Сортировка и группировка элементов сводных таблиц.
Форматирование сводных таблиц.
Вычисления в сводных таблицах.
Работа со сводной таблицей.
Создание сводной таблицы на основе данных списка.
При создании сводной таблицы можно использовать один из четырех типов источников данных: список данных Microsoft Excel, внешний источник данных, несколько диапазонов консолидации (отдельных списков Microsoft Excel), другая сводная таблица.
Создадим сводную таблицу на основе списка Заказы товаров книги Продажа товаров (см. рис. 4.1).
Рис. 4.1. Список Заказы товаров
Для того чтобы создать сводную таблицу на основании данных списка, необходимо выполнить следующие действия.
1. Поставить указатель ячейки в любом месте списка, на основе которого будет создаваться сводная таблица.
2. С помощью меню Данные , команды Сводные таблицы вызвать мастер создания сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 4.2).
Рис. 4.2. Первый шаг мастера сводных таблиц и диаграмм
3. На первом шаге необходимо указать тип источника данных – Создать таблицу на основе данных, находящихся в списке или базе данныхExcel, и вид создаваемого отчета – сводная таблица .
4. На втором шаге мастера необходимо указать абсолютный адрес диапазона ячеек исходной таблицы, для которой создается сводная таблица, т. е. список, на основе которого создается сводная таблица.
Если перед выбором команды Сводная таблица вы выдели только одну ячейку в этом списке, то мастер правильно заполнит данное поле окно диалога.
5. На последнем шаге мастера необходимо указать место, где вы хотите расположить сводную таблицу.
Безопасней всего создавать таблицу на новом листе, для чего установить переключатель «Помещать таблицу в…» на «Новый лист» . В противном случае данный переключатель нужно установить на «Существующий лист» и указать диапазон (или абсолютный адрес первой ячейки, создаваемой таблицы) текущего листа или любого другого существующего листа.
6. По окончании работы мастера на рабочем листе отобразится:
§ пустой макет таблицы,
§ список возможных полей сводной таблицы,
§ панель инструментов Сводные таблицы (см. рис. 4.3).
Рис. 4.3. Создание сводной таблицы.
Для создания начальной структуры сводной таблицы необходимо указать имена столбцов, строк и данных создаваемой таблицы, перетащив соответствующие имена с панели списка полей сводной таблицы в нужное место макета сводной таблицы.
Области, которые служат для обозначения местонахождения полей в сводной таблице, называются осями (axis). Выделяют ось страниц , оси столбцов и строк .
Если поля размещаются на оси столбцов или строк, то все элементы этих полей можно просмотреть только с помощью линейки прокрутки, особенно для больших списков. Элементы, помещенные на ось страниц, отображаются только по одному.
В каждую область макета можно поместить любое количество полей. Чтобы удалить поле, перетащите его кнопку за пределы макета.
Продолжая работу с нашим примером (см. рис. 4.1), перетащив поле Страна получателя на ось столбцов, поле Категория на ось строк и поле Стоимость заказов в область элементов данных ,получим сводную таблицу, изображенную на рисунке 4.4.
После того как начальная структура таблицы создана, можно ее реорганизовывать исходя из насущной необходимости анализа данных. Реорганизовать сводную таблицу – это значит изменить ориентацию или положение одного или нескольких полей. Изменение положения таблицы используется для просмотра данных под другим углом зрения. В оригинале сводная таблица называется Pivot Table (вращающаяся таблица). Именно возможность изменения ориентации таблицы, например транспонирование заголовков столбцов в заголовки строк (см. рис. 4.5) и наоборот, сделали сводные таблицы мощным аналитическим средством.
Рис. 4.4. Сводная таблица на основе данных списка Заказы товаров
Рис. 4.5. Транспонирование поля Страна получателя в заголовки столбцов
Перемещать поля сводной таблицы можно перетаскиванием заголовков столбцов с помощью мыши. Кроме того, полностью изменить весь макет сводной таблицы можно, используя команду Мастер , меню Сводная таблица панели инструментов Сводные таблицы и клавишу Макет . Перемещать заголовки полей в открывшемся диалоговом окне (см. рис. 4.6) можно так же с помощью мыши.
Первоначально после размещения поля на оси строк или столбцов в сводной таблице отображаются все элементы этого поля. Используя выпадающий список возле имени поля, можно выбрать только некоторые интересующие значения данного поля.
Например, в нашем поле Страна получателя , размещенном на оси строк, щелкнув на стрелке раскрывающегося списка и сняв флажок слева от элементов, которые нужно скрыть, можно оставить только необходимые для анализа страны.
Рис. 4.6. Окно изменения макета мастера сводной таблицы
Элементы, помещенные на ось страниц, отображаются только по одному.Выбирая поочередно элементы в списке на оси страниц, мы можем просмотреть срезы данных для каждого значения поля, размещенного на оси страниц.
Значения поля на оси страниц можно отобразить на отдельных листах. Даже если сводная таблица содержит ось страниц, вся таблица хранится на одном листе книги. Командой Отобразить страницы на панели инструментов Сводные таблицы (кнопка Сводная таблица ) создает на отдельных листах ряд связанных таблиц, в каждой из которых будет отображаться один элемент поля страниц. Каждому листу присваивается имя отображаемого элемента поля.
Сводная таблица не обновляется автоматически, хотя она и связана с исходными данными. Для того чтобы обновить сводную таблицу, нужно выделить в ней любую ячейку, а затем использовать в меню Данные команду Обновитьданные (аналогичная команда есть в контекстном меню или можно использовать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы .
Для того чтобы при каждом открытии книги, в которой находится сводная таблица, эта таблица автоматически обновлялась, необходимо с помощью команды Параметрытаблицы в меню Сводная таблица панели инструментов Сводные таблицы открыть диалоговое окно Параметрысводной таблицы , в котором поставить флажок Обновить при открытии .При этом будут обновляться все связанные таблицы.
Обычно в пустых ячейках сводной таблицы ничего не отображается, но можно установить отображение 0 или какого-то иного символа, для этого в диалоговом окне Параметрысводной таблицы необходимо поставить флажок Для пустых ячеек отображать и указать отображаемые символы.
При необходимости можно вывести на отдельный лист книги дополнительную таблицу, в которой будет отображаться детальная информация, используемая для вычисления итогового значения, размещенного в области данных. Для получения такой детальной информации необходимо дважды щелкнуть мышью по нужному числу.
К числовым полям, помещаемым в область данных сводной таблицы, Excel применяет функцию Сумма , а к любым нечисловым полям – функцию Количество значений .
В области данных можно использовать и другие итоговые функции, для этого необходимо проделать следующее.
1. Поставить указатель ячейки на любую ячейку области данных.
2. С помощью команды Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы (кнопка Сводная таблица ), открыть диалоговое окно (см. рис. 4.7).
3. В поле Операция открытого диалогового окна выбрать необходимую функцию.
Можно применить к полю, помещенному в область данных, любое количество итоговых функций, для этого необходимо поступить следующим образом.
1. Перетащить нужное число раз кнопку данного поля с панели Списка полей сводной таблицы (см. рис. 4.3) в область данных. Если вышеназванная панель отсутствует на экране, используется клавиша Отобразить список полей панели инструментов Сводные таблицы .
Рис. 4.7. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы
2. Выделить любую ячейку данного поля в области данных и вызвать диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 4.7), в котором выбрать необходимое поле.
3. Повторить второй пункт нужное число раз.
Если используется несколько разных итоговых функций или в области данных помещается несколько полей, то в области данных появляется ячейка Данные (см. рис. 4.8), в свернутом списке которой можно выбрать какие именно вычисления необходимо оставить.
Рис. 4.8. Использование итоговых функций Сумма
и Количество
для поля Стоимость заказа
Кроме стандартных итоговых функций Сумма , Количество значений , Среднее , Максимум , Минимум , Произведение и др. Excel позволяет использовать дополнительные вычисления. Например, в ячейке области данных сводной таблицы можно отобразить долю от итога строки или столбца, в которых находится ячейка, долю от общей суммы.
Чтобы использовать дополнительные вычисления, необходимо выделить любую ячейку в области данных, открыть диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы , в котором с помощью клавиши Дополнительно открыть и выбрать дополнительные вычисления (см. рис. 4.9).
Рис. 4.9. Использование дополнительных вычислений в сводных таблицах
Excel позволяет создавать собственные вычисляемые поля и элементы. Вычисляемое поле – это новое поле, полученное с помощью операций (в основном, арифметических преобразований) над существующими полями сводной таблицы.
Для того чтобы создать собственное вычисляемое поле, необходимо поступить следующим образом.
1. Поставить указатель ячейки на любую ячейку сводной таблицы.
2. С помощью команды Формулы – Вычисляемое поле на панели инструментов Сводные таблицы (кнопка Сводная таблица ) открыть диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (см. рис. 4.10).
3. В поле Имя ввести имя создаваемого поля.
4. В поле Формула составить с помощью арифметических операций, применяемых к полям сводной таблицы, вычисляемую формулу. Поля таблицы выбираются из списка Поле двойным щелком мыши или клавишей Добавить поле .
Для удаления вычисляемого поля нужно поставить указатель ячейки в любое место сводной таблицы; затем, вызвав диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (меню Формула , команда Вычисляемое поле ), в свернутом списке Имя выбрать имя удаляемого поля и нажать клавишу Удалить .
Изменение формулы вычисляемого поля производится аналогичным образом, только после выбора имени поля, необходимо изменить формулу в строке Формула и нажать клавишуИзменить .
Рис. 4.10. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля
Кроме создания вычисляемых полей Excel позволяет создавать вычисляемые элементы в уже существующих полях области данных сводной таблицы.Вычисляемый элемент – это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля.
Для создания вычисляемого элемента необходимо поступить следующим образом.
1. Поставить указатель ячейки на имя поля или любой элемент этого поля на оси строк либо на оси столбцов.
2. С помощью команды Формулы – Вычисляемый объект на панели инструментов Сводные таблицы (кнопка Сводная таблица ), открыть диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента в… (см. рис. 4.11).
3. В поле Имя вышеназванного диалогового окна добавляется имя нового элемента, а в поле Формула – указать формулу его расчета. Элементы добавляются в формулу двойным щелчком мыши в поле Элементы или нажатием кнопки Добавить элемент .
Удалить или изменить вычисляемый объект можно с помощью того же диалогового окна Вставка вычисляемого объекта в… путем выбора этого объекта в списке Имя и нажатия соответствующей клавиши Удалить или Изменить , затем ОК .
Рис. 4.11. Добавление вычисляемого элемента в поле Категория
Для изменения форматов сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования таблиц. Excel сохраняет форматы при реорганизации таблицы и при ее обновлении, если в диалоговом окне Параметрах сводной таблицы установлен флажок Сохранять форматирование (он установлен по умолчанию).
В отличие от обычных таблиц в сводных таблицах запрещено условное форматирование, и при реорганизации таблицы не сохраняются форматы границ.
Excel предлагает более 20 автоформатов сводных таблиц, которые выбираются с помощью команды Формат отчета , на панели инструментов Сводные таблицы , меню Сводная таблица .
В сводных таблицах возможно изменение числовых форматов выделенных ячеек обычным способом изменения числовых форматов. Если необходимо изменить числовой формат для всего поля, следует поступить следующим образом.
1. Поставить указатель ячейки на любую ячейку данного поля в области данных.
2. На панели инструментов Сводные таблицы , меню Сводная таблица , выбрать команду Параметры поля .
3. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 4.7) нажать клавишу Формат .
4. В открывшемся окне Формат ячеек установить необходимый числовой формат.
Надписи внешних полей можно центрировать относительно надписей внутренних полей. Например на рисунке 4.12 заголовки поля Страна Получателя центрированы по вертикали относительно заголовков поля Категория , надписи Австрия Итог, Бразилия Итог отцентрированы по горизонтали. Для того чтобы отформатировать подобным образом сводную таблицу, необходимо в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (команда Параметры таблицы меню Сводная таблица , панель инструментов Сводные таблицы ), включить флажок Объединять ячейки заголовков .
Рис. 4.12. Центрирование надписей внешних полей по отношению
к надписям внутренних полей
При работе со сводными таблицами можно использовать режим выделения, который называется структурным выделением . Структурное выделение сводной таблицы позволяет распространить выделение одного элемента сводной таблицы на все остальные экземпляры этого элемента.
По умолчанию структурное выделение выключено, для того чтобы использовать данный способ форматирования необходимо проделать следующие действия.
1. С помощью команды Выделить – Разрешить выделение , меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы сделать доступным меню структурного выделения.
2. В открывшемся меню структурного выделения выбрать элементы выделения: Выделить – Только заголовки, Только данные, Данные и заголовки .
Например, на рисунке 4.12 выделены данные и заголовки итогов по стране (Австрия Итог , Бразилия Итог и т. д.).
При использовании обычной команды Сортировки меню Данные Excel сортирует все экземпляры элементов поля и сохраняет этот порядок сортировки при преобразовании таблицы.
Например, если в сводной таблице, показанной на рисунке 4.12, нужно расположить все категории товаров в обратном алфавитном порядке, необходимо выделить любой элемент поля Категория , выбрать команду Сортировка в меню Данные , установить переключатель По убыванию . После чего изменится порядок отображения категорий товаров во всех местах сводной таблицы, где эти элементы встречаются.
Кроме обычной сортировки Excel предоставляет возможность сортировать элементы одного поля сводной таблицы в порядке возрастания или убывания значений другого поля сводной таблицы. Например, на рисунке 4.13 элементы поля Категория , каждой группы Страны получателя , расположены в порядке возрастания данных – Общий итог .
Такой порядок сортировки имеет преимущество перед обычной сортировкой и называется автосортировкой. Для того чтобы использовать автовортировку, необходимо выполнить следующие действия.
1. Выделить ячейку любого элемента поля или кнопку поля, которое необходимо сортировать (в рассматриваемом примере рисунка 4.13 – поле Категория ).
2. Нажать кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы или выбрать аналогичную команду в меню Сводная таблица .
3. В открывшемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 4.7) нажать клавишу Дополнительно .
4. В окне диалога , показанном на рисунке 4.14, установить переключатель по возрастанию (или по убыванию ), а затем в свернутом списке с помощью поля выбрать поле, значения которого будут использоваться при автосортировке.
Рис. 4.14. Установка автосортировки с помощью диалогового окна
Дополнительные параметры поля сводной таблицы
В рассматриваемом примере основанием для сортировки поля Категория буду служить значения поля Сумма по полю Стоимость заказа .
С помощью этого же диалогового окна (см. рис. 4.14) можно отобразить только несколько наибольших или наименьших элементов поля, основываясь на значениях в области данных сводной таблицы. Для этого необходимо, выделив ячейку элемента нужного поля, открыть описанным ранее способом диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы , включить Автоотображение лучшей десятки и установить количество наибольших или наименьших отображаемых элементов.
Если в структуре сводной таблицы несколько полей поместить на ось строк или столбцов, то Excel автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля. Например, на рисунке 4.12 элементы поля Категория сгруппированы для каждого элемента поля Страна получателя , по которому добавлен промежуточный итог по группе элементов внутреннего поля.
Кроме того, в случае необходимости Excel позволяет осуществлять группировку:
§ выбранных элементов полей на оси строк или столбцов;
§ числовых элементов полей, размещенных на оси строк или столбцов;
§ по временным диапазонам поля даты, помещенного на оси строк или столбцов.
Для того чтобы сгруппировать выбранные элементы, необходимо:
1) выделить элементы полей, находящихся на осях, которые нужно группировать;
2) выбрать команду Группировать в подменю Группа и структура , меню Данные .
В результате будет создано новое поле, в котором выделенные элементы будут сгруппированы в группу с именем Группа1 (см. рис. 4.15).
Рис. 4.15. Создание группы элементов Кондитерские изделия
,
Напитки
и Фрукты
Можно скрыть элементы группы, дважды щелкнув мышью на имени группы (Группа1 ); чтобы снова вывести элементы группы на экран, необходимо дважды щелкнуть мышью по заголовку группы еще раз. Кроме того, для скрытия или отображения элементов группы используются команды Скрыть детали и Отобразить детали меню Данные , подменю Группа и структура .
Полностью удалить из таблицы поле, содержащее элементы группы, можно, перетащив заголовок поля за пределы таблицы, на рисунке 4.15 это поле Категория .
В случае необходимости, можно поменять имя группы, изменив значение любой ячейки, содержащей имя данной группы. В приведенном примере рисунка 4.15 это ячейка A3 .
Чтобы сгруппировать числовые элементы поля, размещенного на оси строк или оси столбцов, необходимо поставить указатель ячейки на любой элемент поля и выбрать команды Группировать в подменю Группа и структура меню Данные . В высветившемся диалоговом окне Группирования , аналогичном показанном на рисунке 4.16, указать шаг группировки числовых данных, первый и последний группируемый элемент.
Рис. 4.16. Группировка числовых элементов поля
Группировка элементов по временным диапазонам производится в том случае, если поле на оси строк или страниц содержит данные типа дата, время . Такой тип данных группируется аналогично числовым элементам, только в выводимом на экран, в результате применение команды Группировать , диалоговом окне Группирование (см. рис. 4.17) необходимо вы- брать временные интервалы группировки от секунды до года.
Рис. 4.17. Группировка поля даты
Для того чтобы удалить все группы и вернуть поле к несгруппированному, виду нужно поставить указатель ячейки на любой сгруппированный элемент и выбрать команду Разгруппировать в меню Данные , подменю Группа и структура .
Существует две возможности построения сводных диаграмм: можно построить диаграмму по уже созданной сводной таблице и построить сводную диаграмму одновременно с построением таблицы. В любом случае сводные таблица и диаграмма являются связанными объектами, любые изменения в одном объекте приводят к соответствующим изменениям в другом.
Для построения сводной диаграммы по уже готовой сводной таблице нужно поставить указатель мыши в любое место сводной таблицы и выбрать команду Диаграмма в меню Вставка или любым другим удобным способом вызвать команду Мастер диаграмм .
При построении сводной диаграммы на основе списка необходимо, выделив любую ячейку списка, вызвать мастер построения сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 4.2). На первом шаге мастера в группе Вид создаваемого отчета поставить переключатель на поле Сводная диаграмма (со сводной таблицей) . Благодаря работе мастера будет создана сводная диаграмма и связанная с ней сводная таблица. Например, на рисунке 4.18 показана сводная диаграмма, связанная с таблицей рисунка 4.4.
Кроме таких элементов обычных диаграмм Microsoft Excel, как ряд, значение, оси, сводные диаграммы имеют специализированные элементы:
§ поле страниц используется для фильтрации данных по конкретному элементу, соответствует оси страниц сводной таблицы;
§ поле данных предоставляет значения для сравнения или изменения, соответствует области данных сводной таблицы, в зависимости от источника данных, в данном поле можно менять итоговую функцию;
§ поле ряда , в котором отражаются возможные ряды, элементы в поле содержат отдельные ряды данных, соответствует оси столбцов сводной таблицы.
Поля страниц отображаются в левом верхнем углу диаграммы, поле категорий соответствует оси категорий, поле ряда соответствует оси значений. В диаграмме, показанной на рисунке 4.18, в поле ряда помещено поле Страна получателя , в поле категория – поле Категория , в поле данных – Сумма по полю Стоимость заказа, поле страниц оставлено пустым.
Рис. 4.18. Сводная диаграмма
При работе со сводными диаграммами в свернутых списках полей рядов, категорий и страниц сводной диаграммы можно выбирать элементы, зависимости по которым просматриваются. Кроме того, в созданной сводной диаграмме можно менять итоговую функцию, значения которой отражаются в поле данных. Однако, в отличие от обычной диаграммы, в сводной диаграмме нельзя менять размер области построения, перемещать легенду, заголовки осей и диаграмм.
Вопросы для самоконтроля.
1. Дать определение сводной таблице.
2. Объяснить использующиеся при создании сводных таблиц термины: исходные данные, итоговая функция, элемент поля, ось строк, ось столбцов, ось страниц, область данных.
3. Особенности работы с элементами поля, помещенного на ось страниц.
4. Что понимают под реорганизацией сводной таблицы, каковы способы ее осуществления?
5. Обновление сводной таблицы.
6. Отображение детальной информации, используемой для вычисления итогового значения.
7. Изменение итоговых функций полей, помещенных в область данных.
8. Создание вычисляемых полей и вычисляемых элементов.
9. Особенности форматирования сводных таблиц.
10. Перечислить элементы структурного выделения сводных таблиц.
11. Автосортировка элементов поля сводной таблицы.
12. Отображение нескольких наибольших или наименьших элементов поля сводной таблицы.
13. Группировка выбранных элементов полей на оси строк или на оси столбцов.
14. Группировка полей сводных таблиц по временным диапазонам.
15. Особенности построения сводных диаграмм.
16. Специальные элементы сводных диаграмм и их соответствие элементам связанных сводных таблиц.
Вопросы и задания для самостоятельной работы.
1. Создать, используя команду Итоги , структуру таблицы списка Заказы товаров книги Продажа товаров , отражающую продажи по каждой категории товаров по всем странам.Разместить поле Страна получателя в область строк, перед полем Категория .
2. Разместить поле Страна получателя в область строк, а поле Категория – в область столбцов.
3. Сравнить данные в сводной таблице и в структурированной таблице, содержащей промежуточные итоги. Для наглядности использовать денежный формат.Какой из видов сводных таблиц полностью совпадает со структурой таблицы, использующей промежуточные итоги.
4. Разместить информацию о заказах по различным категориям товаров на отдельных листах книги.
5. В список Заказы товаров книги Продажа товаров добавить 20 000 000 в первый заказ по кондитерским изделиям, заказанным в Австрию.
Вернитесь в сводную таблицу и обновите данные. Проверьте изменения.
Удалить 20 000 000, добавленные по первому заказу в Австрию (кондитерские изделия) и вновь обновить сводную таблицу.
6. Создать новую сводную таблицу, в которой определяется количество заказов в каждую страну. На ось строк поместить Страну получателя , а в область данных поле Категория . Обратить внимание на итоговую функцию, применяемую по умолчанию.
7. Определить в имеющейся сводной таблице минимальную стоимость заказов и количество продаж по каждой категории товаров в каждую страну.
8. Используя свернутый список Данные, отобразить только суммупо полю Стоимость заказов .
9. Добавить в сводную таблицу вычисляемое поле Стоимость со скидкой , рассчитываемое уменьшением суммарной стоимости на 15%.
11. Для полученной сводной таблицы установить, используя команды автоформата, формат Таблица 10 , а затем Классическая сводная таблица .
12. Добавить в существующую сводную таблицу поле, в котором подсчитывается общая стоимость товара Цена*Количество*(1–Скидка) . Установить для этого поля денежный формат, грн, только целая часть.Поле Сумма по количеству единиц товара удалить из области данных.
13. По списку Продажа товаров создать сводную таблицу, поместив на ось строк поле Страна получателя , на ось столбцов – поле Дата размещения заказов , в область данных – поле Стоимость заказа . Элементы поля Дата размещения заказов сгруппировать по годам и кварталам.
14. По сводной таблице предыдущего задания создать диаграмму.
15. Не создавая сводной таблицы, создать по списку Продажа товаров диаграмму, в которой отобразить зависимость количества заказов, поступающих из разных стран, от месяца и года поступления заказа.
16. В созданной диаграмме перетащить поле Дата размещения заказа в поле страниц и посмотреть зависимости по отдельным месяцам и годам.
Задания лабораторной работы 4.1.
1. Скопировать к себе в папку файл Лабораторная работа 4 . Все последующие задания лабораторной работы выполнить на основании списка Отправка товаров книги файла Лабораторная работа 4.xls , в каждом задании создавая независимый отчет.
2. На новом листе, с именем Сводная таблица_1 , создать сводную таблицу, имеющую структуру аналогичную итоговой таблице четвертого задания лабораторной работы 3.1.
3. На нескольких листах книги создать сводные таблицы, показывающие зависимость заказанного количества единиц товара от должности сотрудника, работающего с заказом, и от категории товара. Различные способы доставки товара поместить на отдельные листы книги. Создать независимый отчет, а не отчет на основе существующего.
4. Лист, на котором отражена сводная таблица по всем способам доставки, переименовать во Все способы доставки .
5. В сводную таблицу, расположенную на листе Все способы доставки , добавьте поле, в котором считается количество заказов по каждой категории товара от должности сотрудника. Назвать новое поле Количество заказов .
6. В эту же сводную таблицу добавить поле, в котором будет указываться доля количества заказов по данной категории товаров от общего количества заказов, принятых сотрудником определенной должности. Поле назвать Процент количества заказов .
7. В эту же сводную таблицу добавить вычисляемое поле, в котором будет подсчитана общая суммарная стоимость заказа как произведение цены на количество единиц заказанных товаров.
8. На новом листе Зависимость создать сводную таблицу, отражающую зависимость количества заказов от категории товаров и города поставки. Поле в области данных переименовать в Количество заказов .
9. В поле Категория товаров добавить вычисляемый элемент Вегетарианская продукция , в котором будет подсчитано количество заказов по всем категориям товаров кроме Рыбопродуктов , Молокопродуктов , Мяса и птицы .
Задания лабораторной работы 4.2.
1. Используя список в файле Лабораторная работа 4_2.xls , создать сводную диаграмму, показывающую зависимость средней цены поставляемого товара от его категории и города поставки. Показать в диаграмме данные только по заказам, доставленным авиа.
2. Лист, на котором создалась связанная с диаграммой сводная таблица, переименовать в Сводная таблица_1 .
3. Используя данные листа Сводная таблица_1 ,вывести на отдельный лист детальную информацию о ценах на рыбопродукты, направленные в Новый Орлеан авиа.
4. На этом же листе, используя функцию вычисления среднеарифметического значения, проверить правильность информации о средней цене на рыбопродукцию, направленную в Новый Орлеан авиа.
5. Создать новую сводную таблицу (независимый отчет), анализирующую зависимость суммарного количества единиц товаров от категории товаров и должности сотрудника.
6. Лист переименовать в Менеджеры.
7. Всех менеджеров выделить в отдельную группу Менеджеры . Надписи внешних полей центрировать относительно внутренних полей.
8. Удалить из таблицы поле, содержащее элементы группы Менеджеры.
9. Создать сводную диаграмму, по данным сводной таблицы, расположенной на странице Менеджеры.
10. На новом листе Кварталы создать сводную диаграмму (создавать диаграмму не на основе существующего отчета, а независимую), показывающую количество заказов на каждую категорию товара по квартально, в диаграмме показать только информацию 2003 года.
Благодарим Вас за проявленный интерес к нашему сайту. Компания Айтишник существует с 2006 года и предоставляет услуги IT аутсорсинга. Аутсорсинг - это перепоручение необходимых, но непрофильных для компании работ другой организации. В нашем случае это: создание, поддержка и сопровождение сайтов, продвижение сайтов в поисковых системах, поддержка и администрирование серверов под управлением Debian GNU/Linux.
Сайты на Joomla
В нынешний век информации, сайт де факто, становится как минимум визитной карточкой организации, а зачастую одним из инструментов бизнеса. Уже сейчас сайты создаются не только для организаций и частных лиц, но и для отдельных товаров, услуг и даже событий. На сегодняшний день сайт это не только источник рекламы на гигантскую аудиторию, но и инструмент для продаж и завязывания новых контактов. Мы создаем сайты, используя CMS Joomla! Эта система управления сайтами проста и интуитивно понятна. Она очень широко распространена и, следовательно, в Интернете о ней содержится большое количество информации. Найти специалиста, работающего с Joomla тоже несложно. И вам не надо далеко ходить! Наша компания Айтишник занимается обслуживанием и сопровождением сайтов на Joomla! Мы проведём все технические работы, возьмём на себя всю переписку с хостером и регистратором домена, наполним сайт и обновим на нём информацию. И хотя Joomla проста в управлении, интуитивно понятна. Но будете ли вы сами регулярно выполнять необходимые работы на сайте? Сколько времени они отнимут у вас? Если вы хотите сконцентрироваться на своём деле, то доверьте поддержку вашего сайта нам. Мы сделаем все от нас зависящее, чтобы сайт жил и приносил пользу своему владельцу.
Если вы коммерческая организация, которая рекламирует или продаёт свои товары, услуги в Интернет, то вам просто необходимо продвижение сайта в поисковых системах. Ведь для того, чтобы продать что-нибудь надо, как минимум, чтобы это увидели, чтобы об этом узнали. И мы поможем вам в этом, мы продвинем ваш Joomla сайт в поисковых системах. В зависимости от конкуренции и выделенного для продвижения бюджета, ваш сайт будет занимать достойные позиции в поисковой выдаче. Сайт увеличит вашу прибыль!
Серверы Debian
Рано или поздно, стремясь к открытости и прозрачности своего бизнеса, многие компании сталкиваются с необходимостью обеспечения лицензионной чистоты используемого программного обеспечения. Однако, далеко не всегда затраты на лицензионные отчисления приемлемы, в особенности для малого и среднего бизнеса. Выходом из этой сложной ситуации является решение о переходе на Open Source технологии. Одним из направлений Open Source является операционная система Linux (Линукс). Сотрудники нашей компании специализируются на Debian Linux (Дебиан Линукс). Это старейший и наиболее устойчивый дистрибутив операционной системы Линукс. Мы предлагаем вам услуги по внедрению Debian Linux на Вашем предприятии, настройку, обслуживание и поддержку серверов.
Информация и реклама
Эксель – одна из самых лучших программ для работы с таблицами. Она есть на компьютере практически у каждого пользователя, поскольку данный редактор нужен как для работы, так и для учёбы, во время выполнения различных курсовых или лабораторных заданий. Но при этом не все знают, как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы. В этом редакторе вы сможете использовать огромное количество шаблонов, которые были разработаны в компании Microsoft. Но если вы не знаете, какой тип лучше выбрать, то предпочтительнее будет использовать автоматический режим.
Для того чтобы построить подобный объект, необходимо выполнить следующие действия.
- Создайте какую-нибудь таблицу.
- Выделите информацию, на основе которой вы собираетесь построить диаграмму.
- Перейдите на вкладку «Вставка». Кликните на иконку «Рекомендуемые диаграммы».
- После этого вы увидите окно «Вставка диаграммы». Предложенные варианты будут зависеть от того, что именно вы выделите (перед нажатием на кнопку). У вас они могут быть другие, поскольку всё зависит от информации в таблице.
- Для того чтобы построить диаграмму, выберите любую из них и нажмите на «OK».
- В данном случае объект будет выглядеть вот так.
Ручной выбор типа диаграммы
- Выделите нужные вам данные для анализа.
- Затем кликните на какую-нибудь иконку из указанной области.
- Сразу после этого раскроется список различных типов объектов.
- Кликнув на любой из них, вы получите желаемую диаграмму.
Для того чтобы было легче определиться с выбором, достаточно навести на любую из миниатюр.
Какие бывают диаграммы
Можно выделить несколько основных категорий:
- гистограммы;
- график или диаграмма с областями;
- круговые или кольцевые диаграммы;
Обратите внимание на то, что данный тип подходит для тех случаев, когда все значения в сумме дают 100 процентов.
- иерархическая диаграмма;
- статистическая диаграмма;
- точечный или пузырьковый график;
В данном случае точка является своеобразным маркером.
- каскадная или биржевая диаграмма;
- комбинированная диаграмма;
Если ничего из выше предложенного вам не подходит, можно использовать комбинированные варианты.
- поверхностная или лепестковая;
Как сделать сводную диаграмму
Данный инструмент более сложный по сравнению с описанными выше. Ранее всё происходило автоматически. Вам нужно было только выбрать внешний вид и желаемый тип. Здесь всё иначе. На этот раз придется всё делать вручную.
- Выделите нужные ячейки в таблице и кликните на соответствующую иконку.
- Сразу после этого появится окно «Создать сводную диаграмму». Необходимо указать:
- таблицу или диапазон значений;
- место, где следует разместить объект (на новый или текущий лист).
- Для продолжения нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого вы увидите:
- пустую сводную таблицу;
- пустую диаграмму;
- поля сводной диаграммы.
- Необходимо перенести мышкой желаемые поля в области (по своему усмотрению):
- легенды;
- значений.
- Кроме этого, вы можете настроить, какое именно значение нужно выводить. Для этого сделайте правый клик мыши по каждому полю и нажмите на пункт «Параметры полей значений…».
- В результате этого появится окно «Параметры поля значений». Здесь вы сможете:
- подписать источник своим имением;
- выбрать операцию, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.
Для сохранения нажмите на кнопку «OK».
Вкладка «Анализировать»
После того как вы создадите сводную диаграмму, у вас откроется новая вкладка «Анализировать». Она сразу же исчезнет, если активным станет другой объект. Для возврата достаточно снова кликнуть на диаграмму.
Рассмотрим каждый раздел более внимательно, поскольку при помощи их можно изменить все элементы до неузнаваемости.
Параметры сводной таблицы
- Нажмите на самую первую иконку.
- Выберите пункт «Параметры».
- Благодаря этому появится окно настроек данного объекта. Здесь вы сможете задать желаемое имя таблицы и множество других параметров.
Для сохранения настроек необходимо кликнуть на кнопку «OK».
Как изменить активное поле
Если вы кликните на эту иконку, то увидите, что все инструменты не активны.
Для того чтобы можно было изменить какой-нибудь элемент, нужно сделать следующее.
- Кликните на что-нибудь на вашей диаграмме.
- В результате этого данное поле выделится «кружочками».
- Если вы снова кликните на иконку «Активное поле», то увидите, что инструменты стали активными.
- Для настроек нужно кликнуть на соответствующее поле.
- В результате этого появится окно «Параметры поля».
- Для дополнительных настроек перейдите на вкладку «Разметка и печать».
- Чтобы сохранить внесенные изменения, необходимо нажать на кнопку «OK».
Как вставить срез
При желании вы можете настроить выборку по определенным значениям. Благодаря этой функции очень удобно анализировать данные. Особенно если таблица очень большая. Для того чтобы воспользоваться этим инструментом, нужно сделать следующие шаги:
- Кликните на кнопку «Вставить срез».
- В результате этого появится окно со списком полей, которые есть в сводной таблице.
- Выберите какое-нибудь поле и нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого появится маленькое окошко (его можно перемещать в любое удобное место) со всеми уникальными значениями (итогов сведения) для этой таблицы.
- Если вы нажмете на какую-нибудь строчку, то увидите, что все остальные записи в таблице исчезли. Осталось только то, где среднее значение соответствует выбранному.
То есть по умолчанию (когда в окне срезов все строчки выделены голубым цветом) в таблице отображаются все значения.
- Если кликнуть на другую цифру, то результат сразу же изменится.
- Количество строк может быть абсолютно любым (минимум одна).
Меняться будет как сводная таблица, так и диаграмма, которая построена по ее значениям.
- Если хотите удалить срез, нужно кликнуть на крестик в правом верхнем углу.
- Благодаря этому таблица восстановится до исходного вида.
Для того чтобы убрать это окно срезов, необходимо сделать несколько несложных шагов:
- Кликните правой кнопкой мыши по данному элементу.
- После этого появится контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Удалить ‘название поля’».
- Результат будет следующим. Обратите внимание на то, что в правой части редактора снова появилась панель для настройки полей сводной таблицы.
Как вставить временную шкалу
Для того чтобы вставить срез по дате, нужно сделать следующие шаги.
- Кликните на соответствующую кнопку.
- В нашем случае мы увидим следующее окно с ошибкой.
Дело в том, что для среза по дате в таблице должны быть соответствующие значения.
Принцип работы полностью идентичен. Просто вы будете фильтровать вывод записей не по цифрам, а по датам.
Как обновить данные в диаграмме
Для обновления информации в таблице нужно кликнуть на соответствующую кнопку.
Как изменить информацию для построения
Для редактирования диапазона ячеек в таблице необходимо выполнить следующие операции:
- Кликните на иконку «Источник данных».
- В появившемся меню выберите одноименный пункт.
- Далее вас попросят указать нужные ячейки.
- Для сохранения изменений кликните на «OK».
Редактирование диаграммы
Если вы работаете с диаграммой (неважно какой – обычной или сводной), у вас будет появляться вкладка «Конструктор».
На этой панели очень много инструментов. Рассмотрим каждый из них более внимательно.
Добавить элемент
При желании вы всегда можете добавить какой-нибудь объект, который отсутствует в данном шаблоне диаграммы. Для этого необходимо:
- Нажать на иконку «Добавить элемент диаграммы».
- Выбрать желаемый объект.
Благодаря этому меню вы сможете изменить свою диаграмму и таблицу до неузнаваемости.
Если стандартный шаблон при создании диаграммы вам не понравился, вы всегда можете использовать другие варианты макетов. Для это достаточно выполнить следующие действия.
- Кликните на соответствующую иконку.
- Выберите нужный вам макет.
Необязательно сразу же вносить изменения в ваш объект. При наведении на любую иконку будет доступен предварительный просмотр.
Если найдете что-то подходящее, просто кликните на этот шаблон. Внешний вид автоматически изменится.
Для того чтобы изменить цвет элементов, необходимо выполнить следующие шаги.
- Нажмите на соответствующую иконку.
- В результате этого вы увидите огромную палитру различных оттенков.
- Если хотите посмотреть, как это будет выглядеть на вашей диаграмме, просто наведите курсор на любой из цветов.
- Для сохранения изменений нужно кликнуть на выбранный оттенок.
Кроме этого, можно использовать готовые темы оформления. Для этого необходимо сделать несколько простых операций.
- Раскройте полный список вариантов у данного инструмента.
- Для того чтобы увидеть, как это выглядит в увеличенном виде, достаточно навести курсор на любую из иконок.
- Для сохранения изменений необходимо кликнуть на выбранный вариант.
Кроме этого, доступны манипуляции с отображаемой информацией. Например, можно поменять строки и столбцы местами.
После нажатия на эту кнопку вы увидите, что диаграмма стала выглядеть совсем иначе.
Данный инструмент очень помогает в том случае, если вы не можете правильно указать поля для строк и столбцов при построении данного объекта. Если вы ошиблись или результат выглядит некрасиво – нажмите на эту кнопку. Возможно, станет намного лучше и информативнее.
Если нажать еще раз, то всё вернется обратно.
Для того чтобы изменить диапазон данных в таблице для построения диаграммы, нужно кликнуть на иконку «Выбрать данные». В данном окне вы сможете
- выбрать нужные ячейки;
- удалить, изменить или добавить ряды;
- отредактировать подписи горизонтальной оси.
Для сохранения изменений нужно нажать на кнопку «OK».
Как сменить тип диаграммы
- Нажать на указанную иконку.
- В появившемся окне выбрать нужный вам шаблон.
- При выборе любого из пунктов в левой части экрана, справа будут появляться возможные варианты для построения диаграммы.
- Для упрощения выбора можно навести курсор на любую из миниатюр. В результате этого вы увидите её в увеличенном размере.
- Для изменения типа нужно кликнуть на любой из вариантов и сохранить при помощи кнопки «OK».
Заключение
В этой статье мы пошагово рассмотрели технологию построения диаграмм в редакторе Excel. Помимо этого, было особое внимание уделено оформлению и редактированию созданных объектов, поскольку недостаточно уметь использовать только готовые варианты от разработчиков Microsoft. Вы должны учиться изменять внешний вид под свои нужды и быть оригинальными.
Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не тот элемент. Необходимо учитывать, что у каждой фигуры используются свои уникальные свойства. Если вы смогли что-то видоизменить, например, с кругом, то с текстом сделать то же самое не выйдет.
Видеоинструкция
Если у вас всё равно по каким-то причинам ничего не выходит, сколько бы вы ни старались, ниже добавлено видео, в котором вы сможете найти различные комментарии к описанным выше действиям.
Большинство людей лучше воспринимают информацию в графическом, а не цифровом виде. Сводные таблицы со своими невероятно широкими возможностями впечатляют только тех, кто готовит итоговую информацию к просмотру. С другой стороны, люди, которые принимают ответственные решения на основе проанализированных данных, предпочитают изучать эти самые данные в виде диаграмм и графиков. Диаграммы нагляднее, четче и информативнее. На них легче отслеживать общие тенденции и различия в зависимостях, а также делать прогнозы на будущее. К тому же современные менеджеры, маркетологи и директора предпочитают получать информацию максимально быстро, а диаграммы как нельзя лучше помогают добиться выдвигаемых современной жизнью требований. Если сводные таблицы - это аналитическое средство, то сводные диаграммы - визуальное.
Скачать заметку в формате или , примеры в формате
При создании стандартной диаграммы на основе обычных данных (не сводной таблицы), вы подставляете в диаграмму диапазон ячеек, содержащих отдельные значения. Каждая ячейка является индивидуальным объектом с собственным значением. Диаграмма представляет каждую ячейку в виде точки на графике и выводит их все по отдельности. В то же время, данные в сводной таблице относятся к единому большому объекту. Значения, отображаемые в сводной таблице, не представляют независимые данные, занимающие отдельные ячейки, - это элементы большего объекта сводной таблицы, хранящегося на рабочем листе.
При создании диаграммы для сводной таблицы вы не заполняете ее отдельными фрагментами данных, представленными отдельными ячейками. Вместо этого вы используете для построения диаграммы весь макет сводной таблицы. Сводная диаграмма - это диаграмма, которая в качестве исходных данных использует объект PivotLayout сводной таблицы. Использование объекта PivotLayout позволяет в интерактивном режиме добавлять, удалять, фильтровать и обновлять поля данных внутри сводной диаграммы точно таким же образом, как это делается в сводной таблице. В результате выполнения всех этих действий вы получите интерактивное графическое представление данных сводной таблицы.
Создание сводных диаграмм
Чтобы ознакомиться с методикой создания диаграммы для простой сводной таблицы, обратите внимание на сводную таблицу, показанную на рис. 1. Она содержит информацию о сумме продаж для каждого рынка сбыта. Поле Бизнес-сегмент находится в области фильтра отчета, что позволяет анализировать данные по деловым направлениям компании.
Создание диаграммы на основе используемого набора данных позволит идентифицировать доход компании, полученный от разных рынков сбыта, но при этом на самой диаграмме можно будет проанализировать вклад разных бизнес-сегментов в доход компании. Для начала расположите указатель в любом месте сводной таблицы и перейдите на вкладку ленты Вставка . В группе Диаграммы этой вкладки ознакомьтесь с типами диаграмм, которые можно создавать на основе данных сводной таблицы, а затем выберите наиболее подходящий для вас. Например, щелкните на кнопке Гистограмма и выберите первый (двухмерный) вариант гистограммы (рис. 2).
Как видно на рис. 3, после выбора типа диаграммы она отобразится в окне программы.
Обратите внимание: только что созданная сводная диаграмма располагается на том же листе, что и исходная сводная таблица. Если же вам больше нравится, чтобы сводная диаграмма и исходная таблица находились на разных листах, поступите следующим образом: установите курсор в сводной таблице и нажмите
На диаграмме отображаются кнопки полей сводной таблицы (см. рис. 3). Эти кнопки расположены на сводной диаграмме, окрашены в серый цвет и снабжены раскрывающимися списками. С помощью этих кнопок можно переупорядочить диаграмму либо применить фильтры к базовой сводной таблице. Кнопки полей сводной таблицы отображаются при печати сводной таблицы. Если нужно скрыть кнопки, отображаемые в области сводной диаграммы, просто удалите их. Щелкните на сводной диаграмме и перейдите на контекстную вкладку Анализировать . Щелкните на кнопке раскрывающегося меню Кнопки полей , чтобы скрыть некоторые или все кнопки полей сводной диаграммы (рис. 4).
Рис. 4. Щелкните на Скрыть все , чтобы кнопки полей не портили вид диаграммы при печати
Также кнопки полей сводной диаграммы можно убрать, кликнув на одной из них правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Скрыть все кнопки полей на диаграмме (рис. 5).
Вы получили диаграмму, которая является визуальным представлением числовых данных сводной таблицы. Более того, поскольку такая диаграмма основывается на сводной таблице, любые изменения в сводной диаграмме незамедлительно вызовут соответствующие изменения в самой сводной таблице и наоборот. Например, на рис. 6 показано, что после добавления в сводную таблицу поля Регион на диаграмме будет отображаться еще одно измерение, отображающее распределение объема продаж по регионам. Обратите внимание: на диаграмме, показанной на рис. 6, не выводятся промежуточные итоги. При создании сводных диаграмм Excel полностью игнорирует ячейки с любыми итоговыми данными. Если в качестве фильтра поля страницы выбрать Бизнес-сегмент, то он будет применяться не только к сводной таблице, но и к сводной диаграмме. Подобное поведение программы основывается на том, что сводная диаграмма и сводная таблица создаются на основе данных, взятых из одного кеша. Таким образом, если вы добавите в источник данных новую информацию, а затем обновите сводную таблицу, то сводная диаграмма будет обновлена автоматически.
Возможность создания сводных диаграмм предоставит в ваше распоряжение высокопроизводительные интерактивные средства вывода отчетов, которые вы сможете использовать самостоятельно, не обладая навыками профессионального программиста. Вам вовсе не обязательно создавать сводную диаграмму на основе сводной таблицы. Можно построить сводную диаграмму на основе исходных данных. Щелкните на любой из ячеек таблицы с исходными данными и перейдите на вкладку Вставка . В группе Диаграммы щелкните на кнопке Сводная диаграмма. На экране появится диалоговое окно создания сводной диаграммы. В нем задаются те же настройки, что и при создании сводной таблицы.
Правила работы со сводными диаграммами
Изменение сводной таблицы, на которой основана сводная диаграмма. Основное правило, о котором не следует забывать при работе со сводными диаграммами, состоит в том, что все они строятся на основе сводных таблиц. При обновлении, перемещении, добавлении и удалении поля, а также сокрытии или отображении данных в сводной таблице такие же изменения будут выполняться и в сводных диаграммах.
В сводной диаграмме выводятся далеко не все поля сводной таблицы. Одна из самых распространенных ошибок пользователей, которые создают сводные таблицы и диаграммы, заключается в предположении, что поля из области столбцов выводятся на сводной диаграмме вдоль оси X. В частности, таблица, показанная на рис. 7, имеет очень удобный для анализа данных формат. В область столбцов таблицы помещено поле Фискальный период , а в область строк - поле Регион . Подобная структура данных лучше всего подходит для работы со сводными таблицами.
Предположим, необходимо создать на основе сводной таблицы диаграмму. Вы интуитивно представляете, что вдоль оси X будут откладываться фискальные периоды, а бизнес-сегменты будут указываться вдоль оси Y. Но, как показано на рис. 8, в полученной сводной диаграмме вдоль оси X откладываются значения поля Регион , а вдоль оси Y - значения поля Фискальный период .
Так почему же структура сводной таблицы не сохраняется при представлении ее в виде сводной диаграммы? Да потому, что области в сводной диаграмме зависят от строго определенных программой областей сводной таблицы:
- Ось Y. Соответствует области столбцов сводной таблицы и образует вертикальную ось сводной диаграммы.
- Ось X. Соответствует области строк сводной таблицы и образует горизонтальную ось сводной диаграммы.
Приняв к сведению эту информацию, взгляните еще раз на рис. 7. В сводной диаграмме поле Фискальный период будет выводиться вдоль оси Y, поскольку располагается в области столбцов. В то же время поле Регион будет располагаться на оси X, так как оно находится в области строк. Теперь предположим, что в области строк сводной таблицы находятся фискальные периоды, а регионы представлены в области столбцов. Изменение структуры приведет к генерированию новой сводной диаграммы (рис. 9).
Ограничения на форматирование сводной диаграммы в Excel 2013. В устаревших версиях Excel (предшествующих Excel 2007) пользователи избегали применения сводных диаграмм, поскольку они имели множество ограничений, связанных с форматированием. Было невозможно перемещать или изменять ключевые элементы сводной диаграммы, а в случае изменения исходной сводной таблицы утрачивалось форматирование диаграммы. Также было невозможно применять определенные типы диаграмм. В силу перечисленных ограничений многие пользователи относились к сводным диаграммам как к громоздкому и непрактичному инструменту.
Начиная с версии Excel 2007 возможности сводных диаграмм значительно расширены. Теперь пользователи могут форматировать практически любой ее компонент. В дополнение к этому сводные диаграммы в Excel 2007 перестали утрачивать форматирование при изменении сводных таблиц, на которых они основаны. Более того, как вы уже знаете, сводные диаграммы теперь располагаются на том же рабочем листе, что и исходная сводная таблица. В версии Excel 2013 появились дополнительные улучшения (кнопки полей и срезы).
Сводные диаграммы в Excel 2013 практически не отличаются от стандартных диаграмм, что делает их просто незаменимым средством создания отчетов. Но все же и в этой версии Excel остались ограничения, которые следует учитывать:
- все еще невозможно создавать на основе сводных таблиц точечные графики, пузырьковые и биржевые диаграммы;
- отслеживаемые линии трендов оказываются утерянными при удалении или добавлении полей исходной сводной таблицы;
- не допускается изменение размеров подписей данных в сводных диаграммах.
Альтернатива сводным диаграммам
Существуют две причины, по которым нужно иметь альтернативу сводным диаграммам. Во-первых, вы не хотите иметь дело с дополнительными издержками, связанными с применением сводных диаграмм. Во-вторых, вы хотите избежать определенных ограничений форматирования, присущих сводным диаграммам. Сводные таблицы иногда применяются лишь для подведения итогов и просмотра данных в процессе подготовки диаграммы. В таких ситуациях вам не нужно хранить исходные данные и выделять память и место на жестком диске для кеша сводных таблиц. В примере на рис. 10 показана сводная таблица, в которой приведены квартальные отчеты по каждой услуге.
Сводная таблица была создана исключительно для подведения итогов и подготовки данных с целью построения диаграммы. Вам не нужно сохранять ни исходные данные, ни сводную таблицу, выделяя на это дополнительные системные ресурсы. Проблема связана с тем, что при попытке создания обычной диаграммы на основе сводной таблицы получится сводная диаграмма. Это означает, что ваша диаграмма будет в обязательном порядке дополнена всеми атрибутами сводной диаграммы. Это серьезный недостаток, если вы не хотите делиться исходными табличными данными с конечными пользователями или просто не хотите запутать их большим объемом выводимой информации. Приятная новость состоит в том, что все же можно создавать обычные диаграммы на основе сводных таблиц, не получая при этом сводных диаграмм.
Способ 1. Преобразование сводной таблицы в статические значения. После создания сводной таблицы и настройки ее структуры выделите всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена (для выделения всей таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl + Shift+ *). Перейдите на вкладку Главная и щелкните на кнопке Вставка, а затем выберите в раскрывающемся меню команду Вставить значения . Тем самым вы удалите сводную таблицу и замените ее статическими значениями, полученными на основе последнего состояния сводной таблицы. Полученные значения становятся основой создаваемой впоследствии диаграммы. Эта методика применяется для удаления интерактивных элементов сводной таблицы. Таким образом, вы преобразуете сводную таблицу в стандартную таблицу и создадите не сводную диаграмму, а обычную диаграмму, не поддающуюся фильтрации и реорганизации. Это замечание касается также способов 2 и 3.
Способ 2. Удаление исходной сводной таблицы.
Если вы уже создали сводную диаграмму, то можете преобразовать ее в обычную диаграмму. Для этого достаточно удалить исходную сводную таблицу, на которой базируется сводная диаграмма. Выделите всю сводную таблицу и нажмите клавишу
Способ 3. Создание рисунка на основе сводной таблицы. Многим может показаться странной сама идея представлять сводную таблицу в виде рисунка, но это вполне адекватный способ передачи анализируемых данных, не требующий применения специальных мер защиты. В дополнение к небольшому размеру конечного файла вы всегда имеете возможность полностью контролировать то, какую информацию пользователь сможет увидеть на экране. Чтобы воспользоваться этим способом, скопируйте всю сводную таблицу в буфер обмена. Откройте новую рабочую книгу, щелкните в любом ее месте правой кнопкой мыши и выберите команду Специальная вставка . Укажите требуемый формат вставляемых данных (например, Рисунок ). На рабочий лист вставляется моментальная копия сводной диаграммы.
Способ 4. Использование ячеек, связанных со сводной таблицей, в качестве источника данных сводной диаграммы. Многие пользователи Excel, далекие от создания сводных диаграмм, опасаются ограничений, которые накладываются на средства форматирования диаграмм и управления данными, содержащимися в этих диаграммах. Очень часто пользователи отказываются от применения сводных таблиц, поскольку не знают, как можно обойти имеющиеся ограничения. Тем не менее, если вам требуется сохранить возможность фильтрации данных и создавать списки «первой десятки», то можете связать стандартную диаграмму со сводной таблицей, не прибегая к созданию самой сводной таблицы.
В сводной таблице, показанной на рис. 11, представлены 10 лучших рынков сбыта, определенных по показателю Период продаж (в часах) . Обратите внимание на то, что область фильтра отчета позволяет фильтровать данные по направлениям деятельности.
Рис. 11. Сводная таблица позволяет фильтровать данные первых десяти рынков, определенных по периоду и объемам продаж, а также по направлениям деятельности
Предположим, что вам требуется представить показанные данные в виде графика, чтобы показать взаимосвязь между временем выполнения работ и доходом. При этом нужно сохранить возможность фильтрации первой десятки рынков сбыта. К сожалению, сводная диаграмма в рассматриваемом случае неприменима. В общем случае представить сводную таблицу в виде графика нельзя. Способы 1–3 также не годятся, поскольку утрачиваются любые интерактивные элементы. Каково же решение? Воспользуйтесь ячейками вокруг сводной таблицы, чтобы настроить связь между исходными данными и диаграммой, которая создается на их основе. Другими словами, нужно создать блок данных, который будет служить источником информации для обычной диаграммы. Этот блок данных связан с элементами сводной таблицы. Это означает, что если сводная таблица изменяется, то изменяется и исходный блок данных диаграммы.
Установите курсор в ячейке, расположенной рядом со сводной таблицей, как показано на рис. 12. Задайте ссылку для первого элемента данных, указав в ней диапазон, который будет использоваться в стандартной диаграмме (если при попытке сослаться на ячейку сводной таблицы у вас в формуле «вылазит» функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, то вы не сможете «протащить» формулу. Чтобы преодолеть это затруднение ознакомьтесь с заметкой ).
Рис. 12. Начните связывание блока данных с данными сводной таблицы с первого элемента, который должен попасть на диаграмму
Теперь скопируйте только что введенную формулу в нижние и боковые ячейки, чтобы завершить создание блока данных. В результате будет получен набор данных, подобный показанному на рис. 13.
Создав блок данных со ссылками на сводную таблицу, можно создать для него обычную диаграмму. В рассматриваемом примере на основе данного набора была создана точечная диаграмма. При использовании сводных диаграмм вы не получите ничего подобного. На рис. 14 показан результат применения описанной методики. Вы можете фильтровать данные по направлениям деятельности, для чего применяется поле ФИЛЬТРЫ, но при этом сохраняете возможность произвольного форматирования стандартной диаграммы, не ограниченной рамками сводной таблицы. Попробуйте выбрать один или другой бизнес-сегмент и посмотреть, как изменится диаграмма.
Рис. 14. Эта методика позволяет применять функциональные средства сводной таблицы, но сохраняет возможность произвольного форматирования диаграммы
Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 6.
В этой статье мы рассмотрим методы создания и использования сводной диаграммы.
Сводная диаграмма - это диаграмма, которая автоматически объединяет и обобщает большие массивы данных. Построить сводную диаграмму можно как на основе простой, так и сводной таблицы.
Первым мы рассмотрим способ создания сводной диаграммы на основе сводной таблицы. Для практической тренировки Вы можете воспользоваться нашим примером, загрузив его по ссылке (простая таблица.xlsx).
Для создания сводной таблицы на основании данных уже готовой диаграммы, выполните следующие действия:
1. Выберите необходимую Вам сводную таблицу, кликнув по ней;
2. На вкладке Вставка в группе Диаграммы выберите необходимый тип диаграммы.
Мы выбрали простой линейный график. В результате появился готовый график, содержащий данные сводной таблицы, а так же окно :
Обратите внимание, окно Область фильтра сводной таблицы не позволяет изменить условия построения диаграммы - то есть, нельзя построить график по столбцам основной таблицы (например - по столбцу Объем продаж, шт. ), которые не включены в сводную таблицу. И наоборот - включение данных в сводную таблицу одновременно отражается на сводной диаграмме:
Окно Область фильтра сводной таблицы предназначено для удобного управления сводной таблицей и диаграммой, построенной на её основе:
Изменяя значения фильтров и полей оси, можно отображать интересующий сегмент данных для определённых значений осей координат. Например, очень удобно анализировать данные о продажах в отдельных магазинах за последнюю неделю:
По умолчанию, сводная диаграмма создаётся на том же листе, где находится сводная таблица. Это не всегда удобно, поэтому Вы можете переместить сводную диаграмму на новый лист с помощью команды Переместить диаграмму из контекстного меню. Настройка формата сводной диаграммы проводится так же как и обычной, но с использованием команд из группы вкладок Работа со сводными диаграммами , которые открываются после клика по сводной диаграмме.
Как Вы уже поняли, сводная диаграмма, построенная на основании существующей сводной таблицы, тесно с ней связана. Это не всегда удобно, поэтому зачастую имеет смысл сразу строить сводную диаграмму на основании базовой таблицы. Для этого необходимо:
1. Выделить нужный нам диапазон данных (или установить курсор на нужную нам таблицу - тогда Excel автоматически подставит всю таблицу в диапазон данных);
2. На вкладке Вставка в группе Таблицы выбрать раздел Сводная таблица , а затем пункт Сводная диаграмма .
