Luento 15. Raporttien tekeminen MS Accessilla

Raportit ovat muoto, jolla tiedot näytetään paperiasiakirjan muodossa. Verrattuna lomakkeisiin, jotka voidaan myös tulostaa, raporteissa on kaksi perustavanlaatuista eroa:

§ tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia suurten tietokokonaisuuksien välisumman ja loppusumman ryhmittelyyn ja laskemiseen;

§ Raporttien avulla voidaan tuottaa esteettisesti miellyttäviä materiaaleja, tarroja ja muita asiakirjoja.

Raportteja käytetään pääasiassa "ison kuvan" katsomiseen, joten ne perustuvat usein usean taulukon yhteenvetokyselyihin.

Raporttiikkuna ja sen työkalut

Kaikki raportin luomiseen käytetyt työkalut vastaavat vastaavia lomakkeiden luontityökaluja: Suunnittelija, Ohjattu raporttitoiminto, Automaattinen raportti: Sarake, Automaattinen raportti: Strip, Ohjattu kaavio, postitustarrat. Kaikista yllä olevista työkaluista vain ohjattu sähköpostin tunnisteen luontitoiminto on uusi. Tämän ohjatun toiminnon avulla voit valita kenttiä nimillä ja osoitteilla, muotoilla ne käytettäväksi postitusetiketteinä, sillä on tiukka erikoistuminen, joten sitä ei käsitellä tässä luentokurssissa.

Raportin rakenne suunnittelutilassa vastaa lähes täysin lomakkeen rakennetta ja on jaettu osiin, joilla on sama tarkoitus, mutta joitain omia ominaisuuksiaan:

§ "Ylätunniste" ja "Alatunniste" mahdollistavat yleisen tiedon näyttämisen raportin kaikilta sivuilta, koska ne tulostetaan kunkin sivun ylä- ja alaosaan, vastaavasti, esimerkiksi asiakirjan otsikko, sivunumerointi, päivämäärä ja kellonaika. jne. Voit näyttää nämä osat valikkokomennolla Näkymä - ylä- ja alatunniste.

§ "Raportin otsikko" ja "Raportin huomautus" tulostetaan vain kerran raportin alussa ja raportin lopussa. Otsikko sisältää yleensä kannesta löytyviä tietoja, kuten yrityksen logon tai raportin otsikon. Jos näihin osiin sijoitetaan Summatilastofunktiota käyttävä laskettu kontrolli, summa lasketaan koko raportille. Voit ottaa nämä osat käyttöön komennolla Näytä - Raportin otsikko/huomautus.

§ "Data-alue" Osio tulostetaan kerran jokaiselle tietuelähteen tietoriville. Siinä on säätimet, jotka muodostavat raportin pääsisällön.

§ Ryhmäotsikkoa ja ryhmähuomautusta käytetään ryhmittelyn toteuttamiseen raporteissa. Näytetään ennen ja jälkeen kunkin uuden tietueryhmän, vastaavasti. Käytetään ryhmän nimen tulostamiseen ja tilastofunktioiden laskemiseen. Jos raportti on esimerkiksi ryhmitelty tuotteiden mukaan, voit määrittää niiden nimet ryhmäotsikoissa. Jos sijoitat näihin osiin lasketun kontrollin, joka käyttää Summa-aggregaatiofunktiota, summa lasketaan nykyiselle ryhmälle.

Rastiviivaimen ja ruudukon avulla voit suunnitella tietojen asettelun sivulla. Voit muuttaa minkä tahansa osaston kokoa vetämällä sen reunaa.

Elementtipaneeli on lähes täysin samanlainen kuin lomakeelementtipaneeli, eikä se vaadi kommentteja. Työkalurivin näyttöä, kuten lomakkeita, ohjataan komennolla Näytä - Työkalulaatikko, tai painikkeella Elements-paneeli työkalupalkissa.

Taulukko- tai kyselykenttien sijoittamiseen raporttiin on kätevää käyttää "Kenttälista"-ikkunaa, joka voidaan ottaa käyttöön komennolla Näytä - Kenttäluettelo.

Ominaisuudet-ikkunassa voit määrittää itse raportin, sen osien ja säätimien ominaisuudet. Siinä esitetty ominaisuusjoukko riippuu kohteesta. Pääset komponentin ominaisuusikkunaan valitsemalla sen ja napsauttamalla painiketta Ominaisuudet työkaluriville tai suorita valikkokomento Näytä - Ominaisuudet. Ominaisuudet-ikkuna on kuvattu edellisellä luennolla.

Laskelmat raporteissa

Lähes minkä tahansa kohteen "Data"-ominaisuuden arvona, jonka avulla voit näyttää tietoja, voit asettaa minkä tahansa monimutkaisia ​​lausekkeita käyttämällä aritmeettisia operaattoreita. Lisäksi laskelmissa voit käyttää mitä tahansa sisäänrakennettuja toimintoja sekä toimintoja, jotka kehittäjä on määrittänyt moduulissa VBA . Tarvittaessa voit käyttää lausekkeiden rakentajaa. Osoittaakseen MS Pääsy, kun haluat käyttää lauseketta, lausekkeen syöttämisen on aloitettava yhtäläisyysmerkillä (=).

= [Stipendi]*0.5

Voit viitata vain tietyllä lomakkeella oleviin tietokenttiin tai avoimilla erillisillä lomakkeilla. Toisessa tapauksessa on tarpeen järjestää vaaditut tiedot sisältävien lomakkeiden pakotettu avaaminen esimerkiksi makrojen avulla.

Ryhmittely raporteissa

Raportit, toisin kuin lomakkeet, mahdollistavat ryhmittelyn. Jos haluat sisällyttää ryhmittelyn raporttiin, käytä "Lajittelu ja ryhmittely" -ikkunaa, joka voidaan avata valikkokomennolla Näytä-lajittelu ja ryhmittely(Kuva 15.1).

Kuva 15.1 - Lajittelu- ja ryhmittelyikkuna.

Lajittele ja ryhmittele -ikkunassa voit määrittää enintään 10 kenttää tai lauseketta, joita käytetään raportissa tietojen ryhmittelyyn. Luettelon ensimmäinen elementti määrittelee pääryhmän ja seuraavat alaryhmät ryhmien sisällä.

Kenttä/lauseke-sarakkeen ensimmäinen rivi laajentaa taustalla olevan taulukon tai kyselyn kenttien luetteloa. Jos aloitat kirjoittamisen (=)-merkillä, voit kirjoittaa tähän sarakkeeseen lausekkeen, joka sisältää linkin mihin tahansa taustalla olevan taulukon tai kyselyn kenttään.

Jokaiselle kenttään tai lausekkeelle voit määrittää ryhmittelyalueen, ts. Tiedot voidaan ryhmitellä yksittäisten arvojen lisäksi myös arvoalueittain. Alueen tyyppi ja koko riippuvat kentän tai lausekkeen tietotyypistä.

Kun ryhmittelet tekstikentän mukaan, voit aloittaa uuden ryhmän, kun kentän arvot vaihtuvat ensimmäisten tai useampien alkumerkkien välillä. Jos esimerkiksi luodaan yksi ryhmä jokaiselle aakkosten kirjaimelle, on määriteltävä uuden ryhmän luominen, kun kentän arvon ensimmäistä kirjainta muutetaan - näin saadaan tietueryhmä, jossa kentän arvot alkaa kirjaimilla A, B, C jne.

Jos haluat määrittää ryhmittelyn ensimmäisten merkkien mukaan, aseta "Grouping"-ominaisuuden arvo - Ensimmäisten merkkien mukaan, ja Interval-ominaisuuden arvo määrittää aloitusmerkkien määrän, joiden perusteella ryhmät on muodostettava.

Numeroille voit määrittää Ryhmittely-ominaisuuden arvoksi Intervalli. Tässä tapauksessa Interval-ominaisuus määrittää ryhmittelyalueet. Jos "Interval"-ominaisuuden arvoksi on asetettu 10, ryhmiä muodostetaan 10:n välein, esimerkiksi: -20 - -11, -10 - -1, 0 - 9, 10 - 19, alkaen 20-29 jne.

Päivämäärä/aika-kentille voit määrittää Ryhmittely-ominaisuuden arvot: Vuoden, vuosineljänneksen, kuukauden, viikon, päivän, tunnin, minuutin mukaan. Sitten "Interval"-ominaisuus ilmoittaa vuosien, vuosineljännesten, kuukausien jne. välissä.

Laske välisummat ja kumulatiiviset summat

Toinen tehtävä, joka yleensä on ratkaistava raportteja laadittaessa, on tietoryhmien kokonaissumman saaminen. Ryhmien välisummien saamiseksi voit sijoittaa näihin osiin lisää ilmaisia ​​ohjausobjekteja, jotka käyttävät lauseketta, joka on rakennettu käyttämällä kokonaisfunktioita: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev ja Var.

Yhteenvetofunktiota käyttävä ryhmäosan lauseke ei saa viitata tietoalueelle sijoitettuun ohjausobjektiin, ts. Et voi luoda laskettua kenttää tietoalueelle ja viitata siihen lausekkeessa, joka käyttää yhteenvetofunktiota. Mutta on mahdollista toistaa laskettu lauseke tuloksena olevassa kentässä. Jos esimerkiksi laskettu kenttä tietoalueella on nimeltään Hinta sisältää lausekkeen [Yksikköhinta]*[Määrä], niin ryhmämuistiinpanot-osiossa on käytettävä lauseketta Sum ([Yksikköhinta]*[Määrä]), eikä Summa ([hinta]).

Raportin huomautusosion avulla voit saada kaikkien tietueiden kokonaissummat minkä tahansa kentän tai lausekkeen osalta. Raporttihuomautuksessa, kuten ryhmähuomautuksessa, kaikki yhteenvetotoiminnot ovat sallittuja.

Sen lisäksi, että lasket summia ryhmäosioissa, voit luoda kumulatiivisia summia tietoalueelle. Minkä tahansa tietoalueelle sijoitetun numeerisen kentän Kumulatiivinen summa -ominaisuuden avulla voit laskea kokonaissummat, jotka nollataan kunkin ryhmän alussa tai kerätään koko raporttiin. Kun kenttä sijoitetaan tietoalueelle, sille asetetaan "Data"-ominaisuus - sen kentän arvo, jonka summa lasketaan, ja "Kumulatiivinen määrä" -ominaisuuden arvo. Ryhmälle.

Turvakysymykset

1. Mikä on raporttien päätarkoitus?

2. Mitä menetelmiä raporttien luomiseen tiedät?

3. Mitä yhtäläisyyksiä ja eroja lomakkeiden ja raporttien pääosien välillä on?

4. Miten lasketut kentät luodaan?

5. Miten ryhmittely tapahtuu raporteissa?

6. Miten loppusummat lasketaan?

7. Kuinka laskea kumulatiiviset summat?

8. Nimeä raporttien luomismekanismi.

Tehtävät itsenäiseen työhön

Tehtävä 1 . "Kirjastonlukijat"-raportin luominen ohjatun toiminnon avulla seuraavan kuvauksen mukaisesti:

1. Siirry Tietokannat-ikkunassa Raportit-luokkaan.

2. Avaa Ohjattu raportti -ikkuna "Luo raportti ohjatun toiminnon avulla" -komennolla. "Luo raportit" -valintaikkuna avautuu (Kuva 15.2).

3. Valitse avattavasta Taulukot ja kyselyt -luettelosta Lukijat-taulukko.

4. Siirrä kaikki taulukon kentät "Käytettävissä olevat kentät" -luettelosta "Valitut kentät" -luetteloon. Napsauta painiketta Seuraavaksi.

5. Tässä vaiheessa sinua pyydetään valitsemaan ryhmittelytaso, mutta ryhmittelyä ei ole suunniteltu, joten painamme vain painiketta Seuraavaksi.

6. Aseta lajittelujärjestys "Nimi"-kentän mukaan ja napsauta sitten painiketta Seuraavaksi.

7. Valitse raportin tyyppi - taulukkomainen jatkaaksesi paina painiketta Seuraavaksi.

8. Valitse raportin tekstityyli – puristettu. Painamme nappia Seuraavaksi.

9. Määritä raportin nimi Kirjaston lukijat ja paina painiketta Valmis. Raportin luonnin tulos näkyy kuvassa 15.3

Kuva 15.2 – "Luo raportit" -valintaikkuna

Kuva 15.3 – Fragmentti "Kirjastonlukijat"-raportista

Tehtävä 2. Muokkaa Kirjaston lukijat -raporttia suunnittelunäkymässä.

Tehtävä 3 . Luo oma raporttisi IS “Kirjasto”-tietokantaan, jonka avulla voit näyttää kirjastokortteja, jotka näyttävät lähellä todellisia.

Tehtävä 4. Luo raportti, joka sisältää tiedot kunkin lukijan kirjojen määrästä.

Accessin avulla voit luoda monia erilaisia ​​raportteja mistä tahansa monimutkaisuudesta. Ennen kuin aloitat, sinun on valittava lähde, josta raporttitietueet haetaan. Raportti voi olla joko yksinkertainen luettelo tai yksityiskohtainen yhteenveto myyntitiedoista alueittain ryhmiteltynä. Joka tapauksessa sinun on kuitenkin ensin määritettävä, mitkä kentät sisältävät tiedot, jotka tulee sisällyttää raporttiin, ja mitkä taulukot tai kyselyt sisältävät nämä kentät.

Tietuelähteen valinnan jälkeen helpoin tapa on käyttää ohjattua raporttitoimintoa. Ohjattu raporttitoiminto on Access-komponentti, joka luo raportteja sinulta saatujen vastausten perusteella.

Tässä artikkelissa

Tallennuslähteen valinta

Raportti koostuu taulukoista tai kyselyistä saaduista tiedoista ja raportin asetteluun tallennetuista tiedoista, kuten kuvateksteistä, otsikoista ja kuvista. Tiedot sisältävät taulukot tai kyselyt kutsutaan myös raportin tietuelähteeksi. Jos kaikki vaaditut kentät ovat yhdessä taulukossa, määritä se tietuelähteeksi. Jos kentät ovat useissa taulukoissa, sinun on käytettävä yhtä tai useampaa kyselyä tietueiden lähteenä. Joskus nämä kyselyt ovat jo olemassa tietokannassa, mutta saatat joutua luomaan uusia kyselyitä erityisesti tätä raporttia varten.

Luo raportti raporttityökalulla

Raporttityökalu on nopein tapa luoda raportti, koska se luo raportin heti ilman, että sinulta kysytään lisätietoja. Raportti näyttää kaikki taustalla olevan taulukon tai kyselyn tietueet. Vaikka tuloksena oleva raportti on todennäköisesti kaukana täydellisestä, se tarjoaa nopean yleiskatsauksen taustalla olevista tiedoista. Raportti voidaan sitten tallentaa ja muokata asettelu- tai suunnittelunäkymässä tarpeidesi mukaan.

Luo raportti ohjatun raporttitoiminnon avulla

Ohjatussa raporttitoiminnossa voit hienosäätää kenttiä, jotka haluat sisällyttää raporttiin. Samalla voit määrittää tietojen ryhmittely- ja lajittelumenetelmän sekä lisätä raporttiin kenttiä useista taulukoista tai kyselyistä, jos niiden väliset suhteet ovat ennalta määritettyjä.

Huomautus: Jos sinun on lisättävä raporttiin kenttiä useista taulukoista tai kyselyistä, älä napsauta ohjatun raporttitoiminnon painiketta Seuraavaksi tai Valmis kun olet valinnut kentät ensimmäisestä taulukosta tai kyselystä. Toista valintaprosessi toiselle taulukolle tai kyselylle ja napsauta valitaksesi muut kentät, jotka haluat lisätä raporttiin. Napsauta sitten jatkaaksesi Seuraavaksi tai Valmis.

Luo tarroja Sticker Maker -sovelluksella

Tarravelho auttaa luomaan tarroja useimmissa vakiokokoisissa.

Kaksoisnapsauta navigointiruudussa tarrojen tietuelähdettä - taulukkoa tai kyselyä.

Välilehdellä Luominen ryhmässä Raportit valitse Tarrat.

Noudata ohjatun tarratoiminnon sivuilla olevia ohjeita. Napsauta viimeisellä sivulla painiketta Valmis.

Tarrat näkyvät esikatselutilassa, jolloin saat käsityksen siitä, miltä ne näyttävät tulostettuina. Voit käyttää Accessin tilapalkin liukusäädintä lähentääksesi nähdäksesi tiedot. Lisätietoja raportin tarkastelusta ja tulostamisesta on kohdassa .

Huomautus: Esikatselu on ainoa tila, jossa useat sarakkeet ovat näkyvissä. Muut näkymät näyttävät tiedot yhdessä sarakkeessa.

Luo raportti Tyhjä raportti -työkalulla

Jos raporttityökalu tai ohjattu raporttitoiminto eivät toimi sinulle, voit luoda raportin tyhjästä käyttämällä Tyhjä raportti -työkalua. Tämä on erittäin nopea tapa, varsinkin jos sinun tarvitsee lisätä vain muutama kentti raporttiin. Voit käyttää Tyhjä raportti -työkalua seuraavasti:

Raporttiosiot

Access-raportti koostuu useista osista. Osioita voi tarkastella suunnittelunäkymässä. Jotta voit luoda hyödyllisiä raportteja, sinun on ymmärrettävä, mihin kutakin osiota käytetään. Esimerkiksi osio, johon laskettu ohjausobjekti sijoitetaan, vaikuttaa siihen, miten Access laskee tulokset. Seuraavassa luettelossa kuvataan raporttiosat ja niiden käyttötarkoitukset:

Raportin otsikko. Tulostettu vain kerran raportin alussa. Otsikko sisältää yleensä kannesta löytyviä tietoja, kuten yrityksen logon, raportin otsikon tai päivämäärän. Jos lisäät raportin otsikkoon lasketun ohjausobjektin, joka käyttää koostefunktiota Summa, summa lasketaan koko raportille. Raportin otsikko tulostetaan ennen otsikkoa.

Otsikko. Tulostettu jokaisen sivun yläreunaan. Otsikkoa käytetään tapauksissa, joissa on tarpeen esimerkiksi raportin otsikko toistua joka sivulla.

Ryhmän otsikko. Tulostetaan jokaisen uuden tietueryhmän alkuun. Ryhmän otsikkoa käytetään ryhmän nimen tulostamiseen. Esimerkiksi tuotteiden mukaan ryhmitellyssä raportissa ryhmän otsikkoa voidaan käyttää tuotteen nimen tulostamiseen. Jos ryhmän otsikossa on laskettu ohjausobjekti, jossa on koostefunktio Summa, summa lasketaan nykyiselle ryhmälle.

Data-alue. Tämä osa tulostetaan kerran jokaiselle tietuelähteen tietoriville. Siinä on säätimet, jotka muodostavat raportin pääsisällön.

Ryhmän muistiinpano. Painettu jokaisen merkintäryhmän loppuun. Voit tulostaa siitä yhteenvetotiedot ryhmähuomautuksen avulla.

Alatunniste. Näkyy jokaisen sivun lopussa. Käytetään sivujen numeroimiseen ja sivuun liittyvien tietojen tulostamiseen.

Ilmoita huomautus. Painettu kerran raportin lopussa. Voit käyttää raporttihuomautusta tulostaaksesi kokonaissummat ja muut yhteenvetotiedot koko raportista.

Huomautus: Designerissa raporttihuomautus näkyy alatunnisteen alla. Tämä osa kuitenkin sijoitetaan tulostettuna tai esikatseltaessa yli alatunniste, välittömästi viimeisen ryhmähuomautuksen tai viimeisen sivun viimeisen tietorivin jälkeen.

Tietoja ohjaimista

Ohjaimet ovat objekteja, joita käytetään näyttämään tietoja tai suorittamaan muita toimintoja sekä näyttämään ja käsittelemään käyttöliittymää parantavia elementtejä (kuten tekstiruutuja ja kuvia). Access tukee kolmen tyyppisiä ohjausobjekteja: sidottu, vapaa ja laskettu.

Aiheeseen liittyvä ohjaus on ohjausobjekti, jonka tietolähde on kenttä taulukossa tai kyselyssä. Tällaisia ​​ohjaimia käytetään tietokantakentistä saatujen arvojen näyttämiseen. Arvot voivat olla tekstiä, päivämääriä, numeroita, loogisia arvoja, kuvia tai grafiikkaa. Yleisin sidottu ohjaustyyppi on tekstiruutu. Esimerkiksi lomakkeen tekstikenttä, jossa näkyy työntekijän sukunimi, saattaa saada nämä tiedot Työntekijät-taulukon Sukunimi-kentästä.

Vapaa ohjaus on ohjausobjekti, jolla ei ole tietolähdettä (kuten kenttää tai lauseke). Ilmaisia ​​säätimiä käytetään tietojen, viivojen, suorakulmioiden ja kuvien näyttämiseen. Esimerkiksi tunniste, jossa on raportin nimi, on ilmainen ohjausobjekti.

Laskettu ohjaus on ohjausobjekti, jonka tietolähde on lauseke kentän sijaan. Voit määrittää arvon, jota haluat käyttää ohjauksessa määrittämällä ilmaisua sen tietolähteenä. Lauseke voi olla operaattoreiden yhdistelmä (esim = Ja + ), säätimien ja kenttien nimet, yhden arvon palauttavat funktiot ja vakiot. Esimerkiksi seuraava lauseke laskee 25 prosentin alennustuotteen hinnan kertomalla Yksikköhinta-kentän arvon vakioarvolla (0,75):

= [Yksikköhinta] * 0,75

Lausekkeet voivat käyttää pohjana olevan taulukon tai lomakekyselyn kentän tietoja sekä raportin toisen ohjausobjektin tietoja.

Raporttia luotaessa saattaa olla tehokkaampaa lisätä ja sijoittaa kaikki siihen liittyvät ohjausobjektit ensin, varsinkin jos ne muodostavat suurimman osan raportin ohjausobjekteista. Tämän jälkeen voit lisätä ilmaisia ​​ja laskettuja kontrolleja ryhmän työkaluilla Säätimet välilehdellä Rakentaja.

Ohjausobjekti liittyy kenttään määrittelemällä kentän, josta se vastaanottaa tietoja. Voit luoda valittuun kenttään liittyvän ohjausobjektin vetämällä kentän kenttien luettelo raporttiin. IN kenttien luettelo taulukon tai kyselyn kentät, jolle raportti luotiin, näytetään. Alueen näyttäminen Luettelo kentistä, välilehdellä Rakentaja ryhmässä Säätimet napsauta painiketta Lisää kenttiä.

Lisäksi voit sitoa kentän ohjausobjektiin kirjoittamalla sen nimen itse ohjausobjektiin tai arvokenttään ControlSource sen ominaisuussivulla. Ominaisuussivulla määritellään ohjausobjektin ominaisuudet, kuten sen nimi, tietolähde ja muoto.

Sidottuun ohjausobjektiin on liitetty kuvateksti, ja sen otsikko on oletuksena kentän nimi (tai kenttään taustalla olevassa taulukossa tai kyselyssä määritetty otsikko), joten sinun ei tarvitse kirjoittaa otsikkoa itse.

Sidottu ohjausobjekti perii monet perustaulukon tai -kyselyn kenttäasetukset (esimerkiksi ominaisuudet Muoto, Desimaalit Ja InputMask). Tämä varmistaa, että kentän ominaisuusarvot eivät muutu, kun siihen liittyvä ohjausobjekti luodaan.

Jos olet jo luonut ilmaisen ohjausobjektin, jonka haluat liittää kenttään, aseta kentän nimi ominaisuuden arvoksi ControlSource tämä ohjaus. Lisätietoja kiinteistöstä ControlSource etsi ohjejärjestelmästä "ControlSource".

Raportin muokkaaminen asettelutilassa

Luotua raporttia voidaan helposti muokata asettelutilassa. Varsinaisten raporttitietojen perusteella voit säätää sarakkeiden leveyttä, muuttaa niiden järjestystä, lisätä ryhmittelytasoja ja summia. Voit lisätä raporttiin uusia kenttiä sekä muuttaa raportin ja sen säätimien ominaisuuksia.

Siirry asettelutilaan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella raportin nimeä navigointiruudussa ja valitsemalla Asettelutila .

Access näyttää raportin asettelunäkymässä.

Luettelo kentistä Luettelo kentistä

Luettelo kentistä.

Raportin muokkaaminen suunnittelutilassa

Voit myös mukauttaa raporttirakennetta suunnittelijan avulla. Voit lisätä raporttiin uusia säätimiä ja kenttiä asettamalla ne lomakkeeseen. Ominaisuudet-sivulla voit määrittää suuren määrän ominaisuuksia raporttisi mukauttamiseksi.

Voit vaihtaa suunnittelijaan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella raportin nimeä siirtymisruudussa ja valitsemalla Rakentaja .

Access näyttää raportin suunnittelijassa.

Ominaisuudet-sivulla voit muuttaa raportin, säätimien ja osien ominaisuuksia. Avaa ominaisuussivu painamalla F4.

Voit käyttää aluetta Luettelo kentistä lisätäksesi kenttiä perustaulukosta tai kyselystä raporttirakenteeseen. Alueen näyttäminen Luettelo kentistä, tee jokin seuraavista:

Voit sitten lisätä kenttiä raporttiin vetämällä ne alueelta Luettelo kentistä.

Kentän lisääminen Kenttäluettelo-alueelta

Lisää yksi kenttä vetämällä se alueelta Luettelo kentistä raportin vaadittuun kohtaan.

Jos haluat lisätä useita kenttiä kerralla, CTRL-napsauta niitä. Vedä sitten valitut kentät raporttiin.

Kun vedät kenttiä, Access luo kullekin kenttään liittyvän tekstilaatikon ja asettaa sen viereen automaattisesti tunnisteen.

Ohjainten lisääminen raporttiin

Jotkut säätimet luodaan automaattisesti. Esimerkiksi kun lisäät kentän alueelta raporttiin Luettelo kentistä siihen liittyvä ohjausobjekti luodaan. Monia muita ohjaimia voidaan luoda suunnittelijassa ryhmän työkaluilla Säätimet välilehdellä Rakentaja.

Työkalun nimen määrittäminen

Vie hiiri työkalun päälle.

Access näyttää työkalun nimen.

Luo ohjausobjekti Ohjaimet-ryhmän työkalujen avulla

Tämä menettely luo vapaan ohjauksen. Jos ohjaustyyppi on tarkoitettu näyttämään tietoja (esimerkiksi tekstikenttä tai valintaruutu), sinun on määritettävä sen ominaisuudessa ControlSource kentän nimi tai lauseke. Katso lisätietoja kohdasta .

Ominaisuudet-sivun näyttäminen

Voit näyttää Ominaisuudet-ikkunan suunnittelunäkymässä tekemällä jommankumman seuraavista:

Välilehdellä Rakentaja ryhmässä Palvelu napsauta painiketta Ominaisuudet-ikkuna. Huomaa: jos käytät Access 2007:ää, komento Ominaisuudet-ikkuna on ryhmässä Näytä tai piilota välilehdellä Rakentaja.

Paina F4.

Asiakirjan tallentaminen

Tallentamalla raportin asettelun voit suorittaa raportin tarpeen mukaan jatkossa. Asettelu pysyy ennallaan, mutta itse raportti sisältää nykyiset tiedot joka kerta, kun tulostat tai katselet sitä. Tarvittaessa voit muuttaa raportin asettelua tai luoda vastaavan raportin sen pohjalta.

Raportin asettelun tallentaminen

Raportin asettelun tallentaminen uudella nimellä

Jos käytät Access 2013:a tai uudempaa, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä > Tallenna objekti nimellä.

Jos käytät Access 2010:tä, valitse Tiedosto > Tallenna objekti nimellä.

Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painike ja valitse Tallenna nimellä > Tallenna objekti nimellä.

Valintaikkunassa Tallennetaan kirjoita nimi kenttään Tallennetaan raporttiobjektia kohteeseen ja napsauta sitten painiketta OK.

Katso, tulosta raportti ja lähetä se sähköpostitse

Tallenna raportin asettelu käyttääksesi sitä uudelleen. Raportin asettelu säilyy ennallaan, mutta tulostettaessa käytetään nykyisiä tietoja. Jos raporttivaatimukset muuttuvat, voit muuttaa raportin asettelua tai luoda vastaavan raportin sen perusteella.

Katso raportti

Voit tarkastella raporttia eri tavoin. Menetelmän valinta riippuu siitä, mitä toimia raportin ja siihen sisältyvien tietojen kanssa on tarkoitus tehdä.

Jos haluat vaihtaa tilapäisesti tiedot avaa raportti raportissa ennen sen tulostamista tai kopioimista leikepöydälle.

Jos haluat muuttaa layout raportti, tarkastelemalla sen tietoja, käytä asettelutilaa.

Jos haluat vain esikatsella raporttia ennen tulostamista, avaa se esikatselutilassa.

Huomautus: Jos raportissa on useita sarakkeita, ne näkyvät vain esikatselutilassa. Raporttitilassa ja asettelutilassa raportti näyttää yhden sarakkeen.

Näytä raporttitilassa

Raporttitila on oletusnäkymä, kun avaat raportin kaksoisnapsauttamalla navigointiruudussa. Jos raportti ei ole vielä auki, kaksoisnapsauta sen nimeä navigointiruudussa, jolloin raportti avautuu raporttinäkymään.

Jos raportti on jo auki, napsauta hiiren kakkospainikkeella raportin nimeä siirtymisruudussa ja valitse Raportin esittely.

Työskentely tietojen kanssa raporttitilassa

Raporttitilassa voit valita raportin tekstin ja kopioida sen leikepöydälle. Voit valita kokonaisia ​​rivejä napsauttamalla niiden vieressä olevaa ruutua ja vetämällä osoitinta alas vapauttamatta hiiren painiketta. Valitut rivit voidaan kopioida leikepöydälle seuraavasti:

Näytä vain tarvitsemasi rivit suodattimilla

Raporttitilassa voit käyttää tietoihin suodattimia. Jos raportissasi on esimerkiksi Maa/alue-sarake ja haluat näyttää vain rivit, jotka sisältävät nimen Kanada, toimi seuraavasti:

Etsi raportista sana "Kanada" ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

Valitse joukkue on yhtä kuin "Kanada".

Access luo ja käyttää suodatinta.

Suodattimien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Voit vaihtaa näyttötilojen välillä suodattimilla ja ilman suodattimia -painikkeella Vaihda suodatin ryhmässä Lajittelu ja suodatus välilehdellä Kotiin. Tässä tapauksessa suodatinta ei poisteta - vain se kytketään päälle ja pois.

Suodattimen poistaminen

Napsauta hiiren kakkospainikkeella kenttää, josta haluat poistaa suodattimen.

Napsauta Poista suodatin kentästä: kentän_nimi. (Sijasta kentän_nimi kentän todellinen nimi annetaan.)

Jos suodatin poistetaan, sitä ei voi ottaa käyttöön komennolla Vaihda suodatin. Sinun on luotava suodatin uudelleen.

Huomautus: Jos käytät raporttiin suodatinta ja sitten tallennat ja suljet raportin, myös suodatin tallennetaan. Kun avaat raportin seuraavan kerran, Access ei kuitenkaan käytä suodatinta. Ota tämä suodatin uudelleen käyttöön ryhmässä Lajittelu ja suodatus välilehdellä Kotiin napsauta painiketta Vaihda suodatin.

Raportin esikatselu

Napsauta hiiren kakkospainikkeella raportin nimeä navigointiruudussa ja valitse komento pikavalikosta Esikatselu.

Voit tarkastella raporttisivuja peräkkäin tai siirtyä halutulle sivulle navigointipainikkeilla.

1. Napsauta avataksesi ensimmäisen sivun.

2. Napsauta nähdäksesi edellinen sivu.

3. Napsauta avataksesi seuraavan sivun.

4. Napsauta avataksesi viimeisen sivun.

5. Kirjoita sivunumero tähän kenttään ja paina ENTER siirtyäksesi määritetylle sivulle.

Esikatselutilassa voit lähentää nähdäksesi tiedot tai loitontaa tarkistaaksesi, kuinka tiedot mahtuvat sivulle. Napsauta raporttia kerran. Voit palata alkuperäiseen mittakaavaan napsauttamalla uudelleen. Voit myös muuttaa zoomaustasoa Accessin tilapalkin zoomaussäätimellä.

Sulje esikatselu seuraavasti:

Neuvoja: Kun olet esikatsellut raportin, voit viedä tulokset Microsoft Wordiin, Microsoft Exceliin ja joihinkin muihin Office-ohjelmiin. Välilehdellä Ulkoiset tiedot ryhmässä Viedä Napsauta haluamasi muodon painiketta ja seuraa ohjeita.

Tulosta raportti

Raportti voidaan tulostaa mistä tahansa tilasta, vaikka se ei olisi auki. Ennen kuin tulostat, tarkista sivun asetukset (kuten marginaalit ja suunta) huolellisesti. Access tallentaa sivuasetukset raportin mukana, joten sinun tarvitsee määrittää ne vain kerran. Näitä parametreja voidaan tarvittaessa muuttaa tulevaisuudessa.

Sivun asetusten muuttaminen

Raportin lähettäminen tulostimelle

Avaa raportti missä tahansa näkymässä tai valitse se navigointiruudusta.

Välilehdellä Tiedosto valitse kohde Tiiviste ja paina painiketta Tiiviste. Huomaa: jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painike ja valitse Tiiviste > Tiiviste.

Valintaikkuna avautuu Tiiviste.

Aseta haluamasi asetukset, kuten tulostin, tulostusalue ja kopioiden määrä.

Napsauta painiketta OK.

Raportin lähettäminen sähköpostitse

Raportin tulostamisen sijaan voit lähettää sen käyttäjille sähköpostitse.

Valitse raportti napsauttamalla navigointiruudussa sitä. Välilehdellä Ulkoiset tiedot ryhmässä Viedä napsauta . Huomaa: Jos käytät Access 2007:ää, napsauta raporttia navigointiruudussa sen valitsemiseksi, napsauta Microsoft Office -painike ja valitse sitten Lähetä sähköpostilla.

Valintaikkunassa Objektin lähettäminen valitse luettelosta Tulostusmuodon valinta haluttu tiedostomuoto.

Noudata jäljellä olevien valintaikkunoiden ohjeita.

Täytä sähköpostisovelluksessa viestin pakolliset kentät ja lähetä se.

Raporttien avulla voit tarkastella, muotoilla ja ryhmitellä Microsoft Access -tietokannan tietoja. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen raportin luettelon muodossa kaikkien yhteyshenkilöiden puhelinnumeroista tai yhteenvetoraportin yrityksen myyntituloksista eri alueilla eri ajanjaksoilta.

Tämä artikkeli sisältää yleiskatsauksen Accessin raporteista, raportin luomisen perusteista ja lajittelu-, ryhmittely- ja yhteenvetoominaisuuksien käytöstä sekä raportin esikatselun ja tulostamisen.

Huomautus: Tämän artikkelin tiedot koskevat vain klassisia Access-tietokantoja. Access-verkkosovellukset eivät tue raportteja.

Tässä artikkelissa

Raporttien ymmärtäminen Accessissa

Mahdollisuus käyttää raporttia

Raportti on tietokantaobjekti, joka on kätevä tietojen esittämiseen johonkin seuraavista tarkoituksista:

näyttää tai levittää yhteenvetotietoja;

Tietojen tilannekuvien arkistointi;

Tietojen tarjoaminen yksittäisistä tietueista;

kirjoitusten luominen.

Raportin osat

On mahdollista luoda linkittämättömiä raportteja, jotka eivät näytä tietoja, mutta tässä artikkelissa tarkastellaan raporttia, joka on linkitetty tietolähteeseen (taulukkoon tai kyselyyn). Raportin asettelu on jaettu osiin, joita voi tarkastella suunnittelunäkymässä. Kunkin osion toiminnan ymmärtäminen auttaa sinua luomaan parempia raportteja. Esimerkiksi lasketun kontrollin isännöivän osion valinta määrittää, kuinka tulos lasketaan. Seuraavat ovat osioiden tyypit ja niiden tarkoitus:

	Osion näyttäminen tulostettaessa	Osion käyttäminen
Raportin otsikko.	Raportin alussa.	Otsikko sisältää yleensä kannesta löytyviä tietoja, kuten yrityksen logon, raportin otsikon tai päivämäärän. Jos sijoitat raportin otsikkoon lasketun ohjausobjektin, joka käyttää Sum aggregation -funktiota, summa lasketaan koko raportille. Raportin otsikko tulostetaan ennen otsikkoa.
Otsikko.	Jokaisen sivun yläreunassa.	Otsikkoa käytetään, kun haluat raportin otsikon toistuvan joka sivulla.
Ryhmän otsikko.	Jokaisen uuden levyryhmän alussa.	Käytetään ryhmän nimen tulostamiseen. Jos raportti on esimerkiksi ryhmitelty tuotteiden mukaan, voit määrittää niiden nimet ryhmäotsikoissa. Jos sijoitat ryhmän otsikkoon lasketun kontrollin, joka käyttää Sum aggregation -funktiota, summa lasketaan nykyiselle ryhmälle. Ryhmäotsikossa voi olla useita osioita lisätyistä ryhmittelytasoista riippuen. Lisätietoja ryhmän ylä- ja alatunnisteiden luomisesta on kohdassa Lisää ryhmittely, lajittelu tai kokonaistiedot.
Data-alue.	Näytetään kerran jokaiselle tietuelähteen riville.	Siinä on säätimet, jotka muodostavat raportin pääsisällön.
Ryhmän muistiinpano.	Jokaisen merkintäryhmän lopussa.	Ryhmähuomautusta voidaan käyttää ryhmän yhteenvetotietojen tulostamiseen. Ryhmän alatunnisteessa voi olla useita osioita riippuen lisäämistäsi ryhmittelytasoista.
Alatunniste.	Jokaisen sivun alareunassa.	Käytetään sivunumerointiin ja sivukohtaisten tietojen tulostamiseen.
Ilmoita huomautus.	Raportin lopussa. Huomautus: Suunnittelunäkymässä raporttihuomautus näkyy alatunnisteen alla. Kuitenkin kaikissa muissa tiloissa (kuten asettelutilassa, tulostustilassa tai esikatselutilassa) tämä osa sijoitetaan yli alatunniste, välittömästi viimeisen ryhmän tai tietoalueen rivin viimeisen huomautuksen jälkeen viimeisellä sivulla.	Voit käyttää raporttihuomautusta tulostaaksesi kokonaissummat ja muut yhteenvetotiedot koko raportista.

Mielenkiintoisen raportin luominen on paljon helpompaa, jos tietokannan taulukoilla on hyvin suunnitellut rakenteet ja suhteet. Lisätietoja tietokannan suunnittelusta ja suunnittelusta on kohdassa Tietokannan suunnittelun ymmärtäminen.

Raportin luominen Accessissa

Voit luoda raportin Access-tietokannasta tietokoneellasi seuraavasti:

Vaihe 1: Valitse tallennuslähde

Raportin tietuelähde voi olla taulukko, nimetty kysely tai upotettu kysely. Tietuelähteen on sisällettävä kaikki tietorivit ja -sarakkeet, jotka haluat näyttää raportissa.

Vaihe 2: Valitse raporttityökalu

Raporttityökalut sijaitsevat välilehdellä Luoda ryhmässä Raportit. Seuraavassa taulukossa kuvataan nämä parametrit:

Työkalu	Kuvaus
	Voit luoda yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki kentät siirtymisruudussa valitusta tietuelähteestä.
Raportin suunnittelija	Avaa suunnittelutilassa tyhjän raportin, johon voit lisätä tarvittavat kentät ja säätimet.
Tyhjä raportti	Voit avata tyhjän raportin asettelunäkymässä ja näyttää Kenttäluettelo-tehtäväruudun, josta voit lisätä kenttiä raporttiin.
Ohjattu ilmoitustoiminto	Käynnistää vaiheittaisen ohjatun toiminnon, jonka avulla voit määrittää marginaalit, ryhmittely- ja lajittelutasot sekä asetteluasetukset.
Tarrat	Avaa ohjatun toiminnon, jossa voit valita tarroille vakio- tai mukautetun koon, näytettävät kentät ja niiden lajittelujärjestyksen.

Vaihe 3: Luo raportti

Valitse haluamasi työkalu napsauttamalla vastaavaa työkalupalkin painiketta. Kun ohjattu toiminto tulee näkyviin, noudata kaikkia sen komentoja ja napsauta painiketta viimeisellä sivulla Valmis.
Access näyttää raportin asettelunäkymässä.


Muotoile raportti halutun ulkonäön saavuttamiseksi.

• Muuta kenttien ja tarrojen kokoa valitsemalla ne ja vetämällä reunoja.

  Järjestä kentät haluamaasi järjestykseen valitsemalla ne (ja niitä vastaavat tarrat, jos sellaisia ​​on) ja vetämällä ne haluamaasi paikkaan.

  Voit myös napsauttaa kenttiä hiiren kakkospainikkeella, yhdistää tai jakaa soluja kontekstivalikon komentojen avulla, poistaa tai korostaa kenttiä ja suorittaa muita muotoilutehtäviä.

  Voit myös tehdä raportistasi houkuttelevamman ja käyttäjäystävällisemmän käyttämällä alla olevissa osioissa kuvattuja ominaisuuksia.

Lisää ryhmittely, lajittelu ja summat

Jos haluat lisätä raporttiin nopeasti ryhmittelyn, lajittelun tai summauksen, napsauta hiiren kakkospainikkeella kenttää, johon haluat käyttää funktiota, ja valitse haluamasi komento pikavalikosta.

Lisäksi, kun raportti on auki asettelu- tai rakennenäkymässä, voit lisätä näitä ominaisuuksia Ryhmittele, Lajittele ja Yhteensä -ruudusta.

Jos Ryhmä-, Lajittelu- ja Summa-alue ei ole avoinna, Rakentaja ryhmässä Ryhmittely ja summat valitse joukkue Ryhmittely.

Napsauta painiketta Lisää ryhmittely tai Lisää lajittelu ja valitse kenttä, jonka mukaan haluat ryhmitellä tai lajitella tiedot.

Jos haluat määrittää lisäasetuksia tai lisätä summat, valitse ryhmittely- tai lajitteluriviltä Lisää.

Lisätietoja ryhmittelystä, lajittelusta ja summista on kohdassa Ryhmittely- tai yhteenvetoraportin luominen.

Korosta tiedot ehdollisen muotoilun avulla

Access tarjoaa työkaluja tietojen korostamiseen raporteissa. Ehdolliset muotoilusäännöt voidaan lisätä jokaiselle ohjausobjektille tai ohjausobjektiryhmälle, ja asiakasraportit voivat käyttää histogrammeja tietojen vertailuun.

Lisää ehdollinen muotoilu säätimiin

Napsauta hiiren kakkospainikkeella raporttia navigointiruudussa ja valitse Asettelutila.

Valitse haluamasi säätimet ja sitten välilehti Muoto ryhmässä Ohjaimen muotoilu valitse joukkue Ehdollinen muotoilu.

Neuvoja: Voit valita useita säätimiä CTRL-napsauttamalla niitä.

Valintaikkunassa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta valitse joukkue Luo sääntö.

Valintaikkunassa Uusi muotoilusääntö valitse arvo kentästä Valitse säännön tyyppi.


• Jos haluat luoda säännön, joka tarkistetaan erikseen jokaiselle tietueelle, valitse vaihtoehto Tarkista nykyisen merkinnän arvot tai käytä lauseketta.

  Jos haluat luoda säännön tietueiden vertaamiseksi toisiinsa histogrammien avulla, valitse vaihtoehto Vertaa muihin merkintöihin.

Kentällä Säännön kuvauksen muuttaminen määritä käytettävä muotoilusääntö ja muotoilutyyppi ja napsauta sitten OK.

Jos sinun on luotava toinen sääntö tälle ohjausobjektille tai ohjausobjektien ryhmälle, toista toimenpide vaiheesta 4 alkaen.

Värien ja fonttien mukauttaminen

Voit mukauttaa värejä ja fontteja kokeilemalla vaihtoehtoa Sovelluksen teema.

Avaa raportti asettelunäkymässä. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella raporttia navigointiruudussa ja valitsemalla tilalayout.

Kohdassa Työskentely raporttiasettelujen kanssa välilehdellä Rakentaja valitse vaihtoehto Aiheet ja esikatsele tehosteita viemällä hiiri gallerian eri teemojen päälle. Valitse aihe napsauttamalla sitä ja tallenna raportti.

Kokoelmien käyttäminen värit Ja Fontit Voit asettaa värejä ja fontteja toisistaan ​​riippumatta.

Lisää logo tai taustakuva

Voit myös lisätä raporttiisi logon tai taustakuvan. Kun päivität kuvan, se päivitetään automaattisesti missä tahansa tietokannassa.

Lisää tai poista kuva

Layout.

Napsauta raportissa kohtaa, johon haluat lisätä kuvan, ja välilehteä Rakentaja ryhmässä Ylä- ja alatunnisteet valitse kohde Logo.

Siirry kuvaan ja napsauta painiketta Avata. Access lisää kuvan raporttiin.

Voit poistaa kuvan napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Poista.

Taustakuvan lisääminen

Napsauta navigointiruudussa raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Layout.

Välilehdellä Muoto ryhmässä Tausta napsauta painiketta Taustakuva.

Valitse kuva luettelosta Kuvakokoelma tai napsauta painiketta Arvostelu, valitse kuva ja napsauta painiketta OK.

Esikatsele ja tulosta raportti

Raportin esikatselu

Esikatselu. Komennot välilehdellä Esikatselu voidaan käyttää:

• tulostaa raportti;

  muuttaa sivun kokoa tai asettelua;

  muuta mittakaavaa tai tarkastella useita sivuja kerralla;

  päivittää raportin tiedot;

  viedä raportti toiseen tiedostomuotoon.

Napsauta painiketta Sulje esikatselutila

Tulosta raportti

Tulosta raportti esikatselematta sitä

Napsauta hiiren kakkospainikkeella raportin nimeä navigointiruudussa ja valitse Tiiviste. Raportti lähetetään oletustulostimelle.

Huomautus: Kun valitset raportin navigointiruudusta ja valitset komennon Tiiviste välilehdellä Tiedosto Voit määrittää tulostuksen lisäasetukset (sivujen ja kopioiden määrä) ja määrittää tulostimen.

• Jos haluat avata valintaikkunan, jossa voit valita tulostimen, määrittää kopioiden määrän ja määrittää muita asetuksia, valitse Tiiviste.

Venäjän federaation opetus- ja tiedeministeriö

Liittovaltion koulutusvirasto

Saratovin osavaltion teknillinen yliopisto

Balakovon tekniikan, teknologian ja johtamisen instituutti

Raporttien luominen

Laboratoriotöiden suorittamisohjeet

kurssilla "Johtamisjärjestelmien tietotuki"

erikoisalan opiskelijoille 210100

kokopäiväistä ja osa-aikaista koulutusta

Hyväksytty

toimitus- ja julkaisuneuvosto

Balakovon teknillinen instituutti,

tekniikka ja hallinto

Balakovo 2010

Raportti suorittaa erityisen "esittely" -tehtävän Microsoft Access -ohjelmassa tarjoamalla tietoa tietokannasta näytöllä tai paperilla havainnointia ja työtä varten sopivimmassa muodossa. Jos tietojen syöttämiseen käytetään objekteja, kuten taulukoita ja lomakkeita, ja kyselyillä voidaan muokata tietoja ja etsiä tarvittavia tietueita, niin raporttien ansiosta kaikki taulukoihin tallennetut tärkeät tiedot voidaan siirtää muille käyttäjille ja miten sähköisessä muodossa ja painettujen asiakirjojen muodossa.

Raportit voivat sisältää tietoja yhdestä tai useammasta taulukosta tai kyselystä ja voivat olla joko yksisivuisia (esim. lasku, jossa on ostajan tiedot ja luettelo tilatuista tuotteista, mukaan lukien niiden hinnat ja määrät) tai monisivuisia (esim. tavaraluettelo tai palkkalaskelma). Voit sijoittaa kaavioita ja kuvia raportteihin, ottaa sivunumerointi käyttöön ja näyttää laskettujen kenttien arvot. Raportissa näkyvät tietueet voidaan lajitella yhden tai useamman kentän mukaan ja ryhmitellä käyttämällä tarvittavia tilastollisia laskelmia tällaisiin ryhmiin.

Yksinkertaisen raportin luominen

Ensimmäinen ja helpoin työkalu raporttien aloittamiseen on Raportoi. Sen avulla voit vain määrittää taulukon tai kyselyn, jonka pitäisi olla luodun raportin tietolähde. Kenttien valinta ei ole mahdollista: kaikki lähdetaulukon tai -kyselyn kentät sijoitetaan tällaiseen raporttiin. Vaikka Raportti-työkalu toimii vain yhden taulukon kanssa, se perustuu hyvin suunniteltuun usean taulukon kyselyyn, mutta sen avulla voit nopeasti tuoda tiedot useista taulukoista paperille.

Voit hyödyntää tätä työkalua seuraavasti:

1. Napsauta kyselyä siirtymisruudussa Myyntimäärä.

2. Välilehdellä Luominen napsauta painiketta Raportoi ryhmiä Raportit.

Accessin luoma taulukkoraportti ilmestyy näytölle (kuten kuvassa 1). Uusi raportti on avoinna asettelunäkymässä.

3. Tallenna luomasi uusi objekti, napsauta -painiketta Tallentaa pikakäyttöpaneeli, määritä näkyviin tulevassa valintaikkunassa Tallennetaan raportin nimi Yksinkertainen raportti ja napsauta painiketta OK.

Toinen vaihtoehto raportin luomiseen on käyttää työkalua Tyhjä raportti ryhmiä Raportit. Sen avulla voit siirtää tarvittavat kentät alueelta layout-tilassa avautuvaan tyhjään raporttiin Luettelo kentistä ja sitten käyttämällä ryhmätyökaluja Säätimet välilehdet Muotoilu, lisää uuteen raporttiin otsikko, yrityksen logo, sivunumerot tai päivämäärä ja aika.

Luo raportti ohjatun toiminnon avulla

Ohjattu raportin luontitoiminto toimii useiden taulukoiden tai kyselyiden kenttien kanssa ja luo raportteja, joiden rakenne on monimutkaisempi, mikä mahdollistaa tietueiden ryhmittelemisen joihinkin loogisiin luokkiin. Ohjatun lomaketoiminnon tapaan ohjatun raporttitoiminnon avulla voit luoda nopeasti raporttirakenteen, jota voit muokata asettelu- tai suunnittelunäkymässä.

Luodaan esimerkiksi ohjatun toiminnon avulla raportti, joka näyttää tiedot kaikista tietyn asiakkaan tekemistä tilauksista. Tällainen raportti sisältää kenttiä useista (tai pikemminkin kolmesta) Warehouse-tietokannan taulukosta.

Voit luoda ohjatun raportin seuraavasti:

1. Välilehdellä Luominen napsauta painiketta Ohjattu ilmoitustoiminto(ryhmä Raportit). Ohjatun raportin luontitoiminnon ensimmäinen ikkuna tulee näkyviin.

2. Kentän valintaikkuna. Valitse avattavasta luettelosta Taulukot ja kyselyt taulukko tai kysely, joka sisältää tulevan raportin kentät. Esimerkkimme tapauksessa sinun tulee ensin valita taulukko Asiakkaat. Luettelo alueella Käytettävissä olevat kentät täytetään määritetyn taulukon tai kyselyn kentillä.

3. Ohjatun toiminnon avulla voit sisällyttää uuteen raporttiin kenttiä eri taulukoista. Luodussa esimerkkiraportissa seuraavat kentät tulee siirtää Valitut kentät -luetteloon: Kiinteä(taulukko Asiakkaat), Rekisteröintipäivä Ja Tuotteen määrä(taulukko Antaa tavaroita), Nimi, Yksikkömittaus Ja Hinta Myynti(taulukko Tavarat), kuten kuvassa näkyy. 2.

Siirrä kentät Valitut kentät -luetteloon siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät valmiissa raportissa.

4. Tietojen esittämisen tyyppi. Seuraavassa ikkunassa, joka aktivoituu vain, jos raportti sisältää kenttiä useista taulukoista, ohjattu toiminto kehottaa valitsemaan tietojen esitystavan (kuva 3). Esimerkissämme ohjatun toiminnon avulla voit ryhmitellä raporttitiedot minkä tahansa luettelossa määritetyn neljän taulukon tietojen perusteella. Vihjeenä oikealla näkyy esimerkki tulevasta raporttisivusta, joka vastaa valittua organisaatiomallia. Koska tavoitteenamme on tuottaa raportti, joka näyttää mitkä asiakkaat ovat tehneet tilauksia, hyväksy ohjatun toiminnon ehdottamat asetukset (eli ryhmittely asiakkaan nimen mukaan) ja napsauta painiketta. Seuraavaksi.

5. Tietueiden ryhmittely. Seuraavassa ohjatussa ikkunassa voit valita kentät ryhmittelyä varten. Toisin sanoen tämä määrittää kentät, joiden arvoja käytetään ryhmäotsikoiden luomiseen. Jos haluat määrittää ryhmittelyn tietyn kentän mukaan, napsauta vaaditun kentän nimeä vasemmalla olevasta luettelosta ja napsauta sitten painiketta ">"-kuvakkeella. Aseta esimerkissämme ryhmittely Rekisteröintipäivä-kentän mukaan, napsauta sitten Ryhmittely-painiketta ja kentässä Ryhmittelyvälit valitse arvo tavallinen, ja sitten päälle OK. Napsauta painiketta Seuraavaksi.

Raporttiin voidaan määrittää yhteensä neljä ryhmittelytasoa. Jos raporttirakennetta on tarpeen järjestää uudelleen ja korostaa joitain muita raportin loogisia alaosia, käytä painikkeita Taso. Painike, jossa on ylänuoli, nostaa valitun kentän tasoa ryhmähierarkiassa ja painike, jossa on alanuoli, pienentää sitä.

6. Tietojen lajittelu. Seuraavassa ohjatussa ikkunassa voit valita lajittelujärjestyksen raporttitietueille, jotka näytetään suoraan ryhmissä. Ohjatun toiminnon avulla voit valita enintään neljä lajittelukenttää. Määrittääksesi kentän, jonka mukaan lajittelu suoritetaan, valitse haluamasi kentän nimi pudotusvalikosta numero 1. Tämän luettelon oikealla puolella on painike, joka ilmaisee lajittelujärjestyksen. Painike toimii vaihtokytkimenä: muuttaaksesi oletuslajittelujärjestyksen nousevasta käänteiseksi (laskevaksi), napsauta tätä painiketta.

Esimerkissämme luodun raportin lajittelukenttä on Nimi-kenttä. Kun olet tehnyt tarvittavat asetukset, napsauta painiketta Seuraavaksi.

7. Raportin asettelu. Uusi ikkuna kehottaa valitsemaan raportin asettelun. Luettelo käytettävissä olevista asetteluvaihtoehdoista on esitetty oikealla valintanappiryhmänä. Vasemmalla on esikatselualue, jossa, kun valitset sopivan kytkimen, tulevan raportin kaavamainen näkymä tulee näkyviin. Kun olet tarkistanut ehdotetut asettelutyypit, valitse sinulle parhaiten sopiva valintanappi (esimerkiksi asettelu valittiin lohko).

Lisäksi nykyisessä ohjatussa ikkunassa voit määrittää uuden raportin suunnan (pysty tai vaaka) valitsemalla vastaavan Suuntaryhmä-valintanapin ja myös säätää kenttien leveyttä niin, että ne mahtuvat yhdelle sivulle (tämä vaihtoehto on valittuna oletuksena). Siirry seuraavaan ohjatun toiminnon ikkunaan napsauttamalla painiketta Seuraavaksi.

Jos tulevalle raportille ei ole määritetty tietueiden ryhmittelyasetuksia, asettelutyyppien luettelossa ehdotetaan vain elementtejäsarakkeeseen , taulukkomainen Jakohdistettu .

8. Seuraava ohjatun toiminnon ikkuna kehottaa valitsemaan raportin tyylin. Luettelo kaikista käytettävissä olevista tyyleistä näkyy ikkunan oikealla puolella. Napsauttamalla yhtä niistä näet, miltä uusi raportti näyttää vasemmalla olevasta esikatselualueesta. Kun olet tarkistanut käytettävissä olevat vaihtoehdot, napsauta sinulle parhaiten sopivaa (esim. Vakio), ja sitten painikkeella Seuraavaksi.

9. Viimeisessä vaiheessa ohjattu toiminto kehottaa sinua määrittämään raportin otsikon. Kirjoita haluamasi otsikko (esimerkiksi Asiakastilaukset) valintaikkunan vastaavaan tekstikenttään tai jätä ohjatun toiminnon ehdottama nimi ennalleen (oletusarvoisesti tämä on sen taulukon nimi, johon raportti luotiin). Hyväksy sitten oletusasetus Näytä raportti ja napsauta painiketta Valmis.

Ohjattu toiminto luo raportin ottaen huomioon kaikki määrittämäsi asetukset, tallentaa sukupuolensa viimeisessä ohjatussa ikkunassa määritetyllä nimellä ja avaa raportin esikatselutilassa (kuva 4).

Huomaa, että raportti osoittautui varsin edustavaksi, vaikka siinä oli ilmeisiä mestarin "virheitä": esim. Määrä ei huomioitu raportissa ollenkaan. Syynä tähän on valintaruutu, joka on valittu valittaessa tulevan raportin asettelua Säädä kenttien leveyttä niin, että ne mahtuvat yhdelle sivulle. Tämän asetuksen mukaisesti Access sijoittaa automaattisesti kaikki raporttikentät yhdelle sivulle ja turvautuu usein niiden katkaisemiseen. Jos valintaruutu tyhjennetään, sivulla on niin monta kenttää kuin se voidaan sijoittaa muuttamatta niiden leveyttä. Loput kentät siirretään seuraavalle sivulle. Kaikki muut toiminnot raportin asettelun parantamiseksi suoritetaan asettelu- tai raportin suunnittelijatilassa.

Ilmoita parannuksesta

1. Kun olet asettelutilassa, korosta ruutu Rekisteröintipäivä napsauttamalla allekirjoitusta Rekisteröintipäivä. Raporttiasettelussa kenttä ja sen nimike on nyt korostettu yhtenä sarakkeena. Voit muuttaa tämän sarakkeen leveyttä vetämällä vasenta reunaa niin, että tämä marginaali pienenee ja marginaali pienenee Kiinteä lisääntynyt.

2. Samalla tavalla sinun tulee säätää oikein sarakkeiden leveys otsikoilla Mittayksikkö (alennus), Myyntihinta (alennus) ja Tavaran määrä (lisäys).

3. Napsauta ensimmäistä solua, jossa on kentän arvo Kiinteä korostaaksesi tämän sarakkeen ilman otsikkoa. Seuraavaksi välilehdellä Kotiin käytä painikkeita Lihavoitu Ja Kursivointi ryhmiä Fontti Käytä lihavoitua kursiivityyliä kenttään Kiinteä.

Pitkille tekstikentille ja kentille, joiden tietotyyppi on MEMO Field, joka sisältää vaihtelevan pituisia tietueita, on erittäin hyödyllistä käyttää ominaisuuksia, kuten esim. Laajennus Ja Puristus. Voit asentaa ne välilehdelle Layout ohjausobjektin ominaisuuksien valintaikkuna sekä asettelu- että suunnittelutilassa. Laajenna-vaihtoehdon käyttäminen sallii Accessin muuttaa sen korkeutta, ottaen huomioon MEMO-kenttään liittyvän säätimen leveyden. Shrink-vaihtoehto mahdollistaa pellolla olevien tyhjien viivojen poistamisen vähentäen automaattisesti sen korkeutta.

Raportin rakenne

Kuten kuvasta voidaan nähdä. 5, raportti voi koostua useista osioista.

Raportin otsikko. Sisältää yleistietoja (yleensä merkintä raportin nimellä), jotka tulostetaan kerran raportin alussa. Lisäksi raportin otsikko-osion alle voidaan varata yksi tai useampi erillinen sivu, jolle laaditaan raportin otsikkosivu tai sijoitetaan kaaviot ja piirustukset.

Otsikko. Luku Otsikko sisältää tietoja, joiden pitäisi näkyä jokaisen raporttisivun yläosassa, kuten liitettyjen säätimien tarrat, sivunumerot tai päivämäärät.

Ryhmän otsikko. Sisältää tietoja, kuten ryhmän nimen tai ryhmän kokonaissummat (jälkimmäiset voivat myös olla tietoalueen alla olevassa Ryhmähuomautus-osioon). Otsikkorivi määrittää kentän, johon tietueet ryhmitellään.

Data-alue. Alue, jolla taulukkokenttien todelliset tiedot sijaitsevat.

Kenttien otsikot (tarrat) tulostetaan raporteissa "sarakkeessa" data-alueella jokaisen tietueen mukana, ja taulukkoraporteissa (nauharaporteissa) ne näytetään kerran otsikkoosassa.

Alatunniste. Tämä osio näyttää tiedot, jotka on oltava jokaisella tulostetulla sivulla: raportin sivunumero, päivämäärä tai jotkin kokonaissummat.

Raportti Huomautus. Tämä osa sisältää tietoja, jotka sinun tulee tulostaa kerran raportin lopussa, heti viimeisen sivun alatunnisteen jälkeen: nykyinen päivämäärä, kaikkien raporttitietojen kokonaisarvot, johtopäätöksen teksti ja mahdollisesti myös raportin kehittäjien yhteystiedot.

Jos raportti luodaan suunnittelutilassa tyhjästä, vain osat näkyvät suunnitteluikkunan työalueella Otsikko, Alue tiedot Ja Alentaa juokseva otsikko. Näytä osiot Otsikko raportti tai Huom raportti voit käyttää komentoa Raportin otsikko/huomautus ryhmiä Show tai piilottaa(välilehti Järjestää). (Jos haluat lisätä tai poistaa ylä- ja alatunnisteita, käytä saman ryhmän Sivun ylä- ja alatunnisteet -komentoa.) Kaikkien osien kokoa voidaan muuttaa haluttaessa.

Raportin mukauttaminen suunnittelutilassa

Raporttisuunnittelutilassa työskennellessä (sekä lomakkeita luotaessa) ryhmä Säätimet ja alue Luettelo kentistä. Luotaessa raporttia "tyhjästä" suunnittelutilassa toimintojen järjestys osuu täsmälleen uuden lomakkeen suunnittelutilan kehitysvaiheisiin.

Sivujen erottimet

Kun raportti tarvitsee "pakottaa" tietyt tiedot tulostettavaksi erilliselle sivulle, käytä sivun erotin. Voit sijoittaa sen raportin asetteluun napsauttamalla painiketta Sivunvaihto ryhmiä Säätimet.

Voit sijoittaa erottimen mihin tahansa raportin osioon, lukuun ottamatta ylä- ja alatunnisteita. Jos haluat sijoittaa erottimen esimerkiksi otsikkoon, sinun on:

1. Napsauta painiketta Sivunvaihto ryhmiä Säätimet. Hiiren osoitin muuttuu sivukuvakkeeksi, jonka vasemmassa yläkulmassa on plusmerkki (+).

2. Aseta osoitin raportin kohtaan, jossa sivuerottimen tulisi sijaita, ja napsauta hiiren vasemmalla painikkeella. Raportin vasempaan reunaan ilmestyy sarja suuria mustia pisteitä - sivun erotinmerkit. Raportin otsikkoa ei enää paineta jatkuvana tekstinä, vaan se on jaettu kahteen alakohtaan, joista jokainen alkaa uudelta sivulta.

Kuvien lisääminen raportteihin

Voit sisällyttää tulevaan raporttiin minkä tahansa graafisen kuvan, kuten yrityksen logon, piirustuksen tai skannatun valokuvan. Useimmiten kuvat sijoitetaan raportin otsikkoon tai alaviitteeseen, mikä muuttaa sitä merkittävästi.

Katsotaanpa, kuinka valmis kuva lisätään raportin otsikkoon suunnittelutilassa (asettelutilassa toimintojen järjestys on lähes sama). Noudata näitä ohjeita.

1. Kuvan sijoittaminen osioon Raportin otsikko, suurenna tätä osaa vetämällä osion otsikkoa alas hiirellä Otsikko.

2. Napsauta painiketta Tunnus ryhmässä Säätimet. Näyttöön tulee valintaikkuna Valitse kuvio.

3. Etsi Kansio-pudotusvalikosta asema ja kansio, johon haluamasi kuva on tallennettu, avaa se ja napsauta haluamasi tiedoston nimeä. Kun olet valinnut tarvittavan elementin, napsauta OK-painiketta.

Kuva on nyt lisätty raporttiin. Suurenna se haluttuun kokoon ja siirrä se haluamaasi paikkaan (kuva 6).

4. Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta pikatyökalupalkissa.

Tietueiden ryhmittely ja lajittelu raporteissa

Ohjattu raportin luontitoiminto ryhmittelee tietueita tietyn kentän (tai kenttien) mukaan, mutta voit myös suorittaa tämän toiminnon itse, jos haluat, suunnittelu- tai asettelutilassa. Päätyökalu tällaisten rakenteellisten muutosten toteuttamisessa Access 2007:ssä on ryhmä Ryhmittely ja summat, joka on saatavilla välilehdellä Muoto asettelunäkymässä tai välilehtinäkymässä Rakentaja raportin suunnittelijatila.

Tämän työkaluryhmän ominaisuuksien havainnollistamiseksi luodaan yksinkertainen raportti, joka sisältää lyhyet tiedot varastossa olevista ja lopputuotteista. Ohjatun toiminnon avulla Tuotteet-taulukon perusteella luodun raportin rakenne on esitetty kuvassa. 7. Tässä raportissa ei ole vielä ryhmittelytoimintoja. Tehtävämme on muokata alkuperäistä raporttia tulostamalla tuotteiden nimet Saatavuus-kentän mukaan.

Luo uusi ryhmä raporttiin seuraavasti (esimerkiksi suunnittelunäkymässä):

1. Napsauta painiketta Ryhmittely ja lajittelu ryhmiä Ryhmittely ja summat. Ryhmittely, lajittelu ja summat -alue ilmestyy suunnitteluikkunaan (kuva 8). Esimerkissämme sen rivejä ei ole vielä täytetty; Alueella on vain kaksi pistettä: Lisää ryhmittely Ja Lisää lajittelu.

2. Napsauta painiketta Lisää ryhmittely. Alueella Ryhmittely, lajittelu ja summat Näkyviin tulee uusi rivi, jossa on avoin luettelo kaikista käytettävissä olevista kentistä.

3. Valitse haluamasi kenttä ryhmittelyä varten valintakenttäluettelosta. Tässä esimerkissä tämä kenttä Saatavuus. Tällaisen toimenpiteen tuloksena raporttiin ilmestyy uusi osio (ryhmän otsikko "Saatavuus").

4. Hyväksy oletuslajittelujärjestys ( ensin asennettu ja sitten poistettu) tai valitse toinen vaihtoehto avattavasta luettelosta - ensin poistettu ja sitten asennettu.

5. Näytä kaikki ryhmittelytason vaihtoehdot napsauttamalla Lisää vaadittu taso.

6. Jos haluat määrittää lajittelukentät ryhmän tietueille, sisällytä haluamasi kenttä ja lajittelujärjestys uudelle alueriville. (Esimerkissämme ryhmätietueet tulee lajitella kenttäarvojen mukaan Nimi, kuten kuvassa näkyy. 9).

Jos nyt napsautat painiketta Näytä ja siirry esikatselutilaan (kuva 10), voit huomata, että raporttitietueet on järjestetty eri tavalla, nimittäin ryhmitelty kenttäarvojen mukaan Saatavuus. Jokaisen ryhmän tietueet on myös lajiteltu kenttien mukaan Nimi.

Itse raportista voidaan kuitenkin tehdä informatiivisempi, jos siirrät sarakkeiden otsikot sekä kentän, jossa ryhmittely suoritetaan (sekä sen nimiö), osioon. Ryhmän otsikko "Saatavuus", kuten kuvassa näkyy. 11. Tuloksena oleva raportti ryhmittelyineen on esitetty kuvassa. 12.

Laskettujen kontrollien lisääminen

Kun on tarpeen sijoittaa joitakin laskettuja tietoja raporttiin, uusi ilmainen tyyppi Ala, jolla on laskettu arvo. Voit sijoittaa sen mihin tahansa raportin osioon. Tällaisen ohjausobjektin arvon laskemiseen käytetty kaava voi sisältää yhden tai useamman taulukon kenttien arvot sekä funktioita ja lausekkeita.

Palataan aiemmin luotuun raporttiin TilauksetAsiakkaat ja lisää siihen laskettu kenttä Tilauksen määrä, sekä tuloksena oleva kenttä Tilauksen kokonaismäärä. Toimintojärjestys, kun laskettu kenttä sisällytetään raporttiin, on seuraava.

1. Kentän oikealla puolella Tuotteen määrä liittää sisään Otsikko ohjata Allekirjoitus ja kirjoita sana siihen Summa, ja sisään Data-alue ohjata Ala(poista Field-elementin allekirjoitus).

2. Kaksoisnapsauta uutta ohjausobjektia Ala, kirjoita avautuvalle ominaisuusalueelle (välilehti Data, omaisuutta Data) uusi lauseke, jolla laskelmat tehdään. Esimerkissämme tämä kaava on =[Myyntihinta]*[Tuotteen määrä], kuten kuvasta näkyy. 13. (Voit antaa uudelle ohjausobjektille kuvaavamman nimen, esim Tilauksen määrä määrittämällä se ominaisuuskentässä Nimi välilehdet Kaikki ominaisuusikkunat.)

Kaikkien laskettujen kenttäkaavojen on aloitettava yhtäläisyysmerkillä "=".

4. Säädä ohjaimien kokoa ja sijoittelua osissa Ohjauskohdistusryhmätyökalujen ja Koko-ryhmän (Arrange-välilehti) avulla. Otsikko Ja Tietoalue (kuva 14).

5. Yhteenvetokentän lisääminen raporttiin Tilauksen kokonaismäärä, sinun on muutettava raportin rakennetta lisäämällä ryhmähuomautusosio Rekisteröintipäivä. Voit tehdä tämän näyttämällä alueen Ryhmittely, lajittelu ja summat, napsauta kohdetta Lisää ryhmittelyrivi Julkaisupäivä-kenttään ja valitse sitten arvo muistiinpanojen kanssa luettelosta ei muistiinpanoja.

6. Laitetaan se nyt osioon Ryhmähuomautus Ilmoittautumispäivä laskettu kenttä Tilauksen kokonaismäärä ja hänen allekirjoituksensa, jolle sinun tulee kopioida allekirjoitus tähän osioon yksitellen Summa ja ohjata Tilauksen määrä(ennen komennon suorittamista Lisää sinun on valittava osio, johon lisäys suoritetaan, napsauttamalla tämän osan nauhaa).

7. Napsauta uuden allekirjoituksen sisällä ja kirjoita sopiva teksti, esim. Nykyisen tilauksen kokonaissumma, lisäämällä tämän säätimen kokoa vastaavasti.

8. Kaksoisnapsauttamalla uutta ohjausobjektia, kirjoita avautuvalle ominaisuusalueelle (välilehti Data, omaisuutta Data) lopullinen kaava =Sum([myyntihinta]*[tuotemäärä]), napsauta sitten välilehteä Kaikki ja määritä ominaisuuskentässä Nimi lasketun kontrollin uusi nimi - Tilauksen kokonaismäärä.

9. Joidenkin muotoilutoimintojen jälkeen raportin rakenne suunnittelutilassa näyttää samanlaiselta kuin kuvassa 1. 15. Itse raportti, joka näyttää nyt lasketut arvot ja kokonaisarvot, on esitetty kuvassa. 16.

Pääpainikelomakkeen luominen ButtonForm Managerin avulla

Valitse painike Tietokantatyökalut-välilehdeltä Painikelomakehallinta. Vastaa esitettyyn kysymykseen Kyllä. Tämän seurauksena saat valintaikkunan Painikelomakehallinta.

Napsauta ikkunassa Painikelomakehallinta painikkeella Muokata.

Avautuvassa valintaikkunassa Painikelomakesivun muuttaminen kentällä Painikkeen nimi anna lomakkeelle nimi Varasto ja napsauta sitten -painiketta Luoda. Näyttöön tulee valintaikkuna Painikkeen muotoelementin muuttaminen. Muuta kenttien sisältöä Teksti päällä – Varastossa olevat tavarat, Joukkue-Avoin raportti, Raportoi päällä – Tuotteet_varastossa ( Joukkue Ja Raportoi valitse luettelosta manuaalisen kirjoittamisen sijaan). Napsauta painiketta OK.

Samoin ikkunassa Painikelomakesivun muuttaminen luo kaksi muuta painikemuotoelementtiä:

- Asiakkaiden tilaukset. Tämä painike avaa raportin TilauksetAsiakkaat;

- Poistu. Tämä painike suorittaa Poistu sovelluksesta.

Sulje valintaikkuna Painikelomakesivun muuttaminen, ja sitten - Painikelomakehallinta.

Tarkista kaikkien painikkeiden toiminta.

Jos haluat, että painikelomake tulee näkyviin automaattisesti, kun käynnistät tietokannan, napsauta "Toimisto"-painiketta ja napsauta sitten VaihtoehdotPääsy. Näyttöön tulee valintaikkuna VaihtoehdotPääsy, jossa välilehdellä Nykyinen tietokanta kentällä Näytä lomake valitse Painikkeen muoto.

Napsauta painiketta OK.

Raportin luominen tietokantaobjektiksi

Kommentit (0)

Raportoi on muotoiltu esitys tiedoista, jotka näkyvät näytöllä, painettuna tai tiedostona. Niiden avulla voit poimia tietokannasta tarvittavat tiedot ja esittää ne helposti ymmärrettävässä muodossa ja tarjoavat myös runsaasti mahdollisuuksia tietojen yhteenvetoon ja analysointiin.

Taulukoita ja kyselyitä tulostettaessa tiedot näytetään käytännössä siinä muodossa, jossa ne on tallennettu. Usein on tarve esittää tiedot raporttien muodossa, jotka näyttävät perinteiseltä ja ovat helposti luettavia. Yksityiskohtainen raportti sisältää kaikki tiedot taulukosta tai kyselystä, mutta sisältää otsikot ja on jaettu sivuille, joissa on ylä- ja alatunnisteet.

Raportin rakenne suunnittelutilassa

Microsoft Access näyttää kyselyn tai taulukon tiedot raportissa ja lisää tekstielementtejä helpottaen niiden lukemista.

Näitä elementtejä ovat:

Otsikko. Tämä osa tulostetaan vain raportin ensimmäisen sivun yläreunaan. Käytetään tietojen, kuten raportin otsikon tekstin, päivämäärän tai asiakirjatekstin lausunnon tulostamiseen, jotka tulee tulostaa kerran raportin alussa. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin otsikkoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/huomautus -komento.

Otsikko. Käytetään tietojen, kuten sarakeotsikoiden, päivämäärien tai sivunumeroiden näyttämiseen jokaisen raporttisivun yläosaan. Voit lisätä tai poistaa otsikon valitsemalla Näytä-valikosta Ylä- ja alatunniste. Microsoft Access lisää ylä- ja alatunnisteen samanaikaisesti. Piilottaaksesi jonkin ylä- ja alatunnisteista, sinun on asetettava sen Height-ominaisuuden arvoksi 0.

Data-alue. Sivun ylä- ja alatunnisteen välissä oleva alue. Sisältää raportin päätekstin. Tässä osiossa näkyvät raportin perustana olevan taulukon tai kyselyn kullekin tietueelle tulostetut tiedot. Voit sijoittaa säätimiä tietoalueelle käyttämällä kenttäluetteloa ja työkalupalkkia. Jos haluat piilottaa tietoalueen, sinun on asetettava osan Korkeus-ominaisuuden arvoksi 0.

Alatunniste. Tämä osio näkyy jokaisen sivun alalaidassa. Käytetään näyttämään tietoja, kuten kokonaissummat, päivämäärät tai sivunumerot tulostettuna jokaisen raporttisivun alareunaan.

Huom. Käytetään tulostamaan tietoja, kuten johtopäätösteksti, loppusummat tai kuvateksti, jotka tulee tulostaa kerran raportin lopussa. Vaikka raportin huomautusosio on suunnittelunäkymässä raportin alaosassa, se tulostetaan sivun alatunnisteen yläpuolelle raportin viimeiselle sivulle. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin muistiinpanoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/Raportin huomautukset -komento. Microsoft Access lisää ja poistaa samanaikaisesti raportin otsikon ja kommenttialueet

Raportin luontimenetelmät

Voit luoda raportteja Microsoft Accessissa useilla tavoilla
(Kuva 5.1):

~ Rakentaja

~ Ohjattu ilmoitustoiminto

~ Automaattinen raportti: sarakkeeseen

~ Automaattinen raportti: nauha

~ Chart Wizard

Postimerkit

Riisi. 5.1. Ikkuna, josta voit aloittaa raportin luomisen

Ohjatun toiminnon avulla voit luoda raportteja ryhmittelemällä tietueita, ja se on yksinkertaisin tapa luoda raportteja. Se sijoittaa valitut kentät raporttiin ja tarjoaa kuusi raporttityyliä. Kun ohjattu toiminto on suoritettu loppuun, tuloksena olevaa raporttia voidaan muokata suunnittelutilassa. Automaattinen raportti -ominaisuuden avulla voit nopeasti luoda raportteja ja tehdä niihin muutoksia.

Luodaksesi automaattisen raportin, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

~ Napsauta tietokantaikkunassa Raportit-välilehteä ja napsauta sitten Luo-painiketta. Uusi raportti -valintaikkuna tulee näkyviin.

~ Valitse luettelosta Autoreport: -sarake tai Automaattiraportti: nauha.

~ Napsauta tietolähdekentässä nuolta ja valitse tietolähteeksi taulukko tai kysely.

~ Napsauta OK-painiketta.

Ohjattu automaattinen raportti luo automaattisen raportin sarakkeeseen tai kaistaleeseen (käyttäjän valinta) ja avaa sen esikatselutilassa, jolloin voit nähdä, miltä raportti näyttää tulostettuna.

Raportin näyttöasteikon muuttaminen

Voit muuttaa näytön asteikkoa käyttämällä osoitinta - suurennuslasia. Näet koko sivun napsauttamalla mitä tahansa raportin kohtaa. Raporttisivu näytetään pienemmässä mittakaavassa.

Napsauta raporttia uudelleen palataksesi suurempaan näkymään. Suurennetussa raporttinäkymässä napsauttamasi kohta on näytön keskellä. Voit selata raporttisivuja käyttämällä ikkunan alareunassa olevia navigointipainikkeita.

Tulosta raportti

Tulosta raportti seuraavasti:

~ Napsauta Tiedosto-valikosta Tulosta-komentoa.

~ Napsauta Tulosta-alueella Sivut-vaihtoehtoa.

~ Jos haluat tulostaa vain raportin ensimmäisen sivun, kirjoita 1 Lähettäjä-kenttään ja 1 Vastaanottaja-kenttään.

~ Napsauta OK-painiketta.

Ennen raportin tulostamista on suositeltavaa tarkastella sitä esikatselutilassa, johon pääset valitsemalla Näytä-valikosta Esikatselu.

Jos tulostat tyhjälle sivulle raportin lopussa, varmista, että raportin huomautusten Korkeus-asetuksena on 0. Jos tulostat tyhjiä sivuja välissä, varmista, että lomakkeen tai raportin leveyden ja vasemman ja oikean marginaalin leveys ei ylitä Sivun asetukset -valintaikkunassa (Tiedosto-valikko) määritettyä paperiarkin leveyttä.

Kun suunnittelet raporttien asetteluja, käytä seuraavaa kaavaa: raportin leveys + vasen marginaali + oikea marginaali<= ширина бумаги.

Raportin koon säätämiseksi sinun on käytettävä seuraavia tekniikoita:

Muuta raportin leveyden arvoa;

Pienennä marginaalin leveyttä tai muuta sivun suuntaa.

Luo raportti

1. Käynnistä Microsoft Access. Avaa tietokanta (esimerkiksi koulutustietokanta "Dekanaatti").

2. Luo AutoReport: -nauha käyttämällä taulukkoa tietolähteenä (esimerkiksi Opiskelijat). Raportti avautuu esikatselutilassa, jolloin näet, miltä raportti näyttää tulostettuna (kuva 5.2).

3. Vaihda suunnittelutilaan ja muokkaa ja muotoile raporttia. Voit vaihtaa esikatselutilasta suunnittelutilaan napsauttamalla Sulje Access-sovellusikkunan työkalupalkissa. Raportti ilmestyy näytölle suunnittelutilassa (Kuva 5.3).

Riisi. 5.2. AutoReportilla luodun raportin tyyppi

Riisi. 5.3. Raportti suunnittelutilassa

Editointi:

1) poista opiskelijakoodikentät otsikko- ja tietoalueelta;

2) siirrä kaikki otsikon ja tietoalueen kentät vasemmalle.

3) muuta tekstiä sivun otsikossa

Valitse Raportin otsikko -osiossa Opiskelijat.

Aseta hiiren osoitin sanan Opiskelijat oikealle puolelle niin, että osoitin muuttuu pystypalkiksi (syöttökohdistin) ja napsauta sitä kohtaa.

Kirjoita NTU “KhPI” ja paina Enter.

4) Siirrä kuvatekstiä. Valitse alatunnisteessa =Nyt()-kenttä ja vedä se Raportin ylätunnisteeseen, jonka nimi on Opiskelijat. Päivämäärä näkyy otsikon alla.

5) Napsauta Report Designer -työkalurivin Esikatselu-painiketta nähdäksesi raportin

Muotoilu:

1) Valitse otsikko NTU:n opiskelijat “KhPI”

2) Muuta kirjasintyyppiä, fontin tyyliä ja väriä sekä taustan täyttöväriä.

3) Napsauta Report Designer -työkalurivin Esikatselu-painiketta esikatsellaksesi raporttia.

Riisi. 5.4. Raportoi muokkauksen ja muotoilun jälkeen

Tyylin muutos:

Voit muuttaa tyyliä seuraavasti:

Napsauta Report Designer -työkalurivin AutoFormat-painiketta avataksesi Automaattinen muotoilu -valintaikkunan.

Napsauta Raportti - Automaattiset objektityylit -luettelosta Tiukka ja napsauta sitten OK. Raportti muotoillaan Strict-tyyliin.

Vaihtaa esikatselutilaan. Raportti näytetään valitsemassasi tyylissä. Tästä eteenpäin kaikissa AutoReport-toiminnolla luoduissa raporteissa on Tiukka-tyyli, kunnes määrität toisen tyylin AutoFormat-ikkunassa.

Muita uutisia