Sissejuhatus
Peatükk I. Infotehnoloogia korraldamise alused
1.1 Juhtimisinfotehnoloogiate mõiste ja klassifikatsioon
1.2 Kaasaegsete infotehnoloogiate tunnused ja nende kasutamise strateegiad
II peatükk. Uued infotehnoloogiad Hantõ-Mansiiski ettevõttes JSC Model
2.1 Ettevõtte JSC “Model” omadused
2.2 Infotehnoloogia kasutamine Model OJSC raamatupidamisosakonnas
Järeldus
Kasutatud allikate ja kirjanduse loetelu
Rakendused
Sissejuhatus
Infomahu tohutu kasv ja suured muutused teabenõudluses hakkasid esitama organisatsiooni info- ja dokumenteerimisteenuste korraldusele uusi nõudmisi.
Muutuma hakkasid nõuded teabe- ja dokumentatsioonitoega seotud teenustele. Välismaal hakati neid nimetama teabe- ja dokumentatsiooniressursside haldamise (või haldamise) teenuseks, meie riigis - juhtimise dokumentatsiooni tugiteenuseks (DOU).
Koolieelse õppeasutuse täiustamise ja tänapäevaste tingimustega kohandamise põhisuund oli uusima arvuti- ja telekommunikatsioonitehnoloogia kasutamine, väga tõhusate info- ja juhtimistehnoloogiate kujundamine selle alusel dokumentidega töötamisel.
Tänapäeva koolieelsete lasteasutuste infotehnoloogia seisu võib iseloomustada järgmiselt:
Suure hulga andmebaaside olemasolu, mis sisaldavad teavet organisatsiooni tegevuse kohta;
Tehnoloogiate loomine, mis pakuvad kasutajale interaktiivset juurdepääsu teaberessurssidele;
Infosüsteemide ja infotöötlust võimaldavate tehnoloogiate funktsionaalsuse laiendamine, erinevatel eesmärkidel lokaalsete multifunktsionaalsete probleemile orienteeritud infosüsteemide loomine;
Üks peamisi tegureid, mis mõjutab teaduse ja tehnika arengut kõigis inimtegevuse valdkondades, on uute infotehnoloogiate laialdane kasutamine. Kõige olulisemate ja levinumate valdkondade hulgas, milles infotehnoloogia mängib otsustavat rolli, on juhtimisvaldkonnal eriline koht. Uute infotehnoloogiate mõjul toimuvad juhtimistehnoloogias põhimõttelised muutused (automatiseeritakse põhjendamise ja otsuste tegemise protsessid, nende rakendamise korraldus), tõuseb juhtimistegevusega tegelevate spetsialistide kvalifikatsioon ja professionaalsus.
Personaalarvutitel ja arendatud sidevahenditel põhinevate uute infotehnoloogiate rakendusala on väga lai. See hõlmab erinevaid aspekte – alates ametliku kirjavahetuse kõige lihtsamate funktsioonide pakkumisest kuni süsteemianalüüsi ja keerukate otsustusülesannete toetamiseni. Personaalarvutid, laser- ja optikatehnoloogia, meedia ja mitmesugused sidevahendid (sealhulgas satelliitside) võimaldavad asutustel, ettevõtetel, firmadel, organisatsioonidel, töörühmadel ja üksikutel spetsialistidel saada õigel ajal ja täies mahus vajalikku teavet projekti rakendamiseks. erialastel, hariduslikel, kultuurilistel jms eesmärkidel.
Õppeobjektiks on infotehnoloogia ettevõttes.
Õppeaineks on infotehnoloogiate juurutamine.
Kursusetöö eesmärk on käsitleda ettevõtte peamisi infotehnoloogiaid.
Selle eesmärgi saavutamiseks on vaja lahendada järgmised ülesanded:
1. tuua välja infotehnoloogia põhimõisted ja nende klassifikatsioon;
2. iseloomustada kaasaegseid infotehnoloogiaid;
3. tuua välja strateegiad kaasaegsete infotehnoloogiate kasutamiseks juhtimistegevuses
4. iseloomustada Hantõ-Mansiiski linnas asuvat ettevõtet OJSC “Model”;
5. koostada Hantõ-Mansiiski linna Model OJSC teabetoe analüüs.
Kasutatud kirjanduse loetelu võib jagada kahte ossa: õpikud ja artiklid perioodikas. Õpikutes on teosed juhtimise infotoe kohta, mis käsitleb infotehnoloogiat kui üht tõhusa juhtimise infotoe lahutamatut komponenti. Eraldi võime esile tõsta autori A.D. Khomonenko (21), mis on sellel teemal seni moodsaim ja sisaldab infotehnoloogiaalast infot. See teema sai põhiarenduse perioodikas (13;14). Need on artiklid, mis on pühendatud juhtimisteabe toe automatiseerimise üldistele küsimustele, samuti halduse dokumentatsioonitoe täiustamise põhitõdedele.
Kursusetöö koosneb sissejuhatusest, kahest peatükist, järeldusest, kasutatud allikate loetelust ja kirjandusest.
Esimeses peatükis “Infotehnoloogia korralduse alused” käsitletakse infotehnoloogia põhimõisteid ja klassifikatsiooni.
Teine peatükk "Uued infotehnoloogiad Hantõ-Mansiiski linnas asuvas Model OJSC ettevõttes" on pühendatud infotehnoloogia analüüsi läbiviimisele ja rakendamisele OJSC mudelettevõttes.
Kokkuvõtteks on toodud peamised järeldused uurimisteema kohta 22 allikat kasutatud allikate ja kirjanduse loetelus.
Peatükk I. Infotehnoloogia korraldamise alused
1.1 Infotehnoloogiate mõiste ja klassifikatsioon
Mõiste "infotehnoloogia" ise põhineb mõistel "tehnoloogia", mis on üsna stabiilne ja ilmus teadus- ja tehnikaringlusse seoses tootmise korraldamise probleemidega.
Üks tänapäeva entsüklopeediatest annab selle mõiste järgmise definitsiooni:
"Tehnoloogia (kreeka keelest techne - kunst, oskus, oskus) on tootmisprotsessis läbiviidavate toorainete, materjalide või pooltoodete oleku, omaduste, vormi muutmise, valmistamise, oleku, omaduste, vormi muutmise meetodite kogum; teadusharu, mis uurib tehnoloogilistes protsessides toimivaid füüsikalisi, keemilisi, mehaanilisi ja muid seaduspärasusi. Tehnoloogia viitab ka kaevandamis-, töötlemis-, transpordi-, ladustamis- ja kontrollitoimingutele endile, mis on osa üldisest tootmisprotsessist.
Kolmest võimalikust variandist on esimene variant infotehnoloogiale kõige lähedasem.
Mõiste "infotehnoloogia" peaks sisaldama kolme põhikomponenti:
Mõjuobjekt (antud definitsioonis on tooraine, materjal, pooltoode, s.o materiaalne ressurss);
Löögi tulemus (mõjutatud objekti oleku, omaduste, kuju muutumine);
Mõjutamismeetodid (töötlemine, valmistamine, muutmine – soovitud mõjutamise tulemuseni viivad protsessid) (11, 322).
Mõjuobjektina käsitletavate ressursside loetelu laiendamisega saame tehnoloogiate koosseisu vastava laienduse: kui mõjuobjektiks on energia, siis saame energiatehnoloogiad (energia ülekanne, energia muundamine jne); finantsressursid kui mõjuobjekti määravad finantstehnoloogiad (toimingud väärtpaberiturul, valuutatehingud, laenud jne); inimressursid (inimressursist kui mõjuobjektist sünnivad koolitustehnoloogiad, koostöö üksikutes meeskondades jne.
Sellega seoses määrab ressursina käsitletav teave infotehnoloogia tekkimise. Seda arvesse võttes saame sõnastada järgmise infotehnoloogia definitsiooni:
Infotehnoloogia on meetodite, tootmisprotsesside ning tarkvara- ja riistvaratööriistade kogum, mis on ühendatud tehnoloogiliseks ahelaks, mis tagab teabe kogumise, töötlemise, salvestamise, levitamise ja kuvamise, et vähendada teaberessursi kasutamise protsesside töömahukust, samuti suurendada nende töökindlust ja tõhusust (21 C . 11-12).
Infotehnoloogiaid iseloomustavad järgmised põhiomadused:
Töötlemise (protsessi) subjektiks (objektiks) on andmed;
Protsessi eesmärk on teabe hankimine;
Protsessi läbiviimise vahenditeks on tarkvara, riistvara ja tarkvara-riistvara arvutisüsteemid;
Andmetöötlusprotsessid jagunevad toiminguteks vastavalt ainevaldkonnale;
Protsesside kontrollitoimingute valiku peavad tegema otsustajad;
Protsessi optimeerimise kriteeriumid on kasutajale teabe edastamise õigeaegsus, usaldusväärsus, autentsus ja täielikkus.
Kõigist tehnoloogialiikidest seab infotehnoloogia juhtimisvaldkonnas kõrgeimad nõudmised "inimfaktorile", avaldades fundamentaalset mõju töötaja kvalifikatsioonile, tema töö sisule, füüsilisele vaimsele koormusele, ametialastele väljavaadetele ja tasemele. sotsiaalsetest suhetest.
Teisest küljest on infotehnoloogia inforessursside kasutamise protsessi kõige olulisem komponent. Tänaseks on see läbinud mitmeid evolutsioonietappe, mille määras peamiselt teaduse ja tehnika areng. Selle tulemusena on selle nimes toimunud mõned muudatused ühe sünonüümi lisamise tõttu: uus, arvuti või kaasaegne (21 P.11-12).
Ühiskonna ja ettevõtete teavitamiseks on vaja laia valikut tarkvara ja riistvara, sealhulgas arvutitehnoloogiat ja sideseadmeid. Erinevad tehnilised vahendid tagavad kolme põhiliigi (kõne, trükitekst, graafika) vastuvõtmise ja edastamise staatikas ja dünaamikas inimese kolme tajumeele (kuulmine, kompimine, nägemine) maksimaalse kasutamisega. Otseselt inimesega on ühendatud suhteliselt mahukad seadmed, mis tagavad erinevate inimese-masina sisend- ja väljundinfovoogude koordineerimise (kuvarid, klaviatuurid, hiired, juhtkangid ja muud manipulaatorid ning palju muud, sh elektroonilised tahvelarvutid ja tablood). Tehnilised sidevahendid tagavad info edastamise välises ärikeskkonnas. Samas ei kasuta sidesüsteem mitte ainult “puhtaid” sidevahendeid, vaid ka info- ja sidearvuteid. Äriettevõttes võib olenevalt ettevõtte mastaapidest ja omadustest info salvestamiseks ja töötlemiseks kasutada ühte kuni mitu tuhat arvutit (22 lk 26-27).
Raamat: Loengukonspektid Dokumentaalfilm
1. JAGU. JUHTIMISE TEAVE JA DOKUMENTATSIOONI TUGI JAGU 1. JUHTIMISE TEAVE JA DOKUMENTATSIOONI TUGI 1.1. Juhtimisdokumentatsiooni tähtsus
Dokument täidab mitmeid funktsioone. Riigistandard 16.487-83 määratleb dokumendi kui materiaalse objekti, mille teave on inimese loodud viisil fikseeritud selle edastamiseks ajas ja ruumis, ning määratleb dokumendi üldise funktsiooni teabekandjana. See dokumendi funktsioon on eriti oluline operatiivjuhtimises. Pärast dokumendi kasutamist praeguses töös täidab see veel üht olulist funktsiooni – toimib ajalooallikana. Need omadused äratasid juhtkonna töötajate ja arhiivitöötajate tähelepanu. Juhtorganid ja valitsusasutused peavad oma töös suhtlema.
Haldussüsteemi ümberkorraldamise perioodil täidab dokument mitmeid teoreetilisi funktsioone, mida kasutatakse dokumendihalduse ja arhiveerimise teadusharudes.
Juhtimistehnoloogiat, mis on taandatud lihtsaks diagrammiks, saab esitada otsuse tegemise, selle rakendamise korraldamise ja rakendamise jälgimise vormis. Seda skeemi saab kasutada nii lihtsaima ühekordse ürituse läbiviimisel kui ka keerukate üleriigiliste tööstussüsteemide korraldamisel. Need süsteemid erinevad otsuse tegemiseks ettevalmistamise astme, selle rakendamise korralduse (personal, rahandus, tarne, rakendamine jne) ja rakendamise kontrolli korralduse poolest. Kõikidel juhtudel tuleb paigaldada ettenähtud osad.
Ükski otsus ei sünni tühjalt kohalt, seda saab teha ainult selleteemalise teabe põhjal. Sel juhul tuleb tähele panna kahte olulist tingimust: esiteks peab info olema õigeaegne ja teiseks peab sellest piisama vajaliku otsuse tegemiseks. Kui teave saabub hilinemisega, kaotate võimaluse osaleda mis tahes toimingutes või sündmustes. See tähendab, et võimalus või juhus on kadunud. Teisest küljest, kui teave on ebapiisav või teate midagi alles poole peal,
teie otsus ei pruugi mitte ainult olla parim, vaid isegi ekslik, kuna te ei võtnud kõiki tegureid arvesse.
Praegu kahekordistub teabe maht iga kolme aasta tagant. See on seotud ühiskonna arenguga. Iga subjekt või isik saab eksisteerida ainult siis, kui teavet vahetatakse. Turusuhete tingimustes on majanduslik olukord kiiresti muutuv, kui äriettevõtted "ellu jäävad" vaid siis, kui nad teavad õigeaegselt, mis, millal, kuidas ja kui palju see maksab. Teave on pikka aega muutunud kaubaks. See, kellele teave kuulub, kontrollib olukorda ja vastupidi.
See viitab olulistele muutustele ühiskonna inforessursside korralduses, näitab, et teave ja dokumendid kui selle kandjad mõjutavad juhtimise kõiki aspekte, aga ka erinevate struktuuride toimimist, mis mõjutavad lõpptulemust majandussfääris.
Info- ja dokumenteerimisteenused on juhtimist põhi(põhi) toetav (teenindus)funktsioon, mille elluviimine eeldab erialaseid eriteadmisi. Iga üksuse tegevuse tõhusus ja selgus sõltub sellest, kuidas seda tööd tehakse.
Teabe- ja dokumentatsioonitoega tegelevad spetsiaalsed struktuuriüksused: ärijuhtimine, üldosakond, kontor, sekretariaat (või abisekretär). Need üksused peavad olema varustatud spetsialistidega. Abisekretäril peab olema ka eriharidus olenevalt juhi tasemest ja tema väljaõppe tasemest.
Mis tahes haldusaparaadi töö, nagu iga töö meie ajal üldiselt, peab toimuma vastavalt teadusliku töökorralduse nõuetele. See tähendab, et ei ole tööd, mida ei oleks vaja korralikult korraldada ja selle töö tegija peab olema kursis selle teostamise iseärasustega. Selleks tuleb töö jagada teatud komponentideks – kõige keerulisematest kuni kõige lihtsamate toiminguteni. Iga osa tuleb välja töötada, see tähendab korraldada parimal võimalikul viisil, kuna üheski töös pole pisiasju, kõik tuleb läbi mõelda. Teaduslik töökorraldus koosneb sellistest läbimõeldud, korralikult organiseeritud operatsioonidest. Kuidas seda või teist tööd õigesti teha, määravad regulatiivsed ja metoodilised dokumendid.
Juhtimisvaldkonnas töötavad nad peamiselt teabe ja dokumentidega, mis toimivad selle kandjatena. Juhtimisvaldkonna töö dokument-objekt ja tulemus.
Töö teabe- ja dokumentatsioonitoega koosneb identsetest toimingutest. Ainult mõned katsealused teevad seda traditsiooniliste meetoditega (käsitsi), teised aga mehhaniseerimist ja automatiseerimist. Kuid kõik dokumentidega töötamise etapid jäävad alles. Seetõttu peab iga haldusaparaadi elementaarne pädev töötaja mitte ainult dokumente õigesti koostama ja vormistama, vaid ka teadma, millist tüüpi töid nendega tehakse.
Igasugune tänane töö paraneb uute masinate ja protsesside kasutuselevõtuga. Juhtimisvaldkonnas on võimalik vaid mehhaniseerida tööd dokumentidega ja automatiseerida dokumentides sisalduva info töötlemist.
Kuid masindokumentide töötlemisel on oma nõuded. Mis puudutab dokumente, nõudeid nende vormistamisele, täitmise järjekorda, teksti esitamist.
Dokumendi saab jagada ka selle kõige lihtsamateks komponentideks (detailideks) ning igas osas on reeglid kõige õigema kirjutamise ja kujunduse kohta. Need reeglid on sätestatud dokumendis DSTU 4163-2003. Nõuded dokumentide koostamisele on piisavalt üksikasjalikult kirjeldatud ka juhtimisdokumentatsiooni tugisüsteemis, kuna kõikides dokumentides on võimalik tuvastada samu komponente (detaile), olles tutvunud nende detailide koostamise ja töötlemise protseduuriga (aadressi, kuupäevade kirjutamine). , kinnitusmärgid, heakskiitmine, sõlmimise kord jne). Need nõuded on kehtestatud standardiga DSTU 4163-2003.
Ühte dokumenti kasutatakse ainult ühekordse toimingu dokumenteerimiseks. Dokumendid toimivad üksteisega tihedas koostoimes ja moodustavad dokumentatsioonisüsteemi. Riigistandard määratleb dokumentatsioonisüsteemi kui omavahel seotud dokumentide kogumit teatud tegevusvaldkonnas.
Olemas on eelarveobjektide ja üksuste finants-, esmase ja raamatupidamise dokumentatsiooni süsteemid, raamatupidamis- ja rahadokumentatsioon, organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon jne. Seega peab iga juht olema võimeline taganema ja teadma dokumentatsioonisüsteemi, millega ta töötab. Näiteks personaliosakonna töötaja peab teadma ja oskama koostada ja vormistada kõiki personalidokumente,
ning lepingud ja töölepingud. Kuid kõige levinumad on organisatsioonilised ja haldusdokumendid, millega iga juht peab tegelema. See hõlmab organisatsioonilisi dokumente, nagu põhikiri, määrused, juhised, haldusdokumendid, korraldused, korraldused, juhised, resolutsioonid, otsused; teabe- ja teatmeaktid, tõendid, aruanded ja seletuskirjad, samuti levinumad ametlikud dokumendid - kirjad, telegrammid, telefoniteated. Igal mainitud dokumendiliigil on teksti kujundamisel ja esitusviisil oma eripärad, mida on lihtne uurida.
Ka dokumentidega töötamise protseduur on jagatud teatud etappideks. Igal etapil on oma tehnikad, kuidas seda kõige paremini sooritada. See töö algab dokumentide vastuvõtmise ja esmase töötlemisega. See etapp on sõltumata teabe edastamise viisist: posti teel, isiklikult, telegraafi teel, faksi teel. Reeglina tehakse seda tööd tsentraalselt ja see koosneb puhttehnilistest toimingutest, mida on üksikasjalikult kirjeldatud reeglites ja juhistes.
Dokumentide registreerimine on oluline samm. Registreerimise käigus peetakse saabunud dokumentide üle arvestust, kuid kõige olulisem on fikseerida dokumendi kohta indikaatorid, mis võimaldavad korraldada kontrolli selle täitmise üle ning teabe- ja teatmetööd dokumentidega, s.o. Registreerimise käigus luuakse andmepank objektis või subjektis ringlevate dokumentide kohta.
Järgmine etapp, rakendamise jälgimine, on tihedalt seotud dokumentide registreerimisega. Korralikult korraldatud kiirkontroll võimaldab teil igal ajal teada, mida on vaja teha ja aitab katsealusel oma tööpäeva tõhusalt planeerida.
Teabe- ja teatmetöö korraldus sõltub ka dokumentide registreerimisest. Teabe- ja dokumentatsiooniteenistus või sekretär on kohustatud mõne minutiga väljastama tõendi: kus, kellelt, millises tööetapis mõni dokument asub, ja vastama ka küsimusele: millised dokumendid sisaldavad teavet konkreetse probleemi kohta, huvitab sind. Registreerimist saab teha käsitsi – kaartidel või automatiseeritult – arvutis. Dokumentide registreerimise tehnoloogia on hästi kirjeldatud normatiiv- ja metoodilistes juhendites.
Pärast esmast töötlemist ja registreerimist saadetakse dokument täitmiseks. See etapp on seotud dokumendi otsese liikumise probleemiga. Juhtimisorganisatsiooni süsteemi kajastava dokumendi liikumine täitjale. Selge vastutuse jaotuse ja volituste delegeerimisega läheb dokument kohe täitmisele. Tsentraliseeritud juhtimissüsteemi korral, kui juht võtab kõigi, isegi väiksemate küsimuste otsustamise enda peale, tuleb iga dokument temale lahendamiseks ja pärast seda saadetakse täitmiseks. Koostatud dokument läheb seega alt üles – täitjalt koos arvukate kooskõlastustega haldurile allkirja andmiseks. Dokumendi liikumine kajastub selgelt operogrammis ja võimaldab näha kõiki korduvaid ja mittevajalikke toiminguid.
Järgmine etapp on praegune dokumentide säilitamine. Igasugune dokument täidab pärast sellesse salvestatud teabe juhtimisprotsessis kasutamist teabe salvestamise ja kogumise funktsiooni, et selle teabe juurde saaks vajaduse korral uuesti tagasi pöörduda. Selleks tuleb dokumendid paigutada nii, et soovitud dokument oleks mõne minutiga leitav. Kuna teema töö käigus jäetakse kõrvale palju dokumente, nõuab nende korrastamine praeguses hoidlas eelnevat klassifitseerimist, st nende kiireks otsimiseks rühmadesse (juhtumitesse) jaotamist. Dokumentide jaotamiseks juhtumite vahel töötatakse välja lihtne klassifikaator - juhtumite nomenklatuur. See on süstematiseeritud loetelu piirkondades läbiviidavate juhtumite pealkirjadest.
Nomenklatuur on kõige olulisem dokument. Hästi läbimõeldud toimikute nomenklatuur võimaldab praegust dokumentide säilitamist selgelt korraldada. Nomenklatuuri koostamine nõuab aga eriteadmisi. Aastatepikkune nomenklatuuride koostamise kogemus lubab väita, et nomenklatuuri saab koostada vaid dokumendihalduse valdkonna spetsialist või arhivaar. Kui uuritav ei saa ise nomenklatuuri pädevalt koostada, peate võtma ühendust. arhiiviteenistusse. Korpuse kaaned luuakse nomenklatuuri järgi. Ka kaante kujundamine ja dokumentide jaotamine kohtuasjade sees tuleb läbi viia erireegleid arvestades.
Dokumentide väärtuse uurimisega seotud kohtuasjade nomenklatuuri koostamine, kohtuasjade vormistamine ja nende säilitamine. Ekspertiisi all mõistetakse dokumentide praktilise ja teadusliku tähtsuse kindlaksmääramist ning nende säilitustähtaegade määramist. Sõltuvalt dokumentide väärtusest võivad need olla erineva säilitusajaga: lühiajaline (kuni 10 aastat), pikaajaline (peamiselt on tegemist personali dokumentidega, mida säilitatakse 25-75 aastat) ja püsiv. Dokumentide säilitusajad saab määrata spetsiaalsetes teatmeteostes nimega “Dokumendiloendid säilitamisperioodide kaupa”. Need on standardsed ja osakondlikud. Juhtimisdokumentide, teadusliku ja tehnilise dokumentatsiooni, filmi- ja fotodokumentide jaoks on olemas standardloetelu; osakondade nimekirjad peaaegu kõigi tegevusvaldkondade (kultuur, tervishoid, kinematograafia, põllumajandus jne) kohta. Osakondade loetelus on täpsemalt käsitletud teatud valdkonna tegevuste käigus tekkivaid dokumente. Dokumentide säilitusajad määratakse failide loomisel, kuna püsiva ja ajutise säilitusajaga dokumente ei ole lubatud ühte faili luua. Vastasel juhul tuleb dokumendid ümber rühmitada. Eksami läbiviimise ja selle tulemuste fikseerimise kord on regulatiivsetes ja metoodilistes dokumentides hästi sätestatud.
1, lõpuks on dokumentidega töötamise viimane etapp failide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks või arhiivi esitamiseks. Operatiivtöös kasutatakse juhtumeid reeglina kaks aastat - jooksev ja eelmine aasta. Eelmiste aastate juhtumid tuleb menetleda ja üle anda subjekti arhiivi (kui see on olemas) või teisaldada hoidmiseks teise kappi. Juhtumeid menetletakse vastavalt kehtestatud reeglitele. Kui seda tööd teha regulaarselt, igal aastal, on uuritava asjaajamine täiesti korras ning vajalike toimikute ja dokumentide leidmine ei ole keeruline.
Dokumentide koostamise ja menetlemise kord ning nendega töötamise kõigi etappide korraldus on piisavalt üksikasjalikult kirjeldatud regulatiivsetes ja metoodilistes dokumentides. Igal subjektil või objektil peab olema dokumentide pakett ja kui need on suured, siis igas struktuuriüksuses.
Objektide või subjektide tegevust jälgivad arhivaarid peavad ennekõike andma konsultatsioone, määrama kindlaks, millised normatiiv- ja metoodilised dokumendid subjektil või objektil omama peaksid, mille abil saab vastuse paljudele koostamist, töötlemist puudutavatele küsimustele, ja dokumentide korrastamine.
Normatiiv- ja metoodiliste dokumentide pakett koosneb kahest osast. Esimene osa peaks sisaldama riiklikke normatiiv- ja metoodilisi dokumente, mille komplekti tuleks müüa arhiiviasutustes mitte ainult keskuses, vaid ka kohapeal. Need dokumendid hõlmavad järgmist:
Riigi dokumentatsiooni tugisüsteem
juhtimine. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja
dokumentatsiooni tugiteenused.
Objektide ja õppeainete juriidiliste teadmiste standardjuhised.
Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded dokumentidele.
Osakonnaarhiivide toimimise põhireeglid.
Protsessi käigus loodud standarddokumentide loend
riigikomisjonide tegevus, objektid, subjektid koos tähtaegade määratlemisega
nende ladustamine.
Kodanike pöördumistega tegelevatel üksustel on kasulik omada kontoritöö läbiviimise standardmäärust, mis käsitleb kodanike kaebusi, avaldusi ja kaebusi valitsusasutustele ja ettevõtetele, mis määrab kindlaks selle kategooriaga töötamise korra ja metoodika. dokumentidest.
Paketi teine osa moodustatakse õppeaine enda korralduslikest, normatiiv- ja metoodilistest dokumentidest. See sisaldab:
Harta või määrus objekti või subjekti kohta.
Struktuurijaotuse määrused (kui õppeaine on hargnenud struktuuriga).
Struktuuriüksuste töötajate ametijuhendid.
Juhised selle üksuse asjade haldamiseks.
Juhtumite nomenklatuur.
Struktuuriüksuste dokumendiplankide leht või
teemat tervikuna.
Viimase kolme dokumendi osas tuleks täpsustada antud õppeaine kontoritöö juhendit koos selle näidete, juhtumite nomenklatuuri ja dokumendivormide lehe näidisdokumentidega, mida saab ise välja töötada või koosnevad büroo töötajatest. kohalik arhiiviteenistus.
|
|
Iga organisatsiooni juhtimine on infoprotsess, mille käigus saadakse infot, töödeldakse, töötatakse välja otsus ja otsus edastatakse teostajatele, kelle tegevust kontrollitakse. Organisatsiooni juhtimistegevus, mis on seotud tema ülesannete ja ülesannete täitmisega vastavalt põhikirjadokumentidele ja muudele normatiivaktidele, kuulub dokumenteerimisele.
Organisatsioonide juhtimistegevuse dokumenteerimine toimub kooskõlas normatiivaktide ja juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetavate riiklike standardite nõuetega.
Venemaa dokumendihalduse regulatiivne ja metoodiline raamistik, mida esindab eelkõige selline oluline dokument nagu "Riiklik halduse dokumentatsiooni toetamise süsteem", mille NSVL Peaarhiiv kehtestas 1988. aastal, on suures osas vananenud ja nõuab värskendamist.
Riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, aga ka kõigi organisatsioonide (olenemata nende omandivormist ning organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist) juhtimistegevuse dokumentaaltoetuse korraldamise alaste suhete reguleerimiseks tuleb vastu võtta föderaalseaduse eelnõu „Dokumenditoetuse kohta Juhtimistegevused” töötati välja, milles muuhulgas tutvustati elektroonilise dokumendi kontseptsiooni - see on dokument, milles teave esitatakse elektroonilisel digitaalsel kujul ja elektrooniline dokumendikandja - see on käegakatsutav andmekandja, mis on mõeldud salvestamiseks ja teabe salvestamine elektrooniliste arvutite toetatud tehnoloogiate abil.
Organisatsiooni juhtimistegevuse dokumentatsioonitoe reguleerimise peamistest valdkondadest tuuakse välja osalemine juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamise automatiseeritud süsteemide väljatöötamises ja juurutamises.
Struktureerimata teabe töötlemise automatiseerimise teoreetilised uuringud (mis algasid 50ndatel) ei ole veel viinud standardsete teabeotsingu keelte (nagu SQL) loomiseni, mida saaks kasutada dokumentide vormistatud kirjeldamiseks ja sisuks ning päringute koostamiseks * .
Dokumentaalsete infosüsteemide põhiülesanne on säilitada ja varustada kasutajat dokumentidega, mille sisu vastab tema infovajadustele. Seega on dokumentide infosüsteem ühtne dokumentide hoidla koos tööriistadega kasutajale vajalike andmete otsimiseks ja väljastamiseks. Dokumentaalsete infosüsteemide otsingu iseloom määras neile teise nime - infootsingusüsteemid. Tarkvaratooteid esitletakse Venemaa turul peamiselt juriidilise teabe vajaduste rahuldamiseks: “ConsultantPlus”, “Garant” ja “Kodeks”.
Samal ajal peavad juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetavad infotehnoloogiad funktsionaalselt tagama ettevõtte tegevuse kontrollitavuse ja läbipaistvuse, samuti koguma ja juhtima teadmisi. Kaasaegses maailmas muutuvad need kaks ülesannet üha kriitilisemaks. Näiteks Mercedese auto maksumuses on vaid 30% otsesed tootmiskulud ja ülejäänu on auto arenduskulude kompensatsioon, s.o. inseneride ja juhtide tegevuse maksumus, seetõttu on kulude vähendamise peamine ressurss nende tegevuse optimeerimine.
Toome järgmise näite: organisatsioon tegeleb teatud lepingu ühise ettevalmistamisega, mis koosneb: lepingu põhipunktide läbiarutamisest vastaspoolega, lepingu tekstis muudatuste tegemisest, mitme erineva võimalusega faili salvestamisest. leping. Ja kui kõik on valmis, võib mõne aja pärast selguda, et tegelikult ei sõlmitud see lepingu viimane versioon (võeti vale “kala” ja advokaat ei lugenud lepingut ja partner ei nõustu mõne selle punktiga). Väljapääs sellistest olukordadest on elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste tehnoloogiate kasutamine organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamisel - elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS).
Esmapilgul tunduvad EDMS-id üsna autonoomsed programmid, mis kajastavad ettevõtte dokumentide liikumist ja pakuvad nendega tööd. Samal ajal on EDMS-i loomine ja rakendamine muutuvate äritehnoloogiate ja ettevõtte infosüsteemi lahutamatu osa.
Dokumendivoo süsteem ise (nagu ka iga ettevõtte automatiseerimissüsteem) ei anna oodatud efekti, kui selle rakendamisele ei eelne äriprotsesside uurimist, kirjeldamist ja optimeerimist. Iga äriprotsess koosneb etappidest - elementaarsetest toimingutest, mida teatud töötajad teevad. Dokument (paber- või elektrooniline) toimib mehhanismina, mis reguleerib eelkõige inimeste ja organisatsioonide vahelisi suhteid.
Mõelge näiteks lihtsustatud äriprotsessile “Kauba tagastamine ostjale” (joonis 2.21). Kauba tagastamiseks ostjale koostab juhataja tagastusarve (etapp 1), seejärel tagastab laotöötaja pärast arve saamist kauba (etapp 2) ning pärast arve töötlemist (kauba saatmine) , saadetakse dokument arhiivi. Dokument “Kauba tagastamise arve” liigub sel juhul töötajalt töötajale, etapist lavale. Omakorda seisavad juhataja ja laotöötaja ees vastavad ülesanded, mis samuti liiguvad töötajalt töötajale, etapilt lavale.
Sarnaselt saate kirjeldada ka muid ettevõtte äriprotsesse: “Kokkupanemine”, “Raha väljastamine”, “Kauba ostmine” jne. Seetõttu saate äriprotsesside automatiseerimisel rakendada funktsionaalsust, mis võimaldab visualiseerida dokumendivoogu.
Riis. 2.21. Äriprotsess "Kauba tagastamine ostjale"
Automatiseerides planeerimise, prognoosimise, operatiivjuhtimise, raamatupidamise ja andmeanalüüsi funktsioone, toetuvad ERP-süsteemid taas dokumentidele, mis “läbivad” äriprotsesse (joonis 2.22).
Riis. 2.22. Ettevõtte mõningate komponentide koostoime
Seega on joonisel fig. 2.21 moodustatakse pealisehitus, et toetada dokumendis oleva teabe muutumist selle etapist lavale liikumise tulemusena. See annab alust väita, et ettevõtte juhtimise, planeerimise ja analüüsi mehhanismid põhinevad dokumendivoo tehnoloogial.
Vaatame turul olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, mille võib laias laastus jagada kolme rühma.
Sõltumatu EDMS. Need tarnitakse eraldi programmina, mis pakub kollektiivset tööd dokumentidega ja võimaldab teil suhelda selliste rakendustega nagu MS Excel ja Outlook. Sellised EDMS-id pakuvad vahendeid dokumentide registreerimiseks, säilitamiseks, vaatamiseks ja väljavõtmiseks. Sõltumatu EDMS võimaldab teil teha lihtsat juhtimist, vaadates teavet dokumendi oleku kohta: täitja, tähtajad, otsused, selle ettevõtte dokumendid, millega see on seotud, saajad, kellele see e-postiga saata jne. Ühest küljest ei vaja väikeettevõtted sageli midagi enamat elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist. Teisest küljest töötab EDMS paralleelselt raamatupidamise, juhtimis- ja muude ettevõttesüsteemidega; andmed edastatakse EDMS-i viivitusega, mis võib põhjustada erinevat tüüpi vigu ja ebakõlasid, suurendada andmete kadumise ohtu ja piirata iseseisva EDMS-i kasutamise võimalust.
EDMS lisamoodulitena ERP- või CAD-süsteemidele. Integreerimine vähendab andmete kadumise ohtu, tagab tihedama juurdepääsukontrolli ja dokumentide muutmise, pakkudes juurdepääsu dokumentidele ilma ERP- või CAD-i spetsiaalseid liideseid kasutamata. Siiski tasub arvestada, et süsteemi integreerimine on keeruline protsess ja mitte alati teostatav.
EDMS osana integreeritud ettevõtte automatiseerimissüsteemi arhitektuurist. Siin on EDMS-i funktsioonid "juhtmega ühendatud" juhtimissüsteemi endasse. Tehnoloogiate ühine kasutamine juhtimise ja dokumendivoo keerukaks automatiseerimiseks ühendab nende eelised ja puudused.
Vaatleme EDMS-seadme kontseptsiooni organisatsiooni üldises teabeinfrastruktuuris.
Teabe põhiüksus ja kogu dokumendihaldussüsteemi olemasolu on pühendatud dokumendi, selle omaduste ja eluloo säilitamisele ning tegelikule eluea hoidmisele.
Dokumendi säilitamise viis sõltub sellest, kuidas on sellega mugavam töötada. Dokument võib koosneda tekstist, joonistest, piltidest ja tabelitest. Enamikus EDMS-is võib eraldi dokument füüsiliselt koosneda failide komplektist - see on lihtsam ja praktilisem, kuna igaüks neist redigeerib oma programmi.
Dokumendi elutsükkel EDMS-is läbib järjestikuseid etappe, mis on näidatud joonisel 2.23.
Riis. 2.23. Dokumendi elutsükkel EDMS-is
Peaaegu kõik kaasaegsed elektroonilised dokumendihaldussüsteemid toetavad dokumendi elutsükli kõiki etappe. Küsimus on ainult selles, kui täielik see toetus on. Mõned süsteemid ei toeta redigeeritud dokumentide blokeerimise mehhanismi, mis muudab kollektiivse töö dokumentidega võimatuks. On olemas kontoritööle keskendunud süsteeme, mis ei rakenda tõhusat dokumentide säilitamist, kuid oluline on läbi viia kõik olemasolevate standarditega reguleeritud dokumentidega töötamise protseduurid. Ja dokumendid ise võivad lebada kapis olevates kaustades. Mõned süsteemid on keskendunud elektrooniliste dokumentide liikumise tõhusale toetamisele struktuuri sees, kuid neil ei ole oma elektroonilist arhiivi - nendes süsteemides rakendatud salvestusruum on mõeldud ainult dokumentide operatiivseks säilitamiseks nende elutsükli jooksul. Pärast avaldamist logitakse dokumendid süsteemist välja ja tagastatakse nende tüüpilisse salvestuskeskkonda, näiteks failisüsteemi. Sellise süsteemi külge saab “kinnitada” elektroonilise arhiivi, kuhu on salvestatud dokument koos selle ajaloo ja saatekaardiga. Näiteks pakub ettevõte Elektroonilised kontorisüsteemid oma Delo toote sidumist Kodeks-Intraneti/Interneti-serveri baasil ettevõtte poolt loodud elektroonilise arhiiviga. Sama Kodeksi ettevõtte serverit kasutab ka Granit Center ettevõte oma GrandDoc süsteemi elektroonilise arhiivina. Mõlema süsteemi eelmised versioonid tarniti ilma elektroonilise arhiivita.
Dokumendiatribuutide salvestusruum on mõeldud "kaardi" - dokumenti iseloomustavate väljade kogumi - salvestamiseks. Tavaliselt on EDMS-il dokumendi tüübi mõiste (näiteks leping, spetsifikatsioon, kiri jne) ja igal tüübil on oma kaart. Erinevat tüüpi kaartidel on kõikidele dokumentidele ühised kohustuslikud väljad ja seda tüüpi dokumentidega seotud eriväljad. Näiteks võivad levinud väljad olla kordumatu dokumendi number, selle pealkiri, autor, loomise kuupäev. Sel juhul võivad “lepingu” tüüpi dokumendid sisaldada selliseid välju nagu allkirjastamise kuupäev, kehtivusaeg ja lepingu summa. Dokumenditüüpidel võib omakorda olla alamtüüpe, millel on ühine väljade komplekt, mille nad pärivad põhitüübilt, ja täiendavad väljad, mis on alamtüübile ainulaadsed. Kõige arenenum dokumendihaldussüsteem suudab toetada selliste alamtüüpide suuremat pesastamist. Dokumentide tippimine, nende hierarhia ülesehitamine ja neile kaartide kujundamine on EDMS-i juurutamise protsessi üks olulisemaid etappe.
Lisaks dokumendiliigi mõistele on võimalik dokumentidele määrata kategooriaid ning üks dokument võib korraga kuuluda mitmesse kategooriasse. Kategooriaid saab paigutada kategooriapuusse. Näiteks võib teil olla kategooria „Õigusdokumendid“ alamkategooriatega „Seadused“, „Lepingud“, „Korraldused“ jne. Sel juhul võib teil olla paralleelne struktuur osakondade kaupa, näiteks kategooria "Müügiosakonna dokumendid" ja selles - alamkategooriad "Müügilepingud", "Arved" jne. Müügilepingu saab samaaegselt liigitada alamkategooriatesse “Lepingud” ja “Müügilepingud”, mis kuuluvad kategooriate hierarhias erinevatesse harudesse. Seega saab sellisest puust dokumenti selle klassifikatsiooni alusel otsida ja sama füüsiline dokument võib selle hierarhia erinevates sõlmedes esineda suvalise arvu kordi.
Kaardisalvestuse korraldamiseks on kolm võimalikku lahendust: kasutada oma salvestusruumi, standardset DBMS-i või selle keskkonna tööriistu, millele DBMS on üles ehitatud.
Teie enda dokumendiatribuutide salvestus võimaldab teil seda optimeerida kaartide salvestamiseks, paindlikult rakendada funktsioone keerukate kaartide loomiseks (millel on näiteks suur tüüpide pesastamine) ja kasutada ka tõhusaid algoritme kaartidelt teabe otsimiseks. Süsteemid, millel on oma salvestusruum, on näiteks Documentum, Cognitive Technologies'i Euphrates ja Garant Internationali Garant-Office. Selle lähenemisviisi ilmselgeks puuduseks on suutmatus kasutada olemasoleva teabekeskkonna standardseid ressursse, samuti kriitilise teabe sõltuvus EDMS-i pakkujast.
Standardse DBMS-i kasutamine dokumentide salvestamiseks lahendab kriitilise teabe sõltuvuse EDMS-i pakkujast probleemi. Selliste süsteemide hulka kuuluvad näiteks Delo süsteemid firmalt EOS, 1C:Archive ja DocsFusion firmalt Hummingbird. Selle lähenemisviisi nõrkusteks on see, et enamikus DBMS-ides rakendatud relatsioonimudel ei ole EDMS-is kasutatava andmemudeli jaoks mugav. Dokumendikaartide loomisel on üsna keeruline pakkuda vajalikku paindlikkust, eriti kui vajate keerukat struktuuri. Teine probleem seisneb selles, et välise DBMS-i kasutamisel tekivad teatud raskused nii ühelt EDMS-i versioonilt teisele üleminekul kui ka DBMS-i ühelt versioonilt teisele üleminekul.
Kui EDMS on üles ehitatud mis tahes teabekeskkonna alusel, näiteks Lotus Notes/Domino baasil, siis see võimaldab kasutada kõiki sellesse keskkonda sisseehitatud mehhanisme, sh varundustööriistu, replikatsiooni, otsingut jne. patt selle ressursse mitte ära kasutada. Selle lähenemisviisi probleemid seisnevad selles, et dokumendihaldussüsteemile on vaja töötada spetsiifiline keskkond, samuti piirangud, mida konkreetne keskkond oma andmebaaside struktuurile seab.
Dokumentide salvestamiseks on kaks lähenemisviisi: salvestamine failisüsteemis või spetsiaalses EDMS-i salvestusruumis.
Failisüsteemis salvestamine vähendab juurdepääsu piiramisel turvalisuse taset, kuna failisüsteem ei pruugi toetada EDMS-is endas rakendatud turbemudelit. Seetõttu peate andma EDMS-ile oma juurdepääsuõigused, et selle salvestatud failid ei oleks ühelegi kasutajale otse juurdepääsetavad. Ja EDMS haldab oma juurdepääsuõigustega kasutajate loendi süsteemi, korraldades nende õiguste kaudu juurdepääsu failidele. Samal ajal muutub juurdepääsusüsteem raskesti hooldatavaks ega ole infoturbe seisukohalt täiesti veatu. Täiendava turvalisuse tagamiseks kasutatakse sageli salvestamise ajal failide krüptimist. Lisaks kasutavad peaaegu kõik EDMS-id juhuslikku failinimetamist, mis raskendab oluliselt soovitud faili otsimist, kui proovite sellele süsteemist mööda pääseda. Samal ajal salvestab enamik EDMS-i faile failisüsteemi.
Failisüsteemiga töötamisel nõuab enamik EDMS-i failide teisaldamist spetsiaalselt organiseeritud kataloogidesse. Kuid on ka erandeid. Näiteks Eufrati ja Microsoft SharePointi süsteemid võimaldavad faile süsteemis registreerida, ilma et oleks vaja neid füüsilist salvestusruumi teisaldada. On selge, et selline lähenemine on andmete terviklikkuse seisukohalt ohtlik, kuid see on väga mugav EDMS-i juurutamise “üleminekuperioodil”.
Süsteemid, millel on oma failide salvestusruum või mis kasutavad selle keskkonna salvestusruumi, millele need on ehitatud (nt Lotus Notes/Domino või Microsoft Exchange), võivad pakkuda tõhusamat kontrolli dokumentidele juurdepääsu üle ja usaldusväärsema lahenduse juurdepääsuprobleemile. kontroll. Nii on üles ehitatud näiteks Documentum ja Lotus Notesil põhinevad süsteemid (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Kuid see tõstatab küsimusi seoses andmete terviklikkuse, tõhusate varundustööriistade kättesaadavuse ja aeglase andmekandja arhiivisalvestustööriistadega integreerimisega.
Äriloogika tasandil leitakse erinevate EDMS-ide vahel olulisi erinevusi. Tegelikult on kõik kirjeldatud komponendid funktsionaalselt sarnased, kuigi neid saab paigutada erinevalt ja erinevad keerukuse astme poolest. Erinevate süsteemide äriloogika võib kardinaalselt erineda ja just see peaks elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga tutvudes enim huvi pakkuma.
Põhikomponendid, mis moodustavad mis tahes EDMS-i funktsionaalsuse:
Dokumentide haldamine hoidlas . Sisaldab protseduure dokumentide lisamiseks ja eemaldamiseks, versioonide salvestamiseks, arhiivi ülekandmiseks, arhiivi haldamiseks jne.
Otsige dokumente . See koosneb otsingust atribuutide järgi, visuaalsest otsingust erinevate puude järgi, kuhu dokumente salvestatakse, täisteksti järgi otsingust, semantilisest otsingust jne.
Marsruutimise ja täitmise kontroll . Tagab dokumentide kättetoimetamise organisatsiooni äriprotseduuride osana. Tegelikult pärineb termin "elektrooniline dokumendihaldus" sellest funktsioonist. Dokumentide marsruudid võivad olla paindlikud või jäigad. Paindliku marsruutimise korral määrab dokumendi järgmise saaja töötaja, kelle hoole all dokument parajasti asub. Kõva marsruutimise korral määratakse dokumentide tee eelnevalt teatud loogika alusel. Marsruutimise funktsioon pole kõigis EDMS-ides olemas. Ilma marsruutimisvõimalusteta süsteeme nimetatakse elektroonilisteks arhiivideks. Täitmise kontroll on marsruutimise lahutamatu osa. Dokumendi jaoks on oluline kontrollida, kuhu see läheb ja kus see praegu on. Tegelikult on marsruut määratletud läbisõidutee ja dokumendi täitmise ajavahemike järgi iga läbipääsuprotsessis osaleja poolt. Dokumendi täitmine tähendab dokumendiga seotud toimingu sooritamist iga osaleja poolt oma ametivolituste raames.
Aruanded . Need toimivad kontoridokumentide logide analoogina. Erinevate aruannete abil saab näha näiteks töötajate konkreetse dokumendi kallal töötamisele kulunud aega kokku, dokumentide töötlemise kiirust osakondade lõikes jne. Aruanded on suurepärane materjal juhtimisotsuste tegemiseks.
Administreerimine . Süsteemi enda toimimise tugi, selle parameetrite seadistamine jne.
Tehnoloogilisest aspektist erinevad elektroonilised dokumendihaldussüsteemid teistest hajutatud infosüsteemidest vähe. Hoonearhitektuuri põhimõttest lähtudes püütakse võimalikult palju järgida kaasaegseid trende ja turunõudeid. Nüüd on populaarseim kontseptsioon avatud keskkond, mis on maksimaalselt kohandatav konkreetsetele vajadustele, kuid samas lihtsalt paigaldatav ja hooldatav, koos “õhukese” kliendi ja spetsiaalse rakendusserveriga, võimalusel mitme platvormiga. Kõik olemasolevad süsteemid lähenevad sellele ideaalile ühel või teisel määral. Siiski on süsteemid, mis põhinevad kindla platvormiga seotud täisfunktsionaalsel kliendil, endiselt üsna tavalised. Mõnikord pakutakse sellistel juhtudel kaugjuurdepääsuks eraldi piiratud funktsionaalsusega veebiklienti. Näiteks Granit Centeri ettevõtte süsteemis GrandDoc on täisfunktsionaalsus olemas vaid klientrakendust kasutades, kuid kasutaja saab arhiivis dokumente otsida ja vaadata tavalise brauseriga.
EDMS-i kasutamise efektiivsuse määra määrab see, kuivõrd dokumendid (struktureerimata teave) määravad ettevõtte tegevuse teabesisu. Näiteks on ilmne, et puhtalt kaupleva organisatsiooni jaoks on põhiliseks teabesisuks andmebaasides sisalduvad struktureeritud andmed. Võib-olla peab selline organisatsioon lepinguid salvestama, kuid on ebatõenäoline, et see jõuab EDMS-i rakendamiseni. Kui aga kaubandusorganisatsioonist kasvab kauplemiskoletis, millel on kaupluste võrk kümnetes linnades, keerukas logistika ja oma pooltoodete tootmine, siis varem või hiljem peate mõtlema ERP-süsteemi juurutamisele. Järgmises etapis võib hulgiostjate ja suurklientide arv kasvada nii suureks, et tuleb mõelda CRM-i juurutamisele. Ja ainult siis, kui juhtimisaparaat kasvab sadade inimesteni, tekivad paralleelsed mittepõhiprojektid, tekivad mitmekesistamisprobleemid ja tekib ülesanne võtta kasutusele elektrooniline juhtimissüsteem. Samal ajal võib olla vaja mõnda süsteemi integreerida, et CRM-süsteemis oleks lingid kirjadele, lepingutele ja sissetulevate tellimuste koopiatele, mis on salvestatud EDMS-is.
Mõnel juhul on nende süsteemide integreerimine veelgi tihedam - EDMS võib toimida integreeriva transpordivahendina dokumentide edastamiseks neid genereerivate süsteemide ja neid tarbivate süsteemide vahel, kui nende vahel on otsesuhtlus struktureeritud andmete tasemel. süsteeme pole vaja. Oletame, et ettevõttel on CRM- ja ERP-süsteemid ning nõutakse, et CRM registreeriks kord kvartalis ERP-lt aruanded konkreetsele kliendile kauba tarnimise kohta, mida võib-olla täiendada ekspertide kommentaaridega. On selge, et selliseid aruandeid on kõige mugavam salvestada EDMS-is. Tänu ERP ja EDMS integreerimisele luuakse ja salvestatakse dokument automaatselt. Tänu EDMS-i ja CRM-i integreerimisele on võimalik dokument automaatselt lisada konkreetse kliendi kaardile. Ja kõik need toimingud võivad toimuda automaatselt.
On ilmne, et dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsus haldusküsimuste lahendamise osas rahuldab peaaegu täielikult tänaseid vajadusi ning lähiaastatel siin suurt arengut ei toimu. Dokumendihaldussüsteemide arendamise põhisuunaks on infootsingu efektiivsuse tõstmine, integreerimine võrkudes info avaldamise vahenditega, dokumentide automaatne sorteerimine ja kategoriseerimine.
Dokumendihaldussüsteemide arendus saab teise tuule koos semantilist infootsingut võimaldavate tööriistade tulekuga ja tekstide intelligentset automaatset tähenduspõhist abstraheerimist.
Esitluse kirjeldus üksikute slaidide kaupa:
1 slaid
Slaidi kirjeldus:
2 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Kontoritöö ja dokumendivoo korraldamine elektroonilist sidet kasutades. Põhimõisted ja mõisted Haldamise dokumentatsiooni tugi (DMS) hõlmab dokumentatsiooni, haldusprotsessis olevate dokumentidega töö korraldamise ja nende arhiivihoiustamise süstematiseerimise küsimusi. Dokumenteerimine on dokumentide loomine, s.o nende koostamine, täitmine, kooskõlastamine ja valmistamine. Bürootöö: meetmete kogum ettevõtte või organisatsiooni alushariduse tagamiseks. Mõnikord öeldakse, et koolieelne õppeasutus on kontoritöö põhifunktsioon. Dokumentidega töö korraldus - dokumentide liikumise, otsimise, säilitamise ja kasutamise tagamine. Dokumentide arhiivisäilitamise süstematiseerimine - reeglite määramine organisatsioonis loodud teabe säilitamiseks, selle otsimiseks ja kasutamiseks juhtimisotsuste tegemise toetamiseks. Dokumendivoog on dokumentide liikumine koolieelse õppeasutuse piires. Äriprotseduur on teatud toimingute jada, mida organisatsioonide töötajad teevad mis tahes ülesande või eesmärgi lahendamiseks ettevõtte või organisatsiooni tegevuse raames. Elektrooniline arhiiv lahendab koolieelse lasteasutuse siseselt elektrooniliste dokumentide arhiivisäilitamise süstematiseerimise probleemi.
3 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Elektrooniline kontorihaldus ja dokumendivoog ettevõttes Elektrooniline kontorihaldus ja dokumendivoog ettevõttes on automatiseeritud mitme kasutajaga süsteem, mis kaasneb hierarhilise organisatsiooni töö juhtimise protsessiga Põhimõisted elektroonilise büroohalduse ja dokumendivoo kohta Elektrooniline dokumendihaldus ( EDF) on ühtne mehhanism elektroonilisel kujul esitatud dokumentidega töötamiseks, rakendades kontseptsiooni "paberivaba kontoritöö". Elektrooniline dokument (ED) on arvuti infotöötlusvahendite abil loodud dokument, mida saab allkirjastada elektroonilise digitaalallkirjaga (EDS) ja salvestada arvutikandjale vastava formaadi failina. Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) on käsitsi kirjutatud allkirja analoog, mis on teabe kaitsmise vahend, mis annab võimaluse kontrollida elektrooniliste dokumentide terviklikkust ja kinnitada nende autentsust. Elektrooniline dokumendihaldus. Peamised juurutamise eelised: dokumentide koostamise ja töötlemise finants- ja ajakulu vähendamine; dokumendivoo tõhus korraldamine suurendab ettevõtte divisjonide ja talituste efektiivsust; andmeid sisaldava teabe integreerimine erinevatesse dokumentidesse juhtkonna jaoks kiirete ja teadlike juhtimisotsuste tegemiseks; tingimuste loomine üleminekuks rutiinselt paberdokumentide haldamiselt paljulubavale paberivabale (elektroonilisele) tehnoloogiale; kontoritöö ja dokumendivooga seotud äriprotsesside optimeerimine ettevõttes;
4 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Mallide alusel dokumentide koostamine Mallide loomise meetodid: nullist Valmis dokumendi põhjal Mall on tühi või tühi vorm, milles kasutaja täidab vastavalt oma ülesannetele vajalikud veerud enda andmetega. Mallide loomise etapid: 1. Fail - loo (vali dokumendi tüüp - mall) 2. Malli muutmine tavalise dokumendina 3. Makrode ja teabeväljade sisestamine (menüü sisestamise käsuväli) 4. Fail - Salvesta kui - vali dokumendi tüübi mall ja sisestage nimi.
5 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Dokumendimallide loomine vormide alusel Vormi elemendid: Tekstiväli Märkeruut Liitkast Tabeliraam Hämardavad väljad Igal vormielemendil on oma parameetrid Menüüvaade - Tööriistariba - Vormid Pärast malli loomist ja vormiväljade korrastamist seatakse muudatuste kaitse Malli NÄIDE kasutades vormid
6 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Elektrooniline digitaalallkiri. Eesmärk ja rakendus Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) on elektroonilise dokumendi nõue, mille eesmärk on kaitsta seda elektroonilist dokumenti võltsimise eest. Digitaalallkirja kasutamine võimaldab teil: kontrollida edastatava dokumendi terviklikkust: kui see on juhuslik või tahtlik. dokument, allkiri muutub kehtetuks, Kaitse dokumendi muutmise (võltsimise) eest: võltsimise avastamise garantii terviklikkuse kontrolli käigus muudab võltsimise ebaotstarbekaks. Autorlusest loobumise võimatus. Kuna õiget allkirja saab luua ainult privaatvõtit teades, ei saa omanik tema allkirjast keelduda. Dokumendi autorsuse tõend: Kuna õige allkirja saab luua ainult privaatvõtit teades, saab võtmepaari omanik tõendada oma allkirja autorsust dokumendi all. Kõik need digiallkirja omadused võimaldavad seda kasutatakse järgmistel eesmärkidel: Kaupade ja teenuste deklareerimine (tollideklaratsioonid) Tehingute registreerimine objektidel kinnisvara Kasutamine pangasüsteemides Elektrooniline kaubandus ja riigikorraldused Riigieelarve täitmise jälgimine Ametiasutuste poole pöördumise süsteemides Kohustuslikuks aruandluseks riigiasutustele Juriidiliselt olulise elektroonilise dokumendivoo korraldamine arveldus- ja kauplemissüsteemides
Slaid 7
Slaidi kirjeldus:
Elektrooniline digitaalallkiri. Vahendid ja rakendus Skeemid digitaalallkirja koostamiseks Digiallkirja koostamiseks on mitmeid skeeme: Sümmeetriliste krüpteerimisalgoritmide alusel. See skeem näeb ette kolmanda osapoole olemasolu süsteemis – vahekohtuniku, kes naudib mõlema poole usaldust. Dokumendi autoriseerimine seisneb selles, et see krüpteeritakse salajase võtmega ja edastatakse vahekohtunikule. Põhineb asümmeetrilistel krüpteerimisalgoritmidel. Hetkel on sellised digiallkirjastamise skeemid kõige levinumad ja laialdaselt kasutusel. Üldtunnustatud digitaalallkirja skeem hõlmab kolme protsessi: Võtmepaari genereerimine. Võtme genereerimisalgoritmi abil valitakse võimalike privaatvõtmete hulgast võrdse tõenäosusega privaatvõti ja arvutatakse välja vastav avalik võti. Allkirja moodustamine. Antud elektroonilise dokumendi jaoks arvutatakse allkiri privaatvõtme abil. Allkirja kontrollimine (kontrollimine). Dokumendi ja allkirja andmete puhul määratakse allkirja kehtivus avaliku võtme abil. Digitaalallkirja kasutamise tingimused: Allkirja kontrollimine peab toimuma avaliku võtmega, mis vastab täpselt allkirjastamisel kasutatud privaatvõtmele. Ilma privaatvõtmeta peab legitiimse digitaalallkirja loomine olema arvutuslikult keeruline.
8 slaidi
Slaidi kirjeldus:
Microsoft Outlook – Microsoft Outlooki töökoha automatiseerimistööriist võimaldab meilisõnumeid vahetada, kalendrit, ülesandeid ja kontaktiloendit hallata Microsoft Outlooki liides
Info- ja tlaialdase kasutuselevõtu taustal Venemaa organisatsioonides, nii valitsus- kui ka äriorganisatsioonides, on tõsine huvi dokumentide koostamise ja töö automatiseerimise ning arvutitehnoloogia kasutuselevõtu vastu koolieelsetes haridusasutustes. Selle tõestuseks on selliste tehnoloogiate ja dokumendihaldussüsteemide (DMS) Venemaa turu kiire kasv. Seda kinnitab föderaalprogrammi "Elektrooniline Venemaa" ja sarnaste piirkondlike programmide raames tehtav töö ulatus. Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt eeldab aga mitte niivõrd tehnoloogiliste, kuivõrd organisatsiooniliste ja juriidiliste probleemide lahendamist ning seda peamiselt evolutsioonilisel teel.
On ilmne, et paber- ja elektroonilised dokumendid eksisteerivad võrdsetel tingimustel veel pikka aega, seetõttu peab organisatsioonides kasutatav CMS toetama nii elektroonilist kui ka traditsioonilist (paber, foto, film jne) dokumendivoogu ning ratsionaalset protsessi. üleminek ühelt teisele.
Avaliku halduse korraldus Venemaal on alati olnud probleem - tohutu riik, juhtimisotsuste kõrge hind ja tülikas juhtimisaparaat eeldasid teatud süsteemi loomist, mis minimeerib ebaefektiivsete ja irratsionaalsete otsuste tagajärgi. See oli üles ehitatud dokumentide sisulise täitmise ja täitmise kontrolli funktsioonide lahususele. Kontroll dokumentide liikumise ja vormistamise üle usaldati eriinimestele - ametnikele, kes fikseerisid info sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide kohta, dokumentide ja nende täitmise otsused (juhised), samuti dokumentide liikumise (üleandmise) ja arhiveerimise siseselt. organisatsioon. Sellise süsteemi tehnoloogia aluseks on:
- juhised kontoritööks;
- kohtuasjade nomenklatuur;
- dokumendi registreerimiskaart (RC);
- RK komplekte ühendavad kartoteegid;
- dokumentide edastamise logid;
- kontrollkaardid.
Tõsi, siin tekkisid juriidilised ja organisatsioonilised konfliktid seoses vajadusega hallata juurdepääsuõigusi dokumentide kohta käivale teabele, mis muutis lääne kohtusüsteemide otsese kasutamise problemaatiliseks (isegi kui me ei arvesta nende vapustavat maksumust). Selle tulemusena ilmus eelmise sajandi 1990. aastatel üsna palju erineva keerukusega Venemaa süsteeme, mis pakkusid ülalkirjeldatud funktsionaalsust - lihtsamatest failikappidest kuni üsna arenenud toodeteni, mis on lähedased karbiga (Tuhkatriinu, Delo-96). jne), aga ka terve hulk Lotus Notesi lisandmooduleid.
Kõik need, erineva täielikkusega, võimaldasid dokumentide registreerimise, otsuste salvestamise, täitmise jälgimise, erinevate detailide abil dokumentide otsimise, kõikvõimalike aruannete genereerimise jne protsesse. Kõige arenenumad süsteemid võimaldasid korraldada ka raamatupidamisarvestust. paberdokumentide liikumine. Seega olid kontoriautomaatikasüsteemid mõeldud bürootöötajate, mitte ametnike tegevuse toetamiseks ning tagasid töö dokumendihaldussüsteemiga, mitte aga dokumentidega. Pange tähele, et sellised süsteemid on aktuaalsed ka tänapäeval. Samal ajal peavad koolieelsete haridusasutuste arvutitehnoloogiad pakkuma:
- mitte ainult koolieelsete lasteasutuste teenindajate, vaid ka ametnike töö toetamine;
- võimalus lisada töörühmale dokumendifaile;
- võimalus laiendada Kasahstani Vabariigi atribuutide koosseisu eri tüüpi dokumentide jaoks;
- dokumentide kollektiivse töö toetamine ja nende eelneva läbivaatamine kinnitamisel;
- oskus otsida dokumenditekste;
- oskus kasutada dokumendimalle, konstrueerida väljakujunenud fraasidest tekste, pääseda juurde normatiivdokumentidele (normatiivaktid ja tehnilist normatiivaktid).
- dokumente on võimalik saada failidena otse esitajatelt ja autoritelt;
- dokumente saab skannida sissepääsu juures ja seejärel töötada nende elektrooniliste piltidega;
- dokumente saab hankida vastavatest infofondidest (infosüsteemid, andmebaasid, veebilehed, portaalid).
Nii on moodustunud tehnoloogiate klass, mida võib nimetada paberelektrooniliseks, kui peaaegu kogu töö organisatsiooni sees tehakse dokumendifailidega mõne automatiseeritud süsteemi raames. Selles tehnoloogias skannitakse paberdokumendid sageli kohe pärast registreerimist ja seejärel töötavad need elektroonilise versiooniga (pildifaili kujul - reeglina pole vaja seda enne teksti ära tunda). Originaal ise asetatakse faili ja seda enam ei kasutata.
Sellise tehnoloogia kasutuselevõtt võimaldab
- kiirendada dokumentide liikumist kogu organisatsioonis;
- tagada dokumentide õigeaegne läbivaatamine;
- tagama tõhusa kontrolli dokumentide täitmise üle;
- tõsta nii üksikute ametnike kui ka organisatsiooni kui terviku efektiivsust;
- vähendada paberdokumentide koopiate paljundamise, üleandmise ja säilitamise kulusid;
- anda dokumenditäitjatele võimalus kasutada võimalikult terviklikku dokumentatsioonibaasi.
Kõigi töötajate töökohtade automatiseerimisel ja paber-elektroonilise tehnoloogia kasutuselevõtul on vajadus veelgi täiustada ja paberoriginaalidest loobuda, vähemalt nende dokumentide puhul, mille elutsükkel toimub organisatsioonis (sisedokumendid). Kuid ka siin kerkib esile mitmeid tehnoloogilisi (digitaalallkirjade kättesaadavus ja kasutamine, nende arv, sertifitseerimiskeskuste kättesaadavus ja kasutamine, infoturve ja infokaitse) ja õiguslikke küsimusi (elektrooniliste dokumentide õiguslik jõud ja tõendid, nende ametlik staatus, esitamine elektrooniliste dokumentide edastamine kontrolliasutustele). Seda arvesse võttes peaks elektrooniline dokumendihaldussüsteem pakkuma:
- digitaalallkirjaga allkirjastatud dokumendifailide säilitamine süsteemis ja edastamine;
- ametnikel on elektrooniline allkiri;
- elektrooniliste dokumentide koostamine, sh vajalikud protseduurid “elektrooniliseks” kinnitamiseks ja allkirjastamiseks;
- elektroonilistele dokumentidele ametlike dokumentide staatuse andmine.
