Mis võimaldab optimeerida tööd MS Excelis. Ja täna tahame teie tähelepanu juhtida uuele osale näpunäidetest selle programmi toimingute kiirendamiseks. Neist räägib projekti “Planet Excel” autor Nikolai Pavlov, kes muudab inimeste arusaama sellest, mida selle imelise programmi ja kogu Office’i paketi abil tegelikult teha saab. Nikolay on IT-koolitaja, Microsoft Office'i, Microsoft Office Masteri ja Microsoft Most Valuable Professionali toodete arendaja ja ekspert. Siin on tehnikad, mida ta isiklikult testis Excelis töö kiirendamiseks. ↓
Lisage diagrammi kiiresti uusi andmeid
Kui teie juba koostatud diagrammi jaoks on lehel uusi andmeid, mis tuleb lisada, saate lihtsalt valida uue teabega vahemiku, kopeerida selle (Ctrl + C) ja seejärel kleepida otse diagrammi (Ctrl + V ).
See funktsioon on saadaval ainult Excel 2013 uusimas versioonis, kuid tasub varakult uuele versioonile üle minna. Oletame, et teil on täisnimede loend (Ivanov Ivan Ivanovitš), mille peate muutma lühendatud nimedeks (Ivanov I.I.). Selle teisenduse tegemiseks peate lihtsalt alustama soovitud teksti käsitsi kirjutamist kõrvalolevasse veergu. Teisel või kolmandal real proovib Excel meie tegevusi ennustada ja teostab edasist töötlemist automaatselt. Kõik, mida pead tegema, on kinnitamiseks vajutada sisestusklahvi ja kõik nimed teisendatakse koheselt.
Sarnaselt saate meilidest nimesid eraldada, fragmentidest täisnimesid liita jne.
Kopeerimine ilma vorminguid purustamata
Tõenäoliselt teate "maagilist" automaattäite markerit - õhuke must rist lahtri alumises paremas nurgas, mida tõmmates saate kopeerida lahtri sisu või valemi korraga mitmesse lahtrisse. Siiski on üks ebameeldiv nüanss: selline kopeerimine rikub sageli tabeli kujundust, kuna kopeeritakse mitte ainult valemit, vaid ka lahtri vormingut. Seda saab vältida, kui klõpsata kohe pärast musta risti lohistamist nutisildil – spetsiaalsel ikoonil, mis kuvatakse kopeeritud ala paremas alanurgas.
Kui valite suvandi „Ainult väärtuste kopeerimine” (Täida ilma vormindamiseta), kopeerib Microsoft Excel teie valemi ilma vormindamiseta ega riku kujundust.
Excel 2013 uusimas versioonis sai võimalikuks oma geoandmete kiire kuvamine interaktiivsel kaardil, näiteks müük linnade kaupa jne. Selleks minge jaotises "Sisesta" App Store'i (Office Store) vahekaarti ja installige sealt Mapsist Bingi pistikprogramm. Seda saab teha ka saidi otselingi kaudu, klõpsates nuppu Lisa. Pärast mooduli lisamist saate selle valida vahekaardi Lisa ripploendist Minu rakendused ja asetada see oma töölehel. Kõik, mida pead tegema, on valima oma andmelahtrid ja klõpsama kaardimoodulis nuppu Kuva asukohad, et näha meie andmeid selle kohta.
Soovi korral saate plugina seadetes valida kuvatava diagrammi tüübi ja värvid.
Kui teie raamatu töölehtede arv ületab 10, muutub nende vahel navigeerimine keeruliseks. Paremklõpsake mis tahes lehe vahekaardi kerimisnupul ekraani vasakus alanurgas.
Kas olete kunagi oma Exceli arvutuses sisendväärtusi muutnud, et saada soovitud väljund? Sellistel hetkedel tunned end staažika suurtükiväelasena, eks? Vaid paarkümmend iteratsiooni "alalöögist - ülelöögist" ja siin see on, kauaoodatud "hitt"!
Microsoft Excel saab selle kohandamise teie eest kiiremini ja täpsemalt teha. Selleks klõpsake vahekaardil "Insert" nuppu "What If Analysis" ja valige käsk "Parameetrite valik" (Insert - What If Analysis - Goal Seek). Ilmuvas aknas määrake lahter, kus soovite soovitud väärtuse valida, soovitud tulemus ja sisendlahter, mis peaks muutuma. Pärast „OK“ klõpsamist teeb Excel kuni 100 „võtet“, et leida vajalik kogusumma täpsusega 0,001.
Kui see üksikasjalik ülevaade ei hõlma kõiki MS Exceli kasulikke funktsioone, millest teate, jagage neid kommentaarides!
Tere.
Omast kogemusest ütlen ühe ilmse asja: paljud algajad kasutajad alahindavad Excelit (ja ma ütleks, et isegi väga alahindavad). Võib-olla otsustan isikliku kogemuse põhjal (kui ma varem ei osanud 2 numbrit lisada) ja ei teadnud, miks Excelit vaja on, ning olles siis Exceli “keskmine” kasutaja, suutsin kümme korda kiiremini lahendada probleeme, millega Olin varem istunud ja "mõtlenud"...
Selle artikli eesmärk: mitte ainult ei näita, kuidas seda või teist toimingut teha, vaid näitab ka programmi potentsiaalseid võimalusi algajatele kasutajatele, kes pole neist isegi teadlikud. Lõppude lõpuks, kui teil on Excelis isegi väga elementaarsed oskused (nagu ma varem ütlesin), saate oma tööd mitu korda kiirendada!
Õppetunnid on lühikesed juhised konkreetse toimingu sooritamiseks. Tundide teemad valisin ise, lähtudes küsimustest, millele pean sageli vastama.
Tunni teemad : nimekirja sorteerimine soovitud veeru järgi, numbrite lisamine (summavalem), ridade filtreerimine, tabeli koostamine Excelis, graafiku (diagrammi) koostamine.
Excel 2016 õppetunnid
1) Kuidas sortida loendit tähestikulises järjestuses kasvavas järjekorras (nõutud veeru/veeru järgi)
Selline probleem esineb väga sageli. Näiteks Excelis on tabel (või kopeerisid selle sinna) ja nüüd tuleb see mingi veeru/veeru järgi sorteerida (näiteks tabel nagu joonisel 1).
Nüüd ülesanne: tore oleks detsembris järjestada see numbrite kasvavas järjekorras.
Kõigepealt pead valima hiire vasaku nupuga tabeli: pane tähele, et pead valima need veerud ja veerud, mida soovid sortida (see on oluline punkt: näiteks kui ma ei valiks veergu A (koos inimeste nimedega) ja ei sorteeriks “detsember”, siis kaoksid B veerus olevad väärtused veeru A nimede suhtes. ühendused katkeksid ja Albina poleks näiteks numbriga 1, vaid näiteks "5".
Pärast tabeli valimist minge järgmisse jaotisesse: " Andmed/sorteerimine"(vt joonis 2).
Seejärel tuleb seadistada sorteerimine: valida veerg, mille järgi sortida ja suund: tõusev või kahanev. Siin pole midagi erilist kommenteerida (vt joon. 3).
2) Kuidas tabelisse mitut arvu liita, summeerimisvalem
Samuti üks populaarsemaid ülesandeid. Vaatame, kuidas seda kiiresti lahendada. Oletame, et peame liitma kolm kuud ja saama iga osaleja kohta kogusumma (vt joonis 5).
Valime ühe lahtri, kuhu tahame summa saada (joonis 5 on see “Albina”).
Tegelikult peate ilmuvas aknas märkima (valima) lahtrid, mida soovite lisada. Seda tehakse väga lihtsalt: vali hiire vasaku nupuga ja vajuta “OK” nuppu (vt joonis 7).
Pärast seda näete tulemust eelnevalt valitud lahtris (vt joonis 7 - tulemus "8").
Teoreetiliselt nõutakse seda summat tavaliselt iga tabelis osaleja kohta. Seetõttu, et valemit uuesti käsitsi mitte sisestada, saate selle lihtsalt vajalikesse lahtritesse kopeerida. Tegelikult näeb kõik välja lihtne: valige lahter (joonis 9 on see E2), selle lahtri nurgas on väike ristkülik - "venitage" see oma tabeli lõppu!
Selle tulemusena arvutab Excel välja iga osaleja summa (vt joonis 10). Kõik on lihtne ja kiire!
3) Filtreerimine: jätke ainult need read, kus väärtus on suurem (või kus see sisaldab...)
Pärast summa arvutamist on väga sageli vaja jätta ainult need, kes on täitnud teatud tõkke (näiteks teinud rohkem kui number 15). Excelil on selleks spetsiaalne funktsioon – filter.
Kõigepealt peate valima tabeli (vt joonis 11).
Ilmuma peaksid väikesed "nooled". Sellel klõpsamisel avaneb filtrimenüü: saad valida näiteks numbrifiltrid ja seadistada, milliseid ridu näidata (näiteks filter “suurem kui” jätab alles vaid need read, mille arv antud veerus on suurem kui teie määratud).
Muide, pange tähele, et filtrit saab määrata iga veeru jaoks! Tekstiandmeid (meie puhul inimeste nimesid) sisaldav veerg filtreeritakse veidi teistsuguste filtritega: nimelt siin pole see suurem ja väiksem (nagu numbrifiltrites), vaid “algab” või “sisaldab”. Näiteks tutvustasin oma näites filtrit nimede jaoks, mis algavad tähega "A".
Riis. 14. Nime tekst sisaldab (või algab ...)
Pöörake tähelepanu ühele punktile: veerud, milles filter töötab, on tähistatud erilisel viisil (vt rohelisi nooli joonisel 15).
Üldiselt on filter väga võimas ja kasulik tööriist. Muide, selle väljalülitamiseks vajutage lihtsalt Exceli ülamenüüs samanimelist nuppu.
4) Kuidas Excelis tabelit luua
Mõnikord satun sellest küsimusest segadusse. Fakt on see, et Excel on üks suur tabel. Tõsi, sellel pole ääriseid, lehtede märgistusi jne (nagu Wordis – ja see eksitab paljusid).
Enamasti viitab see küsimus tabelipiiride loomisele (tabeli vormindamine). Seda tehakse üsna lihtsalt: kõigepealt valige kogu tabel, seejärel minge jaotisse: " Avaleht/Vorminda tabelina". Hüpikaknas vali vajalik kujundus: raami tüüp, selle värvus jne (vt joonis 16).
Riis. 16. Vorminda tabelina
Vormindamise tulemus on näidatud joonisel fig. 17. Sellisel kujul saab selle tabeli üle kanda näiteks Wordi dokumenti, teha visuaalseks ekraanipildiks või lihtsalt publiku jaoks ekraanil esitada. Sellisel kujul on palju lihtsam "lugeda".
5) Kuidas koostada Excelis graafikut/diagrammi
Diagrammi koostamiseks vajate valmis tabelit (või vähemalt 2 veergu andmeid). Kõigepealt peate lisama diagrammi, selleks klõpsake: " Sisesta/piira/3D sektordiagramm"(näiteks). Diagrammi valik sõltub nõuetest (mida järgite) või teie eelistustest.
Järgmisena saate valida selle stiili ja kujunduse. Soovitan skeemidel mitte kasutada nõrku ja tuhmi värve (heleroosa, kollane jne). Fakt on see, et tavaliselt tehakse selle näitamiseks diagramm - ja need värvid on halvasti tajutavad nii ekraanil kui ka printimisel (eriti kui printer pole parim).
Tegelikult jääb üle vaid diagrammi andmed täpsustada. Selleks klõpsake seda hiire vasaku nupuga: ülaosas Exceli menüüs - jaotis " Diagrammidega töötamine
Riis. 23. Tulemuslik diagramm
Tegelikult võtan selle selle diagrammiga kokku. Selles artiklis olen kogunud (nagu mulle tundub) kõik kõige elementaarsemad küsimused, mis algajatel kasutajatel on. Kui olete nendest põhivõimalustest aru saanud, ei märka te, kuidas hakkate üha kiiremini uusi "nippe" õppima.
Olles õppinud kasutama 1-2 valemit, "luuakse" palju teisi valemeid samamoodi!
Microsoft Excel on mugav tabelite koostamiseks ja arvutuste tegemiseks. Tööala on lahtrite kogum, mida saab andmetega täita. Edaspidi – vormindamine, kasutamine graafikute, diagrammide, koondaruannete koostamiseks.
Algajatele mõeldud Exceli tabelitega töötamine võib esmapilgul tunduda keeruline. See erineb oluliselt Wordi tabelite loomise põhimõtetest. Kuid alustame väikesest: tabeli loomise ja vormindamisega. Ja artikli lõpus saate juba aru, et te ei kujuta ette paremat tööriista tabelite loomiseks kui Excel.
Kuidas luua Excelis mannekeenide jaoks tabelit
Mannekeenide Excelis tabelitega töötamine ei ole kiirustav. Tabelit saate luua erineval viisil ja konkreetsetel eesmärkidel on igal meetodil oma eelised. Seetõttu hindame esmalt olukorda visuaalselt.
Vaadake hoolikalt arvutustabeli töölehte:
See on veergude ja ridade lahtrite kogum. Sisuliselt laud. Veerud on märgitud ladina tähtedega. Jooned on numbrid. Kui me selle lehe prindime, saame tühja lehe. Ilma igasuguste piirideta.
Kõigepealt õpime lahtrite, ridade ja veergudega töötamist.
Kuidas valida veergu ja rida
Terve veeru valimiseks klõpsake hiire vasaku nupuga selle nimel (ladina täht).
Rea valimiseks kasutage rea nime (numbri järgi).
Mitme veeru või rea valimiseks vasakklõpsake nimel, hoidke all ja lohistage.
Veeru valimiseks kiirklahvide abil asetage kursor soovitud veeru mis tahes lahtrisse - vajutage Ctrl + tühikuklahvi. Rea valimiseks – tõstuklahv + tühikuklahv.
Kuidas muuta lahtri piire
Kui teave tabeli täitmisel ei mahu, peate muutma lahtri piire:
Veergude laiuse ja ridade kõrguse korraga muutmiseks teatud vahemikus valige ala, suurendage 1 veeru/rea võrra (käsitsi liigutage) - kõigi valitud veergude ja ridade suurus muutub automaatselt.
Märkus. Eelmise suuruse juurde naasmiseks võite klõpsata nupul "Tühista" või kiirklahvikombinatsioonil CTRL+Z. Kuid see toimib, kui teete seda kohe. Hiljem see ei aita.
Joonte algsetele piiridele naasmiseks avage tööriistamenüü: "Avaleht" - "Vorming" ja valige "Sobita joone kõrgust automaatselt".
See meetod ei ole veergude puhul asjakohane. Klõpsake "Vorming" - "Vaikimisi laius". Meenutagem seda numbrit. Valige veerus mis tahes lahter, mille äärised tuleb "tagastada". Jällegi "Vorming" - "Veeru laius" - sisestage programmi määratud indikaator (tavaliselt 8,43 - tähemärkide arv Calibri fondi suurusega 11 punkti). OK.
Kuidas sisestada veergu või rida
Valige veerg/rida, mis asub selle koha all, kuhu soovite uue vahemiku lisada. See tähendab, et veerg ilmub valitud lahtrist vasakule. Ja joon on kõrgem.
Paremklõpsake ja valige rippmenüüst "Insert" (või vajutage kiirklahvide kombinatsiooni CTRL+SHIFT+"=").
Märkige "veerg" ja klõpsake nuppu OK.
Nõuanne. Veeru kiireks sisestamiseks valige soovitud kohas veerg ja vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SHIFT+"=".
Kõik need oskused tulevad Excelis tabeli loomisel kasuks. Peame töö käigus piire laiendama, ridu/veerge lisama.
Valemitega tabeli koostamine samm-sammult
Veergude ja ridade äärised on nüüd printimisel nähtavad.
Menüü Font abil saate Exceli tabeliandmeid vormindada samamoodi nagu Wordis.
Muutke näiteks fondi suurust, muutke päis paksuks. Saate tsentreerida teksti, määrata sidekriipse jne.
Kuidas Excelis tabelit luua: samm-sammult juhised
Lihtsaim viis tabelite loomiseks on juba teada. Kuid Excelil on mugavam valik (edaspidise vormindamise ja andmetega töötamise osas).
Teeme “nutika” (dünaamilise) tabeli:
Märkus. Võite valida teistsuguse tee - esmalt valige lahtrite vahemik ja seejärel klõpsake nuppu "Tabel".
Nüüd sisestage valmis raami vajalikud andmed. Kui vajate täiendavat veergu, asetage kursor nime jaoks määratud lahtrisse. Sisestage nimi ja vajutage ENTER. Vahemik laieneb automaatselt.
Kui teil on vaja ridade arvu suurendada, kinnitage see paremas alanurgas automaatse täitmise markeri külge ja lohistage see alla.
Kuidas Excelis tabeliga töötada
Programmi uute versioonide väljalaskmisega on tabelitega töötamine Excelis muutunud huvitavamaks ja dünaamilisemaks. Kui lehele moodustatakse nutikas tabel, muutub kättesaadavaks tööriist "Töö tabelitega" - "Disain".
Siin saame anda tabelile nime ja muuta selle suurust.
Saadaval on erinevad stiilid, võimalus teisendada tabel tavaliseks vahemikuks või kokkuvõtlikuks aruandeks.
Dünaamiliste MS Exceli tabelite omadused tohutu. Alustame põhiliste andmete sisestamise ja automaatse täitmise oskustega:
Kui klõpsame igast päise alampealkirjast paremal asuvat noolt, saame juurdepääsu täiendavatele tööriistadele tabeliandmetega töötamiseks.
Mõnikord peab kasutaja töötama tohutute tabelitega. Tulemuste nägemiseks peate sirvima rohkem kui tuhat rida. Ridade kustutamine ei ole võimalik (andmeid läheb vaja hiljem). Kuid saate seda varjata. Selleks kasutage numbrifiltreid (pilt ülal). Tühjendage märkeruudud nende väärtuste kõrval, mis tuleks peita.
Microsoft Excel on väga kasulik programm erinevates valdkondades. Valmis tabel automaatse täitmise, kiire arvutamise ja arvutamise, graafikute, diagrammide, aruannete või analüüside jms loomise võimalusega.
Arvutustabelitööriistad võivad oluliselt hõlbustada paljude tööstusharude spetsialistide tööd. Allpool esitatud teave on Exceli mannekeenide jaoks töötamise põhitõed. Pärast selle artikli omandamist omandate põhioskused, millega algab igasugune töö Excelis.
Juhised Excelis töötamiseks
Exceli töövihik koosneb lehtedest. Leht on aknas olev tööala. Selle elemendid:
Lahtrile väärtuse lisamiseks klõpsake sellel hiire vasaku nupuga. Sisestage klaviatuurilt tekst või numbrid. Vajutage sisestusklahvi.
Väärtused võivad olla numbrid, tekst, rahalised, protsent jne. Vormingu määramiseks/muutmiseks paremklõpsake lahtril ja valige "Format Cells". Või vajutage kiirklahvide kombinatsiooni CTRL+1.
Numbrivormingute jaoks saate määrata kümnendkohtade arvu.
Märkus. Lahtri numbrivormingu kiireks määramiseks vajutage kiirklahvide kombinatsiooni CTRL+SHIFT+1.
Kuupäeva ja kellaaja vormingute jaoks pakub Excel väärtuste kuvamiseks mitmeid võimalusi.
Muudame lahtrite väärtusi:
Lahtri väärtuse kustutamiseks kasutage nuppu Kustuta.
Väärtusega lahtri teisaldamiseks valige see ja vajutage kääridega nuppu (“lõika”). Või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+X. Lahtri ümber ilmub punktiirjoon. Valitud fragment jääb lõikepuhvrisse.
Asetage kursor mujale tööväljale ja klõpsake "Insert" või CTRL+V kombinatsiooni.
Samamoodi saate liigutada mitut lahtrit korraga. Samal lehel, teisel lehel, teises raamatus.
Mitme lahtri teisaldamiseks peate need valima.
- Asetage kursor vasakpoolsesse ülemisse lahtrisse.
- Vajutage tõstuklahvi, hoidke all ja kasutage kogu vahemiku valimiseks klaviatuuri nooli.
Veeru valimiseks klõpsake selle nimel (ladina täht). Rea esiletõstmiseks kasutage numbrit.
Ridade või veergude suuruse muutmiseks liigutage ääriseid (kursor on sel juhul risti kujuline, mille risttala otstes on nooled).
Et väärtus lahtrisse mahuks, saab veergu automaatselt laiendada: klõpsa 2 korda parempoolsel äärisel.
Ilusamaks muutmiseks nihutame veidi veeru E äärist, joondame teksti keskele vertikaali ja horisontaali suhtes.
Ühendame mitu lahtrit: valige need ja klõpsake nuppu "Ühenda ja asetage keskele".
Excelis on saadaval automaatse täitmise funktsioon. Sisestage lahtrisse A2 sõna "jaanuar". Programm tuvastab kuupäeva vormingu ja sisestab ülejäänud kuud automaatselt.
Haarame lahtri alumises paremas nurgas väärtusega “Jaanuar” ja lohistame seda mööda joont.
Testime automaatse täitmise funktsiooni arvväärtustel. Lahtrisse A3 panime "1" ja A4-sse "2". Valige kaks lahtrit, haarake hiirega automaattäite marker ja lohistage see alla.
Kui valime ainult ühe numbriga lahtri ja lohistame selle alla, siis on see arv "korruta".
Veeru kopeerimiseks külgnevasse veergu valige see veerg, püüdke kinni automaatse täitmise marker ja lohistage see küljele.
Samamoodi saate stringe kopeerida.
Kustutame veeru: valige see - paremklõpsake - "Kustuta". Või vajutades kiirklahvikombinatsiooni: CTRL+"-"(miinus).
Veeru sisestamiseks valige paremal olev veerg (veerg sisestatakse alati vasakule), paremklõpsake - "Lisa" - "Veerg". Kombinatsioon: CTRL+SHIFT+"="
Rea sisestamiseks valige allpool selle kõrval olev rida. Klahvikombinatsioon: SHIFT+TRÜHIK, et valida rida ja vajuta hiire paremat nuppu - “Insert” – “Rida” (CTRL+SHIFT+"=") (rida sisestatakse alati ülalt).
Kuidas Excelis töötada: mannekeenide valemid ja funktsioonid
Selleks, et programm tajuks lahtrisse sisestatud teavet valemina, paneme “=” märgi. Näiteks = (2+3)*5. Pärast sisestusklahvi (ENTER) vajutamist arvutab Excel tulemuse.
Arvutamise järjekord on sama, mis matemaatikas.
Valem võib sisaldada mitte ainult arvväärtusi, vaid ka viiteid väärtustega lahtritele. Näiteks =(A1+B1)*5, kus A1 ja B1 on lahtriviited.
Valemi kopeerimiseks teistesse lahtritesse peate automaattäite markeri valemiga lahtrisse haakima ja lohistama selle alla (küljele - kui kopeerite rea lahtritesse).
Kui kopeerite suhtelise lahtriviidetega valemi, muudab Excel konstante sõltuvalt praeguse lahtri (veeru) aadressist.
Igas veeru C lahtris on sulgudes teine liige 3 (viide lahtrile B1 on konstantne ja muutumatu).
Sisseehitatud funktsioonid laiendavad oluliselt programmi funktsionaalsust. Funktsiooni sisestamiseks peate vajutama nuppu fx (või klahvikombinatsiooni SHIFT+F3). Avaneb selline aken:
Suure funktsioonide loendi sirvimise vältimiseks peate esmalt valima kategooria.
Kui funktsioon on valitud, klõpsake nuppu OK. Avaneb aken Funktsiooni argumendid.
Funktsioonid tunnevad ära nii arvväärtusi kui ka lahtriviiteid. Argumendiväljale lingi lisamiseks peate klõpsama lahtril.
Excel tunneb ära teise võimaluse funktsiooni sisestamiseks. Asetage lahtrisse märk "=" ja alustage funktsiooni nime sisestamist. Pärast esimesi märke ilmub võimalike valikute loend. Kui hõljutate kursorit mõne nende kohal, kuvatakse kohtspikker.
Topeltklõpsake soovitud funktsioonil - argumentide täitmise järjekord muutub kättesaadavaks. Argumentide sisestamise lõpetamiseks peate sulgema sulud ja vajutama sisestusklahvi.
ENTER – programm leidis numbri 40 ruutjuure.
Andmete rühmitamine
Hindadega tootekataloogi koostades tasuks muretseda selle kasutusmugavuse pärast. Suur arv positsioone ühel lehel sunnib teid kasutama otsingut, aga mis siis, kui kasutaja teeb alles valikut ja tal pole nimest aimugi? Interneti-kataloogides lahendatakse probleem tooterühmade loomisega. Miks mitte teha sama Exceli töövihikus?
Grupi organiseerimine on üsna lihtne. Valige mitu rida ja klõpsake nuppu Grupp vahekaardil Andmed(vt joonis 1).
Joonis 1 – Grupi nupp
Seejärel määrake rühmituse tüüp - rida-realt(vt joonis 2).
Joonis 2 – Rühmitamise tüübi valimine
Selle tulemusena saame... mitte seda, mida vajame. Tootesarjad ühendati nende all näidatud rühmaks (vt joonis 3). Kataloogides on tavaliselt pealkiri ja seejärel sisu.
Joonis 3 – ridade rühmitamine "alla"
See ei ole üldse programmiviga. Ilmselt arvestasid arendajad, et ridade grupeerimisega tegelevad peamiselt finantsaruannete koostajad, kus ploki lõpus kuvatakse lõpptulemus.
Ridade ülespoole rühmitamiseks peate muutma üht seadet. Vahekaardil Andmed klõpsake jaotise paremas alanurgas väikest noolt Struktuur(vt joonis 4).
Joonis 4 – Struktuuri sätete akna kuvamise eest vastutav nupp
Tühjendage avanevas seadete aknas üksuse märge Kogusummad andmete all olevatel ridadel(vt joonis 5) ja vajutage nuppu OK.
Joonis 5 – Struktuuri sätete aken
Kõik teie loodud rühmad muutuvad automaatselt "ülemise" tüübiks. Loomulikult mõjutab määratud parameeter ka programmi edasist käitumist. Siiski peate selle kasti märke tühistama kõik uus leht ja iga uus Exceli töövihik, sest Arendajad ei näinud ette rühmitamise tüübi "globaalset" seadistust. Samuti ei saa te samal lehel kasutada erinevat tüüpi rühmi.
Kui olete oma tooted kategoriseerinud, saate korraldada kategooriad suuremateks osadeks. Rühmitamise taset on kokku kuni üheksa.
Selle funktsiooni kasutamisel tekitab ebamugavust see, et peate vajutama nuppu OK hüpikaknas ja ei ole võimalik mitteseotud vahemikke ühe korraga koguda.
Joonis 6 – Exceli mitmetasandiline kataloogistruktuur
Nüüd saate kataloogi osi avada ja sulgeda, klõpsates vasakpoolses veerus plusse ja miinuseid (vt joonis 6). Kogu taseme laiendamiseks klõpsake ülaosas ühte numbrit.
Ridade liigutamiseks hierarhia kõrgemale tasemele kasutage nuppu Lahutage rühmitamine vahelehed Andmed. Menüüelemendi abil saate grupeerimisest täielikult lahti saada Kustuta struktuur(vt joonis 7). Olge ettevaatlik, toimingut on võimatu tühistada!
Joonis 7 – ridade lahtirühmitamine
Külmutage lehe alad
Üsna sageli on Exceli tabelitega töötades vaja mõnda lehe piirkonda külmutada. Seal võivad olla näiteks ridade/veerude pealkirjad, ettevõtte logo või muu teave.
Kui külmutate esimese rea või esimese veeru, on kõik väga lihtne. Avage vahekaart Vaade ja rippmenüüs Külmutage alad valige üksused vastavalt Külmutage ülemine rida või Kinnitage esimene veerg(vt joonis 8). Siiski ei ole võimalik nii rida kui ka veergu korraga "külmutada".
Joonis 8 – rea või veeru fikseerimine
Vabastamiseks valige üksus samast menüüst Avage alad(üksus asendab rea Külmutage alad, kui lehel on rakendatud "külmutamine").
Kuid mitme rea või ridade ja veergude ala kinnitamine pole nii läbipaistev. Valite kolm rida, klõpsake üksusel Külmutage alad, ja... Excel "külmutab" ainult kaks. Miks see nii on? Võimalik on veelgi hullem stsenaarium, kui alad fikseeritakse ettearvamatult (näiteks valite kaks rida ja programm määrab piirid pärast viieteistkümnendat). Kuid ärgem seostagem seda arendajate järelevalvega, sest ainus õige viis selle funktsiooni kasutamiseks näeb välja teistsugune.
Peate klõpsama lahtril nende ridade all, mida soovite külmutada, ja vastavalt dokitavatest veergudest paremal ning alles seejärel valima üksuse Külmutage alad. Näide: joonisel 9 on lahter esile tõstetud B 4. See tähendab, et fikseeritakse kolm rida ja esimene veerg, mis jäävad paika nii horisontaalselt kui ka vertikaalselt lehte kerimisel.
Joonis 9 – ridade ja veergude ala fikseerimine
Kinnitatud aladele saate rakendada taustatäidet, et näidata kasutajale, et need lahtrid käituvad erinevalt.
Pöörake lehte (asendades read veergudega ja vastupidi)
Kujutage ette seda olukorda: töötasite mitu tundi Excelis tabeli tippimisega ja mõistsite järsku, et olete struktuuri valesti kujundanud - veergude pealkirjad oleks tulnud kirjutada ridade kaupa või read veergude kaupa (see pole oluline). Kas ma pean kõik käsitsi uuesti sisestama? Mitte mingil juhul! Excel pakub funktsiooni, mis võimaldab lehte 90 kraadi "pöörata", liigutades nii ridade sisu veergudesse.
Joonis 10 – Allikatabel
Niisiis, meil on mõni tabel, mida tuleb "pöörata" (vt joonis 10).
- Valige andmetega lahtrid. Valitakse lahtrid, mitte read ja veerud, muidu ei tööta midagi.
- Kopeerige need kiirklahvi abil lõikelauale
või muul viisil. - Liikumine praegusel lehel tühjale lehele või vabale kohale. Oluline märkus: Te ei saa praeguseid andmeid üle kleepida!
- Andmete sisestamine klahvikombinatsiooni abil
ja valige lisamisvalikute menüüst suvand Transponeerida(vt joonis 11). Teise võimalusena võite kasutada menüüd Sisestage vahekaardilt Kodu(vt joonis 12).
Joonis 11 – Sisestamine koos ülevõtmisega
Joonis 12 – Transponeerimine peamenüüst
See on kõik, laud on pööratud (vt joonis 13). Sel juhul vorming säilib ja valemeid muudetakse vastavalt lahtrite uuele asukohale - rutiinset tööd pole vaja.
Joonis 13 – Tulemus pärast pööramist
Kuvatakse valemid
Mõnikord tekib olukord, kus te ei leia soovitud valemit suure hulga lahtrite hulgast või te lihtsalt ei tea, mida ja kust otsida. Sel juhul vajate võimalust kuvada lehel mitte arvutuste tulemus, vaid algsed valemid.
Klõpsake nuppu Kuva valemid vahekaardil Valemid(vt joonis 14), et muuta töölehel andmete esitusviisi (vt joonis 15).
Joonis 14 – nupp "Kuva valemid".
Joonis 15 – Nüüd on lehel näha valemid, mitte arvutustulemused
Kui teil on raskusi valemiribal kuvatavate lahtrite aadresside navigeerimisega, klõpsake Mõjuvad rakud vahekaardilt Valemid(vt joonis 14). Sõltuvused on näidatud nooltega (vt joonis 16). Selle funktsiooni kasutamiseks peate esmalt esile tõstma üks lahtrisse.
Joonis 16 – lahtrisõltuvused on näidatud nooltega
Peidab sõltuvused ühe nupuvajutusega Eemaldage nooled.
Joonte mähkimine lahtritesse
Üsna sageli on Exceli töövihikutes pikad pealdised, mis ei mahu lahtri laiusesse (vt joonis 17). Loomulikult saate veergu laiendada, kuid see valik pole alati vastuvõetav.
Joonis 17 – Sildid ei mahu lahtritesse
Valige pikkade siltidega lahtrid ja klõpsake nuppu Mähkida tekst sisse Kodu vahekaart (vt joonis 18), et minna mitmerealisele kuvale (vt joonis 19).
Joonis 18 – nupp "Mähkida tekst".
Joonis 19 – Mitmerealine tekstikuva
Pöörake teksti lahtris
Kindlasti olete kohanud olukorda, kus lahtrites olev tekst tuli paigutada mitte horisontaalselt, vaid vertikaalselt. Näiteks ridade või kitsaste veergude rühma märgistamiseks. Excel 2010 sisaldab tööriistu, mis võimaldavad teil lahtrites teksti pöörata.
Sõltuvalt teie eelistustest saate kasutada kahte võimalust.
- Esmalt looge pealdis ja seejärel pöörake seda.
- Reguleerige lahtris oleva teksti pööramist ja seejärel sisestage tekst.
Valikud erinevad veidi, seega kaalume ainult ühte neist. Alustuseks ühendasin kuus rida üheks nupu abil Ühendage ja asetage keskele sisse Kodu sakk (vt joonis 20) ja sisestatud üldine silt (vt joonis 21).
Joonis 20 – lahtrite liitmise nupp
Joonis 21 – Kõigepealt loome horisontaalse allkirja
Joonis 22 – Teksti pööramise nupp
Saate veeru laiust veelgi vähendada (vt joonis 23). Valmis!
Joonis 23 – Vertikaalne lahtri tekst
Soovi korral saate teksti pööramise nurga käsitsi määrata. Samas loendis (vt joonis 22) valige üksus Lahtrite joondamise vorming ja avanevas aknas määrake suvaline nurk ja joondus (vt joonis 24).
Joonis 24 – Suvalise teksti pöördenurga määramine
Lahtrite vormindamine tingimuse järgi
Tingimusvormingu funktsioonid on Excelis olnud kasutusel juba pikka aega, kuid 2010. aasta versiooniga on neid oluliselt täiustatud. Võib-olla ei pea te isegi reeglite loomise keerukusest aru saama, sest... arendajad on teinud palju ettevalmistusi. Vaatame, kuidas kasutada Excel 2010 tingimusvormingut.
Esimene asi, mida teha, on lahtrite valimine. Edasi, edasi Kodu vahekaardi klõpsamise nupp Tingimuslik vormindamine ja valige üks toorikutest (vt joonis 25). Tulemus kuvatakse lehel kohe, nii et te ei pea pikka aega valikuid läbi vaatama.
Joonis 25 – Tingimusvormingu malli valimine
Histogrammid näevad üsna huvitavad välja ja peegeldavad hästi hinnainfo olemust – mida kõrgem see on, seda pikem on segment.
Värviskaalaid ja ikoonide komplekte saab kasutada erinevate olekute tähistamiseks, näiteks üleminekud kriitiliselt vastuvõetavatele kuludele (vt joonis 26).
Joonis 26 – Värvuskaala punasest roheliseni vahepealse kollasega
Saate kombineerida histogramme, skaalasid ja ikoone ühes lahtrivahemikus. Näiteks näitavad joonisel 27 olevad histogrammid ja ikoonid vastuvõetavat ja liiga kehva seadme jõudlust.
Joonis 27 – histogramm ja ikoonide komplekt kajastavad mõne tingimusliku seadme jõudlust
Lahtritest tingimusvormingu eemaldamiseks valige need ja valige menüüst Tingimuslik vorming. Eemaldage valitud lahtritest reeglid(vt joonis 28).
Joonis 28 – Tingimusliku vormingu reeglite eemaldamine
Excel 2010 kasutab eelseadeid, et kiiresti pääseda juurde tingimusvormingu võimalustele, kuna... Enda reeglite kehtestamine pole enamiku inimeste jaoks ilmselge. Kui aga arendajate pakutavad mallid teile ei sobi, saate luua oma reeglid lahtrite kujundamiseks vastavalt erinevatele tingimustele. Selle funktsiooni täielik kirjeldus ei kuulu selle artikli ulatusse.
Filtrite kasutamine
Filtrid võimaldavad teil kiiresti leida vajaliku teabe suurest tabelist ja esitada see kompaktsel kujul. Näiteks Gogoli teoseid saab valida pikast raamatute nimekirjast, Inteli protsessoreid aga arvutipoe hinnakirjast.
Nagu enamik muid toiminguid, nõuab filter lahtrite valimist. Kuid te ei pea valima kogu andmetega tabelit, vaid märkige vajalikud andmeveergude kohal olevad read. See suurendab oluliselt filtrite kasutamise mugavust.
Kui lahtrid on valitud, vahekaardil Kodu klõpsake nuppu Sorteerimine ja filtreerimine ja valige Filter(vt joonis 29).
Joonis 29 – Filtrite loomine
Lahtrid muutuvad nüüd ripploenditeks, kus saate määrata valikusuvandeid. Näiteks otsime veerust kõiki Inteli mainimisi Toote nimi. Selleks valige tekstifilter Sisaldab(vt joonis 30).
Joonis 30 – Tekstifiltri loomine
Joonis 31 – Filtri loomine sõna järgi
Sõna väljale sisestamisega on aga sama efekti saavutamine palju kiirem Otsi kontekstimenüü näidatud joonisel 30. Miks siis kutsuda lisaaken? See on kasulik, kui soovite määrata mitu valikutingimust või valida muid filtreerimisvalikuid ( ei sisalda, algab ..., lõpeb ...).
Arvandmete jaoks on saadaval muud valikud (vt joonis 32). Näiteks saate valida 10 suurimat või 7 väikseimat väärtust (arv on kohandatav).
Joonis 32 – Numbrifiltrid
Exceli filtrid pakuvad üsna rikkalikke võimalusi, mis on võrreldavad andmebaasihaldussüsteemide (DBMS) SELECT-päringu valikuga.
Infokõverate kuvamine
Teabekõverad (infokõverad) on Excel 2010 uuendus. See funktsioon võimaldab kuvada arvparameetrite muutuste dünaamikat otse lahtris, ilma diagrammi koostamata. Numbrite muutused kuvatakse kohe mikropildil.
Joonis 33 – Excel 2010 teabekõver
Infokõvera loomiseks klõpsake plokis ühte nuppudest Infokõverad vahekaardil Sisestage(vt joonis 34) ja seejärel määrake joonistatavate lahtrite vahemik.
Joonis 34 – Infokõvera sisestamine
Nagu diagrammidel, on ka teabekõveratel palju kohandamisvõimalusi. Üksikasjalikumad juhised selle funktsiooni kasutamiseks on kirjeldatud artiklis.
Järeldus
Artiklis käsitleti mõnda Excel 2010 kasulikku funktsiooni, mis kiirendavad tööd, parandavad tabelite välimust või kasutusmugavust. Pole vahet, kas loote faili ise või kasutate kellegi teise oma – Excel 2010-s on funktsioonid kõigile kasutajatele.
