Ускоряем работу в Excel: полезные советы, функции, быстрые клавиши. Microsoft Excel - полезные советы

В Microsoft Excel можно работать проще и быстрее. В программе много малоизвестных функций и команд, которые значительно облегчат работу даже уверенному пользователю. Сложные и рутинные подсчеты в Excel можно выполнять, задавая команды одним кликом вместо пяти.

Мгновенное заполнение

Эта функция точно есть в Excel 2013 года. К примеру, в списке с полными ФИО нужно сократить имена и отчества. Например: из Алексеев Алексей Алексеевич в Алексеев А. А. Для этого в соседнем столбце необходимо прописать 2-3 строчки таких сокращения вручную, а дальше программа предложит автоматически повторить действия с оставшимися данными – потребуется просто нажать enter.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Можно экономить время, переводя ячейки из строки в столбец в 3 шага вместо долгого рутинного переписывания:

Выделить область
Скопировать данные
Правой кнопкой мыши нажать на ячейку, куда должны переместиться данные, в появившемся окне выбрать значок «Транспонировать»

В старых версиях Excel такого значка нет, зато эта команда выполняется с помощью нажатия комбинации клавиш ctrl + alt + V и выбора функции «транспонировать» . И такими несложными движениями мыши в руке столбцы и строки меняются местами.

Условное форматирование

Что-то вроде диаграммы, только показатели находятся не в соседней ячейке, а прямо на фоне данных. Эту функцию включают, чтобы выделить некоторые данные в таблице.

Например, учитель в школе делает таблицу средней успеваемости каждого ученика. Тогда условное форматирование прямо внутри ячеек с оценками построит «график», на котором будут выделены средние баллы каждого ученика, к примеру, от низкого к высокому. Или же выделит ячейки, в которых средний балл, например, ниже или выше 6. Параметры могут быть разными.

Чтобы функция заработала, нужно открыть вкладку «Главная» , выделить поле с ячейками, в группе инструментов «Стили» найти значок «Условное форматирование» и выбрать подходящий вариант – это может быть гистограмма, цветовая шкала или набор значков. Этой же командой можно самостоятельно установить правила выделения ячеек.

Спарклайны

Нажать «Вставка»
Открыть «Спарклайны»
Выбрать команду «График» или «Гистограмма»
В открывшемся окне указать диапазон с числами и ячейки, в которых должны появиться спарклайны, основанные на этих числах

Макросы

И эта функция создана, чтобы облегчить пользователям жизнь и тяжелые рабочие задачи. Она фиксирует последовательность выполняемых действий, а потом проделывает их автоматически, без чьего-либо участия.

Нужно включить макрос, открыв вкладку «Разработчик» и отыскав на панели инструментов значок «Макрос» , а рядом с ней – похожий значок с красным кружочком в верхнем левом уголке . Если много раз нужно выполнять одно и тоже действие – так запустится запись макроса, и дальше компьютер сделает сам.

Прогнозы

Эта опция неспроста не афишируется разработчиками – она может предсказывать будущее! На самом деле функция может спрогнозировать, посчитать будущие значения на основе уже известных данных, которые уже прописаны. Доступ к ней прост:

Указать не меньше 2 ячеек с исходными данными
Открыть «Данные» – «Прогноз» – «Лист прогноза»
В окошке «Создание листа прогноза» кликнуть на график или гистограмму
В области «Завершение прогноза» установить дату окончания, нажать «Создать»

Заполнить пустые ячейки списка

Это избавит от монотонного ввода одинаковых фраз во множество ячеек. Конечно, можно воспользоваться старым добрым копипастом (копировать ctrl+c, вставить ctrl+v), но, если нужно заполнить не 10 ячеек, а, например, сотню-другую, и местами текст будет разным, – следующая подсказке точно пригодится.

Допустим, есть большущий список дел на всю неделю, и нужно напротив каждой задачи поставить определенный день недели. Не стоит прописывать по 20 понедельников, вторников и пятниц. В столбце ставится каждый день недели на том месте, где должен начаться список дел на этот день. Это должно выглядеть примерно так:

Дальше выделяется столбец с нашими днями недели, во вкладке «Главная» нажимаются кнопки «Найти и выделить» , «Выделить группу ячеек» , «Пустые ячейки» . Потом в первой пустой ячейке нужно поставить знак «=» , стрелкой «вверх» на клавиатуре вернуться к заполненной ячейке (на примере в таблице – «понедельник»). Нажать ctrl+enter . Готово, теперь все пустые ячейки должны заполниться продублированными данными.

Найти ошибки в формуле

Бывает, формула не работает, но причина «поломки» непонятна. Иногда, чтобы разобраться в сложной формуле (где как аргумент функции берутся другие функции) или найти в ней ошибку, нужно вычислить только ее часть. Вот две подсказки:

Часть формулы вычисляется прямо в строке формул. Для этого необходимый участок нужно выделить и нажать F9. Все просто, но есть одно «но». Если забыть вернуть все на место, то есть отменить вычисление функции, и нажать enter – посчитанная часть останется в виде числа.

Кликнуть на «Вычислить формулу» во вкладке «Формулы» . Откроется окно, где можно вычислять формулу пошагово и тем самым найти момент, где появляется ошибка, если она, конечно, есть.

«Умная» таблица

Если у пользователя и MS Excel разное понимание понятия таблицы, это может лишить его многих удобных функций и растянуть время работы. Начерченную карандашом или с помощью границы – программа посчитает обычным набором ячеек. Чтобы данные воспринимались именно как таблица, это поле нужно отформатировать.

Необходимо выделить нужную область, во вкладке «Главная» нажать кнопку «Форматировать как таблицу» . В списке разных форм и цветов вариантов оформления найти подходящий.

Копирование с сохранением форматов

Наверняка с маркером автозаполнения знакомы все. Это маленький черный крестик в правом углу ячейки, который позволяет копировать содержимое или формулу из одной ячейки в несколько других, если потянуть его вниз или в сторону. Так вот, в этом случае копирование может нарушить «внешний вид» таблицы, ведь копируется еще и формат ячейки. Если потянуть за крест и нажать смарт-тег (значок появится внизу справа в скопированном диапазоне), формат не скопируется. Другой вариант – опция «Копировать только значения» , в этом случае дизайн таблицы тоже не будет испорчен.

Удалить пустые ячейки

Быстро расправиться со всеми ненужными пустыми ячейками очень просто:

Выделить столбец
Вкладка «данные»
Нажать «фильтр»

Над столбцами появится стрелка, на которую нужно нажать, а затем в открывшемся меню под цифрами 1-9 поставить галочку напротив пункта «Пустые ячейки» .

Найти отличия и совпадения двух областей

Если нужно быстро найти одинаковые или разные данные в 2-х списках, эту работу Excel проделает сам. Несколько кликов – и программа выделит схожие или отличные элементы:

Необходимо выделить списки (при этом зажать ctrl). Во вкладке «Главная» перейти к кнопке «Условное форматирование» . Дальше нажать «Правила выделения ячеек» – «Повторяющиеся значения» или «Уникальные» . Готово.

Быстрый подбор значений

Известно, какое значение должно получиться «на выходе», но есть неуверенность в исходных числах. Конечно, можно долго подбирать данные и пересчитывать результат вручную, а можно сэкономить силы и время, воспользовавшись функцией подбора параметров.

Открыть «Данные» – «Работа с данными» – «Анализ «что если» – «Подбор параметра»
В область «Установить в ячейке» вставить ссылку на ячейку с нужной формулой
В области «Значение» написать нужный результат формулы
В области «Изменяя значение ячейки» вставить ссылку на ячейку с корректируемым значением и нажать Ок

Быстрое перемещение

В Excel можно мгновенно переместить любые данные: ячейки, строки, столбцы. Последовательность команд такая: выделить нужную область или ячейку, навести курсор на линию границы выделенного поля, чтобы изменился указатель, потом просто перетащить эти данные туда, куда нужно.

Быстро добавить новые значения в диаграмму

Новые данные в уже готовую диаграмму можно поместить просто с помощью обычного копипаста: выделить необходимые значения, скопировать их (ctrl+c ) и вставить в диаграмму (ctrl+v ).

Расширенный поиск

Комбинация ctrl + f , как все знают, ведет в меню поиска, который найдет любую информацию в этой программе. Функция имеет несколько секретов – знаки «?» и «*» включат в поиске настоящего сыщика: с их помощью можно отыскать данные, если нет уверенности в точности запроса. Знак вопроса заменит один неизвестный символ, а астериск (этот знак в простонародье называют звездочкой) – сразу несколько неизвестных.

Когда в куче данных нужно найти именно эти знаки – перед ними ставят значок «~» . Тогда программа не примет их за неизвестные символы.

Восстановление несохраненного файла

На случай наступления конца света.

Для многих пользователей, скорее всего, будет знакома такая ситуация: обрадовались концу рабочего дня настолько, что на заботливый вопрос MS Excel «сохранить последние изменения» кликнули «нет». И труд всех последних часов ушел в небытие. Спасение возможно, надежда есть.

MS Excel 2010. Последовательность команд такая: «Файл» - «Последние» - (кнопка внизу справа).

MS Excel 2013. «Файл» - «Сведения» - «Управление версиями» - «Восстановить несохраненные книги» . И программа откроет тайный мир всех временных копий книг, которые создавались или изменялись, но не были сохранены.

Горячие комбинации клавиш

Неплохую подсказку даст и сам Excel, если нажать клавишу alt. На панели инструментов над разными кнопками появятся буквы. При нажатии на них будут запускаться те или иные функции, это тоже поможет запомнить некоторые горячие клавиши. Также большинство можно найти на официальной странице программы.

За раз такое количество функций и сочетаний не запомнить, но они будут откладываться в памяти сами, если периодически применять некоторые из них, работая с данными. Так существенно ускорится и облегчится вся работа.

Excel - не самая дружелюбная программа на свете, но очень полезная.

Вконтакте

Однокласники

Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов.

1. Супертайный лист

Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом - кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку.

Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:- Нажмите ALT+F11.- Слева у Вас появится вытянутое окно.- В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.- В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden.

Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.

2. Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные»
.- Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.
- В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».
- В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().
- Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».
- Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.
- Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во».

Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

3. Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор.

В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.
- Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».
- Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».
- В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТ ЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.
- В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.- Нажимаем «ОК».

4. Выборочное суммирование

Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы.

Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.
- В ячейку G5 - название продукта Boston Crab Meat
.- Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)}.

Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.

Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.
- Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.
- Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.
- Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.

5. Сводная таблица

У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер.

Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов.

Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы.

Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:

Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».
- В появившемся окне нажать «ОК».
- Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.

6. Товарный чек

Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

Выделяем ячейку C7.
- Вводим =СУММ(.
- Выделяем диапазон B2:B5.
- Вводим звёздочку, которая в Excel - знак умножения.
- Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).
- Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

7. Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года.

Часть товаров в них не совпадает - вот как узнать, что это за товары.

Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.
- Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.
- В меню выбираем «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр».
- В появившемся окне отмечаем три вещи:
а) скопировать результат в другое место;
б) поместить результат в диапазон - выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4;
в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».

Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.
- Удаляем первоначальный список товаров.
- Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.
- Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.
- Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр)

.- «Искомое_значение» - это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.
- «Таблица» - это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.
- «Номер_столбца» - это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.
- Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована - пишете ЛОЖЬ.
- Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).
- В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе.

Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

8. Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день.

В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.
- В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.
- В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).
- В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))}.

9. Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее.

Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах.

С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 - учётная ставка, 12 - число месяцев в году, A8:A12 - столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 - необходимая сумма вложений.
- По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.- Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого - пугающей.

На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

5. Быстрый переход к нужному листу

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
Выделите диапазон.

Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).

Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose)

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.

Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data - Validation).

В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).

В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home - Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.

Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.

Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.

На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно - несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» - «Последние» (File - Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» - «Сведения» - «Управление версиями» - «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).

Выберите на вкладке «Главная» - «Условное форматирование» - «Правила выделения ячеек» - «Повторяющиеся значения» (Home - Conditional formatting - Highlight Cell Rules - Duplicate Values).

Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Вот некоторые простые способы, которые существенно улучшат пользование этой необходимой программой. Выпустив Excel 2010 , Microsoft добавил несметное количество , но они заметны далеко не сразу. «Так Просто!» предлагает тебе попробовать приемы, которые гарантированно помогут тебе в работе.

20 лайфхаков при работе с Excel

Теперь ты можешь выделить все ячейки одним кликом. Нужно всего лишь найти волшебную кнопку в углу листа Excel. И, конечно, не стоит забывать о традиционном методе — комбинации клавиш Ctrl + A.
Для того, чтобы открыть одновременно несколько файлов, нужно выделить искомые файлы и нажать Enter. Экономия времени налицо.

Между открытыми книгами в Excel можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab.
Панель быстрого доступа содержит в себе три стандартные кнопки, ты можешь легко изменить их количество до нужного именно тебе. Просто перейди в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа» и выбирай любые кнопки.

Если тебе понадобилось добавить диагональную линию в таблицу для особого разделения, просто нажми на главной странице Excel на привычную иконку границ и выбери «Другие границы».

Когда возникает ситуация, где надо вставить несколько пустых строк, делай так: выдели нужное количество строк или столбцов и нажми «Вставить». После этого просто выбери место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и все готово.
Если тебе нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выдели ее и наведи мышку на границу. После этого перемести информацию туда, куда требуется. Если необходимо скопировать информацию, сделай ту же операцию, но с зажатой клавишей Ctrl.

Теперь удалять пустые ячейки, так часто мешающие работе, невероятно легко. Можно избавиться от всех сразу же, просто выдели нужный столбец и перейди на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, ты попадешь в меню избавления от пустых полей.

Искать что-то стало куда удобней. Нажав сочетание клавиш Ctrl + F, ты можешь найти любые необходимые тебе данные в таблице. А если еще и научиться использовать символы «?» и «*», можно значительно расширить возможности поиска. Знак вопроса — один неизвестный символ, а астериск — несколько. Если ты не знаешь точно, какой запрос вводить, этот метод обязательно поможет. Если же тебе нужно найти вопросительный знак или астериск и ты не хочешь, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставь перед ними «~».
Неповторяющаяся информация легко выделяется с помощью уникальных записей. Для этого выбери нужный столбец и нажми «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Теперь поставь галочку и выбери исходный диапазон (откуда копировать), а также диапазон, в который нужно поместить результат.

Создать выборку — раз плюнуть с новыми возможностями Excel. Перейди в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выбери условие, которое будет определять выборку. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователь будет получать сообщение, что информация неверна.

Удобная навигация достигается простым нажатием Ctrl + стрелка. Благодаря этому сочетанию клавиш ты можешь легко перемещаться по крайним точкам документа. Например, Ctrl + ⇓ поставит курсор в низ листа.
Для транспонирования информации из столбца в столбец скопируй диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликни правой кнопкой на нужное место и выбери специальную вставку. Как видишь, сделать это больше не является проблемой.
В Excel можно даже скрыть информацию! Выдели нужный диапазон ячеек, нажми «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выбери нужное действие. Экзотическая функция, не правда ли?

Текст из нескольких ячеек совершенно естественно объединяется в одну. Для этого выбери ячейку, в которую ты хочешь поместить соединенный текст и нажать нажать «=». Затем выбери ячейки, ставя перед каждой символ «&», из которых ты будешь брать текст.
Регистр букв меняется по твоему желанию. Если тебе надо сделать все буквы в тексте прописными или строчными, можешь использовать одну из специально для этого предназначенных функций: «ПРОПИСН» — все буквы прописные, «СТРОЧН» - строчные. «ПРОПНАЧ» — первая буква каждого слова прописная. Пользуйся на здоровье!

Чтобы оставить нули в начале числа, всего лишь поставь перед числом апостроф «’».
Теперь в любимой программе есть автозамена слов — схожая с автозаменой в смартфонах. Сложные слова больше не беда, к тому же их можно подменять аббревиатурами.
Следи за различной информацией в правом нижнем углу окна. А нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.
Чтобы переименовать лист, просто нажми по нему два раза левой кнопкой мыши и введи новое название. Проще простого!

Пускай работа приносит тебе больше удовольствия и дается легко. Тебе понравилась эта познавательная статья? Отправь ее своим близким!

Это настоящая творческая лаборатория! Команда истинных единомышленников, каждый из которых специалист в своем деле, объединенных общей целью: помогать людям. Мы создаем материалы, которыми действительно стоит делиться, а источником неиссякаемого вдохновения служат для нас любимые читатели!