologioita (energiansiirto, energian muuntaminen jne.); taloudelliset resurssit vaikutuskohteena määräytyvät rahoitusteknologian avulla (arvopaperimarkkinoiden toiminta, valuuttatransaktiot, lainaus jne.); henkilöresurssit (henkilöresurssit vaikutuskohteena synnyttävät koulutustekniikoita, yhteistyötä yksittäisten ryhmien sisällä jne.

Tässä suhteessa tieto, jota pidetään resurssina, määrää tietotekniikan syntymisen. Tämän huomioon ottaen voimme muotoilla seuraavan tietotekniikan määritelmän:

Tietotekniikka on joukko menetelmiä, tuotantoprosesseja sekä ohjelmisto- ja laitteistotyökaluja yhdistettynä teknologiseksi ketjuksi, joka varmistaa tiedon keräämisen, käsittelyn, tallentamisen, jakelun ja näyttämisen tietoresurssin käyttöprosessien työvoimaintensiteetin vähentämiseksi, sekä lisäävät niiden luotettavuutta ja tehokkuutta (21 C . 11-12).

Tietotekniikalle on tunnusomaista seuraavat perusominaisuudet:

Käsittelyn (käsittelyn) kohde (kohde) on tiedot;

Prosessin tarkoituksena on saada tietoa;

Prosessin toteuttamiskeinot ovat ohjelmistot, laitteistot ja ohjelmisto-laitteisto-laskentajärjestelmät;

Tietojenkäsittelyprosessit on jaettu toimintoihin aihealueen mukaan;

Päätöksentekijöiden tulee tehdä prosessien ohjaustoimenpiteiden valinta;

Prosessin optimoinnin kriteereinä ovat tiedon oikea-aikainen toimittaminen käyttäjälle, sen luotettavuus, aitous ja täydellisyys.

Kaikista teknologioista johtamisen tietotekniikka asettaa korkeimmat vaatimukset "inhimilliselle tekijälle", jolla on perustavanlaatuinen vaikutus työntekijän pätevyyteen, hänen työnsä sisältöön, fyysiseen henkiseen kuormitukseen, ammatillisiin näkymiin ja tasoon. sosiaalisista suhteista.

Toisaalta tietotekniikka on tärkein osa tietoresurssien käyttöprosessia. Tähän mennessä se on käynyt läpi useita evoluution vaiheita, jotka ovat pääosin määritellyt tieteen ja tekniikan kehityksen. Tämän seurauksena sen nimessä on tapahtunut joitain muutoksia yhden synonyymien lisäämisen vuoksi: uusi, tietokone tai moderni (21 P.11-12).

Yhteiskunnalle ja yrityksille tiedottaminen edellyttää laajan valikoiman ohjelmistoja ja laitteistoja, mukaan lukien tietotekniikka ja viestintälaitteet. Erilaiset tekniset keinot varmistavat kolmen päätyyppisen tiedon (puhe, painettu teksti, grafiikka) vastaanottamisen ja välittämisen staattisesti ja dynamiikassa käyttämällä mahdollisimman paljon ihmisen kolmea havaintoaistia (kuulo, kosketus, näkö). Suoraan ihmiseen on kytketty suhteellisen isoja laitteita, jotka varmistavat erilaisten ihmisen ja koneen syöttö- ja lähtötietovirtojen koordinoinnin (näytöt, näppäimistöt, hiiret, ohjaussauvat ja muut manipulaattorit ja paljon muuta, mukaan lukien elektroniset tabletit ja tulostaulut). Tekniset viestintävälineet varmistavat tiedon siirron ulkoisessa liiketoimintaympäristössä. Samaan aikaan viestintäjärjestelmässä ei käytetä vain "puhtaita" viestintälaitteita, vaan myös tieto- ja viestintätietokoneita. Yritysyrityksessä tiedon tallentamiseen ja käsittelyyn voidaan käyttää liiketoiminnan laajuudesta ja ominaisuuksista riippuen yhdestä useaan tuhanteen tietokoneeseen (22 s. 26-27).

Kirja: Luentomuistiinpanot Dokumentti

OSA 1. TIEDOT JA DOKUMENTOINTI HALLINNOINTI TUKI OSA 1. TIEDOT JA DOKUMENTOINTI HALLINNOINTI TUKI 1.1. Hallintodokumentaation tärkeys

Dokumentti suorittaa monia toimintoja. Valtionstandardi 16.487-83 määrittelee asiakirjan aineelliseksi esineeksi, jonka tieto on ihmisen tekemällä tavalla kiinnitetty sen välittämistä varten ajassa ja tilassa, ja määrittelee asiakirjan yleisen toiminnan tiedon välittäjänä. Tämä asiakirjan toiminto on erityisen tärkeä operatiivisessa hallinnassa. Kun dokumenttia on käytetty nykyisessä työssä, sillä on toinen tärkeä tehtävä - se toimii historiallisena lähteenä. Nämä ominaisuudet herättivät johtohenkilöiden ja arkistonhoitajien huomion. Hallintoelinten ja valtion instituutioiden on oltava vuorovaikutuksessa työssään.

Hallintajärjestelmän uudelleenjärjestelyn aikana asiakirja suorittaa useita teoreettisia toimintoja, joita käytetään dokumenttien hallinnan ja arkistoinnin tieteenaloilla.

Yksinkertaiseksi kaavioksi pelkistetty johtamistekniikka voidaan esittää päätöksenteon, sen toteutuksen organisoinnin ja toteutumisen seurannan muodossa. Tätä järjestelmää voidaan käyttää sekä yksinkertaisimman kertaluonteisen tapahtuman toteuttamisessa että monimutkaisten valtakunnallisten toimialajärjestelmien järjestämisessä. Nämä järjestelmät eroavat toisistaan ​​päätöksentekoon valmistautumisasteen, sen toteuttamisen organisoinnin (henkilöstö, rahoitus, tarjonta, toteutus jne.) ja toimeenpanon valvonnan organisoinnin suhteen. Kaikissa tapauksissa määritetyt osat on asennettava.

Mikään päätös ei synny tyhjästä, se voidaan tehdä vain tätä asiaa koskevien tietojen perusteella. Tässä tapauksessa on huomioitava kaksi tärkeää ehtoa: ensinnäkin tiedon on oltava oikea-aikaista ja toiseksi sen on oltava riittävä tarvittavan päätöksen tekemiseen. Jos tiedot vastaanotetaan myöhässä, menetät mahdollisuuden osallistua toimiin tai tapahtumiin. Eli mahdollisuus tai mahdollisuus menetetään. Toisaalta, jos tieto on riittämätön tai tiedät jotain vain puolivälissä,

Päätöksesi ei ehkä ole vain paras, vaan jopa virheellinen, koska et ottanut kaikkia tekijöitä huomioon.

Tällä hetkellä tiedon määrä kaksinkertaistuu joka kolmas vuosi. Tämä liittyy yhteiskunnan kehitykseen. Mikä tahansa aihe tai jokainen yksilö voi olla olemassa vain, jos tietoja vaihdetaan. Markkinasuhteiden olosuhteissa taloudellinen tilanne muuttuu nopeasti kaupalliset yritykset "selviytyvät" vain, jos ne tietävät ajoissa, mitä, milloin, miten ja kuinka paljon se maksaa. Tiedosta on jo pitkään tullut hyödyke. Se, joka omistaa tiedot, hallitsee tilannetta ja päinvastoin.

Tämä osoittaa merkittäviä muutoksia yhteiskunnan tietoresurssien organisoinnissa, osoittaa, että tieto ja asiakirjat sen kantajina vaikuttavat kaikkeen johtamiseen sekä erilaisten rakenteiden toimintaan, jotka vaikuttavat talouden lopputulokseen.

Tieto- ja dokumentointipalvelut ovat tärkein (pää)tuki (huolto) johtamistoiminto, jonka toteuttaminen vaatii erityistä ammatillista osaamista. Minkä tahansa kokonaisuuden toiminnan tehokkuus ja selkeys riippuu siitä, miten tämä työ suoritetaan.

Tieto- ja dokumentaatiotuesta vastaavat erityiset rakenneyksiköt: liiketalous, yleisosasto, toimisto, sihteeristö (tai apulaissihteeri). Näissä yksiköissä on oltava asiantuntijoita. Apulaissihteerillä tulee olla myös erityiskoulutus johtajan tasosta ja koulutustasosta riippuen.

Minkä tahansa johtamislaitteiston työ, kuten mikä tahansa työ meidän aikanamme yleensä, on suoritettava työn tieteellisen organisaation vaatimusten mukaisesti. Tämä tarkoittaa siis sitä, että ei ole olemassa työtä, jota ei tarvitse organisoida kunnolla, ja työn suorittajan on tunnettava sen toteuttamisen erityispiirteet. Tätä varten työ on jaettava tiettyihin osiin - monimutkaisimmista yksinkertaisimpiin toimintoihin. Jokainen osa on työstettävä, eli organisoitava parhaalla mahdollisella tavalla, koska missään työssä ei ole pikkujuttuja, kaikki on harkittava. Tieteellinen työn organisointi koostuu sellaisesta hyvin harkitusta, oikein organisoidusta toiminnasta. Sääntely- ja metodologiset asiakirjat määräävät, kuinka tämä tai tämä työ suoritetaan oikein.

Johdon alalla he työskentelevät pääasiassa tietojen ja asiakirjojen kanssa, jotka toimivat sen kantajina. Asiakirja-objekti ja työn tulos johtamisen alalla.

Työskentely tieto- ja dokumentaatiotuen kanssa koostuu identtisistä toiminnoista. Vain osa tutkittavista suorittaa sen perinteisillä menetelmillä (manuaalisesti), kun taas toiset käyttävät koneisointia ja automaatiota. Mutta kaikki asiakirjojen kanssa työskentelyn vaiheet säilyvät. Siksi jokaisen hallinnollisen laitteen perustavanlaatuisen pätevän työntekijän on paitsi laadittava ja suoritettava asiakirjoja oikein, myös tiedettävä, minkä tyyppisiä töitä heidän kanssaan tehdään.

Nykyään työtä parannetaan ottamalla käyttöön uusia koneita ja prosesseja. Johtamisen alalla on mahdollista vain koneisoida asiakirjojen kanssa työskentely ja automatisoida dokumenttien sisältämien tietojen käsittely.

Mutta koneellinen asiakirjojen käsittely asettaa omat vaatimuksensa. Asiakirjoista, niiden muotovaatimuksista, suoritusjärjestyksestä, tekstin esittämisestä.

Dokumentti voidaan myös jakaa yksinkertaisimpiin osiin (yksityiskohtiin) ja jokaisessa osassa on säännöt oikealle kirjoittamiselle ja suunnittelulle. Nämä säännöt on kirjattu DSTU 4163-2003:een. Asiakirjojen laatimisen vaatimukset on kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti myös johdon dokumentaation tukijärjestelmässä, koska kaikissa asiakirjoissa on mahdollista tunnistaa samat komponentit (tiedot), kun on tutkittu näiden tietojen kokoamis- ja käsittelymenettely (kirjoittamalla osoite). , päivämäärät, hyväksyntämerkit, hyväksyntä, päätösmenettely jne. ). Nämä vaatimukset on vahvistettu DSTU 4163-2003:ssa.

Yhtä asiakirjaa käytetään vain kertaluonteisen toiminnon dokumentointiin. Asiakirjat toimivat läheisessä vuorovaikutuksessa keskenään ja muodostavat dokumentointijärjestelmän. Valtion standardi määrittelee dokumentointijärjestelmän tietyllä toimialalla toisiinsa liittyvien asiakirjojen joukoksi.

Budjettikohteiden ja -yksiköiden taloudellinen, ensisijainen ja kirjanpidollinen dokumentointi, kirjanpito- ja rahaasiakirjat, organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat jne. on olemassa järjestelmiä. Näin ollen jokaisen johtajan on voitava vetäytyä ja tuntea dokumentointijärjestelmä, jonka kanssa hän työskentelee. Esimerkiksi HR-osaston työntekijän tulee tietää ja pystyä laatimaan ja toteuttamaan kaikki henkilöstöasiakirjat,

sekä sopimukset ja työsopimukset. Mutta yleisimmät ovat organisatorisia ja hallinnollisia asiakirjoja, joita jokaisen johtajan on käsiteltävä. Tämä sisältää organisatoriset asiakirjat, kuten peruskirja, määräykset, ohjeet, hallinnolliset asiakirjat, määräykset, määräykset, ohjeet, päätökset, päätökset; tieto- ja viiteasiakirjat, todistukset, raportit ja selittävät huomautukset sekä yleisimmät viralliset asiakirjat - kirjeet, sähkeet, puhelinsanomia. Jokaisella mainitulla asiakirjatyypillä on omat ominaisuutensa tekstin suunnittelussa ja esittämisessä, joita on helppo tutkia.

Asiakirjojen käsittelyprosessi on myös jaettu tiettyihin vaiheisiin. Jokaisella vaiheella on omat tekniikat sen suorittamiseksi parhaiten. Tämä työ alkaa asiakirjojen vastaanottamisesta ja käsittelystä. Tämä vaihe on riippumatta tiedonsiirtotavasta: postitse, henkilökohtaisesti, lennättimellä, faksilla. Tämä työ tehdään pääsääntöisesti keskitetysti ja koostuu puhtaasti teknisistä toimista, jotka on kuvattu yksityiskohtaisesti säännöissä ja ohjeissa.

Asiakirjojen rekisteröinti on tärkeä vaihe. Rekisteröinnin aikana vastaanotetuista asiakirjoista pidetään kirjaa, mutta tärkeintä on kirjata asiakirjasta indikaattorit, jotka mahdollistavat sen toteutumisen valvonnan sekä tiedottamisen ja referenssityön järjestämisen asiakirjoilla, ts. Rekisteröinnin aikana objektissa tai aiheessa liikkuvista asiakirjoista luodaan tietopankki.

Seuraava vaihe, täytäntöönpanon seuranta, liittyy läheisesti asiakirjojen rekisteröintiin. Oikein järjestetty kiireellinen ohjaus antaa sinulle mahdollisuuden tietää milloin tahansa, mitä on tehtävä, ja auttaa kohdetta suunnittelemaan työpäivänsä tehokkaasti.

Asiakirjojen rekisteröinnistä riippuu myös tiedon ja lähdetyön järjestäminen. Tieto- ja dokumentaatiopalvelun tai sihteerin tulee antaa muutamassa minuutissa todistus: missä, keneltä, missä työvaiheessa jokin asiakirja sijaitsee, ja vastaa myös kysymykseen: mitkä asiakirjat sisältävät tietoa tietystä ongelmasta, kiinnostaa sinua. Rekisteröityminen voidaan tehdä manuaalisesti - korteilla tai automaattisesti - tietokoneella. Asiakirjojen rekisteröintitekniikka on kuvattu hyvin normatiivisissa ja metodologisissa käsikirjoissa.

Ensimmäisen käsittelyn ja rekisteröinnin jälkeen asiakirja lähetetään suoritettavaksi. Tämä vaihe liittyy asiakirjan suoran liikkumisen ongelmaan. Asiakirjan siirtäminen toimeenpanijalle, mikä kuvastaa johtamisorganisaatiojärjestelmää. Kun vastuut on jaettu selkeästi ja valtuudet siirretty, asiakirja siirtyy välittömästi toimeenpanoon. Keskitetyssä hallintajärjestelmässä, kun johtaja ottaa itselleen päätöksen kaikista, jopa pienistä asioista, jokainen dokumentti tulee hänen luokseen ratkaistavaksi ja sen jälkeen lähetetään suoritettavaksi. Valmistettu asiakirja etenee siis alhaalta ylös - toimeenpanijalta lukuisine hyväksyntänsä johtajalle allekirjoittamista varten. Asiakirjan liike heijastuu selkeästi operogrammista ja antaa sinun nähdä kaikki toistuvat ja tarpeettomat toiminnot.

Seuraava vaihe on asiakirjojen nykyinen tallennus. Mikä tahansa dokumentti, sen jälkeen kun siihen tallennettuja tietoja on käytetty hallintaprosessissa, suorittaa tiedon tallennus- ja keräämistoimintoa, jotta näihin tietoihin voidaan tarvittaessa palata uudelleen. Tätä varten asiakirjat on sijoitettava niin, että haluttu asiakirja löytyy muutamassa minuutissa. Koska aiheen työskentelyn aikana sivuun jääviä asiakirjoja on paljon, vaatii niiden järjestäminen nykyiseen varastoon alustavan luokittelun eli jakamisen ryhmiin (tapauksiin) niiden nopeaa etsintää varten. Asiakirjojen jakamiseksi tapausten kesken kehitetään yksinkertaista luokittelua - tapausten nimikkeistöä. Tämä on järjestelmällinen luettelo tapauksista, joita käsitellään alueilla.

Nimikkeistö on tärkein asiakirja. Hyvin suunniteltu tiedostonimikkeistö mahdollistaa asiakirjojen nykyisen varastoinnin selkeän järjestämisen. Nimikkeistön laatiminen vaatii kuitenkin erityisosaamista. Useiden vuosien kokemus nimikkeistön laatimisesta antaa meille mahdollisuuden väittää, että vain arkistoinnin asiantuntija tai arkistonhoitaja voi laatia nimikkeistöä. Jos tutkittava ei osaa laatia nimikkeistöä itse, sinun on otettava yhteyttä. arkistopalveluun. Koteloiden kannet luodaan nimikkeistön mukaan. Myös kansien suunnittelu ja asiakirjojen jakelu tapausten sisällä tulee tehdä erityissäännöt huomioiden.

Asianimikkeistön laatiminen, tapausten muodostaminen ja niiden säilyttäminen asiakirjojen arvon tutkimiseen liittyen. Asiantuntijuudella tarkoitetaan asiakirjojen käytännön ja tieteellisen merkityksen selvittämistä ja niiden säilytysaikojen määrittämistä. Asiakirjojen arvosta riippuen niillä voi olla erilaisia ​​säilytysaikoja: lyhytaikainen (jopa 10 vuotta), pitkäaikainen säilytys (pääasiassa henkilöstöasiakirjoja, joita säilytetään 25-75 vuotta) ja pysyvä. Asiakirjojen säilytysajat voidaan määrittää erityisissä hakuteoksissa "Asiakirjaluettelot säilytysaikojen mukaan". Ne ovat vakiomuotoisia ja osastokohtaisia. Hallintoasiakirjoista, tieteellisistä ja teknisistä asiakirjoista, filmeistä ja valokuvadokumenteista on vakioluettelo. osastoluettelot lähes kaikille toiminta-aloille (kulttuuri, terveydenhuolto, elokuvat, maatalous jne.). Osastoluettelo kattaa tarkemmin asiakirjat, jotka syntyvät tietyn alueen toiminnan aikana. Asiakirjojen säilytysajat määräytyvät tiedostoja luotaessa, koska yhdeksi tiedostoksi ei saa luoda asiakirjoja, joilla on pysyvä ja tilapäinen säilytysaika. Muussa tapauksessa asiakirjat on ryhmiteltävä uudelleen. Menettely tutkimuksen suorittamiseksi ja sen tulosten kirjaamiseksi on määritelty hyvin sääntely- ja metodologisissa asiakirjoissa.

1, lopuksi asiakirjojen kanssa työskentelyn viimeinen vaihe on tiedostojen valmistelu pitkäaikaista säilytystä varten tai niiden toimittaminen arkistoon. Operatiivisessa työssä tapauksia käytetään pääsääntöisesti kahden vuoden ajan - kuluvan vuoden ja edellisen vuoden ajan. Aiempien vuosien tapaukset on käsiteltävä ja siirrettävä tutkittavan arkistoon (jos sellainen on) tai siirrettävä toiseen kaappiin säilytettäväksi. Tapaukset käsitellään vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Jos tätä työtä tehdään säännöllisesti, joka vuosi, kohteen asiat ovat täydellisessä kunnossa, eikä tarvittavien tiedostojen ja asiakirjojen löytäminen ole vaikeaa.

Asiakirjojen laatimis- ja käsittelymenettely sekä niiden kanssa työskentelyn kaikkien vaiheiden organisointi on kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti sääntely- ja metodologisissa asiakirjoissa. Jokaisella aiheella tai esineellä on oltava asiakirjapaketti, ja jos ne ovat suuria - jokaisessa rakenneyksikössä.

Esineiden tai subjektien toimintaa valvovien arkistonhoitajien on ennen kaikkea annettava konsultaatioita, määritettävä, mitä normatiivisia ja metodologisia asiakirjoja subjektilla tai esineellä tulee olla, joiden avulla voidaan löytää vastaus moniin kokoamista, käsittelyä koskeviin kysymyksiin, ja asiakirjojen järjestäminen.

Normatiivisten ja metodologisten asiakirjojen paketti koostuu kahdesta osasta. Ensimmäisen osan tulisi sisältää kansallisia normatiivisia ja metodologisia asiakirjoja, joista täydellinen sarja tulisi myydä arkistolaitoksissa ei vain keskustassa, vaan myös paikallisesti. Näitä asiakirjoja ovat:

Valtion asiakirjatukijärjestelmä

hallinta. Perussäännökset. Yleiset vaatimukset asiakirjoille ja

dokumentoinnin tukipalvelut.

Esineiden ja aiheiden juridisen tietämyksen vakioohjeet.

Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation järjestelmä. Asiakirjavaatimukset.

Laitosarkiston toiminnan perussäännöt.

Luettelo prosessin aikana luoduista vakioasiakirjoista

valtion komiteoiden toiminta, objektit, aiheet ja määräajat

niiden varastointi.

Kansalaisten vetoomuksia käsitteleville tahoille on hyödyllistä saada "standardiasetus toimistotyön suorittamisesta kansalaisten viranomaisille ja yrityksille tekemiin valituksiin, hakemuksiin ja valituksiin", jossa määritellään menettely ja menetelmät tämän kategorian kanssa työskentelyyn. asiakirjoista.

Paketin toinen osa muodostuu itse aiheen organisatorisista, normatiivisista ja metodologisista asiakirjoista. Tämä sisältää:

Peruskirja tai määräys esineestä tai aiheesta.

Rakennejaon määräykset (jos aineella on haarautunut rakenne).

Rakennetoimialojen työntekijöiden toimenkuvat.

Ohjeet tämän tahon asioiden hoitamiseen.

Tapausten nimikkeistö.

Rakenneyksiköiden asiakirjalomakkeita tai

aihe kokonaisuutena.

Kolmen viimeisen asiakirjan osalta tulee täsmentää toimistotyön ohjeet tietylle aiheelle esimerkeineen, tapausten nimikkeistöön ja asiakirjalomakkeisiin, joissa on malliasiakirjoja, jotka voidaan kehittää omavaraisesti tai koostuvat alan työntekijöistä. paikalliseen arkistopalveluun.

12. 2.8. Asiakirjan tekstivaatimukset
13. 2.9. Organisaatio- ja hallintoasiakirjojen laatiminen

Minkä tahansa organisaation johtaminen on tietoprosessi, jossa tietoa vastaanotetaan, käsitellään, päätöstä kehitetään ja päätös välitetään tekijöille, joiden toimintaa ohjataan. Organisaation johtamistoiminta, joka liittyy sen tehtävien ja tehtävien suorittamiseen lakisääteisten asiakirjojen ja muiden säädösten mukaisesti, on dokumentoitavaa.

Organisaatioiden johtamistoiminnan dokumentointi suoritetaan säädösten vaatimusten ja johtamistoiminnan dokumentointitukea koskevien valtion standardien mukaisesti.

Venäjän dokumenttien hallinnan sääntely- ja metodologiset puitteet, joita edustaa erityisesti Neuvostoliiton pääarkiston vuonna 1988 käyttöön ottama niin tärkeä asiakirja kuin "hallinnon dokumentointitukijärjestelmä", on suurelta osin vanhentunut ja vaatii päivityksen.

Valtion viranomaisten, paikallishallinnon ja kaikkien organisaatioiden (omistusmuodosta sekä organisaatio- ja oikeudellisesta muodosta riippumatta) asiakirjatuen järjestämiseen liittyvien suhteiden sääntelemiseksi liittovaltion lakiehdotus "Asiakirjatuesta Management Activities” kehitettiin, jossa esiteltiin muun muassa sähköisen asiakirjan käsite - tämä on asiakirja, jossa tiedot esitetään sähköisessä digitaalisessa muodossa ja sähköinen asiakirjaväline - tämä on konkreettinen väline, joka on tarkoitettu tallentamiseen ja tietojen tallentaminen elektronisten tietokoneiden tukemien tekniikoiden avulla.

Organisaation johtamistoiminnan dokumentoinnin tuen pääasiallisista sääntelyalueista korostuu osallistuminen johtamistoiminnan dokumentointituen automatisoitujen järjestelmien kehittämiseen ja käyttöönottoon.

Strukturoimattoman tiedon käsittelyn automatisoinnin teoreettinen tutkimus (joka alkoi jo 50-luvulla) ei ole vielä johtanut standardien tiedonhakukielten (kuten SQL) luomiseen, joita voitaisiin käyttää dokumenttien ja niiden rakentamisen formalisoituun kuvaukseen ja sisältöön. kyselyistä *.

Dokumentaaristen tietojärjestelmien päätehtävänä on tallentaa ja tarjota käyttäjälle asiakirjoja, joiden sisältö vastaa hänen tietotarpeitaan. Dokumenttitietojärjestelmä on siten yhtenäinen asiakirjojen arkisto, jossa on työkalut käyttäjälle tarpeellisten tietojen etsimiseen ja antamiseen. Dokumentaaristen tietojärjestelmien hakuluonne määritti niille toisen nimen - tiedonhakujärjestelmät. Ohjelmistotuotteita esitellään Venäjän markkinoilla pääasiassa lakitiedon tarpeisiin: “ConsultantPlus”, “Garant” ja “Kodeks”.

Samalla johtamistoiminnan dokumentointia tukevien tietoteknologioiden tulee toiminnallisesti varmistaa yrityksen toiminnan ohjattavuus ja läpinäkyvyys sekä kerätä ja hallita tietoa. Nykymaailmassa nämä kaksi tehtävää ovat yhä tärkeämpiä. Esimerkiksi Mercedes-auton hinnassa vain 30 % on suoria tuotantokustannuksia ja loput korvausta auton kehittämiskustannuksista, ts. insinöörien ja esimiesten toiminnan kustannukset, joten pääasiallinen kustannusten vähentämisen resurssi on heidän toiminnan optimoinnissa.

Otetaan seuraava esimerkki: organisaatio työskentelee tietyn sopimuksen yhteisen valmistelun parissa, joka koostuu: keskustelusta sopimuksen pääkohdista vastapuolen kanssa, muutosten tekemisestä sopimuksen tekstiin, useiden tiedostojen tallentamisesta eri vaihtoehdoilla sopimusta. Ja kun kaikki on valmis, hetken kuluttua voi käydä ilmi, että itse asiassa se ei ollut viimeinen versio sopimuksesta, joka allekirjoitettiin (otettiin väärä "kala", ja asianajaja ei lukenut sopimusta, ja kumppani ei ole samaa mieltä joidenkin sen kohtien kanssa). Ulospääsy tällaisista tilanteista on käyttää sähköisiä asiakirjoja ja sähköisiä tekniikoita organisaatioiden johtamistoiminnan dokumentointituessa - sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät (EDMS).

Ensi silmäyksellä EDMS näyttävät olevan melko itsenäisiä ohjelmia, jotka heijastavat yritysasiakirjojen liikkumista ja tarjoavat työtä niiden kanssa. Samaan aikaan EDMS:n luominen ja käyttöönotto on olennainen osa muuttuvaa liiketoimintateknologiaa ja yrityksen tietojärjestelmää.

Itse asiakirjankulkujärjestelmä (kuten mikä tahansa yrityksen automaatiojärjestelmä) ei tuota odotettua vaikutusta, jos sen käyttöönottoa ei edeltä liiketoimintaprosessien tutkimus, kuvaus ja optimointi. Jokainen liiketoimintaprosessi koostuu vaiheista - perustoiminnoista, jotka tietyt työntekijät suorittavat. Dokumentti (paperi tai sähköinen) toimii ensisijaisesti ihmisten ja organisaatioiden välisiä suhteita säätelevänä mekanismina.

Harkitse esimerkiksi yksinkertaistettua liiketoimintaprosessia "Tavaroiden palauttaminen ostajalle" (Kuva 2.21). Palauttaakseen tavarat ostajalle johtaja luo palautuslaskun (vaihe 1), sitten varastotyöntekijä saatuaan laskun palauttaa tavarat (vaihe 2) ja laskun käsittelyn jälkeen (tavaran lähetys) , asiakirja lähetetään arkistoon. Samaan aikaan asiakirja "Lasku tavaroiden palautuksesta" kulkee työntekijältä työntekijälle, vaiheesta toiseen. Johtaja ja varastotyöntekijä puolestaan ​​kohtaavat vastaavia tehtäviä, jotka myös siirtyvät työntekijältä työntekijälle, vaiheesta toiseen.

Samalla tavalla voit kuvata mitä tahansa muita yrityksen liiketoimintaprosesseja: "Kokoonpano", "Rahan liikkeeseenlasku", "Tavaroiden osto" jne. Siksi liiketoimintaprosesseja automatisoitaessa voit ottaa käyttöön toimintoja, joiden avulla voit visualisoida asiakirjavirran.

Riisi. 2.21. Liiketoimintaprosessi "Tavaroiden palautus ostajalle"

Automatisoimalla suunnittelun, ennustamisen, toiminnan hallinnan, kirjanpidon ja data-analyysin toiminnot ERP-järjestelmät luottavat jälleen asiakirjoihin, jotka "kulkevat" liiketoimintaprosessien läpi (kuva 2.22).

Riisi. 2.22. Yrityksen joidenkin osien vuorovaikutus

Siten kuvan 2 kaavion yläpuolella. 2.21 muodostetaan päällysrakenne tukemaan dokumentissa tapahtuvia muutoksia, jotka johtuvat sen siirtymisestä vaiheesta toiseen. Tämä antaa aihetta väittää, että yrityksen johtamisen, suunnittelun ja analyysin mekanismit perustuvat dokumenttien kulkutekniikkaan.

Katsotaanpa markkinoilla olevia sähköisiä dokumentinhallintajärjestelmiä, jotka voidaan jakaa karkeasti kolmeen ryhmään.

Itsenäinen EDMS. Ne toimitetaan erillisenä ohjelmana, joka tarjoaa kollektiivista työtä asiakirjojen kanssa ja mahdollistaa vuorovaikutuksen sovellusten, kuten MS Excelin ja Outlookin, kanssa. Tällaiset EDMS:t tarjoavat keinoja asiakirjojen rekisteröintiin, tallentamiseen, katseluun ja hakemiseen. Itsenäisen EDMS:n avulla voit suorittaa yksinkertaisen hallinnan tarkastelemalla tietoja asiakirjan tilasta: toteuttaja, määräajat, päätökset, sen yrityksen asiakirjat, johon se liittyy, vastaanottajat, joille se tulee lähettää sähköpostitse jne. Toisaalta pienet yritykset eivät useinkaan tarvitse mitään muuta sähköisestä dokumentinhallintajärjestelmästä. Toisaalta EDMS toimii rinnakkain yrityksen kirjanpito-, hallinta- ja muiden järjestelmien kanssa; tiedot siirretään EDMS:ään viiveellä, mikä voi aiheuttaa erilaisia ​​virheitä ja epäjohdonmukaisuuksia, lisätä tietojen katoamisen riskiä ja rajoittaa itsenäisen EDMS:n käyttöä.

EDMS lisämoduulien muodossa ERP- tai CAD-järjestelmiin. Integrointi vähentää tietojen katoamisen riskiä, ​​tarjoaa tiukempaa pääsynhallintaa ja muutoksia asiakirjoihin, mikä mahdollistaa pääsyn dokumentaatioon ilman ERP- tai CAD-erikoisliittymiä. On kuitenkin syytä ottaa huomioon, että järjestelmän integrointi on monimutkainen prosessi, eikä se aina ole mahdollista.

EDMS osana integroidun yritysautomaatiojärjestelmän arkkitehtuuria. Tässä EDMS-toiminnot on "johdotettu" itse ohjausjärjestelmään. Teknologioiden yhteinen käyttö hallinnan ja asiakirjavirran monimutkaiseen automatisointiin yhdistää niiden edut ja haitat.

Tarkastellaanpa EDMS-laitteen käsitettä organisaation yleisessä tietoinfrastruktuurissa.

Tietojen pääyksikkö ja koko dokumentinhallintajärjestelmän olemassaolo on omistettu asiakirjan, sen ominaisuuksien ja sen elinkaaren historian säilyttämiselle sekä sen varsinaiselle elinkaaren ylläpitämiselle.

Asiakirjan tallennustapa riippuu siitä, kuinka sen kanssa on mukavampaa työskennellä. Asiakirja voi sisältää tekstiä, piirustuksia, kuvia ja taulukoita. Useimmissa EDMS:issä erillinen asiakirja voi fyysisesti koostua tiedostojoukosta - tämä on yksinkertaisempaa ja käytännöllisempää, koska jokaista niistä muokkaa oma ohjelma.

Asiakirjan elinkaari EDMS:ssä käy läpi peräkkäisiä vaiheita, kuten kuvassa 2.23.

Riisi. 2.23. Asiakirjan elinkaari EDMS:ssä

Lähes kaikki nykyaikaiset sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät tukevat asiakirjan elinkaaren kaikkia vaiheita. Ainoa kysymys on, kuinka täydellinen tämä tuki on. Jotkin järjestelmät eivät tue mekanismia muokattujen asiakirjojen estämiseksi, mikä tekee kollektiivisen työskentelyn asiakirjojen kanssa mahdottomaksi. Toimistotyöskentelyyn keskittyviä järjestelmiä on, eivätkä ne toteuta tehokasta asiakirjojen säilytystä, mutta on tärkeää suorittaa kaikki olemassa olevien standardien säätelemät asiakirjat työskentelytoimenpiteet. Ja itse asiakirjat voivat olla kaapin kansioissa. Jotkut järjestelmät ovat keskittyneet tukemaan tehokkaasti sähköisten asiakirjojen liikkumista rakenteen sisällä, mutta niillä ei ole omaa sähköistä arkistoa - näissä järjestelmissä toteutettu tallennus on tarkoitettu vain asiakirjojen operatiiviseen säilytykseen niiden elinkaaren aikana. Kun asiakirjat on julkaistu, ne kirjataan ulos järjestelmästä ja palautetaan tyypilliseen tallennusympäristöönsä, kuten tiedostojärjestelmään. Tällaiseen järjestelmään voidaan "liittää" sähköinen arkisto, johon asiakirja tallennetaan historiansa ja mukana tulevan kortin kanssa. Esimerkiksi Electronic Office Systems -yritys tarjoaa Delo-tuotteensa linkittämistä yrityksen Kodeks-Intranet/Internet-palvelimelle pohjautuvaan sähköiseen arkistoon. Samaa Kodeksin palvelinta käyttää myös Granit Center -yhtiö GrandDoc-järjestelmänsä sähköisenä arkistona. Molempien järjestelmien aikaisemmat versiot toimitettiin ilman sähköistä arkistoa.

Asiakirjan määritteiden tallennustila on suunniteltu tallentamaan "kortti" - joukko kenttiä, jotka kuvaavat asiakirjaa. Tyypillisesti EDMS:ssä on asiakirjatyypin käsite (esimerkiksi sopimus, eritelmä, kirje jne.) ja jokaisella tyypillä on oma korttinsa. Erityyppisissä korteissa on kaikille asiakirjoille yhteiset pakolliset kentät ja tämän tyyppisiin asiakirjoihin liittyvät erikoiskentät. Yleiset kentät voivat olla esimerkiksi yksilöllinen asiakirjanumero, sen otsikko, kirjoittaja, luontipäivämäärä. Tässä tapauksessa "sopimus"-tyyppiset asiakirjat voivat sisältää kenttiä, kuten allekirjoituspäivämäärä, voimassaoloaika ja sopimuksen summa. Asiakirjatyypeillä voi puolestaan ​​olla alatyyppejä, joilla on yhteinen kenttijoukko, jonka ne perivät päätyypistä, ja lisäkenttiä, jotka ovat ainutlaatuisia alatyypille. Edistyksellisin asiakirjanhallintajärjestelmä voi tukea tällaisten alatyyppien suurempaa sisäkkäisyyttä. Asiakirjojen kirjoittaminen, niiden hierarkian rakentaminen ja korttien suunnittelu niille on yksi tärkeimmistä vaiheista EDMS:n käyttöönottoprosessissa.

Asiakirjatyypin käsitteen lisäksi asiakirjoille on mahdollista määrittää luokkia, ja yksi dokumentti voi kuulua samanaikaisesti useaan luokkaan. Luokat voidaan järjestää luokkapuuksi. Sinulla voi esimerkiksi olla luokka "Lakiasiakirjat", jonka alaluokat ovat "Lait", "Sopimukset", "Tilaukset" jne. Tässä tapauksessa sinulla voi olla rinnakkainen rakenne osastojen mukaan, esimerkiksi luokka "Myyntiosaston asiakirjat" ja siinä - alaluokat "Myyntisopimukset", "Laskut" jne. Myyntisopimus voidaan luokitella samanaikaisesti alakategorioihin ”Sopimus” ja ”Myyntisopimukset”, jotka kuuluvat kategorioiden hierarkiassa eri haaroihin. Siten on mahdollista etsiä dokumenttia tällaisesta puusta sen luokituksen perusteella, ja sama fyysinen dokumentti voi esiintyä kuinka monta kertaa tahansa tämän hierarkian eri solmuissa.

Korttitallennustilan järjestämiseen on kolme mahdollista ratkaisua: käyttämällä omaa tallennustilaa, standardia DBMS:ää tai sen ympäristön työkaluja, jolle DBMS on rakennettu.

Oman dokumenttiattribuuttien tallennustilan avulla voit optimoida sen korttien tallennustehtävää varten, toteuttaa joustavasti toimintoja monimutkaisten korttien luomiseen (jolla on esimerkiksi suuri tyyppien sisäkkäisyys) ja käyttää myös tehokkaita algoritmeja tietojen etsimiseen korteista. Järjestelmiä, joilla on oma tallennustila, ovat esimerkiksi Documentum, Cognitive Technologiesin Euphrates ja Garant Internationalin Garant-Office. Tämän lähestymistavan ilmeinen haittapuoli on kyvyttömyys käyttää olemassa olevan tietoympäristön vakioresursseja sekä kriittisen tiedon riippuvuus EDMS-toimittajasta.

Tavallisen DBMS:n käyttö asiakirjojen tallentamiseen ratkaisee kriittisen tiedon riippuvuuden EDMS-toimittajasta. Tällaisia ​​järjestelmiä ovat esimerkiksi EOS:n Delo-järjestelmät, Hummingbirdin 1C:Archive ja DocsFusion. Tämän lähestymistavan heikkoudet ovat, että useimmissa DBMS-järjestelmissä toteutettu relaatiomalli ei sovellu EDMS:ssä käytettävälle tietomallille. Asiakirjakortteja luotaessa on melko vaikeaa tarjota tarvittavaa joustavuutta, varsinkin jos tarvitset monimutkaisen rakenteen. Toinen ongelma on, että ulkoista DBMS:ää käytettäessä ilmenee vaikeuksia sekä siirryttäessä yhdestä EDMS-versiosta toiseen että siirryttäessä yhdestä DBMS-versiosta toiseen.

Jos EDMS on rakennettu minkä tahansa tietoympäristön pohjalle, esimerkiksi Lotus Notes/Domino -pohjaiseen, niin tämä mahdollistaa kaikkien tähän ympäristöön sisäänrakennettujen mekanismien käytön, mukaan lukien varmuuskopiointityökalut, replikointi, haku jne. - synti olla hyödyntämättä sen resursseja. Tämän lähestymistavan ongelmat johtuvat aivan erityisen ympäristön tarpeesta asiakirjanhallintajärjestelmän toiminnalle sekä rajoituksista, joita tietty ympäristö asettaa tietokantojensa rakenteelle.

Asiakirjojen tallennuksen toteuttamiseen on kaksi tapaa: tallennus tiedostojärjestelmään tai erikoistunut EDMS-tallennus.

Tiedostojärjestelmään tallentaminen heikentää suojausastetta pääsyä rajoitettaessa, koska tiedostojärjestelmä ei välttämättä tue itse EDMS:ssä toteutettua suojausmallia. Siksi sinun on annettava EDMS:lle omat käyttöoikeudet, jotta sen tallentamat tiedostot eivät ole suoraan kenenkään käyttäjän saatavilla. Ja EDMS ylläpitää omaa järjestelmäänsä luettelolle käyttäjistä, joilla on käyttöoikeudet, ja järjestää tiedostojen pääsyn näiden oikeuksien kautta. Samalla pääsyjärjestelmästä tulee vaikeasti ylläpidettävä, eikä se ole tietoturvallisuuden kannalta täysin virheetön. Suojauksen lisäämiseksi käytetään usein tiedostojen salausta tallennuksen aikana. Lisäksi lähes kaikki EDMS käyttävät satunnaista tiedostonimeämistä, mikä vaikeuttaa suuresti halutun tiedoston etsintää, kun sitä yritetään käyttää ohittamalla järjestelmän. Samaan aikaan useimmat EDMS-järjestelmät tallentavat tiedostot tiedostojärjestelmään.

Kun työskentelet tiedostojärjestelmän kanssa, useimmat EDMS-järjestelmät edellyttävät tiedostojen siirtämistä erityisesti järjestettyihin hakemistoihin. Mutta on myös poikkeuksia. Esimerkiksi Eufrat- ja Microsoft SharePoint -järjestelmät mahdollistavat tiedostojen rekisteröinnin järjestelmään ilman, että niitä tarvitsee fyysisesti siirtää tallennustilaan. On selvää, että tämä lähestymistapa on vaarallinen tietojen eheyden kannalta, mutta se on erittäin kätevä EDMS-toteutuksen "siirtymäkaudella".

Järjestelmät, joissa on oma tiedostotallennus tai jotka käyttävät sen ympäristön tallennustilaa, johon ne on rakennettu (esimerkiksi Lotus Notes/Domino tai Microsoft Exchange), voivat tarjota tehokkaamman dokumenttien käytön hallinnan ja luotettavamman ratkaisun pääsyongelmaan. ohjata. Näin rakennetaan esimerkiksi Documentum ja Lotus Notesiin perustuvat järjestelmät ("BOSS-Referent", CompanyMedia). Mutta tämä herättää kysymyksiä liittyen tietojen eheyteen, tehokkaiden varmuuskopiointityökalujen saatavuuteen ja integrointiin hitaiden tietovälineiden arkistointityökalujen kanssa.

Liiketoiminnan logiikan tasolla eri EDMS:ien välillä on merkittäviä eroja. Itse asiassa kaikki kuvatut komponentit, vaikka ne voidaan järjestää eri tavalla ja eroavat monimutkaisuusasteelta, ovat toiminnallisesti samanlaisia. Eri järjestelmien liiketoimintalogiikka voi poiketa radikaalisti, ja juuri tämän pitäisi kiinnostaa eniten sähköiseen dokumentinhallintajärjestelmään tutustuttaessa.

Peruskomponentit, jotka muodostavat minkä tahansa EDMS:n toiminnallisuuden:

Asiakirjojen hallinta arkistossa . Sisältää toimenpiteitä asiakirjojen lisäämiseen ja poistamiseen, versioiden tallentamiseen, arkistoon siirtämiseen, arkiston ylläpitoon jne.

Etsi asiakirjoja . Se koostuu hausta attribuuttien perusteella, visuaalisesta hausta eri puista, joihin dokumentteja on tallennettu, haun koko tekstin perusteella, semanttisesta hausta jne.

Reitityksen ja suorituksen ohjaus . Varmistaa asiakirjojen toimituksen osana organisaation liiketoimia. Itse asiassa termi "elektroninen asiakirjojen hallinta" tulee tästä toiminnosta. Asiakirjareitit voivat olla joustavia tai jäykkiä. Jos kyseessä on joustava reititys, asiakirjan seuraavan vastaanottajan määrää se työntekijä, jonka vastuulla asiakirja sillä hetkellä sijaitsee. Kovan reitityksen tapauksessa dokumenttien polku määritetään etukäteen jonkin logiikan perusteella. Reititystoimintoa ei ole kaikissa EDMS:issä. Järjestelmiä, joissa ei ole reititystoimintoja, kutsutaan sähköisiksi arkistoksi. Suorituksen valvonta on olennainen osa reititystä. On tärkeää, että asiakirja hallitsee, minne se menee ja missä se on nyt. Itse asiassa reitti on määritelty läpikulkureitillä ja aikaväleillä asiakirjan suorittamiseksi kullekin läpikulkuprosessin osallistujalle. Asiakirjan toteuttaminen tarkoittaa asiakirjaan liittyvän toimenpiteen suorittamista, jonka kukin osallistuja suorittaa virkavallan puitteissa.

Raportit . Ne toimivat toimiston asiakirjalokien analogina. Erilaisten raporttien avulla voit nähdä esimerkiksi työntekijöiden tietyn asiakirjan parissa työskentelemiseen käyttämän kokonaisajan, asiakirjojen käsittelynopeuden osastoittain jne. Raportit ovat erinomaista materiaalia johtamispäätösten tekemiseen.

Hallinto . Tuki itse järjestelmän toiminnalle, sen parametrien asettamiselle jne.

Tekniseltä kannalta sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät eroavat vain vähän muista hajautetuista tietojärjestelmistä. Rakennusarkkitehtuurin periaatteella pyritään mahdollisimman pitkälle seuraamaan nykyajan trendejä ja markkinoiden vaatimuksia. Nyt suosituin konsepti on avoin ympäristö, joka on maksimaalisesti mukautuva erityistarpeisiin, mutta samalla helppo asentaa ja ylläpitää, jossa on "ohut" asiakas ja dedikoitu sovelluspalvelin, jos mahdollista monikäyttöinen. Kaikki olemassa olevat järjestelmät ovat tavalla tai toisella lähempänä tätä ihannetta. Järjestelmät, jotka perustuvat tiettyyn alustaan ​​sidottuun täysin varusteluun, ovat kuitenkin edelleen melko yleisiä. Joskus näissä tapauksissa etäkäyttöä varten tarjotaan erillinen Web-asiakas, jonka toiminnallisuus on rajoitettu. Esimerkiksi Granit Center -yrityksen GranDoc-järjestelmässä täysi toiminnallisuus on käytettävissä vain asiakassovellusta käytettäessä, mutta käyttäjä voi etsiä ja tarkastella arkistossa olevia asiakirjoja tavallisella selaimella.

EDMS:n käytön tehokkuus määräytyy sen mukaan, missä määrin asiakirjat (strukturoimattomat tiedot) määrittävät yrityksen toiminnan tietosisällön. On selvää, että esimerkiksi puhtaasti kaupankäyntiorganisaatiolle päätietosisältö on tietokantoihin sisältyvä strukturoitu tieto. Ehkä tällaisen organisaation on säilytettävä sopimuksia, mutta on epätodennäköistä, että se tulee EDMS:n käyttöön. Jos kauppaorganisaatiosta kuitenkin kasvaa kauppahirviö, jolla on myymäläverkosto kymmenissä kaupungeissa, monimutkainen logistiikka ja oma puolivalmiiden tuotteiden tuotanto, joudut ennemmin tai myöhemmin miettimään ERP-järjestelmän käyttöönottoa. Seuraavassa vaiheessa tukkuostajien ja suurasiakkaiden määrä voi kasvaa niin suureksi, että joutuu miettimään CRM:n käyttöönottoa. Ja vain jos hallintalaitteisto kasvaa satoihin ihmisiin, rinnakkaisia ​​ei-ydinprojekteja ilmaantuu, syntyy monipuolistamisongelmia ja sähköisen ohjausjärjestelmän käyttöönoton tehtävä. Samalla jotkin järjestelmät saattavat joutua integroimaan, jotta CRM-järjestelmässä on linkkejä kirjeisiin, sopimuksiin ja saapuvien tilausten kopioihin, jotka on tallennettu EDMS:ään.

Joissakin tapauksissa näiden järjestelmien integrointi on vieläkin tiiviimpää - EDMS voi toimia integroivana kuljetusvälineenä asiakirjojen siirtoon niitä luovien järjestelmien ja niitä kuluttavien järjestelmien välillä, jos näiden välillä on suora kommunikointi strukturoidun tiedon tasolla. järjestelmiä ei tarvita. Oletetaan, että yrityksellä on CRM- ja ERP-järjestelmät, ja vaaditaan, että CRM tallentaa ERP:ltä neljännesvuosittain raportteja tavaroiden toimituksista tietylle asiakkaalle, joita täydennetään ehkä asiantuntijoiden kommenteilla. On selvää, että on kätevintä tallentaa tällaiset raportit EDMS:ään. ERP:n ja EDMS:n integroinnin ansiosta asiakirja luodaan ja tallennetaan automaattisesti. EDMS:n ja CRM:n integroinnin ansiosta on mahdollista liittää asiakirja automaattisesti tietyn asiakkaan korttiin. Ja kaikki nämä toiminnot voivat tapahtua automaattisesti.

On selvää, että dokumenttien hallintajärjestelmien toimivuus hallintaongelmien ratkaisemisessa vastaa lähes täysin tämän päivän tarpeita, eikä tässä lähivuosina ole paljoakaan kehitystä. Asiakirjanhallintajärjestelmien kehittämisen pääsuunta on tiedonhaun tehostaminen, integrointi tiedon julkaisukeinoihin verkoissa, asiakirjojen automaattinen lajittelu ja luokittelu.

Dokumentinhallintajärjestelmien kehitys saa toisen tuulen, kun käyttöön tulevat työkalut, jotka mahdollistavat semanttisen tiedonhaun ja tekstien älykkään automaattisen abstraktion merkityksen perusteella.

Esityksen kuvaus yksittäisillä dioilla:

1 dia

Dian kuvaus:

2 liukumäki

Dian kuvaus:

Toimistotyön ja asiakirjavirran järjestäminen sähköisen viestinnän avulla. Peruskäsitteet Hallinnan dokumentointituki (DMS) kattaa dokumentaatioon liittyvät asiat, hallintaprosessissa olevien asiakirjojen kanssa työskentelyn organisoinnin ja niiden arkistovaraston systematisoinnin. Dokumentointi on asiakirjojen luomista eli niiden valmistelua, toteutusta, koordinointia ja tuottamista. Kirjanpito: toimenpidekokonaisuus yrityksen tai organisaation esiopetuksen varmistamiseksi. Joskus sanotaan, että esiopetuslaitos on toimistotyön päätehtävä. Asiakirjojen kanssa työskentelyn organisointi - asiakirjojen liikkumisen, etsimisen, säilytyksen ja käytön varmistaminen. Asiakirjojen arkistoinnin systematisointi - sääntöjen määrittäminen organisaatiossa luodun tiedon säilytystä, sen etsintää ja käyttöä johdon päätöksenteon tueksi. Asiakirjavirta on asiakirjojen liikkumista esikoulun sisällä. Liiketoimintamenettely on sarja tiettyjä toimintoja, joita organisaatioiden työntekijät suorittavat ratkaistakseen minkä tahansa tehtävän tai tavoitteen yrityksen tai organisaation toiminnan puitteissa. Sähköinen arkisto ratkaisee sähköisten asiakirjojen arkistoinnin systematisoinnin ongelman esikoulun sisällä.

3 liukumäki

Dian kuvaus:

Yrityksen sähköinen toimiston hallinta ja dokumenttien kulku Sähköinen toimiston hallinta ja dokumenttien kulku yrityksessä on automatisoitu monen käyttäjän järjestelmä, joka seuraa hierarkkisen organisaation työn johtamisprosessia Peruskäsitteet sähköisen toimiston hallinnasta ja dokumenttivirrasta Sähköinen dokumenttien hallinta ( EDF) on yhtenäinen mekanismi sähköisessä muodossa esitettyjen asiakirjojen kanssa työskentelyyn, jossa toteutetaan käsite "paperiton toimistotyö". Sähköinen asiakirja (ED) on tietokoneella laadittu asiakirja, joka voidaan allekirjoittaa sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella (EDS) ja tallentaa tietokoneelle sopivan muotoisena tiedostona. Elektroninen digitaalinen allekirjoitus (EDS) on analoginen käsinkirjoitetulle allekirjoitukselle, joka on keino suojata tietoja ja antaa mahdollisuuden valvoa sähköisten asiakirjojen eheyttä ja vahvistaa niiden aitoutta. Sähköinen asiakirjojen hallinta. Toteutuksen tärkeimmät edut: asiakirjojen luomiseen ja käsittelyyn liittyvien taloudellisten ja aikakustannusten väheneminen; Asiakirjavirran tehokas organisointi tehostaa yrityksen divisioonia ja palveluita; dataa sisältävien tietojen integrointi erilaisiin asiakirjoihin johdolle nopeiden ja tietoon perustuvien johtamispäätösten tekemiseksi; luoda edellytykset siirtymiselle rutiininomaisesta paperiasiakirjojen hallinnasta lupaavaan paperittomaan (elektroniseen) tekniikkaan; toimistotyöhön ja asiakirjavirtaan liittyvien liiketoimintaprosessien optimointi yrityksessä;

4 liukumäki

Dian kuvaus:

Asiakirjojen luominen pohjien pohjalta Pohjien luontimenetelmät: Alusta alkaen Valmiin asiakirjan pohjalta Malli on tyhjä tai tyhjä lomake, johon käyttäjä tehtäviensä mukaisesti täyttää tarvittavat sarakkeet omilla tiedoillaan. Mallien luomisen vaiheet: 1. Tiedosto - luo (valitse asiakirjatyyppi - malli) 2. Mallin muokkaaminen tavalliseksi asiakirjaksi 3. Makrojen ja tietokenttien lisääminen (valikon lisäyskomentokenttä) 4. Tiedosto - Tallenna nimellä - valitse dokumenttityyppipohja ja kirjoita nimi.

5 liukumäki

Dian kuvaus:

Asiakirjamallien luominen lomakkeiden perusteella Lomakeelementit: Tekstikenttä Valintaruutu Yhdistelmäruutu Taulukkokehys Himmennyskentät Jokaisella lomakeelementillä on omat parametrinsa Valikkonäkymä - Työkalurivi - Lomakkeet Mallin luomisen ja lomakekenttien järjestämisen jälkeen asetetaan muutossuojaus ESIMERKKI mallista lomakkeita

6 liukumäki

Dian kuvaus:

Sähköinen digitaalinen allekirjoitus. Tarkoitus ja käyttö Sähköinen digitaalinen allekirjoitus (EDS) on sähköisen asiakirjan edellytys, joka on tarkoitettu suojaamaan tätä sähköistä asiakirjaa väärentämiseltä. asiakirja, allekirjoitus mitätöityy, Suojaus muutoksilta (väärennös) asiakirja: takuu väärennösten havaitsemisesta eheystarkastuksen aikana tekee väärentämisestä epäkäytännöllistä. Tekijyydestä luopumisen mahdottomuus. Koska oikea allekirjoitus voidaan luoda vain yksityisen avaimen tuntemalla, omistaja ei voi kieltäytyä allekirjoituksestaan. Todiste asiakirjan tekijästä: Koska oikean allekirjoituksen voi luoda vain yksityisen avaimen tuntemalla, avainparin omistaja voi todistaa allekirjoituksensa dokumentin alla. Kaikki nämä digitaalisen allekirjoituksen ominaisuudet sallivat sen käytetään seuraaviin tarkoituksiin: Tavaroiden ja palveluiden ilmoitus (tulli-ilmoitukset) Kiinteistöjen liiketoimien rekisteröinti Käyttö pankkijärjestelmissä Sähköinen kaupankäynti ja valtion määräykset Valtion budjetin toteutumisen valvonta Viranomaisten vetoomusjärjestelmissä Pakolliseen raportointiin valtion virastoille Juridisesti merkittävän sähköisen asiakirjavirran järjestäminen selvitys- ja kaupankäyntijärjestelmissä

7 liukumäki

Dian kuvaus:

Sähköinen digitaalinen allekirjoitus. Keinot ja sovellus Kaaviot digitaalisen allekirjoituksen rakentamiseen Digitaalisen allekirjoituksen muodostamiseen on olemassa useita menetelmiä: Perustuu symmetrisiin salausalgoritmeihin. Tämä järjestelmä mahdollistaa kolmannen osapuolen läsnäolon järjestelmässä - välimiehen, joka nauttii molempien osapuolten luottamuksesta. Asiakirjan valtuuttaminen tarkoittaa sitä, että se salataan salaisella avaimella ja siirretään välimiehelle. Perustuu epäsymmetrisiin salausalgoritmeihin. Tällä hetkellä tällaiset digitaaliset allekirjoitusmallit ovat yleisimpiä ja niitä käytetään laajalti. Yleisesti hyväksytty digitaalinen allekirjoitusjärjestelmä kattaa kolme prosessia: Avainparien luominen. Avaimen generointialgoritmin avulla valitaan yksityinen avain yhtä todennäköisellä tavalla mahdollisten yksityisten avainten joukosta ja lasketaan vastaava julkinen avain. Allekirjoituksen muodostaminen. Tietyn sähköisen asiakirjan allekirjoitus lasketaan käyttämällä yksityistä avainta. Allekirjoituksen tarkistaminen (varmennus). Asiakirja- ja allekirjoitustiedoissa allekirjoituksen kelpoisuus määritetään julkisen avaimen avulla. Edellytykset digitaalisen allekirjoituksen käyttämiselle: Allekirjoituksen varmennus tulee suorittaa julkisella avaimella, joka vastaa täsmälleen allekirjoituksessa käytettyä yksityistä avainta. Ilman yksityistä avainta laillisen digitaalisen allekirjoituksen luomisen täytyy olla laskennallisesti vaikeaa.

8 liukumäki

Dian kuvaus:

Microsoft Outlook - Microsoft Outlook -työpaikan automaatiotyökalu tarjoaa mahdollisuuden vaihtaa sähköpostiviestejä, hallita kalenteria, tehtäviä ja yhteystietoluetteloa Microsoft Outlook -käyttöliittymä

Tieto- ja televiestintätekniikan laajamittaisen käyttöönoton taustalla venäläisissä organisaatioissa, sekä valtionhallinnossa että kaupallisissa, on vakava kiinnostus automatisoida asiakirjojen valmistelua ja työskentelyä sekä tietotekniikan käyttöönottoa esikouluissa. Todisteena tästä on Venäjän tällaisten teknologioiden ja asiakirjanhallintajärjestelmien (DMS) markkinoiden nopea kasvu. Tämän vahvistaa liittovaltion "Elektroninen Venäjä" -ohjelman ja vastaavien alueohjelmien työn laajuus. Sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotto edellyttää kuitenkin teknologisten vaan organisatoristen ja oikeudellisten ongelmien ratkaisemista ja pääosin evolutionaarisesti.
On selvää, että paperit ja sähköiset asiakirjat elävät yhtäläisin ehdoin vielä pitkään, joten organisaatioissa käytettävän CMS:n tulee tukea sekä sähköistä että perinteistä (paperi, valokuva, filmi jne.) dokumenttien kulkua ja rationaalista prosessia. siirtyminen yhdestä toiseen.
Julkisen hallinnon organisointi Venäjällä on aina ollut ongelma - valtava maa, johtamispäätösten korkeat kustannukset ja raskas johtamiskoneisto vaativat tietyn järjestelmän luomista, joka minimoi tehottomien ja järjettömien päätösten seuraukset. Se rakentui asiakirjojen sisällöllisen toteuttamisen ja toimeenpanon valvonnan toimintojen erottamiselle. Asiakirjojen liikkumisen ja toteutuksen valvonta uskottiin erityishenkilöille - virkailijoille, jotka tallensivat tietoja saapuvista, lähtevistä ja sisäisistä asiakirjoista, asiakirjoja koskevat päätökset (ohjeet) ja niiden toteuttaminen sekä asiakirjojen siirto (siirto) ja arkistointi sisällä. organisaatiota. Tällaisen järjestelmän tekniikan perusta ovat:

• ohjeet toimistotyötä varten;
• tapausten nimikkeistö;

• asiakirjan rekisteröintikortti (RC);
• RK-sarjan korttihakemistot;
• asiakirjojen siirtolokit;
• ohjauskortit.

Kun virallinen asiakirja saapuu organisaatioon, sen hyväksyminen ja valvonta, rekisteröinti (lehdessä tai Kazakstanin tasavallassa) ja päätöksen määrääminen, valvontakortin täyttö (tarvittaessa) ja siirto virkamiehelle (tai henkilöille) täytäntöönpanoa varten on varmistettu. Näin ollen virkamies voi saada tietoa siitä, mitä asiakirjoja hänellä on suoritettaviksi, mitkä määräajat soveltuvat täytäntöönpanoon jne. Kun asiakirja on toteutettu (kun kaikki siihen liittyvät ohjeet on täytetty), se lähetetään tiedostoon ja sitten sen RC:hen. ja itse asiakirja sijoitetaan arkistoon. Tällaisen järjestelmän säätely ohjeiden ja standardien avulla teki sen automatisoinnin mahdolliseksi ja suhteellisen mutkaton, ts. siirtyminen asianmukaisiin tietokonetekniikoihin ja tietokantoihin.
Totta, tässä syntyi oikeudellisia ja organisatorisia ristiriitoja tarpeesta hallita asiakirjoja koskevien tietojen käyttöoikeuksia, mikä teki länsimaisten oikeusjärjestelmien suoran käytön ongelmalliseksi (vaikka emme ottaisi huomioon niiden huikeita kustannuksia). Tämän seurauksena viime vuosisadan 1990-luvulla ilmestyi melko paljon venäläisiä, vaihtelevan monimutkaisia ​​​​järjestelmiä, jotka tarjosivat yllä kuvatut toiminnot - yksinkertaisimmista arkistokaapeista melko kehittyneisiin tuotteisiin, jotka ovat lähellä laatikollisia (Cinderella, Delo-96). jne.), sekä lukuisia lisäosia Lotus Notesissa.
Ne kaikki tarjosivat vaihtelevalla täydellisyydellä prosesseja asiakirjojen rekisteröintiin, päätösten kirjaamiseen, toteutuksen seurantaan, asiakirjojen etsimiseen erilaisten yksityiskohtien avulla, kaikenlaisten raporttien luomiseen jne. Edistyneimmät järjestelmät mahdollistivat myös kirjanpidon järjestämisen. paperiasiakirjojen siirto. Toimistoautomaatiojärjestelmät oli siis tarkoitettu tukemaan toimistohenkilöstön, ei virkamiesten, toimintaa ja varmistivat työskentelyn dokumentinhallintajärjestelmän, ei itse asiakirjojen kanssa. Huomaa, että tällaiset järjestelmät ovat edelleen ajankohtaisia. Samaan aikaan esikoulujen tietotekniikan on tarjottava:

• tuetaan paitsi esikoulupalveluhenkilöstön, myös virkamiesten työtä;
• kyky liittää asiakirjatiedostoja työryhmään;
• mahdollisuus laajentaa määritteiden koostumusta Kazakstanin tasavallassa erityistyyppisiä asiakirjoja varten;
• asiakirjojen kollektiivisen työskentelyn tukeminen ja niiden alustava tarkastelu hyväksymisen yhteydessä;
• kyky etsiä asiakirjatekstejä;
• kyky käyttää asiakirjamalleja, rakentaa tekstejä vakiintuneista lauseista, päästä käsiksi säädösasiakirjoihin (säädökset ja tekniset säädökset).

Seuraavat lähestymistavat asiakirjatiedostojen luomiseen ovat sovellettavissa:

• asiakirjat voidaan vastaanottaa tiedostoina suoraan esittäjiltä ja tekijöiltä;
• asiakirjat voidaan skannata sisäänkäynnillä ja sitten työskennellä niiden sähköisten kuvien kanssa;
• asiakirjoja voidaan hankkia asiaankuuluvista tietorahastoista (tietojärjestelmät, tietokannat, verkkosivustot, portaalit).

Ensimmäistä lähestymistapaa voidaan käyttää, kun organisaatioiden välillä on intensiivinen asiakirjavirta ja kun asianmukaiset sopimussuhteet on luotu. Tätä lähestymistapaa voidaan soveltaa asiakirjavirtaan pääorganisaation ja sen etärakenteiden tai alaisuudessa olevien organisaatioiden välillä. Tässä tapauksessa sovitun protokollan mukaisesti (yleensä sähköpostitse) lähetetään sekä asiakirjan RC (rekisteröinnin yksinkertaistamiseksi) että itse asiakirjatiedosto. Luotettavuuden vuoksi asiakirja ja sen RC on usein salattu ja (tai) allekirjoitettu sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella. Alkuperäinen paperi lähetetään tavallisella postilla.
Siten on muodostunut paperielektroniikaksi kutsuttava teknologialuokka, jossa lähes kaikki työ organisaatiossa tehdään dokumenttitiedostoilla jonkin automatisoidun järjestelmän puitteissa. Tässä tekniikassa paperiasiakirjat skannataan usein heti rekisteröinnin yhteydessä, ja sitten ne toimivat sähköisen version kanssa (kuvatiedoston muodossa - sitä ei yleensä tarvitse tunnistaa ennen tekstiä). Alkuperäinen itse asetetaan tiedostoon, eikä sitä enää käytetä.
Tällaisen tekniikan käyttöönotto mahdollistaa

• nopeuttaa asiakirjojen liikkumista koko organisaatiossa;
• varmistaa asiakirjojen oikea-aikainen tarkistus;
• varmistaa asiakirjojen täytäntöönpanon tehokas valvonta;
• lisätä sekä yksittäisten virkamiesten että koko organisaation tehokkuutta;
• alentaa paperiasiakirjojen kopioinnin, siirtämisen ja säilyttämisen kustannuksia;
• tarjota asiakirjojen toteuttajille mahdollisuus käyttää täydellisintä dokumentaatiopohjaa.

Mutta paperialkuperäiset ovat edelleen olemassa tässä tekniikassa - niitä painetaan, allekirjoitetaan, lähetetään edelleen, ne vievät tilaa ja kuluttavat resursseja.
Kun kaikkien työntekijöiden työpaikat automatisoidaan ja paperi-elektroninen tekniikka otetaan käyttöön, tarvitaan edelleen parantamista ja paperialkuperäisistä luopumista ainakin niissä asiakirjoissa, joiden elinkaari tapahtuu organisaatiossa (sisäiset asiakirjat). Mutta täälläkin syntyy useita teknologisia (digitaalisten allekirjoitusten saatavuus ja käyttö, niiden määrä, varmennekeskusten saatavuus ja käyttö, tietoturva ja tietosuoja) ja oikeudellisia kysymyksiä (sähköisten asiakirjojen oikeusvoima ja todisteet, niiden virallinen asema, toimittaminen sähköisten asiakirjojen lähettämisestä tarkastusviranomaisille ). Tämän huomioon ottaen sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän tulee tarjota:

• digitaalisella allekirjoituksella allekirjoitettujen asiakirjatiedostojen tallentaminen järjestelmään ja siirto;
• virkamiehillä on sähköinen allekirjoitus;
• sähköisten asiakirjojen valmistelu, mukaan lukien tarvittavat menettelyt "sähköiseen" hyväksymiseen ja allekirjoittamiseen;
• sähköisille asiakirjoille virallisten asiakirjojen aseman antaminen.